Anwender-Dokumentation

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1 Anwender-Dokumentation Mehrwertsteuer-Erhöhung auf 19% zum Anwendung in 3. Version ( ) Erweiterungen zur 2. Version: Prüfprogramm für neue Konten Hinweise zu verschiedenen FIBU-Installationen Entsprechend angepasste Ablauftabelle

2 INHALT Allgemein 2 Sonderservice CARDIS-Hotline 2 Ablauftabelle Vorarbeit / zur Beachtung 6 Fahrzeug-Auftragsbestätigungen (3.1) 7 Änderung im Auftrag 7 Änderung im Fahrzeugstamm 7 Kostenvoranschläge 8 Automatische Umstellung zum Jahreswechsel 8 Fahrzeug-Angebote (2.1) in 2006 mit 19% 9 Vorbereitungen zur Umstellung 10 KFZ-Bereich 10 FiBu-Bereich 11 Manuelle Prüfung (nur bei aktiver FORMEL 1-FiBu) 11 Prüfprogramm (nur bei aktiver FORMEL 1-FiBu) 12 Konten- /Parameter-Bereinigung (nur bei aktiver FORMEL 1-FiBu) 16 Neue Konten W I C H T I G 17 Umstellungsprogramm 18 Fremdbuchhaltungen / Ohne FiBu-Anschluss 19 Start der Umstellung 20 Protokolldruck 22 Nach der Umstellung Steuerschlüssel 24 History / Anzeige/Druck Kopie 25 History / Gutschrift/Original einlesen 25 Problematik für nachträgliche 16%-Gutschriften / Rechnungen 25 Eigenverantwortung des Anwenders 25 Literatur-Hinweis 26 15/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 1 /26

3 Allgemein Für die beschlossene MwSt.-Erhöhung von 16 auf 19% zum gilt es, in FORMEL 1 einige Punkte zu beachten. Das vorliegende Dokument soll die erforderlichen Arbeiten dokumentieren und als Organisationsgrundlage dienen. Dazu ist eine Ablauftabelle enthalten, die (bei Mehrfirmenlösungen pro Firma) Punkt für Punkt abgearbeitet werden sollte. Soweit erforderlich sind für einzelne Punkte im Anschluss an die Tabelle detaillierte Beschreibungen vorhanden in der Tabelle wird mit der Angabe auf die entsprechende Seiten-Nummer darauf hingewiesen. In die Tabelle eingearbeitet sind auch die Programmpunkte, die durch den Jahreswechsel ohnehin durchgeführt werden müssen (nur für KFZ-Bereich). Die Umstellung wird durch ein Hilfsprogramm (das nachstehend ebenfalls beschrieben ist) wesentlich erleichtert. Das Dokument unterteilt sich (gemäß der Vorgehensreihenfolge) in mehrere Abschnitte: Verwendung des 19%-igen Steuersatzes bereits Ende 2006 Vorbereitungen für die Umstellung im Vorfeld Vorbereitungen zum Umstellungstermin (inkl. Prüfprogramm) Die eigentliche Umstellung Nacharbeiten, direkt nach der Umstellung Zu beachtende Punkte für 2007 Am Ende des Dokuments befindet sich ferner ein Verweis auf ein Merkblatt des DEUTSCHEN KRAFTFAHRZEUGGEWERBES. Sonderservice CARDIS-Hotline Zur Unterstützung bei Fragen und eventuellen Problemen in Bezug auf die MwSt.- Umstellung ist unsere Hotline unter den bekannten Nummern zusätzlich an folgenden Tagen besetzt: :00 bis 16: :00 bis 16:00 15/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 2 /26

4 Ablauftabelle Alle nachstehenden Arbeiten sind pro Firma durchzuführen (ggf. auch für "Konsolidierungs-Firmen") Es ist also empfehlenswert, die Tabelle mehrmals (pro Firma) auszudrucken und abzuarbeiten. Firmennummer:... Menü Arbeit Siehe Seite Erl. Ende MwSt.-Sätze verwalten Vorbereitung zur Umstellung Bei Bedarf Anlage eines neuen Schlüssels für 19% Auftragsbearbeitung Minimieren offene Aufträge Updates Alle vorhandenen Programmupdates -- einspielen einschließlich Version 260-9! * Rück-R-Faktoren Faktor für 16% und 17,6% auf 11 Vollständigkeit prüfen. 16. Prüfprogramm Prüfung der neuen Konten auf 12 WICHTIG Vorhandensein in der FIBU 11.div* Ggf. Bereinigen von Stammdaten und 16 erneute Prüfung mit 16. (bis freie Konten vorhanden + festgelegt Vorbereitung: Eintrag der neuen Konten in Tabelle 17 Arbeiten zum Umstellungstermin 3.1 Auftragsbearbeitung Möglichst alle abgeschlossene Arbeiten berechnen Sammelrechnung Alle ausdrucken Tagesrechnungen Alle Drucken (sofern vorhanden) Tagesabschluss Kasse 19.1 Tagesabschluss Faktura -- Durchführen (nach vorheriger Datensicherung) * Buchungslauf Komplett durchführen (für alle angezeigten Monate) * Umsatzsteuer Voranmeldung 5.16 Speichern Jahresendbestand Div. Druck Bestandslisten Nummernkreise Verprobung muss stimmig sein -- Siehe hierzu die separate Doku Arbeiten zum Jahreswechsel Im FORMEL 1-Handbuch Kapitel "Ablaufbeschreibungen" Div. Datensicherung Separate Datensicherung durchführen 15/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 3 /26

