Anleitung studiolution. V 2.2 Januar 2016

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1 Anleitung studiolution V 2.2 Januar 2016

2 Inhaltsverzeichnis VORWORT 4 DAS WICHTIGSTE IN KÜRZE 5 DAS TERMINBUCH 6 ANSICHT 6 TERMINE ANLEGEN 7 KUNDENKARTEI 8 ONLINE TERMINPLANUNG IHRE PERSÖNLICHE (BUCHUNGS-) WEBSEITE 10 SCHRITT 1 - MITARBEITER BILDER UND -BESCHREIBUNGEN EINFÜGEN 11 SCHRITT 2 - LEISTUNGEN FÜR DIE ONLINE TERMINBUCHUNG FREIGEBEN UND BESCHREIBEN 12 SCHRITT 3 TERMINE FREI GEBEN, BILD UND BESCHREIBUNG IHRES GESCHÄFTS 13 STORNIEREN EINES TERMINS 14 LEISTUNGEN UND PRODUKTE ANLEGEN 16 LEISTUNGEN ANLEGEN 16 PRODUKTE ANLEGEN 17 NACHVOLLZIEHBARKEIT VON PRODUKT- UND LEISTUNGSÄNDERUNGEN 18 KASSIEREN 19 LEISTUNGEN/ PRODUKTE IN DEN BELEG HINZUFÜGEN UND HERAUS NEHMEN 19 AUSWAHL DER BEZAHLART 20 TRINKGELD 21 GUTSCHEINE 22 GUTSCHEIN VERKAUFEN 23 GUTSCHEIN DRUCKEN UND VERSENDEN 24 GUTSCHEIN EINLÖSEN 25 GUTSCHEINE STORNIEREN 26 MENÜPUNKT GUTSCHEINE VÖLLIGE TRANSPARENZ 27 BARGELD EINLAGEN UND AUSGABEN 30 TAGESABSCHLUSS 31

3 WIE WIRD DER TAGESABSCHLUSS DURCHGEFÜHRT? 31 INITIALER KASSENBESTAND - BEIM ERSTEN TAGESABSCHLUSS 32 FEHLBETRÄGE 33 STORNIEREN VON BUCHUNGEN 34 KASSENBUCH-BERICHT 36 WEITERE BERICHTE ZUM THEMA KASSE UND UMSÄTZE 37 GENERELLE GRUNDSÄTZE ZUM THEMA KASSE 39 ABBILDUNGSVERZEICHNIS 40 FRAGEN UND ANTWORTEN 41

4 Vorwort Mit studiolution und studiobookr bekommen Sie zwei mächtige Werkzeuge um Ihren Geschäftsalltag besser zu organisieren und langfristig besser zu werden. Wir legen vor allem Wert auf die betriebswirtschaftliche Optimierung Ihres Geschäfts. Dabei geht es vor allem um Transparenz, die Sie über Ihr Geschäft erlangen. Unser Produkt: unkompliziert, günstig, umfangreich Wir verbessern unser Produkt ständig. D.h. nicht, dass wir perfekt sind. Wir sind auf Ihr Feedback angewiesen um jeden Tag ein bisschen besser zu werden. Alles was Sie in studiolution finden, ist zusammen mit Friseuren und Steuerberatern entwickelt worden. Unser Service: hilfsbereit, kompetent, kostenlos Wir werden immer wieder zum Service gefragt und ob dieser wirklich kostenlos ist Wir sehen das so: Wenn wir zu dumm sind ein Produkt zu bauen, welches Sie verstehen, sind wir selber schuld, wenn Sie Fragen haben. Diese beiden Punkte sind für uns untrennbar, da es dazu führt, dass wir gezwungen sind, ein möglichst einfach zu bedienendes Produkt zu entwickeln. Wir sehen uns auch nicht als Mittelpunkt Ihres Geschäfts. Wir machen unseren Job richtig, wenn es einfach läuft ohne dass wir auffallen oder Sie ständig mit der Bedienungsanleitung rum laufen müssen. Wir leben von der Empfehlung deshalb werden wir Ihnen auch unser Produkt nicht aufschwatzen, sondern Sie müssen es schon auch wollen ;-) Ansonsten empfehlen Sie uns ja nicht. Info zur Anleitung Mit Hilfe dieser Anleitung sind Sie in der Lage studiolution bedienen zu können (eigentlich benötigen Sie aber gar keine Anleitung). Diese Anleitung beschränkt sich allerdings auf die betriebswirtschaftlich und abrechnungstechnisch notwendigen Dinge vom Termin über Kassieren bis zu Tagesabschluss. Es gibt zahlreiche Detail-Anleitungen, die Sie über blog.studiolution.de/anleitungen erreichen können. Hier werden auch Bereiche wie SMS Marketing oder Online Termine erklärt.

5 Das Wichtigste in Kürze Termine studiolution basiert fast immer auf einem Termin. D.h. das Terminbuch bildet die Zentrale für alles, was Sie machen. Auch beim Kassieren kassieren Sie einen Termin. Das hat den Vorteil, dass Sie schnell werden, da Sie die Leistungen für Ihren Kunden normalerweise im Termin bereits erfasst haben. So lange ein Termin noch nicht kassiert wurde, kann dieser geändert oder verschoben werden. Kassieren Den Kassendialog erreichen Sie im Normalfall über einen Termin. Die einzige Ausnahme wie Sie ohne Termin in den Kassendialog gelangen, ist der Punkt nur Produkte kassieren : Darüber können Sie nur Produkte oder Gutscheine kassieren, ohne dass vorab ein Termin angelegt wurde. Mit studiolution können Sie zwei Zahlweisen bestimmen, die beim Kassieren abgefragt werden: Bar und EC (= Fremdsystem). Die Umsätze werden grundsätzlich dem Mitarbeiter zugeordnet, bei dem der Termin eingetragen wurde außer Sie ändern das während des Kassier Vorgangs auf einen anderen Mitarbeiter. Sobald ein Termin kassiert wurde, kann er nicht mehr geändert werden. Falls Sie sich vertippt haben und Sie diese Buchung doch noch verändern möchten, können Sie die Buchung unter Finanzen > Meine Buchungen unter Angabe eines Grundes stornieren. Der Termin ist dann wieder offen und kann wieder kassiert werden. Tagesabschluss Der Tagesabschluss (und damit Kassensturz ) ist für jeden Salon/ jedes Studio täglich Pflicht. Der Tagesabschluss gibt einen genauen Aufschluss darüber, wieviel Geld Sie an diesem Tag eingenommen haben unterteilt nach EC und Bareinnahmen. Außerdem ist der Tagesabschluss die Voraussetzung für den Kassenbuch-Bericht. Den Tagesabschluss erreichen Sie über das Menü Finanzen > Tagesabschluss. Wählen Sie Mitarbeiter und bestätigen Sie mit Tagesabschluss durchführen. Danach tragen Sie unter Teilentnahme den Betrag ein, den Sie aus der Kasse entnehmen und zur Bank bringen. Hinweis: Der Tagesabschluss schließt nicht nur den aktuellen Tag ab, sondern auch alle vorangegangenen Tage. Es können keine Buchungen mehr vorgenommen werden. Beispiel: Sollten Sie einen Tagesabschluss mal vergessen haben, führt das System beim aktuellen Tagesabschluss automatisch für den zurückliegenden Tag auch einen Tagesabschluss durch - mit einer 0-EUR Entnahme. D.h. der Kassenbestand wird bis zum aktuellen Tag fortgeschrieben und der vorherige Tag kann ebenfalls nicht mehr verändert werden. Zur besseren Nachvollziehbarkeit wird das aktuelle Datum dem vergangenen Kassenabschluss angehängt.

