Personalabrechnung auf den Punkt

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1 Personalabrechnung auf den Punkt

2 Marianne Kiepe Personalabrechnung auf den Punkt Handbuch für Unternehmen

3 Marianne Kiepe Senftenberg, Deutschland ISBN DOI / ISBN (ebook) Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. Springer Gabler Springer Fachmedien Wiesbaden 2014 Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung, die nicht ausdrücklich vom Urheberrechtsgesetz zugelassen ist, bedarf der vorherigen Zustimmung des Verlags. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Bearbeitungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Gedruckt auf säurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier. Springer Gabler ist eine Marke von Springer DE. Springer DE ist Teil der Fachverlagsgruppe Springer Science+Business Media

4 Vorwort Die Personalabrechnung eines Unternehmens ist ein sehr komplexer Vorgang. Ständige Änderungen der gesetzlichen und betrieblichen Rahmenbedingungen erfordern hohe Konzentration und ein breites Wissen der Mitarbeiter der Personalabteilung. Dieses Wissen muss zu jedem Zeitpunkt dem neusten gesetzlichem Stand entsprechen. Fehler in der Mitarbeiterabrechnung und den damit verbundenen Einbehaltungs-, Abführungs- und Zahlungsverpflichtungen gegenüber verschiedenen staatlichen Institutionen können gravierende Folgen für Unternehmen haben, denn sie können zu enormen zusätzlichen Kosten führen. Im Zuge zunehmender Globalisierung und dem damit ständig steigenden Kostendruck der Unternehmen gilt es gerade das zu vermeiden. Wettbewerbsfähigkeit wird auch über den Kostenfaktor bestimmt und die Personalkosten nehmen dabei einen sehr hohen Stellenwert an. Viele Unternehmen gehen immer noch sehr leichtfertig mit der Mitarbeiterabrechnung um. Es genügt nicht, Abrechnungen mit den unterschiedlichsten EDV-Programmen zu erstellen odererstellen zulassenohnedabei diegesamte Komplexität der einzelnen Vorgänge zu überschauen. Mitarbeiter der Personalabteilung müssen jeder Zeit in der Lage sein, die Vorgänge der Personalabrechnung zu interpretieren. Diese Interpretation ist einmal notwendig als Rechenschaftslegung gegenüber der Unternehmensleitung im Rahmen eines funktionierenden Personalcontrollings, sie ist zum anderen aber auch notwendig gegenüber dem abzurechnenden Mitarbeiter selbst. Arbeitnehmer fragen sich oft: Was steht da eigentlich alles auf meiner Abrechnung. Ist das alles korrekt und richtig? Viele Personalabrechnungen sind heute so umfangreich und verschlüsselt, dass der einzelne Abrechnungsempfänger nicht in der Lage ist, seine Entlohnung im Unternehmen nachzuvollziehen geschweige denn zu überprüfen. Die Mitarbeiter der Personalabteilungen haben hier Informationspflicht. Sie müssen jeder Zeit in der Lage sein, die Zusammenhänge der Abrechnung zu erläutern und dem einzelnen Mitarbeiter verständlich vorzurechnen. V

5 VI Vorwort Leider gibt es dabei in der Praxis zunehmend Schwierigkeiten. Viele Personalabrechner verlassen sich ausschließlich auf die Vollständigkeit und Richtigkeit der EDV und sind selbst nicht mehr in der Lage, Abrechnungen auf Korrektheit manuell nachzuprüfen. Die Vielzahl der Gesetze und Vorschriften auf dem Gebiet der Personalabrechnung erfordert aber qualitativ hochwertige Ausbildung. Ein falsches oder unterlassenes Häkchen in der EDV kann zu schwerwiegenden Abrechnungsfehlern führen. Auch zeigt die Erfahrung, dass EDV-Programme durch ständige Gesetzesänderungen nicht immer sofort fehlerfrei arbeiten. Mitarbeiter der Personalabteilung müssen alle diese Dinge überwachen und nachvollziehen können. Dieses Buch soll deshalb für Mitarbeiter von Personalabteilungen und Bildungseinrichtungen, die aus- und weiterbilden, ein Begleiter sein. Es gibt einen Überblick über die grundsätzlichen Zusammenhänge der Personalabrechnung, geht auf notwendige Tätigkeiten bei der Mitarbeiterabrechnung ein und erläutert an zahlreichen Beispielen spezielle Abrechnungsfälle. Es versteht sich als Nachschlagewerk für Unternehmensmitarbeiter aber auch für den Arbeitnehmer selbst, wenn es notwendig wird, Personalabrechnungen zu prüfen und nachzuvollziehen. Es versteht sich als Lehrbuch für Dozenten der Aus- und Weiterbildung, zahlreiche Abbildungen und Übungsaufgaben können unterstützend für Lehrveranstaltungen eingesetzt werden.

