Trainingsbuch für Führungskräfte

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1 Trainingsbuch für Führungskräfte Die Führungskräfteschulung Stressmanagement- Programm für Service, Gewerbe und Produktion. Heidelberg: Springer. 1

2 Führungskräfteschulung Sitzung 1 Mein Ressourcen- und Stressmanagement Stressmanagement- Programm für Service, Gewerbe und Produktion. Heidelberg: Springer. 2

3 Das ReSuDi- Programm Die Aufgaben der Peer- Mentoren Stressmanagement- Programm für Service, Gewerbe und Produktion. Heidelberg: Springer. 3

4 Mein eigenes Ressourcen- und Stressmanagement Das sollten Sie wissen: Stress spielt für die Gesundheit und das Wohlbefinden eine wichtige Rolle. Besonders wichtig sind die Ressourcen (die Hilfsquellen). Ressourcen helfen Ihnen und Ihren Mitarbeitern dabei, Stress zu vermindern und trotz Stress und Problemen gesund zu bleiben. Der Stressprozess Bsp.: Lärm, Zeitdruck Was tue ich, um mit der Stresssituation zurechtzukommen? Bsp.: Weinen, rauchen, Problem lösen Wie reagiere ich? Bsp.: Herzklopfen, Gedanken kreisen, hektisch werden Bsp.: Herz- Kreislauf- Erkrankungen, Burnout Bsp.: (Innere) Achtsamkeit, Soziale Unterstützung Stressmanagement- Programm für Service, Gewerbe und Produktion. Heidelberg: Springer. 4

5 Erläuterungen: Während der Begriff Stress für den gesamten Stressprozess steht, bezeichnen Stressoren Merkmale, die mit erhöhter Wahrscheinlichkeit Stress oder Stressempfindungen auslösen. Es gibt Stressoren, die in den Lebens- und Arbeitsbedingungen zu finden sind, wie Erwerbslosigkeit, Zeitdruck bei der Arbeit, soziale Isolation. Es gibt Stressoren, die in der Person liegen, wie Perfektionismus oder Erkrankungen. Stressreaktionen sind kurzfristige Zustände und Verhaltensweisen, die unmittelbar auf Stressoren folgen. Sie können sich auf körperlicher Ebene (z.b. Ansteigen des Blutdrucks), psychischer Ebene (z.b. Anspannung) und auf Verhaltensebene (z.b. durch mehr Fehler bei der Arbeit) zeigen. Stressfolgen beschreiben die langfristigen Auswirkungen von Stress (z.b. körperliche Ebene: Herz- Kreislauf- Erkrankungen; psychische Ebene: Depressivität; Verhaltensebene: Schlechtes Gesundheitsverhalten wie Rauchen). Unter Stressbewältigung werden alle Anstrengungen einer Person verstanden, mit der Stresssituation umzugehen. Bewältigungsaktivitäten können nach ihrer Funktion unterschieden werden: Problemorientierte Bewältigung bezeichnet Bemühungen, direkt auf die Stresssituation einzuwirken und eine Veränderung der Stresssituation hervorzurufen. Emotionsorientierte Bewältigung bezieht sich auf die Versuche, die aus der Stresssituation entstehenden negativen Emotionen zu regulieren oder zu kontrollieren. Als Ressourcen können alle Faktoren verstanden werden, deren Verfügbarkeit eine Bewältigung von Stress erleichtert oder die Entstehung von Stress verhindert. Ressourcen können in den Lebens- und Arbeitsbedingungen liegen, z.b. Soziale Unterstützung. Sie können auch in der Person liegen, z.b. Innere Achtsamkeit. Ressourcen wirken auf alle Faktoren im Stressprozess. Stressmanagement- Programm für Service, Gewerbe und Produktion. Heidelberg: Springer. 5