6 Das Terminbuch Im Normalfall öffnet sich das Terminbuch beim ersten Aufruf in der Tagesansicht. Falls Sie nur einen Mitarbeiter angegeben haben, öffnet sich das Terminbuch standardmäßig in der Wochenansicht. Im Menü Einstellungen können Sie dieses Verhalten verändern. Ansicht Die Tagesauswahl bringt Sie schnell zum gewünschten Tag. Über die Pfeiltasten springen Sie in der Tagesansicht um einen Tag weiter in der Wochenansicht um eine Woche. Hier können Sie mit einem Klick zum nächsten freien Termin eines Mitarbeiters gelangen. Per Click auf einzelne Mitarbeiter gelangen Sie zur Wochensicht des geklickten Mitarbeiters Splittermine anlegen. Muss unter Einstellungen aktiviert werden. Produkte und Gutscheine können hier ohne Termine verkauft werden. Termine werden in der Farbe des Mitarbeiters angegeben. Es können aber auch Farben für Leistungen hinterlegt werden. Diese überschreiben die Mitarbeiterfarbe Abbildung 1: Tagesansicht Terminbuch Tipp: Wenn Sie auf den Namen des Kunden im Termin klicken, rollt die Kundenkartei sofort runter. Damit sehen Sie sofort, wie viel Umsatz der Kunde bei Ihnen macht, wie oft er da war und was genau bei den letzten Terminen abgerechnet wurde.

7 Termine anlegen Die Terminauswahl von studiolution ist denkbar einfach und sehr stark an ein handschriftliches Terminbuch angelehnt. Es gibt zwei Möglichkeiten, wie ein Termin in Ihrem Terminbuch landet: 1. Sie geben den Termin über das Terminbuch ein 2. Ihre Kunden (falls Sie das erlauben) buchen online bei Ihnen Beide Varianten laufen auf das gleiche hinaus: Ein Termin, der mit einem Klick kassierbar ist. Der Einzige Unterschied liegt darin, dass Der Terminauswahldialog öffnet sich, sobald Sie im Terminbuch auf einen freien Termin klicken (weiße Fläche). In der Terminauswahl können Sie die Zeiten und Leistungen eines Termins festlegen. Außerdem können Sie den Kundentypen über die Pfeiltaste nehmen Laufkunde festlegen: Laufkunde (voreingestellt) Bestehender Kunde Neukunde (in diesem Fall bekommt Ihr Termin ein kleines Icon, damit Sie sofort wissen, dass zu diesem Termin ein Neukunde kommt) Wählen Sie die Dauer des Termins Wählen Sie eine oder mehrere Leistungen Wählen Sie zwischen Laufkunden, bestehender Kunden oder legen Sie einen Neukunden an. Kassieren Sie Ihren Termin Abbildung 2: Terminauswahl Dialog Übrigens die Leistungen legen Sie im Bereich Einstellungen > Leistungsverzeichnis fest.

8 Hinweis: Versuchen Sie immer mit namentlich bekannten Kunden zu arbeiten. Laufkunden sind anonym und Sie wissen nicht wie oft diese wieder kommen und Sie können auch kein Marketing machen. Falls Sie den Kunden neu erfassen empfehlen wir neben Vor- und Nachname auch die Handynummer zu erfassen. Das hat den Vorteil, dass Sie a) Ihren Kunden schnell erreichen (falls Sie mal krank sind), b) SMS Terminerinnerungen versenden können und c) erkennen wir den Kunden wieder, wenn dieser bei Ihnen Online buchen sollte und wird nicht nochmal angelegt (falls Sie Online Terminplanung erlauben sollten). Kundenkartei In die Kundenkartei gelangen Sie auf zwei Arten: 1. Sie klicken auf den Namen eines Kunden im Terminbuch (direkt im Termin, in der Geburtstagsliste oder im Kassendialog) 2. Sie gehen über das Menü Kunden und klicken dort auf den Namen eines Kunden In beiden Fällen rollt die Kundenkartei am linken Rand des Bildschirms herunter. Hier werden die letzten abgerechneten Leistungen/ Produkte angezeigt. Über die blaue Pfeiltaste darüber können Sie zu jedem Besuch in der Vergangenheit springen. Ausdrucken der Kundenkartei (auch Bondrucker geeignet) Abbildung 4: Kundenkartei Abbildung 3: Kundenkartei Erweitert

9 Falls Sie neue Kunden anlegen, können Sie das auch auf zwei Arten: 1. Während Sie einen Termin anlegen, können Sie wo Laufkunde stehen auf den Pfeil klicken und dann auf Neukunde anlegen gehen 2. Sie gehen im Menü Kunden auf Neukunde anlegen. Damit verlassen Sie aber das Terminbuch. Der erste Weg wird wahrscheinlich Ihr Standardweg sein. Hinweis: Wir können Ihre Kundenkartei importieren. Schicken Sie uns diese im CSV/ Excel Format und wir importieren Ihre Kunden ins System. Es gibt noch eine dritte Möglichkeit, wie ein Neukunde in Ihre Kundenkartei kommt: Er bucht online. Falls Sie Ihren Kunden erlauben online Termine zu buchen, werden diese Kunden automatisch in Ihrer Kundenkartei gespeichert falls der Kunde noch nie bei Ihnen war. Sollte der Kunde schon bei Ihnen gewesen sein, wird er natürlich nicht noch mal angelegt. Hinweis: Ob ein Online Buchungskunde schon einmal bei Ihnen war, erkennen wir anhand der Handynummer oder Adresse. Das ist einer der Gründe, warum wir empfehlen, dass Sie sich bei Neuanlage eines Kunden immer die Handynummer holen. Finden wir weder Handynummer, noch Adresse, wird der Kunde neu angelegt.

10 Online Terminplanung Ihre persönliche (Buchungs-) Webseite Sie können Ihre Kunden auch einfach selber buchen lassen. Die Termine landen dann wie Ihre selber gemachten auch einfach in Ihrem internen Terminbuch. Wir empfehlen Ihnen, dass Sie das Ihren Kunden anbieten, weil: - Zusätzlicher Service für Ihre Kunden (rund um die Uhr buchen) - Weniger Aufwand bei Ihnen (Anfragen am Wochenende fallen weg, da Kunden selber buchen) - Ihre Kundenkartei ist sauber, da Ihre Kunden sich quasi selber eintragen mit Handynummer, Adresse, Vorname, Nachname und Anrede - Sie wirken modern Abbildung 5: Ansicht Online Terminplanung (für Kunden) Hinweis: Die Online Terminplanung lässt sich einfach in Ihre Facebook Seite integrieren. Das machen auch wir gerne für Sie. Damit können Ihre Kunden auf Ihrer Facebook Seite buchen, ohne Facebook zu verlassen.

11 Schritt 1 - Mitarbeiter Bilder und -Beschreibungen einfügen Im Bereich Mitarbeiter > Mitarbeiterverwaltung können Sie Ihre Mitarbeiter beschreiben, Titel vergeben und Bilder hoch laden. Das beste Ergebnis erzielen Sie, wenn Sie einheitliche Bilder verwenden. Abbildung 6: Mitarbeiterverwaltung - hinzufügen von Bildern und Beschreibungen Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie einen schönen Ausschnitt des Bildes nutzen! Sie können dazu das Bild zoomen über die Lupen Symbole oder über das Mausrad. Verschieben Sie dann mit der Maus das Bild, so dass das Mitarbeiter Bild gut zu sehen ist.

