V05: Modul Controlling (CO)

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1 V05: Modul Controlling (CO) Aufbaukurs SAP ERP: Module PP, CO, und FI Wintersemester 2007/ November 2007 Dipl.-Ök. Christian Zietz 1

2 Gliederung Aktuelles Rechnungswesen Gemeinkosten-Controlling in SAP Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung Hinweise und Ausblick Dipl.-Ök. Christian Zietz 2 2

3 Aktuelles: DATEN & FAKTEN zur SAP Gründungsjahr: 1972 Hauptsitz: Walldorf Mitarbeiterzahl: Vorstand: Henning Kagermann (Sprecher) Léo Apotheker Werner Brandt Claus E. Heinrich Gerhard Oswald Peter Zencke Jahresumsatz 2006: 9,402 Mrd. Euro Software- und softwarebezogene Seviceerlöse: 6,605 Mrd. Betriebsergebnis: 2,565 Mrd. Konzernergebnis: 1,871 Mrd. Dividende je Aktie: 0,46 Operative Marge: 27,3 % Free Cashflow: 1,480 Mrd. Dipl.-Ök. Christian Zietz 3 3

4 Gliederung Aktuelles Rechnungswesen Gemeinkosten-Controlling in SAP Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung Hinweise und Ausblick Dipl.-Ök. Christian Zietz 4 4

5 Zur Einordnung des Rechnungswesens: Wertschöpfung im Unternehmen Einkauf Vertrieb / Absatz- plan Entwick- lung Produk- tion Vertrieb Versand W e r t s c h ö p f u n g Personal Anlagen Dipl.-Ök. Christian Zietz 5 Den Kern unternehmerischer Tätigkeit bildet der Wertschöpfungsprozeß, d.h. die Umwandlung von Inputs (= Produktionsfaktoren) in Outputs (= Produkte) mit Hilfe einer bestimmten Technik. Die unternehmerische Tätigkeit ist dann erfolgreich, wenn der Output gegenüber dem Input einen Mehrwert erzeugt. nach Wöhe G., Döring J.: Einführung in die Allgemeine Betriebswirtschaftslehre Verlag Franz Vahlen, München 1993 (fortan mit (Wöhe) abgekürzt). 5

6 Zur Einordnung des Rechnungswesens: Interaktion betrieblicher Geschäftsvorfälle Rechnungswesen (extern / intern) Einkauf Vertrieb / Absatz- plan Entwick- lung Produk- tion Vertrieb Versand Prinzip: Gewinnmaximierung Personal Anlagen Dipl.-Ök. Christian Zietz 6 Dabei erfolgt Erstellung und Absatz nach dem Prinzip der Gewinnmaximierung. Auf der Absatzseite werden alle Marktchancen genutzt; auf der Produktionsseite gilt das Prinzip der Wirtschaftlichkeit: maximale Ausbringung an Gütern / Dienstleistungen mit einer bestimmten Einsatzmenge an Produktionsfaktoren oder Erstellung einer vorgegebenen Gütermenge mit minimalem Einsatz von Produktionsfaktoren. Betriebliches Rechnungswesen: Erfassung, Aufbereitung, Auswertung und Übermittlung der das Betriebsgeschehen betreffenden quantitativen Daten (Mengen und Werte) mit dem Ziel, sie intern für Planungs-, Steuerungs- und Kontrollzwecke sowie extern zur Information und Beeinflussung Außenstehender (Finanzamt, Aktionäre, Betriebsrat) zu verwenden. nach Däumler, K.D., Grabe, J., Kostenrechnung 1 (Grundlagen), 9., überarb. Aufl., Verlag Neue Wirtschafts-Briefe GmbH, Herne / Berlin 2003 (fortan mit [Däumler, Grabe] abgekürzt). 6

7 Rechnungswesen: Architektur Betriebliches Rechnungswesen Externes Rechn.wesen Finanzbuchhaltung G&V, Handelsbilanz Geschäftsgewinn (HGB, US-GAAP) Steuerbilanz zu versteuernder Gewinn (EStG) Bild SAP AG Internes Rechn.wesen Controlling (interner) Betriebserfolg keine gesetzliche Verpflichtung Unternehmenssteuerung Dipl.-Ök. Christian Zietz 7 Das externe Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung, Geschäftsbuchhaltung) gibt einen Überblick über die Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens beschreibt, was das Unternehmen aus Transaktionen mit der Umwelt verdient hat (Gewinn- und Verlustrechnung G&V, Handelsbilanz nach HGB, US-GAAP, IAS) gibt an, welche Bemessungsgrundlage der Besteuerung zugrunde zu legen ist (Steuerbilanz nach EStG) ist vom Gesetz (HGB, EStG) vorgeschrieben bemißt den externen Erfolg aus der Differenz Ertrag - Aufwand Das externe Rechnungswesen ist zur Unternehmenssteuerung nicht geeignet, da Bilanz und G&V i.d.regel jährlich / quartalsweise erstellt werden. Dieses Raster ist für kurzfristige Unternehmungsentscheidungen zu kurz; da der Unternehmensgewinn außerordentliche und betriebsfremde Anteile enthält da Aufwände den Produkten nicht zugeordnet werden können Das interne Rechnungswesen (Controlling, Kosten-/Leistungsrechnung, Betriebsbuchhaltung) ermittelt die angefallenen Kosten und rechnet sie den Stellen oder Produkten zu, die sie verursacht haben (Kostenstellenrechnung, Kostenträgerrechnung) bemißt den internen Erfolg (betrieblicher Erfolg) aus der Differenz Erlös - Kosten dient internen Auswertungszwecken und zur Entscheidungsfindung der Geschäftsleitung (Ergebnisrechnung) ist nicht vom Gesetz vorgeschrieben (mit Ausnahme öffentlicher Aufträge) nach [Däumler, Grabe]. 7

8 Aufgaben des externen und internen Rechnungswesens Externes Rechnungswesen: Dokumentation und Rechenschaftslegung (G&V, Handelsbilanz) gegenüber Eigentümern / Gläubigern / Aktionären Gewerkschaften und Öffentlichkeit Steuerbemessungsgrundlage für Einkommenssteuer / Körperschaftssteuer (Steuerbilanz). Internes Rechnungswesen: Betriebsergebnisrechnung gegenüber Unternehmensleitung Überwachung der Wirtschaftlichkeit betrieblicher Stellen und Prozesse Grundlage für Unternehmensentscheidungen (Investitionen, Finanzplanungen, Preisgestaltung, Programmpolitik, Verfahrenswahl, Outsourcing) Dipl.-Ök. Christian Zietz 8 nach [Däumler, Grabe] 8

9 Aufwand / Ertrag vs. Kosten / Leistungen Externes Rechnungswesen Aufwand / NEUTRAL Ertrag BETRIEBLICH = Grundkosten, - leistungen Kosten / Anderskosten, - leistungen Zusatzkosten, - leistungen = kalkulatorische Kosten Leistungen Internes Rechnungswesen Dipl.-Ök. Christian Zietz 9 Beispiele : Grundkosten: Primärkosten für Rohstoffe, Handelswaren, Dienstleistungen, Löhne, Gehälter Grundleistungen:Umsatz für Erzeugnisse, Dienstleistungen, Handelswaren Anderskosten: Kalkulatorische Zinsen (enthalten auch die Verzinsung des Eigenkapitals, im Gegensatz zu Zinsaufwand) Kalkulatorische Abschreibung: ist i.a. linear über voraussichtliche Betriebsdauer der Anlage, während steuerliche oder handelsrechtliche Abschreibungen oft degressiv sind. Die kalkulatorische Abschreibung berücksichtigt im Gegensatz zur handels-/steuerrechtlichen Abschreibung auch die voraussichtliche Preissteigerung bei der Wiederbeschaffung einer Anlage Andersleistungen: Mehrbestand an unfertigen und fertigen Erzeugnissen: - wird bilanziell zu Herstellkosten bewertet ( 255 HGB) - kann kalkulatorisch über verschiedene Wertansätze bewertet werden (Selbstkosten, Teilkosten, Marktpreisen, oder geschätzten Erlösen) aktivierte innerbetriebliche Leistungen (selbsterstellte Maschinen, Gebäude, Anlagen) Zusatzkosten: entgangener Nutzen wegen Eigengebrauch kalkulatorischer Unternehmerlohn kalkulatorische Miete für Eigenräume Zusatzleistungen: unentgeltlich vom Unternehmen abgegebene Leistungen oder Güter nach [Däumler, Grabe]. 9

