INFORMATIONSREGISTER Kapitel 1

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1 INFORMATIONSREGISTER Kapitel 1 OLMERA - ANWENDERHANDBUCH - Version Soft- und Hardware Vertriebs GmbH Ahrensfelde Rudolf-Diesel-Str / Fax support@hsh-berlin.com

2 Kapitel 1 Inhaltsverzeichnis INFORMATIONSREGISTER 1 ALLGEMEINES 1 2 PROGRAMMSTART / PROGRAMMENDE SICHERHEITSHINWEIS: PRÜFUNG DER IDENTITÄT DES SERVERS AUSWAHL DER VERWALTUNG (OPTIONAL) PROGRAMMENDE ABMELDUNG 1 3 BILDSCHIRMAUFBAU INFORMATIONSLEISTE VERBLEIBENDE SITZUNGSZEIT VERWALTUNG BENUTZER NAVIGATIONSLEISTE ANZEIGE DER PROGRAMMHIERARCHIE BENACHRICHTIGUNGEN BENUTZERHANDBUCH MENÜ ARBEITSBEREICH ASSISTENTENLEISTE FUßZEILE 3 4 SUCHHILFEN PHONETISCHE SUCHE AUTOVERVOLLSTÄNDIGUNG ODER LISTENAUSWAHL AUTOVERVOLLSTÄNDIGUNG LISTENAUSWAHL ANSCHRIFTENERMITTLUNG 4 5 EINFACHE MELDEREGISTERAUSKUNFT SUCHE BESTÄTIGUNG GEBÜHREN AUSKUNFT WEITERLEITUNG ZUR NACHBEARBEITUNG (OPTIONAL) START BESTÄTIGUNG ABSCHLUSS ERGEBNIS DER NACHBEARBEITUNG AUSKUNFT UND ABRECHNUNG ANFRAGEN MIT FEHLERHAFTER ANSCHRIFT UND ABRECHNUNG ANFRAGEN MIT MEHRDEUTIGEM ERGEBNIS UND ABRECHNUNG ANFRAGEN AUS DER ADRESSKETTENVERFOLGUNG UND ABRECHNUNG 8

3 INFORMATIONSREGISTER Kapitel 1 Seite 1 1 Allgemeines Sie können sich an dieser Stelle über den Programmaufbau und über die Auskunftserteilung im Zusammenhang mit Einfachen Melderegisterauskünften umfassend informieren. Hilfe zur Eingabe finden Sie außerdem als Tooltip (wenn Sie mit der Maus über ein Eingabefeld fahren) oder durch das Anklicken des Fragezeichens am rechten Zeilenrand. Bitte beachten Sie, dass manche Eingabe- und Auswahlmöglichkeiten nicht für alle Benutzer frei gegeben sind. Diese werden in dieser Dokumentation als optional gekennzeichnet. Außerdem hat das Aktivieren oder Deaktivieren von JavaScript in Ihrem Browser Einfluss auf die Eingaben. Ist JavaScript nicht aktiviert, können auf einer Eingabeseite keine automatisierten Programmaktualisierungen erfolgen. Sie müssen dann in der Regel die Schaltfläche Aktualisieren anklicken, um weiter arbeiten zu können. 2 Programmstart / Programmende 2.1 Sicherheitshinweis: Prüfung der Identität des Servers Aus Sicherheits- und Datenschutzgründen ist eine Internetverbindungen zum Informationsregister nur über eine gesicherte SSL-Verbindung zulässig. Sie sehen dies daran, dass das in der Adresszeile angezeigte Übertragungsprotokoll https heißt. Die über diese Verbindung übertragenen Daten sind mit 128 Bit verschlüsselt, womit diese Verbindung als sicher gilt. Somit können Passwörter nicht abgehört werden. Der Server des Informationsregisters muss ein so genanntes Serverzertifikat besitzen, mit welchem er eindeutig zu identifizieren ist. Sollten Sie feststellen, dass sich das Übertragungsprotokoll in der Adresszeile geändert hat (von https in http) oder erhalten Sie eine Sicherheitswarnung, so beenden Sie bitte die Anwendung. Wenden Sie sich umgehend an den Betreiber des Informationsregisters oder Ihre zuständige Verwaltung. 