Service-Guide zum BLSV-Cockpit

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1 Service-Guide zum BLSV-Cockpit mit Schritt für Schritt Anleitung durch die Bestandserhebung Bayerischer Landes-Sportverband e.v. Service und Beratung Fit für die Zukunft

2 Vorwort und Anwendungstipps Liebe Sportfreundinnen und Sportfreunde, der Bayerische Landes-Sportverband e.v. (BLSV) hat die vielseitigen Anregungen seiner Sportvereine aufgenommen und das BLSV-Cockpit entsprechend weiter entwickelt. Damit wird Schritt für Schritt in den nächsten Jahren eine Vereinsverwaltung light aufgebaut, die die alltägliche Arbeit im Sportverein digital und datensicher unterstützen wird. Wir wollen uns mit Ihnen gemeinsam Fit für die Zukunft machen! Das weiter entwickelte Cockpit bietet Ihnen eine Übersicht über alle Vereins- und Mitgliederdaten, die beim BLSV aktuell gemeldet sind. Die Bestandsdaten können vom Verein eigenständig, jederzeit und ortsunabhängig im Cockpit gepflegt werden. Insbesondere Vereine, die einen großen Änderungsbedarf ihres Mitgliederbestandes haben, erhalten die Möglichkeit, ihren aktuellen Mitgliederbestand aus dem eigenen Vereinsverwaltungsprogramm mit den im BLSV-Cockpit erstmals bereitgestellten Mitgliedsdaten digital abzugleichen. Nutzen Sie dazu im Cockpit das online zur Verfügung stehende Tool des Datenabgleiches. Wir möchten Sie bei der Durchführung der jährlichen Bestandserhebung beim BLSV und bei der Arbeit im BLSV-Cockpit bestmöglich unterstützen und stellen Ihnen dafür einen Service-Guide zum BLSV-Cockpit mit einer Schritt für Schritt Anleitung durch die Bestandserhebung 2018 zur Verfügung. Mit Blick auf das Inhaltsverzeichnis erhalten Sie einen Überblick über die im Service- Guide erläuterten Themen. Sie können von jeder Seite aus zurück zum Inhaltsverzeichnis zu Beginn des Service-Guides springen:. Über die Eingabe von Stichworten in der Suchfunktion (Tastenkombination Strg+F) Ihres PDF-Readers finden Sie die passenden Stellen für die Beantwortung Ihrer Fragen. Die Hinweise betonen nochmals wichtige Schlüsselinformationen. Aktive Links und Verweise führen Sie zu den zugehörigen Erklärungen und Anwendungsschritten im Dokument. Per Tastenkombination "Alt + Pfeil links kommen Sie zurück auf die ursprüngliche Seite. Der Service-Guide zum BLSV-Cockpit ist als PDF-Datei zu öffnen und kann auf Wunsch heruntergeladen werden. Da er interaktive Elemente enthält, ist der Ausdruck des Dokuments nicht empfehlenswert. Der Service-Guide wird bei Anpassungen und Änderungen kontinuierlich aktualisiert und weiterentwickelt. Die aktuelle Version steht Ihnen auf der BLSV-Homepage unter Vereinsservice Mitgliederverwaltung Service-Guide zum BLSV- Cockpit zur Verfügung. Bitte achten Sie auf den Stand der aktuellen Version (Monatsangabe in der Fußzeile des Guides). Ihr Mitgliederservice Team im BLSV

3 Inhalt Inhaltsverzeichnis: 1 BLSV-Cockpit Einführung Was ist das BLSV-Cockpit? Wer nutzt das BLSV-Cockpit? Wie wird das BLSV-Cockpit genutzt? Wie funktioniert die Anmeldung im BLSV-Cockpit? Bestandserhebung 2018 Was muss ich wissen? Fragen und Antworten zur Bestandserhebung Warum ist die Meldung von Mitgliedern erforderlich? Wer muss gemeldet werden? Welche Fristen sind zu beachten? Wie hoch sind die Verbandsabgaben? Was ist die Sportarten-Zuordnung? Ist eine Papierabgabe der Mitgliedermeldung möglich? Hilfestellungen und Anleitungen Durchführung der Bestandserhebung Was wird für die Bestandserhebung 2018 benötigt? Wie erfolgt der Login im BLSV-Cockpit? Login mit Zugangsdaten in das BLSV-Cockpit Erstellung und Zurücksetzung eines Passwortes für den Zugang Wie wird die Bestandserhebung (kurz BE) gestartet? Überprüfung der Vereinsdaten (Teil 1 der BE) Vereinsdaten Vereinsadressen Freistellungsbescheid und Gemeinnützigkeit Bankverbindung und SEPA-Lastschriftmandat Funktionäre bayernsport Aboverwaltung Ehrenamtsversicherungen Gesamtüberblick über bestätigte Vereinsdaten Die Mitgliederverwaltung (Teil 2 der BE) Vorgang der Mitgliederverwaltung im Überblick Einstieg in die Mitgliederverwaltung Datenabgleich der zu meldenden Mitglieder auf einen Blick Automatischer Datenabgleich der Mitglieder Erläuterung der Menüpunkte beim Datenabgleich Manueller Datenabgleich und Bearbeitung einzelner Mitglieder Hinzufügen/ Meldung von neuen Mitgliedern Bearbeitung von gespeicherten Mitgliederdaten...36

4 Inhalt Löschen von Mitgliedern gespeicherten Mitgliederdaten Ansicht der Mitgliederstatistik Bestätigung und Abgabe der Bestandserhebung (Teil 3 der BE) Abruf der Vereinsdaten auf der Startseite Rechnungsstellung der Verbandsabgaben an den Verein Datenverwaltung im BLSV-Cockpit Aktuelle Übersicht über Vereins- und Mitgliederdaten Mitgliederpflege Mitgliederstatistik und Mitgliederliste Nachmeldung von Mitgliedern Rechnungsstellung der Quartals-Verbandsrechnung Bearbeitung von Mitgliedern Austritte von Mitgliedern Verwaltung von Vereins- und Funktionärsdaten Änderung von Vereinsadressen Änderung von Funktionärsdaten Datenpflege der Ehrenamtsversicherungen Wer und welche Tätigkeiten können versichert werden? Wie hoch ist der Beitragssatz? Wie erfolgt der Abschluss/ Verwaltung der Versicherung bayernsport Aboverwaltung Wo erfolgt die bayernsport Aboverwaltung? Pflichtbezug des bayernsport Kontaktaufnahme bei Fragen Abkürzungsverzeichnis... 57

5 BLSV-Cockpit Einführung 1 BLSV-Cockpit Einführung Im folgenden Kapitel 1 werden Antworten zu allgemeinen Fragen zum BLSV-Cockpit gegeben. 1.1 Was ist das BLSV-Cockpit? Das BLSV-Cockpit ist die Onlineplattform für Mitgliedsvereine im BLSV zur eigenständigen Verwaltung von dem BLSV zu meldenden Vereinsdaten, Mitgliedern, Freiwilligen Ehrenamtsversicherungen sowie der bayernsport-abonnements. Das BLSV-Cockpit ist für BLSV-Vereine unter der Internetadresse zu erreichen. Als die neue, zentrale Plattform der Digitalisierung im organisierten Sport in Bayern ist das Cockpit in mehrere Funktionsfenster, sogenannte Widgets, aufgeteilt. Nutzer des Cockpits können so alltägliche Arbeiten, die im Verbands- und Vereinswesen wichtig sind, einfach und zeitsparend erledigen. Mit dem Cockpit steht dem Nutzer ein Echtzeit-Portal zur Verfügung, mit dem alle Vereine, Fachverbände und BLSV-Organe übersichtlich, individuell und effizient arbeiten können und das immer und überall. Das BLSV-Cockpit ist optimiert für alle Endgeräte und gleichermaßen einsetzbar am Desktop-PC, Laptop, Tablet oder Smartphone. GF Service & Beratung, Jan

