GTS Toolbox GTS ist seit 1985 IT-Lösungspartner Bereich und seit 1997 sind wir Partner von Mesonic. Aufgrund unserer Erfahrung und Kundenfeedbacks haben wir uns entschlossen dieses Produkt zu entwickeln. Die Software *GTS* Toolbox ist eine Sammlung von Werkzeugen, die eine Ergänzung für die Mesonic CWL und WINLine Programme darstellen. Alle Programme greifen zur Laufzeit auf den aktuellen WINLine Datenstand zu. Somit können Ihre Daten in der WINLine sofort überprüft werden. Die *GTS* Toolbox ist mehrmandantenfähig (ein Mandant ist im Lizenzpreis enthalten) und kann auf mehreren Client-Workstations installiert werden. Die Standardlizenz wird mit zwei Benutzerlizenzen (gleichzeitiger Zugriff) ausgeliefert. Mit der enthaltenen Benutzerverwaltung können die Zugriffe auf die einzelnen Programme gesteuert werden, damit z. B. nur bestimmte Benutzer Programme, die den WINLine Datenstand ändern, ausführen können. Ein eigenes Logbuch und Datensicherungsmechanismen garantieren zusätzlich schnellen und effizienten Support. Da jedes Programm einzeln lizenziert wird, können Sie genau diese Module bestellen, die Sie zurzeit benötigen. Möchten Sie nachträglich ein neues Modul erwerben, wird dieses durch Erwerb einer Zusatzlizenz freigeschalten. GTS Software, die schreibend auf den WINLine Datenstand zugreift, wird in der Planungs- und Entwicklungsphase mit Mesonic (z.z. mit Herrn Moser) abgestimmt, damit wir Ihnen diesbezüglich höchst möglichen Sicherheitsstandard garantieren können. Zusatzinformation für Kunden und die es werden wollen: - Sie können mit Ihren Wünschen zum weiteren Ausbau der Toolbox beitragen Zusatzinformation für Partner: - Partner können dieses Modul eigenständig verkaufen und selbst installieren - Partner können mit Ihren Wünschen zum weiteren Ausbau der Toolbox beitragen KB_GTS Toolbox.doc 1
Prüfung Länderkennzeichen Personenkonten Abgleich Länderkennzeichen aller Personenkonten (Kunden, Lieferanten, Interessenten (Verkauf/Einkauf) mit dem WINLine Länderstamm. Ist das im Kontenstamm eingetragene Länderkennzeichen nicht im Länderstamm angelegt, wird ein Protokoll ausgegeben. Prüfung Länderkennzeichen in den Belegdaten Abgleich Länderkennzeichen der Belege (Einkauf/Verkauf) mit dem WINLine Länderstamm und den betreffenden Personenkonten (Rechnungs- und Lieferadresse) Ist das im Beleg verwendete Länderkennzeichen nicht im Länderstamm angelegt, oder weicht vom Kontenstamm ab, wird ein Protokoll ausgegeben. Prüfung Kriterien für ARA-Ermittlung Überprüfung der für die ARA-Ermittlung notwendigen Stammdaten Packstoffe: Artikelstamm: Colli-Stamm: Die Packstoffe müssen angelegt und mit Tarifen versehen sein Es muss eine Verpackungseinheit (Colli) Verkauf hinterlegt sein Das im Artikelstamm verwendete Colli muss angelegt. Die entsprechenden Packstoffe müssen eingetragen sein. Ist eines der Kriterien nicht erfüllt, wird ein Protokoll ausgegeben. KB_GTS Toolbox.doc 2
