Einführung. Tabelle: Auftragsverfahren (Präsentation) Die Bayerische Ingenieurekammer-Bau hat ein Verfahren zur Bewertung von Bewerbungen und Angebote

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1 Bayerische Ingenieurekammer-Bau Körperschaft des öffentlichen Rechts Bayerische Ingenieurekammer-Bau Körperschaft des öffentlichen Rechts Einsteinstraße München Telefon Fax info@bayika.de VOF Vergabeverfahren für Architekten- und Ingenieurleistungen Bewertungstabellen für Auswahlverfahren / Auftragsverfahren mit Erläuterungen August

2 Einführung. Tabelle: Auftragsverfahren (Präsentation) Die Bayerische Ingenieurekammer-Bau hat ein Verfahren zur Bewertung von Bewerbungen und Angeboten bei Vergabeverfahren nach VOF entwickelt. Dies soll auslobenden Stellen als Hilfestellung dienen. Grundsätze für die Bewertungstabellen sind: Transparenz im Vergabeverfahren zu schaffen, annähernd einheitliche Bewertungskriterien für alle Aufgaben der Architekten- und Ingenieurplanungen zu entwickeln, den Bewerbern eine Grundlage zu geben, nach der sie ihre Bewerbung ausrichten können, dem Auslober die Möglichkeit zu geben, die Gewichtung der Einzelkriterien den speziellen Anforderungen seines Projektes anzupassen. Die VOF enthält unterschiedliche Arten von Kriterien: 7 nennt Teilnahmevoraussetzungen und Auskunftspflichten, 11 führt sog. Ausschlusskriterien auf, regelt den Nachweis der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit, in 1 finden sich wichtige Kriterien zur fachlichen Eignung, 16 enthält Entscheidungskriterien für die Auftragserteilung. Aus den genannten Vorschriften ergibt sich eine Dreiteilung des Vergabeverfahrens: In der ersten Stufe hat die Vergabestelle zu prüfen, ob sich nach 11 VOF Ausschlussgründe ergeben. Liegen diese bei einem Bewerber vor, kann er ausgeschlossen werden. Die Bewertung erfolgt erstmals in der zweiten Stufe, die als Auswahlverfahren bezeichnet wird. In der dritten Stufe findet die Entscheidung über die Auftragserteilung statt, die hier als Auftragsverfahren dargestellt wird. Auswahlkriterien.1 Projektanalyse Besonderheiten der Maßnahme, z.b. hinsichtlich Ökologie, Energieoptimierung, innovativer Technik, Betriebskosten Angaben zur technischen Realisierbarkeit, Besonderheiten der Bauabwicklung, Zeitrahmen Zwischensumme zu.1.2 Referenzobjekte Qualität des Entwurfs, der Funktionalität und der Wirtschaftlichkeit Termineinhaltung Kosteneinhaltung Kundenempfehlung Zwischensumme zu.2. Projektorganisation Vorgesehener Projektleiter Fachspezifisches Personal Vertrautheit mit Baumaßnahmen der öffentlichen Hand Angaben zur Projektabwicklung, Objektüberwachung, Bewältigung von Leistungsstörungen, Nachtragsmanagement Projektdokumentation Zwischensumme zu.. Honorar / Preis Honorarermittlung im Rahmen der HOAI (z.b. Bandbreite zw. Mindest- u. Höchstsatz, UZ von - bis, Nebenkosten) Vergütungsangebot bei Nichtzutreffen der HOAI Zwischensumme zu.. Gesamteindruck der Präsentation Zwischensumme zu. Summe gesamt von bis c Bayerische Ingenieurekammer-Bau () () 1 () () () () projektbezogen Beispiel trifft im Beispiel nicht zu Bewertung