6 Stressbewältigung durch Systematisches Problemlösen Das sollten Sie wissen: Das systematische Problemlösen ist eine Methode, die Sie zur Lösung veränderbarer Probleme einsetzen können. Sie kann auch in Teamsitzungen für die Bearbeitung gemeinsamer Arbeitsprobleme zur Anwendung kommen. Auch die Peer- Mentoren werden in Systematischem Problemlösen geschult. Systematisches Problemlösen Schritte des Systematischen Problemlösens 1. Analyse des Problems 2. Veränderungswunsch festlegen 3. Lösungswege sammeln 4. Lösungsweg(e) auswählen 5. Handlungsplan erstellen à Lösungsweg umsetzen à Erfolgskontrolle Die Regeln des Brainstormings Jede Idee wird aufgenommen und aufgeschrieben. Jeder soll ungehemmt so viele Ideen wie möglich entwickeln. Jeder soll die Ideen des anderen aufgreifen und weiterentwickeln. Die Ideen sind als Leistung der Gruppe, nicht des Einzelnen anzusehen. Quantität geht vor Qualität: Auch unvernünftig und unrealistisch erscheinende Ideen sind erwünscht; sie beflügeln die Kreativität. Lachen ist in Ordnung, auslachen nicht! Stressmanagement- Programm für Service, Gewerbe und Produktion. Heidelberg: Springer. 6

7 Ihre Praktische Aufgabe der Sitzung 1 Damit Sie Ihre Kollegen in Zukunft bei Stress unterstützen können, ist es wichtig, das Gelernte praktisch zu üben. Wir haben diese Aufgabe für Sie vorbereitet, die Sie bitte bis zur nächsten Sitzung bearbeiten: Praktische Aufgabe Liebe Führungskräfte, Sie haben eine praktische Aufgabe bis zu unserem nächsten Termin. Wenden Sie das Systematische Problemlösen auf ein eigenes Problem bzw. eine eigene Stresssituation an und folgen Sie dabei den folgenden Schritten: 1. Analyse des Problems Wann tritt das Problem auf? Was passiert genau? Wer ist beteiligt? Warum tritt es auf (Ursachensammlung)? 2. Veränderungswunsch festlegen 3. Lösungswege sammeln 4. Lösungsweg(e) auswählen 5. Handlungsplan erstellen à Lösungsweg umsetzen à Erfolgskontrolle Stressmanagement- Programm für Service, Gewerbe und Produktion. Heidelberg: Springer. 7

8 Führungskräfteschulung Sitzung 2 Meine Mitarbeiter sind mir wichtig Stressmanagement- Programm für Service, Gewerbe und Produktion. Heidelberg: Springer. 8

9 Stress- und Ressourcenwaage Das sollten Sie wissen: Ihre Stresssituationen und die Ihrer Mitarbeiter unterscheiden sich, haben aber auch viele Gemeinsamkeiten (z.b. Zeitdruck). Sie als Führungskräfte nehmen Einfluss auf die Stressoren und Ressourcen Ihrer Mitarbeiter. Somit können Sie auch auf die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter einwirken. Ihre Mitarbeiter verfügen i.d.r. über weniger Ressourcen (zum Beispiel: weniger Handlungs- und Zeitspielräume) und mehr Belastungen als Sie. Ihre Waage und die Ihrer Mitarbeiter sind voneinander abhängig. Stressoren Ihrer Mitarbeiter sind z.b.: Beispiel für die Stress- und Ressourcenwaage L L L Monotonie Wenig Abwechslung Konflikte mit Kollegen Führungskraft: Führungskraft: Ressourcen, die Ihre Mitarbeiter nutzen können sind z.b.: J J J J Soziale Unterstützung Gesundheits- und entwicklungsförderliche Arbeitsgestaltungsmerkmale Wertschätzung Rechtzeitige und ausreichende Informationen Stressmanagement- Programm für Service, Gewerbe und Produktion. Heidelberg: Springer. 9

