XIX. Bürgermeisterseminar des Städteverbandes Schleswig-Holstein

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1 XIX. Bürgermeisterseminar des Städteverbandes Schleswig-Holstein 6. Juli 2017, Sankelmark KUBUS STELLT SICH AUF Volker Bargfrede, Geschäftsführer

2 Agenda 1. Informationen zur KUBUS GmbH 2. Informationen zu Herrn Volker Bargfrede 3. Geschäftsfelder der KUBUS GmbH Geschäftsbereich Ausschreibungen und Vergaberecht Geschäftsbereich Abgabenrecht Geschäftsbereich Verwaltungsorganisation und Finanzen 4. Handlungsfelder für die öffentlichen Verwaltungen 5. Fazit

3 Informationen zur KUBUS GmbH kommunales Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen; gegründet durch die kommunalen Spitzenverbände in M-V und S-H 1997; Ziel ist es, Verwaltungen und Betrieben unabhängige und kompetente Beratungs- und Servicedienste anzubieten; Vorteile für die Kommunen Kostensenkung Rechtssicherheit Organisatorische Entlastung Rückgriff auf umfassenden Erfahrungsschatz seit April 2014 ein Büro in München 31 feste und 10 freie Mitarbeiter der Fachdisziplinen Voll- und Wirtschaftsjuristen, Dipl.-Kaufleute/Betriebswirte, Dipl.-Verwaltungswirte, Dipl.- Ingenieure; KUBUS ist Teil der kommunalen Familie

4 Gesellschafter und Kooperationspartner GESELLSCHAFTER Städte- und Gemeindetag Mecklenburg-Vorpommerne.V. GESELLSCHAFTER Städtebund Schleswig-Holstein e.v. GESELLSCHAFTER Landkreistag Mecklenburg-Vorpommerne.V. GESELLSCHAFTER Schleswig-Holsteinischer Landkreistag e.v. GESELLSCHAFTER Bayerischer Gemeindetag KOOPERATIONSPARTNER Städte- und Gemeindebund Sachsen-Anhalt

5 Zur Person Volker Bargfrede Beruflicher Werdegang seit 02/ Geschäftsführer KUBUS Kommunalberatung und Service GmbH Erster Geschäftsführer des Brandenburgischen Landesbetriebes für Liegenschaften und Bauen Referats- und Abteilungsleiter im Land und der Stadtgemeinde Bremen Rechtsanwalt/Rechtssekretär der Gewerkschaft ÖTV in Rostock Assessor jur., Diplom-Sozialpädagoge

6 Zur Person Volker Bargfrede Erfahrungen & Kompetenzen Projektmanagement, insbesondere auch Steuerung von Großprojekten Controlling strategische Unternehmens- und Verwaltungssteuerung Finanzmanagement Bau- und Facilitymanagement Organisationsberatung Changemanagement Geschäftsführungserfahrungen, div. Aufsichtsratsmandate in öffentlichen Unternehmen

7 Unsere Philosophie auf Augenhöhe mit den Kunden Ehrlichkeit und Offenheit Kundennähe flexibel und Entwicklung von maßgeschneiderten Lösungen Erreichbarkeit für den Kunden und immer ein offenes Ohr haben lösungsorientiert, rechtssicher

8 Geschäftsfelder der KUBUS GmbH Verwaltungsmanagement und Organisation Kalkulation von Kommunalabgaben Wissenstransfer und Steuerung Ausschreibung und Vergabe

9 Aufgabenschwerpunkte des Geschäftsbereichs Ausschreibungen und Vergaberecht Ausschreibung von: Strom- und Erdgaslieferungen Feuerwehrfahrzeugen und Kommunalfahrzeugen Wegenutzungsverträgen Sonstige Ausschreibungen: Druck- und Kopiertechnik Prüfplaketten und Zulassungsbescheinigungen vereinzelnd Spezialausschreibungen, z. B. Messtechnik und Abrechnungsdienstleistungen für kommunale Wohnungsunternehmen

