Anwender-Dokumentation

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1 Anwender-Dokumentation Mehrwertsteuer-Erhöhung auf 19% zum Anwendung in 2. Version ( ) Erweiterungen zur 1. Version ab Seite 10

2 INHALT Allgemein 2 Sonderservice CARDIS-Hotline 2 Ablauftabelle Vorarbeit / zur Beachtung 6 Fahrzeug-Auftragsbestätigungen (3.1) 7 Änderung im Auftrag 7 Änderung im Fahrzeugstamm 7 Kostenvoranschläge 8 Automatische Umstellung zum Jahreswechsel 8 Fahrzeug-Angebote (2.1) in 2006 mit 19% 9 Vorbereitungen zur Umstellung 10 Neue Konten W I C H T I G 11 Umstellungsprogramm 13 Protokolldruck 16 Nach der Umstellung Steuerschlüssel 18 History / Anzeige/Druck Kopie 19 History / Gutschrift/Original einlesen 19 Rechnungsdatum zurücksetzen 19 Rechnung mit gemischten Steuersätzen 19 Literatur-Hinweis 20 01/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 1 /20

3 Allgemein Für die beschlossene MwSt.-Erhöhung von 16 auf 19% zum gilt es, in FORMEL 1 einige Punkte zu beachten. Das vorliegende Dokument soll die erforderlichen Arbeiten dokumentieren und als Organisationsgrundlage dienen. Dazu ist eine Ablauftabelle enthalten, die (bei Mehrfirmenlösungen pro Firma) Punkt für Punkt abgearbeitet werden sollte. Soweit erforderlich sind für einzelne Punkte im Anschluss an die Tabelle detaillierte Beschreibungen vorhanden in der Tabelle wird mit der Angabe auf die entsprechende Seiten-Nummer darauf hingewiesen. In die Tabelle eingearbeitet sind auch die Programmpunkte, die durch den Jahreswechsel ohnehin durchgeführt werden müssen (nur für KFZ-Bereich). Die Umstellung wird durch ein Hilfsprogramm (das nachstehend ebenfalls beschrieben ist) wesentlich erleichtert. Das Dokument unterteilt sich (gemäß der Vorgehensreihenfolge) in mehrere Abschnitte: Verwendung des 19%-igen Steuersatzes bereits Ende 2006 Vorbereitungen für die Umstellung im Vorfeld Vorbereitungen zum Umstellungstermin Die eigentliche Umstellung Nacharbeiten, direkt nach der Umstellung Zu beachtende Punkte für 2007 Am Ende des Dokuments befindet sich ferner ein Verweis auf ein Merkblatt des DEUTSCHEN KRAFTFAHRZEUGGEWERBES. Sonderservice CARDIS-Hotline Zur Unterstützung bei Fragen und eventuellen Problemen in Bezug auf die MwSt.- Umstellung ist unsere Hotline unter den bekannten Nummern zusätzlich an folgenden Tagen besetzt: :00 bis 16: :00 bis 16:00 01/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 2 /20

4 Ablauftabelle Alle nachstehenden Arbeiten sind pro Firma durchzuführen (ggf. auch für "Konsolidierungs-Firmen") Es ist also empfehlenswert, die Tabelle mehrmals (pro Firma) auszudrucken und abzuarbeiten. Firmennummer:... Menü Arbeit Siehe Seite Ende MwSt.-Sätze verwalten Vorbereitung zur Umstellung Bei Bedarf Anlage eines neuen Schlüssels für 19% 3.1 Auftragsbearbeitung Minimieren offene Aufträge Stammdatenpflege Prüfung der neuen Konten auf 12 WICHTIG Vorhandensein in der FIBU / ggf. löschen Vorbereitung: Eintrag der neuen Konten in Tabelle Updates Alle vorhandenen Programmupdates einspielen (Voraussetzung zum Einspielen des Umstellungsprogramms mit Version 260-9! -- Arbeiten zum Umstellungstermin 3.1 Auftragsbearbeitung Möglichst alle abgeschlossene Arbeiten 10 berechnen 3.11 Sammelrechnung Alle ausdrucken Tagesrechnungen Alle Drucken (sofern vorhanden) Tagesabschluss Kasse Tagesabschluss Faktura Durchführen (nach vorheriger Datensicherung) Buchungslauf Komplett durchführen -- (für alle angezeigten Monate) Umsatzsteuer Verprobung muss stimmig sein -- Voranmeldung 5.16 Speichern Jahresendbestand Siehe hierzu die separate Doku Arbeiten zum Jahreswechsel Div. Druck Im FORMEL 1-Handbuch Bestandslisten Kapitel "Ablaufbeschreibungen" Nummernkreise 6 Erl. 01/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 3 /20