12 Schritt 2 - Leistungen für die Online Terminbuchung freigeben und beschreiben Ihre Leistungen geben Sie im Bereich Einstellungen > Leistungsverzeichnis an. Hier können Sie Ihre Leistungen auch beschreiben, so dass auch Ihre Kunden die Leistungen gut verstehen und gerne buchen. Das hat nur Auswirkung auf die Online Terminbuchung für Ihre Kunden. Intern benötigen Sie die Beschreibung wohl eher nicht ;-) So geht s: - Legen Sie eine neue Leistung an (oder klicken Sie auf eine bestehende) - Setzen Sie den Haken bei Online Terminbuchung - Füllen Sie Dauer und Beschreibung aus und klicken Sie auf speichern Übrigens - der Beschreibungstext wird unterhalb der Leistungsbezeichnung auf Ihrer Online Buchungsseite angezeigt. Abbildung 7: Leistungen bearbeiten und freigeben für Online Termine Hinweis: Sie müssen/ sollten nicht jede Ihrer Leistungen online buchbar machen. Sie können also intern z.b. 100 Leistungen anbieten und extern nur 15. Das bewahrt die Übersicht für Ihre Kunden.

13 Schritt 3 Termine frei geben, Bild und Beschreibung Ihres Geschäfts Im Bereich Einstellungen > Ihre Online Seite können Sie Ihr Geschäft beschreiben und auch ein Bild dazu hochladen. Außerdem können Sie die Online Terminbuchung aktivieren und auch Zeiten ausschließen, zu denen Ihrer Kunden nicht buchen dürfen. Abbildung 8: Online Terminbuchungsseite gestalten und Termine frei geben Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie einen schönen Ausschnitt des Bildes nutzen! Sie können dazu das Bild zoomen über die Lupen Symbole oder über das Mausrad. Verschieben Sie dann mit der Maus das Bild, so dass es keine freien Räume mehr links oder rechts gibt, sondern der richtige Ausschnitt gut zu sehen ist. Bei der Beschreibung Ihres Geschäfts sollten Sie sich etwas Zeit nehmen und einen schönen Text schreiben, der Sie bzw. die Philosophie Ihres Geschäfts gut beschreibt. Als letztes sollten Sie im obersten Punkt alle Termine freigeben wählen. Ab dann sind unter Ihrer persönlichen Online Seite auch alle Leistungen buchbar. Hinweis: Sollten Sie den Punkt Selber Zeiten frei geben markieren, erhalten Sie im Terminbuch oben rechts ein neues Symbol. Darüber können Sie ähnlich wie bei Splitterminen einzelne Zeitslots markieren, die die dann online gebucht werden können. Wir empfehlen diese Option nicht, da Sie ansonsten ständig Zeiten freigeben müssen.

14 Stornieren eines Termins Ein Termin kann auf zwei Arten aus Ihrem Terminbuch storniert werden: 1. Sie löschen diesen manuell über den Button löschen im Terminauswahlfenster 2. Ein Kunde bestätigt einen Termin nicht dann wird dieser wieder freigegeben und wird automatisch storniert. Stornierte Termine müssen Sie sich einfach als nicht sichtbar vorstellen. Wirklich gelöscht werden diese nie. Das dient der Nachvollziehbarkeit von Änderungen in Ihrem Geschäft. Zum Beispiel können damit Mitarbeiter nicht einfach Termine raus nehmen, ohne dass dies dokumentiert wird. Es gibt zur Dokumentation einen Extra Bericht Stornierte Termine im Bereich Finanzen > Finanzberichte Abbildung 9: Löschen/ Stornieren von Terminen Beim Manuellen löschen eines Termins werden Sie nach einem Grund gefragt. Sie können müssen aber nichts dazu sagen. Auch hier empfehlen wir, dass Sie einen Grund rein schreiben. Das hilft Ihnen später, wenn Sie Auswertungen zu bestimmten Kunden machen oder bestimmte Unregelmäßigkeiten bei Mitarbeitern untersuchen möchten.

15 Bericht zu stornierten Terminen Unter Finanzen > Finanzberichte werden stornierte Termine festgehalten mit Datum und Uhrzeit, Kunde, Wert, Grund der Stornierung, etc. Im Falle einer automatischen Stornierung dadurch, dass eine Online Buchung nicht bestätigt wurde, wird als Grund automatisch Der Termin wurde vom Kunde nicht bestätigt eingetragen. Hinweis: Eine Übersicht der stornierten Termine kann für Sie sehr nützlich sein z.b. auch um bestimmte Kunden analysieren zu können und deren Buchungsverhalten. Wir empfehlen Ihnen, dass Sie beim Grund immer etwas rein schreiben. Damit bewahren Sie die Kontrolle in Ihrem Terminbuch.

16 Leistungen und Produkte anlegen Legen Sie Ihre Leistungen und Produkte im Bereich Einstellungen > Leistungsverzeichnis und Produktverzeichnis an. Leistungen anlegen Sie können beliebig viele Leistungen in studiolution anlegen. Jede Leistung können Sie einer frei wählbaren Leistungsgruppe zuordnen über die sie später Auswertungen machen können. Wählen Sie Online Terminplanung, falls diese Leistung auch online gebucht werden darf. Beliebige Leistungsgruppe wie z.b. Herren, Damen, Kosmetik, Augen, etc. Beschreibung, Dauer und Mitarbeiter sind nur wichtig für die Online Terminbuchung siehe in der Anleitung Online Terminplanung) Zur Nachvollziehbarkeit müssen Sie den anlegenden/ ändernden Mitarbeiter angeben. Verzichten Sie am besten auf separate Preise. In der Theorie gut in der Praxis werden Sie nicht jeden Kunden mit Herr/ Frau richtig bestimmen, was zu falschen Preisen beim Kassieren führen könnte. Unterscheiden Sie diese Preise über die Leistungsgruppe. Abbildung 10: Anlegen von Leistungen Bei jeder Änderung wird eine neue Version dieser Leistung gespeichert. D.h. es ist immer Nachvollziehbar, wer, wann eine Änderung der Leistungen vorgenommen hat. Den Bericht dazu finden Sie im Bereich Finanzen > Finanzberichte > Leistungshistorie

17 Produkte anlegen Sie können beliebig viele Produkte in studiolution anlegen. Jedes Produkt können Sie einer frei wählbaren Produktgruppe zuordnen über die sie später Auswertungen machen können. Sie können für Produkte auch eine Menge hinterlegen. Diese Menge verringert sich, sobald ein Produkt verkauft wird. Wir empfehlen nur Verkaufsprodukte in das System einzupflegen zum einen wegen der besseren Übersichtlichkeit beim Kassieren zum anderen wegen der Trennung auch Eigenverbrauch und Verkauf. Wir empfehlen den Eigenverbrauch in ein handschriftliches Buch einzutragen und die Menge dann manuell im Bereich Produktverzeichnis abzuziehen. Damit stimmen die Mengen auch bei Inventuren wieder überein. Wählen Sie Online Terminplanung, falls diese Leistung auch online gebucht werden darf. Den EAN Code können Sie auch einfach einscannen. Einfach Barcodescanner auf das Produkt halten und einscannen. Zur Nachvollziehbarkeit müssen Sie den anlegenden/ ändernden Mitarbeiter angeben. Verkaufpreis muss nur in Brutto oder Netto eingegeben werden. Das System zeigt Ihnen den jeweils anderen Betrag automatisch an. Abbildung 11: Produkte eingeben/ ändern Hinweis: Wir importieren die Produkte gerne für Sie. Fragen Sie bei Ihrem Händler nach der Produktliste im Excel Format und senden uns diese per zu. Wir importieren diese dann für Sie.