6 Inhaltsverzeichnis Abkürzungsverzeichnis... XV 1 Grundlagen der Personalabrechnung Gesetzliche und betriebliche Grundlagen Personalabrechnung Gesetzliche Grundlagen Betriebliche Grundlagen Zusammenfassung Abschn Allgemeiner Ablauf der Personalabrechnung Entgelt als zentraler Begriff der Personalabrechnung Einbehaltungs- und Abführungspflichten Zusammenfassung Abschn Kreislauf der Mittel Arbeitnehmer Arbeitgeber Zusammenfassung Abschnitt Personalkosten im Unternehmen Personalgrundkosten und Personalzusatzkosten Berechnung der Personalzusatzkosten Zusammenfassung Abschnitt Aufgaben und Lösungen zu Kapitel Aufgaben zu Kapitel Lösungen zu Kapitel Bruttolohnrechnung Grundbegriffe der Bruttolohnrechnung Lohnformen Zeitlohn Leistungslohn Zusammenfassung Abschn Aufgaben und Lösungen zu Abschn Sachlohn VII

7 VIII Inhaltsverzeichnis Grundsätze der Sachentlohnung Bewertung der Sachbezüge Sachbezüge nach 8 Abs. 2 EStG Sachbezüge nach 8 Abs. 3 EStG Zusammenfassung Abschn Aufgaben und Lösungen zu Abschn Entgeltfortzahlungen Durchschnittsverdienstberechnung Entgeltfortzahlung an Feiertagen Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall Entgeltfortzahlung bei Urlaub Zusammenfassung Abschn Aufgaben und Lösungen Abschn Nettolohnrechnung Ermittlung der steuerlichen Abzüge Lohnsteuertabellen und ihre Anwendung Steuerliche Merkmale des Arbeitnehmers Ermittlung der Lohnsteuer Ermittlung des Solidaritätszuschlages Ermittlung der Kirchensteuer Abführung, Abschluss und Änderung der Lohnsteuer Der Lohnsteuerjahresausgleich Aufgaben und Lösungen zu Abschn Ermittlung der Beiträge zur Sozialversicherung Beitragssätze und Rechengrößen in der Sozialversicherung Meldepflichten des Arbeitgebers in der Sozialversicherung Anmeldung und Abführung der Gesamtsozialversicherungsbeiträge Aufgaben und Lösungen zum Abschn Nettobe- und Abzüge Nettobezüge Nettoabzüge Zusammenfassung Abschn Aufgaben und Lösungen zu Abschn Zusammenfassende Beispiele zur Nettolohnabrechnung Erstes Beispiel einfache Gehaltsabrechnung Zweites Beispiel einfache Gehaltsabrechnung mit Nettobezug Drittes Beispiel Stundenlohnabrechnung mit Entgeltfortzahlung für Feiertag und Urlaub Viertes Beispiel Ausbildungsvergütung mit einem Freibetrag in den ELStAM

8 Inhaltsverzeichnis IX Fünftes Beispiel Akkordlohnabrechnung Sechstes Beispiel Überschreitung der Beitragsbemessungsgrenze in der Krankenversicherung Siebte Beispiel Überschreitung der Beitragsbemessungsgrenze in der Rentenversicherung und fehlende Elterneigenschaft Achtes Beispiel Abrechnung weiterbeschäftigter Altersrentner mit ermäßigtem Beitragssatz Neuntes Beispiel Sachbezug PKW Pauschalisierungsmethode, Freibetrag, Überschreitung der Beitragsbemessungsgrenze Zehntes Beispiel Überschreitung der Beitragsbemessungsgrenze, privat versichert mit Beitragszuschuss des Arbeitgebers, mehrere Sachbezüge Aufgaben und Lösungen zu Kap Aufgaben zu Kap Lösungen zu Kap Teillohnzahlungszeiträume Teillohnzahlungszeitraum und Teilentgelt Teilentgelt bei kalendertäglicher Berechnung Teilentgelt bei arbeitstäglicher Berechnung Teilentgelt nach der Berechnung mit durchschnittlichen Arbeitstagen Teilentgelt bei Dreißigstel-Berechnung Teilentgelt nach den tatsächliche Sollarbeitsstunden des Kalendermonats Teilentgelt nach festen Sollarbeitsstunden je Kalendermonat Teillohnzahlungszeitraum und Lohnsteuer Teillohnzahlungszeitraum und Sozialversicherung Zusammenfassung Kap Aufgaben und Lösungen zu Kap Aufgaben zu Kap Lösungen zu Kap Einmalzahlungen Lohnsteuer von sonstigen Bezügen Ermittlung des vorassichtlichen Jahresarbeitslohnes Ermäßigte Besteuerung von sonstigen Bezügen Sozialversicherung von einmaligen Zuwendungen Überprüfung der Beitragsbemessungsgrenzen in der Sozialversicherung Märzklausel Zusammenfassung Kap