10 Gesundheitsförderliches Führungsverhalten Das sollten Sie wissen: Sie als Führungskraft üben einen erheblichen Einfluss auf die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter aus. Einen gesundheitsförderlichen Einfluss üben Sie im Besonderen über die folgenden Faktoren aus: Information und Partizipative Arbeitsgestaltung, Soziale Unterstützung, Wertschätzendes Feedback, das Zeigen von Interesse sowie über das Einnehmen einer Vorbildfunktion. Diese Faktoren werden auch die 5 Grundpfeiler gesunder Führung genannt, da sie wichtige Aspekte gesundheitsförderlicher Führung darstellen. Die 5 Grundpfeiler gesunder Führung Stressmanagement- Programm für Service, Gewerbe und Produktion. Heidelberg: Springer. 10

11 Erläuterungen: Soziale Unterstützung ist ein Grundpfeiler, der zu den wichtigsten Ressourcen, d.h. Hilfsquellen gegen Stress, zählt. Soziale Unterstützung umfasst das Geben und Nehmen von Hilfe; Information und Zuspruch. Durch Soziale Unterstützung können Sie als Führungskraft Stresssituationen beseitigen oder zumindest reduzieren. Soziale Unterstützung wird in Sitzung zwei und drei behandelt. Wertschätzendes Feedback ist die ehrliche und anerkennende Rückmeldung zum Arbeitsergebnis, zum Arbeitsverhalten und zur Person selbst. Sie als Führungskraft zeigen Ihren Mitarbeitern damit Anerkennung; Sie geben Orientierung und Sicherheit. Auf Wertschätzendes Feedback wird in Sitzung fünf eingegangen. Interesse durch Präsenz und Aktives Zuhören zeigen ist eine Grundvoraussetzung für gesundheitsförderliches Führungsverhalten. Um den Mitarbeitern Interesse zu zeigen, ist es erforderlich, dass Sie als Führungskraft für die Mitarbeiter präsent und ansprechbar ist. Sie zeigen u.a. Interesse, indem Sie regelmäßig nach dem Befinden der Mitarbeiter fragen. Dabei hilft die Gesprächstechnik des Aktiven Zuhörens. Auf diesen Grundpfeiler gesundheitsförderlicher Führung wird in Sitzung fünf eingegangen. Information und gemeinsame bzw. Partizipative Gestaltung der Arbeit: Regelmäßige, rechtzeitige und vollständige Informationen sind notwendig, damit Arbeitsaufgaben verstanden, in ihrem Gesamtzusammenhang gesehen und effizient erledigt werden können. In Teamsitzungen können Sie als Führungskraft sicherstellen, dass die Mitarbeiter die für die Aufgabenerledigung relevanten Informationen, aber auch Informationen zu betrieblichen Belangen erhalten. Die gemeinsame Gestaltung der Arbeit ist wichtig, um Probleme zu beseitigen und die Arbeitsbedingungen zu verbessern. Sie als Führungskräfte sind immer Mitgestalter der Arbeitsbedingungen. Die Umgebungsbedingungen, der Arbeitsplatz, die Arbeitsmittel, die Arbeitsaufgaben und die Arbeitsorganisation können verbessert werden. Die Themen Information und Arbeitsgestaltung werden in Sitzung drei und vier behandelt. Um als Vorbild für Mitarbeiter zu fungieren, ist es besonders wichtig, das eigene Ressourcen- und Stressmanagement zu reflektieren. Zu gutem Ressourcen- und Stressmanagement gehört z.b., bei Krankheit zuhause zu bleiben, statt sich krank durch den Arbeitstag zu schleppen. Ihr Ressourcen- und Stressmanagement wurde in Sitzung eins behandelt. Stressmanagement- Programm für Service, Gewerbe und Produktion. Heidelberg: Springer. 11

12 Kultursensible Führung Das sollten Sie wissen: In Ihrem Betrieb arbeiten Personen aus verschiedenen Kulturen zusammen. Kulturen einer sozialen Gruppe (Abteilung, Betrieb, Ethnie, Region, Nation) unterscheiden sich in ihren Werten, die als erstrebenswert, wertvoll, richtig oder sinnvoll erachtet werden (wie Gleichheit). Werte stellen eine wichtige Orientierung für die Menschen in einer sozialen Gruppe dar. Sie beeinflussen, wie ein Mensch denkt, fühlt und handelt. Ihre kulturellen Orientierungen als Führungskraft können je nach kulturellen Orientierungen der Mitarbeiter für diese Stressoren oder Ressourcen darstellen. Führungsverhalten ist also dann kultursensibel, wenn Sie als Führungskraft sich Ihrer eigenen kulturellen Orientierungen bewusst sind und die kulturellen Orientierungen der Mitarbeiter berücksichtigen. Kultur- Zwiebel Stressmanagement- Programm für Service, Gewerbe und Produktion. Heidelberg: Springer. 12