2.2 Auswahl der Verwaltung (optional) Im Zuge der Anmeldung an das Informationsregister müssen Sie ggf. bestimmen, an welcher Verwaltung Sie sich anmelden möchten. Dazu ist der entsprechende Link anzuklicken. Angezeigt werden alle Verwaltungen, die für Sie freigegeben sind und die nicht (z. B. wegen Wartungsarbeiten) gesperrt sind. Über die Auswahl der Verwaltung ist auch ein späterer Wechsel möglich. Ist Ihnen die Verwaltung nicht bekannt, so können Sie auch unter Verwaltung suchen einen Ortsoder Gemeindenamen eingeben. Das Programm ermittelt dann die passende oder alle passenden Verwaltungen und zeigt sie an. Klicken Sie im Bereich An Verwaltung anmelden auf die zutreffende Verwaltung. 2.3 Programmende Abmeldung Mit dem Anklicken des Links Abmelden beenden Sie das Programm. Das Anklicken des X zum Schließen des Browsers empfehlen wir Ihnen nicht.

4 Kapitel 1 Seite 2 INFORMATIONSREGISTER 3 Bildschirmaufbau Der Bildschirm besteht in der Regel aus sechs Abschnitten: - der Informationsleiste, - der Navigationsleiste, - dem Menü, - dem Arbeitsbereich - der Assistentenleiste und - der Fußzeile. 3.1 Informationsleiste Die Informationsleiste enthält Angaben zur verbleibenden Sitzungszeit, zur aktuellen Verwaltung, einen Link zum Benutzer sowie einen Link zum Abmelden. Sind Sie noch nicht angemeldet, so zeigt die Informationsleiste an, dass noch keine Verwaltung aktiv ist und führt Sie über einen Link zur Anmeldung Verbleibende Sitzungszeit Sie sehen die verbleibende Sitzungszeit, nach der ein so genanntes Time-Out eintreten würde. Mit Aktionen, die Sie im Programm ausführen (z. B. Speichern von Angaben, Wechseln der Seite) wird die Sitzungszeit wieder auf das zugelassene Maximum zurückgesetzt. Nach Ablauf der Sitzungszeit wird das Programm automatisch beendet und Sie müssen das Programm ggf. neu starten Verwaltung Angezeigt wird die Verwaltung, an der Sie gerade angemeldet sind oder Keine Verwaltung Benutzer Angezeigt werden Ihr Familienname und Ihr Vorname. Die Anzeige ist ein Link. Sie können hier zum Programmpunkt Mein Bereich wechseln oder Ihre Mitteilungen bzw. das Benutzerhandbuch öffnen. An dieser Stelle können Sie auch Ihr Passwort ändern. 3.2 Navigationsleiste Anzeige der Programmhierarchie Die Navigationsleiste zeigt die Programmhierarchie an. Damit ist ersichtlich, an welcher Stelle des Programms Sie sich gerade befinden und wie sich diese Stelle in übergeordnete Programme einordnet. Bezeichnungen sind Links, d. h. Sie können sie anklicken, um in übergeordnete Programmbereiche zu wechseln. Fahren Sie mit der Maus über Hauptmenü, so blendet das Hauptmenü auf.