9 X Inhaltsverzeichnis 5.4 Aufgaben und Lösungen zu Kap Aufgaben zu Kap Lösungen zu Kap SteuerfreieBezüge Steuerfreier Arbeitslohn Nicht steuerbarer Arbeitslohn Zusammenfassung Kap Aufgaben und Lösungen zu Kap Aufgaben zu Kap Lösungen zu Kap Pauschalversteuerung EStG Pauschalierung der Lohnsteuer in besonderen Fällen Der Arbeitgeber zahlt seinen Arbeitnehmern sonstige Bezüge in einer größeren Anzahl von Fällen [73] Absatz 1 Satz 1 Nr Das Finanzamt erhebt in einer größeren Zahl von Fällen Lohnsteuer nach, weil der Arbeitgeber die Lohnsteuer nicht vorschriftsmäßig einbehalten hat [73] Absatz 1 Satz 1 Nr Der Arbeitgeber kann für Teile vom Arbeitslohn die Lohnsteuer mit einen Pauschsteuersatz von 25 Prozent erheben [73] Absatz 2 Satz Der Arbeitgeber kann für Teile vom Arbeitslohn die Lohnsteuer mit einen Pauschsteuersatz von 15 Prozent erheben [73] Absatz 2 Satz Zusammenfassung Abschn a EStG Pauschalierung der Lohnsteuer für Teilzeitbeschäftigte und geringfügig Beschäftigte Pauschale Lohnsteuer für kurzfristig Beschäftigte mit 25 % [77] Absatz Pauschale Lohnsteuer für geringfügig Beschäftigte mit 2 % [77] Absatz Pauschale Lohnsteuer für geringfügig Beschäftigte mit 20 % [77] Absatz 2a Pauschale Lohnsteuer für kurzfristige und geringfügig Beschäftigte Aushilfskräfte in der Land- und Forstwirtschaft mit 5 % [77] Absatz Zusammenfassung Abschn b EStG Pauschalisierung der Lohnsteuer bei bestimmten Zukunftssicherungsleistungen

10 Inhaltsverzeichnis XI Pauschale Lohnsteuer auf Zuwendungen zum Aufbau einer nicht kapitalgedeckten betrieblichen Altersversorgung an eine Pensionskasse mit 20 % [78] Absatz Pauschale Lohnsteuer für Beiträge zu einer Unfallversicherung des Arbeitnehmers mit 20 % Zusammenfassung Abschn a EStG Pauschalisierung der Einkommensteuer durch Dritte b EStG Pauschalisierung der Einkommensteuer bei Sachzuwendungen Pauschalisierung des Solidaritätszuschlages und der Kirchensteuer Vereinfachtes Verfahren bei der Kirchensteuerpauschalisierung Nachweisverfahren bei der Kirchensteuerpauschalisierung Aufgaben und Lösungen zu Kap Aufgaben zu Kap Lösungen zu Kap Geringfügige Beschäftigungen Geringfügig entlohnte Beschäftigungen 8 Absatz 1 Nr. 1 SGB IV Regelmäßiges Arbeitsentgelt Zusammenrechnung von Beschäftigungen Pauschalbeiträge des Arbeitgebers Mindestbemessungsgrundlage in der gesetzlichen Rentenversicherung Zusammenfassung Abschn Kurzfristige Beschäftigungen 8 Absatz 1 Nr. 2 SGB IV Zusammenrechnung mehrerer kurzfristiger Beschäftigungen Berufsmäßig ausgeübte kurzfristige Beschäftigungen Befristung geringer als ein Zeitmonat Kurzfristige Beschäftigung und Versicherungsfreiheit Kurzfristige Beschäftigung und Lohnsteuer Zusammenfassung Abschn Anmeldung und Abführung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags für geringfügig entlohnte und kurzfristige Beschäftigungen Geringfügige Beschäftigungen in Privathaushalten 8a SGB IV Geringverdiener 20 Absatz 3 SGB IV Beschäftigungen in der Gleitzone 20 Absatz 2 SGB IV Besonderheiten der Beitragsberechnung innerhalb der Gleitzone Mehrere Beschäftigungsverhältnisse innerhalb der Gleitzone Gleitzonenregelung bei Teilmonaten Gleitzonenregelung und schwankende Bezüge Gleitzonenregelung und Einmalzahlungen