18 Nachvollziehbarkeit von Produkt- und Leistungsänderungen Jede Änderung eines Produktes oder einer Leistung erzeugt eine neue Version des Produktes oder der Leistung. Diese neue Version ist ab dann gültig und die alte Version war dann bis zum ändernden Zeitpunkt gültig. Damit können Sie nachvollziehen, wann Sie beispielsweise Ihre Preise verändert haben bzw. auch wer. Über den Button Excel Export können Sie diese Daten in Excel oder ähnliche Programme exportieren um diese weiter zu verarbeiten oder auszuwerten. Wählen Sie zwischen Leistungs- und Produkthistorie Abbildung 12: Bericht zur Änderung von Leistungen und Produkten

19 Kassieren Es gibt zwei Möglichkeiten wie Sie in den Kassieren-Dialog kommen: 1. Sie klicken auf einen Termin und klicken dann auf Kassieren 2. Sie klicken im Terminbuch unten auf Nur Produkte kassieren Name Ihres Kunden. Wenn kein Kunde angegeben ist, steht hier Laufkunde und zusätzlich die Auswahl des Geschlechts. Im Beleg steht alles, was Ihr Kunde zu zahlen hat. Beim Kassieren eines Termins sind die Leistungen aus dem Terminbuch schon drin. Auswahl Produkte/ Leistungen. Produkte können per Barcodescanner in den Beleg geschoben werden. Per Klick auf den Mitarbeiternamen können Sie den Umsatz auf einen anderen Mitarbeiter buchen als im Termin angegeben. Bei Auswahl einer Leistung/ Produkt steht hier der hinterlegte Standardpreis. Über den grünen Pfeil übernehmen Sie den Betrag in den Beleg. Hier können Gutscheine verkauft werden. Jeder Gutschein erhält einen eigenen Code, der auch nur einmal eingelöst werden kann. Abbildung 13: Kassen Dialog Im Kassendialog ist alles, was Sie rechts sehen (= Beleg) das, was der Kunde bezahlen muss. Alles, was Links steht (= Leistungen/ Produkte) ist das, was Sie anbieten. Leistungen/ Produkte in den Beleg hinzufügen und heraus nehmen 1. Klicken Sie auf eine Leistung/ Produkt im linken Bereich Evtl. adaptieren Sie den Preis (zwischen den blauen Pfeilen in der Mitte) 2. Klicken Sie auf den grünen Pfeil um die Leistung/ das Produkt in den Beleg zu schieben Hinweis: Bei Produkten können Sie natürlich auch einen Barcodescanner verwenden (Empfehlung!). Damit müssen Sie nur noch das Produkt scannen und das Produkt erscheint sofort im Beleg. Voraussetzung dafür ist, dass die Produkte im Produktverzeichnis mit dem Barcocde (= EAN Nummer) hinterlegt sind.

20 Über das Kreuzchen Symbol im Beleg, können Sie einzelne Leistungen/ Produkte wieder aus dem Beleg entfernen. Sie können diesen Vorgang so lange wiederholen, bis im Beleg genau das steht, was der Kunde zu bezahlen hat. Auswahl der Bezahlart Nach dem Klick auf Kassieren gelangen Sie zur Bezahlartauswahl. Wählen Sie hier Bar oder EC Zahlung. Im Falle der EC Zahlung werden Sie aufgefordert den Betrag in Ihr EC Gerät einzugeben und einzuziehen. Es gibt keine direkte Schnittstelle zum EC Gerät. Bei jedem Zahlvorgang müssen Sie sich zwischen Bar und EC entscheiden. Die Option, ob automatisch ein Bon ausgedruckt werden soll, können Sie unter Einstellungen > Weitere Einstellungen festlegen Der kassierende Mitarbeiter ist nicht derjenige auf den der Umsatz gebucht wird, sondern lediglich derjenige der kassiert hat. Das ist wichtig, um die Nachvollziehbarkeit von Kassenvorgängen zu gewährleisten. Standardmäßig ist der Mitarbeiter vorausgewählt, bei dem auch der Termin war. Abbildung 14: Auswahl der Bezahlart Mit dem Klick auf Abschließen ist Ihr Kassiervorgang beendet und das System schließt den Kassieren Dialog. Die Option Mit Bondruck können Sie übrigens im Bereich Einstellungen vordefinieren. Hinweis: Sollten Sie sich vertippt haben oder Sie möchten Änderungen bei der Buchung vornehmen, müssen Sie die Buchung erst stornieren. Das geht unter Finanzen > Meine Buchungen. Hier können Sie einen Grund für das Storno eingeben. Danach ist der Termin wieder offen und kann wieder kassiert werden. Im Bereich Meine Buchungen können Sie übrigens auch den Beleg nochmal ausdrucken, falls Sie dies vergessen haben sollten.

21 Trinkgeld Sie können im Kassieren Dialog auch Trinkgeld verbuchen. Das System wird dann automatisch, im Hintergrund eine Bargeldentnahme buchen über den gleichen Betrag und der Mitarbeiter/ die Mitarbeiterin kann sich sofort das Geld aus der Kasse nehmen. Die Trinkgeldfunktion ist standardmäßig deaktiviert. Sie können diese im Bereich Einstellungen > Weitere Einstellungen aktivieren. Bitte beachten Sie, dass Trinkgeld unter Umständen Steuerpflichtig sein kann: beispielsweise bei Unternehmern. Sie können den Steuersatz für Trinkgeld direkt in der Mitarbeiterverwaltung pro Mitarbeiter einstellen. Bitte sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater darüber. Hinweis: Im Falle einer Stornierung, die eine Trinkgeldposition drin hatte, wird auch die zugehörige Trinkgeldentnahme storniert. D.h. Sie müssen falls Sie es schon raus genommen haben das Trinkgeld auch wieder zurück in die Kasse legen.