10 Strom- und Erdgasausschreibungen Stand 2017 Strom: Abnahmestellen, Gesamtjahresverbrauch von ca GWh Erdgas: Abnahmestellen, Gesamtjahresverbrauch von ca GWh über öffentliche Auftraggeber aus 15 Bundesländern KUBUS ist Marktführer in Deutschland für elektronische Ausschreibungen mit elektronischer Auktion nach 120 Abs. 2 GWB i.v.m. 25 und 26 VgV

11 Energieausschreibungen Was hat es dem Kunden gebracht? Bündelausschreibung Strom für: bayerische Kommunen 2013 Energiebedarf ca. 719 GWh bayerische Kommunen 2016 Energiebedarf ca. 682 GWh Amt (Schleswig-Holstein) Energiebedarf ca. 2,4 Mio. kwh Amt (Mecklenburg-Vorpommern) Energiebedarf ca. 1,1 Mio. kwh Stadt (Brandenburg) Energiebedarf ca. 2,3 Mio. kwh Einsparung pro Jahr ca. 21 Mio. / Jahr = 43 % ca. 11 Mio. / Jahr = 43 % ca / Jahr = 33 % ca / Jahr = 45 % ca / Jahr = 39 %

12 Seit 20 Jahren über 500 Feuerwehrfahrzeugbeschaffungen mehrheitlich TSF-W/MLF und unterschiedliche Löschgruppenfahrzeuge genormte Sonderfahrzeuge wie ELW 1 und 2, RW, DLAK, GW-L individuell angepasste Lösungen in allen Gewichtsklassen u. a. als HAB, WLF mit Kran sowie Abrollbehälter, RW mit Ladebordwand, GW-Sonder mit Einbaugenerator und Kran/Winde, MZF, TSA und Rollcontainer aktuell 151 Feuerwehrfahrzeuge, davon 71 in Schleswig-Holstein, z. B. 10 (H)LF 20, 13 (H)LF 10 4 TSF, 9 TSF-W, 7 MLF, 5 KdoW 2 DLA (K) ELW 1, 2 GW-L 2, 1 GW-G 1 RW Durchführung europaweiter Ausschreibungsverfahren gehört zu unserem Tagesgeschäft

13 Neu im Portfolio seit 2015 Ausschreibung von Wegenutzungsverträgen aktuell 26 Aufträge aus Bayern, Schleswig-Holstein und Mecklenburg- Vorpommern Schwerpunkt in der Projektbearbeitung ist derzeit die Erarbeitung eines Kriterienkataloges, um in einem transparenten und diskriminierungsfreien Verfahren den»besten Netzbetreiber«auszuwählen

14 Aufgabenschwerpunkte Abgabenbereich Abgabenbereich Leitungsgebundene Einrichtungen Straßen Weitere Abgaben Art der Betreuung Beiträge Gebühren Beiträge für Ausbau und Erschließung Tourismus Friedhof Feuerwehr Sonstige Einrichtungen Kalkulation Workshops Coaching 7 Mitarbeiter, 6 Juristen und 1 Dipl. Ing., ca Projekte im Jahr

15 Aufgabenschwerpunkte Bereich Verwaltungsorganisation und Finanzen Organisationsberatungen/-untersuchungen Stellenbeschreibungen/Stellenbewertungen Personalbedarfsbemessungen Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation Gesamtverwaltung, Teilbereiche wie Finanzen o. Personal, Einrichtungen wie Bauhöfe Zentralisierung von Dienstleistungen Immobilienmanagement, Interkommunale Zusammenarbeit / Fusionen Finanzen Kosten- und Leistungsrechnung Haushaltskonsolidierung Führungskräfte- und Personalentwicklung Workshops / Moderation von (internen) Prozessen Projekt-/ Prozessmanagement

16 Verwaltung von heute Gesellschaft Bürger Wirtschaft/ Unternehmen andere Behörden Rathaus Amtsverwaltung Zentrale Aufgaben Service/ Dienstleistungen Pflichtaufgaben Freiwillige Aufgaben Projekte Umsetzung Landesund Bundesaufgaben Komplette Bearbeitung durch jeweils zuständige Verwaltung: regional individuell gesetzeskonform Zuständigkeit aufgrund Gebietshoheit Voraussetzungen: Finanzausstattung Fachkräfte Eigenes Personal Expertenwissen Fachkräftesicherung

