Pflege - Forum zum Thema Tourenplanung und Lohnkostenoptimierung als Erfolgsfaktoren Schwachstellen erkennen und neue Ressourcen freisetzen

Transkript

1 Die Steuerberatungsgesellschaft mbh ADVITAX Dessau lädt zum Pflege - Forum zum Thema Tourenplanung und Lohnkostenoptimierung als Erfolgsfaktoren Schwachstellen erkennen und neue Ressourcen freisetzen Datum Get together: Uhr Beginn: Uhr Vorträge bis ca. : Uhr Veranstaltungsort ADVITAX Steuerberatungsges. mbh Albrechtstraße Dessau-Roßlau Für Inhaber ambulanter Pflegedienste und Pflegeheime, die Mandanten der ADVITAX Dessau sind sowie solche, die es gern werden wollen Programm "Erlösorientierte Tourenplanung" - Kernprozess des ambulanten Pflegedienstes Eine effiziente Dienst- und Tourenplanung wird immer entscheidender für den wirtschaftlichen Erfolg eines Pflegedienstes! Dabei sind die Belange aller Beteiligten zu berücksichtigen und sie gewinnen, vor allem unter dem Aspekt des zunehmenden Fachkräftemangels, an Bedeutung. Der Vortrag verdeutlicht die verschiedenen Prozesse, zeigt den Umgang mit Änderungen im Tourenplan und gibt Ihnen Tipps zu den entscheidenden Erfolgsfaktoren einschließlich einer Checkliste. Lohnkostenoptimierung - Kosten senken Mitarbeiter binden Besonders im personalintensiven Bereich der Pflegewirtschaft ist das Thema Lohnkostenoptimierung von Interesse. Mit der Lohnkostenoptimierung gibt es erhebliche Stellschrauben, um Kosten zu senken, parallel Mitarbeiter zu motivieren und seine Pflegeeinrichtung sogar attraktiver für neue Mitarbeiter zu machen. Wir zeigen Ihnen die erfolgreichsten Möglichkeiten, mit denen Sie immer punkten können. - Für Ihr leibliches Wohl während des Workshops wird mit kleinen Snacks gesorgt - Ihre Dozentinnen Simone Dieckow Steuerberaterin Fachberaterin für den Heilberufebereich (IFU / ISM ggmbh) ADVITAX GmbH Dessau Sabine Gundlach Dipl. Pflegewirtin, Mediatorin Leitung Fachberatung Pflegeinrichtungen ETL ADVISION

2 Pflege - Forum Lohnkostenoptimierung Mitarbeitermotivation und Arbeitgeberattraktivität Situation in der Pflegebranche Positive Veränderung des Bildes vom Älterwerden? Demographischer Wandel doppelseitig! Längere Lebenszeiten Bessere medizinische und pflegerische Versorgung Zunahme der Pflegebedürftigen Arbeitskräftepotential sinkt Gute Pflege bracht Zeit und Zuwendung Mehr Personal für die Pflege

3 Branchenattraktivität Situation in der Pflegebranche Mehr Personal für die Pflege - Branchenattraktivität Gestaltung der Rahmenbedingungen des Bedarfs an pflegerischer Versorgung Umsetzung der Ausbildungs- und Qualifizierungsoffensive Altenpflege Modernisierung der Ausbildung in der Kranken-, Kinderkranken- und Altenpflege und Zusammenführung in einem neuen Berufegesetz Fachlich-wissenschaftlich fundierte Personalbemessung in der Pflege gesetzlicher Mindestlohn in der Altenpflege Rahmenbedingungen zur Zahlung von Tariflöhnen Entlastung des Pflegealltags durch mehr zusätzliche Betreuungskräfte in den Heimen Abbau von Bürokratie, vor allem in der Pflegedokumentation Aufwertung der Pflege durch Betonung der Ergebnisqualität Öffentlichkeitsarbeit für ein realistisches Bild der Arbeit in der Pflege Vermittlung/Zuwanderung von Pflegekräften

4 Unternehmensattraktivität Mitarbeitermotivation

5 Simone Dieckow Beruf: Steuerberaterin Kanzleisitz: Dessau-Roßlau Spezialisierungen: Fachberaterin für Heilberufler Existenzgründungs- und Erweiterungsplanung Beratung der Pflegebranche Steuerberatungsgesellschaft mbh Albrechtstraße Dessau-Roßlau Tel.: 0340/ Fax: 0340/

6 Gliederung des Lohns Arbeitnehmer Netto Abzüge Steuer/SV-Beiträge AN, ledig, kein Kind, StKl. I, Euro (Bruttoverdienst) 100% 7% 9,8%/8,2%/1,5%/1,225% 20,725% 72,275%