22 Gutscheine Was Sie wissen sollten Gutscheine sind ein tolles Instrument, um Kunden zu binden, zu belohnen und zusätzliche Umsätze zu machen. Wir haben ein genial, einfaches System integriert, welches den Umgang mit Gutscheinen sehr einfach macht. Folgende Dinge sollten Sie wissen: Die Gutscheine, die über studiolution erzeugt und abkassiert werden, werden auf keinen Mitarbeiter gebucht, sondern auf Ihren Salon sozusagen als allgemeiner Umsatz. Sie können Gutscheine in jeder beliebigen Höhe erzeugen, per SMS oder an Ihre Kunden schicken oder auch auf einen (Bon-)drucker ausdrucken. Die Gutscheine verfallen automatisch nach zwei Jahren und werden dann als abgelaufen markiert Generell gilt: jeder Gutschein ist nur einmal einlösbar Ist der Gutschein Betrag höher als der abzurechnende Betrag, wird das System automatisch einen neuen Gutschein mit dem Restbetrag ausstellen Es wird gespeichert, welcher Mitarbeiter und Kunde den Gutschein eingelöst, verkauft oder gekauft haben (im Menü Gutscheine ) Im Bericht Einnahmen-Ausgaben (detailliert) werden die Umsätze der Gutscheine separat aufgeführt, da die Steuerberater diese für die Buchhaltung extra benötigen. Im Bericht Alle Umsätze pro Mitarbeiter können Sie sich die Gutscheinumsätze extra anzeigen lassen wobei die Gutscheine nicht den Mitarbeitern zugeordnet werden Sie können den Steuersatz des Gutscheins unter Einstellungen > Weitere Einstellungen selber festlegen sprechen Sie dazu Ihren Steuerberater an. Der Standardwert ist 19% Stornierungen von Buchungen mit Gutscheinen Wird eine Buchung storniert in der auch ein Gutscheinkauf enthalten war, wird auch der Gutschein storniert. Sie müssten Ihrem Kunden wieder einen neuen Gutschein ausstellen. Wird eine Buchung storniert in der ein Gutschein eingelöst wurde, wird dieser wieder freigegeben und es wird Ihnen bei der Stornierung die Nummer des Gutscheins angezeigt, so dass Sie diesen wieder finden. Hinweis: Achten Sie darauf, dass Gutscheine je nach Verwendungszweck (generell oder spezifisch) und nach Unternehmensform (GmbH oder Einzelunternehmen) steuerlich unterschiedlich behandelt werden können. Sie sollten mit Ihrem Steuerberater darüber sprechen, falls Sie sich nicht sicher sind.

23 Gutschein verkaufen Es gibt grundsätzlich zwei Wege, wie Sie einen Gutschein verkaufen können. a) Während des Kassierens eines Termins b) Ohne Termin über den Punkt Nur Produkte kassieren In beiden Fällen erfolgt der Verkauf über den Kassendialog. Klicken Sie dazu einfach auf den Button Gutschein kaufen unterhalb der Leistungen/ Produkte im Kassieren-Dialog. Als Standard wird ein Betrag von 10 als Betrag in der Mitte angezeigt. Diesen Betrag können Sie wie gewohnt über die Pfeiltasten oder per Direkteingabe verändern. Abbildung 15: Verkauf von Gutscheinen Über den grünen Pfeil gelangt der Gutschein in den Beleg. Jetzt können Sie ganz normal kassieren mit oder ohne Bondruck. Der Unterschied ist jetzt allerdings, dass nach dem Kassieren automatisch der Gutschein aufgerufen wird und Sie diesen versenden oder drucken können.

24 Gutschein drucken und versenden Nach dem kassieren öffnet sich dieser Dialog völlig automatisch. Dabei wird ein Gutschein mit einem eindeutigen Code generiert. Dieser wird als Code und auch in Form eines Barcodes dargestellt. Hinweis zu Vordrucken: Falls Sie Gutschein Vordrucke verwenden sollten, können Sie den Gutscheincode auf den Gutscheinvordruck schreiben und diesen beim Einlösen per Code eingeben. Alternativ könnten Sie den Gutschein auch auf ein selbstklebendes Etikett drucken und auf Ihren Vordruck kleben. Dann ist der Barcode mit dabei und Sie können damit auch scannen. Versenden: a) Bestandskunde: und Handy Nummer sind automatisch ausgefüllt b) Laufkunde: Sie müssen und/ oder Handy Nummer manuell eintragen Über den Los Button versenden Sie den Gutschein einfach an Ihre Kunden. SMS funktioniert natürlich nur, wenn das SMS Feature auch aktiviert haben unter Einstellungen > Weitere Einstellungen. Im Falle einer SMS bekommt der Kunde die Nummer des Gutscheins per SMS im Falle der bekommt Ihr Kunde eine nett gestaltete inkl. des Barcodes. Abbildung 16: Gutschein Über den Schließen Button verlassen Sie den Gutschein wieder und Ihr Kassenvorgang ist abgeschlossen. Falls Sie den Gutschein ein weiteres Mal aufrufen müssen (um ihn nochmal zu versenden oder auszudrucken kein Problem: Das geht unter dem Menüpunkt Gutschein.

25 Gutschein einlösen Im Kassieren-Dialog sehen Sie im Beleg unten einen Hinweis Gutschein einlösen. Dieser öffnet ein kleines Fenster in den Sie den Gutscheincode entweder manuell eingeben können oder per BarcodeScanner einscannen können. Abbildung 17: Einlösen eines Gutscheins Ein Gutschein kann nur einmal aktiviert werden. Sobald Sie auf Aktivieren gehen, wird der Gutschein automatisch im Beleg abgezogen und kann kassiert werden. Bitte beachten Sie: Erst wenn Sie kassieren, wird der Gutschein tatsächlich verbucht. Falls Sie eine Gutscheinnummer eingeben die bereits verwendet wurde, abgelaufen oder gar nicht im System hinterlegt ist, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Hinweis: Falls der Gutscheinbetrag höher als der Rechnungsbetrag ist, wird automatisch nach dem Kassieren ein neuer Gutschein mit dem Restbetrag ausgestellt und der Betrag im Beleg auf 0 gesetzt (da der Kunde ja nichts zu bezahlen hat). Den neuen Gutschein können Sie wie jeden anderen auch wieder ausdrucken oder versenden.

26 Gutscheine stornieren Ein Gutschein ist wie eine normale Buchung egal ob er selber generiert wurde oder verkauft wurde. Um diesen zu stornieren gehen Sie bitte in den Bereich Finanzen > Meine Buchungen. Hier sind die Buchungen aufgeführt. Stornieren eines Gutscheins, der verkauft wurde Abbildung 18: Storno eines Gutscheins Stornieren eines Gutscheins, den Sie selber generiert haben Im Unterschied zu den Gutscheinen, die Sie verkaufen, haben selber generierte Gutscheine einen Verkaufswert von 0. Sie erkennen diese also am Bertrag 0, an der Herkunft Gutschein und dass diese auf keinen Mitarbeiter zugeordnet wurden. Abbildung 19: Gutschein Storno eines verschenkten Gutscheins

27 Menüpunkt Gutscheine völlige Transparenz Unter diesem neuen Menüpunkt finden Sie alle Gutscheine, die Sie jemals generiert oder eingelöst haben. Sie können hier die Gutscheine nochmal aufrufen, versenden oder auch drucken. Außerdem sehen Sie welcher Mitarbeiter den Gutschein verkauft hat und welcher Kunde diesen gekauft und eingelöst hat. Abbildung 20: Übersicht aller Gutscheine Eigenen Gutschein generieren Über den Punkt Neuer Gutschein können Sie einen Gutschein in beliebiger Höhe erzeugen. Diesen Gutschein können Sie dann wie jeden anderen auch versenden oder ausdrucken. Darüber lassen sich schöne Geburtstagsüberraschungen für Kunden generieren. Außerdem können Sie darüber treuen Kunden auch eine Art Rabatt ausstellen. Sogar typische Rabattaktionen wie z.b. Bei 10 Terminen gibt s einen 50 Gutschein zur Belohnung sind damit einfach möglich. Ein so erstellter Gutschein wirkt sich bei der Einlösung wie ein Rabatt aus und mindert entsprechend Ihren Umsatz. Sie erkennen diese Gutscheine in der Auflistung daran, dass im Feld Verkauft von kein Name drin steht.