3 2. Tabelle: Auswahlverfahren Auswahlkriterien von bis projektbezogen Beispiel Bewertung 2.1 Finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit Gesamtumsatz der letzten drei Jahre Umsatz bei vergleichbaren Leistungen der letzten drei Jahre Zwischensumme zu Fachliche Eignung In den letzten Jahren erbrachte vergleichbare Leistungen Besondere Projekterfolge (Wettbewerbe, Auszeichnungen etc.) Angaben zur Personalstruktur und zur technischen Ausstattung Führungskräfte Ständige Mitarbeiter Technische Ausstattung mit besonderem Bezug zum Projekt Die Bewertungstabellen für das Auswahlverfahren und das Auftragsverfahren sind gleich aufgebaut. Die Summe der Einzelwichtungen soll insgesamt jeweils % erreichen.die sprozente für die Hauptpunkte sollen jeweils innerhalb der angegebenen Bandbreite liegen. Zum Beispiel soll im Auftragsverfahren das Hauptkriterium. Projektorganisation immer zwischen und Prozentpunkten betragen. Um der speziellen Anforderung eines Projektes gerecht zu werden, sollten die vorgeschlagenen Unterpunkte individuell im Rahmen der Bandbreite durch den Auslober festgelegt werden. Für die Wertung der einzelnen Bewerbungen und Angebote sind je Unterpunkt der Auswahlkriterien möglich. Als Maximalsumme kann also erreicht werden: spunkte x =, wenn alle Unterpunkte der Auswahlkriterien mit der höchsten Stufe bewertet werden. Die Anwendung dieses Verfahrens soll dazu beitragen, den Bewerbern Vertrauen in eine objektive und vorurteilsfreie Behandlung durch den Auslober zu geben, den Auslober vor einer gerichtlichen Überprüfung des Vergabeverfahrens zu schützen. Ziel ist es also, das Vergabeverfahren so durchzuführen, dass objektive Kriterien die Auswahl der Bewerber und die Auftragserteilung entscheiden und somit möglichst wenig Ansätze für Einsprüche gegeben sind. Deshalb hat die Vergabestelle die Kriterien, die sie verwenden will in der Vergabebekanntmachung ( Abs. VOF) bzw. in der Aufgabenbeschreibung ( 16 Abs. VOF) mitzuteilen, da sie anderenfalls nicht verwertet werden dürfen. Zwischensumme zu Sonstige Bewertungskriterien Gewährleistung der Qualität Angaben zur Organisation und Technischen Leitung Beabsichtigter Auftragsanteil für Weitervergabe Die vorliegende Ausarbeitung entspricht sinngemäß auch anderen Auswahlverfahren, die in Deutschland oder international verwendet werden und orientiert sich an den deutschen Voraussetzungen, wie z. B. dem Gültigkeitsbereich der HOAI und an der Neufassung der Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen vom August 2. Zwischensumme zu Summe gesamt 7 c Bayerische Ingenieurekammer-Bau

4 1. Prüfung auf Ausschlusskriterien 1. Tabelle: Prüfung auf Ausschlusskriterien und Vollständigkeit der Bewerbungsunterlagen Auswahlkriterien Bemerkung Ausschluss Von der Teilnahme können Bieter ausgeschlossen werden, wenn Nachweise nicht vorgelegt wurden, wenn Gründe gemäß 11 VOF bestehen oder sonstige Umstände vorliegen, die zum Ausschluss führen. 1.1 Wirtschaftliche Verknüpfung oder beabsichtigte Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen Freiberufliche Dienstleister sollten sowohl von den ausführenden Unternehmen, den (Kosten-) Beteiligten einer Gemeinschaftsmaßnahme oder in sonstiger Weise tangierten Unternehmen unabhängig sein. Da die VOF die Unabhängigkeit nicht zwingend vorschreibt, muss sich der Auslober frühzeitig entscheiden, ob er auch z.b. konzerngebundene Bewerber zulassen will, um etwa bei der späteren Ausschreibung der Bauleistungen den Konzern im Falle einer Bewerbung desselben auszuschließen. Auch über die Zulassung von Subauftragsverhältnissen muss sich der Auslober Gedanken machen. Schließt er Nachunternehmerverhältnisse aus, sollte dies bereits in der Bekanntmachung mitgeteilt werden. Im Übrigen muss der Auslober Angaben dazu verlangen, für welche Teilleistungen ein Bewerber Subaufträge vorsieht. Die Bewerber sind nach 7 Abs. 2 VOF verpflichtet, Angaben zu machen. 