7 Arbeitgeber-Belastung AN, ledig, kein Kind, StKl. I, Euro (Bruttoverdienst) 100% 72,275% 22% 7,3% 9,8% 1,5% 0,975% 1,8% (AOK 50%) 0,28% (AOK) 122% Rechenbeispiel Neueinstellung 17 Budget Monatslohn 1.500,00 (brutto) bei Optimierung 03 16, , , ,00 = 200,00 (netto) + Grundlohn 1.300,00 (brutto) Mehr Netto für AN*: ca. 90,00 Ersparnis für AG: ca. 40,00 * Lohnsteuerklasse I, religionsfrei, PV-Zuschlag x 12 Monate x Anzahl AN

8 Rechenbeispiel Neueinstellung 17 Auszahlungswunsch AN 1.250,00 (ca ,00 brutto) bei Optimierung 03 16, , , ,00 = 200,00 (netto) + Grundlohn ca ,00 (brutto) Ersparnis für AG: ca. 250,00 * Lohnsteuerklasse I, religionsfrei, PV-Zuschlag x 12 Monate x Anzahl AN Rechenbeispiel Lohnerhöhung 17 Budget Lohnerhöhung 200,00 (brutto) bei Optimierung 03 16, , , ,00 = 200,00 (netto) + Grundlohn 1.500,00 (brutto) Mehr Netto für AN*: ca. 90,00 Ersparnis für AG: ca. 40,00 * Lohnsteuerklasse I, religionsfrei, PV-Zuschlag x 12 Monate x Anzahl AN

9 Änderungsmöglichkeiten Bausteine Aufmerksamkeiten Auslagenersatz Fehlgeldentschädigung/Mankogeld Nutzung betrieblicher Telekommunikationsgeräte Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte Job-Ticket Kinderbetreuungszuschuss Werkzeuggeld

10 Bausteine Zuschläge für Sonntags-, Nacht- und Feiertagsarbeit Essenszuschuss/Essensmarken bzw. Restaurantschecks Telefon-/Internetkosten Heimarbeiterzuschlag Erholungsbeihilfe Betriebliche Gesundheitsförderung Betriebliche Altersvorsorge Firmenwagen Bausteine Gutscheine für Waren und Dienstleistungen Tankgutscheine Berufsbekleidung Sammelbeförderung Unterstützungsleistung Belegschafts-/Personalrabatte Werbeflächen

11 Übersicht Sparen von Lohnsteuer und SV-Abgaben lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei einmalig lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei Lohnsteuerpauschalierung 15 % und sozialversicherungsfrei Lohnsteuerpauschalierung 20 % und sozialversicherungsfrei Lohnsteuerpauschalierung 25 % und sozialversicherungsfrei Steuerliche Berücksichtigung der betrieblichen Altersvorsorge Was versteht man unter betrieblicher Altersvorsorge? Änderung durch das Alterseinkünftegesetz Pensionskasse Sparen von Lohnsteuer und SV-Abgaben Lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei Private Nutzungsüberlassung betrieblicher Kommunikationsgeräte PC Handy Voraussetzungen: - Telekommunikationsgeräte sind Eigentum des Arbeitgebers - Ausschließliche Privatnutzung oder Nutzung an auswärtiger Stelle möglich

12 Sparen von Lohnsteuer und SV-Abgaben Lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei Übernahme der Telefonkosten Beruflicher Anteil an den Kosten oder 20 % des Rechnungsbetrages, maximal 20 Euro monatlich Sparen von Lohnsteuer und SV-Abgaben Lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei Werbeflächen Die Anmietung von Werbeflächen beim Arbeitnehmer, z. B. an dessen privatem Fahrzeug, kann unter Marketingaspekten eine weitere, ergiebige Möglichkeit zu Gunsten des Unternehmens sein. Ein weiterer Vorteil für Arbeitgeber und Arbeitnehmer: Die Mietausgaben, die der Arbeitgeber dadurch an den Arbeitnehmer zahlt, sind bis zu einer Höhe von 255,99 Euro pro Jahr lohnsteuerund sozialversicherungsfrei. Über einen Mietvertrag regeln beide Vertragspartner die Laufzeit einer solchen Werbeflächenanmietung.

