GEPROF-Information SEPA Stand Seite 1

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1 GEPROF-Information SEPA Stand Seite 1 Am 1. Februar 2014 wird in 32 europäischen Staaten der Zahlungsverkehr nach den SEPA- Regeln vereinheitlicht. SEPA steht für Single Euro Payment Area und beschreibt den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum, in dem nationale und grenzüberschreitende Zahlungen gleichermaßen standardisiert, kostengünstig und sicher abgewickelt werden können. Die Einführung von SEPA führt in GEPROF zu umfangreichen Änderungen und Erweiterungen, da Geschäftskunden ab 1. Februar 2014 keine alten Überweisungen, Lastschriften und Abbuchungsaufträge mehr bei Ihren Kreditinstituten einreichen können. Diese GEPROF-Info beschreibt die Rahmenbedingungen der SEPA-Regeln und die Umsetzung in GEPROF. Weiterhin erhalten Sie eine Checkliste für die SEPA-Umsetzung in Ihrem Haus und den Zeitplan für den Übergang vom bisher in Deutschland praktizierten DTA-Zahlungsverfahren zu SEPA in GEPROF. 1. Grundlegende Informationen zu SEPA Adressierung von SEPA-Zahlungen Ein bedeutender Unterschied zu dem bisherigen DTA-Verfahren in Deutschland besteht darin, dass die Konten der Zahler und der Zahlungsempfänger anhand der IBAN sowie deren Zahlungsdienstleister anhand des BIC anstelle von bisheriger Kontonummer und Bankleitzahl identifiziert werden. IBAN IBAN steht für International Bank Account Number und ist eine standardisierte, internationale Kontonummer, mit der nationale und grenzüberschreitende Zahlungen abgewickelt werden können. Sie ersetzt ab dem 1. Februar 2014 die nationale Kontokennung (in Deutschland Kontonummer und Bankleitzahl). Die IBAN besteht in Deutschland aus exakt 22 Stellen. An den ersten vier Stellen wird das Länderkennzeichen DE und eine zweistellige Prüfziffer abgebildet. Es folgen anschließend die achtstellige Bankleitzahl des kontoführenden Kreditinstituts sowie die Kontonummer, welche je nach Kreditinstitut bis zu 10 Stellen umfasst. Kontonummern mit weniger als zehn Stellen werden linksbündig mit Nullen aufgefüllt. BIC BIC steht für Business Identifier Code und ist die internationale Bankleitzahl des Kreditinstituts. Der BIC besteht aus acht oder maximal 11 Stellen und wird auch oft als SWIFT-Code bezeichnet. Die ersten vier Stellen entsprechen dem Institutscode (z.b. DEBA für Deutsche Bank). Danach folgt die Länderkennung (z.b. DE für Deutschland) und eine zweistellige Orts/Regionalangabe (z.b. FF für Frankfurt am Main). Die letzten 3 Stellen sind optional und können für Filialbezeichnungen frei gewählt werden. Oftmals wird hier von Kreditinstituten XXX als Platzhalter verwendet. Ab 1. Februar reicht bei nationalen SEPA-Zahlungen die Angabe der IBAN aus, der BIC braucht dann nicht mehr angegeben werden. Voraussichtlich ab 1. Februar 2016 ist die Angabe des BIC auch bei grenzüberschreitenden SEPA-Zahlungen innerhalb der EU nicht mehr erforderlich.

