Führungsaufgaben der Leitungen von Berufsbeistandschaften bei der Umsetzung des neuen Kindes- und Erwachsenenschutzrechts

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1 Führungsaufgaben der Leitungen von Berufsbeistandschaften bei der Umsetzung des neuen s Christoph Häfeli, Prof. FH lic.iur./dipl SA Kindes- und Erwachsenenschutzexperte Clemenzweg Niederrohrdorf Kontakt: jus.haefeli@bluewin.ch VABB - Tagung, Rollen- und Aufgabenklärung für Leitungen von Berufsbeistandschaften vom 1. März 2013 Übersicht I. Einleitung III. Aufgabenschwerpunkte in der Anfangsphase der Umsetzung des KESR IV. Führung (Malik 2001) V. Führung und Qualitätsmanagement konkret 2

2 I. Einleitung 1. Von der Kollegin zur Chefin 2. Vom Verwalter zum Gestalter 3. Von der Einzelkämpferin zum Teammitglied 3 (F. Glasl / B. Lievegoed, Bern 1993) Wesenselemente 1. Identität 2. Policy, Strategie, Programme Subsystem } Kulturelles Subsystem 3. Struktur (Aufbauorganisation) 4. Menschen, Gruppen, Klima, Führung 5. Einzelfunktionen, Organe } Soziales Subsystem 6. Prozesse, Abläufe 7. Physische Mittel } technischinstrumentelles Subsystem 4

3 1. Identität Gesetzliche und gesellschaftliche Aufgaben der Organisation, Sinn und Zweck, Leitbild, Grundwerte KESB und KESD - Gewährleistung der Menschenwürde - Sicherstellung von Wohl und Schutz Hilfsbedürftiger - grösstmögliche Selbstbestimmung - Subsidiarität und Verhältnismässigkeit - Respekt und Akzeptanz unter den Akteuren 5 2. Policy, Strategie, Programme Langfristige Programme der Organisation, Unternehmenspolitik, Leitsätze für Dienstleistungs- und Personalpolitik KESB und KESD - Dienstleistungsverständnis - Qualitätsverständnis - Mitarbeiter/innenzufriedenheit - Image in der Öffentlichkeit 6

4 3. Struktur (Strukturqualität) Aufbauprinzipien der Organisation, Führungshierarchie, Linien- und Stabsstellen KESB und KESD - Aufbauorganisation der KESB - Aufbauorganisation der KESD - Strukturelle Beziehungen unter den Akteuren 7 4. Menschen, Gruppen, Klima Wissen und Können der Mitarbeiter/innen, Haltungen und Einstellungen, Beziehungen, Führungsstile, Rollen, Macht und Konflikte, Betriebsklima KESB und SD - Kompetenzprofile der MA - Führen mit Zielen - Partizipativer Führungsstil - informelle Beziehungen zu anderen Akteuren - Konfliktkultur nach innen und aussen 8

5 5. Einzelfunktionen, Organe (Ergebnisqualität) Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung; Aufgabeninhalte der einzelnen Funktionen; Projektgruppen, Spezialisten, Koordination KESB und SD - Funktionsprofile - Leistungsblätter mit inhaltlichen und formalen Standards - Standards für Aktenführung und Dokumentation 9 II. 5. Einzelfunktionen, Organe (Ergebnisqualität) Struktur eines Leistungsblatts - Kurzbeschreibung der Leistung - Auftragsgrundlage (Gesetz oder Dienststelle) - Zielgruppe/Indikation - Beabsichtigte Wirkung/Ziele - Teilleistungen / Aktivitäten /Arbeitsvorgänge - Indikatoren Standards Datenbasis Vgl. Beispiel Herstellung des Kindesverhältnisses und Regelung der Unterhaltspflicht mit Beistandschaft Art. 308 Abs. 2/309 ZGB ohne Prozessführung 10

6 6. Prozesse, Abläufe (Prozessqualität) Arbeits-, Informations-,Entscheidungsprozesse, Planungs- und Steuerungsprozesse, Supportprozesse KESB und SD - Prozessbeschreibung von der Gefährdungsmeldung bis zum Anordnungsentscheid - Abklärungsprozess im Besonderen - Mandatsführungsprozess incl. Rechnungsablage und Berichterstattung Physische Mittel Räume, EDV, Mobiliar, Finanzen, Rechnungswesen KESB und SD - Mandatsbewirtschaftungssystem - Musterbeschlüsse - Budgetierungs- und Rechnungslegungstools - Registratur - Gebührenbewirtschaftung 12