10 Aufbau der Kostenrechnung Erfassung und Gliederung der Kosten und Weiterverrechnung an Kostenträger welche Kosten sind angefallen? für welche Produkte / Leistungen? Kontrolle von Gemeinkosten der Funktionsbereiche im Unternehmen Verrechnung von Gemeinkosten auf Kostenträger durch Leistungsverrechnung Bewertung von Erzeugnissen, Halbfabrikaten zu Herstellkosten Ermittlung von Preisuntergrenzen und Deckungsbeiträgen Kostenarten- rechnung Kostenstellen- rechnung Kostenträger- rechnung Betriebsergeb- nisrechnung Ermittlung des internen Erfolges pro Monat (Kontrolle des kurzfristigen Erfolges) und Differenzierung nach Produkten, Kunden, Absatzgebieten. Entscheidungshilfen für Unternehmensleitung Dipl.-Ök. Christian Zietz 10 Die Kostenartenrechnung ordnet die im Betrieb anfallenden Kosten, um: in der Gegenüberstellung mit den Erlösen ein kurzfristiges internes Periodenergebnis (kurzfristiger Erfolg, operatives Ergebnis) zu ermitteln, die Struktur der Kosten- und Erlösarten im Zeit- und Unternehmensvergleich darzustellen; die Weiterverrechnung der Kosten in der Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung zu ermöglichen. Die Kostenstellenrechnung verteilt die Kosten, welche den Kostenträgern nicht direkt zugeordnet werden können (Gemeinkosten in Bezug auf Kostenträger) zunächst auf die Betriebsbereiche, in denen die Kosten angefallen sind. Die Kostenträger werden dann in dem Maße mit diesen Gemeinkosten belastet, wie sie Leistungen der Kostenstellen in Anspruch genommen haben. Die Kostenträgerrechnung hat die Aufgabe, Kosten für einen Kostenträger (Produkt, Dienstleistung, Investition, Projekt) zu ermitteln und mit Verkaufserlösen zu vergleichen (Deckungsbeitragsrechnung), Preisuntergrenzen (langfristig, kurzfristig) zu ermitteln, Produkte und Halbfabrikate zu bewerten ( 255 HGB) Informationen für betriebliche Entscheidungen an die Unternehmensleitung zu liefern (Ausweitung oder Beendigung eines Produktionsprogramms, Verfahrenswahl, Eigenfertigung oder Einkauf). Die Betriebsergebnisrechnung hat die Aufgabe, periodisch (meist monatlich) den internen Erfolg des Unternehmens zu analysieren und nach Sparten, Produkten, Kunden, Regionen zu differenzieren, um den Erfolg der einzelnen Kostenträger zu ermitteln. 10

11 Kostenarten- / Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung Kostenarten Kostenträger-Einzelkosten Kostenträger-Gemeinkosten Kostenstellen - Einzelkosten direkte Zuordnung zu Kostenstellen Kostenstellen - Gemeinkosten indirekte Zuordnung über Verteilung (Schlüssel) Primäre re GK Sekundäre GK Hilfskostenstellen Hilfskostenstellen Kostenträger Gemeinkosten GK Hauptkostenstellen Materialbereich Fertigung Verwaltung Vertrieb Dipl.-Ök. Christian Zietz 11 Einzelkosten werden direkt auf die verursachenden Kostenträger verrechnet. Beispiel: Materialverbrauch bei der Fertigung Gemeinkosten werden (direkt oder indirekt über Verteilungsschlüssel) den Kostenstellen als verursachenden Funktionsbereichen verrechnet. Diese Gemeinkosten heißen primäre Gemeinkosten Innerhalb der Kostenstellen verrechnen sog. Hilfskostenstellen (z.b. Kantine, IT-Service) ihre Kosten vollständig auf die sog. Hauptkostenstellen des Materialbereichs, Fertigungsbereichs, Verwaltungsund Vertriebsbereichs. Dieser Vorgang heißt Betriebsabrechnungsbogen (BAB), die weiterverrechneten Kosten heißen sekundäre Gemeinkosten. Von den Hauptkostenstellen werden die Gemeinkosten weiterverrechnet auf die Kostenträger. Dafür gibt es verschiedene Verfahren: Berechnung von Gemeinkostenzuschlägen auf Einzelkosten: Dabei werden prozentuale Zuschläge auf die Einzelkosten der Kostenträger verrechnet. Die Zuschlagssätze - auf Materialkosten, Fertigungskosten und Herstellkosten werden so gewählt, daß die Hauptkostenstellen (Material, Fertigung, Verwaltung und Vertrieb) bis auf 0 entlastet werden. Verteilung, Umlageverfahren: dabei werden - wie in der Kostenstellenrechnung Gemeinkosten anhand geeigneter Schlüssel (z.b. Stromverbrauch für die Fertigung pro Stück) auf die Kostenträger weiterverrechnet. Verrechnung interner Leistungen auf die Kostenträger Bezugsgrößenverfahren: auf die Kostenträger werden Leistungsmengen (Bezugsgrößen) verrechnet und mit Tarifen bewertet, die so beschaffen sind, daß die Hauptkostenstellen gerade entlastet werden. Anwendung: v.a. bei Fertigungskostenstellen. Hinweis: die Gemeinkostenbezuschlagung ist ein spezielles Bezugsgrößenverfahren. 11

12 Gliederung Aktuelles Rechnungswesen Gemeinkosten-Controlling in SAP Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung Hinweise und Ausblick Dipl.-Ök. Christian Zietz 12 12

13 SAP ERP Module FI Rechnungswesen (extern / intern) CO Einkauf Vertrieb / Absatz- plan Entwick- lung Produk- tion Vertrieb Versand SD PS MM PP SD Personal HR Anlagen AM Dipl.-Ök. Christian Zietz 13 Betriebswirtschaftliche Vorfälle in einzelnen Bereichen des Unternehmens (z.b. die Faktur und die Lieferung eines Produkts im Bereich Vertrieb/Versand) bewirken meist Veränderung auch in anderen Bereichen des Unternehmens (z.b. eine Veränderung der Gewinn- & Verlustrechnung und der Bilanz sowie veränderte Werte im internen Rechnungswesen. Der Ursprung von SAP (Systeme, Anwendungen und Produkte) liegt in der Erkenntnis, daß integrierte betriebswirtschaftliche Geschäftsvorfälle durch ein integrierte Software verwaltet werden müssen. Geschäftsvorfälle, die in einem Modul des SAP Systems gebucht werden (z.b. Faktur und Lieferung des Produkts im SD) führen zu automatischen Mit-Buchungen auch in anderen Modulen Im Beispiel sind dies Belege der Finanzbuchhaltung, der Profit Center Rechnung, des Controlling, der Materialwirtschaft). Sämtliche Belege sind miteinander verknüpft und gesammelt anzeigbar. 13