5 Menü Arbeit Siehe Seite Umstellungslauf 16 Start des Programms bei Mehrfirmenlösung in der Firma 1 Nur bei Mehrfirmenlösung: Nach Hinweis "Weitere Firma vorhanden" erneuter Start in nächster Firma / die Reihenfolge der Umstellung kann dann beliebig gewählt werden. Firmenwechsel (im Menü) und erneute Anwahl Dieser Ablauf ist so lange durchzuführen, bis alle Firmen umgestellt sind (entspr. Meldung am Bildschirm) Nacharbeiten 1 (Prüfung der automatischen Umstellung) Protokoll Vorhanden? MwSt.-Sätze Schlüssel "1" auf 19%? Konten gemäß Vorgabe? 15/18 Schlüssel "3" auf 16%? Parameter Hersteller Im Feld 17 neues AT-Steuerkonto vorhanden (bei Filialen P=Fil.Para/ Konten Feld 5)? für alle Hersteller prüfen / ggf. für einzelne Hersteller anpassen Stammdaten Neue Konten (lt. Tabelle) vorhanden? 11 Stichproben: Erlöskonten korrekt 15 umgestellt (Felder 9 und 11)? (Siehe Umstellungsprotokoll) Automatische FiBu- neue Konten vorhanden? 15 Konten Rückrechnungsfaktoren neue Faktoren vorhanden? Buchungsschlüssel Neue Schlüssel vorhanden? 15 Nacharbeiten 2 (Preisupdates) 9.7 Modelle/Zubehör einspielen Die vom Hersteller bereitgestellten Update-Dateien (für 2007) sollten umgehend eingelesen werden Erl. 01/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 4 /20

6 Menü Arbeit Siehe Seite Prüfung auf inkl.-preise 1.1 Teilestamm Pakete 1.4 Neufahrzeuge 1.5 Gebrauchtfahrzeuge* 1.6 Vorführfahrzeuge EK/VK-Daten Zubehöre EK/VK-Daten Zubehöre EK/VK-Daten Zubehöre 1.19 VK-Codes Kaufm. Daten (nur für manuell angelegte VK-Codes) 1.18 Zubehör Kaufm. Daten (nur für manuell angelegte Zubehöre z.b. "FRACHT") 2007 Allgemeine Erklärungen zur Kenntnis genommen Erl. Markierungen: Für Anwender, die NICHT mit der FORMEL 1-Finanzbuchhaltung arbeiten (SAP-FI/CO / F1-Finance / DATEV) gibt es bei diesen Punkten Abweichungen. Diese Anwender werden separat über die abweichende Vorgehensweise informiert. Für Anwender ohne angeschlossene Finanzbuchhaltung entfallen diese Punkte. 01/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 5 /20

7 2006 Um bereits jetzt den 19%-igen Steuersatz verwenden zu können, muss dieser in > < angelegt werden. Vorarbeit / zur Beachtung Mehrwertsteuer-Sätze verwalten In > < Mehrwertsteuer-Sätze verwalten einen freien Steuerschlüssel anlegen. Empfehlung = "5" (im weiteren Dokument wird die "5" als Grundlage verwendet). Es müssen hier keine Konten eingetragen werden! Bild: Kontenangaben (der Satze 1,2 und 3) nur beispielhaft! Hinweis: Siehe unten Abschnitt Automatische Umstellung zum Jahreswechsel. 3.1-Auftragsbearbeitung Mit Einspielen der FORMEL 1-Patches ist es möglich, auch bei AW-Positionen den MwSt.-Schlüssel abzuändern. Bild: In der Fußzeile werden die MwSt.-Sätze aus > < angezeigt. Hinweis: Siehe unten Abschnitt Automatische Umstellung zum Jahreswechsel. 01/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 6 /20