6 BLSV-Cockpit Einführung 1.2 Wer nutzt das BLSV-Cockpit? Das BLSV-Cockpit wird in erster Linie von den Mitgliedsvereinen des BLSV genutzt. Hierbei stehen vor allem die Personen im Verein im Vordergrund, die mit der Daten- und Mitgliederpflege des Vereins beauftragt sind. Neben den BLSV-Vereinen wird das Cockpit zudem von ehrenamtlichen und hauptamtlichen Mitarbeitern des BLSV verwendet. 1.3 Wie wird das BLSV-Cockpit genutzt? Im Funktionsfenster Verein stehen die wichtigsten Daten des Sportvereins zur Verfügung. Alle Informationen und Änderungen können online schnell und übersichtlich an den BLSV weitergeleitet werden. Alle bereits eingegebenen Daten werden gespeichert und aufbewahrt. Sportvereine können alle Vereins- und Mitgliederdaten über das Cockpit einsehen und die Bestandsdaten eigenständig, jederzeit und ortsunabhängig pflegen. Die Prüfung und Aktualisierung von Vereins- und Mitgliederdaten kann zeitunabhängig vorgenommen werden, die geänderten Daten bleiben gespeichert. Es besteht die Möglichkeit, den Mitgliederbestand aus dem eigenen Vereinsverwaltungs- Programm mit den Bestandsdaten des BLSV digital abzugleichen. Unter dem Funktionsfenster Dokumente stehen u.a. wertvolle Anleitungen und FAQ (Häufige Fragen und Antworten) zum BLSV-Cockpit sowie wichtige Listen zur Durchführung der Bestandserhebung und Mitgliederpflege zur Verfügung. Unter dem Punkt Vereinsservice sind Dokumente vom BLSV-Vereinsservice eingestellt. Unter dem Punkt Veröffentlichungen finden Vereine Broschüren zu verschiedenen Themen für die Vereinspraxis. Unter BLSV Aktuell werden aktuelle Meldungen des BLSV eingestellt. GF Service & Beratung, Jan

7 Bestandserhebung 2018 Was muss ich wissen? 1.4 Wie funktioniert die Anmeldung im BLSV-Cockpit? Die Anmeldung im BLSV-Cockpit erfolgt durch die Eingabe der Vereinsnummer (ohne führendes V) sowie des Schlüssel 2 oder eines neu erstellten Passwortes in die Eingabemaske, die mit Aufruf der Seite erscheint. Ist das Passwort bzw. der Schlüssel 2 abgelaufen/ ungültig, kann ein Link zur Erstellung eines neuen Passwortes angefordert werden. Die Zusendung Links erfolgt nach Anforderung an die durch den Sportverein beim BLSV angegebenen Vereins- -Adresse (Postadresse). Die Vorgehensweise wird unter Punkt 3.2 erläutert. 2 Bestandserhebung 2018 Was muss ich wissen? Ab 2. Januar 2018 ist die alljährliche Bestandserhebung für die BLSV-Mitgliedsvereine im BLSV-Cockpit durchzuführen. In diesem Kapitel 2 werden Antworten zu wichtigen Fragen im Rahmen der Bestandserhebung 2018 gegeben. 2.1 Fragen und Antworten zur Bestandserhebung Warum ist die Meldung von Mitgliedern erforderlich? Die fristgerechte Meldung der Vereinsmitglieder an den Bayerischen Landes-Sportverband e.v. ist gleichermaßen für den Verband wie für den Verein von größter Bedeutung. Sie entspricht den Bestimmungen der Satzung und Ordnungen des BLSV und den Vereinbarungen mit dem Deutschen Olympischen Sportbund (DOSB). Die Meldung ist erforderlich, damit die Vereinsmitglieder Versicherungsschutz über den BLSV besitzen. Zudem kann laut den Sportförderrichtlinien des Freistaates Bayern eine Förderung des Sportbetriebs eines Vereines nur erfolgen, wenn die Mitglieder dem BLSV gemeldet sind. Die Mitgliedschaft beim BLSV bietet viele weitere Vorteile. Diese sind der Broschüre Service plus des BLSV zu entnehmen Wer muss gemeldet werden? Dem BLSV müssen alle Vereinsmitglieder unabhängig vom Status innerhalb des Vereins gemeldet werden. Das bedeutet, dass auch passive, fördernde oder Ehrenmitglieder dem BLSV gemeldet werden müssen Welche Fristen sind zu beachten? Die Bestandserhebung 2018 kann zwischen dem und dem abgegeben werden. Die Sportförderung durch die Landratsämter und Gemeinden kann nur stattfinden, wenn eine fristgerechte Abgabe der Bestandserhebung erfolgt. Zudem ist ein Versicherungsschutz für die Mitglieder über den BLSV nur gegeben, wenn diese dem BLSV innerhalb der Frist gemeldet werden. Hinweis: Bei Nachmeldungen von Mitgliedern ist die Meldefrist von 30 Tagen nach Vereinsbeitritt des Mitglieds zu beachten. GF Service & Beratung, Jan

8 Bestandserhebung 2018 Was muss ich wissen? Wie hoch sind die Verbandsabgaben? Die Verbandsabgabe für BLSV-Mitgliedsvereine errechnet sich aus der Anzahl der Vereinsmitglieder. Die Verbandsbeiträge setzen sich aus verschiedenen Kriterien, wie der Versicherungsprämie, dem Verbandsbeitrag inkl. GEMA Anteil/ Beitragsanteil an DOSB sowie dem Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung zusammen: Zusätzlich wird der Jahresbeitrag für die bayernsport-abonnements berechnet: Jahresabo für die Verbandszeitung bayernsport Zustellgebühr pro Jahr Preis für Einzelausgabe 31,00 Euro 15,00 Euro 1,50 Euro Was ist die Sportarten-Zuordnung? Die Mitglieder eines Sportvereins müssen bei der Meldung an den BLSV den Sportfachverbänden zugeordnet werden. Die jeweiligen Nummern der Sportfachverbände können der Liste mit den Sportfachverbands-Nummern auf der Startseite des BLSV-Cockpit unter Dokumente Bestandserhebung 2018 PDF-Dokument Sportfachverbandsnummern entnommen werden. Die Zuordnung einzelner Disziplinen zum jeweiligen Fachsportverband sind der Liste mit der Zuordnung der einzelnen Disziplinen zu den Sportfachverbänden zu entnehmen. Diese ist ebenfalls auf der Startseite des BLSV-Cockpit unter Dokumente Bestandserhebung 2018 PDF-Dokument Sportartenzuordnung zu finden. GF Service & Beratung, Jan

9 Bestandserhebung 2018 Was muss ich wissen? Passive, fördernde und sonstige Vereinsmitglieder sind der Sportart zuzuordnen, die diese Personen früher ausgeübt haben oder der sie besonders nahe stehen. Nur falls eine Zuordnung nicht möglich ist, sind die Personen der Sparte 99-sonstige Mitglieder zuzuordnen Ist eine Papierabgabe der Mitgliedermeldung möglich? Eine Papierabgabe der Bestandserhebung ist weiterhin möglich. Allerdings wird bei dieser ein zusätzlicher Beitrag berechnet. Das Anforderungsformular zur Anforderung der Papierunterlagen ist unter Vereinsservice Mitgliederverwaltung Bestandserhebung 2018 Anforderung der Unterlagen für die schriftliche Abgabe der Bestandserhebung 2018 zu finden. Hinweis: Das Anforderungsformular zur Anforderung der Papierunterlagen ist per FAX an den BLSV Mitgliederservice unter 089/ zu senden. 2.2 Hilfestellungen und Anleitungen Für das BLSV-Cockpit stehen dem Sportverein verschiedene Hilfestellungen und Anleitungen für die Bestandserhebung und die Pflege der Vereinsdaten sowie der Mitgliederdaten zur Verfügung. Im Rahmen der Durchführung der Bestandserhebung kann unter dem Funktionsfenster Hilfe auf die im Folgenden genannten Tools zugegriffen werden. Online-Tutorial auf YouTube In diesem Online-Anleitungsfilm wird der Ablauf der Bestandserhebung Schritt für Schritt erklärt. Der Anleitungsfilm steht ab Januar 2018 im youtube-kanal BLSV TV zur Verfügung. Service-Guide BLSV-Cockpit mit Schritt für Schritt Anleitung durch die Bestandserhebung als interaktives PDF-Dokument Der vorliegende Service Guide zum BLSV-Cockpit mit Schritt für Schritt - Anleitung durch die Bestandserhebung führt die Sportvereine beratend durch ihr persönliches Vereinscockpit. Der Service-Guide enthält viele wichtige Hintergrundinformationen und erklärt GF Service & Beratung, Jan

10 Bestandserhebung 2018 Was muss ich wissen? die Anwendungen im BLSV-Cockpit zur eigenständigen Vereinsdaten- und Mitgliederpflege. Ausgangspunkt des Service-Guides ist das Inhaltsverzeichnis. Von dort aus werden die Benutzer entsprechend ihrer Fragen durch den Guide gelotst. Der Service-Guide zum BLSV-Cockpit wird im Falle von Anpassungen kontinuierlich aktualisiert und weiterentwickelt. Hinweis: Die aktuelle Version ist stets unter Vereinsservice Mitgliederverwaltung sowie auf der Startseite des BLSV-Cockpit unter Dokumente Bestandserhebung 2018 zu finden. Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQ) Der BLSV stellt dem Sportverein auf viele seiner Fragen zum BLSV-Cockpit sowie zur Durchführung der Bestandserhebung die Antworten bereits verschriftlicht zur Verfügung. Die FAQ können über das Funktionsfenster Hilfe Antworten auf häufig gestellte Fragen aufgerufen werden. Kontaktformular des BLSV-Vereinsservices Das Kontaktformular ist unter den verschiedenen Menüpunkten und Anwendungen im BLSV-Cockpit zu finden. Bei Fragen kann der Sportverein das Kontaktformular öffnen. Hier können an den BLSV Fragen zu verschiedenen Themenbereichen gestellt werden. Der Fragesteller kann seine gewünschte Art der Rückantwort auswählen: Rückruf oder . GF Service & Beratung, Jan