7 III. Aufgabenschwerpunkte in der Anfangsphase der Umsetzung des KESR Wesenselemente 1. Identität Aufgaben 2. Policy, Strategie, Programme Gegenseitige Abstimmung zwischen KESB und KESD 3. Struktur (Aufbauorganisation) Aufbauorganisation KESD überprüfen /anpassen 4. Menschen, Gruppen, Klima, Führung 13 Kompetenzprofile überprüfen Führen mit Zielen aufbauen Kommunikation mit KESB etabl. 5. Einzelfunktionen, Organe Mandatsführungsprozesse überprüfen /anpassen 6. Prozesse, Abläufe Funktionsprofile überprüfen Leistungsblätter erstellen 7. Physische Mittel Überprüfen/optimieren IV. Führung (Malik 2001) Grundsätze wirksamer Führung 1. Resultatorientierung 2. Beitrag zum Ganzen 3. Konzentration auf Weniges 4. Stärken nutzen 5. Vertrauen 6. Positiv denken 14

8 IV. Führung (Malik 2001) Aufgaben wirksamer Führung 1. Für Ziele sorgen - Jahresziele der Organisation - Individuelle Jahresziele 2. Organisieren 3. Entscheiden 4. Kontrollieren 5. Menschen entwickeln und fördern 15 IV. Führung Personalmanagement Die vier Funktionen des Personalmanagements 1. Personalrekrutierung 2. Personalentwicklung 3. Personalbeurteilung 4. Personalhonorierung 16

9 IV. Führen mit Zielen Hauptzwecke 1. Führungsinstrument 2. Personalentwicklungsinstrument 3. Beurteilungsinstrument 4. Qualitätssicherung 5. Kommunikation und Dialog 6. Prozessgestaltung (verhandeln) 7. Motivation 8. Leistungssteigerung 9. Mitgestaltung 10. Honorierung 17 V. Führung und Qualitätsmanagement konkret Wirksame Ziele 1. Vereinbarte statt vorgegebene Ziele 2. Konkret, prägnant, verständlich 3. Positiv 4. Realistisch, aber herausfordernd 5. Terminiert 6. Wenige Ziele (3-5) 7. Überprüfbar 8. Durch MA beeinflussbar 9. Spielraum für Zielerreichung (wie) 10. Endzustand, Endverhalten 18

10 V. Führung und Qualitätsmanagement konkret im Kindes- und Erwachsenenschutz Zum Begriff des QM im KES Führungskonzeption, getragen von organisationseigenem Menschenbild und gemeinsamen Wertvorstellungen Dienstleistungen gemäss gesetzlichen Vorgaben Optimale Dienstleistungsprozesse hinsichtlich Entstehung, Ausgestaltung und Wirkung Bestmögliche Entfaltungs- und Erweiterungsmöglichkeiten von persönlichen und fachlichen Fähigkeiten und Fertigkeiten der MT 19 V. Führung und Qualitätsmanagement im Kindes- und Erwachsenenschutz Zu erfassende Aufgabenfelder Nicht mandatsgebundene Funktionen der KESB (spezifische familienrechtliche Lebensvorgänge) Abklärung und Entscheidfindung Mandatsführung Mitwirkung der KESB Aufsicht / Steuerung (Controlling) 20

11 V. Führung und Qualitätsmanagement im Kindes- und Erwachsenenschutz Bereiche, in denen gemeinsame (KESB/KESD) formale und inhaltliche Standards entwickelt werden müssen 21 - Abklärungsberichte - Rechenschaftsberichte - Rechnungsablage - Vermögensverwaltung - Mandatsführung V. Qualitätsmanagement im Kindes- und Erwachsenenschutz Führung eines geeigneten Mandats durch geeignete Person mit Bedarf unter Beizug rückwärtiger Fachdienste: Klare Kompetenzausscheidung und Zuständigkeitsregeln Für alle gültige Bearbeitungsstandards Organisatorische und führungsmässige Garantie der Durchsetzung von Standards Ausgereifte und reibungslos funktionierende IT-Infrastruktur Greifbare Fachdokumentation effiziente Mandatsführung 22

12 Literatur /Hilfsmittel - F. Glasl, B. Lievegoed Dynamische Unternehmensentwicklung, Haupt Bern Fredmund Malik Führen, Leisten, Leben Wilhelm Heyne Verlag München Professionelle Handlungskompetenz (PHK) mit 23 Funktions- und Kompetenzprofil der MT und Leistungsblättern, Häfeli 2002/2005 Fazit und Perspektiven Die erfolgreiche Umsetzung des Kindes- und Erwachsenenschutzrechts - ist in erster Linie eine Führungsaufgabe - setzt eine zielführende Kommunikation/Interaktion zwischen der Leitung der KESB und der KESD voraus - erfordert einen Kulturwandel namentlich in den Familiengerichten, aber auch bei den KESD 24