1.2 Erklärungen zum Verpflichtungsgesetz Die Bewerber müssen erklären, dass sie sich im Auftragsfalle nach dem Verpflichtungsgesetz (BGBl.197 I, S.7) verpflichten lassen, sofern dies aus der Sicht des Auslobers nach der Art des Auftrags geboten erscheint und deshalb in der Vergabebekanntmachung gefordert wird. 1. Berufshaftpflichtversicherung Neben der Bescheinigung über den bestehenden Versicherungsschutz in der geforderten Höhe reichen auch Erklärungen des Versicherers aus, dass dem Bewerber im Auftragsfall ein entsprechender Versicherungsschutz gewährt werden wird. 1. Ausschlusskriterien nach 11 VOF Um die in 11 Buchstaben a), b) und d) genannten Ausschlussgründe über die Insolvenz/Liquidation, berufliche Zuverlässigkeit und steuerliche Unbedenklichkeit anwenden zu können, müssen die Bewerber zu entsprechenden Angaben in der Vergabebekanntmachung aufgefordert werden. Schwere berufliche Verfehlungen und falsche bzw. verweigerte Auskünfte hat der Auslober selbst festzustellen. Liegen Tatbestände des 11 VOF vor, kann der Bewerber ausgeschlossen werden. Die Entscheidung darüber liegt im Ermessen des Auslobers, das nur durch das Diskriminierungsverbot begrenzt wird. Über den Ausschluss ist daher immer mit Blick auf den konkreten Auftrag und unter Beachtung des Gleichbehandlungsgebots zu entscheiden. 1. Projektbezogen geforderte Nachweise Der Vorbehalt für einen besonderen Berufsstand wird durch 2 VOF zugelassen. Es steht nach herrschender Meinung im freien Ermessen des Auslobers, ob er den Vorbehalt in der Vergabebekanntmachung erklärt. Danach ist er allerdings daran gebunden und muss Bewerber ausscheiden, die die geforderte berufliche Qualifikation nicht nachgewiesen haben. Verlangt das Bauordnungsrecht die Bauvorlageberechtigung, so ist sie in der Bekanntmachung zu fordern. Wer bauvorlageberechtigt ist, bestimmt das jeweilige Landesrecht (z.b. Art. 6 BayBO). Dasselbe gilt für die Nachweisberechtigung für die bautechnischen Nachweise, insbesondere Standsicherheit und vorbeugenden Brandschutz, vgl. dazu für Bayern Art. 6 Abs. 7 BayBO. c 1.1 Wirtschaftliche Verknüpfung mit Unternehmen oder beabsichtigte Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen 1. 2 Erklärung zum Verpflichtungsgesetz 1. Berufshaftpflichtversicherung 1. Sonstige Ausschlusskriterien nach 11 VOF Insolvenz oder Liquidation Berufliche Zuverlässigkeit Schwere berufliche Verfehlung Steuerliche Unbedenklichkeit Falsche Auskünfte oder Verweigerung von Auskünften 1. Projektbezogen geforderte Nachweise, z. B.: Vorbehalt für einen besonderen Berufsstand Bauvorlageberechtigung Nachweisberechtigung Bayerische Ingenieurekammer-Bau Personenschäden: Sonstige Schäden: ja nein Die Tabellen stehen auch im Internet zum Download bereit. 9

5 . Auftragsverfahren In der Regel werden durch das Auswahlverfahren (je nach Angaben in der Vergabebekanntmachung) zwischen drei und sechs Planungsbüros für das Auftragsverfahren ausgewählt. Diese Büros können entweder in einer Präsentation oder in einem schrift- lich vorzulegenden Leistungsangebot mit entsprechendem Vergütungsvorschlag ihre Vorstellung von der Abwicklung des Projektes darstellen. Die vorgeschlagenen Auswahlkriterien aus der Aufgabenbeschreibung gelten für beide Vorgehensweisen. Die Qualifikation der Mitarbeiter kann anhand der Ausbildung und der beruflichen Erfahrung bewertet werden. Im Sonderfall kann auch bereits für die erste Bewerbung der Nachweis der fachlichen Qualifikation der maßgebenden Mitarbeiter gefordert werden. Die technische Ausstattung der deutschen Ingenieurbüros ist auf einem vergleichsweise hohen Stand. Für bestimmte Spezialaufgaben können aber spezielle EDV-Programme, Messund Prüfgeräte sowie die Anzahl und Verknüpfung von EDV und CAD-Arbeitsplätzen und Schnittstellen für eine Weiterbearbeitung ein wichtiges Kriterium