KANTONALE VERWALTUNG. Aus- und Weiterbildung, Kostenübernahme und Rückerstattungspflicht; Empfehlungen des Personalamts vom 1.

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1 Seite 1 Aus- und Weiterbildung, Kostenübernahme und Rückerstattungspflicht; Empfehlungen des Personalamts vom 1. Januar Rechtsgrundlagen Die nachfolgenden Empfehlungen gibt das Personalamt gestützt auf 5 Personalgesetz (PG) sowie 93, 94 und 95 i.v.m. 150 lit. b Vollzugsverordnung zum Personalgesetz (VVO) ab. 2 Geltungsbereich Die Empfehlungen gelten grundsätzlich für alle Mitarbeitenden des Kantons. Vorbehalten bleiben abweichende Regelungen für besondere Berufsgruppen (z.b. Lehrpersonen, Polizeikräfte usw.). 3 Zweck Der Kanton Zürich misst der kontinuierlichen Weiterbildung und der Laufbahnplanung einen hohen Stellenwert bei. Die Vorgesetzten fördern und fordern ihre Mitarbeitenden auch jene mit Teilzeitanstellungen durch gezielte Bildungsmassnahmen. Die fachliche und persönliche Weiterentwicklung erhöht die Leistungs- und Veränderungsbereitschaft und trägt zur Erhaltung der Arbeitsmarktfähigkeit bei. Gute Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten steigern die Attraktivität des Kantons als Arbeitgeber und helfen, vakante Stellen mit eigenem, gut qualifiziertem Personal rasch zu besetzen. Von den Mitarbeitenden wird erwartet, dass sie eigenverantwortlich zur Planung ihrer beruflichen Laufbahn und zur Aufrechterhaltung ihrer Arbeitsmarktfähigkeit beitragen. Sie werden dabei von ihren Vorgesetzten und den zuständigen Personalfachleuten unterstützt. Im Rahmen der jährlichen Zielvereinbarung und Leistungsbeurteilung werden geeignete Entwicklungsmassnahmen besprochen und geplant.

2 Seite 2 Aus- und Weiterbildungen sollen insbesondere zur Erhöhung folgender Kompetenzen beitragen: Fachkompetenz Methodenkompetenz Selbstkompetenz Sozialkompetenz Führungskompetenz 4 Interne Aus- und Weiterbildung 4.1 Definition Die interne Aus- und Weiterbildung umfasst die internen Aus- und Weiterbildungsangebote des Personalamts, die EDV-Kurse bei Digicomp sowie die von den Direktionen und Ämtern organisierte interne Aus- und Weiterbildung. Die Teilnahme an einem internen Aus- und Weiterbildungsprogramm wird nicht formell verfügt. 4.2 Kurskosten, anrechenbare Arbeitszeit und Spesen Sowohl die Kurskosten als auch die Arbeitszeit gehen in der Regel zu Lasten des Arbeitgebers und es wird kein Rückforderungsvorbehalt verfügt. Wird die Teilnahme an einer internen Ausoder Weiterbildung dienstlich angeordnet, gehen sämtliche Kosten zu Lasten des Arbeitsgebers. Für die Teilnahme an Seminaren der internen Aus- und Weiterbildung wird höchstens die Tagessollzeit von 8:24 Stunden angerechnet. Dies auch wenn das Seminar länger dauert oder der Anfahrtsweg mehr Zeit in Anspruch nimmt als der übliche Arbeitsweg. Bei Teilzeitangestellten, deren Seminare in die dienstfreie Zeit fallen, aber im dienstlichen Interesse liegen, wird der Kursbesuch auf der Basis einer vollen Tagessollzeit von höchstens 8:24 Stunden angerechnet. Für Fahrauslagen gelten die Bestimmungen der 65 und 66 VVO. Kilometerentschädigungen ( 68 VVO) werden nicht ausgerichtet. Für die An- und Rückreise sind somit öffentliche Verkehrsmittel zu benützen. Findet die Weiterbildung im Bereich des Zürcher Verkehrsbundes statt, können Billette zweiter Klasse verrechnet werden. Findet sie ausserhalb des Verbundgebietes statt, können Billette erster Klasse verrechnet werden. Vergütungen für Mahlzeiten bzw. Nebenauslagen ( 69 und 71 VVO) werden nicht ausgerichtet. Preisgünstige Verpflegungsmöglichkeiten sind in der Nähe der jeweiligen Seminarorte vorhan-