5 Menü Arbeit Siehe Seite Umstellungslauf 16 Alle anderen Anwender abmelden Empfehlung: Server neu booten Start des Umstellungs-Programms 20 Nur bei Mehrfirmenlösung: Die Umstellung muss nacheinander pro Firma erfolgen (keine gleichzeitige Umstellung auf mehreren Bildschirmen!) Bei Firmen mit gemeinsamen FiBu-Parametern muss in Fa. 1 begonnen werden Nach Hinweis "Weitere Firma vorhanden" erneuter Start in nächster Firma / die Reihenfolge der Umstellung kann dann beliebig gewählt werden. Firmenwechsel (im Menü mit <F3>) und erneute Anwahl von 16. Dieser Ablauf ist so lange durchzuführen, bis alle Firmen umgestellt sind (entspr. Meldung am Bildschirm) Nacharbeiten 1 (Prüfung der automatischen Umstellung) Protokoll Vorhanden? MwSt.-Sätze Schlüssel "1" auf 19%? Konten gemäß Vorgabe? Schlüssel "3" auf 16%? 17/ Parameter Hersteller Im Feld 17 neues AT-Steuerkonto 17/21 vorhanden (bei Filialen P=Fil.Para/ Konten Feld 5)? für alle Hersteller prüfen / ggf. für einzelne Hersteller anpassen 11.1* Stammdaten Neue Konten (lt. Tabelle) vorhanden? 17 Stichproben: Erlöskonten korrekt 21 umgestellt (Felder 9 und 11)? (Siehe Umstellungsprotokoll) * Automatische FiBu- neue Konten vorhanden? 21/22 Konten * Rückrechnungsfaktoren neue Faktoren vorhanden? 21/ * Buchungsschlüssel Neue Schlüssel vorhanden? 21/22 Nacharbeiten 2 (Preisupdates) 9.7 Modelle/Zubehör einspielen Die von der BMW-AG bereitgestellten Pix-Dateien (für 2007) sollten umgehend eingelesen werden. -- Erl. 15/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 4 /26

6 Menü Arbeit Siehe Seite Prüfung auf inkl.-preise 1.1 Teilestamm Pakete 1.4 Neufahrzeuge 1.5 Gebrauchtfahrzeuge* EK/VK-Daten Zubehöre EK/VK-Daten Zubehöre * durch Preisänderungen werden automatisch die Melde-Sätze 23 an das GWM-System erzeugt. 1.6 Vorführfahrzeuge EK/VK-Daten Zubehöre 1.19 VK-Codes Kaufm. Daten (nur für manuell angelegte VK-Codes) 1.18 Zubehör Kaufm. Daten (nur für manuell angelegte Zubehöre z.b. "FRACHT") 2007 Allgemeine Erklärungen zur Kenntnis genommen Ab 24 Erl. * Markierungen: Für Anwender, die NICHT mit der FORMEL 1-Finanzbuchhaltung arbeiten (SAP-FI/CO / F1-Finance / DATEV) gibt es bei diesen Punkten Abweichungen. Diese Anwender werden separat über die abweichende Vorgehensweise informiert. 15/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 5 /26

7 2006 Um bereits jetzt den 19%-igen Steuersatz verwenden zu können, muss dieser in > < angelegt werden. Vorarbeit / zur Beachtung Mehrwertsteuer-Sätze verwalten In > < Mehrwertsteuer-Sätze verwalten einen freien Steuerschlüssel anlegen. Empfehlung = "5" (im weiteren Dokument wird die "5" als Grundlage verwendet). Es müssen hier keine Konten eingetragen werden! Bild: Kontenangaben (der Satze 1,2 und 3) nur beispielhaft! Hinweis: Siehe unten Abschnitt Automatische Umstellung zum Jahreswechsel. 3.1-Auftragsbearbeitung Mit Einspielen der FORMEL 1-Patches ist es möglich, auch bei AW-Positionen den MwSt.-Schlüssel abzuändern. Bild: In der Fußzeile werden die MwSt.-Sätze aus > < angezeigt. Hinweis: Siehe unten Abschnitt Automatische Umstellung zum Jahreswechsel. 15/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 6 /26