2 GEPROF-Information SEPA Stand Seite 2 SEPA-Überweisungen SEPA-Überweisungen können sowohl elektronisch / beleglos als auch beleghaft eingereicht werden. Die Überweisungsdauer beträgt bei belegloser Überweisung maximal einen Geschäftstag. Bei einer beleghaft beauftragten Zahlung verlängert sich die Ausführungsfrist um einen weiteren Geschäftstag. SEPA-Lastschriften SEPA-Lastschriften können ausschließlich elektronisch / beleglos eingereicht werden. Wie im herkömmlichen DTA-Zahlungsverkehr gibt es ebenfalls zwei SEPA-Lastschriftverfahren: Das SEPA-Basislastschriftverfahren ähnelt dem bisherigen Einzugsermächtigungsverfahren und kann im Geschäftsverkehr mit Verbrauchern und Nicht-Verbrauchern eingesetzt werden. Das SEPA-Firmenlastschriftverfahren ähnelt dem bisherigen Abbuchungsauftragsverfahren und ist ausschließlich im Geschäftsverkehr zwischen Nicht-Verbrauchern zugelassen. Verbraucher sind vom SEPA-Firmenlastschriftverfahren ausgeschlossen. Dies bedeutet, dass es sich bei dem Zahler einer SEPA-Firmenlastschrift nicht um einen Verbraucher gemäß Verbraucherbegriff in 13 BGB handeln darf. Die SEPA-Lastschriftverfahren umfassen aber auch andere Bestandteile / Regelungen, die es in den DTA-Lastschriftverfahren nicht gibt: Mandat Voraussetzung für den Einzug von Forderungen per SEPA-Lastschrift ist ein gültiges Mandat, das grundsätzlich schriftlich zu erteilen ist. Während beim SEPA- Basislastschriftverfahren analog zur Einzugsermächtigung das SEPA-Mandat lediglich dem Zahlungsempfänger vorliegen muss, ist ein vom Zahler erteiltes SEPA- Firmenlastschriftmandat auch dem Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen vorzulegen. Ein SEPA-Mandat enthält im Vergleich zur Einzugsermächtigung weitere Daten wie Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz. Die Kreditinstitute stellen Ihren Kunden entsprechende Mustertexte für die Mandate zur Verfügung. Gläubiger-Identifikationsnummer In den SEPA-Lastschriftverfahren wird der Zahlungsempfänger anhand der Gläubiger- Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) identifiziert. In Deutschland übernimmt die Bundesbank die Ausgabe der Gläubiger-ID. Diese kann z.b. über folgende Internetseite kostenfrei beantragt werden: Nach unserer eigenen Erfahrung wird die Gläubiger-ID binnen 24 Stunden von der Bundesbank zugeteilt. Mandatsreferenz Jedes von einem Zahler erteilte SEPA-Mandat ist vom Zahlungsempfänger mit einer eindeutigen alphanumerischen Kennung (Mandatsreferenz) zu versehen. In GEPROF ist die Kunden-Nummer in Verbindung mit dem Buchstaben K bzw. die Lieferanten-Nummer

3 GEPROF-Information SEPA Stand Seite 3 verbunden mit dem Buchstaben L automatisch die Mandatsreferenz - dazu später mehr. Während Mandate für SEPA-Firmenlastschriften neu erteilt werden müssen, können die vorhandenen Einzugsermächtigungen als Mandate für SEPA-Basislastschriften weiter verwendet werden. In diesem Fall kann der Zahlungsempfänger den Zahler unter Angabe seiner Gläubiger-ID schriftlich über den Wechsel von der Einzugsermächtigungslastschrift auf die SEPA-Basislastschrift unterrichten und ihm seine Mandatsreferenz mitteilen. Vorabinformation Prinzipiell ist dem Zahler spätestens 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstag einer SEPA- Lastschrift eine Vorabinformation (Pre-Notification) zuzuleiten, die den Lastschriftbetrag und den Fälligkeitstag enthält. Diese Frist kann jedoch durch Vereinbarung zwischen Zahlungsempfänger und Zahler in jede andere Frist, mindestens jedoch in Zugang einen Tag vor Fälligkeit verändert werden. Der Zahlungshinweis auf einer GEPROF-Rechnung ist als Vorabinformation ausreichend. Vorlauffristen Eine SEPA-Lastschrift ist im Gegensatz zu einer DTA-Lastschrift nicht per Sicht fällig, sondern zu einem in der Lastschrift anzugebenden Fälligkeitsdatum. Zudem muss eine SEPA-Lastschrift mit einer entsprechenden Vorlauffrist beim Kreditinstitut des Zahlers vorliegen. Frühestens dürfen SEPA-Basis- und SEPA-Firmenlastschriften 14 Kalendertage vor Fälligkeit eingereicht werden. Die mindestens einzuhaltenden Vorlauffristen unterscheiden sich zwischen SEPA-Basis- und SEPA-Fimenlastschriften: - Bei SEPA-Basislastschriften müssen erstmalige und einmalige Lastschriften fünf 1 TARGET2-Geschäftstage 2 vor Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen, Folgelastschriften müssen mindestens zwei TARGET2-Geschäftstage vor Fälligkeit bei de Zahlstelle vorliegen. - SEPA-Firmenlastschriften müssen mindestens einen TARGET2-Geschäftstag vor Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine erstmalige, einmalige oder eine Folgelastschrift handelt. Darüber hinaus sind Vorlauffristen bei dem eigenen Kreditinstitut zu beachten. Wir empfehlen Ihnen, diese institutsspezifischen Vorlauffristen bei Ihrer Hausbank zu erfragen. Rückgabefristen Die Rückgabefrist für eine SEPA-Basislastschrift beträgt bei einer autorisierten Zahlung, d.h. mit gültiger Einzugsermächtigung bzw. gültigem SEPA-Mandat, 8 Wochen nach Belastung der Lastschrift. Sie ist damit genauso lang wie die Rückgabefrist beim Einzugsermächtigungsverfahren. Bei einer nicht autorisierten Zahlung, d.h. Einzug ohne gültige Einzugsermächtigung bzw. ohne gültiges SEPA-Mandat, kann der Zahler innerhalb von 13 Monaten nach Belastung die Erstattung des Lastschriftbetrages verlangen. Eine autorisierte SEPA-Firmenlastschrift kann genauso wie eine Abbuchungsauftragslastschrift nach Einlösung nicht mehr zurückgegeben werden: 1 Beachten Sie die weiteren Ausführungen über Basislastschriften mit verkürzter Vorlagefrist 2 TARGET2-Geschäftstage sind: Montag bis Freitag, sofern nicht Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, 1. Mai, 25. und 26. Dezember

4 GEPROF-Information SEPA Stand Seite 4 2. Neue Datenfelder in GEPROF SEPA-Mandat Kunden-, Lieferanten- und Objekt-Stammdaten, Zahlungsverkehr Datum des SEPA-Mandats. Bei Nutzung einer vorhandenen Einzugsermächtigung als SEPA-Mandat ist hier das Datum der Unterrichtung des Zahlers über den Wechsel zum SEPA-Verfahren einzutragen. (Mandats-)Referenz Kunden-, Lieferanten- und Objekt-Stammdaten, Zahlungsverkehr - Kunden-Stammdaten: automatisch K + 5-stellige Kunden-Nr. - Lieferanten-Stammdaten: automatisch L + 5-stellige Lieferanten-Nr. - Objekt-Stammdaten: automatisch K + 5-stellige Kunden-Nr. + D - Zahlungsverkehr: Editierbares Feld, Feldlänge 7 Stellen IBAN Kunden-, Lieferanten-, Rückvergütungs- und Objekt-Stammdaten, Zahlungsverkehr, eigene Bankverbindungen in GEPROF-Firmendaten (Menüfolge 14/3/6 bis 14/3/8) Die IBAN wird in GEPROF automatisch aus den Feldern Bankleitzahl und Konto-Nummer gebildet. Für eine Übergangszeit werden alle drei Felder in GEPROF parallel geführt. Da die Änderung eines der Felder IBAN, Bankleitzahl oder Konto-Nummer in GEPROF automatisch zu Änderungen bei den korrespondierenden Feldern führt, können Sie bis auf weiteres jeweils wählen, welche Felder Sie editieren möchten. Wir empfehlen Ihnen, die IBAN in GEPROF einmalig zu überprüfen, um zu vermeiden, dass z.b. eine unvollständig erfasste Konto-Nummer zu einer falschen IBAN führt. Eine unvollständige Konto-Nummer, die vielleicht bislang beim DTA-Verfahren kein Problem darstellte, führt bei der IBAN zu einer falschen Prüfziffer (IBAN Stellen 3 und 4). Zur Unterstützung stellt Ihnen GEPROF unter Menüfolge 1/1/7/5 eine Liste der Kunden- Bankverbindungen und unter Menüfolge 1/4/7/5 eine Liste der Lieferanten- Bankverbindungen bereit. BIC Kunden-, Lieferanten-, Rückvergütungs- und Objekt-Stammdaten, Zahlungsverkehr, eigene Bankverbindungen in GEPROF-Firmendaten In der GEPROF-Datenbank sind die Bankleitzahlen gemäß Verzeichnis der Deutschen Bundesbank Stand integriert. Auf der Basis der vorhandenen Bankleitzahl in den Feldern Bankleitzahl bzw. IBAN wird der BIC des Kreditinstituts ausgewiesen. Bei identischen Bankleitzahlen (z.b. mehrere Filialen in einer Region) weist GEPROF den BIC der Hauptfiliale aus. Es kann hier also in den Stellen 9 bis 11 des BIC Abweichungen zwischen GEPROF-Darstellung und anderen Darstellungen, z.b. Ausdruck des BIC auf den Kontoauszügen, geben. Diese Abweichungen spielen aber beim SEPA- Datenaustausch keine Rolle. Ohnehin ist es im SEPA-Inlands-Zahlungsverkehr ab 1. Februar 2014 nicht mehr erforderlich, den BIC in die SEPA-Nachrichten aufzunehmen.