5 INFORMATIONSREGISTER Kapitel 1 Seite Benachrichtigungen Der Betreiber des Informationsregisters kann Ihnen Benachrichtigungen zusenden. Diese können Sie durch Anklicken des Briefumschlages lesen. Ist eine noch nicht gelesene Nachricht vorhanden, so zeigt ein Pfeil auf diesen Briefumschlag Benutzerhandbuch Durch das Anklicken des Buches in der Navigationsleiste können Sie das Benutzerhandbuch aufrufen. Benutzerhandbücher wechseln ggf. je nach Aufgabenbereich. Sie sind PDF-Dokumente. Zum Öffnen ist die Installation des Acrobat Readers notwendig. 3.3 Menü Im Menü finden Sie einzelne Links zum Wechseln zwischen Programmteilen. Außerdem können Sie ggf. zurück oder zum Hauptmenü wechseln. Das Menü ist in Bereiche unterteilt. Klicken Sie auf eine Bereichsüberschrift, so können Sie die dazu gehörenden Menüpunkte ein- und ausklappen. Zeigt der Pfeil links neben dem Link nach unten, ist das Bereichsmenü ausgeklappt. Zeigt er nach rechts, so ist er eingeklappt. Für ausgeklappte Bereiche sehen Sie Informationskarten zu den aufrufbaren Programmen. 3.4 Arbeitsbereich Die rechte Bildschirmseite ist Ihre eigentliche Arbeitsfläche. In den Grundmenübereichen werden Ihnen hier Informationskarten zu den aufrufbaren Programmen gegeben. 3.5 Assistentenleiste Die Assistentenleiste zeigt den Eingabefortschritt Ihres eingegebenen Vorgangs an. 3.6 Fußzeile In der Fußzeile (Footer) finden Sie Links zum Hersteller des Informationsregisters und zum Impressum. 4 Suchhilfen 4.1 Phonetische Suche Die automatisierte Suche nach Personendaten verläuft anders als eine Suche durch eine Sachbearbeiterin oder einen Sachbearbeiter im Einwohnermeldeamt. Was dem Sachverstand der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters klar ist (z. B. Przebilski, Peter, geb. am 3. Mai 1977, wohnhaft im Veilchenweg 7 ist mit hoher Wahrscheinlichkeit identisch mit dem gesuchten Przebilsky, Peter, geb. am 3. Mai 1977, wohnhaft im Veilchenweg 7), ist für die Maschine erst einmal nur eine unterschiedliche Zeichenfolge. Vergleichende Techniken sind zwar möglich, aber es darf nicht dazu führen, dass die Eindeutigkeit der Auskunft gefährdet wird.

6 Kapitel 1 Seite 4 INFORMATIONSREGISTER Die integrierte phonetische Suche versucht, diesen Widerspruch aufzulösen. In verschiedenen Stufen wird versucht, Differenzen zwischen der Anfrage und den gespeicherten Daten aufzulösen. So wird ein René auch dann gefunden, wenn er als Rene oder gar Renè gesucht wird. 4.2 Autovervollständigung oder Listenauswahl Orte und Straßen können in unterschiedlicher Schreibweise angegeben sein. Nicht immer ist klar ersichtlich, ob der Straßenname der gesuchten Person Goethestraße, Goethestr., Johann-Wolfgangvon-Goethestraße oder evtl. sogar J.-W.-von-Goethe-Str. heißt. Aus diesem Grund sind Verzeichnisse der Straßen und Orte hinterlegt, aus denen ausgewählt werden muss. Je nach Einstellung Ihres Browsers (eingeschaltetes oder ausgeschaltes JavaScript) kann sich die Anschriftensuche unterschiedlich gestalten. Ist JavaScript eingeschaltet, so finden Sie die Möglichkeit einer Autovervollständigung vor. Ohne JavaScript werden Sie in die Listenauswahl geleitet Autovervollständigung Ist JavaScript aktiviert, steht Ihnen die Autovervollständigung zur Verfügung. Geben Sie in den Feldern PLZ, Wohnort und Straße jeweils wenige Ziffern bzw. Buchstaben ein. Das Programm ergänzt aus dem Verzeichnis die möglichen Eingaben. Dabei werden vorher getroffene Eingaben (z. B. die Auswahl eines Ortes) bereits berücksichtigt. Die getroffene Auswahl können Sie mit der Maus oder mit Enter bestätigen Listenauswahl Ist JavaScript nicht aktiviert, steht Ihnen die Listenauswahl zur Verfügung. Die Postleitzahl ist aus der Liste der verfügbaren Postleitzahlen auszuwählen. Sowohl Orte als auch Straßen werden über ein Verzeichnis aufgerufen. Die Verzeichnisse sind fertig hinterlegt. Damit werden Fehleingaben vermieden. Die Eingabe des ersten Buchstaben des Ortes / der Straße für die Suche ist möglich. 