11 (1) Öffnen des Kontaktformulars (2) Eingabe der erforderlichen Vereinsangaben und Kontaktdaten (3) Auswahl des Themas zur offenen Frage (4) Beschreibung des Anliegens und der offenen Frage (5) Auswahl des Rückantwortwunsches ( oder Rückruf) (6) Absenden des ausgefüllten Formulars 3 Durchführung der Bestandserhebung 2018 In Kapitel 3 wird die Durchführung der Bestandserhebung in Wort und Bild angeleitet. Alle digitalisierten Daten des Sportvereins, die im Bestandsjahr 2017 ins BLSV-Cockpit eingegeben wurden, sind bereits gespeichert und müssen im Rahmen der Bestandserhebung und Mitgliederverwaltung geprüft und aktualisiert werden. Hierfür steht die Funktion des Datenabgleichs zur Verfügung. GF Service & Beratung, Jan

12 Die Bestandserhebung 2018 umfasst drei Teile: Teil 1 - Vereinsdaten: Überprüfung, Ergänzung und Bestätigung aller Vereinsdaten Teil 2 Mitgliederverwaltung: Datenabgleich mit Überprüfung und Ergänzung aller Mitglieder im Verein Teil 3 Daten bestätigen: Bestätigung der Vereins- und Mitgliederdaten Hinweis: Für Hilfestellungen und bei Fragen stehen diverse Tools als Hilfestellung und Anleitung zur Verfügung, siehe Punkt Was wird für die Bestandserhebung 2018 benötigt? Folgende Angaben und Dokumente werden benötigt: der letzte Auszug aus dem Vereinsregister (gilt nur für eingetragene Vereine) der aktuellste Freistellungsbescheid des Finanzamtes für Körperschaften das Gründungsdatum des Sportvereins das Eintrittsdatum des Sportvereins in den BLSV (soweit bekannt) die aktuellen Jahresbeiträge für Vereinsmitglieder (optional) die Bankverbindung des Sportvereins (IBAN und BIC) die Kontaktdaten des Sportvereins sowie der Vereinsvorstandschaft die Adressen der bayernsport Magazin-Abonnenten die zu versichernden Ämter in der freiwilligen Ehrenamtsversicherung die Mitgliederliste des Sportvereins zum mit folgenden Angaben in einer Excel-Datei: Titel, Name, Vorname, Namenszusatz, Geschlecht (m oder w), Geburtsdatum (Datumsformat: tt.mm.jjjj), zugehörige Fachverbandsnummer im BLSV Hinweis: Es ist auf die korrekte Schreibweise der Namen und Vornamen der Vereinsmitglieder wie in deren Personalausweis eingetragen (ohne Abkürzungen oder Veränderungen, keine Spitznamen), zu achten. 3.2 Wie erfolgt der Login im BLSV-Cockpit? Login mit Zugangsdaten in das BLSV-Cockpit Der Login in das BLSV-Cockpit erfolgt mit den persönlichen Zugangsdaten des Sportvereins unter der Internetadresse Hier loggt sich der Sportverein, in der Regel durch seinen vertretungsberechtigten Vorstand oder die für die Mitgliedermeldung zuständige Person im Verein, mit Zugangsdaten für das BLSV-Cockpit ein. GF Service & Beratung, Jan

13 Die Zugangsdaten bestehen aus der fünfstelligen Vereinskennziffer im BLSV (ohne V!) als Benutzername Schlüssel 2 oder neu erstelltes Passwort Erstellung und Zurücksetzung eines Passwortes für den Zugang Ist beim ersten Login im Jahr 2018 der Schlüssel 2 ungültig oder liegt dem Sportverein das Passwort nicht mehr vor, ist ein neues persönliches Passwort durch den Sportverein zu erstellen. Unter cockpit.blsv.de kann mit Klick auf neues Passwort anfordern ein Vereins-Passwort neu erstellt bzw. zurückgesetzt werden. Hierfür fordert der Nutzer über neues Passwort anfordern einen Link zur Erstellung eines persönlichen Passwortes für den Verein an. Der Verein gibt die Vereinsnummer in das Eingabefeld ein und klickt auf Senden. Eine mit dem Link zur Passworterstellung bzw. zurücksetzung wird an die beim BLSV angegebene Vereins- adresse (Postempfänger) gesendet. Hinweis: Hierfür ist der Zugriff auf die -Adresse nötig, die im Postempfänger hinterlegt ist. Fragen zur hinterlegten -Adresse können per Mail an meldung@blsv.de gestellt werden. Mit Betätigung des Links Passwort zurücksetzen kann der Sportverein ein persönliches Passwort für den Zugang zu seinem BLSV-Cockpit neu erstellen. Hinweis: Dieser zugestellte Link unter Passwort zurücksetzen ist 24 Stunden gültig. Ist der Link nach den 24 Stunden abgelaufen, ist der Link über neues Passwort anfordern unter cockpit.blsv.de erneut anzufordern. GF Service & Beratung, Jan

14 Es ist ein frei gewähltes persönliches Passwort für den Zugang in das BLSV-Cockpit für den Sportverein zu erstellen. Dasselbe Passwort ist ein zweites wiederholtes Mal einzutippen und daraufhin über den Button Speichern zu bestätigen. Hinweis: Das Passwort kann frei gewählt werden, muss jedoch mindestens 10 Zeichen lang sein, eine Zahl (0-9), einen Großbuchstaben (A - Z), einen Kleinbuchstaben (a - z) und ein Sonderzeichen ( ( ) [ ]?! $ % & / = * + ~,. ; : < > - _ ) enthalten. Im letzten Schritt kann sich der Sportverein mit seiner Vereinsnummer und seinem neu erstellten Passwort in das BLSV-Cockpit einloggen. 3.3 Wie wird die Bestandserhebung (kurz BE) gestartet? Nach dem Login in das BLSV-Cockpit erscheint die persönliche Startseite des Sportvereins. Die Bestandserhebung startet mit Klick auf das Funktionsfenster Bestandserhebung Daraufhin öffnet sich das Menü der BLSV-Bestandserhebung mit der Darstellung der drei Teile der Bestandserhebung im Überblick. Mit Klick auf den Button Ok beginnt die Bestandserhebung. GF Service & Beratung, Jan

15 Zur Unterstützung können diverse Tools als Hilfestellung sowie zur Beantwortung von Fragen verwendet werden. Diese werden unter Punkt 2.2 vorgestellt. 3.4 Überprüfung der Vereinsdaten (Teil 1 der BE) In Teil 1 der Bestandserhebung 2018 sind unter dem Überbegriff Vereinsdaten allgemeine Vereinsdaten zum Sportverein, Vereinsadressen, Angaben zur Gemeinnützigkeit sowie zum Freistellungsbescheid, Bankverbindung und SEPA-Lastschriftmandat, Funktionärsdaten, Angaben zum bayernsport-abo Ehrenamtsversicherungen zu überprüfen, zu aktualisieren oder zu ergänzen. Die Angaben zu den aufeinanderfolgenden Menüpunkten können in einem Durchgang durch Bestätigung und Abspeichern durchgeführt werden. Zunächst ist der erste Menüpunkt Vereinsdaten über den > - Pfeil aufzuklappen. GF Service & Beratung, Jan

16 Wurde ein Menüpunkt vollständig bearbeitet und die Daten bestätigt, erscheint als Bestätigung ein grün hinterlegter Haken, siehe folgende Abbildung: GF Service & Beratung, Jan

17 3.4.1 Vereinsdaten Im Menüpunkt Vereinsdaten prüft und aktualisiert der Sportverein die anzugebenen Daten, die seinen Sportverein betreffen. (1) Überprüfung des Vereinsnamen und seiner Kurzform. Änderungen sind dem BLSV über das Kontaktformular mitzuteilen. (2) Eintrag der Website des Sportvereins (optional) (3) Überprüfung des Gründungsdatums, des Beitrittsdatums als Mitglied beim BLSV, des Vereinssitz sowie der Gemeinde. Änderungen sind dem BLSV über das Kontaktformular mitzuteilen. (4) Angaben zum Vereinsregister (5) Angabe der Mitgliedsbeiträge für Kinder, Jugendliche und Erwachsene (optional). Die Mindestbeitragsgrenze (Soll-Aufkommen) ist für die Förderung im Rahmen der Vereinspauschale relevant. Informationen in den Sportförderrichtlinien. (6) Bestätigung und Abspeichern der Angaben zu den Vereinsdaten GF Service & Beratung, Jan