13 Ihre Praktische Aufgabe der Sitzung 2 Ein wichtiger Aspekt gesundheitsförderlicher und kultursensibler Führung ist die Soziale Unterstützung, wenn Mitarbeiter in Stress geraten. Bitte setzen Sie sich auf der Basis Ihrer eigenen Erfahrungen mit dem Thema Soziale Unterstützung als Führungsverhalten auseinander. Ich habe zuletzt Unterstützung erfahren durch Mir hat dabei geholfen, dass Ich habe zuletzt einen Mitarbeiter unterstützt durch Dem Mitarbeiter hat dabei geholfen, dass Soziale Unterstützung und Individualismus hängen insoweit zusammen, als dass Soziale Unterstützung und Machtdistanz hängen insoweit zusammen, als dass Stressmanagement- Programm für Service, Gewerbe und Produktion. Heidelberg: Springer. 13

14 Führungskräfteschulung Sitzung 3 Führungskräfte gestalten mit! Stressmanagement- Programm für Service, Gewerbe und Produktion. Heidelberg: Springer. 14

15 Grundpfeiler: Soziale Unterstützung Das sollten Sie wissen: Soziale Unterstützung gehört zu den führungsbezogenen Aufgaben. Soziale Unterstützung ist eine wichtige Ressource im Stressprozess. Soziale Unterstützung umfasst das Geben und Nehmen von Hilfe und Zuspruch. Sie sollten Ansprechpartner für Mitarbeiter in Stresssituationen sein. Sie als Führungskraft können durch emotionale und tatkräftige Unterstützung helfen (siehe Formen Sozialer Unterstützung). Soziale Unterstützung ist geschlechts- und kultursensibel! Formen Sozialer Unterstützung Tatkräftige Soziale Unterstützung Beispiele: - Stresssituationen in einer Teamsitzung anzusprechen Konkrete Hilfe Emotionale Soziale Unterstützung Beispiele: - Aktives Zuhören - Anteilnahme - Zuspruch Emotionale Hilfe Anwendbar bei: Anwendbar bei: ð ð Veränderbaren Stresssituationen Personenbedingten Stresssituationen ð Unveränderbaren Stresssituationen Stressmanagement- Programm für Service, Gewerbe und Produktion. Heidelberg: Springer. 15

16 Grundpfeiler: Information und Partizipative Arbeitsgestaltung Das sollten Sie wissen: Sie als Führungskraft sind Mitgestalter gesunder und entwicklungsförderlicher Arbeitsbedingungen. Als gesunde Arbeitsmerkmale sind all solche anzusehen, die helfen, gesund zu bleiben und/oder sogar die Gesundheit zu fördern. Entwicklungsförderlich sind diejenigen Arbeitsmerkmale, die Lernen und persönliches Wachstum ermöglichen. Gesundheits- und entwicklungsförderliche Arbeitsmerkmale Stressmanagement- Programm für Service, Gewerbe und Produktion. Heidelberg: Springer. 16

17 Information Das sollten Sie wissen: Die Information der Mitarbeiter über anstehende Veränderungen und Ereignisse gehört zur Partizipativen Gestaltung von Arbeit. Ihre Mitarbeiter werden durch Information von Ihnen tatkräftig unterstützt, damit werden die Qualität der Zusammenarbeit und die Qualität der Arbeitsergebnisse gestärkt. Sind Ihre Mitarbeiter gut informiert, können sie wichtige Beiträge zur Lösung von Problemen leisten. Kommunizieren Sie den Betroffenen immer auch den Grund einer Veränderung. Ein wichtiges Instrument für die regelmäßige Information und Beteiligung von Mitarbeitern sind regelmäßige Teamsitzungen (siehe Teamsitzungen effektiv gestalten). Teamsitzungen effektiv gestalten Stressmanagement- Programm für Service, Gewerbe und Produktion. Heidelberg: Springer. 17

