Vorlesung Enterprise Resource Planning

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3 Materialwirtschaft Überblick Planung Eigenbeschaffung Produktion Fremdbeschaffung Einkauf Rechnungsprüfung Wareneingang Lagerverwaltung Bestandsführung Rechnungseingang Warenausgang Internes und externes Rechnungswesen Copyright 2004 j&m Management Consulting AG Umbuchung Stammdaten.. Material Chargen Kreditor Sachkonten Debitor Lagerplätze Vertrieb 3.3

4 Primäre Aufgaben der Bestandsführung Materialbewegungen Abwicklung der Materialbewegungen in folgenden Prozessen bzw. Bereichen: Wareneingang Qualitätskontrolle Lager Materialbestände mengenmäßige Bestandsführung wertmäßige Bestandsführung Inventur Unterstützung der physischen Bestandsaufnahme Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.4

5 Erweiterter Aufgabenbereich Berücksichtigung der Bedarfs-/Bestandssituation zur Ermittlung des verfügbaren Bestands Die Verbrauchsentwicklung kann statistisch fortgeschrieben werden. Diese Daten können für eine Vorhersage des zukünftigen Bedarfs herangezogen werden. Mit der Berücksichtigung der Bedarfs-/Bestandssituation ist eine vorausschauende Disposition möglich Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.5

6 Materialstamm Bestandsgeführte Materialien benötigen eine eindeutige Materialnummer werden im ERP-System durch einen Materialstammsatz repräsentiert Der Materialstammsatz wird in inhaltlich gruppierte Sichten unterteilt, die die für einen fachlichen Bereich benötigten Datenfelder beinhalten. Es gibt allgemeingültige Datenfelder und solche, die innerhalb der Organisationsstruktur des Unternehmens unterschiedlich sein können. Beispiele: allgemein: werksspezifisch: Bezeichnung, Abmessungen, Dispositionsverfahren, Planlieferzeit, Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.6

11 Materialarten Nutzung des Materials für einen bestimmten Zweck Beschaffenheit der Materialnummer vom System vergeben (fortlaufend) manuell eingegeben Masken und Datenfelder Bildsteuerung (welche Masken, welche Reihenfolge) Feldauswahl (ein-/ausblenden von Feldern, Pflicht-/Kannfelder) Bestandsführung nur mengenmäßig mengen- und wertmäßig keine Bestandsführung Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.11

12 Materialarten Gängige Standardmaterialarten sind: Rohstoffe Halbfabrikate Fertigerzeugnisse Konfigurierbare Materialien Nichtlagermaterialien Verpackungsmaterialien Pipelinematerialien Dienstleistungen Ersatzteile Handelswaren Die Materialart hat weitreichende Auswirkungen darauf, in welchen Geschäftsprozessen eine Materialstamm auf welche Weise verwendet werden kann. Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.12

13 Bestandsfortschreibung Die mengenmäßige Bestandsführung dient zur Fortschreibung der Bestandsmenge. Die wertmäßige Bestandsführung dient zur Fortschreibung des Bestandswert Bebuchung der Sachkonten im Finanzwesen mittels automatischer Kontenfindung Kontierung der Kostenträger in der Kostenrechnung Materialbelege sind die Grundlage zur Fortschreibung der Mengen und Werte! Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.13

14 Lagerbestandsarten Frei verwendbarer Bestand vorhandener, freier Bestand Sperrbestand darf momentan nicht verwendet werden, kann jedoch ggf. in frei verwendbaren Bestand umgebucht werden. Qualitätsprüfbestand kann nach erfolgter Qualitätsprüfung in den frei verfügbaren Bestand umgebucht werden. Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.14

15 Dispositive Bestandsarten Bestellbestand berücksichtigt geplante Zugänge aus offenen Bestellungen Reservierungsbestand berücksichtigt geplante Abgänge für Produktion (z.b. Komponenten) oder Kundenaufträge (z. B. Fertigprodukte) Sicherheitsbestand kompensiert Bedarfs- und Bestandsabweichungen Meldebestand Bestellung kann ausgelöst werden bei Erreichen des Meldebestands Höchstbestand maximal verfügbare Menge eines Materials Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.15