13 Sparen von Lohnsteuer und SV-Abgaben Lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei Reisekostenerstattungen für Fahrtkosten In Höhe der tatsächlichen Kosten oder Bei Benutzung eines eigenen Fahrzeugs km-pauschale (für PKW 0,30 Euro/km) Verpflegungsmehraufwendungen bis zur Höhe der Pauschalen ( ab 2014 neu! ) über 8 Stunden = Ganztägig bzw. 24 Stunden = An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen = 12 Euro 24 Euro 12 Euro Sparen von Lohnsteuer und SV-Abgaben Lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei Reisekostenerstattungen für Unterkunft in Höhe der tatsächlichen Kosten oder pauschal 20 Euro Reisenebenkosten

14 Sparen von Lohnsteuer und SV-Abgaben Lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei Umzugskosten Soweit der Umzug beruflich bedingt ist, Erstattung bis zu den Höchstbeträgen des Bundesumzugskostengesetzes Daneben für sonstige Umzugsauslagen Ledige/Verheiratete pauschal 687Euro/1.374 Euro und je Kind 303 Euro Sparen von Lohnsteuer und SV-Abgaben Lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei Aufwendungen des Arbeitnehmers aufgrund einer doppelten Haushaltsführung Umzugskosten nur in Höhe der tatsächlichen Kosten Fahrtkosten Zur Begründung / Beendigung der doppelten Haushaltsführung: 0,30 Euro/Fahrtkilometer Eine Familienheimfahrt je Woche: 0,30 Euro/Entfernungskilometer Kosten für die Zweitwohnung Tatsächliche Kosten oder Für drei Monate maximal 20 Euro, für die Folgezeit maximal 5 Euro je Übernachtung Verpflegungsmehraufwendungen (Pauschalen) für die ersten drei Monate

15 Sparen von Lohnsteuer und SV-Abgaben Lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei Überlassung typischer Berufsbekleidung Gestellung Übereignung Aufwendungsersatz (nur bei Anspruch auf Gestellung von Arbeitskleidung) Sparen von Lohnsteuer und SV-Abgaben Lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei Kindergartenzuschuss Tatsächliche Kosten für noch nicht schulpflichtige Kinder zusätzlich zum Arbeitslohn Nicht, wenn die Zuschüsse an Stelle von Arbeitslohn

16 Sparen von Lohnsteuer und SV-Abgaben Lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei Kassenfehlbetragsentschädigung (auch Mankogeld ) Maximal 16 Euro monatlich An alle Arbeitnehmer, die mit Bargeld zu tun haben Sparen von Lohnsteuer und SV-Abgaben Lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei Gesundheitserhaltende Maßnahmen, wie z. B.: Massagen für die Angestellten, wenn dadurch einer spezifisch berufsbedingten Beeinträchtigung der Gesundheit vorgebeugt oder entgegengewirkt wird bis 500 Euro/Jahr Voraussetzungen: - Barlohn-/Sachleistungen zum ohnehin geschuldeten Lohn - Maßnahmen zur Verbesserung/Erhaltung der Gesundheit (Primärprävention/Gesundheitsförderung 20, 20a SGB

17 Sparen von Lohnsteuer und SV-Abgaben Lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit Zahlung neben dem Grundlohn Befreit bis zur Höhe von 25 % des Grundlohns für Nachtarbeit 40 % des Grundlohns für Nachtarbeit, wenn vor 0.00 Uhr aufgenommen und von 0.00 bis 4.00 geleistet 50 % des Grundlohns für Sonntagsarbeit Sparen von Lohnsteuer und SV-Abgaben Lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit Befreit bis zur Höhe von 125 % des Grundlohns für Arbeit an den gesetzlichen Feiertagen und für Arbeit am ab 14 Uhr 150 % des Grundlohns für Arbeit am ab 14 Uhr, für Arbeit am 25. und sowie für Arbeit am

18 Sparen von Lohnsteuer und SV-Abgaben Lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei Zuschläge für Heimarbeit Bis zu 10 % des Grundlohns als Ersatz typischer Aufwendungen z. B. Abrechnungen am heimischen PC Anrechnung auf die Werbungskosten Sparen von Lohnsteuer und SV-Abgaben Lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei Sachbezüge Maximal 44 EUR monatlich Getränke und Genussmittel zum Verzehr im Betrieb Maßgeblich sind die um 4 % geminderten Endpreise

19 Sparen von Lohnsteuer und SV-Abgaben Lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei Jobtickets Arbeitgeber stellt Arbeitnehmer Fahrausweis zur Verfügung Monatlicher Nutzungsvorteil < 44 Euro Nichtaufgriffsgrenze für Sachbezüge Sparen von Lohnsteuer und SV-Abgaben Lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei?? Sonderthema: Firmen-PKW Nutzt der Arbeitnehmer den Firmenwagen nur zu betrieblichen Zwecken, fällt keine Steuer an, da es sich nicht um eine Entlohnung handelt. Darf der Arbeitnehmer den Firmenwagen auch privat nutzen, werden Lohnsteuer und Beiträge in der Sozialversicherung fällig. Wird jedoch die Lohnsteuer steuerbegünstigt pauschaliert, tritt Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung ein. Der Firmenwagen bietet somit Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