3 Seite 3 den; die Pausenverpflegung ist in der Regel im Seminarpreis inbegriffen. Die Kosten für externe Aufenthalte mit Übernachtungen im Rahmen der Führungsprogramme werden übernommen. 5 Externe Aus- und Weiterbildung 5.1 Definition Als extern gelten alle Aus- und Weiterbildungen, die nicht intern im Sinne von Ziff. 4.1 sind. 5.2 Kostenbeteiligung Die Beteiligung an den Kosten setzt voraus, dass die Aus- und Weiterbildung in einem Zusammenhang mit der gegenwärtigen oder zukünftigen Aufgabe bzw. Funktion steht und der beruflichen oder persönlichen Weiterentwicklung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters dient. Die Kostenbeteiligung umfasst die während der Ausbildung beanspruchte Arbeitszeit (Lohnkosten) sowie die Übernahme der Aus- bzw. Weiterbildungskosten (Kursgeld, Prüfungsgebühren und Spesen) Interessegrad Der Umfang der Beteiligung des Arbeitgebers an den Kurskosten und die Gewährung von Arbeitszeit erfolgt grundsätzlich in Abhängigkeit des dienstlichen Interessegrades des Arbeitgebers. Neben dem Interessegrad können bei der Festlegung der Kostenbeteiligung berücksichtigt werden: der bisherige Leistungsausweis, die beruflichen Perspektiven, das Dienstalter sowie die bisherige Inanspruchnahme von Weiterbildungsleistungen. Für den Entscheid über die Kostenbeteiligung kann ebenfalls herangezogen werden, welcher Anbieter bzw. Lehrgang unter Berücksichtigung der Zielsetzung, des Zeitbedarfs, der Kosten und der Qualität des Abschlusses das beste Angebot ausweist.

4 Seite 4 Dienstlicher Interessegrad Kostenbeteiligung Arbeitgeber Mitarbeitende I dienstlich notwendig 100 % II dienstlich unmittelbar erwünscht 50 % 50 % III dienstlich nicht notwendig, gleichwohl Arbeitsplatzbezug und erkennbarer Nutzen für Arbeitgeber (mittelbar erwünscht) % % IV kein ersichtlicher Nutzen für den Aufgabenbereich 0 % 100 % Interessegrad I: dienstlich notwendig Ohne die zu erwerbenden Kenntnisse können die gemäss Stellenbeschreibung übertragenen Aufgaben oder die veränderten Anforderungen an die Stelle in wesentlichen Teilen nicht oder nicht in geforderter Qualität erfüllt werden. Die anfallenden Kosten unterliegen keinem Rückforderungsvorbehalt. Interessegrad II: dienstlich unmittelbar erwünscht Die zukünftige Funktion und das Arbeitsgebiet sind heute noch nicht definiert. Mit der geplanten Aus- bzw. Weiterbildung sollen die Fachkenntnisse vertieft und/oder Kompetenzen erworben werden, die auf einen möglichen neuen und/oder breiteren Aufgabenbereich vorbereiten und gleichzeitig der beruflichen oder persönlichen Weiterentwicklung dienen. Interessegrad III: dienstlich nicht notwendig, mittelbar erwünscht Die Aus- oder Weiterbildung ist für die Aufgabenerfüllung der Funktion grundsätzlich nicht notwendig. Die neu zu erwerbenden Kenntnisse und Kompetenzen tragen aber zur Verbesserung der arbeitsplatzbezogenen Gesamtsituation bei (etwa bezüglich interdisziplinärem Wissen, Verbesserung der Arbeitsmarktfähigkeit, Zufriedenheit am Arbeitsplatz) und kommen damit auch dem Arbeitgeber zugute.

