BUCHUNGSANLEITUNG Amadeus Insurance

Transkript

1 1.) Wissenswertes Sie können in der TOMA-Maske über eine Buchungshilfe buchen, eine Produktsuche vornehmen oder die Buchungsdaten direkt in TOMA eingeben. Bei der Buchungshilfe und der Produktsuche entfällt ein Nachschlagen in der Tarifübersicht. Produktinformationsblätter (PIB): Der Gesetzgeber schreibt vor, dass seit Juli 2008 vor jedem Abschluss einer Versicherung ein Produktinformationsblatt ausgedruckt und an den Kunden ausgehändigt werden muss. Dies gilt auch für den Verkauf von Reiseversicherungen. Nach einer Buchungsanfrage wird daher ein Link dargestellt, der Sie zu dem entsprechenden PIB des Versicherers führt. Die Freischaltung für MDT beantragen Sie unter Angabe Ihrer Office ID unter Bitte beachten Sie: Beim Abschluss von Tarifen mit Altersgrenzen ist die Angabe des Alters bzw. des Geburtsdatums des Versicherungsnehmers ein Pflichtfeld. Dies betrifft alle MDT-Jahresversicherungen, die Einzel-Reisekranken- und die Incoming-Krankenversicherung. Aufgrund der gesetzlichen Aufzeichnungspflichten sind folgende Angaben zum Versicherungsnehmer bei allen Versicherungsbuchungen Pflichtfelder: Straße, Hausnummer, PLZ und Ort. 2.) Voreinstellungen Über den Aktionscode VE erhalten Sie die Maske für die Voreinstellungen für AMADEUS Insurance. Geben Sie ein J ein, um nach jeder touristischen Buchung die Erinnerungsfunktion anzuzeigen. Geben Sie MDT ein, um Versicherungen von MDT voreinzustellen. Mit J werden die Versicherungsangebote des Veranstalters unterdrückt. Voreingestellt ist N. Wählen Sie J, um die Adressdaten aus einer touristischen Buchung zu zu übernehmen. Sehr wichtig: Setzen sie ein X vor das Feld Speichern! 3.) Übernahme aus einer touristischen Buchung: Nach Abschluss der touristischen Buchung erscheint die Teilmaske Möchten Sie eine Versicherung buchen? Wenn Sie die Erinnerungsfunktion in der Voreinstellung nicht aktiviert haben, können Sie die Teilmaske wie folgt aufrufen: Eingabe des Expedientencodes im Feld Expedient, RV im Feld Aktion und mit ENTER bestätigen. Als Versicherer ist MDT bereits voreingestellt. (Vgl. Punkt 2) Hier können Sie nun zwischen Produktsuche, Buchungshilfe oder Direkteingabe in TOMA auswählen. Setzen Sie ein X hinter das gewünschte Buchungsverfahren und drücken Sie ENTER. Bei Übernahme aus einer touristischen Buchung werden die Daten automatisch zu übernommen, wenn die Weitergabe der Kundendaten voreingestellt ist, auch diese. (Vgl. Punkt 2)

