Der erfolgreiche GmbH-Geschäftsführer

Prof. Dr. Heinz Stehle Wirtschaftsprüfer und Steuerberater Der erfolgreiche GmbH-Geschäftsführer Aufgaben, Rechte, Pflichten Haftung, Verantwortung, Risikoabsicherung Vertragsgestaltung; steuerliche Fragen Motivation 5., überarbeitete Auflage TAYLO RIX

Inhaltsverzeichnis I. Überblick über das GmbH-Recht: Rechtsnatur und Struktur der GmbH 19 1. Rechtsgrundlagen 19 2. Begriff und Wesensmerkmale 20 a) Begriff 20 b) Wesen 20 c) Vergleich mit der AG 21 3. Bedeutung in der Praxis 22 4. Gesellschafter 23 5. Gründung 23 a) Erfordernis von nur einem Gesellschafter 23 b) Errichtung durch notariellen Vertrag 24 c) Entstehung durck Eintragung ins Handelsregister 24 d) Übernahme der Stammeinlagen 24 e) Sacheinlagen 24 f) Mindesteinzahlung 25 g) Haftung der Gründer 25 h) Anmeldung zum Handelsregister 25 i) Angaben auf Geschäftsbriefen 26 6. Gesellschaftsvertrag 27 7. Eintragung ins Handelsregister 28 8. Firma der GmbH 29 a) Sach-oder Personenfirma 29 b) Zusatz mit beschränkter Haftung" 29 9. Gesellschaftsvermögen und Art der Beteiligung der Gesellschafter am Gesellschaftsvermögen 29 10. Stammkapital und Stammeinlagen 30 a) Mindestkapital 30 b) Stammeinlagen 30 c) Mindesteihzahlung 30 d) Sacheinlagen 31 11. Die verschiedenen Organe einer GmbH 32 a) Geschäftsführer 32 b) Gesellschafterversammlung 32

V. aa) Allgemeines 32 bb) Einberufung 33 cc) Gegenstand der Beschlußfassung 33 dd) Art der Beschlußfassung 34 ee) Minderheitsrechte 34 c) Aufsichtsrat 35 aa) Als notwendiges Organ 35 bb) Als freiwilliges Organ 35 12. Pflichten der Gesellschafter 36 a) Pflicht zur Leistung der Einlage 36 b) Verzugszinsen und Kaduzierung bei säumigen Gesellschaftern 36 c) Nachschußpflicht 37 d) Beschränkte Nachschußpflicht 38 e) Unbeschränkte Nachschußpflicht und Abandonrecht 38 f) Andere Gesellschafterpflichten 39 13. Kapitalersetzende' Gesellschafterdarlehen 40 14. Erwerb eigener Geschäftsanteile 40 15. Wechsel der Gesellschafter 41 a) Kein Einfluß auf Bestand der Gesellschaft 41 b) Notarielle Form der Übertragung 41 c) Vertragliche Übertragungsbeschränkungen 41 d) Mitteilung an die Gesellschaft 42 e) Haftung des Erwerbers 42 f) Veräußerung von Teilen eines Geschäftsanteils.. 42 16. Auflösung und Beendigung der GmbH 43 a) Auflösungsgründe 43 b) Anmeldung zum Handelsregister 44 c) Durchführung der Liquidation 44 17. Rechnungslegung, Prüfung und Offenlegung 45 a) Jahresabschluß und Lagebericht der GmbH 45 b) Größengliederung 46 c) Gliederungsvorschriften bei der Rechnungslegung 46 aa) Bilanz 46 bb) GuV-Rechnung 50 d) Prüfung 52 e) Offenlegung 52 f) Zu beachtende Fristen 53