Prüfung Kriterien für Intrastat Überprüfung der für die Intrastat notwendigen Stammdaten Funktionscodes: Belegkopftexte: Kontenstamm : Belege: Artikelstamm: Müssen angelegt sein Müssen mit den Funktionscodes versehen sein Der entsprechende Belegkopftext sollte im FAKT-Fenster eingetragen sein Der entsprechende Belegkopftext muss bei Auslandsbelegen eingetragen sein Die KN8-Nummer muss eingetragen sein und im KN8-Warenkatalog existieren Ist eines der Kriterien nicht erfüllt, wird ein Protokoll ausgegeben. Prüfung Kriterien für automatischen Bestellvorschlag Einkauf Überprüfung der für die Erstellung eines Bestellvorschlages notwendigen Kriterien Artikelstamm/Preise: Artikelstamm/Lieferant: Artikelstamm/Lager: Losgröße Einkauf Preislisteneintrag lt. Fenster Lieferant Mindestens ein Lieferant muss vorhanden sein Die verwendete Preisliste muss angelegt sein Wiederbeschaffungstage müssen eingetragen sein Mindest- und Sollbestand müssen eingetragen sein KB_GTS Toolbox.doc 3
Korrektur Statistik Finanzgutschriften (Gutschrift ohne Rücklieferung) Warum dieses Werkzeug: Zum Schreiben einer exakten Finanzgutschrift schreiben Sie in der WINLine eine Position für das Storno der falschen Belegzeile. Anschließend wird diese Zeile richtig erfasst. Conclusio: Schaut nicht wirklich gut aus und gibt 2 Statistikdatensätze. In der Statistiktabelle werden die Mengen bei einer Gutschrift ohne Rücklieferung auf 0 gesetzt und der Rohertrag gleich dem Betrag gesetzt um eine mengen- und wertmäßig korrekte Statistikauswertung zu erhalten. Voraussetzung: Die Belege für Gutschrift ohne Rücklieferung werden mit einem eigenen Rechnungsnummernkreis erstellt. Dazu ist es erforderlich, eine eigene Belegart zu verwenden und den Nummernkreis für Fakturen auf z. B. GSO-xxxxx einzustellen. Das Kennzeichen (z. B. GSO- ) wird in den Programmparametern je Mandant eingestellt (durch GTS) Bei Ausführung des Programmes werden nun in allen Belegzeilen, deren Rechnungsnummer mit GSO- beginnt, das Mengenfeld auf 0 und der Rohertrag gleich dem Betrag gesetzt. Damit stellt die Finanzgutschrift statistisch das dar was es in Wirklichkeit ist: eine Umsatzveränderung Komprimierung Statistik Warum dieses Werkzeug: Sie schreiben eine Faktura und sind gezwungen diese nochmals zu korrigieren. Ist der Beleg noch nicht gebucht, können Sie dies in der WINLine jederzeit problemlos tun. Sie bekommen jedoch dadurch in der Verkaufs-/Einkaufsstatistik 3 Statistikzeilen pro Position, was die Übersicht der Auswertung doch etwas schmälert. Wenn der Beleg bereits gebucht ist, stornieren Sie diesen und schreiben die Rechnung neu. Statistisch gilt die letzte Rechnung! Die Positionszeilen werden beim Bearbeiten einer bereits gedruckten Faktura in der Verkaufsstatistik nicht gelöscht, sondern mit negativem Vorzeichen erneut geschrieben. Im Anschluss werden die Positionszeilen der neuerlich gedruckten Faktura wieder mit derselben Fakturennummer in die Statistik geschrieben. Somit sind bei einer korrigierten Faktura zumindest 3 Positionszeilen in der Statistikauswertung zu finden. KB_GTS Toolbox.doc 4
Komprimierung Statistik automatisch Es werden die überzähligen Statistikzeilen (plus/minus) gelöscht. Im Systemlogbuch werden die gelöschten Statistikzeilen protokolliert. Dies gilt zurzeit nur für Zeilen mit derselben Belegnummer. Komprimierung Statistik manuell Die Statistikzeilen werden auf Basis des eingegebenen Personenkontos und Rechnungsnummer angezeigt und können manuell für das Löschen ausgewählt werden. Im Systemlogbuch werden die gelöschten Statistikzeilen protokolliert. Update Statistik Artikelgruppe Warum dieses Werkzeug: Manchmal ist es erforderlich, Artikelgruppen zu ändern bzw. neue Artikelgruppen anzulegen und zuzuordnen. In der Statistik stehen jedoch immer noch die alten Artikelgruppen. Bei Ausführung des Programmes werden in der Statistiktabelle in allen Artikelzeilen