16 Bestandsarten Verwendbarkeit von Bestandsarten Materialstamm: Verwendbarkeit im Lager: Frei verwendbarer Bestand Qualitätsprüfbestand Retourenbestand Umlagerungsbestand Konsignationsbestand uneingeschränkt Nicht frei verwendbar Nicht frei verwendbar Nicht frei verwendbar Frei verwendbar oder in Qualitätsprüfbestand Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.16

17 Verfügbarer Bestand Auf Basis der in der Bestandsführung fortgeschriebenen Lager- und Dispositiven Bestände kann der verfügbare Bestand berechnet werden: Frei verwendbarer Bestand + Bestellbestand, geplante Zugänge - Vormerkungen, geplante Abgänge Verfügbarer Bestand Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.17

18 Bereitstellungsprinizipien Bevorratung Einzelbeschaffung + hohe Verfügbarkeit + Preisvorteile - Hohe Kosten durch Kapitalbindung und Lagerkosten - Risiko (Schwund, Verderb, ) - erhöhter Anspruch an Terminierung - erhöhte Bezugskosten + keine Lagerungskosten + kein Lagerrisiko Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.18

19 Warenbewegungen Als Nachweis für mengenmäßige Veränderung durch physische Bewegungen dient der Materialbeleg. Basierend auf dem Materialbeleg kann für die wertmäßige Veränderung ein Buchhaltungsbeleg geschrieben werden, auf dessen Grundlage die Sachkonten in der Finanzbuchhaltung bebucht werden. Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.19

20 Bewegungsart Mit der Bewegungsart wird die Art der Materialbewegung klassifiziert: Wareneingang Warenausgang Umlagerung etc. Sie dient zur Ermittlung vorgegebener Buchungsregeln zum Fortschreiben von Bestandsinformationen im Materialstamm zum Bebuchen von Sachkonten der Finanzbuchhaltung Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.20

23 Umlagerungen vs. Umbuchungen Umlagerungen sind im Regelfall mit einer physischen Materialbewegung verbunden Bei Umbuchungen wechseln die Bestandsart, die Chargennummer oder die Materialnummer. Eine physische Bewegung kann zusätzlich erfolgen. Beispiele von Umbuchungen Freigabe aus der Qualitätsprüfung Übernahme von Konsignationsmaterial in den eigenen Bestand Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.23

24 Spezielle Vorgänge: Lohnbearbeitung Lohnbearbeitung ist eine besondere Abwicklung aus Sicht der Bestandsführung Verarbeitungsschritt an einem Material wird von einem externen Lieferanten (Lohnbearbeiter) durchgeführt. Bei der Bearbeitung handelt es sich häufig um sog. Veredelungungsprozesse. Das zu bearbeitende Material wird häufig zuvor an den Lohnbearbeiter geliefert und Beistellmaterial genannt. In der Bestandsführung wird dann ein Warenausgang für das Beistellmaterial gebucht, dadurch wird es automatisch in den sog. Beistellbestand gebucht. Mit dem Wareneingang des veredelten Materials wird dann automatisch der Verbrauch des Beistellmaterials gebucht, d.h. der Beistellbestand aufgelöst. Werk bestellt liefert Lohnbearbeiter liefert Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.24

25 Spezielle Vorgänge: Umlagerungen Bei Umlagerungen zwischen zwei Werken eines Unternehmens wird zwischen zwei wesentlichen Fällen unterschieden: Werk 2 Werk 2 Buchungskreis 2 bestellt liefert bestellt liefert Werk 1 Werk 1 Buchungskreisinterne Umlagerung Buchungskreis Buchungskreis 1 Buchungskreisübergreifende Umlagerung Es kommen unterschiedliche Szenarien zum Einsatz (mit Versandabwicklung, Notwendigkeit einer Rechnungsstellung, Automatisierung ) Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.25

