Führungsinformationen und Controlling- Lösungen für die kommunale Verwaltung Die IBM Lösung für ein integriertes, ganzheitliches Steuerungssystem MEMO-Fachtagung Münster, 8. Juni 2011 Martin Kramer, Analytics Solution Center Business Analytics Solution Architect
1 Die Herausforderungen und die bisherigen Konzepte: Effizienter Einsatz von Haushaltsmitteln bei sinkenden Einnahmen und steigenden Ausgaben 2 Der Lösungsbeitrag von IBM und Partnern: Aufbau einer ziel- und wirkungsorientierten Steuerung, Bereitstellung von Führungscockpits, Optimierung der Planungsprozesse 3 Die Umsetzung: Standardisierte und vorgefertigte Lösungsbausteine für eine sichere und kostengünstige Umsetzung 4 Weitere Einsatzgebiete und Kundenbeispiele 2
Die Trends im öffentlichen Sektor determinieren die Anforderungen an den Management-Kreislauf und die Informationsversorgung Demographischer Wandel -Struktur -Zahl 1 Finanznot -Kostendruck -Einnahmenausfall -Rechnungslegung Planen Die Strategie mit Programmen, Kennzahlen und Ressourcen verbinden Den Zusammenhang von Wirkung und Ressourceneinsatz herstellen 5 Ziel evaluieren Dezentrale Verantwortung Transparenz Wirkung und Wirtschaftlichkeit 2 Ziele vorgeben Ressourcen planen, vorhersagen und steuern können Ergebnisse messen und analysieren können Berichte an externe Empfänger sicher stellen 4 3 Wandel der Organisation -Ausgliederung -Kooperation Abweichungen feststellen Maßnahmen vereinbaren Ziele nachhalten (z.b. monatlich) Fortschritt in Technologie -IT - 3
1 Die Herausforderungen und die bisherigen Konzepte Effizienter Einsatz von Haushaltsmitteln bei sinkenden Einnahmen und steigenden Ausgaben 2 Der Lösungsbeitrag von IBM und Partnern: Aufbau einer ziel- und wirkungsorientierten Steuerung, Bereitstellung von Führungscockpits, Optimierung der Planungsprozesse 3 Die Umsetzung: Standardisierte und vorgefertigte Lösungsbausteine für eine sichere und kostengünstige Umsetzung 4 Weitere Einsatzgebiete und Kundenbeispiele 4
Cockpits für unterschiedliche Führungssituationen / Datengenese 1. Wie stehen wir da? Unsere Einnahmen sind um Betrag x gesunken, unsere Kosten aber gleich geblieben. Unsere Schülerzahlen sind gesunken, nicht aber die der Lehrer. Die Anzahl der Einsätze (z.b. Polizei) ist gesunken, nicht aber Fuhrparkkosten. 2. Warum haben wir diese Ergebnisse erzielt? Wir haben die Klassenstärken in den Schulen verringert. Wir haben die Reaktionszeit unserer Einsatzkräfte verringert. 3. Was sollten wir unter diesen Voraussetzungen tun? Wir sollten überprüfen, ob die Vorgaben für eine Steigerung der Qualität an Schulen die gestiegenen Kosten rechtfertigen. Controller Abteilungen/Referate/Produkte Politische Ebene Präsentations- Analyseschicht Integrations- Ladeschicht (Strukturen & Daten) IBM Cognos Analyse & Simulation & Planung (lesend, schreibend) 5 SAP ERP/BW AltSysteme SQL
Fachliche Cockpits und ihre Integration in bedarfsgerechte Portale ermöglicht Führungskräften eine bessere Bewältigung ihrer Führungsaufgaben Informationen zusammengestellt aus allen Handlungsfeldern 2 Umwelt Cockpit 3 Portal Cockpit Finanz- Cockpit 1 Übersichtlich präsentiert Personalisiertes Portal (Cockpit / Dashboard) wesentlichen Informationen auf einem Blick Detailinformationen auf Knopfdruck Integration von Information und Kennzahlen aus allen Produktbereichen / Dezernaten / Ämtern Zieldefinition und Zielerreichung (Balanced Scorecard) End-User-Funktionalitäten einfach zu bedienen Im ersten Schritt empfehlen wir die Definition separater fachlicher Cockpits in ausgewählten Einheiten. Später sollte eine Integration aller fachlicher Sichten in eine konsistente Datenhaltung und bedarfsgerechten Führungscockpits erfolgen 6