20 Sparen von Lohnsteuer und SV-Abgaben Einmalig lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei Unterstützung bei Krankheit oder sonstigen Unglücksfällen Bis 600 Euro Sparen von Lohnsteuer und SV-Abgaben Einmalig lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei Aufmerksamkeiten Sachzuwendungen bis zu 60 Euro, die dem Arbeitnehmer aufgrund eines persönlichen Ereignisses geschenkt werden NICHT: Geld

21 Sparen von Lohnsteuer und SV-Abgaben Einmalig lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei Erhöhung der Freigrenze von 110,- EUR auf 150,- EUR ( 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG) Freibetrag von 110,- EUR aber: Berechnung der Freibetrag enthält alle Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen Zusammenrechnung des anteilig auf den Arbeitnehmer und Begleitperson(en) entfallenden Anteils Begrenzung auf 2 Veranstaltungen Neuerungen bei Betriebsveranstaltungen Sparen von Lohnsteuer und SV-Abgaben Einmalig lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei Keine Betriebsveranstaltung sind: Diensteinführung Runde Geburtstage Dienstjubiläen Verabschiedung Freigrenze von 110,- EUR aber: Berechnung der Freigrenze enthält alle Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen Zusammenrechnung des anteilig auf den Arbeitnehmer und Begleitperson(en) entfallenden Anteils Keine Begrenzung auf 2 Veranstaltungen Neuerungen bei Betriebsveranstaltungen

22 Sparen von Lohnsteuer und SV-Abgaben Einmalig lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei Zuwendung von Waren und Dienstleistungen, welche vom Arbeitgeber nicht überwiegend für den Bedarf seiner Arbeitnehmer hergestellt, vertrieben oder erbracht werden Maximal Euro Maßgeblich sind die um 4 % geminderten Endpreise Sparen von Lohnsteuer und SV-Abgaben Lohnsteuerpauschalierung 15 % und sozialversicherungsfrei Fahrtkostenersatz PKW bei Fahrten Wohnung Arbeitsstätte Entfernungspauschale 0,30 Euro/Entfernungskilometer Eintrag auf LSt-Bescheinigung; Hinweis ESt-Erklärung AN

23 Sparen von Lohnsteuer und SV-Abgaben Lohnsteuerpauschalierung 20 % und sozialversicherungsfrei Gruppenunfallversicherung Nur wenn mehrere Arbeitnehmer begünstigt werden Maximal durchschnittlich 62 Euro je Arbeitnehmer und je Kalenderjahr Sparen von Lohnsteuer und SV-Abgaben Lohnsteuerpauschalierung 25 % und sozialversicherungsfrei Erholungsbeihilfen 156 Euro je Arbeitnehmer zuzüglich 104 Euro für dessen Ehegatten und 52 Euro je Kind Zweckgebundene Zahlung z. B. als Zuschuss zu einer Urlaubsreise Zahlung im zeitlichen Zusammenhang reicht für den Nachweises des Zweckes aus

24 Sparen von Lohnsteuer und SV-Abgaben Steuerliche Berücksichtigung der betrieblichen Altersvorsorge Was versteht man unter betrieblicher Altersvorsorge? Direktversicherung Pensionskasse Pensionsfonds Direktzusagen / Pensionszusage Unterstützungskasse Sparen von Lohnsteuer und SV-Abgaben Steuerliche Berücksichtigung der betrieblichen Altersvorsorge Was versteht man unter arbeitgeberfinanzierte Krankenzusatzversicherung? Leistungen fur Sehhilfen, wie Brille oder Kontaktlinsen? Leistungen zur Pravention, wie z.b. Vorsorgeuntersuchungen? Erhöhung der Zahnersatzleistungen? Leistungen fur Alternativmedizin, wie z.b. Heilpraktikerleistungen? Zahnbehandlung und Zahnprophylaxe, wie z.b. Zahnreinigung Versicherungsschutz auf Urlaubsreisen

25

26 Erlösorientierte (Touren-)Einsatzplanung Kernprozess des ambulantes Pflegedienstes Sabine Gundlach Dipl.Pflegewirtin Ihre Referentin Sabine Gundlach Dipl. Pflegewirtin, Mediatorin ETL ADVISION Leitung Fachberatung für Pflegeeinrichtungen Mauerstraße Berlin Tel.030 / Mobil: 0173 / Mail: sabine.gundlach@etl.de Sabine Gundlach

27 Erlösorientierte Tourenplanung I. Grundlagen II. Prozess Einsatzplanung III. Welche Grundlagen benötigt meine Software? IV. Faktoren Personaleinsatzplanung V. Umgang mit Änderungen im Tourenplan VI. Erfolgsfaktoren 3 Erlösorientierte Tourenplanung I. Grundlagen II. Prozess Einsatzplanung III. Welche Grundlagen benötigt meine Software? IV. Faktoren Personaleinsatzplanung V. Umgang mit Änderungen im Tourenplan VI. Erfolgsfaktoren 4