26 Spezielle Vorgänge: Konsignation Bei Lieferantenkonsignation stellt der Lieferant einem anderen Produktionsunternehmen eine bestimmte Menge eines Materials als Konsignationsmaterial zur Verfügung. Das Konsignationsmaterial lagert physisch bereits bei dem Unternehmen, bleibt aber zunächst Eigentum des Lieferanten. Erst mit der Entnahme aus dem Konsignationslager entsteht eine Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten. Die Abrechnung der entnommenen Mengen kann periodisch (z.b. am Monatsende) erfolgen oder sogar bei jeder Entnahme. Konsignation ist ein relative häufiger Prozess und gehört zur Standardfunktionalität eines ERP-Systems. Die erforderlichen Warenbewegungen werden unterstützt und automatisch entsprechende Konsignationsbestände in der Bestandsführung geführt. Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.26

27 Inventur Inventur der Lagerbestände zwecks Bilanzierung der Bestände ist mindestens einmal pro Geschäftsjahr erforderlich Inventurverfahren: Stichtagsinventur Lager wird für Materialbewegungen über einen Zeittraum ( zum Bilanzstichtag ) gesperrt, jedes Material wird gezählt. Permanente Inventur laufende Bestandsaufnahme das ganze Jahr über (Voraussetzung: jedes Material wird 1x pro Jahr bewegt) Stichprobeninventur zufällig zum Stichtag ausgewählte Bestände werden stichprobenartig geprüft, bei ausreichender Genauigkeit wird Korrektheit der Buchbestände angenommen Cycle Counting mehrere Zyklen zur Bestandsaufnahme erfolgen pro Jahr Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.27

28 Grundsätzlicher Inventurablauf in 3 Phasen Inventurvorbereitung Inventurbeleg erstellen Materialien für Buchungen sperren Inventurbeleg drucken Inventurzählung Bestände zählen Zählergebnis in ausgedruckten Inventurbeleg eintragen Inventurauswertung Zählergebnis im System erfassen ggf. Nachzählen veranlassen ggf. Inventurdifferenzen ausbuchen Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.28

30 Fremdbeschaffung Beschaffung der angeforderten Materialien in den benötigten Mengen zum geforderten Zeitpunkt zu den geringsten Kosten Die Einkaufsabwicklung in ERP-Systemen unterstützt den Einkäufer beim Angebotswesen (z.b. Angebotsvergleich, automatische Absagen) bei der Bestellabwicklung (z.b. automatische Umsetzen Bestellanforderung in Bestellung) bei der Bestellüberwachung (z.b. automatische Mahnverfahren) Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.30

31 Beschaffungszyklus Zahlungsabwicklung Bedarfsermittlung Wareneingang Bezugsquellenermittlung Rechnungsprüfung Beschaffungszyklus Lieferantenauswahl Bestellüberwachung Bestellabwicklung Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.31

32 Bestellanforderung Manuelle Anlage Automatisches Generierung in der Bedarfsplanung Automatisches Generierung aus anderen Prozessen Instandhaltung: Ersatzteile Vertrieb: Streckengeschäft Bestellanforderung Aufforderung an den Einkauf, Material in vorgegebener Menge zum vorgegebenen Termin zu beschaffen Bestellung Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.32

33 Einkaufsorganisation Die Einkaufsorganisation ist eine organisatorische Einheit der Logistik, die das Unternehmen nach den Erfordernissen des Einkaufs gliedert. ist verantwortlich für den Einkauf von Materialien und Leistungen. steht für eine einkaufende Einheit im rechtlichen Sinne. Mit Hilfe der Einkaufsorganisationen kann auch eine regionale Unterteilung des Marktes erfolgen. Geschäftsvorfälle werden jeweils innerhalb einer Einkaufsorganisation abgewickelt. bei allen Einkaufsbelegen obligatorisch. Sie steht somit allen Grundfunktionen des Einkaufs, wie z.b. der Preisfindung, als Einflußfaktor zur Verfügung. Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.33

