IT-Infrastruktur-Betrieb in schwierigen Zeiten Ansätze zur Kostenreduktion UND Effizienzsteigerung

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1 IT-Infrastruktur-Betrieb in schwierigen Zeiten Ansätze zur Kostenreduktion UND Effizienzsteigerung 18. Juni 2009 Jörg Bujotzek

2 Agenda 01 Ausgangssituation 02 Wege zur Kostensenkung 03 Reine Kostensenkung 04 Kostensenkung + Effizienzsteigerung 05 Einzelbeispiele 06 Fazit

3 Ausgangssituation Aus Wirtschaftskrise resultierende schlechtere Unternehmensergebnisse Zwang zu Kostenreduzierung im IT-Infrastruktur-Bereich Laut Marktumfrage von Gartner: (Deutschland / Österreich / Schweiz; Mai Quelle: Computerwoche 08/06/09): Niedrigeres IT Budget als IT Einsparungen > 10% zu erzielen IT-Budgeterhöhungen gegenüber 2008 Angaben in Prozent

4 Wege zur Kostensenkung Rein Kosten-senkende Maßnahmen: ZIEL: - reine Erfüllung der finanziellen Vorgaben des Managements RISIKO: - mittelfristige Verschlechterung des Services Kosten-senkende & Effizienz-steigernde Maßnahmen: Mit Investitionen Ohne Investitionen ZIEL: - Erfüllung der finanziellen Vorgaben des Managements und - gleichzeitige Nutzung von Verbesserungspotential CHANCE: - absolute Serviceverbesserung bei niedrigeren Kosten - relative Serviceverbesserung (Benchmarking)

5 reine Kostensenkung (typische Beispiele für Maßnahmen) Investitionen aufschieben Personalkosten senken: Externe Mitarbeiter (AÜ) kündigen Auslauf befristeter Arbeitsverhältnisse Kurzarbeit Betriebsbedingte Kündigungen Reduzieren von Outsourcing-Kosten: Nachverhandeln von Verträgen Preisverfallsprognose für IT-Services (2 Jahre): Applikationshosting Netzdienstleistungen Rechenzentrum Helpdesks Risiken: Teurer Betrieb Qualitäts-Verlust Know-how Verlust Qualitäts-Verlust Belastung der Beziehung zum Partner Qualitäts-Verlust Angaben in Prozent Quelle: Gartner 03/

6 Kostensenkung & Effizienzsteigerung (mit Investitionen -- ausgewählte Maßnahmen) 1. Virtualisierung von Servern Kostensenkung: Energie, Stellfläche, HW-Wartung Effizienzerhöhung: flexible Ressourcenanpassung 2. Zusammenlegen von RZ-Standorten Ggf. unter Anmietung einer RZ-Umgebung (Anbieter sind z.b. Equinix, Interxion) 3. Austausch von alter IT-Hardware Kostensenkung: Energie, HW-Wartung, Stellfläche Effizienzerhöhung: erweitere Funktionalität, vereinfachte Administration 4. Automatisierung der Administration Risiken: Projektaufwand: - Investitionsbudget - Implementierung Druck zum Personalabbau Chancen: Effizientere & flexiblere Systemlandschaften Effizienterer Betrieb

7 Kostensenkung & Effizienzsteigerung (ohne Investitionen -- ausgewählte Maßnahmen) 1. Konsequente Standardisierung Reduzierung von Komplexität Maßnahmen zur Sicherstellung der Einhaltung 2. Optimierung der internen Prozesse (IT Service Management) 3. Prüfung von Outsourcing-Optionen IT-Services, die intern zu teuer sind und extern mit ggf. höherer Qualität erbracht werden 4. Optimierung der Print Services 5. Optimierung des SW-Lizenzmanagements 6. Automatisierung von Prozessen Risiken: Druck zum Personalabbau Chancen: Nutzung von freien internen Ressourcen (verschobene Projekte) Verbesserung des Kerngeschäfts Verbesserung der Stellung im Benchmark

8 Optimierung der Print Services Definition von Regeln zur weitgehenden Vermeidung von lokalen Druckern (teures Druckermaterial, teurer Support) Einsatz von Multifunktionsprintern (MFP) für Abteilungen bzw. Etagenbereiche Einkauf von Managed Print Services Voraussetzungen: Unterstützung der Unternehmensführung (!) Drucken aus wesentlichen Applikationen ist auf MFPs möglich Einsparpotential: Reduzierung der Druckkosten um 15-30% - Drucker-Neubeschaffung - Druckmaterial (Toner etc.) Reduzierung der Supportkosten um > 25%

9 Optimierung des SW-Lizenzmanagements Identifikation von pool-fähiger Software Etablierung eines Software- Rückgabemechanismus Periodische Sammelbeschaffung für Lizenzen Voraussetzungen: SW Asset Management System vorhanden SW-Verteilungssystem und etablierte SW-Verteilung Keine Unterlizenzierung (sonst: Anfangsinvestition!) Einsparpotential: Reduzierung der Lizenzkosten um 10-25% * Reduzierung der Prozesskosten um > 20% * vgl. auch: PC-Ware AG in Computerwoche 04 / 2009, S. 32

10 Automatisierung von Prozessen Beispiel: Change Management (Software) Voraussetzungen: Asset Management System vorhanden SW- Verteilungssystem vorhanden Ressourcen für Automatisierung Einsparpotential: Reduzierung des Personalaufwands (je nach Grad der Automatisierung)

11 Fazit Auch in Zeiten mit kleinen Budgets : Maßnahmen zur Kostensenkung und gleichzeitigen Effizienzerhöhung sind möglich Effizienzerhöhung kann hierbei heißen : Bessere Servicequalität Schnellerer Service Weniger Aufwand für den Anwender

12 Thank you for your attention. Jörg Bujotzek Senior Consultant Phone: +49 (0) amendos gmbh Grüner Deich Hamburg, Germany Phone: +49 (0) Fax: + 49 (0)