5 GEPROF-Information SEPA Stand Seite 5 Lastschrift-Sequenz Zahlungsverkehr Jede Lastschrift in einer SEPA-Nachricht muss als Einmal, Erst-, Folgelastschrift oder letztmalige Lastschrift gekennzeichnet sein. Im Rahmen der Übernahme von Belegen aus verschiedenen GEPROF-Programmteilen als Lastschrift in den GEPROF- Zahlungsverkehr wird die erste SEPA-Lastschrift an einen Kunden bzw. Lieferanten als Erstlastschrift und weitere Lastschriften als Folgelastschrift geschlüsselt. Die Hinterlegung der Information in der GEPROF-Datenbank, dass bei einem Kunden bzw. Lieferanten bereits eine SEPA-Lastschrift vorgelegt wurde, erfolgt im Rahmen der Generierung von SEPA-Nachrichten (Lastschriften) im GEPROF-Zahlungsverkehr. Die dort generierten XML-Dokumente stellen die Ausgangs-Dateien für die Übermittlung der Daten über Online-Banking zum Kreditinstitut dar. GEPROF SEPA-Einstellungen Firmendaten Menüfolge 14/3/1 - Gläubiger-Identifikationsnummer Erfassen Sie hier die 18-stellige Gläubiger-ID, die Ihnen von der Deutschen Bundesbank zugeteilt wurde. Die Gläubiger-ID ist wie die Mandatsreferenz Bestandteil jeder SEPA- Nachricht. - Sammelbuchung / Einzelbuchung Einstellung ob Sammel-Lastschriften einzeln oder in einer Summe dem Konto gutgeschrieben werden. Stimmen Sie mit Ihrem Kreditinstitut ab, ob diese SEPA- Einstellung von Ihrem Kreditinstitut unterstützt wird. - Nutzung verkürzte Vorlagefrist Die aktuellste Schnittstellenspezifikation der Deutschen Kreditwirtschaft für die Datenfernübertragung zwischen Kunde und Kreditinstitut gemäß DFÜ-Abkommen: Spezifikation der Datenformate Version 2.7 vom 25. März 2013 gültig ab 4. November 2013 ermöglicht als Option eine verkürzte Vorlagefrist. Unabhängig vom Sequenztyp (Einmal, Erst-, Folgelastschrift oder letztmalige Lastschrift) können SEPA Basislastschriften ab 4. November 2013 theoretisch mit einer Vorlauffrist von einem TARGET-Geschäftstag eingereicht werden. Die Aktivierung dieser Option führt im Bereich der Vorlagefristen zu einer Gleichstellung zwischen SEPA Firmenlastschriften und SEPA-Basislastschriften. Stimmen Sie mit Ihrem Kreditinstitut ab, unter welchen Voraussetzungen und ab wann Ihr Kreditinstitut diese Option unterstützt. Beispielsweise beabsichtigt die Commerzbank gemäß Sachstand Juni 2013, diese Option voraussichtlich ab 25. November 2013 zu unterstützen. - Starttermin SEPA-Nutzung Wahrscheinlich werden Sie vor der endgültigen Umstellung des Zahlungsverkehrs auf SEPA eine Testphase einplanen. Während der Testphase werden in der GEPROF- Datenbank keine Umschlüsselungen vom Status Erstlastschrift auf Folgelastschrift vorgenommen. Umschlüsselungen werden erst vorgenommen, wenn im GEPROF- Zahlungsverkehr SEPA-Nachrichten generiert werden, bei denen das Fälligkeitsdatum der jeweiligen Lastschrift größer oder gleich dem hinterlegten Starttermin der SEPA- Nutzung ist.

