SEPA Der Countdown läuft! Franz Belkofer Bildungsakademie des BLSV

Transkript

1 SEPA Der Countdown läuft! Franz Belkofer Bildungsakademie des BLSV 1

2 Inhalt Allgemeines IBAN und BIC SEPA-Überweisung SEPA-Lastschriften SEPA Top 10 Fragen der BLSV-Vereine 2 Sportbezirk Mittelfranken

3 Allgemeines SEPA = Single Euro Payments Area Mit SEPA wird der bargeldlose Zahlungsverkehr in Europa vereinheitlicht. Am 31. März 2012 trat die EU-Verordnung Nr. 260/2012 (SEPA- Migrationsverordnung) in Kraft. Diese schreibt die Ablösung der nationalen Euro- Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften durch die entsprechenden SEPA-Zahlverfahren zum 1.Februar 2014 vor. 3 Sportbezirk Mittelfranken

4 Allgemeines SEPA = Single Euro Payments Area Bisher war es schon möglich, im SEPA-Raum neben den jeweiligen nationalen Zahlverfahren mit der SEPA-Überweisung zu zahlen oder per SEPA-Lastschrift Beträge einzuziehen. Ab dem 1. Februar 2014 gibt es keine Alternative mehr! Dann gibt es nur noch die SEPA-Verfahren und dies sowohl für nationale Zahlungen als auch für grenzüberschreitende Transaktionen. 4 Sportbezirk Mittelfranken

5 IBAN und BIC IBAN und BIC sind die künftigen Identifikationsmerkmale im Zahlungsverkehr und ersetzen die bisherige Kontonummer und die Bankleitzahl. Die IBAN wird für jede bestehende Kontonummer vergeben. Wenn Ihr Verein mehrere Konten hat, wird für jedes Konto eine separate IBAN vergeben! 5

6 IBAN und BIC Anstelle der nationalen Kontonummer tritt die IBAN! IBAN International Bank Account Number / Internationale Kontonummer In Deutschland setzt sich die IBAN aus dem Länderkennzeichen, der Prüfziffer, der Bankleitzahl und der Kontonummer zusammen Länderkennzeichen 2-stellige Prüfziffer Bankleitzahl Kontonummer des Kunden (10-stellig aufgefüllt mit Vornullen) Beispiel für die IBAN eines Konto bei der Sparkasse Mittelfranken Süd DE

7 SEPA Überweisung Für Zahlungen: Zahlungsverkehrssoftware beherrscht das neue SEPA- Datenformat? (XML-Format für Zahlungen, camt-format für Kontoinformationen) Benutzung von IBAN und ggf. BIC des Zahlungsempfängers IBAN und BIC des Zahlungsempfängers z. B. auf der Rechnung/Lieferschein etc. enthalten 7

8 SEPA Überweisung Für Zahlungen: Alternativ: Umrechung der bekannten Kontonummer/Bankleitzahl mittels IBAN-Rechner im Internet oder Zahlungsverkehrssoftware (z. B. S-Firm) Daueraufträge, terminierte Überweisungen und Empfängerliste im Internet-Banking (Homepage) werden automatisch auf IBAN- und BIC umgestellt 8

9 SEPA Überweisung Für den Zahlungseingang: Kennen Ihre Kunden/Mitglieder Ihre IBAN und Ihren BIC? Rechnungsformulare, Lieferscheine, Briefformulare etc. mit IBAN und BIC ergänzen! 9

10 SEPA Lastschrift Die SEPA-Basis-Lastschrift bildet zwar die Grundeigenschaften der nationalen Einzugsermächtigungslastschrift ab, weist aber auch einige markante Unterschiede auf: Gläubiger-ID (Identifikationsmerkmal des Lastschrifteinreichers) SEPA-Lastschriftmandat (Vereinbarung zwischen Lastschrifteinreicher und Zahlungspflichtigen) Mandatsreferenznummer Vorankündigung Fälligkeitsdatum Mindesteinreichungsfristen vor dem Fälligkeitsdatum 10

