Wer nicht weiß wo er hin will, braucht sich nicht zu wundern, wenn er wo anders herauskommt!

Transkript

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2 Bauinvestitionscontrolling bei der Abwicklung von Hochbaumaßnahmen Wer nicht weiß wo er hin will, braucht sich nicht zu wundern, wenn er wo anders herauskommt! 2

3 Ausgangslage im kommunalen Umfeld 1. Investitionsrückstand an kommunalen Einrichtungen 2. Vorhandene Investitionsmittel decken nicht den Investitionsbedarf ab 3. Veränderte demographische Entwicklung 4. Ökonomische Rahmenbedingungen ändern sich durch steigende Energiekosten (Auswirkungen der Energiewende) 5. Gesetzliche Rahmenbedingungen ändern sich durch neue Anforderungen (Bsp. Inklusion, OGS im Bereich Schulbau) 6. Lückenhafte IT Unterstützung 7. Nicht ausreichende Immobilienkenntnisse 8. Keine einheitliche Vorgehensweise zur Umsetzung eines ganzheitlichen Investitionsmanagements 3

4 Ausgangslage Stadt Dortmund In den Begleitbeschlüssen zum Haushalt hat der Rat der Stadt Dortmund eine Effizienzanalyse zu den Prozessen i. R. v. von Hochbaumaßnahmen gefordert. 4

5 Herausforderungen und Handlungsbedarfe Unterstützung der Verwaltungsspitze und der politischen Gremien hinsichtlich des optimalen Einsatzes finanzieller Mittel Mögliche Schaffung von finanziellen Spielräumen Optimierungsmöglichkeiten bei Bearbeitungsabläufen Aufbau eines gesamtstädtischen Investitionscontrollings Erstellen von Nutzwertanalysen für städtische Gebäude Erstellen einer fortlaufenden gesamtstädtischen Prioritätenliste 5

6 Ziele des strategischen und operativen Bauinvestitionscontrollings Abstimmung und Erstellung von nachvollziehbaren, sachlich fundierten und dynamischen Prioritätenlisten zur zielorientierten Steuerung des Investitionsbudgets Schaffung höherer Transparenz bei Investitionsentscheidungen Zeitnahes zur Verfügung stellen entscheidungsrelevanter Informationen zur Kontrolle des Verlaufes der Bautätigkeit Harmonisierung von Mittelabfluss und Finanzplanung Effizienterer Einsatz der Baubudgets Vereinheitlichung der Informationssysteme Intensivierung des Berichtswesens bei Baumaßnahmen Stärkung der Eigentümerfunktion als auch der Steuerungsfunktion für politische Gremien 6

7 Arbeitskreis Investitionscontrolling Der Arbeitskreis besteht aus Teilnehmern der Fachbereiche - Liegenschaften (FB 23) - Kämmerei (FB 20) - Städt. Immobilienwirtschaft (FB 65) - Dezernatscontrolling des Kämmerers Die v. g. Fachbereiche haben eigenständige, von einander unabhängige Controllingsysteme für Hochbaumaßnahmen (Investitionssteuerung FB 23, Baukostencontrolling FB 65 und Finanzcontrolling FB 20). 7

8 Festgestellte Änderungsbedarfe Gesamtkonzeptionierung in Folge der Vielschichtigkeit der Interessenlagen: Es ist erforderlich, ein einheitliches Priorisierungsverfahren zu erstellen. Geschäftsanweisung Ablauf von Hochbaumaßnahmen Die Geschäftsanweisung ist an die neue Systematik anzupassen. EDV-Systeme a) Baukostencontrollingprogramm der Städt. Immobilienwirtschaft (Conject) b) SAP wird als führendes kaufmännisches System genutzt c) Excel wird als Bindeglied genutzt 8

9 Derzeitige EDV-Systemlandschaft 9

10 Festgestellte Änderungsbedarfe Einheitliches Berichtswesen: Es ist eine Gesamtabstimmung zwischen den vorhandenen Controllingsystemen notwendig. Veranschlagung von Maßnahmen bisher: Hochbaumaßnahmen werden derzeit nach Budgetvorgaben veranschlagt ohne Berücksichtigung des geplanten Mittelabflusses. zukünftig: Es ist eine Synchronisierung von Haushaltsplanung und Mittelabfluss erforderlich. 10