8 Fahrzeug-Auftragsbestätigungen (3.1) Um für ein Fahrzeug eine Auftragsbestätigung mit 19% MwSt. zu schreiben bestehen folgende Möglichkeiten: Änderung im Auftrag In der Funktion "Weiter" (Eingabe der Fahrzeugpreise) werden die Felder MwSt.-Schlüssel und MwSt.-Kennzeichen zunächst übersprungen (da diese im Normalfall nicht geändert werden). Auf dem Feld Rabatt kann mit <F2> (2 mal) auf das Feld MwSt.-Schl. zurückgesprungen werden Danach sind in der Positionsbearbeitung alle (Zubehör-)Positionen ebenfalls auf das gleiche MwSt.-Kennzeichen abzuändern. Kostenlose Zubehöre (VK und EK leer) müssen nicht geändert werden. Änderung im Fahrzeugstamm Alternativ kann die MwSt.-Schlüssel-Änderung im jeweiligen Fahrzeugstamm erfolgen (Untermasken EK/VK-Daten und Zubehör). Hinweis: Siehe unten Abschnitt Automatische Umstellung zum Jahreswechsel. Zur Beachtung: Werden in Angeboten /Kostenvoranschlägen /Auftragsbestätigungen Verkaufspreise inkl. MwSt. verwendet (MwSt.-Kennzeichen = "1") sind diese ggf. manuell anzupassen (da die vorhandenen Werte noch auf 16% basieren und aus diesen Werten die MwSt. herausgerechnet wird). Bei Verwendung des MwSt.-Kennzeichens "0" (Preise zuzüglich MwSt.) ergibt sich durch den neuen MwSt.-Satzes automatisch ein höherer Endbetrag. 01/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 7 /20

9 Kostenvoranschläge Mit Einspielen der Programm-Patches ist es möglich, auch bei AW-Positionen den MwSt.-Schlüssel abzuändern. Damit ist es möglich, sowohl in 2006 schon mit 19%, als auch in 2007 noch mit 16% zu arbeiten. Empfehlung: >1.9.11< Werbetext für Rechnungen Anpassung des hinterlegten Werbetextes um eine entsprechende Klausel, dass "der zum Zeitpunkt der Reparatur gültige MwSt-Satz zur Anrechnung" kommt. Der Parameter Werbetexte immer drucken sollte bei diesem Text generell auf "1" (immer drucken) stehen! Zur Beachtung: Werden in Angeboten /Kostenvoranschlägen /Auftragsbestätigungen Verkaufspreise inkl. MwSt. verwendet (MwSt.-Kennzeichen = "1") sind diese ggf. manuell anzupassen (da die vorhandenen Werte noch auf 16% basieren und aus diesen Werten die MwSt. herausgerechnet wird). Bei Verwendung des MwSt.-Kennzeichens "0" (Preise zuzüglich MwSt.) ergibt sich durch den neuen MwSt.-Satzes automatisch ein höherer Endbetrag. Automatische Umstellung zum Jahreswechsel Mit einem MwSt.-Umstellungsprogramm, das zum Jahreswechsel läuft, werden die MwSt.- Schlüssel für diese Aufträge und/oder Fahrzeuge auf "1" zurückgesetzt (da "1" ab = 19% bedeutet und der temporäre Schlüssel z.b. "5" dann automatisch entfernt wird). Es sind also für diese Fälle in 2007 keine manuellen Nacharbeiten erforderlich! 01/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 8 /20

10 Fahrzeug-Angebote (2.1) in 2006 mit 19% Beim Aufruf des Programms erfolgt direkt die Abfrage, mit welchem MwSt.-Satz gearbeitet werden soll. Es kann ein MwSt.-Schlüssel aus > < eingegeben werden die Eingabe gilt nur bis zum Verlassen und Neuaufruf des Programms. Damit ist es möglich, Fahrzeugangebote mit 19% MwSt. zu erstellen. Zur Beachtung: Werden in Angeboten /Kostenvoranschlägen /Auftragsbestätigungen Verkaufspreise inkl. MwSt. verwendet (MwSt.-Kennzeichen = "1") sind diese ggf. manuell anzupassen (da die vorhandenen Werte noch auf 16% basieren und aus diesen Werten die MwSt. herausgerechnet wird). Bei Verwendung des MwSt.-Kennzeichens "0" (Preise zuzüglich MwSt.) ergibt sich durch die Verwendung des neuen MwSt.-Satzes automatisch ein höherer Endbetrag. 01/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 9 /20