5 Seite 5 Interessegrad IV: kein ersichtlicher Nutzen / kein Bezug zum Aufgabenbereich Die Aus- oder Weiterbildung hat keinen Bezug zum Aufgabenbereich und liegt vollumfänglich im privaten Interesse der Mitarbeitenden. In diesem Fall ist keine Unterstützung durch den Arbeitgeber vorgesehen. Für berufsspezifische Aus- und Weiterbildungen können die einzelnen Ämter nach Rücksprache mit der Direktion spezielle Regelungen beschliessen Beschäftigungsgrad Bei Mitarbeitenden mit einem reduzierten Beschäftigungsgrad wird eine Beteiligung in Bezug auf die Arbeitszeit pro rata gewährt. In Bezug auf die finanzielle Beteiligung wird der Beschäftigungsgrad in der Regel jedoch nicht berücksichtigt. Ist die Aus- und Weiterbildung dienstlich notwendig (Interessegrad I), wird auch die Arbeitszeit vollumfänglich gewährt. 5.3 Rückforderungsvorbehalt Voraussetzung Besteht an der Aus- bzw. Weiterbildung ein erhebliches privates Interesse der Angestellten, ist ein Rückforderungsvorbehalt vorzusehen für den Fall, dass das Arbeitsverhältnis aus Gründen aufgelöst wird, die bei dem oder der Angestellten liegen (vgl. 94 Abs. 2 VVO). Bei Weiterbildungen vom Interessegrad I wird in der Regel kein Rückforderungsvorbehalt verfügt. Es kann ein rückerstattungsfreier Betrag festgelegt werden, so dass z.b. nur Aus- und Weiterbildungen mit einem Rückforderungsvorbehalt verbunden werden, wenn die Kosten Fr übersteigen Dauer und Umfang Der Vorbehalt darf längstens für die Dauer von vier Jahren ab Ende der Aus- oder Weiterbildung festgelegt werden ( 94 Abs. 3 VVO). Unter dem Ende der Aus- oder Weiterbildung wird der Zeitpunkt des effektiven Ausbildungsabschlusses verstanden. Wird eine Ausbildung mit einem Diplom abgeschlossen, ist der Zeitpunkt der Diplomerteilung massgebend. Endet eine Ausbildung ohne Diplom, kann grundsätzlich auf die Schlussprüfung bzw. den letzten Ausbildungsoder Kurstag abgestellt werden.

6 Seite 6 Bei der Festlegung der Dauer des Rückforderungsvorbehalts sind die persönliche und die betriebliche Situation angemessen zu berücksichtigen. Als Richtwert gilt, dass der Rückforderungsvorbehalt gleich lange dauert, wie die absolvierte Aus- oder Weiterbildung. Abweichungen sind im Einzelfall möglich. So kann etwa bei sehr kostspieligen Kursen oder Studien auch ein längerer Rückforderungsvorbehalt angebracht werden (längstens vier Jahre). Die Abstufung der Rückerstattungshöhe erfolgt ebenfalls anhand der konkreten Umstände. Ausgehend von der Grundform der Abstufung in 25%-Schritten (1. Jahr: Rückerstattung von 100% der Kosten, 2. Jahr 75%, 3. Jahr 50% und 4. Jahr 25%) ist eine für den Einzelfall bedarfsund situationsgerechte Anpassung vorzunehmen. Der Rückzahlungsbetrag reduziert sich dabei pro Monat anteilsmässig. Die Rückerstattungspflicht für die gesamten Kosten (Kurskosten und beanspruchte Arbeitszeit) ist nur während des ersten Jahres möglich ( 94 Abs. 4 VVO) Fälle von Rückforderungen Aufgrund der Praxis, die in verschiedenen Direktionen zur Anwendung gelangt, können folgende Empfehlungen betreffend Rückforderung abgegeben werden: Wird das Arbeitsverhältnis aus Gründen, die beim Mitarbeitenden liegen, während der Ausoder Weiterbildung aufgelöst, sind die gesamten bis zum Beendigungszeitpunkt aufgelaufenen Kosten (inkl. Lohn für bezahlten Urlaub) zurückzuerstatten. Wird die Aus- oder Weiterbildung aus Gründen, die beim Mitarbeitenden liegen, vorzeitig abgebrochen, sind die gesamten bis zum Beendigungszeitpunkt aufgelaufenen Kosten (inkl. Lohn für bezahlten Urlaub) zurückzuerstatten. Als Abbruch gilt auch die verschuldete Nichtteilnahme an einer Prüfung, wenn die Zulassungsvoraussetzungen erfüllt wären. Nicht als Abbruch im Sinne dieses Abschnittes gilt der unverschuldete Abbruch aus Krankheits- oder Unfallgründen sowie der vom Arbeitgeber erwünschte Abbruch. Wird eine Aus- bzw. Weiterbildung nicht erfolgreich bestanden, ist die/der Mitarbeitende verpflichtet, die Prüfung zu wiederholen. Die Verweigerung stellt einen vorzeitigen Abbruch dar (für die Folgen vgl. oben). Ist eine Wiederholung nicht möglich oder wird auch diese nicht bestanden, treten die für diesen Fall vereinbarten Folgen ein. Keine Rückforderung kann verfügt werden, wenn der oder die Mitarbeitende innerhalb des Kantons die Stelle wechselt. Die Rückforderung kann in solchen Fällen erst geltend gemacht