14 Rechnungswesen: Architektur in SAP Profit Center EIS EC Unternehmensplanung FI CO Unternehmens- controlling FINANZ- BUCHHALTUNG Hauptbuch Forderungen Verbindlichkeiten Anlagen Bild SAP AG CONTROLLING Kosten-Controlling Erlös - Controlling Dipl.-Ök. Christian Zietz 14 Der allgemeine Begriff Rechnungswesen wird zur Beschreibung zahlreicher verschiedener Funktionen und Geschäftsprozesse verwendet. Das SAP-System liefert eine Architektur spezialisierter Rechnungswesenkomponenten, die diese verschiedenen Funktionen bedienen. Das Modul Finanzbuchhaltung (FI) hat ihre Schwerpunkte in der Hauptbuchhaltung, der Bearbeitung von Forderungen und Verbindlichkeiten und der Anlagenbuchhaltung. Das Modul Controlling (CO) bietet eine Vielfalt von Werkzeugen, die der Bereitstellung operativer Informationen zur Geschäftsanalyse und Entscheidungsfindung durch die Unternehmensleitung dienen. Die Controlling- Komponente bildet den Schwerpunkt dieses Kurses. Die wichtigsten CO- Komponente (Kosten-Controlling) wird in diesem Kurs behandelt. 14

15 Reporting - Anforderungen FI Externes Rechnungswesen Bilanz Externes Reporting Gewinn & Verlust (GuV) Cash Management Gewinnrücklagen CO Internes Rechnungswesen Bild SAP AG Internes Reporting Deckungsbeitragsberichte Produktkostenberichte Kostenstellenberichte Profit- Center- Berichte Dipl.-Ök. Christian Zietz 15 Das standardisierte Rechnungswesen für externe Anwender wird oft als Externes Rechnungswesen bezeichnet. Der Begriff Internes Rechnungswesen beschreibt dagegen das nicht-standardisierte Rechnungswesen, das das Management in seinen Entscheidungsprozessen unterstützt. Berichte des externen Rechnungswesens umfassen normalerweise die Gewinnund Verlustrechnung und die Bilanz. Diese externen Reporting-Anforderungen werden, wie die unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen der relevanten Finanzbehörden, in der Regel durch allgemeine Buchhaltungsstandards wie US- GAAP oder IAS (International Accounting System) vorgegeben. Berichte des internen Rechnungswesens umfassen Kosten- und Erlösberichte für Kostenstellen / Profit-Center, Kostenträger sowie Ergebnisberichte für Unternehmensteile oder Marktsegmente. 15

16 Fragestellungen im Controlling Anlagen Verbindlichk. Forderungen FI Hauptbuch Kosten- und Erlösartenrechnung Kosten- stellen- rechnung Kosten- träger ger- rechnung Ergebnis- rechnung Wie können wir unsere Gemeinkosten reduzieren? Arbeiten die Verantwortungsbereiche effektiv? Wie können wir unsere internen Geschäftsprozesse optimieren? Wie hoch sind die Kosten - eines Produkts - eines Fertigungsauftrags? - eines Projekts Wie rentabel sind einzelne Marktsegmente? Wie effektiv arbeiten die Vertriebsorganisationen? Dipl.-Ök. Christian Zietz 16 Die verschiedenen CO-Komponenten können in Gruppen unterteilt werden: Die Kostenartenrechnung klassifiziert die nach CO gebuchten Kosten und Erlöse und ermöglicht die Abstimmung der Kosten in CO mit dem Modul Finanzbuchhaltung (FI). Die Kostenstellenrechnung (das Gemeinkosten-Controlling) untersucht die Kostenverursachung der funktionalen Bereiche des Unternehmens. In vielen Unternehmen hat der Anteil der Gemeinkosten rapide zugenommen; hierzu gehören Kosten, die nicht direkt einem Produkt oder einer Dienstleistung zugeordnet werden können. Während in den Produktionsbereichen bei der Kostenkontrolle und der Prozeßoptimierung oft große Fortschritte erzielt werden, bleiben die Gemeinkosten wenig transparent, so daß es weiterhin schwer zu beurteilen ist, warum diese Kosten angefallen sind. Die Kostenträgerrechnung dient der Kalkulation und Auswertung der Herstellkosten eines Produkts, der Kosten und ggf. Erlöse bei der Bereitstellung einer Dienstleistung oder Durchführung eines Projekts, sowohl im Plan als auch im Ist). Damit liefert es die Werkzeuge einer umfassenden Analyse der Wertschöpfungsprozesse im Unternehmen. Die Ergebnisrechnung hat ihren Schwerpunkt auf der Analyse der Ergebnisse der Unternehmensaktivitäten am externen Markt. Sie gibt Ihnen die Möglichkeit festzustellen, wie erfolgreich das Unternehmen in unterschiedlichen Produktsparten, bei unterschiedlichen Kunden operiert und wie sich diese Daten über die Zeit entwickelt haben. Es kann auch den Erfolg Ihrer internen Unternehmenseinheiten (Vertriebsbereiche, Profit Center oder Firmen) ausweisen. 16

17 Stammdaten von Kontierungsobjekten im Gemeinkostencontrolling Kostenstellen entsprechen Orten der Kostenentstehung Anlage nach funktionalen und organisatorischen Gesichtspunkten Beispiel: Kostenstelle 2100 (Finanzen & Admin.) Innenaufträge können für mittel- oder längerfristige gemeinschaftliche Aufgaben angelegt werden und als Kostenträger fungieren (Int. Exhibition Hannover), xxxxxx (SAP-Einführungsprojekt) Prozesse Können als Kostenträger fungieren. Ein Prozess wird in Beziehung zu definierten Geschäftsvorgängen (definierte Summe von Aktivitäten) angelegt. Dipl.-Ök. Christian Zietz 17 17

18 Wertefluss im Modul CO Gemeinkosten - Controlling Profit-Center- Rechnung Kostenstellenrechnung Kostenarten - & Erlösartenrechnung Produktkosten - Controlling Ergebnis - rechnung Prozesskostenrechnung Gemeinkostenaufträge. Kosten träger CO PrCtr 1 PrCtr 3 Profit Center PrCtr 4 PrCtr 2 PrCtr 5 Ergebnisobjekte Dipl.-Ök. Christian Zietz 18 Es kann zahlreiche Beziehungen zwischen den verschiedenen CO-Komponenten geben. Werteflüsse können verschiedene Zwecke haben. Im Gemeinkosten-Controlling können Kosten aus anderen SAP-Modulen (externe Kosten) auf Kostenstellen und interne Aufträge gebucht werden. Kostenstellen können in der Prozesskostenrechnung (ABC) Kosten auf andere Kostenstellen, Aufträge und Prozesse verrechnen. ABC wiederum kann Kosten an Kostenstellen und Aufträge weitergeben. Innenaufträge können Kosten auf Kostenstellen und ABC-Prozesse oder andere Aufträge abrechnen. Zentrale Kostenflüsse können zwischen dem Gemeinkosten-Controlling und dem Produktkosten-Controlling auftreten. Kostenträger (wie z.b. Fertigungsaufträge usw.) können direkte Kostenbuchungen aus dem FI empfangen (wenn dem Kostenträger z.b. ein Rechnungseingang zugeordnet wird); Kosten von Kostenstellen (aufgrund von Fertigungsaktivitäten oder Gemeinkostenverrechnung), von Innenaufträgen abgerechnete und durch ABC-Prozesse verrechnete Kosten. Die Ergebnisrechnungskomponenten sind ebenfalls eng mit dem Gemeinkosten- und Produktkosten-Controlling integriert. Die Ergebnisrechnung erhält bestimmungsgemäß statistische Kostenbuchungen aus praktisch allen anderen CO- Komponenten. Zusätzlich zu Direktbuchungen aus dem FI kann die Ergebnisrechnung Kostenumlagen von Kostenstellen und ABC-Prozessen erhalten sowie Kosten aus der Innenauftragsabrechnung und Produktionsabweichungen, die über Kostenträger abgerechnet werden. 18