18 Hinweis: Alle Felder, die verpflichtend zur Fortsetzung der Bestandserhebung auszufüllen sind, sind mit einem * markiert Vereinsadressen Im Menüpunkt Vereinsadressen überprüft und aktualisiert der Sportverein die anzugebenden Adressen des Sportvereins. (1) Überprüfung und Aktualisierung der Postadresse des Sportvereins mit Eingabe der Vereins- adresse. Wird beim Login ein Passwort angefordert, wird der Link zur Erstellung eines neuen Passwortes an diese Vereins- adresse gesendet. (2) Eingabe der Rechnungsadresse bzw. Bestätigung der Postadresse als Rechnungsadresse. Rechnungen seitens des BLSV werden an die Rechnungsadresse gesendet. (3) Zustimmung zur elektronischen Übermittlung der Beitragsrechnung per an die angegebene Rechnungs- bzw. Postadresse. Optionale Auswahl der Zusendung einer schriftlichen Beitragsrechnung. (4) Bestätigung und Abspeichern der Angaben zu den Vereinsadressen GF Service & Beratung, Jan

19 3.4.3 Freistellungsbescheid und Gemeinnützigkeit Im Menüpunkt Freistellungsbescheid und Gemeinnützigkeit überprüft und aktualisiert der Sportverein seine Angaben zum Freistellungsbescheid und zur Gemeinnützigkeit. Gemeinnützigkeit Der BLSV kann nach 8 (1) seiner Satzung nur gemeinnützige Sportvereine als ordentliche Mitglieder aufnehmen, führen und mit Rat und Tat unterstützen. Maßgeblich dafür ist der vom Finanzamt ausgestellte letzte Freistellungsbescheid des Sportvereins. Die Antworten zu den abgefragten Daten sind in der Regel auf der ersten Seite des Freistellungsbescheides zu finden. Hinweis: Informationen zur Aufnahme von nicht gemeinnützigen Sportvereine als außerordentliches Mitglied beim BLSV sind dem Infoblatt Gemeinnützigkeit und Mitgliedschaft im BLSV zu entnehmen. Freistellungsbescheid Der Freistellungsbescheid wird durch das für den Verein zuständige Finanzamt für Körperschaften erteilt. Er zeigt an, dass eine Körperschaft, z.b. Sportverein, steuerbegünstigt ist. Das Finanzamt prüft turnusmäßig alle 3 Jahre anhand der zwischenzeitlichen Geschäftsführung und des Vereinslebens, ob gemeinnütziges Handeln vorliegt und ein Freistellungsbescheid weiterhin erteilt werden kann. (1) Angaben zur Gültigkeit der Gemeinnützigkeit des Sportvereins (2) Angaben zum Freistellungsbescheid sowie zum Finanzamt. Hinweis: Das letzte geprüfte Kalenderjahr muss mindestens ein Jahr vor dem Ausstellungsjahr des Bescheides liegen. (3) Hinweise und Informationen zur Gemeinnützigkeit und zum Freistellungsbescheid, siehe auch Informationsblatt zur Gemeinnützigkeit und zum Freistellungsbescheid. (4) Bestätigung und Abspeichern der Angaben zu Freistellungsbescheid und Gemeinnützigkeit GF Service & Beratung, Jan

20 3.4.4 Bankverbindung und SEPA-Lastschriftmandat Im Menüpunkt Bankverbindung/ SEPA-Lastschriftmandat überprüft der Sportverein seine IBAN und BIC und erteilt im Falle einer unkorrekten Angabe ein neues SEPA-Lastschriftmandat. (1) Anzeige der Bankverbindung des Sportvereins mit IBAN und BIC. Falls der Sportverein dem BLSV bisher kein SEPA-Lastschriftmandat erteilt hat, wird keine Bankverbindung angezeigt. (2) Ausdruck des SEPA-Lastschriftmandats, z.b. bei Änderung der Bankverbindung und anschließender Zusendung an die angegebene Postadresse. Hinweis: Änderungen der Bankverbindung sind ausschließlich mit dem vom BLSV zur Verfügung gestellten Formular möglich. (3) Bestätigung der Information zu Bankverbindung/SEPA-Lastschriftmandat mit Ok Funktionäre Im Menüpunkt Funktionäre überprüft und aktualisiert der Sportverein die Daten der Funktionäre. Über die Buttons Position besetzen bzw. Bearbeiten können die Daten eingetragen oder aktualisiert werden. Folgende Funktionäre sind mit Namen und Vornamen als Pflichtfelder und Straße, Hausnummer, Ort, Telefon, -Adresse sowie Geburtsdatum als optionale Felder anzugeben: Vereinsvorsitzende/r* Stellvertreter/in Schatzmeister/in* Frauenvertreter/in Jugendleiter/in Seniorenbeauftragter/r Sportabzeichenbeauftragte/r Alle Funktionärsämter, die mit einem * versehen sind, sind verpflichtend anzugeben. GF Service & Beratung, Jan

21 Die eingebebenen und veränderten Daten sind über den Button Bestätigen und speichern zu bestätigen bayernsport Aboverwaltung Der bayernsport ist das Verbandsmagazin des Bayerischen Landes-Sportverbandes e.v. Der bayernsport erscheint wöchentlich dienstags und wird den beim BLSV angegeben Empfängern per Post zugestellt. Bestellung und Pflichtbezug des bayernsport Für den bayernsport besteht laut Satzung Pflichtbezug: bei einer gemeldeten Sportart ein Exemplar, bei mehreren gemeldeten Sportarten zwei Exemplare. Fußballvereine müssen, auch wenn nur eine Sparte gemeldet wurde, zwei Exemplare beziehen. Vereine können über den Pflichtbezug hinaus zusätzliche Exemplare in beliebiger Menge abonnieren (Punkt 4 6 in der folgenden Abbildung). GF Service & Beratung, Jan

22 (1) Übersicht über die bayernsport-abonnements des Sportverein mit Empfänger und Adresse (2) Möglichkeit der Aktualisierung der Empfänger durch Bearbeitung (3) Hinweis: Kündigungen sind unter Berücksichtigung des Pflichtbezugs jeweils zum Ende des Kalenderjahres bei möglich. Die Kündigungsfrist beträgt vier Wochen zum Ende des Kalenderjahres. (4) (6) Optionale Angaben bei Bestellungswunsch weiterer bayernsport-abos: (4) Eingabe der Kontaktdaten zur Bestellung eines weiteren bayernsport-abos (5) Lesen und Kenntnisnahme der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) zum bayernsport-abo (6) Verbindliche Bestellung der weiteren bayernsport-abos (7) Bestätigung der Daten zum bayernsport-abo Gebühren für den Bezug des bayernsport Jahresabo für die Verbandszeitung bayernsport Zustellgebühr pro Jahr Preis für Einzelausgabe 31,00 Euro 15,00 Euro 1,50 Euro Kündigung unter Berücksichtigung des Pflichtbezugs Vereine können ihre zusätzlichen Abonnements nur zum Ende des Kalenderjahres kündigen. Die Kündigungsfrist beträgt vier Wochen zum Ende des Kalenderjahres. Das Abonnement verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, wenn nicht fristgerecht gekündigt wird. GF Service & Beratung, Jan

23 3.4.7 Ehrenamtsversicherungen Ein gemeinnütziger Sportverein kann für seine gewählten oder beauftragten Ehrenamtsträger die freiwillige Ehrenamtsversicherung beantragen, die Einzelanmeldung bei der VBG (Verwaltungs-Berufsgenossenschaft) entfällt dadurch. Von der freiwilligen Unfallversicherung profitieren gewählte oder beauftragte Ehrenamtsträger in einem gemeinnützigen Sportverein. Sie müssen also ein durch Satzung vorgesehenes offizielles Amt bekleiden oder im Auftrag oder mit Einwilligung des Vorstands im Sportverein herausgehobene Aufgaben wahrnehmen. (1) Übersicht über die versicherten Ehrenämter, die vom Sportverein gemeldet wurden (2) Kündigung des Versicherungsschutzes einzelner Ehrenämter (3) Kündigung des Versicherungsschutzes für alle gemeldeten Ehrenämter durch Gesamtvertrag kündigen Hinweis: Die Kündigung wird jeweils zum Jahresende wirksam. Sofern die Ehrenamtsversicherung nicht bis spätestens des laufenden Jahres im BLSV-Cockpit gekündigt wird, bleibt der Versicherungsschutz auch im Folgejahr aufrecht. (4) Hinzufügen weiterer zu versichernder Ehrenämter Hinweis: Der Versicherungsschutz besteht ab Eingang dieser Anmeldung beim BLSV o- der nach Einstellung der Anmeldung in digitaler Form. (5) Fragen zur Anmeldung der Freiwilligen Ehrenamtsversicherung können über das Kontaktformular oder per an gestellt werden. (6) Bestätigung der Daten zur Freiwilligen Ehrenamtsversicherung GF Service & Beratung, Jan