11 Ergebnisse des Arbeitskreises Neue Systematik zur Priorisierung von Hochbaumaßnahmen Ziel: Erarbeitung eines Umsetzungsplanes (Priorisierung) für die notwendigen und festgestellten Bedarfe aus sachlicher (Nutzer), technischer (Dienstleister) und Eigentümersicht (Fachbereich Liegenschaften) Die Priorisierung erfolgt unter Berücksichtigung - des Projektstatus der Einzelmaßnahmen und - der vom Innenministerium NRW entwickelten Grundsätze. Maßnahmen, die sich aus gesetzlichen Verpflichtungen ergeben, stehen im Vordergrund. Instandhaltungserfordernisse und Nutzungsfunktionalitäten sowie der Erhalt von Fördermittel sind weitere zu berücksichtigende Kategorien. Die gesamtstädtische Maßnahmen-/Prioritätenliste 2014 und das daraus abgeleitete Jahresarbeitsprogramm der Städt. Immobilienwirtschaft wurden in 2013 nach der neuen Systematik erstellt. 11

12 Schema zur Priorisierung von Hochbaumaßnahmen Bedarfsankündigung (Projektstufe 1) Bedarfsanmeldung (Projektstufe 2) Bedarfsprüfung (Projektstufe 3) Bedarfsfeststellung / Auftrag zur Vorplanung (Projektstufe 4) Planung (Projektstufe 5) Durchführung (Projektstufe 6) BV- Maßnahmen* Maßnahmen v. besonderer politischer Bedeutung* Einteilung in Kategorien Standort- und Nutzwertanalysen 1. gesetzliche Verpflichtungen 2. Erhalt/Sicherung der Vermögenssubstanz 3. Fördermittel 4. Sonstiges Festlegen der Rangfolge innerhalb der vorgenannten Kategorien auf Basis von Nutzwertanalysen Festlegen der Gesamtreihenfolge Vorlage des Entwurfes der Prioritätenliste an die Investitionskonferenz Entscheidung über die endgültige Prioritätenliste durch den Rat Gesamtstädtische Maßnahmenliste nachrichtlich an Rat Priorisierte Maßnahmen zur Entscheidung im Rat nachrichtlich an Rat * gelten in der Prioritätenliste als gesetzt Jahresarbeitsprogramm ggf. Warteliste, je nach vorhandenem Budget u. Kapazität bei FB 65 12

13 Ergebnisse des Arbeitskreises Änderung der Ablauforganisation bei Hochbaumaßnahmen Die verwaltungsinternen Verfahrensabläufe der Städtischen Immobilienwirtschaft wurden an die neue Systematik angepasst, um folgende Themenfelder ergänzt bzw. fortgeschrieben: Erweiterung des Detaillierungsgrades der Projektphasen Definition der Verantwortlichkeiten und Schnittstellen von Bedarfsträger, Eigentümer und Immobilienwirtschaft Festlegung eines verbindlichen Berichtswesens Änderung der Veranschlagungsgrundsätze nach Projektphasen Integrierung der Elemente eines Gesamtstädtischen Investitionscontrollings Evaluation der HOAI 2013 Stärkung der Steuerungsfunktion für Eigentümer und Gremien 13

14 Übersicht Ablauforganisation bei Hochbaumaßnahmen Phasen Ziffer 3.1 der GA Bedarfsfeststellung (LPH 0) Ziffer 3.2 der GA Grundlagenermittlung und Vor- Planung (LPH 1+2) Ziffer 3.3 der GA Entwurfs-u. Genehmigungs- Planung (LPH 3+4) Ziffer 3.4 der GA Ausführungsplanung / Vergabeverfahren (LPH 5-7) Ziffer 3.5 der GA Bauüberwachung u. Dokumentation (LPH 8) Ziffer 3.6 der GA Objektbetreuung (LPH 9) Projektentwicklung Planung Ausschreibung Bauausführung Gewährleistung Inhalte Instrumente Bedarfsanmeldung Fachbereich Nutzerbedarfsprogramm erforderlich Bedarfsprüfung Ggf. in Verbindung mit Machbarkeitsstudie (Beschluss Investitions- Konferenz Erforderlich) Bedarfsfeststellung Zuständigkeit gem. Wertgrenzen (ab Investitions- Konferenz) Nach Abschluss Vorplanung Kostenschätzung gem. DIN 276 Beurteilung der Maßnahme hinsichtlich Wirtschaftichkeit u. Finanzierbarkeit Variantenuntersuchung Beschlussfassung für weitere Planung durch Investitionskonferenz und Rat Planungsbeschluss Nach Abschluss Entwurfsplanung Kostenberechnung gem. DIN 276 Haushalts- Veranschlagung der Gesamtmaßnahme Erstellung Genehmigungsplanung (->Baugenehmigung) Ausführungsbeschluss Rat für weitere Planung und Bauausführung Erstellung u. Bepreisung der Leistungsverzeichnisse 60% Verfahren Zeitgleiche Ausschreibung der Leitgewerke Submission Berichtswesen Auftragsvergabe Bauausführung Übergabe an Nutzer Abrechnung der Maßnahme Regelmäßige Fortschreibung der Mittelabflussprognosen / Abgleich Haushaltsveranschlagung Gewährleistung