19 Integration mit anderen Modulen Gemeinkostencontrolling FI AA Gemeinkostenaufträge Profit- Center- Rechnung HR MM FI MM SD SD PP PP HR FI SD PP Kostenarten - & Erlösartenrechnung träger Ergebnisrechnung Kostenstellenrechnung Prozesskostenrechnung Produktkostencontrolling Kosten- CO PrCtr 1 PrCtr 3 Profit Center PrCtr 4 PrCtr 2 PrCtr 5 Ergebnisobjekte R Dipl.-Ök. Christian Zietz 19 In anderen SAP-Modulen werden Daten erzeugt, die einen direkten Einfluss auf CO haben. Wenn z.b. Nichtlagerpositionen eingekauft werden, wird hierfür ein Aufwand auf das Hauptbuch gebucht. Gleichzeitig wird dieser Aufwand in Form von Kosten auf ein CO-Objekt gebucht, für das die Positionen eingekauft wurden. Das SAP-Modul 'Finanzwesen' (FI) ist eine primäre Datenquelle für das Controlling. Die meisten das Hauptbuch betreffenden Aufwandsbuchungen ziehen eine Kostenbuchung in CO nach sich. Diese Aufwandsbuchungen in das Hauptbuch können z.b. durch Kreditorenbuchungen oder Abschreibungsbuchungen aus der Anlagenwirtschaft oder aus anderen SAP-Modulen verursacht werden. Auch Ertragsbuchungen im FI, etwa durch die Faktur eines Kundenauftrags, ziehen CO- Buchungen nach sich. Auch aus dem Modul Personalwirtschaft (HR) können Primärkosten ins Controlling gebucht werden, so z.b. bei der Personalabrechnung. Neben Primärkosten aus der Finanzbuchhaltung können die Objekte des CO Sekundärkosten über Verteilungsverfahren, Gemeinkostenbezuschlagung, Prozeßkostenverrechnung, Interne Leistungsverrechnung etc. durch CO-Buchungen von anderen CO-Objekten erhalten. Zuletzt gibt es Geschäftsvorfälle, bei denen aus dem CO heraus FI-Buchungen erzeugt werden. Hierzu gehören Abstimmbuchungen, die durch das Abstimm-Ledger in CO angestoßen werden, Bestandsbuchungen, die durch die Lieferung von Fertigerzeugnissen aus der Produktion verursacht werden sowie die Abrechnung von Kapitalkosten aus der Erzeugung von Anlagevermögen. 19

20 Aufbau des Moduls Controlling in SAP CO Dipl.-Ök. Christian Zietz 20 20

21 Gliederung Aktuelles Rechnungswesen Gemeinkosten-Controlling in SAP Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung Hinweise und Ausblick Dipl.-Ök. Christian Zietz 21 21

22 Kostenarten- / Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung Kostenarten Kostenträger-Einzelkosten Kostenträger-Gemeinkosten Kostenstellen - Einzelkosten direkte Zuordnung zu Kostenstellen Kostenstellen - Gemeinkosten indirekte Zuordnung über Verteilung (Schlüssel) Primäre re GK Sekundäre GK Hilfskostenstellen Hilfskostenstellen Kostenträger Gemeinkosten GK Hauptkostenstellen Materialbereich Fertigung Verwaltung Vertrieb Dipl.-Ök. Christian Zietz 22 Einzelkosten werden direkt auf die verursachenden Kostenträger verrechnet. Beispiel: Materialverbrauch bei der Fertigung Gemeinkosten werden (direkt oder indirekt über Verteilungsschlüssel) den Kostenstellen als verursachenden Funktionsbereichen verrechnet. Diese Gemeinkosten heißen primäre Gemeinkosten Innerhalb der Kostenstellen verrechnen sog. Hilfskostenstellen (z.b. Kantine, IT-Service) ihre Kosten vollständig auf die sog. Hauptkostenstellen des Materialbereichs, Fertigungsbereichs, Verwaltungsund Vertriebsbereichs. Dieser Vorgang heißt Betriebsabrechnungsbogen (BAB), die weiterverrechneten Kosten heißen sekundäre Gemeinkosten. Von den Hauptkostenstellen werden die Gemeinkosten weiterverrechnet auf die Kostenträger. Dafür gibt es verschiedene Verfahren: Berechnung von Gemeinkostenzuschlägen auf Einzelkosten: Dabei werden prozentuale Zuschläge auf die Einzelkosten der Kostenträger verrechnet. Die Zuschlagssätze - auf Materialkosten, Fertigungskosten und Herstellkosten werden so gewählt, daß die Hauptkostenstellen (Material, Fertigung, Verwaltung und Vertrieb) bis auf 0 entlastet werden. Verteilung, Umlageverfahren: dabei werden - wie in der Kostenstellenrechnung Gemeinkosten anhand geeigneter Schlüssel (z.b. Stromverbrauch für die Fertigung pro Stück) auf die Kostenträger weiterverrechnet. Verrechnung interner Leistungen auf die Kostenträger Bezugsgrößenverfahren: auf die Kostenträger werden Leistungsmengen (Bezugsgrößen) verrechnet und mit Tarifen bewertet, die so beschaffen sind, daß die Hauptkostenstellen gerade entlastet werden. Anwendung: v.a. bei Fertigungskostenstellen. Hinweis: die Gemeinkostenbezuschlagung ist ein spezielles Bezugsgrößenverfahren. 22

23 Aufgaben der Kostenartenrechnung Sammlung und Ordnung der im Betrieb anfallenden Kosten ( welche Kosten fallen an? ) Gegenüberstellung von Kosten und Erlösen, um ein kurzfristiges internes Ergebnis zu ermitteln Auswertung der Kosten- und Erlösstruktur (wie hoch sind Personal-, Material-, und Anlagenkosten?) Zeitvergleich Unternehmensvergleich Trennung von Einzelkosten und Gemeinkosten Kostenartentypen Primäre Kostenarten (direkt bebuchbar, haben ihren Ursprung außerhalb der Kostenrechnung) Sekundäre Kostenarten (nur indirekt bebuchbar, dienen zur Verrechnung von Kosten im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung) Zuordnung der Kosten zu Kostenstellen Kostenträgern Dipl.-Ök. Christian Zietz 23 23

24 Kostenartenstruktur Materialkosten Dienstleistungen Personalkosten Kapitalkosten Sonstige Kosten Fertigungsmaterial Gemeinkostenmaterial Fremdbezug von Dienstleistungen Fertigungs-/ Hilfslöhne Gehälter Lohnnebenkosten Kalkul. Abschreibungen Kalkulatorische Zinsen Mieten, Pachten, Lizenzen Gebühren, Provisionen Reisekosten, Werbung Kalk. Wagnisse,Versicherung Kostensteuern Fix oder Variabel Einzelkosten oder Gemeinkosten Zuordnung zu welchem Kostenträger Dipl.-Ök. Christian Zietz 24 Die Kostenartenrechnung steht am Anfang der Kostenrechnung und dient der Erfassung und Gliederung der Kosten. Sie unterteilt Kostenarten in Einzel- und Gemeinkostenarten. Kosten sollen dabei nach dem Prinzip der Kostenverursachung den Kostenträgern zugeordnet werden. Dies verursacht bei Gemeinkosten (insbesondere bei beschäftigungsfixen Gemeinkosten) Probleme, da hier die Kosten nicht proportional zu einer Menge wachsen und die Kosten nicht eindeutig einem Kostenträger (z.b. Produkt) zugeordnet werden können. Gemeinkosten werden deshalb in Kostenstellen kontrolliert und durch Leistungsverrechnung auf Kostenträger weiterverteilt. Dabei bildet die Kostenstellenrechnung eine zweite Stufe - nach der Kostenartenrechnung - und ist längst nicht in allen Unternehmen eingesetzt (insbesondere amerikanische Unternehmen arbeiten oft mit einer einfachen Kostenartenrechnung). 24