28 Weitere Filter von Gutscheinen Am oberen Rand des Fensters sehen Sie eine kleine Auswahl Weitere Filter. Darüber lassen sich die Gutscheine nach den verschiedensten Kriterien filtern wie z.b. Mindestwert oder Erstellungsdatum. Abbildung 21: Suchen nach bestimmten Gutscheinen Natürlich können Sie sich auch einen bestimmten Gutschein anzeigen lassen, indem Sie in den Filter Gutscheincode den entsprechenden Gutscheincode eingeben oder per BarcodeScanner einscannen. Statistiken von Gutscheinen Am unteren Rand des Fensters sehen Sie immer eine Zusammenfassung für die entsprechende Auswahl von Gutscheinen, die Sie gefiltert haben. Damit haben Sie schnell einen Überblick wieviel Gutscheinumsatz ausgegeben wurde und wieviel bereits eingelöst wurde.

29 Bericht: Alle Umsätze pro Mitarbeiter Der Gutscheinumsatz wird auch hier gesondert ausgewiesen außer Sie aktivieren den Haken Gutscheinumsatz Mitarbeitern zuordnen, was wir Ihnen aber nicht empfehlen. Im Normalfall werden also die Gutscheinbuchungen in diesem Bericht NICHT den Mitarbeitern zugeordnet. Die Umsätze bei den Mitarbeitern entsprechen den Buchungen OHNE Gutschein. Abbildung 22: Alle Umsätze pro Mitarbeiter im Bericht Hinweis: Die Umsatzdaten basieren auf dem tatsächlichen Buchungsdatum (nicht Termindatum). Sollten Sie also Ihre Termine nicht an dem Tag kassiert haben, an dem die zugrunde liegenden Termine waren, werden Sie die Umsätze nur sehen, wenn Sie das in der Datumsauswahl richtig eingeben.

30 Bargeld Einlagen und Ausgaben Im täglichen Geschäft ist es normal, wenn Sie Einkäufe oder Verbrauchsmaterial mit Geld aus der Kasse bezahlen. Genauso sind Privatentnahmen (bei Einzelunternehmen), Bankentnahmen oder das Ausbuchen von Fehlbeständen normal. Wir empfehlen allerdings Einkäufe nicht zu viel über die Kasse zu buchen (sondern per Rechnung oder EC), da es wenig mit Ihrem operativem Geschäft zu tun hat und die Statistiken sauberer lesbar sind, wenn dieser Anteil klein bleibt. Standardmäßig ist es Mitarbeitern nicht erlaubt in diesen Bereich zu gelangen. Sie können diese Sperre aufheben unter Einstellungen > Weitere Einstellungen Wählen Sie den Mitarbeiter aus. Geben Sie den genauen Grund und evtl. auch die Belegnummer/ Datum / Kontierung dazu an, damit die Buchung schnell wieder gefunden werden kann. Abbildung 23: Dialog für Kassen Ein- und Auszahlungen Hinweis: Barbuchungen finden immer an dem Tag statt, an dem Sie buchen. Sie können keine nachträgliche Buchung machen für einen vorherigen Tag (oder zukünftigen).

31 Tagesabschluss Der Tagesabschluss (und damit Kassensturz ) und das tägliche zählen des Bargeldes ist für jeden Salon/ jedes Studio Pflicht. Der Tagesabschluss gibt einen genauen Aufschluss darüber, wieviel Geld Sie an diesem Tag eingenommen haben unterteilt nach EC und Bareinnahmen. Außerdem ist der Tagesabschluss die Voraussetzung für den Kassenbuch-Bericht. Wie wird der Tagesabschluss durchgeführt? Am Ende des Tages gehen Sie im Menü auf den Punkt Finanzen > Tagesabschluss. Es wird automatisch eine Vorschau des aktuellen Tages angezeigt mit einer Liste, wann, welche Buchung gemacht worden ist. Anhand dieser können Sie schon mal Ihre Umsätze und Buchungen überprüfen. Zur Durchführung des Tagesabschlusses gehen Sie dann wie folgt vor: 1. Sie wählen den Mitarbeiter, der den Tagesabschluss durchführt und klicken auf Tagesabschluss durchführen Abbildung 24: Tagesabschluss - Schritt 1 Falls Sie im Schritt 2 nichts mehr machen, wird die Kasse auf 0 gesetzt. D.h. das Bargeld wird automatisch ausgebucht als Bankentnahme. Wenn Sie allerdings nicht all Ihr Geld auf die Bank bringen sollten Sie bei Teilentnahme 0 eintragen (wenn alles in der Kasse bleiben soll) oder einen Betrag eingeben, den Sie zur Bank bringen möchten. 2. Sie können nun in einem zweiten Schritt entscheiden, ob Sie nur einen Teil des Bargeldes aus der Kasse entnehmen möchten und den Rest als Bestand weiter führen möchten (z.b. als Wechselgeld) Abbildung 25: Tagesabschluss - Teilentnahme

32 Falls Sie nichts mehr machen, bleibt der Kassenbestand, wie unter Schritt 1 beschrieben ausgebucht (kein Geld mehr in der Kasse). Falls Sie jedoch eine Teilentnahme buchen, können Sie den Betrag unter Teilentnahme eintragen. Im Nachgang wird Ihnen angezeigt, wieviel Geld dann noch in der Kasse verbleibt. Dieser Kassenbestand wird dann weitergeführt und im Kassenbuch-Bericht entsprechend aufgeführt. Hinweis: Der Tagesabschluss schließt nicht nur den aktuellen Tag ab, sondern auch alle vorangegangenen Tage. Es können keine Buchungen mehr vorgenommen werden. Beispiel: Sollten Sie einen Tagesabschluss mal vergessen haben, führt das System beim aktuellen Tagesabschluss automatisch für den zurückliegenden Tag auch einen Tagesabschluss durch - mit einer 0-EUR Entnahme. D.h. der Kassenbestand wird bis zum aktuellen Tag fortgeschrieben und der vorherige Tag kann ebenfalls nicht mehr verändert werden. Zur besseren Nachvollziehbarkeit wird das aktuelle Datum dem vergangenen Kassenabschluss angehängt. Initialer Kassenbestand - beim ersten Tagesabschluss Falls Sie den Tagesabschluss zum ersten Mal machen, oder seit einer langen Zeit keinen mehr gemacht haben, werden Sie vom System nach einem Initialen Kassenbestand gefragt. Tragen Sie hier den derzeitigen, abendlichen Kassenbestand ein. Damit wird das System alle Bargeldbestände außer dem initialen Bestand einmalig ausbuchen. Falls Sie in der Vergangenheit also keine Barentnahmen wie z.b. Bank oder Tagesabschlüsse gebucht haben, wird der gesamte Barbestand an diesem Tag ausgebucht. Abbildung 26: Initialer Kassenbestand Hinweis: Wenn Sie in der Testphase einige Buchungen gemacht haben, ist das kein Problem: Machen Sie am Tag vor dem scharf schalten einen Tagesabschluss und setzten Sie die Kasse auf 0 (=entnehmen Sie alles Geld). Am Morgen des ersten Tages im Produktivbetrieb machen Sie eine Bargeldeinlage über den Bestand der Kasse (z.b. aus einem alten System).

33 Fehlbeträge Normalerweise erkennen Sie Fehlbeträge bereits in der Vorschau des Tagesabschlusses. Sie sollten diese über den Menüpunkt Bargeld aus- oder einbuchen mit entsprechender Begründung. Sollte Ihnen das erst auffallen, nachdem Sie den Tagesabschluss durchgeführt haben, gehen Sie auf Finanzen > Meine Buchungen und stornieren Sie den Tagesabschluss mit entsprechender Begründung. Erst jetzt können Sie Fehlbeträge über den Menüpunkt Bargeld wieder aus- oder einbuchen.