24 3.4.8 Gesamtüberblick über bestätigte Vereinsdaten Sind alle Pflichtangaben unter den einzelnen Menüpunkten zum ersten Teil Vereinsdaten der Bestandserhebung bestätigt worden, sind diese mit einem grünen Hakensymbol versehen, siehe folgende Abbildung: Fehlende Pflichtangaben bzw. eine fehlende Bestätigung einzelner Menüpunkte sind an dem roten Dreieckssymbol zu erkennen, siehe folgende Abbildung: Hinweis: Der zweite Teil der Bestandserhebung, die Mitgliederverwaltung kann erst nach erfolgter Bestätigung aller Vereinsdaten erfolgen. Die folgende Meldung weist auf die erforderliche Bestätigung hin. GF Service & Beratung, Jan

25 Im Anschluss an den ersten Teil der Überprüfung der Vereinsdaten folgt die Mitgliederverwaltung durch den Sportverein. GF Service & Beratung, Jan

26 3.5 Die Mitgliederverwaltung (Teil 2 der BE) Der zweite Teil der Bestandserhebung, die Mitgliederverwaltung, erfolgt anhand der Erfassung aller Vereinsmitglieder zum Zeitpunkt der Bestandserhebung. Beim BLSV sind alle Mitglieder unabhängig ihres Status innerhalb des Vereins zu melden. Das bedeutet, dass auch passive, fördernde oder Ehrenmitglieder zu melden sind. Alle Mitgliederdaten, die zum in der Datenbank des BLSV-Cockpits eingetragen und an den BLSV übertragen wurden, sind bereits gespeichert und im Rahmen der Mitgliederverwaltung vom Sportverein zu überprüfen, zu aktualisieren und zu bestätigen Vorgang der Mitgliederverwaltung im Überblick 1 Vorbereitung der Mitgliederdaten, für den Excel-Upload in einer Excel-Liste Hinweis: Der Bestand der Mitgliederdaten zum wurde in die BLSV- Datenbank übernommen. 2 Datenabgleich der Mitgliederdaten nach Upload einer Excel-Liste mit den erforderlichen Angaben 3 Automatischer Datenabgleich der Mitgliederdaten zwischen BLSV-Datenbank und Excel-Upload 4 Überprüfung des Ergebnisses des Datenabgleichs Entweder: Bearbeitung der Excel-Liste und erneuter Upload der korrigierten Excel-Liste Oder: Übernahme der Excel-Liste mit Möglichkeit der manuellen Bearbeitung und Korrektur der Mitgliederdaten Optional: Manuelle Aktualisierung der Mitgliederdaten Manueller Abgleich und Überprüfung der einzelnen Mitgliederdaten im Vergleich zur BLSV-Datenbank Bearbeitung der Mitgliederdaten Hinzufügen von Mitgliedern mit Zuordnung der Sportartennummer/n Löschen von Mitgliedern Bearbeitung von Mitgliedern mit Verwendung der Suchfunktion 5 Aufruf der Mitgliederstatistik 6 Weiterführung zum dritten Teil Daten bestätigen zur Übermittlung an den BLSV Einstieg in die Mitgliederverwaltung Mit der Bestandserhebung 2018 steht den Sportvereinen ein automatischer Datenabgleich (Vergleich der Excel-Daten des Vereins mit der BLSV-Datenbank) zur Verfügung. Da die Mitgliederdaten mit Stand bereits in der BLSV-Datenbank gespeichert GF Service & Beratung, Jan

27 sind, ist diese Variante des Datenabgleichs für alle Sportvereine unabhängig von Mitgliederhöhe und Sportabteilungsanzahl zu empfehlen. Hinweis: Die Mitgliederdaten können auch ohne den Upload einer Excel-Liste verglichen und übernommen werden. Dies bietet sich für sehr kleine Sportvereine an. Variante 1: Automatischer Datenabgleich anhand Upload einer Excel-Liste mit den aktuellen Mitgliederdaten Variante 2: Manuelle Erfassung und Bearbeitung der vorhandenen Vereinsmitglieder in der BLSV-Datenbank bzw. Hinzufügen von neuen Vereinsmitgliedern Zunächst werden dem Sportverein seine bereits gespeicherten Mitglieder in der BLSV- Datenbank angezeigt. Die Anzahl der angezeigten Einträge pro Seite kann erhöht werden. In der Liste befinden sich auch alle Mitglieder, die bereits im Laufe des Jahres 2017 aus dem Verein ausgetreten sind. Die Punkte 1, 2 und 3 betreffen die manuelle Bearbeitung von Mitgliederdaten (aus der BLSV-Datenbank 2017) sowie das Hinzufügen von Mitgliedern GF Service & Beratung, Jan

28 (1) Suche nach einzelnen Mitgliedernamen durch Eingabe des gesuchten Nachnamen. Bei Eingabe des Nachnamen ist die Groß-/ Kleinschreibung zu beachten. (2) Möglichkeit der Bearbeitung bzw. Löschen von Mitgliederdaten (3) Hinzufügen von neuen Mitgliedern im Sportverein (4) Alle Informationen zum Datenabgleich sowie Möglichkeit des Uploads der Excel-Liste über Datenabgleich starten (5) Aufruf der Mitgliederstatistik (6) Öffnen des Kontaktformulars zur Stellung von Fragen Hinweis: Wird die PC-Maus über die Sportart/en bewegt, erscheint die dem Mitglied zugeordnete Sportart. Anhand eines Datenabgleichs der bereits in der BLSV-Datenbank vorhandenen Mitglieder mit den aktuell zu meldenden Mitgliedern des Sportvereins können die Mitgliederdaten aktualisiert werden. Die Variante des automatischen Datenabgleichs wird in den folgenden Punkten bis beschrieben. Die Beschreibung des manuellen Datenabgleichs und Bearbeitung einzelner Mitglieder ohne Upload einer Excel-Liste beginnt ab Punkt GF Service & Beratung, Jan

29 3.5.3 Datenabgleich der zu meldenden Mitglieder auf einen Blick Über den Button Datenabgleich starten öffnet sich die Maske Datenabgleich auf einen Blick mit wichtigen Informationen zum Datenabgleich. (1) Wichtige Hinweise für den Datenabgleich (2) Listen mit den Sportfachverbandsnummern zur Zuordnung der Mitglieder zu ihren Sportarten/ Disziplinen als Download (3) Vorlage der Excel-Liste mit dringender Beachtung der Vorgaben zur Erstellung (4) Weiter zum Upload der aktuellen Excel-Liste mit den aktuellen Mitgliederdaten über Datei hochladen (5) Öffnen des Kontaktformulars zur Stellung von Fragen (6) Zurück zur Eingabe und Bearbeitung der Vereinsdaten GF Service & Beratung, Jan

30 3.5.4 Automatischer Datenabgleich der Mitglieder Der Datenabgleich mittels Upload der Mitglieder-Excel-Liste bietet sich für alle Vereine unabhängig von Mitgliederhöhe und Sportabteilungsanzahl an. Insbesondere für Vereine, die einen hohen Änderungsbedarf von Mitgliederdaten haben, profitieren vom neuen Tool des Datenabgleichs. Schritt 1: Erstellung der Excel-Liste mit den aktuellen Mitgliederdaten nach Excel-Vorlage Die Excel-Vorlage ist in der Maske der Mitgliederverwaltung Datenabgleich auf einen Blick im BLSV-Cockpit zu finden, siehe Punkt Die Excel-Liste muss folgende Informationen der Vereinsmitglieder beinhalten: Titel Name Vorname Namenszusatz Geschlecht (m/w) Geburtsdatum (tt.mm.jjjj) Spartennummer Hinweis: Die Namen und Vornamen der Mitglieder sind in der korrekten Schreibweise wie in deren Personalausweis eingetragen (ohne Abkürzungen oder Veränderungen wie Spitznamen) zu melden. Bei der Erstellung der Excel-Liste ist zu beachten, dass die Spalten in der Excel-Liste, wie in der folgenden Abbildung aufgezeigt, angeordnet sein müssen: Excel-Listen mit anderer Anordnung können nicht verarbeitet werden. Die Spalten Titel und Namenszusatz sind optional auszufüllen. Wichtig ist jedoch, dass alle Spalten vorhanden sind. Hinweis: Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum und Spartennummer sind Pflichtangaben. Hat ein Mitglied keinen Titel oder Namenszusatz sind die entsprechenden Spalten nicht auszufüllen. Mitglieder, die mehrere Sportarten im zu meldenden Sportverein ausüben, müssen in der Excel-Liste für jede Abteilungszugehörigkeit mit der jeweils zugehörigen Spartennummer untereinander (siehe Beispiel unten) angegeben werden. Hinweis: Mitglieder, die durch die Ausübung mehrere Sportarten mehrmals in der Liste stehen, werden nur einmal in Rechnung gestellt. GF Service & Beratung, Jan