17 Herausforderungen Probleme/ Herausforderungen Verwaltung Folgen ständig steigende Anforderungen Steigender Kostendruck wenig(er) Personal/Wissenstransfer technische Ausstattung Digitale Transformation fehlende Konzepte fehlende Zahlen und Daten Demographie/Nachfolgebedarf Haushaltsprobleme Kritik von außen/sparzwänge Überalterung (Personal/Technik) Mangelnde Transparenz Demotivation/ Leistungsverlust Unwirtschaftliche Verwaltungsprozesse fehlendes/ ungen. Berichtswesen

18 Aktuelle Handlungsfelder Prozessmanagement: Die Basis einer modernen Verwaltung sind klare und transparente Prozesse. Mit dem Prozessmanagement werden Verwaltungsabläufe ganzheitlich betrachtet, analysiert, optimiert, dokumentiert und umgesetzt. Vor dem Hintergrund der Anforderungen der digitalen Transformation müssen bestehende Verwaltungsabläufe kontinuierlich geprüft und verbessert und vor allem weniger komplex gestaltet und gestrafft werden.

19 Vorteile einer Prozessorientierung Qualitätssteigerung Gewährleistung Rechtssicherheit Abbau von Medienbrüchen Kostenreduzierung Freiraum für strategische Aufgabenstellungen Sicherung von Vertretungsregelungen Bündelung von Kräften R. Attraktive Arbeits(platz)gestaltung

20 Aktuelle Handlungsfelder Projektmanagement: Das Gegenstück zum Prozessmanagement bildet das Projektmanagement Projektmanagement ist auch ein Werkzeug, aber mit großem Einfluss auf das Führungsverhalten und die Arbeitsorganisation.»Unsere Organisationsstrukturen sind nicht dafür gemacht, schnelles und agiles Handeln zu ermöglichen.«(john Kotter)»Organisationen brauchen ein duales Betriebssystem: Stabilität und Agilität. Hierarchien und Netzwerke.«(John Kotter) Für die Verwaltung der Zukunft ist sowohl das Projektmanagement als auch die Prozessorientierung erforderlich.

21 Projektmanagement»Tagesgeschäft«Doppelbelastung Budget? Personelle Ressourcen? Ziele klar definiert? Zusätzliche Aufgaben Steigender Abstimmungsbedarf Komplexität Steuerung der Prozesse erforderlich

22 Aktuelle Handlungsfelder Shared Service Center Für verwaltungsinterne Prozesse als Potenzial zur Interkommunalen Zusammenarbeit Gestaltung der Aufgabenerledigung in Front-Office und Back-Office gemeinsam genutzte Dienstleistungszentren zur Erledigung typischer interner Verwaltungsaufgaben Kennzeichen eines Shared Service Centers ist die organisatorische Eigenständigkeit Herauslösung der unterstützenden Prozesse Einstellung von Personal bleibt bei der»einkaufenden«kommune Kommunale Selbstverwaltung bleibt erhalten KUBUS verfügt über umfangreiche Erfahrungen aus Projekten zur interkommunalen Zusammenarbeit

23 Exemplarische Aufgabenfelder für eine Zusammenarbeit Für eine Zusammenarbeit geeignet erscheinen: Personal: Zentrale Besoldungsstelle (Zentrale Bezügekasse, Gehaltsabrechnung incl. Anwendung einheitlicher Personalmanagement-Software) gemeinsame IT- Nutzung (Server, Infrastruktur, Programme pp.) Finanzen (Geschäftsbuchhaltung, Haushaltsplanung), Rechnungsprüfung, Datenschutz Einrichten einer Zentralen Vergabestelle Vollstreckungswesen, StandesamtR Mögliches Vorgehen: Darstellung der funktionalen und finanziellen Wirkungen anhand einfacher Berechnungsmodelle Aufzeigen tatsächlicher Auswirkungen auf eigene Steuerungsmöglichkeiten und kommunalpolitische Relevanz Erarbeitung einer Beurteilungsmatrix

