Jeder Mensch hat etwas, das ihn antreibt. Wir machen den Weg frei. Sie ziehen Ihre fälligen Zahlungen per Lastschrift ein? Dann müssen Sie künftig einiges beachten: Ab 01.02.2014 sind nur noch Lastschriften im SEPA-Format möglich.
1. Beantragen einer Jeder Lastschrifteinreicher benötigt eine Gläubiger-ID beantragen Gläubiger- eindeutige ID, die über die Internetseite Identifikations-Nummer www.glaeubiger-id.bundesbank.de Gläubiger-ID lautet: bei der Deutschen beantragt werden muss. Die Bundesbank teilt Bundesbank DE Ihnen diese Gläubiger-ID (Creditor Identifier CI) dann per E-Mail mit. 2. Teilen Sie uns die Gläubiger-ID mit Damit Sie Lastschriften einreichen können, muss Ihre Gläubiger-ID bei der Bank hinterlegt sein. Gläubiger-ID an Bank mitteilen 3. Abschluss einer neuen Lastschriftvereinbarung mit der Raiffeisenbank Roth-Schwabach Im Zuge der SEPA-Umstellung muss auch die "Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften" erneuert werden. Hierfür benötigen wir die o.g. Gläubiger-Identifikation. neue Lastschriftvereinbarung bei der Bank unterschreiben 4. Nutzen Sie für neue Kunden die neuen Lastschrift-Mandate Bislang haben Sie sich von Ihren Kunden eine Einzugsermächtigung unterschreiben lassen. Unter SEPA spricht man von Mandaten. Verwenden Sie den Mandatstext gemäß der offiziellen Vorlage. Mustermandate unter: www.raiba-roth-schwabach.de/sepa Verwenden Sie ab Ihrem Umstellungszeitpunkt nur noch die neuen Formulare Veröffentlichen Sie zusätzlich ihre Kontodaten auf Rechnungen, Briefbögen, Homepage Bitte beachten Sie auch: Veröffentlichen Sie zusätzlich Ihre Kontodaten auf Rechnungen, Briefbögen und Ihrer Homepage. Seite 2 von 8
5. Mandatsreferenz festlegen Jedes Mandat wird durch eine eindeutige Mandatsreferenz gekennzeichnet. Überlegen Sie sich, wie diese Referenznummern bei Ihnen gestaltet sein sollen. Referenznummer wird wie folgt gebildet: 6. Keine Lastschriftbelege für SEPA 7. Keine Einreichung von DTA-Disketten (USB-Sticks, CDs usw.) 8. SEPA-Fähigkeit Ihrer Software prüfen Sie können z.b. die Kundennummer als Referenznummer verwenden. Alternativ nummerieren Sie einfach fortlaufend durch. (Evtl. wird die Mandatsreferenz automatisch durch die von Ihnen verwendete Software vergeben). Unter SEPA gibt es keine Lastschriftformulare mehr. Übertragen Sie uns den Lastschrifteinzug einfach online. Die VR-NetWorld-Software ist dafür bereits vorbereitet. Unter SEPA ist die Einreichung von DTA- Datenträgern nicht mehr möglich. Übertragen Sie uns den Beitragseinzug einfach online. Die VR-NetWorld-Software ist dafür bereits vorbereitet. Die Software, mit der Sie Ihren Lastschrifteinzug durchführen, muss künftig alle notwendigen SEPA-Daten verarbeiten können, wie z.b. Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, IBAN, BIC usw. Die VR-NetWorld-Software kann ab der Version 4.4 SEPA-Lastschriften verwalten. Stellen Sie sicher, dass Online-Übertragung zur Bank möglich ist. Stellen Sie sicher, dass Online-Übertragung zur Bank möglich ist. Software ist auf aktuellem Stand und SEPA-fähig? Software ist veraltet und nicht SEPA- fähig? Update wurde bestellt? 9. Zeitpunkt für die Umstellung festlegen Verwenden Sie die Software eines Drittanbieters, klären Sie bitte mit diesem, ob das Programm SEPA-fähig ist. Legen Sie fest, ab wann Sie (nur noch) mit SEPA-Lastschriften arbeiten möchten. Achtung! Die Umstellung muss zum 01.02.2014 abgeschlossen sein. Zeitpunkt für Umstellung definieren. Seite 3 von 8