15 Ergebnisse des Arbeitskreises Zukünftige Veranschlagung von investiven Hochbaumaßnahmen soll ab Haushaltsplan 2015 nach den einzelnen Projektstufen erfolgen Grundlage für die Planung ist die Prioritätenliste und die daraus abgeleitete Mittelabflussplanung durch die städt. Immobilienwirtschaft zunächst werden nur die Planungskosten maßnahmenscharf veranschlagt; die Baukosten, Durchführungs- und Folgekosten werden erst nach Vorliegen einer Kostenberechnung nach dem voraussichtlichen Mittelabfluss in der Haushaltsplanung berücksichtigt 15

16 Ergebnisse des Arbeitskreises Mögliche Auswirkungen, die durch die geänderte Veranschlagung der Hochbaumittel im investiven Teilbudget der Fachbereiche auftreten können: Reduzierung des Teilbudgets als Folge der Verschiebung in die nachfolgenden Jahre Erhöhung des Teilbudgets als Folge der Umsetzung von weiteren Maßnahmen der Prioritätenliste Keine Veränderung im Teilbudget, da die bisherige Planung schon weitgehend mit der Mittelabflussplanung übereinstimmt Erzeugen von Mehrbedarf in den anderen Teilbereichen der Teilfinanzpläne (insbesondere beim beweglichen Vermögen), da Neu- und Ausbauten neu ausgestattet werden müssen Unter Berücksichtigung eines möglichen Kreditrahmens kann es auch dazu kommen, dass zur Einhaltung der Kreditlinie keine neuen Maßnahmen in die Planung aufgenommen werden, sondern das bestehende Programm abgearbeitet wird 16

17 Ergebnisse des Arbeitskreises Folgende Vorteile werden vom neuen Verfahren zur Haushaltsplanung erwartet: Orientierung am tatsächlichen Bedarf Sofern insgesamt nicht genügend Mittel für investive Hochbaumaßnahmen zur Verfügung stehen, werden Maßnahmen gemäß der Prioritätenliste zeitlich verschoben Berücksichtigung der gesamtstädtischen Prioritätenliste und der Mittelabflussplanung bei Veranschlagung der Maßnahmen im städtischen Haushalt Voraussichtliche Reduzierung von übertragenen Ermächtigungen im Rahmen des Jahresabschlusses Vermeidung von zu frühen und zu hohen Veranschlagungen sowie von noch nicht geplanten Maßnahmen, welche lediglich das Budget blockieren Bessere Handhabung eines gesamtstädtischen Investitionscontrollings für Hochbaumaßnahmen und somit nicht nur ein Baukostencontrolling der Einzelmaßnahmen Transparenz für Politik / Gremien soll sich erhöhen 17

18 Ergebnisse des Arbeitskreises Aufbau eines einheitlichen, turnusmäßigen Berichtswesens Ab Frühjahr 2014 ist die Einführung einer Liquiditätsplanung in Conject vorgesehen Technikunterstützende Mittelabflussplanung Periodischer Abgleich mit der Haushaltsplanung und Haushaltsbewirtschaftung (soll elektronisch unterstützt werden) Periodische Berichterstattung 18

19 Ziele des Berichtswesen Ergebnisse des Arbeitskreises Verbesserte Kommunikation Politische Gremien Nutzer Eigentümer Planungssicherheit optimaler Haushaltsmittel Einsatz zeitnahe zur Verfügung stellen entscheidungsrelevanter Informationen Dienstleister Verbessern einer Kontrolle des Verlaufes der Bautätigkeit und damit verbundene Steuerungsmöglichkeiten (in zeitlicher und finanzieller Hinsicht) 19

20 Künftige Themenschwerpunkte des Arbeitskreises Erstellen und Ergänzen von Standort- und Nutzwertanalysen (willkürliche Reihenfolge) Schule TEK Spezialbauten Bürobauten Ergebnis für alle erstellt Haushaltsplanung 2015 unter Berücksichtigung der Gesamtstädtischen Prioritätenliste 2015 und des daraus abgeleiteten Jahresarbeitsprogramms der Städt. Immobilienwirtschaft 20

21 künftige Themenschwerpunkte des Arbeitskreises Erarbeitung eines einheitlichen Berichtswesen für alle beteiligten Fachbereiche (Mittelabfluss-, Bauzeitenplan, Kostenüberblick/Projekt) Prüfung von möglichen Verknüpfungen der vorhandenen EDV-Systeme Vierteljährlicher Sachstandsbericht zur Umsetzung der vorgenannten Planungen im Rahmen des Investitionscontrollings an den Verwaltungsvorstand der Stadt Dortmund (der nächste ist für Ende des I. Quartal 2014 vorgesehen) 21

22 Bauinvestitionscontrolling bei der Abwicklung von Hochbaumaßnahmen Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 22