sein. 2. Sonstige Bewertungskriterien Die Gewährleistung der Qualität kann aus den angegebenen Referenzprojekten abgeleitet werden oder in Ausnahmefällen durch Rückfrage bei früheren Kunden des Bewerbers. Im Unternehmen vorhandene Maßnahmen zu Qualitätssicherungen sollten vom Bewerber dargestellt werden. In der Regel sollten die angefragten Leistungen weitgehend durch den Bieter beziehungsweise die Bietergemeinschaft erbracht werden. Für spezielle, projektspezifische Leistungen beziehungsweise für örtliche Maßnahmen und Präsenz können Subvergaben positiv gewertet werden..1 Projektanalyse Der Bewerber soll in einer Analyse des zu bearbeitenden Projektes und der zu erbringenden Planungsleistungen darlegen, dass er die für den Auftraggeber und gegebenenfalls für die Öffentlichkeit wesentlichen Gesichtspunkte erkannt und seine Bewerbung darauf ausgerichtet hat. Dargestellt werden sollen die technischen Ansätze zur Problemlösung, wobei hier der Qualität eine entscheidende Rolle zukommt. Bei komplexen Projekten mit vielschichtigen Genehmigungsverfahren ist es nötig aufzuzeigen, wie diese Verfahren bewältigt werden sollen. Die vom Bewerber vorgenommene Projektanalyse soll dem Auslober Erkenntnisse darüber bringen, ob der zu beauftragende Bewerber wichtige Randbedingungen des Projektes erkannt hat und die Voraussetzungen mitbringt, komplexe Planungsabläufe zu bewältigen..2 Referenzobjekte Für alle Planungsaufgaben sind Entwurfsqualität, Funktionalität und Wirtschaftlichkeit wichtige Kriterien. Dies kann anhand der Darstellung von einem oder mehreren Referenzprojekten bewertet werden. Die vergleichbaren Projekte sollten aus den vergangenen fünf Jahren stammen. Vergleichbar sind zum einen Projekte mit ähnlicher Aufgabenstellung und zum anderen solche mit ähnlichem Umfang sowie vergleichbarer technischer und funktionaler Anforderung. Auch hier ist die Qualität der vorgestellten Vergleichsobjekte einer quantitativen Betrachtung vorzuziehen. In der Regel sind keine Testentwürfe oder planerische Konzepte abzufordern. In den Ausnahmefällen, bei denen ein vertieftes Lösungskonzept verlangt wird, ist dies bei der Auslobung anzukündigen und gesondert zu vergüten. Auch kann anhand von Referenzprojekten nachgewiesen werden, dass Termin- und Kosteneinhaltung durch den Bewerber sichergestellt werden können. Das Vorgehen und Methodik dazu sind darzustellen. Die Übersicht über die Organisation eines Unternehmens sowie die internen Abläufe sind ein wichtiges Kriterium für Leistungsfähigkeit und Qualität, ebenso die Technische Leitung der Projekte innerhalb des Büros. Kundenbestätigungen über erfolgreiche und zur Zufriedenheit von Auftraggebern abgeschlossene vergleichbare Maßnahmen können gefordert werden. 6 7

6 2. Auswahlverfahren. Projektorganisation Zunehmend ist die Erfahrung des vorgesehenen Projektleiters national und international ein entscheidendes Qualitätskriterium. Dieser sollte als Person mit seinem speziellen Erfahrungshintergrund vorgestellt werden. Das Fachpersonal ist projektbezogen zu beurteilen. Ein Nachweis der fachlichen Eignung der wesentlichen Mitarbeiter für die verschiedenen Disziplinen ist zweckmäßig. Kenntnisse der spezifischen Verfahren und Regelwerke für öffentliche oder mit öffentlichen Geldern geförderte Baumaßnahmen (zum Beispiel RB Bau, VOB, Förderrichtlinien usw.) sind hier darzustellen. Der Bewerber sollte in geeigneter Weise darstellen, wie er das Projekt im Auftragsfalle abwickeln möchte. Wichtige Kriterien sind hierbei unter anderem die Organisation der Projektabwicklung, die Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber und Dritten, die stufenweise Entwicklung des Konzeptes in Abstimmung mit dem Auftraggeber sowie die Maßnahmen bei Leistungsstörungen im Projekt und das Nachtragsmanagement. Zunehmend wichtig wird die Projektdokumentation (zum Beispiel für Facility Management, Schadensabwehr, Gewinnung von Kennzahlen usw.); Instrumentarien und Methodik sind darzustellen.. Honorar / Preis Unter diesem Punkt ist nur eines der beiden Unterkriterien zu bewerten. Bei Projekten, die unter die HOAI fallen, ist die Einhaltung der HOAI primäres Kriterium. Gewertet werden kann nur in der Bandbreite der HOAI- Vergütung (Rahmen von Mindest- und Höchstsatz, Umbauzuschlag, Nebenkosten). Bei Leistungen, für die es keinen festgelegten Vergütungsrahmen nach HOAI gibt, wie z. B. Machbarkeitsstudien, Grundsatzuntersuchungen, Projektsteuerung u. ä., ist die Angemessenheit des Preises zu bewerten, wobei durch Vergleich der Kostenangebote eindeutig nicht auskömmliche oder stark überhöhte Angebote auszuscheiden sind.. Gesamteindruck der Präsentation Über die weitgehend objektive Punktbewertung der übrigen Kriterien hinaus kann Form und Klarheit der Darstellung sowie das Auftreten, die Sachlichkeit und das Vertrauen in die vorgestellten Personen bewertet werden. Ein zentraler Grundgedanke des Bewerbungsverfahrens ist, die Bewerber nicht nach absoluter Größe, sondern bezogen auf den Umfang und die Anforderungen der Aufgabe zu bewerten. Zu den Auswahlkriterien ist zu erläutern: 2.1 Finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit Bei umfangreichen Planungsaufgaben sollte bewertet werden, ob die Bewerber sowohl von der Kapazität als auch von der wirtschaftlichen Sicherheit über einen möglicherweise langen Projektzeitraum die Gewähr für eine beständige Abwicklung leisten können. Beim zweiten Unterpunkt sollen die technischwirtschaftlichen Voraussetzungen für vergleichbare Aufgaben aus der jüngsten Vergangenheit geprüft werden. Die maximale Punktzahl ist ab einem gewissen, der Aufgabe angemessenen Umfang, zu vergeben. 2.2 Fachliche Eignung Dieses Kriterium wird mit bis 7 Prozent gewichtet, da es maßgebend für die Auswahl der Bewerber ist, die in das Auftragsverfahren gelangen. Im Einzelnen ist anzumerken: Vergleichbare Leistungen sind solche, die eine ähnliche Aufgabenstellung, eine ähnliche Komplexität und einen ähnlichen Gesamtumfang haben. Der Nachweis der vergleichbaren Leistungen und auch der besonderen Projekterfolge sollte durch Referenzprojekte erbracht werden, wobei die Qualität und die spezifischen Eigenschaften höher als die Anzahl zu bewerten ist. Die Führungskräfte eines Planungsunternehmens sind ein wichtiger Faktor für die Qualität unabhängiger Architekten- und Ingenieurbüros. Hier soll die Erfahrung und Kompetenz der Inhaber und Gesellschafter beziehungsweise der leitenden Angestellten bewertet werden. Unter Personalstruktur ist die Anzahl der ständigen Mitarbeiter zu betrachten, wenn es sich um ein großes und komplexes Projekt handelt. Bei Fachplanungen einzelner Gewerke ist jeweils die Anzahl der für diese Planung vorgesehenen Mitarbeiter zu bewerten. So ist zum Beispiel bei einer zu vergebenden Tragwerksplanung ein Büro mit 1 Mitarbeitern, das sich auf Tragwerksplanung spezialisiert hat, höher einzustufen als ein wesentlich größeres Büro, das in diesem Bereich lediglich Mitarbeiter hat. Der Auslober sollte eine Abschätzung vornehmen, wie viele Bearbeiter für ein Projekt erforderlich werden. Das Projekt sollte im Regelfall nicht mehr als die Hälfte der Mitarbeiter des Bewerbers im jeweiligen Fachbereich erfordern. Dann kann ihm die maximale Punktzahl erteilt werden.