28 Umsätze generieren? Ausschöpfen der Leistungspotentiale! SGB V Behandlungspflegen ( ), Haushaltshilfe 38) SGB XI 36 (LK's), 45b Betreuungsleistungen, 39 Verhinderungspflege SZ Entwicklung Selbstzahlerkatalog SGB XII Möglichkeiten erkennen und nutzen Erweiterung des Leistungsportfolio? WG?? Tagespflege?? Prozesse optimieren! Mitarbeiter (Dienstplanung, Urlaubsplanung, flexible Vertragsgestaltung (Pflege-)Kunden (Erkennen der Leistungspotentiale, Leistungserfassung, Leistungsabrechung, Einsatzplanung) Fuhrparkmanagement TOURENPLANUNG 5 Kernprozess Einsatzplanung Aufgrund des hohen Personalkostenanteils ist eine erlösorientierte Planung und Steuerung des Pflegedienstes der entscheidende Faktor für den wirtschaftlichen Erfolg! ZIEL.. Einsatzplanung = Kernprozess 1. Die zur Verfügung stehende Einsatzzeit der Mitarbeiter, (Dienstplanung) 2. in Form von patientenindividuellen Einsatzdauern (Tourenplanung) 3. auf die jeweilige Einsätze verteilen! (Einsatzplanung) 6

29 Erwartungen an die Einsatzplanung Mitarbeiter Kunden Pflegedienst 7 Erwartungen an die Einsatzplanung Mitarbeiter ü Leistungszeiten bemessen sich an der realen Patientenversorgung...muss man schaffen können! ü Im Vordergrund steht der Dienstplan, welcher Dienst ist geplant, nicht die Zuordnung zu einer konkreten Tour und damit, welcher Patient versorgt wird! ü Langfristige, verlässliche Planung (Arbeitszeit freie Tage) Ü KONTINUITÄT 8

30 Erwartungen an die Einsatzplanung Kunden ü Leistungserfüllung aus dem Pflegevertrag ü Mitarbeiterkontinuität (je größer Mitarbeiterbindung, desto höher auch die persönliche Erwartungshaltung) ü Pünktlichkeit des Einsatzes (wird unterschiedlich wahrgenommen) Ü PÜNKTLICHKEIT 9 Erwartungen an die Einsatzplanung Pflegedienst ü Wirtschaftlichkeit: Erträge müssen (mind.) Aufwendungen decken ü Wirtschaftliche Betriebsführung = Basis des Versorgungsvertrages SGB XI 72 Abs. 3 Satz 2 Versorgungsverträge dürfen nur mit den Pflegediensten geschlossen werden, die die Gewähr für eine leistungsfähige und wirtschaftliche pflegerische Versorgung bieten Ü WIRTSCHAFTLICHKEIT 10

31 Erlösorientierte Tourenplanung I. Grundlagen II. Prozess Einsatzplanung III. Welche Grundlagen benötigt meine Software? IV. Faktoren Personaleinsatzplanung V. Umgang mit Änderungen im Tourenplan VI. Erfolgsfaktoren 11 Einsatzplanung Dienstplanung Anzahl Mitarbeiter (Köpfe, VK) Kosten / Stundensatz Tourenplanung Anzahl Patienten Pflegestufen Leistungen/ Entgelte 12

32 Prozess Einsatzplanung Auftragsklärung SOLL /-IST ABGLEICH Leistungsplan Dienstplan Einsatzplan Tourenplan Auftragsklärung Vorab Klärung Standort, welche geschätzte Fahrzeit wäre zu kalkulieren!! Erstgespräch/ idealerweise Erstbesuch beim Patienten in der eigenen Häuslichkeit (Vorteil: Pflegesituation/Hilfsmittelbedarf kann konkret eingeschätzt werden) Formular Erstgespräch / Bedarfsfeststellung Durch PDL / stellv. PDL, ggf. Einsatzleitung Klärung Anamnese, erste biografische / persönliche Verhältnisse 14

33 1.Auftragsklärung Wie war die die bisherige Versorgungssituation (Ehepartner, Verwandte, Nachbarn)?Ist ein pflegender Angehöriger bei den Pflegekassen als Pflegeperson gemeldet? -> Anspruch auf 39 SGB XI??) Welche Person hat ggf. Handlungsvollmachten? (...gibt es einen bestellten Betreuer)? Handelst es sich um eine nachstationäre Versorgung nach Krhs.-Entlassung? Kurzeitpflege? Übernahme der Pflege eines anderen Pflegedienstes? (Warum Wechsel?) Auftragsklärung Sind pflegefachliche Punkte zu berücksichtigen? Bestehen Pflegerisiken? (Dekubitus, eingeschränkte Mobilität, etc.) Welche Leistungen sind erforderlich? (Behandlungspflegen, Grundpflegen, HWV, 45b, SZ- Leistungen) Welche Leistungen sind gewünscht??? Welcher Inhalt? (Klärung LK s und Anzahl anhand Bedarfsplanung, mögl. 45b und SZ- Leistungen!) 16