2 4.) Buchungsablauf direkt in TOMA Sie können alle Buchungsdaten direkt in TOMA eingeben. Hierfür nutzen Sie die Ihnen vorliegende Tarifübersicht von MDT. a) Buchung für Einzelpersonen Folgende Eingaben sind notwendig in den Feldern: Expedient: Expedientencode Leistungsbeleg: D Aktion: BA (Buchungsanfrage) Veranstalter: MDT (wenn nicht durch Voreinstellung bereits eingetragen bitte ergänzen) Personen: Anzahl der versicherten Personen Anford.-Code: V (Versicherung) Leistungs-Code: Code des Versicherungsprodukts, hier ARXE1 Bel.: Geben Sie DI ein um das Direktinkasso zu aktivieren Von/Bis: Hin- und Rückreisedatum, im Feld Bis kann auch die Dauer in Tagen eingegeben werden Anrede: D/H/K Name der versicherten Person(en), bei Kindern das Alter Nach ENTER und erfolgreicher Buchungsanfrage werden folgende Daten hinzugefügt: Nach der Buchungsanfrage wird der URL-Link vom Produktinformationsblatt angezeigt und kann es per Mausklick geöffnet, gespeichert und ausgedruckt werden. Vorbelegung von B (Buchen) Preis pro Leistung und Gesamtpreis Produktname Drücken Sie ENTER um die Buchung abzuschließen. Es erscheint ein PDF-Link zum Versicherungsnachweis. Ihr Vorteil bei Angabe einer -Adresse: Versicherungsnachweis inkl. VB und PIB werden direkt an diese adresse versandt. Geben Sie hierzu spätestens vor dem Quittieren der Aktion B die -Adresse im vorgesehenen Stammdatenfeld ein. Über Ihren Agenturlogin können Sie diese bei Bedarf erneut versenden; z.b. bei Tippfehler in der -Adresse. Der PDF-Link zum Versicherungsnachweis steht Ihnen selbstverständlich zusätzlich zur Verfügung. Bei Buchung ohne Angabe einer -Adresse: Sie erhalten die Meldung Buchung ok Ein Verkaufsbeleg wurde erstellt. Klicken Sie nun mit der Maus auf den Link Versicherungsschein/Praemienrechnung um den Versicherungsschein als PDF anzuzeigen. Tipp: Verwenden Sie die Tastenkombination [Strg]+[p] zum schnellen Drucken des PDF-Dokuments.

3 Wenn Sie Direktinkasso eingegeben haben, öffnet sich folgende Teilmaske: Zur Bezahlung über das Lastschriftverfahren geben Sie hier die Kontodaten des Kunden ein. Bitte beachten Sie, dass seit dem die BIC und IBAN eingetragen werden müssen! Für die Bezahlung mit der Kreditkarte (wir akzeptieren Visa (VI) und Master Card (CA) geben Sie die Kreditkartennummer mit dem Kürzel der jeweiligen Kreditkarte (VI/CA)ein sowie das Gültigkeitsdatum der Karte. Drücken Sie ENTER um die Bezahlung über Direktinkasso zu bestätigen. Wichtig: Ein nachträglicher Aufruf der DI Maske ist nach Buchungsabschluss nicht möglich. Das Disagio bei Kreditkarten-Zahlungen trägt MDT. Darstellen mit der Aktion D Zum Darstellen eines Vorgangs verwenden Sie die Aktion D. Der PDF-Link wird Ihnen hierbei erneut bereitgestellt.

4 b) Buchung für Paar/Familie/Objekt Der Leistungscode des Produktes wird einer Person zugeordnet (im Beispiel Person 1) Über den Leistungscode MIT werden die übrigen Familienmitglieder zugeordnet und im Feld Teilnehmerzuordnung die Nummern der mitversicherten Personen eingegeben. Analoges Vorgehen gilt auch für Objekte. Wichtig: Es kann nur ein MIT pro Buchung eingegeben werden. Wenn Sie Zusatzpakete oder Verlängerungen (im Beispiel Code APXFT) für Familien buchen möchten, die ebenfalls ein MIT erfordern, gehen Sie folgendermaßen vor: Zeile 1: Leistungscode Zeile 2: Verlängerung bzw. Zusatz- Versicherung V9Zeile 3: MIT 5.) Buchungsablauf in der Buchungshilfe Die Nutzung der Buchungshilfe bietet sich an, wenn Sie mit dem Verfahren wenig vertraut sind bzw. wenn Sie keine Tarifübersicht in Papierform verwenden. Bei dieser Vorgehensweise wählen Sie zunächst ein Produkt aus und geben im nächsten Schritt die relevanten Buchungsdaten ein. Um ein Produkt auszuwählen und mit der Buchung fortzufahren, setzen Sie ein X vor das entsprechende Produkt und bestätigen Sie mit ENTER. Auf Seite 2 wird die Produktliste fortgesetzt. Um zu blättern setzen Sie ein X vor das Feld Vor und bestätigen mit ENTER. Bitte beachten Sie: In den Zeilen über der Überschrift Amadeus Teilmaske erfolgt keine Eingabe! Die Produkte mit (P)am Ende sind Nach Auswahl eines Produktes geben Sie bitte weitere Buchungsdaten ein:

5 Von/Bis: Hin- und Rückreisedatum, im Feld Bis kann auch die Dauer in Tagen eingegeben werden Geltungsbereich D=Deutschland, E=Europa, W=Welt Reiseart F=Flug, S=Schiff, O=Objekt, B=Bahn, BU=Bus Reisepreis: Bei Einzelpersonen wird der Reisepreis pro Person direkt hinter den Namen geschrieben. Bei Objekten und Familien tragen Sie den Gesamtreisepreis hinter dem Feld Preis Gesamt/Objekt ein. Bei Familien markieren Sie außerdem das Feld Familientarif mit J. Dirketinkasso: Geben Sie ein J ein um ein Direktinkasso durchzuführen. Setzen Sie ein X vor TOMA und bestätigen Sie mit ENTER. Daraufhin werden die Buchungsdaten in die TOMA-Maske übernommen und die Buchung kann abgeschlossen werden. Für den Abschluss der Buchung und Ausdruck des Versicherungsnachweises gehen Sie bitte wie folgt vor: Ausdruck des Produktinformationsblattes! D im Feld Leistungsbeleg für Darstellen und anschließenden Ausdruck des Versicherungsnachweises B im Feld Aktion für den Abschluss der Buchung.

6 6.) Buchungsablauf in der Produktsuche Die Nutzung der Produktsuche bietet sich an, wenn Sie mit dem Verfahren wenig vertraut sind bzw. wenn Sie keine Tarifübersicht in Papierform verwenden. Um nur für den Kunden relevante Versicherungen anzuzeigen, machen Sie folgende Angaben: Von/Bis: Hin- und Rückreisedatum, im Feld Bis kann auch die Dauer in Tagen eingegeben werden Geltungsbereich D=Deutschland, E=Europa, W=Welt Reiseart F=Flug, S=Schiff, O=Objekt, B=Bahn, BU=Bus Reisepreis: Bei Einzelpersonen wird der Reisepreis pro Person direkt hinter den Namen geschrieben. Bei Objekten und Familien tragen Sie den Gesamtreisepreis hinter dem Feld Preis Gesamt/Objekt ein. Bei Familien markieren Sie außerdem das Feld Familientarif mit J. Setzen Sie ein X vor Angebote und bestätigen Sie mit ENTER. Es werden Produkte aufgelistet, die für die eingegebenen Daten passend sind: Um ein Produkt auszuwählen und mit der Buchung fortzufahren, setzen Sie ein X vor das entsprechende Produkt und bestätigen Sie mit ENTER. Bitte beachten Sie: In den Zeilen über der Überschrift Amadeus Teilmaske erfolgt keine Eingabe! Daraufhin werden die Buchungsdaten in die TOMA-Maske übernommen und die Buchung kann abgeschlossen werden.

7 Für den Abschluss der Buchung und Ausdruck des Versicherungsnachweises gehen Sie bitte wie folgt vor: Ausdruck des Produktinformationsblattes! D im Feld Leistungsbeleg für Darstellen und anschließenden Ausdruck des Versicherungsnachweises B im Feld Aktion für den Abschluss der Buchung. Wichtiger Hinweis: Wenn Sie in der Buchungshilfe oder der Produktsuche ein Versicherungspaket für länger als 16 Tage buchen wollen, was den Code erfordern würde, beachten Sie bitte folgendes: Löschen Sie bitte den Reisepreis neben dem Verlängerungscode aus Zeile 2, damit der Preis der Verlängerung richtig berechnet und die Versicherung gebucht werden kann.

8 7.) Hinweise zu MDT-Jahresversicherungen Der Buchungsablauf in Toma erfolgt analog zu den Einmalversicherungen. Folgende Hinweise gelten zusätzlich für die Jahresversicherungen: Bitte geben Sie bei Buchung das Buchungsdatum der ersten Reise und nicht wie bei Einmalreisen den Reisebeginn ein! Das Versicherungsende liegt ein Jahr nach Versicherungsbeginn, minus einem Tag. Beispiel: Versicherungsbeginn ist der , dann ist das Versicherungsende der Für Rückfragen steht Ihnen montags bis freitags von bis Uhr unser MDT Service Team gerne zur Verfügung. Tel: +49 (0) Fax: +49 (0)