Berichte Analysen Prognosen Empfehlungen Richtige Management-Prozesse müssen mit dem richtigen fachlichen Informationen versorgt und durch eine leistungsstarke Informationstechnologie unterstützt werden Richtige Prozesse Richtige Information Richtige Technologie Politisches Umfeld, Bürger, Wähler Festlegung der normativen Strategie (Z.B. Steigerung der Qualität von städt. Schulen) Politisches Programm (z.b. Quote Lehrer / Schüler in städt. Schulen verbessern) Wirkungsvolle Finanzprozesse Wirkungsvolle interne Geschäftsprozesse Operationale Effizienz Festlegung der Strategie (auf Basis Regierungserklärung) Indikatoren System Indikatorensystem / Zielvereinbarungen / Kontraktmanagement Profitabilität Kunden, Produkte, Segmente Externe Beziehungen (Bürger, Verbände, ) Lernende Kommune / Stadt Realisierung Management-Prozesse müssen von der politischen Zielsetzung bis auf die operative Ebene herunter gebrochen werden Wirkungsorientierung wo gefordert Effizienz ergänzend Externe und interne Perspektive Personal berücksichtigen Standardberichte neben Cockpits und Dashboards DWH muss Informationen verlässlich und schnell aufbereiten Ergänzende Instrumente wo nötig 7
Einstieg in das Kämmerercockpit Cockpit Überblick Verzweigung zu relevanten Projekten in einer Detailansicht Verzweigung auf relevante Konten in einer Detailansicht Verzweigung auf Haushaltsplan oder einzelne Zeilen in einer Detailansicht Nutzen einer zentralen Übersicht des Haushaltsstatus Alle zentralen Elemente des Haushalts auf einem Blick. Von hier ausgehend Möglichkeiten in die dargestellten Teilbereiche einzusteigen. 8
Einstieg in das Kämmerercockpit Haushaltseckdaten Personalaufwendungen nach Organisations- / Produktstruktur Verzweigung zu weiteren Detailberichten Verzweigung auf zugehörige Konten Nutzen einer zentralen Übersicht des Haushaltsstatus Alle zentralen Elemente des Haushalts auf einem Blick. Von hier ausgehend Möglichkeiten bis auf Konten zu detaillieren und in weitere Detailanalysen einzusteigen. 9
Einstieg in das Kämmerercockpit Weitere Detailberichte Nuzen weiterer Detailberichte Aus einer zentralen Übersicht heraus können unterschiedlichste Detailberichte angesprungen werden, die eine weitere Analyse von bestimmten Problemfeldern erlauben. 10
Einstieg in das Kämmerercockpit Ergebnisse und ihre Ursachen Filter entlang der Produkt- struktur Filter entlang der Organisationsstruktur Verzweigung auf zugehörige Konten Nutzen einer Teilplanübersicht Kumulierte Sicht auf Teilplanzeilen mit Navigationsmöglichkeit auf Einzelkonten. Beliebige Filtermöglichkeit entlang der Organisations- und Produkt-Hierarchie. 11
Geführte Analysen - grafisch 12
Einstieg in das Kämmerercockpit Freie OLAP Analyse (OnLine Analytic Processing) Nutzen der freien OLAP Analyse Über die Berichtsfunktionalität hinaus lassen sich beliebige Datensichten / Auswertungen erzeugen. 13
1 Die Herausforderungen: Effizienter Einsatz von Haushaltsmitteln bei sinkenden Einnahmen und steigenden Ausgaben 2 Der Lösungsbeitrag von IBM und Partnern: Aufbau einer ziel- und wirkungsorientierten Steuerung, Bereitstellung von Führungscockpits, Optimierung der Planungsprozesse 3 Die Umsetzung: Standardisierte und vorgefertigte Lösungsbausteine für eine sichere und kostengünstige Umsetzung 4 Weitere Einsatzgebiete und Kundenbeispiele 14