31 Damit der Upload und die Verarbeitung der Excel-Liste zum automatischen Datenabgleich einwandfrei funktioniert, ist es empfehlenswert, folgende Rückfragen zu beachten: Wurden die Spaltenvorgaben (Titel, Name, Vorname, Namenszusatz, Geschlecht, Geburtsdatum, Spartennummer) korrekt eingehalten? Wurden alle Mitglieder (aktiv, passiv, fördernd usw.) komplett in einer Datei aufgelistet? o o o Sind folgende Felder richtig formatiert? Titel, Name, Vorname, Namenszusatz, Geschlecht (= Textfelder) Geburtsdatum = Datumsformat (tt.mm.jjjj) Spartennummer = Zahl ohne Dezimalstellen Ist der Schreib- bzw. Kennwortschutz deaktiviert? Wurden alle Sonder- und/ oder Satzzeichen entfernt? Schritt 2: Excel-Upload unter dem Button Datei hochladen Wenn die Excel-Datei den Vorgaben in der Excel-Vorlage entspricht und damit die hochgeladene Datei des Sportvereins (Mitgliederliste mit Stand ) richtig verarbeiten kann, kann der Excel-Upload starten. Hinweis: Während des Hochladens muss die Excel-Datei gespeichert und geschlossen sein. GF Service & Beratung, Jan

32 Schritt 3: Automatischer Datenabgleich der Mitgliederdaten nach erfolgreichem Excel-Upload (1) Übersicht über die Vergleichsdaten zwischen der BLSV-Datenbank und den Mitgliederdaten in der aktuellen Excel-Liste des Sportvereins (2) Aufklappen der Menüpunkte zur Anzeige der entsprechenden Mitgliederdaten (Name, Geburtsdatum, Sportartenzuordnung) (3) Möglichkeit des erneuten Uploads einer korrigierten Excel-Datei bei abweichenden Vergleichsdaten (4) Übernahme der Excel-Liste mit den Mitgliederdaten mit Möglichkeit der manuellen Nachbearbeitung einzelner Mitgliederdaten (5) Öffnen des Kontaktformulars bei Fragen Hinweis: Wird die PC-Maus über die Fragezeichen bewegt, erscheint eine Erläuterung zu den einzelnen Menüpunkten. Die Erläuterungen sind in Punkt dargestellt. Schritt 4: Überprüfung der Vergleichsdaten zwischen BLSV-Datenbank und der hochgeladenen Excel-Liste mit den aktuellen Mitgliedern Hinweis: Die abgeglichenen Daten können direkt übernommen werden. Es ist jedoch zu empfehlen, die Mitgliedernamen und Sportartenzuordnungen zu überprüfen, siehe nächster Schritt 5. Schritt 5: Öffnen der Menüpunkte zur Überprüfung der Mitgliedernamen und Sportartenzuordnungen GF Service & Beratung, Jan

33 Hinweis: Sind Mitgliedernamen oder Sportartenzuordnungen nicht korrekt, sind diese in der ursprünglichen Excel-Liste zu korrigieren. Der erneute Upload der aktualisierten Excel-Liste erfolgt über den Button Geänderte Excel-Datei hochladen. Schritt 6a: Übernehmen der Excel-Liste mit den aktuellen angezeigten Mitgliederdaten mit Möglichkeit der manuellen Nachbearbeitung ODER Schritt 6b: Korrektur der Mitgliederdaten in der Excel-Liste und Geänderte Excel-Datei hochladen. Hinweis: Der automatische Datenabgleich erfolgt ein weiteres Mal. GF Service & Beratung, Jan

34 3.5.5 Erläuterung der Menüpunkte beim Datenabgleich In den fünf Menüpunkten werden die Daten der vorhandenen Mitglieder in der BLSV- Datenbank (2017) und mit den aktuell hochgeladenen Mitgliederdaten in der Excel-Liste des Vereins (2018) verglichen und angezeigt. Bestehende Mitglieder Anzeige der Mitglieder mit genau denselben Daten im Vergleich von BLSV-Datenbank und Excel-Liste. Neue Mitglieder Anzeige der neuen Mitglieder, die sich noch nicht in der BLSV-Datenbank befinden. GF Service & Beratung, Jan

35 Ausgetretene Mitglieder Anzeige der Mitglieder, die sich in der BLSV-Datenbank befinden, jedoch nicht mehr auf der aktuellen Excel-Liste. Bestehende Mitglieder mit Sportartenänderungen Anzeige der Mitglieder mit abweichender Sportartenzuordnung im Vergleich von BLSV- Datenbank und Excel-Liste Ähnliche Mitglieder Anzeige der Mitgliederdaten, die das Computersystem aufgrund von kleinen Unterschieden in den Daten nicht einordnen kann, z.b. Schreibfehler von Mitgliedernamen oder Änderung des Nachnamen (bei gleichem Geburtsdatum und Sportarten). GF Service & Beratung, Jan

36 Änderungen und Korrekturen der Mitgliederdaten Änderungen und Korrekturen sind entweder in der Excel-Liste des Vereins vorzunehmen und nochmals hochzuladen oder nach Übernehmen der Mitgliederdaten auf der Excel-Liste in der Maske der Mitgliedermeldung durchzuführen mit der Option neue Mitglieder hinzuzufügen sowie ausgetretene Mitglieder zu löschen Manueller Datenabgleich und Bearbeitung einzelner Mitglieder Der manuelle Datenabgleich ohne Upload einer Excel-Liste bietet sich für Vereine mit sehr wenigen Mitgliedern und Sportabteilungen an. Hinweis: Nach Übernehmen der zuvor hochgeladenen Excel-Liste kann die Bearbeitung einzelner Mitglieder nach dem automatischen Datenabgleich auch manuell erfolgen, wie zuvor in Schritt 6a beschrieben. Die Überprüfung, Bearbeitung und Erfassung neuer Vereinsmitglieder erfolgt in der Maske der Mitgliederverwaltung Hinzufügen/ Meldung von neuen Mitgliedern Das manuelle Hinzufügen von Mitgliedern umfasst Titel (falls vorhanden), Name, Vorname, Namenszusatz (falls vorhanden), Geschlecht (m/w), Geburtsdatum (tt.mm.jjjj) sowie Spartennummer. Dem Mitglied können nacheinander mehrere Sportarten zugeordnet werden. GF Service & Beratung, Jan

37 3.5.8 Bearbeitung von gespeicherten Mitgliederdaten Einzelne Mitglieder können über das Symbol bearbeitet werden. Eine Änderung des Geburtsdatums ist über das Kontaktformular oder per an zu beantragen. Hinweis: Die Suche nach einzelnen Mitgliedern ist über die Suchzeile mit Eingabe des Nachnamen unter Beachtung der Groß-/ Kleinschreibung möglich. Hinweis: Durch Speichern der Änderungen sind diese im persönlichen Account des Sportvereins gespeichert, jedoch noch nicht an den BLSV übertragen. Zur endgültigen Abgabe der Daten bedarf es einer Übertragung der Daten in Teil 3 der Bestandserhebung Daten übertragen Löschen von Mitgliedern gespeicherten Mitgliederdaten Im BLSV-Cockpit gespeicherte Mitglieder, die ab 2018 nicht mehr Vereinsmitglied sind, vor Abgabe der Bestandserhe- können durch Beendigung der Mitgliedschaft über das bung 2018 gelöscht werden. GF Service & Beratung, Jan

38 Hinweis: Nach Bestätigung der Mitgliedermeldung im Rahmen der Bestandserhebung 2018 (Datenübertragung in Teil 3 der Bestandserhebung) können Vereinsmitglieder bis zum Jahresende nicht mehr aus dem BLSV-Cockpit gelöscht werden. Die Mitgliedschaft endet gemäß BLSV-Satzung zum eines Jahres. Tritt ein Vereinsmitglied nach Abgabe der Mitgliedermeldung im Laufe des Jahres aus dem Sportverein aus, so kann das Löschen des Mitglieds aus dem BLSV-Cockpit zum Jahresende vorgemerkt werden. Die Vormerkung eines Austritts wird in Kapitel 4 in Punkt beschrieben. Nach der Bearbeitung und Übernahme der Excel-Liste geht es über die Mitgliederstatistik weiter zu Teil 3 der Bestandserhebung Ansicht der Mitgliederstatistik Schritt 1: Öffnen der Mitgliederstatistik GF Service & Beratung, Jan