25 Abgrenzung Aufwand - Kosten z.b. Löhne z.b. Abschreibungen neutraler Aufwand Aufwand z.b. kalkulatorische Zinsen Zweckaufwand Grundkosten Anderskosten Zusatzkosten z.b. Spenden Zinsen kalkulatorische Kosten Kosten Dipl.-Ök. Christian Zietz 25 25

26 Betriebsergebnis nach Gesamtkostenverfahren Materialverbrauch Fremdleistungen Löhne Gehälter Lohnzusatzkosten Energie Kalkulatorische Abschreibung Minderbestände an Material Betriebserfolg Kosten Erlöse (Leistungen) Umsatz Aktivierte Leistungen (Anlagen) Mehrbestände an Material Dipl.-Ök. Christian Zietz 26 Über die Kostenarten können Sie eine Ergebnisrechnung nach dem Gesamtkostenverfahren durchführen, um den Erfolg des Unternehmens zu überwachen. Dabei werden Kosten und Erlöse einfach gegenübergestellt. Die Kostenarten bieten einen Überblick auf die Kostenstruktur des Unternehmens und dessen Entwicklung (Vergleich zu vergangenen Perioden). Nachteile der Ergebnisrechnung nach Gesamtkostenverfahren: Mehr- oder Minderbestände an Materialien (Rohstoffen, Baugruppen, Erzeugnissen) müssen in der Rechnung berücksichtigt werden (Bsp: der Verkauf eines Mehrbestandes an Erzeugnissen führt erst in den Folgeperioden zu Erlösen; die Herstellungskosten werden jedoch bereits in der laufenden Periode ausgewiesen). Die Herstell- oder Beschaffungskosten dieser Bestände können jedoch erst bei Einsatz der Kostenträgerrechnung genau ermittelt werden. Es wird nicht ermittelt, wo und wofür die Kosten entstanden sind und in welchem Bereich Umsatz erzielt wurde. Diese Fragen werden erst durch die Kostenstellenrechnung (wo?), Kostenträgerrechnung (wofür?) beantwortet. Diese Nachteile des Gesamtkostenverfahrens führen zur Verwendung des Umsatzkostenverfahrens. Allerdings setzt das Umsatzkostenverfahren eine Kostenstellenrechnung sowie eine Kostenträgerrechnung voraus, da nur so dem Umsatz die Kosten des Umsatzes zugeordnet werden können. 26

27 Kostenarten im SAP Easy Access Menü Dipl.-Ök. Christian Zietz 27 27

28 Sachkonten und Kostenarten Gemeinkosten- Controlling Kostenstelle Profit Center- Rechnung FI Sachkonten Kosten- und Erlösarten Ergebnisobjekt Innenauftrag PS SD PM SM CO PP Kostenträger Kostenträger ger- Rechnung Ergebnis- rechnung Prozeß Profit Center Dipl.-Ök. Christian Zietz 28 Im SAP-System erhält die Kostenartenrechnung Ihre Daten aus der Finanzbuchhaltung durch die Zuordnung von Sachkonten (Aufwands- und Ertragskonten) zu Primärkostenarten und Erlösarten: Neutrale Aufwände / Erträge finden kein Gegenstück in der Kostenrechnung. Zu diesen Sachkonten sind keine Kostenarten zugeordnet. Zu Sachkonten betrieblicher Aufwände und Erträge (Aufwand für Rohstoffe, Gehälter, Umsatzerlöse) werden Primärkostenarten bzw. Erlösarten angelegt mit gleicher Nummer wie das Sachkonto. Durch diese gleiche Nummer wird die Zuordnung geschaffen. Buchungen im externen Rechnungswesen (Sachkontenbuchungen) erzeugen zusätzliche Buchungen im Controlling. 28

29 Verknüpfung Sachkonten und Kostenarten GKR Externes Rechnungswesen Sachkonten 0 Anlagen 1 kurzfrist. Kapital 2 neutrale Aufwände, Erträge 3 Stoffe, Bestände 4 Betriebliche Aufwände 5 6 Kostenstellen 7 Bestände an Erzeugnissen 8 Betriebliche Erträge 9 Abschluß FI Controlling Kostenarten CO Grundkosten Anders- / Zusatzkosten Sekundärkosten Innerbetriebliche Leistungen Erlöse Dipl.-Ök. Christian Zietz 29 Der GKR (Gemeinschaftskontenrahmen) ist (im Gegensatz z.b. zum Industriekontenrahme IKR) ein Einkreissystem, in dem das interne und externe Rechnungswesen in einem Rechnungskreis erstellt werden. Die Abgrenzung von Aufwänden/Erträgen einerseits und Kosten/Erlösen andererseits findet der Kontenklasse 2 (neutrale Aufwände/Erträge) und in bestimmten Bereichen der Kontenklassen 4 und 8 statt (Bsp. kalkulatorische Abschreibung etc). Im SAP-System wird das externe Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung, FI) mit dem internen Rechnungswesen (Controlling, CO) verbunden, indem in überlappenden Bereichen des Kontenrahmenplans (z.b. den Aufwands- und Ertragskontenklassen 4 und 8 des GKR) Primärkostenarten des Controlling mit gleicher Nummer wie die entsprechenden Sachkonten der Finanzbuchhaltung angelegt werden. Diese Nummerngleichheit bewirkt die automatische Mitbuchung eines Controlling-Belegs über eine FI Sachkontenbuchung. Beispiel: die Gehaltsverrechnung im Bereich Personalwesen (HR) ist aus Sicht der Finanzbuchhaltung eine Sachkontenbuchung Aufwand für Lohn/Gehalt an Gehaltverrechnungskonto... stellt aus Sicht des Controlling Kosten der Kostenstelle dar, zu der die Mitarbeiter gehören (der CO-Beleg wird auf die Kostenstelle kontiert und ist dort auswertbar) Sekundärkostenarten werden ausschließlich im Controlling zur Identifizierung interner Kostenflüsse (wie Umlagen oder interne Leistungsverrechnungen) verwendet. Sie haben keine entsprechenden Sachkonten in FI und werden nur in CO definiert. 29

30 Verknüpfung Sachkonto und Kostenart (Integration) Sachkonto (FS00) (Gehälter) Kostenart (KA03) (Gehälter) Dipl.-Ök. Christian Zietz 30 30

31 Buchungslogik für Primärkostenbuchungen Sachkonto Sachkonto FI FI-Beleg Aufwand Bestand # CO-Kontierung CO CO-Beleg # $ Kostenstelle Primärkostenart rkostenart Dipl.-Ök. Christian Zietz 31 Bei der Erzeugung eines FI-Belegs, dessen Buchung auf ein Aufwands- bzw. Ertragskonto mit einer entsprechenden Kostenart erfolgt, wird - über die Nummerngleichheit des Sachkontos zur Primärkostenart - auch ein Controlling-Beleg erzeugt. Dieser Controlling-Beleg hat eine eindeutige Nummer und enthält folgende Details: bebuchtes Controlling-Objekt verwendete Kostenart Betrag Im obigen Beispiel belastet der FI-Beleg ein Aufwands-Konto und entlastet ein Bestandskonto. Der CO-Beleg hingegen belastet das Controlling-Objekt unter Verwendung der entsprechenden Primärkostenart derselben Nummer. Hier erfolgt keine entsprechende Gutschrift im CO-Beleg. Bei der Buchung von Primärkosten in CO werden diese - anders als eine herkömmliche saldierte Buchung aus der Finanzbuchhaltung - zunächst als einseitige Buchung behandelt. (Hinweis: Alle Transaktionen, die Kostenbewegungen innerhalb von CO erzeugen, sind saldierte Buchungen. Wenn Kosten von einem Controlling-Objekt auf ein anderes umgebucht werden, z.b. von einer Kostenstelle auf eine andere, wird das abgebende Objekt entlastet und das empfangende Objekt mit demselben Betrag belastet). 31