34 1.Auftragsklärung Klärung Einsatzmöglichkeit (Tag/ Einsatzzeit /Anzahl /Minuten/)? Muss eine Pflegestufe beantragt werden? Oder ist aufgrund der Bedarfssituation erkennbar, dass eine Höherstufung erforderlich ist (oder Prüfung des 45a/b)? Liegt bereits eine Kostenübernahme vor?? Auftragsklärung Abrechenbar: SGB XI, LK 16a) Erstbesuch Anamnese, Information und Beratung, Pflegeplanung sowie Angebot eines Pflegevertrages : 700 Punkt x 0,04680 Punktwert= 32,76!! Wird mit mind. 1 Stunde kalkuliert Abschließend: Ü Kostenklärung mit den Kostenträgern Ü Abschluss Pflege-und Betreuungsvertrag 18

35 1. Auftragsklärung Mobile Datenerfassung auf dem ipad/tablet direkt über das eva/3 viva! Programm: Ü Erstaufnahme. Ü Highlight: Kostenvoranschlag vor Ort nach Leistungs- und Zeitabrechnung Ü Pflegeplanung Auftragsklärung Ü Stammdatenaufnahme direkt vor Ort beim Patienten ÜSynchronisation der Daten bidirektional <-> ÜKein doppelten Eingaben mehr durch Aufnahme vor Ort 20

36 1. Auftragsklärung ÜKostenvoranschlag mit synchronisierter eigener realen Preisliste ÜDirekte Preisauskunft vor Ort möglich ÜSynchronisiert sich mit Büroarbeitsplatz Leistungsplanung Erfassen der Leistungskomplexe in der Bedarfsplanung überprüfen Leistungsplanung (Leistungsart,-zeit,-frequenz) Erlösplanung überprüfen, sind die Möglichkeiten / PS ausgeschöpft 22

37 23 3. Tourenplanung 1. Zuordnen des Patienten / der Leistung in eine vorher festgelegt Stammtour 2. Überprüfung/Anpassung (nach Möglichkeit tgl.) 3. Gibt es einen festzuordneten Mitarbeiter für die Tour? Ist dieser passend (männlich/ weiblich)? 4. Einsatzplanung Zuordnen der an dem Tag zur Verfügung stehenden Mitarbeiter aus dem Dienstplan (TOUR > - < Dienstplan) 24

38 Startaufruf der APP Tourenplan - Zu fahrende Tour (autom. Filterung nach Datum und Mitarbeiter) - Auflistung der an zufahrenden Patientenbesuche oder Sondertermine - zeitlich abgelaufene Besuche - zeitlich bevorstehende Besuche - bereits bearbeitete Besuche (werden standardmäßig ausgeblendet) - derzeitiger Besuch in Bearbeitung - Patient befindet sich derzeit in einer Pflegeunterbrechung - Patient hat an diesem Tag Geburtstag - Wechsel der Kalendertage Sabine Gundlach, Dipl.Pflegewirtin 25 Einsatz Routenplaner eva/3 geo Modernster Routenplaner inkl. Ü voller Integration in Ihre Tourenplanung Ü Anzeige der errechneten Fahrtzeiten Ü Übernahme von Start- und Zieladressen Ü Darstellung der Touren in Straßenkarten Ü direkte Übertragung auf Ihre Navigationsgeräte möglich 26

39 5. SOLL- IST Abgleich ü Mind. wöchentl./besser tgl. Abgleich des Soll-IST Tourenplans, am Folgetag ü PDL verantwortlich für Planung + Erfassen der tatsächlichen Leistungserbringung (Delegationsrecht) ü Kritische Würdigung des Einsatzplanes, ggf. aktualisieren des Leistungsplanes und damit des Leistungsnachweises ü Nur SOLL-Planung reicht nicht aus! 27 28

40 Erlösorientierte Tourenplanung I. Grundlagen II. Prozess Einsatzplanung III. Welche Grundlagen benötigt meine Software? IV. Faktoren Personaleinsatzplanung V. Umgang mit Änderungen im Tourenplan VI. Erfolgsfaktoren 29 III. Welche Grundlagen benötigt meine Software? Grundsätzliche Überprüfung der Grundlagen ü Dienstplanung Mitarbeiterqualifikation, Stundensätze, Zuordnung Bereich, ü Leistungsplanung Leistungsminuten, Preise für SZ-leistungen.., Minuten für einzelne Leistungen anpassen ü Tourenplanung Leistungen, Preis, Minuten/Frequenz 30