4.3 Anschriftenermittlung Wenn Sie eine Anschrift nicht korrekt eingegeben haben, so versucht das Programm erst einmal, mögliche Anschriften aus dem Anschriftenregister zu ermitteln. Gelingt das, so werden Ihnen die ermittelten Anschriften oder die ermittelte Anschrift zur Auswahl angeboten. Sie können die korrekte Anschrift anklicken und durch Anklicken von Weiter das Programm fortsetzen oder über die Schaltfläche Anfrage ändern eine andere Anschrift angeben. 5 Einfache Melderegisterauskunft Über die Einfache Melderegisterauskunft erhalten Sie Auskunft zu aktuellen Namen und Anschriften einer gesuchten Person.

7 INFORMATIONSREGISTER Kapitel 1 Seite 5 Eine Einfache Melderegisterauskunft wird nur dann erteilt, wenn die Person, zu der die Auskunft erteilt werden soll, eindeutig ermittelt werden kann. Das Melderecht gibt vor, welche Angaben Sie mindestens zur Person erfassen müssen, um diese Eindeutigkeit zu erreichen. Auf jeden Fall müssen Sie einen Nachnamen und einen Vornamen wissen. Daneben stehen drei weitere Kriterien zur Wahl, aus denen Sie in der Regel zwei wissen müssen: das Geburtsdatum, das Geschlecht und die Anschrift, es sei denn, durch Landesrecht wird anderes bestimmt. Für Schleswig-Holstein ist neben Familienund Vornamen die Angabe entweder des Geburtsdatums oder der Anschrift ausreichend. In Bayern und Thüringen ist die Suche nach dem Geschlecht nicht gestattet. Sind Ihnen mehr Kriterien bekannt als Sie mindestens eingeben müssen, so können Sie natürlich alle bekannten Daten erfassen. 5.1 Suche Alle Pflichtfelder sind mit einem * gekennzeichnet und müssen vollständig ausgefüllt werden. Zur Konkretisierung der Anfrage können (und sollen) Sie aber weitere Einschränkungen vornehmen. Die Auskunft wird nur erteilt, wenn mit Ihren Suchkriterien genau eine Person gefunden wird. Für Abfragen über das Internet müssen Sie mindestens Name und Vornamen eingeben, es können aber weitere Daten für die Suche gefordert sein. Zur Zuordnung der Anfrage zu einem Vorgang können Sie das Aktenzeichen eintragen. Angaben zur Auskunft Auskunft beantragen bei Wenn die Verwaltung nicht bereits vorgegeben ist, so müssen Sie die entsprechende Auswahl der Verwaltung treffen. Grund der Anfrage (Aktenzeichen) Um die Anfrage einem Vorgang zuordnen zu können, ist es möglich, ein Aktenzeichen einzutragen. Dieses Aktenzeichen wird auch in die Auskunft übernommen. Grunddaten der Person Name Geben Sie den Namen komplett ein. Sie können den aktuellen Familiennamen, den Geburtsnamen oder einen früheren Namen erfassen. Groß- und Kleinschreibung spielt bei der Suche keine Rolle. Vornamen Sie können einen oder mehrere Vornamen eintragen. Sie müssen den Vornamen ausschreiben. Trennen Sie mehrere Vornamen durch Leerzeichen. Groß- und Kleinschreibung spielt bei der Suche keine Rolle. Hat die Person nur einen Eigennamen (z. B. Singh) und keinen Vornamen, so müssen Sie im Feld Vornamen ein + eintragen. Weitere Einschränkungen Geschlecht (optional) Sie können die Suche auf männliche oder weibliche Personen einschränken. Tag der Geburt Tragen Sie Tag, Monat und Jahr in die einzelnen Felder ein. Füllen Sie ein Feld vollständig aus, so springt der Cursor sofort in das nächste Eingabefeld (z. B ). Geben Sie nicht alle möglichen Ziffern ein, so müssen Sie selbst in das nächste Eingabefeld wechseln (z. B ).