32 Erzeugung eines FI-Belegs: Buchung einer Rechnung im Modul FI TA: FB60 CO-Kontierung TA: FS00 Dipl.-Ök. Christian Zietz 32 32

33 Buchung einer Rechnung im FI TA: FB60 Dipl.-Ök. Christian Zietz 33 33

34 Rechnung wird gebucht und erzeugt einen Beleg im FI Aufruf des FI-Belegs über die Transaktion FB03... Dipl.-Ök. Christian Zietz 34 34

35 Aufruf des erzeugten Kostenrechnungsbelegs Rechnungswesenbelege Dipl.-Ök. Christian Zietz 35 35

36 Anzeige des erzeugten Kostenrechnungsbelegs Durch die Integration erfolgt gleichzeitig eine Buchung im CO Fortschreibung des FI Belegs in das Controlling über die Verknüpfung Sachkonto zu Kostenart Dipl.-Ök. Christian Zietz 36 36

37 Auswirkungen im CO Kostenstellen: Ist/Plan/Abweichung Bericht Aufruf über die Transaktion: S_ALR_ Doppelklick = Absprung in die Einzelposten Dipl.-Ök. Christian Zietz 37 37

38 Kostenstellen Einzelposten im CO Dipl.-Ök. Christian Zietz 38 38

39 Gliederung Aktuelles Rechnungswesen Gemeinkosten-Controlling in SAP Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung Hinweise und Ausblick Dipl.-Ök. Christian Zietz 39 39

40 Kostenarten- / Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung Kostenarten Kostenträger-Einzelkosten Kostenträger-Gemeinkosten Kostenstellen - Einzelkosten direkte Zuordnung zu Kostenstellen Kostenstellen - Gemeinkosten indirekte Zuordnung über Verteilung (Schlüssel) Primäre re GK Sekundäre GK Hilfskostenstellen Hilfskostenstellen Kostenträger Gemeinkosten GK Hauptkostenstellen Materialbereich Fertigung Verwaltung Vertrieb Dipl.-Ök. Christian Zietz 40 Einzelkosten werden direkt auf die verursachenden Kostenträger verrechnet. Beispiel: Materialverbrauch bei der Fertigung Gemeinkosten werden (direkt oder indirekt über Verteilungsschlüssel) den Kostenstellen als verursachenden Funktionsbereichen verrechnet. Diese Gemeinkosten heißen primäre Gemeinkosten Innerhalb der Kostenstellen verrechnen sog. Hilfskostenstellen (z.b. Kantine, IT-Service) ihre Kosten vollständig auf die sog. Hauptkostenstellen des Materialbereichs, Fertigungsbereichs, Verwaltungsund Vertriebsbereichs. Dieser Vorgang heißt Betriebsabrechnungsbogen (BAB), die weiterverrechneten Kosten heißen sekundäre Gemeinkosten. Von den Hauptkostenstellen werden die Gemeinkosten weiterverrechnet auf die Kostenträger. Dafür gibt es verschiedene Verfahren: Berechnung von Gemeinkostenzuschlägen auf Einzelkosten: Dabei werden prozentuale Zuschläge auf die Einzelkosten der Kostenträger verrechnet. Die Zuschlagssätze - auf Materialkosten, Fertigungskosten und Herstellkosten werden so gewählt, daß die Hauptkostenstellen (Material, Fertigung, Verwaltung und Vertrieb) bis auf 0 entlastet werden. Verteilung, Umlageverfahren: dabei werden - wie in der Kostenstellenrechnung Gemeinkosten anhand geeigneter Schlüssel (z.b. Stromverbrauch für die Fertigung pro Stück) auf die Kostenträger weiterverrechnet. Verrechnung interner Leistungen auf die Kostenträger Bezugsgrößenverfahren: auf die Kostenträger werden Leistungsmengen (Bezugsgrößen) verrechnet und mit Tarifen bewertet, die so beschaffen sind, daß die Hauptkostenstellen gerade entlastet werden. Anwendung: v.a. bei Fertigungskostenstellen. Hinweis: die Gemeinkostenbezuschlagung ist ein spezielles Bezugsgrößenverfahren. 40

41 Kostenstellen: Definition und Aufgaben Definition Funktionsbereich innerhalb des Unternehmens, der Kosten aufnehmen und Leistungen an andere Kostenstellen oder Kostenträger abgeben kann Kostenstelle Aufgaben Verursachungsgerechte Zuordnung der primären Gemeinkosten auf die Funktionsbereiche des Unternehmens. Verursachungsgerechte Weiterverrechnung als sekundäre Gemeinkosten auf die Kostenträger (Produkte, Dienstleistungen, Projekte) Wirtschaftlichkeitsanalyse der Funktionsbereiche des Unternehmens (Überwachung der Wirtschaftlichkeit von Unternehmensbereichen) Dipl.-Ök. Christian Zietz 41 Das Gemeinkosten-Controlling widmet sich der Analyse und Steuerung der Gemeinkosten. Gemeinkosten sind Kosten, die nicht direkt einem Kostenträger (z.b. einem Fertigungsauftrag) zugeordnet werden können. Wichtigster Teil ist die Kostenstellen-Rechnung. Der Anteil der Gemeinkosten an den Gesamtkosten ist in den letzten Jahren stark gestiegen. Die Anzahl der in Gemeinkostenbereichen tätigen Mitarbeiter hat sich von 25-30% in den fünfziger Jahren auf heute 50% erhöht. Die Gemeinkosten haben sowohl in Produktions- als auch in Dienstleistungsorganisationen zugenommen. Untersuchungen in den Vereinigten Staaten haben gezeigt, daß der Kostenanteil der Gemeinkosten im Maschinenbau und in der Elektroindustrie knapp 80% beträgt. Mit der Zunahme der Gemeinkosten nimmt der Anteil der Fertigungskosten, die direkt zugeordnet werden können, ab. Aus diesem Grund wird es immer wichtiger, die Gemeinkosten zu analysieren und zu steuern. Gleichzeitig werden hochentwickelte Werkzeuge benötigt, um die Zuordnung von Gemeinkosten zu Fertigungsaufträgen und andere Kostenträgern zu erleichtern. Quelle: SAP In der Kostenartenrechnung sind alle im Betrieb angefallenen Kosten nach Kostenarten erfasst und gegliedert worden. Durch Gegenüberstellung der Erlöse kann das Betriebsergebnis ermittelt werden. Diese Information allein ist jedoch für die Optimierung und Steuerung des betrieblichen Geschehens nicht ausreichend. Eine wichtige Kenntnis ist, wo, d.h. in welchen Funktionsbereichen des Unternehmens Kosten angefallen sind. Quelle: [Däumler, Grabe] 41

42 Abbildung der Funktionsbereiche des Unternehmens über Kostenstellen Dabei erfolgt die Kostenstellenbildung über Funktionsbereiche (z.b. Allgemeiner Bereich, Materialbereich, Fertigungsbereich, Verwaltung und Vertrieb) nach Verantwortung (d.h. übereinstimmend mit Management). Mehrere Kostenstellen bilden oft Profit Center mit eigener Ergebnisanalyse. Das Gehalt des Managers bemißt sich oft am Erfolg seines Bereichs. nach Hilfskostenstellen (z.b. Kantine), Hauptkostenstellen (z.b. Fertigung) und Nebenkostenstellen (z.b. Abfallbeseitigung) Die Kostenstellenrechnung ist Voraussetzung für eine verursachungsgerechte Verrechnung von Gemeinkosten weiter auf die Kostenträger, und damit für eine objektive Kalkulation ihrer Herstellkosten und Selbstkosten. Dipl.-Ök. Christian Zietz 42 Quelle: [Däumler, Grabe] 42