11 Vorbereitungen zur Umstellung Zur Vorbereitung auf die MwSt.-Umstellung empfiehlt es sich, bereits im Vorfeld einige "Bereinigungen" durchzuführen, die sich im Übrigen mit den Vorbereitungen zum Jahresabschluss decken. 3.1-Aufträge Es empfiehlt sich, alle in 2006 erbrachten Lieferungen und Leistungen auch noch 2006 zu fakturieren. Ggf. können Aufträge, die noch nicht komplett abgeschlossen werden können, mit der Split- Möglichkeit geteilt werden, sodass ein Teil noch 2006 mit 16% und der Rest 2007 mit 19% fakturiert werden kann. Grundsätzlich besteht auch die Möglichkeit, in 2007 Rechnungen mit gemischten MwSt.- Sätzen zu erstellen, dazu ist - gemäß gesetzliche Vorschrift - das Datum der Lieferung und Leistung pro Position anzudrucken (Parametereinstellung) siehe auch Abschnitt "2007" Garantien Garantieanträge, die MwSt. beinhalten (z.b. für Fremdfahrzeuge), müssen noch in 2006 an die Hersteller ausgegeben werden. Rückstände Für offene Rückstände sind keine manuellen Arbeiten erforderlich: Erfolgt der Rückstandsausgleich im neuen Jahr, wird mit der Faktura automatisch die neue MwSt. berechnet. 01/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 10 /20

12 Neue Konten W I C H T I G Dieser Punkt sollte umgehend erledigt werden. Die Arbeiten müssen vor Start des Umstellungsprogramms für alle Firmen erledigt sein! Das Umstellungsprogramm zum Jahreswechsel wird in einem Startfenster die erforderlichen neuen MwSt.-Konten abfragen und diese an den verschiedenen Stellen anlegen (siehe nachstehende Tabelle). Diese Kontennummern sollten in der nachstehenden Tabelle eingetragen werden diese wiederum sollte dem verantwortlichen Mitarbeiter, der die Umstellung durchführen wird, zum Umstellungszeitpunkt vorliegen! Die in > < hinterlegte Stellenzahl der Sachkonten ist hierbei unbedingt zu berücksichtigen d.h. die Empfehlung der Hersteller ist ggf. daraufhin anzupassen. Konten für 19% Kontonummer Für autom.anlage in Mehrwertsteuer Debitoren-Skonto Vorsteuer > < > < und >11.1< Kreditoren-Skonto >11.1< + > < Austauschsteuer > < + > < Markierung = nur bei FORMEL 1-FiBu ESKALATIONSGEFAHR: Die eingetragenen Konten dürfen zum Umstellungstermin in FORMEL 1 nicht vorhanden sein, da ansonsten das Umstellungsprogramm nicht gestartet werden kann! Ausnahme: Das bestehende Konto Kreditoren-Skonto kann weiterhin verwendet und im Umstellungsprogramm trotz Vorhandensein eingegeben werden (da für Ust-Verprobung nicht relevant). Herstellerempfehlung: Einige Hersteller bieten als Orientierungshilfe Erweiterungen ihres Kontenplanes an, die als Grundlage verwendet werden können. Bei mehreren aktiven Herstellern in einer Firma (mit verschiedenen Kontenplänen) ist die Entscheidung für jeweils ein gemeinsames Konto zu treffen. Die Anlage weiterer Konten (für manuelle Bebuchung) ist der entsprechenden Dokumentation des Herstellers zu entnehmen (Kontenplanerweiterung). Mehrfirmenlösung: Sollen hier bei allen (oder mehreren) Firmen die gleichen Konten verwendet werden, ist bei der Prüfung darauf zu achten, dass diese in allen betroffenen Firmen frei sind. 01/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 11 /20