g) Stammkapital und Rücklagen 53 h) Gewinnverteilung 54 i) Überschuldung 55 18. Die Behandlung im Steuerrecht 55 a) Allgemeines 55 b) Körperschaftsteuer 56 c) Einkommensbesteuerung der Gesellschafter 57 d) Kapitalertragsteuer 57 e) Gewerbesteuer 57 f) Vermögensteuer 58 g) Umsatzsteuer 58 h) Grunderwerbsteuer 58 II. Die Organstellung des GmbH-Geschäftsführers und das Verhältnis zu den anderen Organen 59 1. Die verschiedenen Organe einer GmbH 59 a) Notwendige Organe 59 b) Freiwillige Organ'e 60 2. Der Geschäftsführer als ausführendes Organ 62 3. Das Verhältnis des GmbH-Geschäftsführers zu den anderen Organen der Gesellschaft 64 a) Das Verhältnis des GmbH-Geschäftsführers zur Gesellschafterversammlung 64 b) Das Verhältnis des GmbH-Geschäftsführers zu einem Aufsichtsrat 65 c) Das Verhältnis des GmbH-Geschäftsführers zum freiwilligen Aufsichtsrat 67 d) Das Verhältnis des GmbH-Geschäftsführers zu anderen freiwilligen Organen 67 4. Unterschiedliche Arten von Geschäftsführern 68 a) Begriffe des GmbH-Gesetzes 68 b) Geschäftsführer mit Ressortverantwortung 68 c) Hierarchische Unterschiede 70 d) Gesellschaftergeschäftsführer und Fremdgeschäftsführer 70 e) Steuerlich bedeutsame Unterscheidungen 71 f) Alleiniger Geschäftsführer einer Einpersonen-GmbH 71 aa) Volleinzahlung des Stammkapitals oder Sicherheitsleistung des Gesellschafters 74

8 bb) Befreiung vom Selbstkontrahierungsverbot. 74 cc) Keine Entlastung 74 g) Der GmbH-Geschäftsführer im Konzernverbund. 74 aa) Holding 75 bb) Ausgründungen (Spin-offs) 75 cc) Gemeinschaftsunternehmen 76 dd) Beherrschungs- und Gewinnabführungsverträge 77 h) Geschäftsführer einer GmbH & Co KG 77 i) Der faktische Geschäftsführer 78 j) Notgeschäftsführer 79 III. Bestellung, Abberufung und Amtsniederlegung des GmbH-Geschäftsführers 81 1. Bestellung 81 a) Allgemeine gesetzliche und persönliche Voraussetzungen 81 aa) Nur natürliche Personen 81 bb) Keine Bestrafung wegen Konkursvergehen.. 81 cc) Persönliches Anforderungsprofil 82 dd) Gesellschaftsvertragliche Anforderungen... 83 b) Zusätzliche Erfordernisse bei bestimmten Berufsgesellschaften bzw. Tätigkeitsbereichen.. 83 aa) Bei Steuerberatungsgesellschaften 83 bb) Bei Wirtschaftsprüfungsgesellschaften 84 cc) Bei einer Rechtsanwalts-GmbH 84 dd) Bei Handwerksbetrieben 84 c) Fremd-, Gesellschaftergeschäftsführer 85 d) Bestellung durch Gesellschafterversammlung... 85 e) Übertragung des Rechtes der Geschäftsführerbestellung auf ein anderes Organ 86 f) Entsendungsrecht von Minderheitsgesellschaftern 86 g) Form der Bestellung 86 aa) Außerhalb des Gesellschaftsvertrages 86 bb) Im Gesellschaftsvertrag 87 h) Eintragung im Handelsregister 87 i) Wirksamkeit der Bestellung 89 j) Nennung der Geschäftsführer auf Geschäftsbriefen 89

2. Abberufung 89 a) Recht zur Abberufung 89 aa) Abberufung durch Gesellschafterbeschluß.. 89 bb) Abberufung durch andere Organe 90 b) Form der Abberufung 90 c) Voraussetzungen für die Abberufung 91 aa) Ohne besondere Bestimmungen im Gesellschaftsvertrag 91 bb) Bei besonderen Bestimmungen im Gesellschaftsvertrag 91 d) Das Stimmrecht des Gesellschaftergeschäftsführers bei der eigenen Abberufung 92 aa) Ohne Vorliegen eines wichtigen Grundes.. 92 bb) Bei Vorliegen eines wichtigen Grundes 92 e) Wirkung der Abberufung 92 f) Löschung im Handelsregister 92 g) Änderungen der Briefbogen 93 3. Amtsniederlegung..'. 94 a) Ohne Vorliegen eines wichtigen Grundes 95 b) Bei Vorliegen eines wichtigen Grundes 95 c) Kein Ausweg zur Vermeidung von gesetzlichen Pflichten 96 d) Form der Amtsniederlegung 97 e) Löschung im Handelsregister 97 f) Amtsniederlegung und Beendigung des Dienstvertrages 98 IV. Aufgaben und Pflichten des GmbH-Geschäftsführers. 99 1. Gesetzliche Pflichten 99 a) Vertretung 100 aa) Keine Beschränkung des Umfangs der Vertretungsbefugnis 100 bb) Einzel- oder Gesamtvertretungsmacht 100 cc) Befreiung vom Selbstkontrahierungsverbot. 101 b) Geschäftsführung 101 c) Einberufung von Gesellschafterversammlungen. 102 aa) Allgemeines 102 bb) Ordentliche Gesellschafterversammlung 105 cc) Außerordentliche Gesellschafterversammlung 105