7 Seite 7 werden, wenn die oder der Mitarbeitende den Kanton verlässt. Der neue Arbeitgeber wird durch den bisherigen über den Rückforderungsvorbehalt informiert und meldet diesem einen vorzeitigen Austritt des Mitarbeitenden aus der kantonalen Verwaltung. Dem bisherigen Arbeitgeber bleibt die Geltendmachung der Rückforderung vorbehalten. 5.4 Erlass einer Verfügung Dauert die Teilnahme an einer externen Aus- oder Weiterbildung mehr als fünf Arbeitstage oder wird ein Rückforderungsvorbehalt vereinbart, sind die Bewilligung und die Modalitäten der Ausoder Weiterbildung sind in einer Verfügung festzuhalten (vgl. 93 Abs. 2 VVO und Musterverfügung HPR IX ). In der Verfügung sind insbesondere folgende Punkte zu regeln: Bezeichnung, Inhalt, Dauer der Aus- oder Weiterbildung Angaben über den Interessensgrad Gesamter Zeitaufwand; in die Arbeitszeit fallender Zeitaufwand; Kosten der beanspruchten Arbeitszeit Gesamte Kosten, inkl. Prüfungsgebühren und Spesen; vom Arbeitgeber übernommene Kosten und Spesen Rückforderungsvorbehalt Folgen eines Abbruchs und des Nichtbestehens der Aus- bzw. Weiterbildung 6 Kostenübernahme bei neu eintretenden Angestellten Grundsätzlich ist es möglich, die Kosten für Aus- und Weiterbildung von neu eintretenden Mitarbeitenden, die Rückerstattungspflichten gegenüber ihren bisherigen Arbeitgebern haben, zu übernehmen. Es empfiehlt sich dabei, die Kostenübernahme unter den gleichen Gesichtspunkten festzulegen wie bei einer Aus- oder Weiterbildung beim Kanton. Entsprechend ist zu prüfen, wie die Interessenlage zwischen Arbeitgeber und dem oder der Angestellten bezüglich der Aus- oder Weiterbildung verteilt ist. Wird die absolvierte Aus- oder Weiterbildung bereits bei der Festsetzung des Lohnes berücksichtigt, fällt die Kostenübernahme entsprechend weniger grosszügig aus. Ebenfalls ist ein Rückforderungsvorbehalt anzubringen. Die Modalitäten sind in einer Vereinbarung festzuhalten.

8 Seite 8 7 Administration und Controlling Die Rechnungen für Aus- und Weiterbildungen im Interessegrad I werden direkt von der zuständigen Dienststelle beglichen. Bei Aus- und Weiterbildungen, welche im Interessegrad II, III und IV liegen, sind die Rechnungen durch die Mitarbeitenden selbst zu begleichen. Die Rückerstattung in der Höhe der vereinbarten Kostenbeteiligung erfolgt via Lohnzahlung durch Einreichung des Zahlungsbeleges. Die Angaben über besuchte Aus- und Weiterbildungen werden von derjenigen Dienststelle, welche für die Bewirtschaftung des Personaldossiers zuständig ist, schriftlich festgehalten. PERSONALAMT