13 Es ist deshalb jede Kontonummer auf Vorhandensein zu prüfen Eingabe der Kontonummer in >11.1< (Sachkontenlänge berücksichtigen!!) es muss "Neuanlage" erscheinen, Neuanlage mit >F2< abbrechen. Löschung vorhandener Konten: Grundsätzlich sollten alle Rückrechnungsfaktoren, Automatische FiBu-Konten und Konten, die für 15% (oder älter) vorhanden sind, gelöscht werden (auch solche, die nicht für den neuen 19%-Satz benötigt werden). Das Löschen der Kontonummern hat keine Auswirkung auf die Speicherbuchhaltung! Zur Löschung sind folgende Punkte zu beachten: Es dürfen nur Konten / Parameter gelöscht werden, die sich auf 15% (oder älter) beziehen. Es dürfen keine Konten / Parameter gelöscht werden, die noch benötigt werden (z.b. 16% / MwSt.-frei / 7% usw.) Rückrechnungsfaktoren Aufruf der zu löschenden Rückrechnungsfaktoren (nach vorherigem Andruck einer Liste. oder durch Anblättern mit <F1>). Löschen des Faktors Automatische FiBu-Konten Aufruf der zu löschenden FIBU-Konten (nach vorherigem Andruck einer Liste. oder durch Anblättern mit <F1>). Löschen des Kontos. In bestimmten Konstellationen sind diese Daten firmenübergreifend angelegt. In diesen Fällen sind die Daten nach dem Löschen in einer Firma automatisch auch in anderen Firmen entfernt Automatische FiBu-Konten Aufruf des zu löschenden Kontos. Sind die beiden vorherigen Punkte nicht durchgeführt, lässt sich das Konto nicht löschen. Kann ein Konto nicht gelöscht werden, ist eine alternative Kontonummer zu bestimmen (freie Kontonummer suchen!). Ein Konto kann nicht gelöscht werden, wenn noch dazugehörige Rückrechnungsfakt. und/oder Autom. FiBu-Konten vorhanden sind, es noch benötigt wird (z.b. für 16%), noch Buchungen des laufenden Jahres (2006) vorhanden sind, noch Vorjahresbuchungen (2005) vorhanden sind. Hinweis: Bei dieser Gelegenheit sollten auch die folgenden Parameter gelöscht werden (sofern noch vorhanden), da sie aktuell nicht mehr benötigt werden - für die Speicherbuchhaltung bleiben die Informationen erhalten. Faktor für 9,8 % Reisekosten 10,5 % Reisekosten 13,1 % Umsatzsteuer a. Altteile 15% (Löschung der Rückrechnungsfaktoren, Autom. Fibukonten und Konten). 01/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 12 /20

14 Umstellungsprogramm Vor Start des Umstellungsprogramms müssen die Vorarbeiten für alle Firmen erledigt sein! Mit Einspielen der FORMEL 1-Version wurde ein Menüpunkt angelegt, der zum Umstellungszeitpunkt gestartet werden muss: 16. Programm zur MwSt-Umstellung Beim Start dieses Menüpunktes noch in 2006 erfolgt eine deutliche Sicherheitsabfrage, erst nach Eingabe "JA" startet das Programm. Das Programm darf erst gestartet werden, wenn alle oben aufgeführten Vorarbeiten für das Jahr 2006 erledigt sind. Es stellt u.a. den aktuellen MwSt.-Satz auf 19% um. Ein Start vor diesem Zeitpunkt hätte dementsprechend fatale Auswirkungen, für die alleinig der Anwender verantwortlich ist! Eine "Rückstellung" wäre nur durch Zurückspielen einer Datensicherung möglich! Dieses Programm muss einzeln pro Firma gestartet werden. Dabei muss mit Fa. 01 begonnen werden. Nach Umstellung der Firma 01 ist die Reihenfolge der weiteren Firmen beliebig Nach Umstellung einer Firma erfolgt ggf. ein Hinweis "weitere Firmen vorhanden" Wurde die Umstellung für eine Firma bereits durchgeführt (und diese erneut angewählt) kommt ein entsprechender Hinweis und das Programm kann für diese Firma nicht mehr erneut gestartet werden. Ist die Umstellung für alle Firmen erfolgt, wird der Menüpunkt gelöscht. In der Bearbeitungsmaske sind die abgefragten Kontonummern einzugeben. Die Konten werden dann automatisch in den verschiedenen Menüpunkten angelegt (siehe Tabelle oben). Xxxxxxx Xxxxxx WICHTIG Die entsprechenden Konten dürfen zum Umstellungstermin in FORMEL 1 nicht vorhanden sein (Ausnahme: Kreditoren-Skonto). 01/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 13 /20