8 Fahrzeug-Auftragsbestätigungen (3.1) Um für ein Fahrzeug eine Auftragsbestätigung mit 19% MwSt. zu schreiben bestehen folgende Möglichkeiten: Änderung im Auftrag In der Funktion "Weiter" (Eingabe der Fahrzeugpreise) werden die Felder MwSt.-Schlüssel und MwSt.-Kennzeichen zunächst übersprungen (da diese im Normalfall nicht geändert werden). Auf dem Feld Rabatt kann mit <F2> (2 mal) auf das Feld MwSt.-Schl. zurückgesprungen werden Danach sind in der Positionsbearbeitung alle (Zubehör-)Positionen ebenfalls auf das gleiche MwSt.-Kennzeichen abzuändern. Kostenlose Zubehöre (VK und EK leer) müssen nicht geändert werden. Änderung im Fahrzeugstamm Alternativ kann die MwSt.-Schlüssel-Änderung im jeweiligen Fahrzeugstamm erfolgen (Untermasken EK/VK-Daten und Zubehör). Hinweis: Siehe unten Abschnitt Automatische Umstellung zum Jahreswechsel. Zur Beachtung: Werden in Angeboten /Kostenvoranschlägen /Auftragsbestätigungen Verkaufspreise inkl. MwSt. verwendet (MwSt.-Kennzeichen = "1") sind diese ggf. manuell anzupassen (da die vorhandenen Werte noch auf 16% basieren und aus diesen Werten die MwSt. herausgerechnet wird). Bei Verwendung des MwSt.-Kennzeichens "0" (Preise zuzüglich MwSt.) ergibt sich durch den neuen MwSt.-Satzes automatisch ein höherer Endbetrag. 15/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 7 /26

9 Kostenvoranschläge Mit Einspielen der Programm-Patches ist es möglich, auch bei AW-Positionen den MwSt.-Schlüssel abzuändern. Damit ist es möglich, sowohl in 2006 schon mit 19%, als auch in 2007 noch mit 16% zu arbeiten. Empfehlung: >1.9.11< Werbetext für Rechnungen Anpassung des hinterlegten Werbetextes um eine entsprechende Klausel, dass "der zum Zeitpunkt der Reparatur gültige MwSt-Satz zur Anrechnung" kommt. Der Parameter Werbetexte immer drucken sollte bei diesem Text generell auf "1" (immer drucken) stehen! Zur Beachtung: Werden in Angeboten /Kostenvoranschlägen /Auftragsbestätigungen Verkaufspreise inkl. MwSt. verwendet (MwSt.-Kennzeichen = "1") sind diese ggf. manuell anzupassen (da die vorhandenen Werte noch auf 16% basieren und aus diesen Werten die MwSt. herausgerechnet wird). Bei Verwendung des MwSt.-Kennzeichens "0" (Preise zuzüglich MwSt.) ergibt sich durch den neuen MwSt.-Satzes automatisch ein höherer Endbetrag. Automatische Umstellung zum Jahreswechsel Mit einem MwSt.-Umstellungsprogramm, das zum Jahreswechsel läuft, werden die MwSt.- Schlüssel für diese Aufträge und/oder Fahrzeuge auf "1" zurückgesetzt (da "1" ab = 19% bedeutet und der temporäre Schlüssel z.b. "5" dann automatisch entfernt wird). Es sind also für diese Fälle in 2007 keine manuellen Nacharbeiten erforderlich! 15/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 8 /26

10 Fahrzeug-Angebote (2.1) in 2006 mit 19% Beim Aufruf des Programms erfolgt direkt die Abfrage, mit welchem MwSt.-Satz gearbeitet werden soll. Es kann ein MwSt.-Schlüssel aus > < eingegeben werden die Eingabe gilt nur bis zum Verlassen und Neuaufruf des Programms. Damit ist es möglich, Fahrzeugangebote mit 19% MwSt. zu erstellen. Zur Beachtung: Werden in Angeboten /Kostenvoranschlägen /Auftragsbestätigungen Verkaufspreise inkl. MwSt. verwendet (MwSt.-Kennzeichen = "1") sind diese ggf. manuell anzupassen (da die vorhandenen Werte noch auf 16% basieren und aus diesen Werten die MwSt. herausgerechnet wird). Bei Verwendung des MwSt.-Kennzeichens "0" (Preise zuzüglich MwSt.) ergibt sich durch die Verwendung des neuen MwSt.-Satzes automatisch ein höherer Endbetrag. 15/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 9 /26

11 Vorbereitungen zur Umstellung KFZ-Bereich Zur Vorbereitung auf die MwSt.-Umstellung empfiehlt es sich, bereits im Vorfeld einige "Bereinigungen" durchzuführen, die sich im Übrigen mit den Vorbereitungen zum Jahresabschluss decken. 3.1-Aufträge Es empfiehlt sich, alle in 2006 erbrachten Lieferungen und Leistungen auch noch 2006 zu fakturieren. Ggf. können Aufträge, die noch nicht komplett abgeschlossen werden können, mit der Split- Möglichkeit geteilt werden, sodass ein Teil noch 2006 mit 16% und der Rest 2007 mit 19% fakturiert werden kann. Garantien Garantieanträge, die MwSt. beinhalten (z.b. für Fremdfahrzeuge), müssen noch in 2006 an die Hersteller ausgegeben werden. Rückstände Für offene Rückstände sind keine manuellen Arbeiten erforderlich: Erfolgt der Rückstandsausgleich im neuen Jahr, wird mit der Faktura automatisch die neue MwSt. berechnet. 15/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 10 /26