39 Schritt 2: Überprüfung der Mitgliederzahlen und Sportartenzuordnung (1) Überblick über die Anzahl der gemeldeten Vereinsmitglieder sowie der gemeldeten Sportarten (2) Zurück zur letzten Seite, um Mitglieder zu bearbeiten (3) Weiter zu 3. Daten bestätigen, um die Daten nach endgültiger Überprüfung an den BLSV zu übertragen Schritt 3: Weiter zur Abgabe der Mitgliedermeldung über den Button Weiter zu 3. Daten bestätigen GF Service & Beratung, Jan

40 3.6 Bestätigung und Abgabe der Bestandserhebung (Teil 3 der BE) In der Übersicht über die eingegebenen Daten wird der Sportverein aufgefordert, alle Daten auf ihre Richtigkeit zu überprüfen und diese am Seitenende über den Button Bestandserhebung abgeben zu bestätigen. Schritt 1: Aufklappen der einzelnen Menüpunkte über den Button Alles aufklappen Hinweis: Die Gesamtübersicht kann über den Button Übersicht ausdrucken ausgedruckt werden. Es werden nur die aufgeklappten Menüpunkte ausgedruckt! Die namentliche Listung der Mitglieder kann nicht direkt ausgedruckt werden. Hier wird auf die Vorgehensweise in Punkt hingewiesen. GF Service & Beratung, Jan

41 Schritt 2: Letzte Überprüfung der Angaben zum Sportverein unter den einzelnen Menüpunkten Hinweis: Nachträgliche Änderungen bei den Vereins- oder Mitgliederdaten vor Abgabe der Bestandserhebung sind unter Teil 1 Vereinsdaten bzw. Teil 2 Mitgliederverwaltung vorzunehmen. GF Service & Beratung, Jan

42 Schritt 3: Bestätigung der Vollständigkeit der gespeicherten Daten durch Hakensetzung Schritt 4: Button Bestandserhebung abgeben zur Übertragung der Daten an den BLSV Die erfolgreiche Abgabe der Bestandserhebung wird mit folgender Nachricht bestätigt: Über den angezeigten Link Datei anzeigen/herunterladen können die Daten der Bestandserhebung als PDF-Dokument aufgerufen und heruntergeladen werden. Über den Button Zurück zum Cockpit geht es zurück zur persönlichen Startseite des Sportvereins. 3.7 Abruf der Vereinsdaten auf der Startseite Nach Abgabe der Bestandserhebung 2018 kann die Zusammenfassung der Bestandsmeldung jederzeit als PDF (Vereinsdaten, Funktionäre, Ehrenamtsversicherungen, bayernsport-abos, Mitgliederstatistik) heruntergeladen werden. GF Service & Beratung, Jan

43 Nach der Bestandserhebung können während des gesamten Jahres alle Vereins- und Funktionärsdaten unter dem Funktionsfenster Vereinsdaten aktualisiert werden. Die Mitgliederpflege sowie die Meldung neuer Mitglieder erfolgt unter dem Funktionsfenster Mitglieder. Die Themen Ehrenamtsversicherungen und bayernsport-abos können ebenfalls im persönlichen Bereich des BLSV-Cockpits verwaltet werden. Die Mitgliederpflege wird in Punkt 4.2 genauer erläutert. Die Vereinsdatenpflege wird in Punkt 4.3 vorgestellt. 3.8 Rechnungsstellung der Verbandsabgaben an den Verein Die Verbandsabgabe für BLSV - Mitgliedsvereine errechnet sich aus der Anzahl der Vereinsmitglieder. Die Verbandsabgaben 2018 sind unter Punkt dargestellt. Allen Vereinen, die am eines Jahres BLSV-Mitglied sind und eine Verbandsrechnung erhalten, werden Nachlässe auf Versicherungsbeiträge für Doppelmitgliedschaften gewährt. Die Rechnung über die Verbandsabgaben erhalten die Sportvereine als PDF-Dokument an die im BLSV-Cockpit angegebene Rechnungsadresse per oder nach Wunsch auf postalischem Wege an die vom Verein angegebene Rechnungs- bzw. Postadresse. Postund Rechnungsadresse des Sportvereins können jederzeit eigenständig unter dem Funktionsfenster Vereinsdaten geändert werden. GF Service & Beratung, Jan

44 Datenverwaltung im BLSV-Cockpit 4 Datenverwaltung im BLSV-Cockpit 4.1 Aktuelle Übersicht über Vereins- und Mitgliederdaten Unter dem Funktionsfenster Aktuelle Übersicht kann eine Übersicht der Vereinsdaten und der Mitgliederstatistik aufgerufen und ausgedruckt werden. Es können einzelne oder alle Menüpunkte für den Ausdruck unter Alles aufklappen werden. Schritt 1: Gewünschte oder alle Menüpunkte aufklappen Schritt 2: Button Übersicht ausdrucken GF Service & Beratung, Jan

45 Datenverwaltung im BLSV-Cockpit Hinweis: Es werden nur die aufgeklappten Menüpunkte mit Übersicht ausdrucken ausgedruckt. Die Listung der namentlichen Mitgliederdaten befindet sich im Funktionsfenster Mitglieder. Dort können die angezeigten Mitglieder markiert, kopiert und in eine Excel-Liste am PC des Sportvereins eingefügt werden. Die Vorgehensweise wird in Punkt beschrieben. 4.2 Mitgliederpflege Unter dem Funktionsfenster Mitglieder können die Mitgliederstatistik und die namentliche Meldung der Vereinsmitglieder eingesehen werden. Außerdem können hier Mitglieder nachgemeldet und bearbeitet werden, siehe nachfolgende Punkte bis GF Service & Beratung, Jan

46 Datenverwaltung im BLSV-Cockpit Mitgliederstatistik und Mitgliederliste Die Mitgliederstatistik kann im BLSV-Cockpit über das Funktionsfenster Mitglieder aufgerufen werden. Sie gibt eine Übersicht über die Anzahl der gemeldeten Vereinsmitglieder und deren Zuordnung zu den verschiedenen Sportarten im Verein. Zudem zeigt die Mitgliederstatistik eine Übersicht über die Verteilung der Vereinsmitglieder in Altersklassen. Die Liste der namentlichen Mitgliederdaten kann mit folgender Vorgehensweise in eine eigene Excel-Liste übertragen werden: Schritt 1: Markierung der angezeigten Mitglieder Die Anzahl der Einträge pro Seite kann zuvor manuell eingestellt werden. GF Service & Beratung, Jan

47 Datenverwaltung im BLSV-Cockpit Anhand der linken Maustaste (gedrückt halten) können die Mitgliederdaten von oben links nach unten rechts (ziehend) markiert werden. Schritt 2: Kopieren der markierten Mitgliederdaten Die markierten Zeilen sind mit der rechten Maustaste oder mit der Tastenkombination Strg + C zu kopieren. GF Service & Beratung, Jan

48 Datenverwaltung im BLSV-Cockpit Schritt 3: Einfügen der kopierten Mitgliederdaten in eine am PC geöffnete leere Excel-Liste Nachmeldung von Mitgliedern Tritt ein Mitglied dem Sportverein bei, so hat der Verein 30 Tage Zeit, das neue Mitglied dem BLSV zu melden. Dieser Zeitraum muss eingehalten werden, damit das Mitglied von Anfang an Versicherungsschutz über den BLSV besitzt. Die Meldung von Mitgliedern, die dem Sportverein neu beigetreten sind, erfolgt nach der Anmeldung im BLSV-Cockpit unter dem Funktionsfenster Mitglieder. Auch bei der Mitgliederpflege im laufenden Bestandsjahr kann die Funktion des Datenabgleichs genutzt werden. Die Anleitung und Informationen zum Datenabgleich sind ab Punkt dargestellt. Hinweis: Bei Nachmeldungen muss bei Verwendung des Excel-Uploads immer die aktuelle Excel-Liste mit allen Mitgliedern hochgeladen werden. Das System erkennt die Mitgliederdaten, die noch nicht in der BLSV-Datenbank gespeichert sind und neu gemeldet werden wollen. Diese sind vom Sportverein zu bestätigen. Die Änderungen bleiben nach Betätigung bei Verlassen der Seite Zurück zum Cockpit gespeichert Rechnungsstellung der Quartals-Verbandsrechnung Falls in einem Quartal eine Meldung von neuen Mitgliedern durchgeführt wurde, erhält der Sportverein basierend auf dieser Meldung am Anfang des darauf folgenden Quartals eine Quartals-Verbandsrechnung. GF Service & Beratung, Jan