43 Kostenstellenplan 1 Material (Beschaffung) 4 Verwaltung 2 3 Einkauf, Warenannahme u. -prüfung, Materialverwaltung, Lagerung und Ausgabe Fertigung Arbeitsvorbereitung, Fertig.steuerung, Betriebsbüro, Betriebsmittelfertigung, Zwischenlager, Werkzeuglager, Qualitätssicherung, Vorfertigung, Hauptfertigung, Montage, Sonderfertigung Entwicklung Forschung / Entwicklung (F&E) Konstruktion, Erprobung / Versuch, Musterbau 5 6 Unternehmensleitung, Personalverwaltung, Rechnungswesen, allgemeine u. spezielle Verw.dienste (Recht, Steuern, Organisation, DV, Telefon, Hauspost, Übersetzung,...) Vertrieb Verkaufsvorbereitung, Akquisition, Auftragsbearbeitung, Fakturierung, Fertigwarenlager und Versand, Kundendienst Allgemeiner Bereich Grundstücke und Gebäude, Energie- und Wasserversorgung Transport (Fuhrpark) Instandhaltung, Werkschutz, Feuerwehr, Betriebsarzt, Kantine... Dipl.-Ök. Christian Zietz 43 Quelle: Bundesverband der Deutschen Industrie (BDI): Empfehlungen zur Kosten- und Leistungsrechnung, Band 1, 2. Auflage, Köln

44 Kostenstellenrechnung: Stammdaten und Buchungen HR SD MM AM Anlagen Verbindlichk. Forderungen FI Hauptbuch Kosten- und Erlösartenrechnung Kostenstellen- Rechnung $ Kostenstelle / Leistungsart PS SD PM SM CO PP Kostenträger Kostenträger ger- Rechnung Ergebnis- rechnung Ergebnisobjekt Dipl.-Ök. Christian Zietz 44 Im SAP-System zählen Kostenstellen - neben Leistungsarten, statistischen Kennzahlen, CO-Innenaufträgen und Prozessen - zu den Stammdaten des Gemeinkosten - Controllings. Kostenstellen sind die Leistungserbringer des Unternehmens und damit die Ressourcen der Wertschöpfungsprozesse aus Sicht des Controllings. Kostenstellen nehmen Kosten und Leistungen auf. Sie erbringen Leistungen für andere Kostenstellen (Hilfskostenstellen) sowie für Kostenträger (Produktionskostenstellen). Jede Kostenstelle ist einer Kostenstellenart (z.b. Verwaltungskostenstellen, Fertigungskostenstellen) zugeordnet. In jedem Kostenstellen-Stammsatz gibt es ein Feld für den Namen des Kostenstellenverantwortlichen. Das Finanzwesen ist eine primäre Datenquelle für das Controlling. Die meisten das Hauptbuch betreffenden Aufwandsbuchungen ziehen eine Kostenbuchung auf ein CO-Objekt (zum Beispiel die Kostenstelle) nach sich. Diese Aufwandsbuchungen in das Hauptbuch können z.b. durch Kreditorenrechnungen, Abschreibungsbuchungen aus der Anlagenwirtschaft, einem Warenausgang im Bereich der Materialwirtschaft oder Personalabrechnung im Bereich der Personalwirtschaft verursacht werden. Neben Primärkosten aus der Finanzbuchhaltung können Kostenstellen Sekundärkosten über Verteilungsverfahren, Gemeinkostenbezuschlagung, Prozeßkostenverrechnung, Interne Leistungsverrechnung u.a. erhalten oder abgeben. Bei der Abrechnung wird der verbleibende Saldo aus erhaltenen bzw. verrechneten Kosten und Leistungen der Kostenstelle an den Abrechnungsempfänger (üblicherweise Ergebnisobjekt) kontiert. 44

45 Verrechnung von Gemeinkosten im BAB primäre Gemein- Kosten Legende: Kostenschlüssel, Bezugsgrößen, Zuschlagssätze primäre Gemeinkosten Aufnahme primärer Gemeinkosten Hilfskosten- stellen Hauptkosten- stellen Kosten- träger primäre Gemein- Kosten Hilfskosten- stellen Innerbetriebl. Leistungsverrechnung Verrechnung der Hauptkostenstellen auf Kostenträger (Zuschläge / Bezugsgrößen) Dipl.-Ök. Christian Zietz 45 45

46 Betriebsabrechnungsbogen (BAB): Beispiel Kostenstellen Kostenarten Lebensmittel für Kantinenessen Stromkosten EVU Personalkosten Anzahl Mitarbeiter Stromverbrauch KWH Kantine IT / Strom Fertigung Verwaltung / Vertrieb (V&V) Umlage / Verteilung nach Uml. Verteilung Dipl.-Ök. Christian Zietz Obiges Schema stellt einen mehrstufigen Betriebsabrechnungsbogen - mit Hilfskostenstellen (Kantine und Strom) sowie Hauptkostenstellen (Fertigung, Verwaltung und Vertrieb) dar. Im Beispiel verrechnet die Kantine Kosten anhand der Zahl der Essen (= Zahl der Mitarbeiter) an die anderen Kostenstellen. Die Kostenstelle IT / Strom verrechnet Kosten anhand des Stromverbrauchs der anderen Kostenstellen. Die Preise (für Strom je kwh und für Kantinenessen) lassen sich nicht isoliert ermitteln sondern nur über die Lösung des linearen Gleichungssystems. Dieses enthält i.a. n Gleichungen (n = Zahl der Hilfskostenstellen) und m Variablen (Zahl zu ermittelnden Preise / Tarife). Über Softwaresysteme werden die Lösungen i.a. über iterative Verfahren errechnet. 46

47 Kostenverrechnung der Hauptkostenstellen Kostenstellen $ Materialstelle $ Fertigungsstelle $ Verwaltung $ Vertrieb %/h Materialeinzelkosten Bezugs- größ ößen (h) Herstell- kosten Kostenträgerrechnung = + + = Materialeinzelkosten Materialgemeinkosten Fertigungseinzelkosten Fertigungsgemeinkosten Herstellkosten Verwaltungsgemeinkosten Vertriebsgemeinkosten Selbstkosten Dipl.-Ök. Christian Zietz 47 Hauptkostenstellen verrechnen ihre Gemeinkosten weiter auf Kostenträger. Ein Verfahren der Verrechnung ist die Gemeinkostenbezuschlagung. Dabei werden prozentuale Zuschlagssätze auf die Kostenträger verrechnet. Bezugsbasen für die Zuschläge sind Materialeinzelkosten, Fertigungseinzelkosten sowie Herstellkosten der Kostenträger. Materialkostenstellen verrechnen Zuschläge auf Materialeinzelkosten. Die Zuschlagssätze werden dabei differenziert, da sich die Materialgemeinkosten (zum Beispiel Lagerkosten) für unterschiedliche Materialarten unterscheiden (Lagerdauer, Lagerbedingungen). Typische Zuschlagssätze liegen zwischen 7% und 14%. Fertigungskostenstellen verrechnen Zuschläge auf Fertigungseinzelkosten. Zuschlagssätze können > 100% betragen, wenn Fertigungsgemeinkosten ausschließlich durch dieses Verfahren auf die Kostenträger verrechnet werden. Deshalb werden oft andere Verfahren, wie z.b. Bezugsgrößenkalkulation anhand gemessener Mengen (zum Beispiel Maschinenstunden) angewandt. Verwaltungs- und Vertriebskostenstellen verrechnen Zuschläge auf die Herstellkosten der Kostenträger. Typische Zuschlagssätze in diesen Bereichen liegen zwischen 8% und 16%. Besonders schwierig ist es v.a. im Verwaltungsbereich, differenzierte Zuschlagssätze für verschiedene Kostenträger zu finden. Ein neues alternatives Verfahren in diesem Bereich ist die Prozeßkostenrechnung, welche die kostentreibenden Prozesse im Unternehmen identifiziert und ihnen die Kosten zurechnet. Die Kostenträger werden durch die Gemeinkostenbezuschlagung belastet. Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten fallen dabei erst beim Verkauf an, d.h. werden auf Herstellkosten des Umsatzes verrechnet. Herstellkosten dienen u.a. zur Bewertung von Materialbeständen, während Selbstkosten der Kostenträger dem erzielten Umsatz gegenübergestellt werden, um ein Ergebnis zu errechnen. 47