35 Datenübernahme aus Stammdaten Materialstamm Konditionssätze Lieferantenstamm... Einkaufssdaten Lagerdaten Werksdaten... Preiskonditionen Nachrichten Allgemeine Daten FiBu-Daten Einkaufsdaten Bestellung Preisfindung Steuerermittlung Werk Gewicht. Automatische Datenübernahme Lieferant: SCHWEIZERHALL CHEMIE AG/ CH-4013 Basel Lieferdatum: Zahlungsbed.: 0001 sofort zahlbar ohne... Pos. Material Menge ME E Bezeichnung kg Nifedipine USP/PH.EUR kg Methadon USP/PH.EUR 30 Partner Preisfindung Steuerermittlung Incoterms Zahlungsbed. Automatische Datenübernahme Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.35

39 Rechnungsprüfung Die Rechnungsprüfung erstellt für jede Eingangsrechnung Belege: einen Materialwirtschafts-Rechnungsbeleg einen Finanzbuchhaltungs-Rechnungsbeleg ggf. weitere Belege für nachgelagerten Anwendungen Möglicher Bezug einer Eingangsrechnung Bestellbezogene Rechnungen Wareneingangsbezogene Rechnungen Rechnungen ohne Bezug Die Rechnungspositionen werden vom System gemäß dem eingegebenen Bezug vorgeschlagen und die entsprechenden Buchungen auf den Konten automatisch vorgenommen. Anschließend steht der Beleg als offener Posten auf dem Kreditorenkonto. Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.39

40 WE/RE-Verrechnungskonto Das WE/RE-Verrechnungskonto verbindet als Zwischenkonto das Bestandskonto mit dem Kreditorenkonto. Beim Wareneingang wird das Bestandskonto belastet die Gegenbuchung erfolgt auf das WE/RE-Verrechnungskonto. Beim Buchen der Rechnung wird das WE/RE-Verrechnungskonto zugunsten des Kreditorenkontos ausgeglichen. Waren- Rechnung eingang Bestandskonto WE/RE-Konto Kreditorenkonto Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.40

41 Preissteuerung Methoden der Preissteuerung Standardpreis Bei einem Material mit einem Standardpreis werden Abweichungen zwischen Bestell- oder Rechnungspreis und dem Preis im Materialstammsatz auf ein Preisdifferenzenkonto gebucht. Der Preis im Materialstammsatz bleibt damit konstant. Gleitender Durchschnittspreis Bei einem Material mit gleitendem Durchschnittspreis hängt der Preis von den Einstandskosten ab. Weicht der Bestellpreis oder der Rechnungspreis vom Preis im Materialstammsatz ab, so wird die Abweichung auf das Bestandskonto gebucht, falls Bestandsdeckung für die Rechnungsmenge vorhanden ist. Wert und der Preis des Materials werden angepaßt. Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.41

43 Lagerverwaltungssysteme (LVS) Die physische Lagerverwaltung erfordert oft speziellere System- Funktionalitäten, als sie in Materialwirtschafts-Komponenten der ERP-Systeme vorhanden sind. Beispiele für System-Anforderungen: Chaotische Lagerplatzverwaltung Abbildung von Besonderen Lägern Mehrstufige Abwicklung von Transporten Komplexe Ein- und Auslagerungsstrategien Mobile Datenerfassung Unternehmen setzen vielfach Lagerverwaltungssysteme ein, deren Funktionalität teilweise bis in die Steuerung der Fördertechnik ragt. Diese Systeme werden i.d.r. über Schnittstellen an das ERP angebunden. SAP R/3 verfügt über eine eigene LVS Anwendungskomponente. Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.43

45 Prozesse im LES MM Bestellabwicklung Anlieferung Logistics Execution Rechnungsprüfung Auftragsbearbeitung Auslieferung Eingehender Transport Wareneingang Warenausgang Ausgehender Transport SD Auftragsabwicklung Bestellbearbeitung Fakturierung Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.45

46 Kernfunktionalitäten Warehouse Management Fremdsystem- Integration Planung und Überwachung WM Mobile Datenerfassung Lagerplatzverwaltung Lagersteuerung Bewegungen Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.46

47 Lagerstruktur im Warehouse Management Lagertyp 901 Wareneingangszone Lagertyp 001 Kommissionierbereich 1 Kommissionierbereich 2 Kommissionierbereich 3 Lagertyp 902 Versandzone Wareneingang Warenausgang Lagertyp 002 Hochregallager Lagertyp 003 Blocklager Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.47