8 Kapitel 1 Seite 6 INFORMATIONSREGISTER Das Geburtsjahr darf nicht mit einer 0 beginnen. Anschrift der Person Eine Anschrift besteht in der Regel aus den Angaben Postleitzahl, Ort, Straße und vollständiger Hausnummer. Kann auf die Angabe eines Teils der Anschrift verzichtet werden, so steht diese Angabe in Klammern. Die Angabe einer früheren Anschrift ist zulässig. Sie können jedoch nur eine Anschrift aus der ausgewählten Verwaltung eintragen. Für die korrekte Angabe der Anschrift stehen Ihnen Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. zur Verfügung. PLZ Tragen Sie die fünfstellige Postleitzahl ein. Ihre Angabe wird mit dem hinterlegten Verzeichnis verglichen. Übernehmen Sie die korrekte Postleitzahl aus der Liste. Ort Geben Sie einen / einige Buchstaben des Ortes an und wählen Sie dann den gewünschten Ort aus der vorgeschlagenen Liste. Straße Geben Sie einen / einige Buchstaben des Ortes an und wählen Sie dann den gewünschten Ort aus der vorgeschlagenen Liste. Hausnummer Geben Sie die vollständige Hausnummer ein, z. B. 11, 16 a, 7 1/3. Weitere Optionen Adresskettenverfolgung (optional) Sie können festlegen, dass nach verzogenen Personen in der Wegzugsgemeinde nach der aktuellen Anschrift gesucht wird. Eine Adresskettenverfolgung ist natürlich nur möglich, wenn die Wegzugsgemeinde an das Informationsregister angeschlossen ist. Wenn Sie eine Adresskettenverfolgung wünschen, so müssen Sie ein Kostenlimit auswählen. Das Kostenlimit ist immer ein Vielfaches der maximalen Gebühr für eine Melderegisterauskunft. 5.2 Bestätigung Die erfassten Suchkriterien werden Ihnen noch einmal angezeigt. Sie können jetzt noch einmal zur Änderung der Daten wechseln. 5.3 Gebühren An dieser Stelle werden Ihnen die für die Anfrage entstehenden Gebühren angezeigt. Wenn Sie die Gebühren jetzt bestätigen, so wird die Auskunft ermittelt und die Gebühr für die Erteilung der Melderegisterauskunft fällt an. 5.4 Auskunft Die eingetragenen Daten werden geprüft. Wird eine Person eindeutig gefunden, so werden Ihnen die Personendaten bereit gestellt. Werden mehrere Personen gefunden oder haben Sie eine unbekannte Anschrift eingetragen, so bekommen Sie die entsprechenden Informationen und können Ihre Suchanfrage ggf. abändern oder konkretisieren.