12 FiBu-Bereich Die weiteren Vorbereitungen und die eigentliche Umstellung unterscheiden sich durch die verschiedenen Buchhaltungssyteme: FORMEL 1-Finanzbuchhaltung Aufruf eines Prüfprogrammes möglich Bei Umstellung automatische Prüfung auf Vorhandensein der eingegebenen Konten Fremdbuchhaltung (F1-Finance / SAP- FI/CO / Datev) Kein Prüfprogramm möglich (Konten sind in externer FiBu zu prüfen) Bei Umstellung keine Prüfung auf Vorhandensein der eingegebenen Konten Keine Finanzbuchhaltung Kein Prüfprogramm möglich (keine Konten zu prüfen) Bei Umstellung keine Eingabe neuer Konten möglich, da nicht erforderlich. In den letzten beiden Fällen können die folgenden beiden Abschnitte übersprungen werden. Manuelle Prüfung (nur bei aktiver FORMEL 1-FiBu) Rückrechnungsfaktoren Faktor für 16% Hier müssen in den Feldern 4, 5, 6 und 7 die korrekten 16%-Konten hinterlegt sein Faktor für 17,6% (AT-Faktor) Hier muss im Feld 4 das korrekte Konto für die AT-Steuer hinterlegt sein Fehlt ein Eintrag an dieser Stelle, kann das entsprechende neue 19%-Konto im Umstellungslauf nicht angelegt werden. 15/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 11 /26

13 Prüfprogramm (nur bei aktiver FORMEL 1-FiBu) Zur Festlegung der neuen Konten und anschließendem Eintrag in die Liste (Seite 17) beinhaltet der temporäre Menüpunkt 16 Programm zu MwSt.-Umstellung einen Unterpunkt Kontenprüfung. Dieses Prüfprogramm kann (und sollte) sofort nach Installation (mit FORMEL 1- Version 260-9) verwendet werden es kann beliebig oft gestartet werden. Nach Aufruf dieses Prüf-Programms wird zunächst die vorhande FiBu-Installation angezeigt. Hier gibt es die Varianten (nur bei Mehrfirmenlösung): 1. Jede Firma besitzt ihre eigenen FIBU-Steuerungsparameter 2. Alle oder mehrere Firmen greifen auf die gleichen FIBU-Steuerungsparameter zu 1.) Jede Firma besitzt ihre eigenen FIBU-Steuerungsparameter Bild: Beispiel für 1-Firmenlösung Bild: Beispiel mit 5 Firmen, jede Firma greift auf eigene Parameter zu. 15/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 12 /26

14 2.) Alle oder mehrere Firmen greifen auf die gleichen FIBU-Steuerung zu Bild: Beispiel mit 6 Firmen, davon greifen 01/02/03 und 05 auf gemeinsame Parameter zu - Firma 4 und 6 haben eigene Parameter. Bild: Beispiel mit 3 Firmen, Firma 1 und 2 verwenden die gleichen Parameter, in der Firma 3 ist keine FiBu aktiv. 15/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 13 /26

15 Weiter mit <CR> Nach dieser Anzeige und <CR> können die vorgesehenen Konten zur Prüfung eingegeben werden das Ergebnis der Prüfung wird angezeigt: 1.) Jede Firma besitzt ihre eigenen FIBU-Steuerungsparameter Hierbei können die neuen Konten pro Firma unterschiedlich sein. Die Prüfung muss deshalb auch pro Firma erfolgen (Firmenwechsel über Menü <F3>)! Anzeige Firma + Parameter-Einrichtung Bild: Beispiel für Firmenlösung mit jeweils eigenen Parametern mit teilweise belegten Konten die Umstellung wäre so NICHT möglich. Bild: Beispiel für Firmenlösung mit jeweils eigenen Parametern mit freien Konten (Lieferantenskonti kann weiterverwendet werden) Hier kann die Umstellung mit den geplanten Konten zum Jahreswechsel erfolgen. 15/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 14 /26

16 2.) Alle oder mehrere Firmen greifen auf die gleichen FIBU-Steuerung zu Hierbei müssen die neuen Konten der Firmen, die gemeinsam auf die gleichen Parameter zugreifen in all diesen Firmen identisch sein! Die Prüfung muss bei dieser Konstellation nur in einer der gemeinsamen Firmen erfolgen! Im Prüfungslauf werden automatisch alle Firmen, die auf die gleichen Parameter zugreifen, überprüft und ggf. die Firmen angezeigt, in denen das vorgesehene Konto belegt ist: Bild: Beispiel für Mehrfirmenlösung mit teilweise belegten Konten Die Maske zeigt an, welche Konten in welchen Firmen belegt sind. Im Beispiel ist nur das AT-Steuer-Konto in allen Firmen frei. die Umstellung wäre so NICHT möglich Sind Konten teilweise belegt sind alternative Konten zu suchen, oder die bestehenden Konten zu Löschen (sofern möglich). Die Vorgehensweise zum Löschen ist im folgenden Abschnitt Konten- /Parameter-Bereinigung beschrieben. Nach erfolgter Löschung ist das Prüfprogramm erneut zu starten. Der komplette Vorgang ist ggf. so lange zu wiederholen, bis die Meldung erscheint 15/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 15 /26