IBM setzt Führungscockpits anhand standardisierter und vorgefertigter Bausteine schnell und sicher um Fachliche Expertise Erfahrene Fachberater im Kommunalen Umfeld Exzellentes Know How in Planung & Steuerung der kommunalen Prozesse Effiziente Umsetzung Vorgehensmodell für die Umsetzung von Führungscockpits Erfahrene Projektmanager Vorgefertigte Lösungsbausteine Fachliche Lösungsbausteine Lösungsarchitektur 15
Architektur Datenlandschaft für Kämmerer Cockpit Operative Systeme / Verfahren Finanz Schnittstelle: Flatfiles oder DB-Tabellen / Views IBM Cognos 8 BI Berichte und Analysen OLAP Modell Soziales Statistik Dispositive Datenhaltung OLAP Cube DWH / Data Mart 16
1 Die Herausforderungen: Effizienter Einsatz von Haushaltsmitteln bei sinkenden Einnahmen und steigenden Ausgaben 2 Der Lösungsbeitrag von IBM und Partnern: Aufbau einer ziel- und wirkungsorientierten Steuerung, Bereitstellung von Führungscockpits, Optimierung der Planungsprozesse 3 Die Umsetzung: Standardisierte und vorgefertigte Lösungsbausteine für eine sichere und kostengünstige Umsetzung 4 Weitere Einsatzgebiete und Kundenbeispiele 17
Auszug aus Projekten im kommunalen Bereich Kunde Stadt Köln Kommunales Rechenzentrum Niederrhein ekom21 Stadt Düsseldorf Stadt Wiesbaden Stadt Mannheim Projektinhalt Berichtswesen, Haushaltsplan, FührungsCockpit Statistisches Berichtswesen, Analysen Kommunaler Gesamtabschluss Berichtswesen, Haushaltsplan, FührungsCockpit, Analysen Berichtswesen, Führungsinformationen, Analysen Bürger- und Mitarbeiterbefragung Statistische Analysen, Data Mining Statistische Anlaysen im Sozialbereich Bildungs-Cockpit 18 18
Auszug aus Projekten in Bundes- und Landesbehörden Kunde Deutscher Wetterdienst Zentrum für Personaldienstleitungen des Landes Hamburg Rechenzentrum der Finanzverwaltung NRW Forstverwaltung Baden Württemberg Bundesamt für Migration und Flüchtlinge Bundesamt für Güterverkehr Landespolizei von Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen und Schleswig-Holstein Projektinhalt Monitoring, Controlling und Planung der Finanzzahlen im DWD Planung der Personalkosten und Stellen Verwaltungscontrolling anhand interner Kennzahlen und klassisches Berichtswesen und Controlling Monitoring und Analyse des Forstbestandes im Land Baden Württemberg Monitoring / Analysen im Bereich des Ausländerwesens in Deutschland, Aufbau der zentralen Statistik und Analyse. Reporting und Analyse über Verkehrsdaten und Güteraufkommen in Deutschland. Monitoring / Controlling im LKW Maut Auswertung und Analyse der polizeilichen Falldaten aus der Vorgangsbearbeitung - für ein Führungsinformationssystem und die polizeiliche Kriminalitätsstatistik 19 19
Einladung...... zu einem interessanten Workshop morgen 14:30 Uhr hier auf der MEMO-Tagung Thema: Ziel- und wirkungsorientierte Steuerung in der öffentlichen Verwaltung - Von der Vision bis zur Umsetzung - Idee und Nutzen der ziel- und wirkungsorientierten Steuerung Vom Leitbild über strategische Ziele zu operativen Maßnahmen Wie kann Informationstechnik unterstützen? Wie messe ich die Wirkung meiner Maßnahmen? Zusammenarbeit mit gleichartigen Kommunen und Behörden Anmeldungen nehme ich gern nach dem Vortrag oder auf dem IBM-Infostand entgegen. 20
Ihr Ansprechpartner bei IBM Ralf Notz Solution Representative Business Anlaytics - Public Sector Martin Kramer Business Analytics & Optimization Solution Architect Telefon: 0151 5272 1960 email: ralf.notz@de.ibm.com Telefon: 0151 14716170 email: martin.kramer@de.ibm.com Dr. Michael Maier Leiter Business Analytics and Optimization Public Telefon: 0175 1688 3018 email: michael.maier@de.ibm.com 21