6 GEPROF-Information SEPA Stand Seite 6 3. Checkliste für den Übergang von DTA zu SEPA Folgende Checkliste kann für Sie eine Hilfestellung für die SEPA-Implementierung in Ihrem Haus sein. Die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Stimmen Sie mit Ihrer Hausbank ab, ob für die Einreichung von SEPA-Nachrichten eine neue Vereinbarung getroffen werden muss. Klären Sie mit Ihrer Hausbank auch die Kriterien Sammelbuchung / Einzelbuchung und Nutzung verkürzte Vorlagefrist ab, falls Sie von dieser Option Gebrauch machen wollen. Beantragen Sie bei der Deutschen Bundesbank eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Prüfen Sie Ihre Online-Banking-Software, ob diese SEPA-fähig ist und SEPA-Nachrichten (Sammel-Überweisungen bzw. Sammel-Lastschriften) in Form von XML-Dateien importieren kann. Falls Sie bislang Lastschriften als Belege bei Ihrer Hausbank eingereicht haben, fragen Sie gegebenenfalls Ihren Kundenberater, welche Möglichkeiten im Bereich Online-Banking Ihre Hausbank bietet bzw. welche Online-Banking-Software für Ihre Zwecke sinnvoll ist. Lassen Sie sich von Ihrer Hausbank Mustertexte für SEPA-Mandate (Basislastschrift und Firmenlastschrift) aushändigen. Lassen Sie sich von Kunden bzw. Lieferanten, bei denen Sie aktuell Lastschriften per Abbuchungsauftragsverfahren einziehen, neue SEPA-Mandate für Firmenlastschriften erteilen. Übernehmen Sie in das Mandat neben Ihrer Gläubiger-ID auch die Mandatsreferenz gemäß Kunden-, Lieferanten- bzw. Objekt-Stammdaten. Prüfen Sie die Korrektheit der IBAN in GEPROF. Bei Korrektheit der Prüfziffer (Stellen 3 und 4 der IBAN) kann man nach menschlichem Ermessen davon ausgehen, dass die Konto-Nummer vollständig und korrekt in GEPROF hinterlegt ist. Treffen Sie mit den Kunden bzw. Lieferanten, bei denen Sie Lastschriften einziehen, individuelle Vereinbarungen, falls die Zahlungsfrist weniger als 14 Tage beträgt. Die Vorabinformation (Pre-Notification) kann wie beschrieben in jede andere Frist, mindestens jedoch in Zugang einen Tag vor Fälligkeit verändert werden. Informieren Sie sich bei Ihrem Kreditinstitut über die institutsspezifischen Vorlauffristen für die Lastschrift-Einreichung. Teilen Sie den Kunden bzw. Lieferanten, bei denen Sie die Einzugsermächtigung als SEPA-Mandat nutzen, Ihre Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz gemäß Kunden-, Lieferanten- bzw. Objekt-Stammdaten mit. Informieren Sie diese Kunden bzw. Lieferanten mindestens 14 Tage vor dem ersten Lastschrift-Einzug schriftlich über die zukünftige Nutzung des SEPA-Lastschriftverfahrens. Hinterlegen Sie das Datum dieser Information im Feld SEPA-Referenz des jeweiligen Stammsatzes. Planen Sie eine Testphase ein, in der Sie z.b. mit einigen Testkunden die geänderten Arbeitsabläufe durchspielen.

7 GEPROF-Information SEPA Stand Seite 7 4. GEPROF-Zeitplan für die SEPA-Einführung Nach einem GEPROF-Update von unserer Homepage stehen Ihnen alle in diesem Dokument beschriebenen GEPROF-Funktionen zur Verfügung. Damit können alle vorbereitenden Maßnahmen zur SEPA-Einführung in den GEPROF-Daten hinterlegt werden. Wir haben uns entschieden, bei der Generierung von SEPA-Nachrichten die aktuellste Schnittstellen-Definition: Die Deutsche Kreditwirtschaft DFÜ-Abkommen Anlage 3 der Schnittstellenspezifikation für die Datenfernübertragung zwischen Kunde und Kreditinstitut gemäß DFÜ-Abkommen Spezifikation der Datenformate Version 2.7 vom 25. März 2013 gültig ab 4. November 2013 Final Version zu unterstützen. Die 4 Wochen ab Gültigkeit der Schnittstelle 4. November 2013 werden wir nutzen, um die GEPROF-Funktionen zum Bereitstellen der SEPA-Nachrichten als XML-Dateien gründlich zu testen. Es ist geplant, dass die GEPROF-Funktionen für den Datenaustausch Ende November / Anfang Dezember 2013 zum Downloaden bereitgestellt werden. In der Übergangszeit Dezember 2013 und Januar 2014 stehen Ihnen das herkömmliche DTA-Verfahren und das neue SEPA-Verfahren in GEPROF parallel zur Verfügung. Bis zum 1. Februar 2014 gelten die in GEPROF verwendeten Definitionen und Bezeichnungen für das Einzugsermächtigungsverfahren synonym für das SEPA- Basislastschriftverfahren und die verwendeten Definitionen und Bezeichnungen für das Abbuchungsauftragsverfahren synonym für das SEPA-Firmenlastschriftverfahren. Nach der erfolgten Ablösung des DTA-Verfahrens durch SEPA ab 1. Februar 2014 werden wir die dann veralteten Bezeichnungen in GEPROF durch die SEPA-Bezeichnungen ersetzen und die Änderungen online zum Downloaden bereitstellen. Für Rückfragen stehen Ihnen Werner Kraus und Reiner Niederhüfner gerne zur Verfügung.