11 XII Inhaltsverzeichnis Umlagen des Arbeitgebers bei Anwendung der Gleitzonenregelung Zusammenfassung Abschn Aufgaben und Lösungen zu Kap Aufgaben zu Kap Lösungen zu Kap Vermögenswirksame Leistungen Gesetzliche Grundlagen der Vermögensbildung Abrechnung mit Vermögenswirksamen Leistungen Zusätzliche Vermögenswirksame Leistungen Vermögenswirksame Anlage von Teilen des Arbeitslohnes Staatliche Förderung von Vermögenswirksamen Leistungen Zusammenfassung Kap Aufgaben und Lösungen zu Kap Aufgaben zu Kap Lösungen zu Kap Betriebliche Altersversorgung Formen der Zusage zur betrieblichen Altersversorgung Leistungszusage [94] 1 Absatz Beitragsorientierte Leistungszusage [94] 1 Absatz 2 Nr Beitragszusage mit Mindestleistung [94] 1 Absatz 2 Nr Durchführungswege der betrieblichen Altersversorgung Direktzusage Unterstützungskasse Direktversicherung Pensionskasse Pensionsfonds Abrechnung mit betrieblicher Altersvorsorge Zusammenfassung Kap Aufgaben und Lösungen zu Kap Aufgaben zu Kap Lösungen zu Kap Besondere Abrechnungsfälle Schüler, Studenten, Praktikanten Schüler Studenten Praktikanten Mutterschutz Pflegezeit

12 Inhaltsverzeichnis XIII Kleine Pflegezeit Große Pflegezeit Familienpflegezeit Zusammenfassung Abschn Altersteilzeit Arbeitszeit bei Altersteilzeit Arbeitsentgelt bei Altersteilzeit Lohnsteuer bei Altersteilzeit Sozialversicherung bei Altersteilzeit Zusammenfassung Abschn Belege der Personalabrechnung Stammdatenblatt Entgeltbescheinigung Lohnkonto Lohnsteueranmeldung Beitragsnachweise Meldungen zur Sozialversicherung Lohnjournal Elektronische Lohnsteuerbescheinigung Zusammenfassung Kap Anlage 1 Übersicht zu meldender Sachverhalte in der Sozialversicherung [57] 3 (Auszug) Anlage 2 Bereichsnummern Anlage 3 Schlüsselzahlen für Personengruppen in den Meldungen nach der DEÜV Anlage 4 Einkommenssteuertarif Literatur Sachverzeichnis

13 Abkürzungsverzeichnis ALV Arbeitslosenversicherung AltTZG Altersteilzeitgesetz BAG Bundesarbeitsgericht BFH Bundesfinanzhof BGB Bürgerliches Gesetzbuch BMF Bundesministerium für Finanzen BSG Bundessozialgericht BStBl Bundessteuerblatt BUrlG Bundesurlaubsgesetz BetrVG Betriebsverfassungsgesetz EAE Einzelarbeitsentgelt EBV Entgeltbescheinigungsverordnung EFV GmbH Elektronik-Fertigungs- und Vertriebs-GmbH EFZG Entgeltfortzahlungsgesetz ELStAM elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale EStG Einkommensteuergesetz etin elektronische Transfer-Identifikations-Nummer FPfZG Familienpflegezeitgesetz GAE Gesamtarbeitsentgelt GG Grundgesetz KV Krankenversicherung LStDV Lohnsteuerdurchführungsverordnung LStR Lohnsteuerrichtlinien MuSchArbV Mutterschutzarbeitsverordnung MuSchG Mutterschutzgesetz OFD Oberfinanzdirektion PV Pflegeversicherung PflegeZG Pflegezeitgesetz RV Rentenversicherung SGB Sozialgesetzbuch SvEV Sozialversicherungsentgeltordnung XV

14 XVI Abkürzungsverzeichnis Tz UStG UStR Textzeichen Umsatzsteuergesetz Umsatzsteuerrichtlinie