17 Konten- /Parameter-Bereinigung (nur bei aktiver FORMEL 1-FiBu) Sind die vorgesehenen Konten teilweise / alle belegt, sind Die vorhandenen Konten zu löschen (siehe weitere Beschreibung) Alternative, freie Konten zu verwenden. Löschung vorhandener Konten: Grundsätzlich sollten alle Rückrechnungsfaktoren, Automatische FiBu-Konten und Konten, die für 15% (oder älter) vorhanden sind, gelöscht werden (auch solche, die nicht für den neuen 19%-Satz benötigt werden). Das Löschen der Kontonummern hat keine Auswirkung auf die Speicherbuchhaltung! Zur Löschung sind folgende Punkte zu beachten: Es dürfen nur Konten / Parameter gelöscht werden, die sich auf 15% (oder älter) beziehen. Es dürfen keine Konten / Parameter gelöscht werden, die noch benötigt werden (z.b. 16% / MwSt.-frei / 7% usw.) Rückrechnungsfaktoren Aufruf der zu löschenden Faktoren- (nach vorherigem Andruck einer Liste) Löschen des Faktors Automatische FiBu-Konten Aufruf der zu löschenden FIBU-Konten (nach vorherigem Andruck einer Liste) Löschen des Kontos. Bei Firmen mit gemeinsamen FiBu-Parametern (s. oben S. xx), sind diese Parameter nach dem Löschen in einer Firma automatisch auch in den Firmen entfernt, die ebenfalls darauf zugreifen Stammdatenpflege Aufruf des zu löschenden Kontos Dieses Löschen muss pro Firma erfolgen (auch bei Verwendung gemeinsamer Parameter (s. oben)! Ein Konto kann nicht gelöscht werden, wenn noch dazugehörige Rückrechnungsfakt. und/oder Autom. FiBu-Konten vorhanden sind, es noch benötigt wird (z.b. für 16%), noch Buchungen des laufenden Jahres (2006), oder noch Vorjahresbuchungen (2005) vorhanden sind. Kann ein Konto nicht gelöscht werden, ist eine alternative Kontonummer zu bestimmen (freie Kontonummer suchen!). Hinweis: Bei dieser Gelegenheit sollten auch die folgenden Parameter gelöscht werden (sofern noch vorhanden), da sie aktuell nicht mehr benötigt werden - für die Speicherbuchhaltung bleiben die Informationen erhalten. Faktor für 9,8 % Reisekosten 10,5 % Reisekosten 13,1 % Umsatzsteuer a. Altteile 15% (Löschung der Rückrechnungsfaktoren / Autom. Fibukonten und Konten). 15/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 16 /26

18 Neue Konten W I C H T I G Die Arbeiten müssen vor Start des Umstellungsprogramms für alle Firmen erledigt sein! Das Umstellungsprogramm zum Jahreswechsel wird in einem Startfenster die erforderlichen neuen MwSt.-Konten abfragen und diese an den verschiedenen Stellen anlegen (siehe nachstehende Tabelle). Diese Kontennummern sollten in der nachstehenden Tabelle eingetragen werden diese wiederum sollte dem verantwortlichen Mitarbeiter, der die Umstellung durchführen wird, zum Umstellungszeitpunkt vorliegen! Die in Stellenzahl der Sachkonten ist hierbei unbedingt zu berücksichtigen d.h. die Empfehlung der Hersteller ist ggf. daraufhin anzupassen. Konten für 19% Mehrwertsteuer 1883 Debitoren-Skonto 2026 Vorsteuer 1583 Hersteller- Empfehlung Kontonummer FORMEL 1 Für autom.anlage in > < > < und >11.1< Kreditoren-Skonto 2620 >11.1< + > < Austauschsteuer 1886 > < + > < Markierung = nur bei FORMEL 1-FiBu ESKALATIONSGEFAHR: Die eingetragenen Konten dürfen zum Umstellungstermin in FORMEL 1 nicht vorhanden sein, da ansonsten das Umstellungsprogramm nicht gestartet werden kann! Ausnahme: Das bestehende Konto Kreditoren-Skonto kann weiterhin verwendet und im Umstellungsprogramm trotz Vorhandensein eingegeben werden (da für Ust-Verprobung nicht relevant). Die Anlage weiterer Konten (für manuelle Bebuchung) ist der entsprechenden Dokumentation des Herstellers zu entnehmen (Kontenplanerweiterung). Hinweis zur Mehrfirmenlösung: 1.) Jede Firma besitzt ihre eigenen FIBU-Steuerungsparameter Die Konten können pro Firma unterschiedlich angelegt werden Diese Tabelle ist also pro Firma zu erstellen (im Umstellungsprogramm sind die Konten pro Firma zu erfassen). 2.) Alle oder mehrere Firmen greifen auf die gleichen FIBU-Steuerungsparameter zu Die Konten müssen in allen Firmen, die auf die gleichen Parameter zugreifen, unbelegt sein! Diese Tabelle kann also für alle diese Firmen verwendet werden(im Umstellungsprogramm sind die Konten nur in der "führenden" Firma zu erfassen).. Für ggf. abweichende Firmen ist jeweils eine separate Tabelle zu erstellen. 15/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 17 /26