11 1. Wie unterscheiden sich die SEPA-Basis- und die SEPA-Firmen-Lastschrift? Die SEPA-Basis-Lastschrift ähnelt dem heute in Deutschland eingesetzten Einzugsermächtigungsverfahren. Einzugsermächtigungen, die dem Verein in Papierform mit Originalunterschrift vorliegen, sind rechtssicher und können auf eine SEPA-Basis-Lastschrift umgestellt werden. Die SEPA-Firmen-Lastschrift ähnelt dem deutschen Abbuchungsauftragsverfahren und darf, wie der Name bereits sagt, ausschließlich zur Begleichung von Rechnungen zwischen Firmen genutzt werden. Das bedeutet für den Verein, dass bereits existierende Abbuchungsaufträge von privaten Zahlungspflichtigen nicht weiterbenutzt oder auf eine SEPA-Firmen-Lastschrift umgewidmet werden können. 11

12 2. Wo erhalten wir unsere Gläubiger-Identifikationsnummer? Jeder Einreicher von Lastschriften benötigt eine Gläubiger- Identifikationsnummer, kurz Gläubiger-ID. Sie kann bei der Deutschen Bundesbank unter Angabe der Vereinsregister-Nummer ausschließlich elektronisch unter beantragt werden. 12

13 3. Können wir für jede Abteilung unseres Vereins eine eigene Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen? Im Prinzip ist dies möglich. Da jede Gläubiger-ID über eine Geschäftsbereichskennung (ZZZ- Stellen) verfügt, die vereinsintern mit einer alpha-numerischen Zeichenfolge (z.b. AIK für Aikido) belegt werden kann, ist auch auf diesem Weg eine Abteilungszuordnung zu erreichen. 13

14 4. Welche Änderungen kommen von Seiten unserer Hausbank auf uns zu? Um am SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmen zu können, muss mit der Hausbank eine neue Inkasso-Vereinbarung abgeschlossen werden. Die Gläubiger-ID ist vertraglicher Bestandteil der Inkasso-Vereinbarung und sollte deshalb bereits im Vorfeld bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden. Die Einreichung von SEPA-Lastschriften bei der Hausbank kann nur noch elektronisch per Datenfernübertragung durchgeführt werden. Das Einreichen von Belegen und Datenträgern (Disketten, CDs, USB-Sticks etc.) ist nicht mehr möglich. 14

15 5. Was ist die Mandatsreferenz-Nummer und wie können wir diese gestalten? Die Mandatsreferenz-Nummer kennzeichnet das einzelne Mandat, also das einzelne Mitglied oder im Falle der Erhebung eines Familienbeitrags die ganze Familie, und muss in der SEPA-Lastschrift angegeben werden. Sie wird vom Verein frei vergeben und kann maximal 35 alphanumerische Zeichen umfassen. Es empfiehlt sich, eine Kennung zu verwenden, die dem Mitglied bereits bekannt ist und diesem eindeutig zugeordnet werden kann, beispielsweise die Mitgliedsnummer. Die Verwendung identischer Mandatsreferenz-Nummern für alle Mitglieder eines Vereins ist nicht zulässig. 15

16 6. Unter welchen Voraussetzungen können wir eine bestehende Einzugsermächtigung nach der SEPA-Umstellung weiterverwenden? Wenn eine gültige, vom Zahlungspflichtigen unterzeichnete Einzugsermächtigung in Papierform vorliegt, kann die Möglichkeit der Umwidmung auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren genutzt werden. In diesem Fall ist der Zahlungspflichtige über die Umdeutung, die Gläubiger-ID des Vereins, seine Mandatsreferenz-Nummer und den Beginn des Einzugs nach den SEPA-Richtlinien zu informieren. Dies kann zum Beispiel über den Verwendungszweck auf dem Kontoauszug im Rahmen einer 1-Cent-Überweisung an das Mitglied erfolgen. 16

17 6. Unter welchen Voraussetzungen können wir eine bestehende Einzugsermächtigung nach der SEPA-Umstellung weiterverwenden? Sollte die Mandatsreferenz-Nummer identisch mit der Mitgliedsnummer sein, kann als Informationsweg auch ein Bericht in der Vereinszeitung oder ein Vermerk im Protokoll der Hauptversammlung dienen. Liegt keine umdeutungsfähige Einzugsermächtigung vor, muss im Hinblick auf die Rechtssicherheit vor der vereinsinternen Umstellung mit dem Zahlungspflichtigen ein SEPA-Lastschriftmandat abgeschlossen werden. 17