41 Checkliste Tourenplanung 31 Erlösorientierte Tourenplanung I. Grundlagen II. Prozess Einsatzplanung III. Welche Grundlagen benötigt meine Software? IV. Faktoren Personaleinsatzplanung V. Umgang mit Änderungen im Tourenplan VI. Erfolgsfaktoren 32

42 IV. Faktoren Personaleinsatzplanung Potential: Anzahl/Köpfe, VK Qualifikation: Pflegefachkraft, Pflegekraft, HW- Kraft, Betreuungskraft Flexibilität : Anteil Teilzeitkräfte, Beschäftigungsumfang Ausfallfaktoren: Urlaub, Krankheitsstunden, Fortbildung 33 IV. Faktoren Personaleinsatzplanung Gehaltsstruktur Festgehalt, Leistungsstunden, Zulagen, pauschalierte Verträge, Stundensätze, Urlaubstage (Anzahl, ggf. *Tage für tatsächl. Anwesenheit) Bedarf WG Soll/- Mindestvorhaltung, Touren erfolgt die erlös-orientierte Planung an den errechneten Leistungen(sminuten) Individuelle Faktoren Mitarbeiter 34

43 IV. Stundensatzkalkulation A. Ermittlung der produktiven Stunden Stunden Stunden Erläuterungen Tage pro Woche pro Jahr Arbeitszeit SGB XI (Vollzeitkraft) 38, ,0 d.h. pro Jahr mit 52 Wochen./.Feiertage 9 69,3 im Bundesland./.Urlaubstage ,6 durchschnittlich./.krankheit / Fehlzeiten geschätzt ca. Ø 4% 10 77,0 = Anwesenheitszeit je Vollzeitkraft 1.640,1./.Dienstbesprechungen 1 42,6./.Bürostunden / Leistungserfassung 4 208,0./.Fortbildung / Seminare etc. 32,0 = Einsatzzeit je Vollzeitkraft 1.357,5./.Fahrzeiten in % (wenn nicht extra vergütet) 0% 0,0 = Produktive Zeit (Pflegezeit und Fahrzeit) 1.357,5 B. Ermittlung der Kosten je produktiver Stunde Qualifikation ex KP ex AP HW Fach HW Hilfs Stundenlohn 12,15 11,52 9,39 8,64 173,33 Stunden pro Monat (bei 40 Wochenstunden) entspricht Bruttolohn je Monat (Vollzeitkraft) inkl. 13. Gehalt ,33 Wochen pro Monat + Summe Sonderzahlungen p.a. (ohne Relevanz im Mindestlohn = Jahresbrutto SV-Arbeitgeber (22%) Lohnkosten pro Jahr = Personaleinzelkosten (Kosten je Einsatzstunde) 21,84 20,71 16,88 15,53 Personalgemeinkosten: Gehälter Verwaltung siehe BWA / JA Unternehmerlohn: Gehalt Inhaber bzw. GF siehe BWA / JA Sachkosten ohne erhaltene Investkosten siehe BWA / JA Summe Gemeinkosten ######## + Gemeinkosten pro Produktivstunde ,50 10,50 10,50 10,50 Produktivstunde= Einsatzzeit+Fahrzeit (aus Software) = Kosten-Stundensatz 32,34 31,21 27,38 26,03 + Gewinnaufschlag / Risikoprämie 15% 4,85 4,68 4,11 3,90 = Gewinn-Stundensatz 37,19 35,89 31,48 29,93 * dieser Wert kann entweder aus Ihrer Software entnommen werden oder aber aus dem Produkt Ihrer Vollzeitstellen (Teilzeiter bitte umrechnen ) mal Produktive Zeit. 35 Erlösorientierte Tourenplanung I. Grundlagen II. Prozess Einsatzplanung III. Welche Grundlagen benötigt meine Software? IV. Faktoren Personaleinsatzplanung V. Umgang mit Änderungen im Tourenplan VI. Erfolgsfaktoren 36

44 V. Änderungen im Tourenplan Sind alle Einsätze verplant? Sind bei Veränderungen /Ausfällen sind die Lücken aus dem Rahmenplan geschlossen? Sind die Touren im SOLL / IST kostendeckend? Ist die Versorgungsreihenfolge (nach Abwägung aller Möglichkeiten / Grundpflegen / HWV) optimal? Sind Kombileistungen berücksichtigt?? Ist jeder Tour ein Mitarbeiter zugeordnet? Sind die Qualifikationen der Mitarbeiter ausreichend? 37 V. Änderungen im Tourenplan Sind die Fahrzeiten optimal geplant? Ist jeder Tour ein Fahrzeug (oder Fahrrad) zugeordnet? Empfehlung: immer eine rechtzeitige Planung, vorteilhaft Mitte der Woche für die kommende Woche, freitags wird lediglich eine Aktualisierung vorgenommen. 38