15 ACHTUNG Wird eine Kontonummer eingegeben, die bereits existiert, wird dies in einem Hinweis angezeigt mit <CR> springt man zurück zur Eingabe einer anderen (noch nicht vorhandenen) Kontonummer. Ausnahme: Kreditoren-Skonto dieses Konto darf bereits vorhanden sein auch hier erscheint zunächst eine Meldung, mit <CR> kann dann dieses Konto dennoch auch für 19% verwendet werden. Xxxxxxx Xxxxxx Bild: Hinweis auf bereits vorhandenes Konto Bild: Hinweis bei Kred.Skonto-Konto (nach <CR>) Start der Umstellung Nach Eingabe der Konten erfolgt die Abfrage Eingabe in Ordnung (N/J) : Mit "N" können die vorgenommenen Eingaben noch korrigiert werden Nach Eingabe "J" erfolgt die Abfrage: Umstellung starten (N/J) : Danach startet der Umstellungslauf, der nur wenige Minuten beansprucht. Am Ende erscheint die Meldung Programm beendet - <CR> Mehrfirmenlösung Sind nach Ende des Umstellungslaufes noch weitere umzustellende Firmen vorhanden, wird dies so lange jeweils mit einer Meldung angezeigt, bis alle Firmen umgestellt sind. Nach Umstellung der 1.Firma ist die Reihenfolge der weiteren Firmen nicht zwingend vorgegeben. 01/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 14 /20

16 Das Programm führt die nachfolgend aufgeführten Schritte durch. Diese Arbeiten sind anschließend vom Anwender teilweise manuell zu überprüfen! (siehe Ablauf-Tabelle oben). Die Im Startbildschirm eingegebenen Konten werden an den entsprechenden Stellen angelegt und in die Parameter eingetragen. Der MwSt.-Schlüssel "1" wird auf 19%, der Schlüssel "3" auf 16% geändert. In den Erlöskonten werden die Felder 9 und 11 angepasst. Es werden neue Rückrechnungsfaktoren für 19% und 19%+AT-Steuer angelegt Dabei wird zunächst versucht, hierfür die Schlüssel "14" und "18" zu verwenden. Sind diese belegt, werden andere freie Faktoren gesucht. Sollten keine freien Buchungsschlüssel mehr vorhanden sein erscheint eine entsprechende Meldung, die mit CR bestätigt werden muss. Im Laufe des Programms werden einige erforderliche Parameter und Einstellungen pogrammintern in Sicherungsdateien kopiert, um z.b. in der Speicherbuchhaltung noch darauf zugreifen zu können. (Keine manuellen Aktionen des Anwenders erforderlich) Am Programmende muss die Meldung: Programm beendet CR vom Anwender bestätigt werden Prüfung, ob in (außer dem Schlüssel "1") ein weiter Schlüssel mit 19% angelegt ist. Löschen dieses Schlüssels in > < Durchforsten aller offenen Aufträge nach diesem Schlüssel Änderung dieses Schlüssels auf "1" (Kostenvoranschläge/ Auftragsbestätigungen) Durchforsten der EK/VK-Daten der Fahrzeugbestände Änderung dieses Schlüssels auf "1" Durchforsten der Fahrzeug-Zubehöre der Fahrzeugbestände Änderung dieses Schlüssels auf "1" Durch den 2. Teil der Umstellung wird in Aufträgen und/oder EK/VK-Daten, in denen 2006 der spezielle "temporäre" MwSt.-Schlüssel verwendet wurde, dieser auf "1" geändert, sodass bei der weiteren Verwendung dieser Daten 19% MwSt. zur Anrechnung kommen und auch korrekt verbucht werden können. 01/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 15 /20