19 Umstellungsprogramm Vor Start des Umstellungsprogramms müssen die Vorarbeiten für alle Firmen erledigt sein! Mit Einspielen der FORMEL 1-Version wurde ein Menüpunkt angelegt, der zum Umstellungszeitpunkt gestartet werden muss: 16. Programm zur MwSt-Umstellung Beim Start dieses Menüpunktes noch in 2006 erfolgt eine deutliche Sicherheitsabfrage, erst nach Eingabe "JA" startet das Programm. Das Programm darf erst gestartet werden, wenn alle oben aufgeführten Vorarbeiten für das Jahr 2006 erledigt sind. Es stellt u.a. den aktuellen MwSt.-Satz auf 19% um. Ein Start vor diesem Zeitpunkt hätte dementsprechend fatale Auswirkungen, für die alleinig der Anwender verantwortlich ist! Eine "Rückstellung" wäre nur durch Zurückspielen einer Datensicherung möglich! Dieses Programm muss einzeln pro Firma gestartet werden. Bei Firmen mit gemeinsamen Parametern muss mit Fa. 01 begonnen werden. Bei Firmen mit getrennten Parametern ist die Reihenfolge der Firmen beliebig Nach Umstellung einer Firma erfolgt ggf. ein Hinweis "weitere Firmen vorhanden" Wurde die Umstellung für eine Firma bereits durchgeführt (und diese erneut angewählt) kommt ein entsprechender Hinweis und das Programm kann für diese Firma nicht mehr erneut gestartet werden. Ist die Umstellung für alle Firmen erfolgt, wird der Menüpunkt gelöscht. In der Bearbeitungsmaske sind die abgefragten Kontonummern einzugeben. Die Konten werden dann automatisch in den verschiedenen Menüpunkten angelegt (siehe Tabelle oben). WICHTIG Die entsprechenden Konten dürfen zum Umstellungstermin in FORMEL 1 nicht vorhanden sein (Ausnahme: Kreditoren-Skonto). 15/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 18 /26

20 ACHTUNG Wird eine Kontonummer eingegeben, die bereits existiert, wird dies in einem Hinweis angezeigt <CR> springt zurück zur Eingabe einer anderen (noch nicht vorhandenen) Kontonummer. Ausnahme: Kreditoren-Skonto dieses Konto darf bereits vorhanden sein auch hier erscheint zunächst eine Meldung, mit <CR> kann dann dieses Konto dennoch auch für 19% verwendet werden. Bild: Hinweis auf bereits vorhandenes Konto Bild: Hinweis bei Kred.Skonto-Konto (nach <CR>) Fremdbuchhaltungen / Ohne FiBu-Anschluss Fremdbuchhaltung (F1-Finance / SAP- FI/CO / Datev) Bei diesen Installationen entfällt die Prüfung auf Vorhandensein der Konten. Ferner entfällt die Eingabe des Kontos "Kreditoren-Skonto" Keine angebundene Finanzbuchhaltung Bei Installationen ohne angebundene Finanzbuchhaltung entfällt die Konteneingabe komplett - es erfolgt nur die Abfrage: Sollen (z.b. für die Erlösübersicht) die neuen MwSt.-Konten verwendet werden, sind diese NACH der Umstallung manuell in > < einzutragen. 15/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 19 /26

21 Start der Umstellung Nach Eingabe der Konten erfolgt die Abfrage Mit "N" können die vorgenommenen Eingaben noch korrigiert werden Nach Eingabe "J" erfolgt die Abfrage: Danach startet der Umstellungslauf, der nur wenige Minuten beansprucht. Am Ende erscheint die Meldung Mehrfirmenlösung Sind nach Ende des Umstellungslaufes noch weitere umzustellende Firmen vorhanden, wird dies so lange jeweils mit einer Meldung angezeigt, bis alle Firmen umgestellt sind. Dies gilt auch für Firmen, die auf die gleichen Parameter zugreifen! Alle oder mehrere Firmen greifen auf die gleichen FIBU-Steuerungsparameter zu: Auch in diesen Fällen muss die Umstellung in allen Firmen erfolgen! Dabei entfällt die erneute Eingabe der Konten, da diese mit der "führenden Firma" 1 identisch sein müssen und die dortige Eingabe gespeichert wurde. Es ist also nur mit "J" zu starten. 15/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 20 /26