34 Stornieren von Buchungen Unter Buchungen verstehen sich in studiolution alle umsatzrelevanten Vorgänge. Dies sind alle Kassiervorgänge zu Leistungen, Produkten, Trinkgeldern, Gutscheinen, Bargeld Einlagen und Ausgaben. Auch Geschenkgutscheine sind Buchungen und werden auch wenn diese kostenlos sind, behandelt wie sonstige Buchungen. Um Buchungen zu stornieren zu können, darf für den Tag kein Tagesabschluss gemacht worden sein. Falls Sie doch eine Stornierung machen müssen, müssen Sie also zuerst den Tagesabschluss stornieren und die Buchungsmöglichkeit wieder zu ermöglichen. Hinweis: Sollten Sie einmal Beträge von vor einigen Tagen stornieren müssen, müssen Sie jeden einzelnen Tagesabschluss von heute bis in die Vergangenheit stornieren, bevor Sie dort eine Buchung stornieren können. Der Hintergrund ist, dass Sie durch Änderungen in Vergangenheit die Zukunft verändern. Abbildung 27: Stornieren von Buchungen Sobald Sie auf das Kreuzchen bei einer Buchung klicken werden Sie auch nach einem Grund gefragt. Sie können müssen aber keinen eingeben. Grundsätzlich empfehlen wir, dass Sie das allerdings tun, denn ansonsten ist es womöglich für Betriebsprüfer und auch für Sie nicht mehr nachvollziehbar. Wie wirkt sich ein Storno aus? Grundsätzliches Beim Stornieren wird eine Gegenbuchung ausgelöst, die den zuvor gebuchten Betrag ausgleicht. Das heißt, dass bereits getätigte Buchungen so wie alles in studiolution niemals gelöscht wird, sondern nur nicht sichtbar ist. Sie können die Gegenbuchung mit der eindeutigen Buchungsnummer im Bericht Journal unter Finanzen > Finanzberichte ansehen.

35 Eingelöste Gutscheine werden bei einem Storno übrigens wieder freigegeben und gekaufte Gutscheine, werden bei einem Storno raus genommen und es müsste ein neuer generiert werden, falls Sie nochmal kassieren möchten. Auswirkungen von Stornos nach dem Stornogegenstand 1. Stornieren von Buchungen auf Basis eines Termins: In diesem Fall wird der Termin wieder frei gegeben und kann z.b. mit geänderten Rahmenbedingungen wieder kassiert werden. Der Termin bleibt also bestehen. 2. Stornieren von Buchungen basierend auf Nur Produkte kassieren : In diesem Fall liegt kein Termin zu Grunde. D.h. Sie müssten den Kassiervorgang wieder von neuem beginnen. 3. Stornieren von Buchungen mit Gutscheinen Bei stornierten Gutscheineinlösungen werden die Gutscheine wieder frei gegeben. Bei stornierten Gutscheinkäufen werden diese wie bei Leistungen und Produkten auch normal storniert und Sie müssen einen neuen Gutschein generieren. Die stornierte Gutscheinnummer kann nicht mehr eingelöst werden. 4. Stornieren von Buchungen mit Trinkgeldern Bei der Stornierung der Hauptbuchung zu Trinkgeldern wird auch die zugehörige Bargeldentnahme des Trinkgelds storniert. 5. Stornieren von Bargeld-Buchungen Bargeldbuchungen werden wie Leistungen und Produkte storniert und müssen neu gebucht werden Hinweis: Stornierungen sind völlig normal. Sie arbeiten in einem Geschäft mit Menschen und da passiert es nun mal, dass Sie stornieren. Es wäre ungewöhnlicher, wenn es nie vorkommt. Achten Sie einfach auf gute Dokumentation und zur Not auch handgeschriebene Notizen. Ein Betriebsprüfer wird Sie nicht wegen Stornos schief ansehen, sondern wenn es in die ein oder andere Richtung ungewöhnlich und nicht erklärbar ist.

36 Kassenbuch-Bericht Die Führung eines Kassenbuchs ist Pflicht für einen Salon oder Studio. Im Kassenbuch werden alle Bargeld Vorgänge zusammengefasst und der Bargeldbestand der Kasse fortlaufend aktualisiert. Die Voraussetzung für den Kassenbuch-Bericht ist der tägliche Tagesabschluss. Sollte dieser nicht gemacht werden, wird auch der Kassenbuch-Bericht nicht angezeigt. Wo ist der Kassenbuch-Bericht? Der Kassenbuchbericht befindet sich im Bereich Finanzen > Finanzberichte > in der Auswahl Kassenbuch auswählen. Abbildung 28: Kassenuch Bericht Der Kassenbuchbericht kann immer für einen beliebigen Monat (aktuell oder vergangener Monat) aufgerufen werden. Natürlich können Sie auch diesen Bericht in Excel Exportieren und weiterbearbeiten oder auch einfach nur ausdrucken. Übrigens - der Kassenbuch-Bericht zeigt Ihnen immer den aktuellen Kassenbestand an.

37 Weitere Berichte zum Thema Kasse und Umsätze Es gibt viele Berichte, die für Sie, Steuerberater oder auch für Betriebsprüfer relevant sind. Diese Berichte finden Sie im Bereich Finanzen > Finanzberichte Die Berichte sind meist selbsterklärend. Im Folgenden sind einige Berichte aufgeführt und deren Inhalt grob erklärt. - Rabattbericht Dieser Bericht zeigt für den gewählten Zeitraum die gewährten Rabatte. Dabei ist es egal, ob Sie den Preis durch die Vergabe eines Rabattes geändert haben, oder durch das manuelle Ändern des Standardpreises im Kassendialog. Der Rabattbericht zeigt also alle Abweichungen zum gegenwärtigen Preis einer Leistung oder eines Produktes. - Stornobuch Das Stornobuch zeigt den jeweils stornierten Originalvorgang und die zugehörige Stornobuchung sozusagen immer das Pärchen - Journal Der Journal Bericht zeigt sämtliche Details einer Buchung. Wenn Sie auch ankreuzen inkl. Storno enthält dieser auch alle Stornos (die auch im Stornobuch stehen). - Stornierte Termine

38 Dies können z.b. nicht bestätigte Online Termine sein, die wieder gelöscht wurden oder auch von Ihnen manuell gelöschte Termine. - Datev CSV Dieser Bericht / Export ist für die Buchhaltung gedacht (normalerweise der Steuerberater). Schicken Sie diesen am Ende des Monats Ihrem Steuerberater. Dieser muss noch die richtige Kontierung dahinter packen und kann diese Datei anschließend in sein Buchhaltungssystem z.b. Datev importieren - Gdpdu Dieser Bericht ist für den Betriebsprüfer gedacht. Er entspricht dem Journal Bericht inkl. Stornos. Wobei zu beachten ist, dass auch andere Berichte für Betriebsprüfer wichtig sind wie z.b. Stornobuch, Leistungs- Produkthistorie, Rabattbericht. Wichtiger Hinweis: Wir bekommen immer wieder die Frage Was der Betriebsprüfer sieht. Lassen Sie sich nicht durch die o.g. Berichte verwirren Betriebsprüfer haben noch ganz andere Möglichkeiten um Ihren Betrieb zu bewerten z.b. auch durch hinzuziehen von weiteren Daten wie Wetter, Stromverbrauch, etc. Unsere dringende Empfehlung ist, dass Sie sich Gesetzeskonform verhalten und sich nicht hinter einer Software verstecken. Lesen Sie dazu auch unsere Grundsätze zum Thema Kasse. Verwenden Sie studiolution um sich Wettbewerbsvorteile zu verschaffen und generell besser zu werden nicht als Bürde um Finanzämter zufriedenzustellen an denen kommen Sie ohnehin nicht vorbei.