24 Geeignete Aufgabenbereiche für eine interkommunale Zusammenarbeit Personalarbeit EDV - IT/Administration Organisation/ Datenschutz Ausschreibungen / Vergabe Finanzen/ Geschäftsbuchhaltung u.v.m., z. B. auch Vollstreckungswesen

25 Struktur eines Shared Service Center-Modells Ziel: Kommunale Selbstverwaltung bleibt erhalten Sachbearbeitung durch Spezialisten»Back-Office«Amtsverwaltung A Amtsverwaltung B Amtsverwaltung C Amtsverwaltung D»Front-Office«, mit Bürgernähe»Einkaufende Kommunen«

26 Aktuelle Handlungsfelder Einführung von KOPERS in Schleswig-Holstein: Ursprünglich für Landesbehörden vorgesehen Modulare Software KOPERS wird eingeführt Chance zur Veränderung der Arbeitsabläufe in der Personalarbeit Spezialistenaufgaben (nicht mehr alle Personalaufgaben müssen vor Ort sichergestellt werden)

27 Angestrebter Nutzen von KOPERS Steigerung der Servicequalität Reduzierung Datenredundanz in den Personal- und Organisationsprozessen Erhöhung der Effizienz Verbesserung der Steuerungsfähigkeit Wirtschaftliche Aufgabenerledigung

28 Aktuelle Handlungsfelder Voraussetzung: Umfang der Nutzungsmöglichkeiten des modularen Verfahrens kennen Klarheit von den relevanten Prozessen (Arbeitsabläufe ganzheitliche Personalarbeit) haben technische Möglichkeiten sicherstellen Transparenz zu den technischen Möglichkeiten eines modularen/integrierten Verfahrens herstellen (Was kann ein integriertes Personalmanagement leisten?) Organisationsberatung im Kontext IT-gestützter Personalarbeit Wichtig: KOPERS ist ein IT-Verfahren verändert aber die Arbeitsabläufe und -organisation gravierend. Erforderlich ist ein begleitendes Changemanagement

29 Fazit/ Zusammenfassung 1. Für die Verwaltung der Zukunft ist eine Prozessorientierung und Projektmanagementkompetenz erforderlich 2. Interkommunale Zusammenarbeit wird an Bedeutung gewinnen. 3. Kommunale Selbstverwaltung und Bürgernähe bleibt gewährleistet 4. Vorteile wie Fachkräftesicherung, Spezialisierung und Qualitätssicherung sind gegeben 5. Wirtschaftliche Aufgabenwahrnehmung 6. Digitale Transformation als Chance begreifen, erforderlich Motivation und Unterstützung aller Beteiligter 7. Führungskräfte und Mitarbeiter müssen auf diese Veränderungen vorbereitet werden 8. Erforderlich ist eine Professionalisierung des Personalmanagements 9. es braucht Mut und»veränderungswillen«für eine gemeinsame Vision KUBUS unterstützt Sie bei der Umsetzung Ihrer Vorhaben!

30 AusblickL Verwaltung von morgenl Gesellschaft Beratung vor Ort»Front-Office«Service Center»Back-Office«Bürger Wirtschaft/ Unternehmen andere Behörden Rathaus Amtsverwaltung Dienstleistung und Beratung vor Ort Anforderungen: Dienstleistung Professionalität Erreichbarkeit Einsatz IT Digitalisierung von Prozessen Bündelung von Kompetenzen Verwaltungsübergreifende Zusammenarbeit durch Ausbau der Interkommunalen Zusammenarbeit Voraussetzungen: Einsatz modulare IT- Technologie Standardisierte Prozesse Wissenstransfer Personalausstattung

31 KUBUS Kommunalberatung und Service GmbH Volker Bargfrede Geschäftsführer Hauptsitz Schwerin Bertha-von-Suttner-Straße Schwerin Tel: 0385/ Fax: 0385/ info@kubus-mv.de Büro München Germaniastraße München Tel: 089/ Fax: 089/ info@kubus-mv.de