18 Ihre Praktische Aufgabe der Sitzung 3 Praktische Aufgabe Liebe Führungskräfte, Sie haben eine Aufgabe bis zur nächsten Sitzung: Aufgabe: Führen Sie eine Teamsitzung zu Ihrem Arbeitsgestaltungsprojekt durch und nutzen Sie die Ideen und Lösungsvorschläge Ihrer Mitarbeiter für die weitere Planung bzw. Umsetzung. Bitte beantworten Sie anschließend die folgenden Fragen: Wie haben Sie die Teamsitzungen gestaltet? Haben Sie es geschafft, alle Teilnehmer zu Wort kommen zu lassen? Und wenn ja, wie? Wie sind die Ergebnisse zu bewerten? Gibt es etwas, was Sie bei der nächsten Teamsitzung anders machen würden? Stressmanagement- Programm für Service, Gewerbe und Produktion. Heidelberg: Springer. 18

19 Führungskräfteschulung Sitzung 4 Führungskräfte gestalten mit! Stressmanagement- Programm für Service, Gewerbe und Produktion. Heidelberg: Springer. 19

20 Projektplanung mittels der Kollegialen Beratung Das sollten Sie wissen: Die Planung eines Projektes (z.b. zur Arbeitsgestaltung) kann mit Hilfe der Methode der Kollegialen Beratung vorgenommen werden., Sie können diese Methode auch bei der Organisation/Planung anderer Aufgaben/Ereignisse einsetzen, wenn Sie den Rat Ihrer Kollegen wünschen. Die Methode der Kollegialen Beratung ist eine strukturierte Beratungsform in Gruppen. Sie soll die Fähigkeit der Gruppe stärken, sich bei Problemen selbst zu helfen. Methode der Kollegialen Beratung Stressmanagement- Programm für Service, Gewerbe und Produktion. Heidelberg: Springer. 20

21 Ihre Praktische Aufgabe der Sitzung 4 Praktische Aufgabe Liebe Führungskräfte, Sie haben eine Aufgabe bis zur nächsten Sitzung: Aufgabe: Führen Sie eine weitere Teamsitzung zu Ihrem Arbeitsgestaltungsprojekt durch. Experimentieren Sie mit dem Systematischen Problemlösen und nutzen Sie die Ideen und Lösungsvorschläge Ihrer Mitarbeiter für die weitere Planung bzw. Umsetzung. Bitte beantworten Sie anschließend die folgenden Fragen: 1. Wie haben Sie die Teamsitzung gestaltet? 2. Haben Sie es geschafft, alle Teilnehmer zu Wort kommen zu lassen? 3. Wie sind die Ergebnisse zu bewerten? 4. Gibt es etwas, was Sie bei der nächsten Teamsitzung anders machen würden? Stressmanagement- Programm für Service, Gewerbe und Produktion. Heidelberg: Springer. 21

22 Führungskräfteschulung Sitzung 5 Gesund führen! Stressmanagement- Programm für Service, Gewerbe und Produktion. Heidelberg: Springer. 22

23 Grundpfeiler: Wertschätzendes Feedback geben Das sollten Sie wissen: Feedback gibt Orientierung und Sicherheit gerade in multikulturellen Belegschaften. Feedback ermöglicht Fehler zu erkennen, zu analysieren und daraus zu lernen. Feedback fördert zielgerichtetes Arbeiten sowie persönliche Lernprozesse. Feedback stellt eine Form der Sozialen Unterstützung dar. Feedback wirkt auf den Nehmer ermutigend und motivierend. Feedback hilft Mitarbeitern bei der beruflichen Selbsteinschätzung, der beruflichen Entwicklung und der Identifikation mit der Aufgabe. Insbesondere in multikulturellen Arbeitsgruppen ist regelmäßiges Feedback notwendig, da Werte, Normen, Vorstellungen und Wünsche differieren. Wertschätzendes Feedback Stressmanagement- Programm für Service, Gewerbe und Produktion. Heidelberg: Springer. 23