39 Generelle Grundsätze zum Thema Kasse studiolution unterstützt Sie dabei Ihre Kasse sorgfältig zu führen. Es ist dabei zwingend notwendig die Prozesse und Bewegungen einer Kasse nachvollziehbar sind und vor allem vollständig dokumentiert werden. In vielen Bereichen übernimmt das studiolution für Sie z.b. bei den täglichen Terminen und damit verbundenen Kassenbewegungen. Trotzdem sollten Sie sich folgende Grundsätze merken und sich daran halten, damit es bei einer Betriebsprüfung für alle Beteiligten reibungslos läuft: Wenn Geld aus der Kasse entnommen und zur Bank gebracht wird, muss dies auch in der Kasse als Auszahlung eingetragen werden. Gleiches gilt umgekehrt, wenn Geld von der Bank abgehoben und in die Kasse eingelegt wird. Der Sollbestand nach dem Kassenbuch muss jederzeit mit dem Istbestand der Kasse übereinstimmen (sogenannte Kassensturzfähigkeit). Der Bestand laut Kassenbuch ist durch tägliches Nachzählen zu prüfen! Eventuelle Differenzen müssen ausgewiesen werden. Kassendifferenzen sind normal. Es gibt keine Kasse, in der es nicht mal zu kleineren Abweichungen kommt. Stimmt Ihre Kasse immer, stimmt etwas nicht mit Ihrer Kassenführung und der Betriebsprüfer wird misstrauisch werden. Der tatsächliche Kassenbestand kann niemals negativ sein. Kassenfehlbeträge entstehen, wenn mehr Ausgaben als Kassenanfangsbestand zuzüglich Kasseneinnahmen aufgezeichnet werden. Da eine Geschäftskasse keinen Minus-Bestand haben kann, wird mit der Aufdeckung von Kassenfehlbeträgen nachgewiesen, dass betriebliche Geldbewegungen unrichtig aufgezeichnet worden sind. Privateinlagen und Privatentnahmen sind täglich aufzuzeichnen. Wenn Geld aus der Kasse für (private) Einkäufe genommen wird, muss dies als (Privat) Entnahme am gleichen Tag eingetragen werden. Häufig wird das in der Eile aufgeschoben und dann vergessen. Beim Nachtragen entstehen dann Fehler. Sie tun sich einen Gefallen, wenn Sie hier diszipliniert sind. Bei privater Vorverauslagung und Erstattung aus der Kasse ist die Erstattung zum tatsächlichen Zeitpunkt als Ausgabe zu erfassen. Sofern Vorgänge des Geldverkehrs nicht sofort in das Kassenbuch eingetragen werden, sondern zunächst in unreinen Aufzeichnungen festgehalten werden, gilt auch hier der Grundsatz, dass die Vorgänge täglich in einer richtigen Reihenfolge aufgezeichnet werden müssen. Die unreinen Aufzeichnungen (Kladde, Schmierbuch usw.) müssen aufbewahrt werden, da sie als Unterlagen für Eintragungen im Kassenbuch dienen. Kreditkarten- und EC-Karteneinnahmen sowie Schecks oder Wechsel dürfen in einer Kasse nicht erfasst werden, da es sich nicht um Bargeld handelt. Das sind unbare Vorgänge. Überschreibungen, Zwischenräume oder nachträgliche Änderungen der Tageseinnahmen im Kassenbuch rechtfertigen im Allgemeinen die Verwerfung der Kassenführung. Hinweis: Wenn Sie sich unsicher sind, machen Sie lieber einmal eine zusätzliche, handschriftliche Notiz zu viel als zu wenig. Behalten Sie einfach im Hinterkopf, dass es Betriebsprüfern hauptsächlich darum geht, dass Sie Ihre Umsätze begründen können da helfen Notizen sehr.

40 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Tagesansicht Terminbuch... 6 Abbildung 2: Terminauswahl Dialog... 7 Abbildung 3: Kundenkartei Erweitert... 8 Abbildung 4: Kundenkartei... 8 Abbildung 5: Ansicht Online Terminplanung (für Kunden) Abbildung 6: Mitarbeiterverwaltung - hinzufügen von Bildern und Beschreibungen Abbildung 7: Leistungen bearbeiten und freigeben für Online Termine Abbildung 8: Online Terminbuchungsseite gestalten und Termine frei geben Abbildung 9: Löschen/ Stornieren von Terminen Abbildung 10: Anlegen von Leistungen Abbildung 11: Produkte eingeben/ ändern Abbildung 12: Bericht zur Änderung von Leistungen und Produkten Abbildung 13: Kassen Dialog Abbildung 14: Auswahl der Bezahlart Abbildung 15: Verkauf von Gutscheinen Abbildung 16: Gutschein Abbildung 17: Einlösen eines Gutscheins Abbildung 18: Storno eines Gutscheins Abbildung 19: Gutschein Storno eines verschenkten Gutscheins Abbildung 20: Übersicht aller Gutscheine Abbildung 21: Suchen nach bestimmten Gutscheinen Abbildung 22: Alle Umsätze pro Mitarbeiter im Bericht Abbildung 23: Dialog für Kassen Ein- und Auszahlungen Abbildung 24: Tagesabschluss - Schritt Abbildung 25: Tagesabschluss - Teilentnahme Abbildung 26: Initialer Kassenbestand Abbildung 27: Stornieren von Buchungen Abbildung 28: Kassenuch Bericht... 36

41 Fragen und Antworten Online Terminplanung ist aktiv, aber ich kann keine Leistungen sehen/ buchen Damit man Leistungen buchen kann, müssen Sie dem System zuerst sagen, dass diese Leistung online buchbar ist. Sie können in studiolution unterscheiden, ob eine Leistung nur intern oder auch extern buchbar ist. Versuchen Sie Ihre Kunden nicht zu überfordern und geben Sie erst mal Leistungen online frei. Sie können Leistungen frei geben unter Einstellungen > Leistungsverzeichnis. Klicken Sie dort auf eine Leistung und wählen Sie Online Terminbuchung. Sie möchten die Online Terminbuchung in Ihre Webseite integrieren, sie ist aber zu groß dafür Dafür haben wir einen speziellen Modus. Fügen Sie hinten an Ihren Link einfach?fbmode=1 ran. Z.B.: Damit wird alles ausgeblendet, außer der Buchung und den Mitarbeitern. Wo kann ich die Inhalte der Online Seite in studiolution verändern? Das Bild Ihres Ggeschäfts ändern Sie im Bereich Einstellungen > Ihre Online Seite Die Beschreibung Ihres Geschäfts können Sie unter Einstellungen > Ihre Online Seite verändern Leistungen können Sie unter Einstellungen > Leistungsverzeichnis Mitarbeiter Bilder und Beschreibungen legen Sie im Bereich Mitarbeiter > Mitarbeiterverwaltung an Falls hier keine Karte angezeigt werden sollte, sind wir schuld. Bitte geben Sie uns kurz Bescheid, dann tragen wir Ihre Geokoordinaten ein