45 2 immer wiederkehrende Phänomene Die immer gleich lange Tour! Auch bei Ausfall von Leistungen/Leistungskomplexen benötigt der Mitarbeiter den gleichen Zeitaufwand! Warum..? Der Mitarbeiter vertritt die Auffassung, dass er im Dienst eingeteilt und pro Schicht bezahlt wird. Ü Schulung der Leistungsinhalte und deren Finanzierung! 40

46 2. Gleiche Tour unterschiedliche Zeit! Mitarbeiter zu langsam?? ñò Mitarbeiter zu schnell?? ( nur weil ein Mitarbeiter langsamer arbeitet, bedeutet dies nicht gleichzeitig eine falsche oder gar schlechte Versorgung) Gleiche Tour unterschiedliche Zeit! 08:00 08:15 08:30 08:45 09:00 09:15 09:30 09:45 10:00 10:15 10:30 10:45 11:00 11:15 11:30 11:45 12:00 12:15 TOUR 1 / MA 1 TOUR 1 / MA

47 2. Gleiche Tour unterschiedliche Zeit! Ursache: Fahrtweg Mitarbeiter zu langsam?? (Umweg (ggf. noch Brötchen/Zeitungen kaufen), kein Parkplatz, kürzerer Weg nicht bekannt) Mitarbeiter zu schnell?? (Abkürzung, ggf. auch verbotene Abkürzung, parken im Haltverbot) Ü Fahrstunden (z.b. Einparken), fest Streckenvorgabe, Fahrzeugzuordnung Gleiche Tour unterschiedliche Zeit! Inhalte der Leistungen Sind die Leistungsvorgaben/-zeiten bekannt?? Mitarbeiter haben eigenes Verständnis von z.b. Grundpflege, morgens immer den gesamten Oberkörper waschen mit Intimbereich, nach dem Strümpfe ausziehen immer Beine eincremen (Kunden bestimmen Inhalte, nicht Mitarbeiter! Leistungsanpassung immer möglich!) 44

48 2. Gleiche Tour unterschiedliche Zeit! Ineffektives Arbeiten Sind individuelle Versorgungsprozesse bekannt, gestalten sich die Abläufe und damit der Einsatz schneller! (z.b. nur einmal etwas aus dem Bad/der Küche holen) Ü Tourenvisite, Reflexion der Abläufe Konstitution der Mitarbeiter Nicht alle Mitarbeiter sind gleich leistungsfähig Gleiche Tour unterschiedliche Zeit! Bei dauerhafter Abweichung. Ü Tourenvisite durch PDL / Einsatzleitung: bei sachlicher begründeter Abweichung oder Änderung der Pflegesituation = Anpassen der Leistungszeiten in der Leistungsplanung! 46

49 Erlösorientierte Tourenplanung I. Grundlagen II. Prozess Einsatzplanung III. Welche Grundlagen benötigt meine Software? IV. Faktoren Personaleinsatzplanung V. Umgang mit Änderungen im Tourenplan VI. Erfolgsfaktoren 47 VI. Erfolgsfaktoren Auswahl der Patienten Handelt es sich um einen Auftrag mit pos. Ergebnis? Ist die Fahrzeit im Rahmen (max. 10 min)? Wie ist die Perspektive? (kurzfristiger Einsatz Behandlungspflege? ggf. kurzfristige Höherstufung SGB XI?) Mitarbeiterressourcen nutzen flexible Arbeitsverträge gestalten auch Teildienste möglich (?) Ü bedarfsorientierte Einsatzplanung! 48

50 VI. Erfolgsfaktoren Touren erlösorientiert planen. Wenig, dafür längere Touren planen, max. 6 Stunden Geographische Einteilung (Stadtteil, Ortschaften) erforderlich Neue Touren erst ab einer Kapazität von 3 Stunden planen (Stoßzeit) Reguläre Versorgung außerhalb zuschlagpflichtiger Zeiten 49 VI. Erfolgsfaktoren Touren erlösorientiert planen Dienst / Tourenbeginn ab 6.00 Beginn gestaffelt, so kein Stau am Schlüsselkasten Ggf. dezentraler Tourenbeginn (Fahrzeit entfällt, Ausstattung mit MDE/ smartphone oder Pager erforderlich) 50

51 Auswirkungen effizienter Dienst-, Touren- und Einsatzplanung Zuverlässige Personaleinsatzplanung Niedriger Krankenstand Effiziente Einsatzplanung Zufriedene Kunden Zufriedene Mitarbeiter Positives Arbeitsklima Zusätzliche Ressourcen (Arbeitszeit, Fahrzeit, Fahrzeuge) Positives Image 51 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Sabine Gundlach Dipl. Pflegewirtin, Mediatorin Mauerstr , Berlin Telefon