die im aktuellen Wirtschaftsjahr im Artikelstamm eingetragenen Artikelgruppen aktualisiert. Somit können Statistikauswertungen mit den aktuellen Einstellungen durchgeführt werden. Update Statistik Kunden-/Lieferantengruppe Warum dieses Werkzeug: Manchmal ist es erforderlich, Kunden-/Lieferantengruppen zu ändern bzw. neue Gruppen anzulegen und den Kunden/Lieferanten zuzuordnen. In der Statistik stehen jedoch immer noch die alten Kunden-/Lieferantengruppen. Bei Ausführung des Programmes werden in der Statistiktabelle in allen Zeilen die im aktuellen Wirtschaftsjahr im Kontenstamm eingetragenen Kunden-/Lieferantengruppen aktualisiert. Somit können Statistikauswertungen mit den aktuellen Einstellungen durchgeführt werden. KB_GTS Toolbox.doc 5
Löschen Belege Nicht gerechnet / Nicht gedruckt Warum dieses Werkzeug: Sie erstellen Belege, die in der Folge jedoch wieder storniert werden. Diese stornierten Belege erhalten den Status Nicht gerechnet / Nicht gedruckt. In der Praxis bleiben diese Belege meist übrig. Das Löschen der Belege erfolgt WINLine-Konform. Belege Textkorrekturen Warum dieses Werkzeug: Sie erstellen Belege, die in der Folge jedoch wieder storniert werden müssen, wenn darum geht, nachträgliche Textkorrekturen durchzuführen. Mit diesem Werkzeuge können Sie die folgenden Textierungen nachträglich ändern und den Beleg neu drucken: Bestelltext Artikelbezeichnung Notizen innerhalb des Artikels Textbausteine und freie Belegtexte. Achtung! Es können keine Felder geändert werden, die den Beleg finanztechnisch verändern. In diesem Fall muss der Beleg storniert werden. Die Änderung der Belege erfolgt WINLine-Konform. Damit werden die nicht sehr beliebten Stornozeilen im Lagerjournal und in der Verkaufsstatistik von vorne weg vermieden. Um für bereits geänderte Beleg in der angesprochen Form die doppelten Statistikeinträge zu eliminieren, verwenden Sie das bereits seit längerem bestehende Tool der Komprimierung Statistik. KB_GTS Toolbox.doc 6
Lizenzgebühren inkl. 2 User GTS Toolbox - Preise Prüfung Länderkennzeichen Personenkonten EUR 150,00 Prüfung Länderkennzeichen Belegdaten EUR 150,00 Prüfung Kriterien für ARA-Ermittlung EUR 250,00 Prüfung Kriterien für Intrastat EUR 340,00 Prüfung Kriterien für automatischen Bestellvorschlag Einkauf EUR 340,00 Korrektur Statistik Finanzgutschriften EUR 340,00 Komprimierung Statistik automatisch EUR 340,00 Komprimierung Statistik manuell EUR 340,00 Aktualisieren Artikelgruppen Statistik EUR 140,00 Aktualisieren Kunden-/Lieferantengruppen Statistik EUR 140,00 Löschen Belege Nicht gerechnet / Nicht gedruckt EUR 340,00 Beleg Textkorrekturen EUR 340,00 Wartungsvertrag obligat je Modul pro Monat EUR 5,00 Paketpreis ab einer Auftragssumme pro Installation von EUR 1.000,00 abzüglich 10% Rabatt. Installation und Einrichtung (einmalig) Einrichtung eines weiteren Mandanten EUR 50,00 Zusätzlicher Benutzer EUR 100,00 Installationspauschale Server EUR 150,00 Installationspauschale je Arbeitsplatz EUR 50,00 Der Wartungsvertrag ist für die ersten 12 Monate obligat und kann anschließend unter Einhaltung einer 3- monatigen Frist schriftlich gekündigt werden. Alle angeführten Preise verstehen sich exklusive der gesetzlichen Umsatzsteuer. Im Übrigen gelten die "allgemeinen Geschäftsbedingungen" in ihrer jeweils gültigen Fassung. Mit freundlichen Grüßen GTS EDV - Beratung Gesellschaft m.b.h. KB_GTS Toolbox.doc 7