48 Kostenstellenrechnung im SAP Easy Access Menü OKENN - Kostenstellen Standardhierarchie Dipl.-Ök. Christian Zietz 48 48

49 Gliederung Aktuelles Rechnungswesen Gemeinkosten-Controlling in SAP Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung Hinweise und Ausblick Dipl.-Ök. Christian Zietz 49 49

50 Kostenarten- / Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung Kostenarten Kostenträger-Einzelkosten Kostenträger-Gemeinkosten Kostenstellen - Einzelkosten direkte Zuordnung zu Kostenstellen Kostenstellen - Gemeinkosten indirekte Zuordnung über Verteilung (Schlüssel) Primäre re GK Sekundäre GK Hilfskostenstellen Hilfskostenstellen Kostenträger Gemeinkosten GK Hauptkostenstellen Materialbereich Fertigung Verwaltung Vertrieb Dipl.-Ök. Christian Zietz 50 Einzelkosten werden direkt auf die verursachenden Kostenträger verrechnet. Beispiel: Materialverbrauch bei der Fertigung Gemeinkosten werden (direkt oder indirekt über Verteilungsschlüssel) den Kostenstellen als verursachenden Funktionsbereichen verrechnet. Diese Gemeinkosten heißen primäre Gemeinkosten Innerhalb der Kostenstellen verrechnen sog. Hilfskostenstellen (z.b. Kantine, IT-Service) ihre Kosten vollständig auf die sog. Hauptkostenstellen des Materialbereichs, Fertigungsbereichs, Verwaltungsund Vertriebsbereichs. Dieser Vorgang heißt Betriebsabrechnungsbogen (BAB), die weiterverrechneten Kosten heißen sekundäre Gemeinkosten. Von den Hauptkostenstellen werden die Gemeinkosten weiterverrechnet auf die Kostenträger. Dafür gibt es verschiedene Verfahren: Berechnung von Gemeinkostenzuschlägen auf Einzelkosten: Dabei werden prozentuale Zuschläge auf die Einzelkosten der Kostenträger verrechnet. Die Zuschlagssätze - auf Materialkosten, Fertigungskosten und Herstellkosten werden so gewählt, daß die Hauptkostenstellen (Material, Fertigung, Verwaltung und Vertrieb) bis auf 0 entlastet werden. Verteilung, Umlageverfahren: dabei werden - wie in der Kostenstellenrechnung Gemeinkosten anhand geeigneter Schlüssel (z.b. Stromverbrauch für die Fertigung pro Stück) auf die Kostenträger weiterverrechnet. Verrechnung interner Leistungen auf die Kostenträger Bezugsgrößenverfahren: auf die Kostenträger werden Leistungsmengen (Bezugsgrößen) verrechnet und mit Tarifen bewertet, die so beschaffen sind, daß die Hauptkostenstellen gerade entlastet werden. Anwendung: v.a. bei Fertigungskostenstellen. Hinweis: die Gemeinkostenbezuschlagung ist ein spezielles Bezugsgrößenverfahren. 50

51 Kostenträgerrechnung: Definition Als Kostenträger werden die Leistungen des Unternehmens bezeichnet Es wird nach innerbetrieblichen Leistungen und Absatzleistungen unterschieden Beispiele für Kostenträger Produkte Dienstleistungen Projekte Kostenträger tragen die zur Leistungserbringung notwendigen Kosten: Kostenträger die Vollkostenkalkulation ordnet den Kostenträgern alle im Betrieb entstandenen Kosten (fixe und variable Kosten) zu die Teilkostenkalkulation verzichtet auf die Zurechnung der fixen Kosten und belastet die Kostenträger nur mit den durch sie verursachten variablen Kosten. Kosten werden den Kostenträgern direkt oder durch Schlüsselung (Zuschläge, Bezugsgrößen) zugeordnet. Beispiel: Materialkosten Beispiel: Fertigungsgemeinkosten Bild SAP AG Dipl.-Ök. Christian Zietz 51 In der Kostenträgerrechnung (Kalkulation) werden den einzelnen Kostenträgern (Produkte, Dienstleistungen, Projekte, Sparten, Regionen) die auf sie entfallenden Kosten zugerechnet. In der Kostenträgerstückrechnung werden die Kosten für eine Einheit des Kostenträgers bestimmt. Die Kostenträgerzeitrechnung dagegen soll durch eine Gegenüberstellung der Erlöse (Leistungen) und Kosten einer Abrechnungsperiode das Betriebsergebnis aufzeigen und durch eine Aufschlüsselung der Erlöse und Kosten nach Kostenträgern bzw. Kostenträgergruppen die Ursachen des Erfolges oder Mißerfolges erkennen lassen. Sowohl die Kostenträgerstückrechnung als auch die Kostenträgerzeitrechnung können auf Basis von Vollkosten oder Teilkosten durchgeführt werden. Kostenträger werden differenziert nach Absatzleistungen Dazu zählen zu verkaufende Produkte, Dienstleistungen oder Projekte. Bei Produkten wird zwischen auftragsbestimmter Fertigung (Kundenauftragsfertigung) und lagerbestimmter Fertigung (anonymer Lagerfertigung) unterschieden. Innerbetriebliche Leistungen Dazu zählen sowohl aktivierbare Leistungen (über mehrere Perioden nutzbar, z.b. Investitionsmaßnahmen zur Herstellung von eigenen Anlagen) als auch nicht aktivierbare Leistungen (die in der Rechnungsperiode ihrer Erstellung verbraucht werden, z.b. Software-Einführung). [Däumler, Grabe] und [Olfert 1999] 51

52 Kostenträgerrechnung: Aufgaben Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung: Lieferung von Daten für preispolitische Entscheidungen (kurzfristige und langfristige Preisuntergrenzen, Selbstkosten) Ermittlung von Deckungsbeitrag / Gewinn Wirtschaftlichkeitsanalyse und sortimentspolitische Entscheidungen (Prod.-Programm, Eigen- / Fremdfertigung,...) Bewertung von Beständen zu Herstellkosten Ermittlung von Ware in Arbeit Welche Kosten für r welche Leistung? Dipl.-Ök. Christian Zietz 52 Hinweise: Produkte / Dienstleistungen werden entweder zu Festpreisen verkauft oder aufwandsbezogen fakturiert (dabei werden dem Kunden die eigenen Aufwände inkl. Gewinnzuschlag in Rechnung gestellt): bei Festpreisen werden die Erlöse nicht aus den Kosten abgeleitet, bilden aber trotzdem eine wichtige Grundlage zur Ermittlung des Gewinns oder von Deckungsbeiträgen. Bereits der Vertriebsmitarbeiter verwendet die vollen / variablen Selbstkosten als lang- / kurzfristige Preisuntergrenze bei den Verkaufsverhandlungen. bei aufwandsbezogener Fakturierung werden die Aufwände (im Ist) kalkuliert und dem Kunden zuzüglich eines Gewinnzuschlags in Rechnung gestellt. Im öffentlichen Bereich werden oft Selbstkostenpreise kalkuliert, d.h. Dienstleistungen werden zu Selbstkosten überlassen. 52