48 Lagertyp-Struktur Beispiel: Lagertyp Hochregallager Lagerplatztyp: Hohe Plätze Hohe Plätze Niedrige Plätze Niedrige Plätze Lagerbereich: Schnelldreher Langsamdreher Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.48

49 Radio Frequency Infrastruktur ERP Backbone WLAN/RF Infrastruktur Benutzer-Interface WLAN Access Point SAP R/3 ab Release 4.6b (LE-MOB) WebSAPConsole Webserver RF-Geräte Pocket PC Handhelds Web Browser (IE) Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.49

50 Beispiel: mobile RF-Transaktionen Transfer Order Creation for a Handling Unit Destination Storage Bin determination or manual user decision Direct navigation to Transfer Order confirmation Selection and List display of open Transfer Orders, sorted by priority Transfer Order selection criteria: Assignment Queue-Range Material Delivery Source Storage Type Source Storage Bin Transfer Order number Movement Type Inbound/outbound Navigation to Transfer Order confirmation Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.50

52 Klassische Abbildung von Materialbewegungen Materialbewegungen in der Realität: Materialbewegungen im ERP-System: verpackte Einheiten Material Charge Menge Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.52

53 Verpackte Einheiten in der Supply Chain Lieferant 3PL Hersteller 3PL Distributionszentrum 3PL Handel Kunde/ Verbraucher Rohstoffe Bulk- Produktion chaotische Lagerung Verkauf Konsum, Bevorratung Primärpackmittel Mehrstufiges Verpacken Kommissionierung Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.53

54 Verpackungsgesteuerte Logistik mit Handling Unit Management HUM ist Querschnittsfunktionalität innerhalb der SAP R/3 Logistik Integration mit Komponenten Materialwirtschaft, Qualitätsmanagement, Warehouse Management, Produktion und Vertrieb Tracking von Handling Units und dem darauf/darin verpackten Material als eine Einheit Vereinfachte und optimierte Durchführung von Materialbewegungen Erhöhte Bestandstransparenz Umfangreiche Prüf- und Packfunktionalitäten Material- und Informationsfluss erfolgen synchron! Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.54

55 Handling Unit Management Mehrstufige Kommissionierung DESADV DESADV EDI-Lieferavis Verpacken Transportauftrag Verpacken Prüflos Mehrstufiges Verpacken Transportauftrag Materialidentifikation Transportauftrag Copyright 2004 j&m Management Consulting AG Inventur Umlagerung 3.55

56 Definition: Handling Units Eine Handling Unit (= Packstück) ist eine physische Zusammenstellung von Materialien bestehend aus Packmaterialien (z.b. Palette, Karton, Schrumpffolie, Container) Waren (die transportiert, gelagert, verbraucht werden usw.) Geschachtelte Handling Unit: Delivery Level Handling Unit Pallet Level Handling Unit Container Level Handling Unit Item Level Material 4711 Batch 123 Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.56

58 Hohes Potenzial der RFID Technologie hohe Speicherkapazität Lesereichweite bis max. 100 m Datenänderungen oder -ergänzungen (read only, read & write, write once/read many) automatische Transaktionsbuchung bei Warenbewegungen Mehrfacherfassung (Anti-collision) kein Sichtkontakt erforderlich - fehlende Standards - Kosten der Tags Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.58

59 RFID Applications & Benefits Enabler RFID Logistics process automation Accurate stock information Recycling Maintenance Application Asset management Counterfeit Distribution channels (grey market) Internal and external theft Value Revenue Cost Time Recalls Tracking & Tracing Risk Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.59

60 RFID-Lösung der SAP: Auto-ID Infrastructure (AII) Device Integration Auto-ID Infrastructure Back-end System Integration XI mysap ERP mysap SCM non-sap Auto-ID Infrastructure functionality: Collecting, analyzing and managing high volumes of real-time information Connection between physical entities and business process related information Automated handling of RFID data Integration with SAP and non-sap backend systems Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 3.60