18 7. Wie verfahren wir mit Neu-Mitgliedern, die noch vor der vereinsinternen SEPA-Umstellung aufgenommen werden? Denkbar ist die Nutzung eines sogenannten Kombi-Mandates. Dieses ermöglicht es, Mitgliedsbeiträge bis zum Umstellungszeitpunkt per Einzugsermächtigung einzuziehen und dann das SEPA- Lastschriftverfahren anzuwenden. Rationeller scheint es jedoch, von Neumitgliedern Einzugsermächtigungen einzuholen und diese gemeinsam mit dem gesamten Mitgliederbestand auf das SEPA- Verfahren umzuwidmen. 18

19 7. Wie verfahren wir mit Neu-Mitgliedern, die noch vor der vereinsinternen SEPA-Umstellung aufgenommen werden? Nach dem Termin der vereinsinternen SEPA-Umstellung, spätestens jedoch ab dem 1. Februar 2014, sind mit Neumitgliedern SEPA- Lastschriftmandate abzuschließen. Bezüglich des Inhaltes und der Formulierungen gibt es hierbei Vorgaben, die unbedingt zu beachten sind. Vorlagetexte sind auf der BLSV-Homepage ( > Vereinsberatung > SEPA) und bei den Hausbanken erhältlich. Um rechtssicher zu handeln, muss ein SEPA-Lastschriftmandat analog zur bislang genutzten Einzugsermächtigung in Papierform vorliegen und die händische Unterschrift des Kontoinhabers beziehungsweise des Kontobevollmächtigten tragen. 19

20 8. Welche Vor- und Nachteile sind mit Einzel- und Rahmenmandaten verbunden? Bei Einzelmandaten wird für jedes Mitglied und für jede Abteilung, in der das Mitglied gemeldet ist, ein eigenständiges Mandat vergeben. Das bedeutet, dass für jedes Mandat eine eigene Mandatsreferenz-Nummer erstellt werden muss und die einzelnen Abbuchungen nach entsprechender Pre-Notification (siehe nächste Frage) separat erfolgen. Bei Rahmenmandaten wird ein Mandat für alle Zahlungen eingeholt. Hier kann es lediglich nachteilig sein, wenn das Mitglied beispielsweise nur einem Teil der Buchung widersprechen möchte oder aus einer Abteilung, die eigene Mitgliedsbeiträge erhebt, austritt. Welche Mandatsform genutzt wird, ist abhängig von der Struktur und den Angeboten des Vereins. 20

21 9. Gibt es bei der Pre-Notification Möglichkeiten, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren? Prinzipiell ist der Zahlungspflichtige seitens des Zahlungsempfängers vor dem Lastschrifteinzug mittels einer Pre-Notification (Vorankündigung) über Betrag, Fälligkeitsdatum, Turnus der Zahlung, Mandatsreferenz-Nummer und Gläubiger-ID zu informieren. Wenn keine andere Vorlauffrist vereinbart wurde, muss die Vorankündigung mindestens 14 Tage vor dem Lastschrifteinzug in schriftlicher Form erfolgen. Eine Reduzierung des Verwaltungsaufwandes lässt sich bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen Beträgen, gleichem Turnus und gleichem Einzugstermin über eine einmalige Information, etwa in der Vereinszeitung, erzielen. 21

22 10. Auf welche Dinge müssen wir im Bereich der Vereinsverwaltung achten? Die Vereinssoftware muss SEPA-fähig sein und eine mindestens 14- monatige Archivierung der Einzugsermächtigungen/SEPA-Mandate gewährleisten. IBAN und BIC des Vereins sollten bereits jetzt in alle relevanten Publikationen (Briefbögen, Flyer, Beitrittserklärungen etc.) eingebunden werden. 22

23 10. Auf welche Dinge müssen wir im Bereich der Vereinsverwaltung achten? Während der Umstellungsphase vom nationalen auf den europäischen Zahlungsverkehr stellen die Hausbanken und in der Regel auch die Anbieter von Vereinssoftware für die Umwandlung der Kontonummern und Bankleitzahlen der Mitglieder in die neuen IBAN- und BIC-Formate seriöse Programme zur Verfügung. Da mit sensiblen Vereinsdaten umgegangen wird, wird von der Nutzung von Software dringend abgeraten, die von nicht bekannten oder nicht vertrauenswürdigen Drittanbietern im Internet bereitgestellt wird. 23

24 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 24