22 Das Programm führt die nachfolgend aufgeführten Schritte durch. Diese Arbeiten sind anschließend vom Anwender teilweise manuell zu überprüfen! (siehe Ablauf-Tabelle oben). Die im Startbildschirm eingegebenen Konten werden an den entsprechenden Stellen angelegt und in die Parameter eingetragen. > < Mehrwertsteuer-Sätze verwalten Der MwSt.-Schlüssel "1" wird auf 19%, der Schlüssel "3" auf 16% geändert. > < Rückrechnungsfaktoren Es werden neue Rückrechnungsfaktoren für 19% und 19%+AT-Steuer angelegt Dabei wird zunächst versucht, hierfür die Schlüssel "14" und "18" zu verwenden. Sind diese belegt, werden andere freie Faktoren gesucht. Sollten keine freien Buchungsschlüssel mehr vorhanden sein erscheint eine entsprechende Meldung, die mit CR bestätigt werden muss. >11.1< Stammdatenpflege In den Erlöskonten werden die Felder 9 und 11 auf den neuen Rückrechnungsfaktor geändert (unabhängig vom vorherigen Wert) Im Laufe des Programms werden einige erforderliche Parameter und Einstellungen pogrammintern in Sicherungsdateien kopiert, um z.b. in der Speicherbuchhaltung noch darauf zugreifen zu können. (Keine manuellen Aktionen des Anwenders erforderlich) Am Programmende muss die Meldung: Programm beendet CR vom Anwender bestätigt werden > < Mehrwertsteuer-Sätze verwalten Löschen des temporären Schlüssels für 19% (z.b. "5") >3.1< Auftragsbearbeitung Durchforsten aller offenen Aufträge nach diesem Schlüssel Änderung dieses Schlüssels auf "1" (Kostenvoranschläge/ Auftragsbestätigungen) >1.4< bis >1.6< Fahrzeugstämme Durchforsten der EK/VK-Daten der Fahrzeugbestände Änderung dieses Schlüssels auf "1" >1.4< bis >1.6< Fahrzeugstämme Durchforsten der Fahrzeug-Zubehöre der Fahrzeugbestände Änderung dieses Schlüssels auf "1" Durch den 2. Teil der Umstellung wird in Aufträgen und/oder EK/VK-Daten, in denen 2006 der spezielle "temporäre" MwSt.-Schlüssel verwendet wurde, dieser auf "1" geändert, sodass bei der weiteren Verwendung dieser Daten 19% MwSt. zur Anrechnung kommen und auch korrekt verbucht werden können. 15/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 21 /26

23 Protokolldruck Die Umstellung wird (pro Firma) protokolliert das Protokoll wird dabei (ohne vorherige Abfrage) automatisch in das freigegebene trans-verzeichnis gestellt es wird pro Firma erstellt - dem Dateinamen MWSTPROTOKOLL wird die jeweilige Firmennummer vorangestellt und ein "Zeitstempel" angehängt. Beispiel: 01MWSTPROTOKOLL.JJMMTTSSMMSS (Jahr/Monat/Tag/Stunde/Min/Sek) 02MWSTPROTOKOLL JJMMTTSSMMSS usw. Es erfolgt keine automatische Ausgabe auf dem Drucker! Das Protokoll ist mit einem Text-Editor (WordPad) zu öffnen und zu prüfen. Die Meldung auf korrekten Umbau muss vorhanden sein (letzter Punkt) Dem Protokoll sind ferner die neuen automatisch angelegten Buchungsschlüssel zu entnehmen. Tp02!Ma! Fa.: 01 xxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx - BM/MB TT.MM.JJJJ Protokoll zur MwSt-Umstellung > Umstellung Finanzbuchhaltung gestartet. ---> Anlegen neue Rückrechnungsfaktoren. Liste der neu angelegten Rückrechnungsfaktoren Rückrechnungsfaktor: R14 angelegt. ---> Kennsatz Umstellung Finanzbuchhaltung gespeichert FORMEL 1-interne Information 001,01,1600,14,1900, , ,11.06,FIBD > Anlegen neue automatische Fibukonten. Liste der neu angelegten automatischen FIBU-Konten Automatisches Fibukonto: A05 angelegt. Fibukonto: in 11.1 angelegt. ---> Erlöskonten Kopieren und Parameter ändern. Liste der geänderten Erlös-Konten mit Angabe der geänderten Feld-Nummern Erlöskonto: Kantinenerträge geändert.feld 9:E14Feld 11: 14 Erlöskonto: Sonst. Erlöse geändert.feld 9:E14Feld > Änderung und Neuanlage von Buchungsschlüsseln. Liste der geänderten und neu angelegten Buchungsschlüssel Steuerfaktor in Buchungsschlüssel: B01geändert Steuerfaktor in Buchungsschlüssel: B04geändert Buchungsschlüssel: B25 neu angelegt. ---> Umstellungslauf Finanzbuchhaltung korrekt beendet. Verschiedene Erledig-Meldungen Folgende Firmen sind noch nicht umgestellt: 002,003,004,005, Alte Steuersätze für Historie Speichern. Alte Steuersätze für Historie erfolgreich gespeichert. Steuersätze ändern. Steuersätze erfolgreich geändert. MwSt-Sätze von 5 auf 1 setzen. MwSt-Sätze in EK-VK-Daten geändert. MwSt-Sätze Zubehör geändert. Umstellungsprogramm korrekt beendet ( Meldung muss vorhanden sein!) 15/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 22 /26