17 Protokolldruck Die Umstellung wird (pro Firma) protokolliert das Protokoll wird dabei (ohne vorherige Abfrage) automatisch in das freigegebene trans-verzeichnis gestellt es wird pro Firma erstellt - dem Dateinamen MWSTPROTOKOLL wird die jeweilige Firmennummer vorangestellt. Beispiel: 01MWSTPROTOKOLL 02MWSTPROTOKOLL usw. Es erfolgt keine Ausgabe auf dem Drucker! Das Protokoll ist mit einem beliebigen Text-Editor zu öffnen. Protokolliert werden: Tp02!Ma! Fa.: 01 xxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx - TT.MM.JJJJ Protokoll zur MwSt-Umstellung > Umstellung Finanzbuchhaltung gestartet. ---> Anlegen neue Rückrechnungsfaktoren. Liste der neu angelegten Rückrechnungsfaktoren Rückrechnungsfaktor: R14 angelegt. ---> Kennsatz Umstellung Finanzbuchhaltung gespeichert FORMEL 1-interne Information 001,01,1600,14,1900, , ,11.06,FIBD > Anlegen neue automatische Fibukonten. Liste der neu angelegten automatischen FIBU-Konten Automatisches Fibukonto: A05 angelegt. Fibukonto: in 11.1 angelegt. ---> Erlöskonten Kopieren und Parameter ändern. Liste der geänderten Erlös-Konten mit Angabe der geänderten Feld-Nummern Erlöskonto: Kantinenerträge geändert.feld 9:E14Feld 11: 14 Erlöskonto: Sonst. Erlöse geändert.feld 9:E14Feld > Änderung und Neuanlage von Buchungsschlüsseln. Liste der geänderten und neu angelegten Buchungsschlüssel Steuerfaktor in Buchungsschlüssel: B01geändert Steuerfaktor in Buchungsschlüssel: B04geändert Buchungsschlüssel: B25 neu angelegt. ---> Umstellungslauf Finanzbuchhaltung korrekt beendet. Verschiedene Erledig-Meldungen Folgende Firmen sind noch nicht umgestellt: 002,003,004,005, Alte Steuersätze für Historie Speichern. Alte Steuersätze für Historie erfolgreich gespeichert. Steuersätze ändern. Steuersätze erfolgreich geändert. MwSt-Sätze von 5 auf 1 setzen. MwSt-Sätze in EK-VK-Daten geändert. MwSt-Sätze Zubehör geändert. Umstellungsprogramm korrekt beendet! 01/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 16 /20

18 Nach der Umstellung In FORMEL 1 kann bekanntlich über das MwSt.-Kennzeichen gesteuert werden, ob der hinterlegte Verkaufspreis inkl. oder exkl. MwSt. ist. Für alle Preisangaben, die exkl. MwSt. hinterlegt sind, sind keine Nacharbeiten erforderlich, da bei Rechnungsstellung automatisch der neue MwSt.-Satz berechnet wird. Preisangaben, die inkl. MwSt. hinterlegt sind, sind nun zu überprüfen und ggf. manuell anzupassen. Zur Auffindung solcher Positionen kann der >18< Listgenerator verwendet werden. Bild: Beispiel eines Inkl.-Ersatzteils Eine Auflistung der betroffenen Menüpunkte ist in der Ablauftabelle am Anfang dieses Dokumentes enthalten. 01/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 17 /20

19 2007 Steuerschlüssel Für den aktuellen Steuersatz (dann 19%) wird der Steuerschlüssel "1" beibehalten Die 16%-ige Steuer wird für alle Rechnungen, die bis Ende 2006 erstellt wurden ebenfalls den Schlüssel "1" behalten Bei Aufruf von Rechnungen aus der History mit dem Steuerschlüssel "1" wird FORMEL 1 immer das Rechnungsdatum berücksichtigen und in dessen Abhängigkeit 16% oder 19% für die MwSt. berechnen (siehe Tabelle) Für die Verwendung von 16% ab 2007 ist der Steuerschlüssel 3 (ehemals 15%) zu verwenden Schlüssel Bedeutung in History 1 Bis einschl = 16% Ab = 19% 2 7% 7% 3 Bis einschl = 15% Ab = 16% 5 Bis einschl = 19% leer Anzeige in > < Die Anzeige in > < Mehrwertsteuer-Sätze verwalten wurde um die Funktion F1 = Steuersätze History erweitert. Bilder: Konten nur beispielhaft. AT-Steuer Da die AT-Steuer immer 10% der MwSt. beträgt, ist die Abwicklung unverändert. 01/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 18 /20