49 Datenverwaltung im BLSV-Cockpit Die Berechnung der Gebühr für die neu gemeldeten Vereinsmitglieder erfolgt anteilig zur BLSV Verbandsgebühr. Das bedeutet, werden Mitglieder im ersten Quartal nachgemeldet, werden diese mit 100% der Verbandsabgaben berechnet. Erfolgt eine Meldung im zweiten Quartal fallen 75% der Verbandsabgaben an, im dritten Quartal 50% und im vierten Quartal 25% der Verbandsabgaben Bearbeitung von Mitgliedern Im neuen BLSV-Cockpit besteht die Möglichkeit die Daten der Mitglieder jederzeit zu bearbeiten. So können Namensänderungen oder Zuordnungen von Mitgliedern zu neuen Sportarten schnell vorgenommen und an den BLSV übermittelt werden. Durch einen Klick auf den Button zur Bearbeitung gelangt man in die Maske Mitglied bearbeiten. Nachdem die Bestandserhebung abgegeben wurde, besteht die Möglichkeit alle Daten des Mitglieds, bis auf das Geburtsdatum zu ändern. Hinweis: Wurde ein Geburtsdatum eines Mitglieds falsch eingegeben, ist der Änderungswunsch per an den Mitgliederservice des BLSV unter oder über das Kontaktformular im BLSV-Cockpit zu melden. Der Mitgliederservice übernimmt die Änderung des Geburtsdatums. Die Änderungen bleiben nach Betätigung bei Verlassen der Seite Zurück zum Cockpit gespeichert. GF Service & Beratung, Jan

50 Datenverwaltung im BLSV-Cockpit Austritte von Mitgliedern Vereinsaustritte von Mitgliedern im laufenden Jahr können im BLSV-Cockpit zur Löschung am jeden Jahres vorgemerkt werden. Hinweis: Wenn Mitglieder während des laufenden Jahres zur Löschung vorgemerkt werden, werden keine Verbandsbeiträge zurückerstattet. Beim Verbandsbeitrag handelt es sich um eine Jahresgebühr. 4.3 Verwaltung von Vereins- und Funktionärsdaten Nach der Bestandserhebung können während des gesamten Jahres alle Vereins- und Funktionärsdaten über das BLSV-Cockpit unter dem Funktionsfenster Vereinsdaten aktualisiert werden. Das Vorgehen der Vereinsdatenpflege wird im Folgenden genauer erläutert Änderung von Vereinsadressen Unter den Vereinsadressen sind die wichtigsten Adressen des Vereins zu verstehen. Dazu gehören GF Service & Beratung, Jan

51 Datenverwaltung im BLSV-Cockpit die Rechnungsadresse, an die vom BLSV die Verbandsrechnung gesendet wird und die Postadresse, an welche wichtige Informationen an die Vereine gelangen. Hinweis: Die Sportvereine werden gebeten diese Adressen stets aktuell zu halten, um etwaige Fehlbuchungen zu vermeiden. (1) Überprüfung und Aktualisierung der Postadresse des Sportvereins mit Eingabe der Vereins- adresse. Rechnungen seitens des BLSV werden an die Rechnungsadresse gesendet. (2) Eingabe der Rechnungsadresse bzw. Bestätigung der Postadresse als Rechnungsadresse. (3) Zustimmung zur elektronischen Übermittlung der Beitragsrechnung per an die angegebene Rechnungs- bzw. Postadresse. Optionale Auswahl der Zusendung einer schriftlichen Beitragsrechnung. (4) Speichern der Angaben zu den Vereinsadressen. Diese bleiben bei Verlassen der Seite gespeichert Änderung von Funktionärsdaten Die Daten der Funktionäre sind unter dem Menüpunkt Funktionäre kontinuierlich zu aktualisieren, um etwaige Fehlbuchungen und Fehlzustellungen zu vermeiden. GF Service & Beratung, Jan

52 Datenverwaltung im BLSV-Cockpit Über den Button Bearbeiten können die Daten eingetragen oder aktualisiert werden. Folgende Funktionäre sind anzugeben: Vereinsvorsitzende/r* Stellvertreter/in Schatzmeister/in* Frauenvertreter/in Jugendleiter/in Seniorenbeauftragter/r Sportabzeichenbeauftragte/r Alle Funktionärsämter, die mit einem * versehen sind, sind verpflichtend anzugeben. Die Änderungen bleiben nach Betätigung des Buttons Speichern bei Verlassen der Seite zurück zum Cockpit gespeichert. 4.4 Datenpflege der Ehrenamtsversicherungen Die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) bietet für gewählte und beauftragte Ehrenämter bei ihrer Arbeit im gemeinnützigen Verein einen freiwilligen Unfallversicherungsschutz Wer und welche Tätigkeiten können versichert werden? Zum berechtigten Personenkreis in einem gemeinnützigen Sportverein gehören GF Service & Beratung, Jan

53 Datenverwaltung im BLSV-Cockpit Gewählte Ehrenamtsträger: Personen, die durch Wahl ein durch Satzung vorgesehenes öffentliches Amt bekleiden. Beauftragte Ehrenamtsträger: Personen, die im Auftrag oder mit Einwilligung des Vorstandes (dokumentierter Vorstandsbeschluss) im Sportverein herausgehobene Aufgaben wahrnehmen, die nicht in der Satzung verankert sind. Berufene Stellvertreter des Vorstandes, wenn die Satzung die Berufung vorsieht. Der freiwillige Ehrenamtsversicherungsschutz umfasst die Tätigkeiten, die mit den Aufgaben des einzelnen Ehrenamtes verbunden sind bzw. diejenigen Aufgaben, für deren Ausübung der Verein das Vereinsmitglied beauftragt hat. Diese ergeben sich aus den jeweiligen Satzungsbestimmungen des Vereins bzw. den ergänzenden Vereins- und/oder Abteilungsordnungen bei Mehrspartenvereinen oder auch aus Vorstandsprotokollen Wie hoch ist der Beitragssatz? Der Beitragssatz für die Freiwillige Ehrenamtsversicherung beträgt für das Jahr 2018 je versichertes Ehrenamt im Verein 3,40 Euro Wie erfolgt der Abschluss/ Verwaltung der Versicherung Dazu gibt der Mitgliedsverein online im BLSV-Cockpit unter dem Funktionsfenster Ehrenamtsversicherungen die zu versichernden Ämter an. Ehrenämter können jederzeit hinzugefügt werden. Der Versicherungsschutz wird mit Bestätigung der Daten direkt wirksam. GF Service & Beratung, Jan

54 Datenverwaltung im BLSV-Cockpit (1) Übersicht über die versicherten Ehrenämter, die vom Sportverein gemeldet wurden (2) Kündigung des Versicherungsschutzes einzelner Ehrenämter (3) Kündigung des Versicherungsschutzes für alle gemeldeten Ehrenämter durch Gesamtvertrag kündigen Hinweis: Die Kündigung wird jeweils zum Jahresende wirksam. Sofern die Ehrenamtsversicherung nicht bis spätestens des laufenden Jahres im BLSV-Cockpit gekündigt wird, bleibt der Versicherungsschutz auch im Folgejahr aufrecht. (4) Hinzufügen weiterer zu versichernder Ehrenämter Hinweis: Der Versicherungsschutz besteht ab Eingang dieser Anmeldung beim BLSV o- der nach Einstellung der Anmeldung in digitaler Form. (5) Fragen zur Freiwilligen Ehrenamtsversicherung können über das Kontaktformular o- der unter 089/ gestellt werden. (6) Bestätigung der Daten zur Freiwilligen Ehrenamtsversicherung über OK. Die Änderungen bleiben nach Betätigung des Buttons OK bei Verlassen der Seite zurück zum Cockpit gespeichert. Diese gemeldeten Ehrenämter und die dazugehörigen Versicherungsbeiträge werden vom BLSV mit der Verbandsrechnung im Folgejahr erhoben und an die VBG weitergegeben. Mit Abschluss der Anmeldung gilt die Freiwillige Ehrenamtsversicherung zunächst für das laufende Kalenderjahr. 4.5 bayernsport Aboverwaltung Der bayernsport ist das Verbandsmagazin des Bayerischen Landes-Sportverbandes e.v. Der bayernsport erscheint wöchentlich dienstags und wird den beim BLSV angegeben Empfängern per Post zugestellt. GF Service & Beratung, Jan

55 Datenverwaltung im BLSV-Cockpit Wo erfolgt die bayernsport Aboverwaltung? Unter dem Funktionsfenster bayernsport-abo kann das bayernsport-abo des Sportvereins verwaltet werden. (1) Übersicht über die bayernsport-abonnements des Sportverein mit Empfänger und Adresse (2) Möglichkeit der Aktualisierung der Empfänger durch Bearbeitung (3) Hinweis: Kündigungen sind unter Berücksichtigung des Pflichtbezugs jeweils zum Ende des Kalenderjahres bei möglich. (4) (6) Optionale Angaben bei Bestellungswunsch weiterer bayernsport-abos: GF Service & Beratung, Jan