24 Nach der Umstellung In FORMEL 1 kann bekanntlich über das MwSt.-Kennzeichen gesteuert werden, ob der hinterlegte Verkaufspreis inkl. oder exkl. MwSt. ist. Für alle Preisangaben, die exkl. MwSt. hinterlegt sind, sind keine Nacharbeiten erforderlich, da bei Rechnungsstellung automatisch der neue MwSt.-Satz berechnet wird. Preisangaben, die inkl. MwSt. hinterlegt sind, sind nun zu überprüfen und ggf. manuell anzupassen. Zur Auffindung solcher Positionen kann der >18< Listgenerator verwendet werden. Bild: Beispiel eines Inkl.-Ersatzteils Eine Auflistung der betroffenen Menüpunkte ist in der Ablauftabelle am Anfang dieses Dokumentes enthalten. 15/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 23 /26

25 2007 Steuerschlüssel Für den aktuellen Steuersatz (dann 19%) wird der Steuerschlüssel "1" beibehalten Die 16%-ige Steuer wird für alle Rechnungen, die bis Ende 2006 erstellt wurden ebenfalls den Schlüssel "1" behalten Bei Aufruf von Rechnungen aus der History mit dem Steuerschlüssel "1" wird FORMEL 1 immer das Rechnungsdatum berücksichtigen und in dessen Abhängigkeit 16% oder 19% für die MwSt. berechnen (siehe Tabelle) Für die Verwendung von 16% ab 2007 ist der Steuerschlüssel 3 (ehemals 15%) zu verwenden Schlüssel Bedeutung in History 1 Bis einschl = 16% Ab = 19% 2 7% 7% 3 Bis einschl = 15% Ab = 16% 5 Bis einschl = 19% leer Anzeige in > < Die Anzeige in > < Mehrwertsteuer-Sätze verwalten wurde um die Funktion F1 = Steuersätze History erweitert. Bilder: Konten nur beispielhaft. AT-Steuer Da die AT-Steuer immer 10% der MwSt. beträgt, ist die Abwicklung unverändert. 15/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 24 /26

26 History / Anzeige/Druck Kopie Wird ab 2007 eine Rechnung aus der 16%-Ära zur Anzeige / Druck Kopie aus der History aufgerufen, werden die Steuerschlüssel automatisch gemäß obiger Tabelle interpretiert (in Abhängigkeit des Rechnungsdatums). History / Gutschrift/Original einlesen Wird mit der History-Sonderfunktion eine Gutschrift erzeugt, bzw. ein Original eingelesen, werden die Steuerschlüssel ebenfalls gemäß Tabelle interpretiert. Da das aktuelle Auftragsdatum dann xx.xx.2007 ist, bedeutet der Steuerschlüssel "1" dann also "19%". Soll also in 2007 eine (Teil-)Gutschrift mit 16% erstellt werden, ist der Steuerschlüssel (pro Position) abzuändern! Für diese Fälle ist jedoch die im nächsten Abschnitt beschriebene Problematik zu bedenken! Wird ein Auftrag aus der History eingelesen, der 2006 mit dem MwSt.-Schlüssel "5" erstellt wurde (z.b. Kostenvoranschlag mit 19%), ist bei allen Positionen der Schlüssel auf "1" zu ändern (da der Schlüssel "5" in 2007 nicht mehr vorhanden ist!). Problematik für nachträgliche 16%-Gutschriften / Rechnungen Wird in 2007 eine Gutschrift / Rechnung mit 16% MwSt. erstellt, erfolgt die Verbuchung auf die aktuellen Erlöskonten (des Jahres 2007). Diese sind jedoch mit dem Ust-Schlüssel für19% versehen weshalb Differenzen bei der MwSt.-Verprobung entstehen. Lösungswege: Zurücksetzen des Rechnungs-/ Gutschriftdatums auf 2006 (dadurch erfolgt die Verprobung mit 16%) siehe Ablauf Verwendung separater Erlöskonten (mit Steuerschlüssel 16%) - Dazu ist die Einrichtung separater Erlösgruppen erforderlich. Manuelle Verbuchung solcher Fälle in der Finanzbuchhaltung - Dazu sind separate Auftragsarten erforderlich Ablauf Bei allen Positionen ist der MwSt.-Schlüssel manuell auf den Satz für 16% (= "3") abzuändern Rechnungsdruck durchführen (Echte Rechnung) Auftrag entsperren Über Sonderfunktion Rechnungsdatum auf 2006 verändern Bei erneutem Druck Abfrage nach automatischer Aktualisierung des Rechnungsdatums verneinen. Eigenverantwortung des Anwenders Solche Fälle müssen im Einklang mit gesetzlichen Regelungen stehen und sollten auch mit dem Steuerberater abgestimmt sein. Wir weisen deshalb ausdrücklich darauf hin, dass dies in der Eigenverantwortung des Anwenders steht! Hinweise auf gesetzliche Vorgaben befinden sich z.b. im Merkblatt Auswirkungen einer Mehrwertsteuererhöhung für den Kraftfahrzeughandel. Siehe hierzu auch den Literaturverweis am Ende dieser Dokumentation. 15/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 25 /26

27 Literatur-Hinweis Fragen und Antworten zum Thema speziell für das Kfz-Gewerbe finden sich u.a. in einen Dokument des Zentralverbandes des DEUTSCHEN KRAFTFAHRZEUGGEWERBES. Dies ist unter folgender Seite aufrufbar: 15/12/2006 CARDIS GmbH & Co. KG, Murnau, 2006 Seite 26 /26