10. Umdeutung / Wandlung Ihrer bestehenden Einzugsermächtigungen in SEPA- Lastschriftmandate Einzugsermächtigungen, die Ihnen schriftlich vorliegen, können Sie in ein sogenanntes SEPA-Basis-Lastschriftmandat wandeln. Sie benötigen somit nicht von jedem Kunden eine Unterschrift auf einem neuen Formular. Sie müssen Ihre Kunden von der Wandlung lediglich unterrichten und dabei die relevanten Daten angeben. Sie erfüllen Ihre Benachrichtigungspflicht beispielsweise mit folgendem Informationstext z. B. auf der nächsten Rechnung: Wir verwenden Ihre uns vorliegende Einzugsermächtigung ab (Umstellungszeitpunkt siehe Punkt 9) als SEPA-Mandat. Unsere Gläubiger-ID für den Lastschrifteinzug lautet: DE xxxxxxxxxxxxx (siehe Punkt 1) Als Mandatsreferenz verwenden wir xxxxxxxxxxxxxx (z.b. Ihre Kundennummer) (siehe Punkt 5). Wenn Einzugsermächtigungen nicht schriftlich vorliegen, sind diese neu einzuholen. (siehe Punkt 4). Einzugsermächtigungen liegen schriftlich vor Benachrichtigung der Kunden Seite 4 von 8
11. Vorabinformation bzw. Pre-Notification über die Belastung Sie sind verpflichtet, Ihre Kunden mit einem Vorlauf von mindestens 14 Tagen vor dem Fälligkeitstermin der Zahlung über die Belastung zu informieren. Kürzere Vorlaufzeiten können Sie individuell mit Ihren Kunden vereinbaren. Die Ankündigung könnte wie folgt aussehen: Wir ziehen den Rechnungsbetrag zum Fälligkeitsdatum oder monatlich zum 1. ein. Fällt dieser nicht auf einen Bankarbeitstag, erfolgt der Einzug am unmittelbar darauf folgenden Bankarbeitstag. Die Vorabankündigung kann auch Bestandteil der Rechnung oder der Mitteilung über die Umdeutung (s. Punkt 10) der Einzugsermächtigungen sein! Kunden über Zeitpunkt der Belastung informieren; ggf. Rechnungs-Software anpassen. 12. Einreichung / Vorlauffristen SEPA-Lastschriften müssen mit einem festen Fälligkeitsdatum und mit einer Vorlauffrist eingereicht werden. Diese beträgt vom Fälligkeitsdatum gerechnet: bei erstmaliger Einreichung einer SEPA-Basislastschrift 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin Zeitvorlauf einplanen danach 3 Bankarbeitstage für die Folgelastschriften Gemeint ist damit nicht die erstmalige oder wiederholte Einreichung einer SEPA- Lastschrift durch Sie als Zahlungsempfänger. Vielmehr geht es um Ihren Kunden, bei dem erstmals oder zum wiederholten Male auf Basis des vereinbarten Mandats von Ihnen eine SEPA-Lastschrift eingezogen wird. Seite 5 von 8
13. Rücklastschriften mangels Deckung/ erneute Einreichung Trotzdem Sie Ihre Kunden per Vorabankündigung über den Fälligkeitstermin und die Beitragshöhe informieren, wird es in der Praxis immer wieder zu Rücklastschriften kommen. Sie werden vermutlich mit dem Zahlungspflichtigen Rücksprache halten und den Beitrag erneut einziehen. Beachten Sie, dass auch hier eine neue Vorabankündigung erfolgen muss (siehe auch Punkte 11+12). Vorgehensweise bei Rücklastschriften klären. Bitte beachten Sie: Beim SEPA-Firmenlastschriftverfahren (früher Abbuchungsauftrag) sind gesonderte Vereinbarungen und Mandatstexte erforderlich. Aktuelle Informationen finden Sie im Internet unter: www.raiba-roth-schwabach.de/sepa und www.sepa.deutschland.de (Website Dt. Bundesbank) Gerne informieren wir Sie im persönlichen Gespräch. Bitte vereinbaren Sie hierzu einen Termin mit Ihren KundenberaterIn. Wählen Sie: 09172 709-200. Seite 6 von 8
Notizen: Seite 7 von 8
Kugelbühlstraße 19 21 91154 Roth Telefon: 09172 709-200 Telefax: 09172 709-300 E-Mail: vr@raiba-roth-schwabach.de Stand: 15.03.2013 Seite 8 von 8