20 History / Anzeige/Druck Kopie Wird ab 2007 eine Rechnung aus der 16%-Ära zur Anzeige / Druck Kopie aus der History aufgerufen, werden die Steuerschlüssel automatisch gemäß obiger Tabelle interpretiert (in Abhängigkeit des Rechnungsdatums). History / Gutschrift/Original einlesen Wird mit der History-Sonderfunktion eine Gutschrift erzeugt, bzw. ein Original eingelesen, werden die Steuerschlüssel ebenfalls gemäß Tabelle interpretiert. Da das aktuelle Auftragsdatum dann xx.xx.2007 ist, bedeutet der Steuerschlüssel "1" dann also "19%". Soll also in 2007 eine (Teil-)Gutschrift mit 16% erstellt werden, ist der Steuerschlüssel (pro Position) abzuändern! Ferner ist in diesen Fällen das Rechnungsdatum auf 2006 zurückzusetzen (s.nä.abschnitt). Wird ein Auftrag aus der History eingelesen, der 2006 mit dem MwSt.-Schlüssel "5" erstellt wurde (z.b. Kostenvoranschlag mit 19%), ist bei allen Positionen der Schlüssel auf "1" zu ändern (da der Schlüssel "5" in 2007 nicht mehr vorhanden ist!). Rechnungsdatum zurücksetzen Ist es erforderlich, in 2007 Rechnungen/Gutschriften mit altem MwSt.-Satz zu erstellen, ist für diese Aufträge das Rechnungsdatum auf 2006 zurückzusetzen, da die Erlöskonten in 2007 mit dem Ust-Schlüssel für19% versehen sind und somit Differenzen bei der MwSt.-Verprobung entstehen würden (über ein Datum "2006" erfolgt die Verprobung mit 16%). Ablauf: Bei allen Positionen ist der MwSt.-Schlüssel manuell auf den Satz für 16% (= "3") abzuändern Rechnungsdruck durchführen (Echte Rechnung) Auftrag entsperren Über Sonderfunktion Rechnungsdatum auf 2006 verändern Bei erneutem Druck Abfrage nach automatischer Aktualisierung des Rechnungsdatums verneinen. Wird ein solcher Auftrag später aus der History aufgerufen, wird der MwSt.-Schlüssel "3" gemäß obiger Tabelle als "16%" erkannt. Rechnung mit gemischten Steuersätzen Programmtechnisch ist es in FORMEL 1 zwar möglich, in einer Rechnung einen Teil mit 16% und einen Teil mit 19% zu fakturieren, aus den oben genannten Gründen (MwSt.-Verprobung) sollte diese Möglichkeit jedoch nicht genutzt werden. Für eine korrekte Abwicklung sind diese Rechnungsteile deshalb auf 2 separate Rechnungen zu trennen (Split möglich!). Die Positionen, die (nachträglich) mit 16% berechnet werden sollen, müssen den MwSt.- Schlüssel "3" erhalten! Für die 16%-Rechnung ist schließlich das Rechnungsdatum auf 2006 zurückzusetzen (siehe vorherigen Abschnitt). Hinweise auf gesetzliche Vorgaben für solche Fälle (Fahrzeug während des Jahreswechsels in Reparatur) befinden sich z.b. im Merkblatt Auswirkungen einer Mehrwertsteuererhöhung für den Kraftfahrzeughandel. Siehe hierzu auch den Literaturverweis am Ende dieser Dokumentation. 01/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 19 /20

21 Literatur-Hinweis Fragen und Antworten zum Thema speziell für das Kfz-Gewerbe finden sich u.a. in einen Dokument des Zentralverbandes des DEUTSCHEN KRAFTFAHRZEUGGEWERBES. Dies ist unter folgender Seite aufrufbar: 01/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 20 /20