9 INFORMATIONSREGISTER Kapitel 1 Seite 7 Stehen schutzwürdige Belange eines Betroffenen der Auskunftserteilung entgegen, so müssen Sie in der Regel Ihr Auskunftsersuchen schriftlich bei der zuständigen Verwaltung wiederholen. Hat der Betroffene Widerspruch gegen die Auskunftserteilung im Internet eingelegt, so erhalten Sie die Auskunft in der Regel ohne weitere Aufforderung schriftlich zugestellt. In Nordrhein-Westfalen ist auch eine elektronische Antwort möglich, wenn ein Sachbearbeiter / eine Sachbearbeiterin die Antwort manuell frei schaltet. Umfang der Auskunft Sie erhalten Auskunft zu Doktorgraden, Familiennamen und Vornamen sowie zu aktuellen Anschriften. Ist die Person verstorben, so erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. PDF-Dokument Sie können die Auskunft als PDF drucken. Neue Anfrage Sollen weitere Anfragen gestellt werden, so kann hier erneut zur Eingabe der Suchdaten gewechselt werden. 5.5 Weiterleitung zur Nachbearbeitung (optional) Viele Meldebehörden bieten den Service an, dass Auskünfte, die nicht erteilt werden können, noch einmal durch einen Sachbearbeiter / eine Sachbearbeiterin manuell bearbeitet werden. Ist diese Möglichkeit gegeben, erhalten Sie entsprechende Hinweise auf dem Bildschirm Start Da eine Auskunftserteilung ggf. schriftlich erfolgen muss, werden Ihre Kontaktdaten eingeblendet. Sie können diese Daten korrigieren oder ergänzen, dabei erfolgt allerdings keine Änderung der gespeicherten Benutzerdaten. Um Sie über fertig gestellte Nachbearbeitungen informieren zu können, wird eine gültige -Adresse benötigt Bestätigung Die eingetragenen Daten müssen Sie noch einmal kontrollieren, dann können Sie sie mit Weiter bestätigen Abschluss Die Anforderung zur Nachbearbeitung wird an das Einwohnermeldeamt weitergeleitet, wenn die Schaltfläche Weiter angeklickt wird. Das Programm gibt eine entsprechende Information über die erfolgreiche Weiterleitung.

10 Kapitel 1 Seite 8 INFORMATIONSREGISTER Ergebnis der Nachbearbeitung Das Ergebnis der Nachbearbeitung steht Ihnen in Mein Bereich zur Verfügung. Über die Fertigstellung werden Sie per informiert. 5.6 Auskunft und Abrechnung werden abgerechnet. Einfluss auf die Abrechnung können folgende Faktoren haben: - Erfolgsstatus: (Positivauskunft, Negativauskunft ) - Kosten / Auslagen - Nachbearbeitung - Sonderabrechnungen - Adresskettenverfolgung Bei Fragen zur Abrechnung wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige Verwaltung oder an den Betreiber des Informationsregisters Anfragen mit fehlerhafter Anschrift und Abrechnung Ist die Ortsangabe nicht korrekt oder existiert die Straße nicht, so kann keine Suche stattfinden. Sie können die Anschrift korrigieren. Existieren Ort und Straße, so wird die Suche begonnen. Wird bei der Suche festgestellt, dass die Anschrift in der Gemeinde nicht existiert, so dürfen Sie die Suchkriterien noch einmal nachbessern. Die Abrechnung erfolgt unabhängig davon, ob Sie die Anschrift nachgebessert haben oder nicht Anfragen mit mehrdeutigem Ergebnis und Abrechnung Zu den angegebenen Suchkriterien wurden mehrere Personen gefunden. Die Auskunft wird nicht erteilt. Sie können die Suchkriterien noch einmal ändern. optional: Eine Nachrecherche kann bei der Meldebehörde angefordert werden. (Eine Nachrecherche ist nicht möglich, wenn die Anfrage bei einer Adresskettenverfolgung bereits eine andere Gemeinde erreicht hat.) Die Anfrage wird in jedem Fall in die Abrechnung einbezogen Anfragen aus der Adresskettenverfolgung und Abrechnung Wurden Suchanfragen mit Adresskettenverfolgung gestellt, so erfolgt die Abrechnung für jede betroffene Meldebehörde.