24 Grundpfeiler: Interesse durch Präsenz und Aktives Zuhören zeigen Das sollten Sie wissen: Durch Präsenz (d.h. direkter Kontakt und Gespräche mit Ihren Mitarbeitern) und Aktives Zuhören zeigen Sie Ihren Mitarbeitern gegenüber Interesse und Wertschätzung. Sie helfen Ihren Mitarbeitern durch Zuhören. Anlässe, die eine Anwendung dieser Methode voraussetzen, sind z.b. die Absprache sehr komplexer Themen, die ein genaues (Situations- )Verständnis erfordern, die Besprechung eher kritischer Fragen, z.b. Mehrarbeit durch krankheitsbedingten Ausfall einiger Kollegen oder das Auftauchen von Missverständnissen. Aktives Zuhören Aktives Zuhören bedeutet, zu hören, was der Gesprächspartner sagt zu überprüfen, ob man seine Aussage richtig verstanden hat sich so zu verhalten, dass der Gesprächspartner gerne weiter redet Stressmanagement- Programm für Service, Gewerbe und Produktion. Heidelberg: Springer. 24

25 Aktives Zuhören so funktioniert s Aktives Zuhören so funktioniert s: dem Gesprächspartner die volle Aufmerksamkeit schenken à Blickkontakt Interesse signalisieren und zum Weiterreden ermuntern à Kopfnicken, Bestätigungslaute... Gesagtes in eigenen Worten zusammenfassen (schafft Klarheit): Sie haben also wahrgenommene oder vermutete Gefühle widerspiegeln: Ich höre heraus, dass Sie sehr darüber verärgert sind Richtigkeit des Verstandenen überprüfen: Habe ich Sie richtig verstanden, dass bei Unklarheiten nachfragen Stressmanagement- Programm für Service, Gewerbe und Produktion. Heidelberg: Springer. 25

26 Achtsamkeit sich selbst und den Mitarbeitern gegenüber Das sollten Sie wissen: Gesundheitsförderliches Führungsverhalten setzt voraus, dass Sie als Führungskraft 1. dem eigenen Verhalten, den eigenen körperlichen Reaktionen, Gefühlen und Gedanken sowie 2. dem Verhalten, den körperlichen Reaktionen, Gefühlen und Gedanken der Mitarbeiter gegenüber aufmerksam sind (= Achtsamkeit). Sind Sie als Führungskraft in der Lage, im Arbeitsalltag wahrzunehmen, wie Sie und/oder ihre Mitarbeiter sich fühlt/en, was Sie und/oder ihre Mitarbeiter beschäftigt, können Sie effektiver auf den Stress bzw. die Stressoren Ihrer Beschäftigten reagieren, Ressourcen bereit stellen und bei der Stressbewältigung behilflich sein. Das Verhalten und die körperlichen Reaktionen (z.b. der Körperhaltung, Mimik, Gesprächigkeit etc.) liefern Hinweise auf das Befinden Ihrer Mitarbeiter. Gedanken und Gefühle können Sie im Gespräch mit Ihren Mitarbeitern analysieren. Hierbei hilft die Methode des Aktiven Zuhörens. Um als Vorbild für Ihre Mitarbeiter zu fungieren, ist es besonders wichtig, das eigene Verhalten, die eigenen Gefühle etc. wahrzunehmen und zu reflektieren, damit diese nicht ungefiltert auf Ihre Mitarbeiter übertragen werden. Stressmanagement- Programm für Service, Gewerbe und Produktion. Heidelberg: Springer. 26

27 Vielen Dank für Ihre Teilnahme! Stressmanagement- Programm für Service, Gewerbe und Produktion. Heidelberg: Springer. 27