10 dd) Formen und Fristen für die Einberufung 106 ee) Einberufungsverlangen von Minderheitsgesellschaftern 107 ff) Einberufung einer Gesellschafterversammlung durch die Gesellschafter 107 d) Anmeldung zum Handelsregister : 108 aa) Bei Änderungen der Geschäftsführer 109 bb) Anmeldung der Vereinigung von Geschäftsanteilen in der Hand eines Gesellschafters oder in der Hand der Gesellschaft 109 e) Pflicht der Geschäftsführer zur Erteilung von Auskünften an Gesellschafter und Gewährung von Unterlageneinsicht 110 f) Erfüllung der steuerlichen Pflichten für die Gesellschaft 111 g) Verpflichtung zur Rechnungslegung und Erfüllung buchhalterischer Pflichten durch den Geschäftsführer 113 h) Beachtung des Wettbewerbsverbotes 113 aa) Rechtliche Grundlagen des Wettbewerbsverbotes für den GmbH-Geschäftsführer... 114 bb) Rechtsfolgen bei Verletzung des Wettbewerbsverbotes 115 cc) Befreiung vom Wettbewerbsverbot 115 dd) Verdeckte Gewinnausschüttung im Zusammenhang mit dem Wettbewerbsverbot 116 i) Konkurs- oder Vergleichsantragspflicht bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung 116 2. Beachtung vertraglicher Pflichten für den GmbH-Geschäftsführer 118 V. Der Geschäftsführerdienstvertrag 121 1. Allgemeine Bedeutung 121 2. Rechtsgrundlagen 122 3. Form...' 122 4. Zuständigkeit. v 124 5. Verhältnis von Regelungen im Gesellschaftsvertrag und im Geschäftsführerdienstvertrag 126 6. Inhalt des Geschäftsführerdienstvertrages 126

a) Festlegung der Aufgaben des Geschäftsführers. 127 aa) Allgemeine Aufgaben 127 bb) Spezielle Aufgaben 128 b) Festlegung der Zustimmungspflichtigen Geschäfte 128 aa) Für die Zustimmung maßgebende Personen oder Gremien 129 bb) Zustimmungspflichtige Geschäfte 130 c) Zeitlicher Umfang der Tätigkeit 131 aa) Vollzeittätigkeit 131 bb) Teilzeittätigkeit 131 d) Wettbewerbsverbot 132 aa) Wettbewerbsverbot während der Geschäftsführertätigkeit 132 bb) Wettbewerbsverbot nach Beendigung der Tätigkeit 134 e) Vergütung 136 aa) Rechtlicher Charakter des Vertrages 136 bb) Arten der Vergütung beim angestellten Geschäftsführer 137 cc) Höhe der Vergütung 142 f) Spesenregelung 142 g) Festlegung der Arbeitszeit und Überstundenvergütung 143 h) Steuerliche Behandlung der Geschäftsführerbezüge 144 aa) Bei einem Fremdgeschäftsführer 145 bb) Bei einem Gesellschaftergeschäftsführer 146 cc) Bei einem nichtbeherrschenden Gesellschaftergeschäftsführer 147 dd) Bei einem beherrschenden Gesellschaftergeschäftsführer 147 i) Verzicht auf Auszahlung der Tätigkeitsvergütung 149 aa) Bei einem Fremdgeschäftsführer 149 bb) Bei einem Gesellschaftergeschäftsführer 149 j) Urlaub 149 k) Vertragsdauer und Kündigung 150 aa) Verträge mit fester Vertragsdauer 151 bb) Verträge auf unbestimmte Zeit mit Kündigungsfristen 151 11

cc) Kündigung aus wichtigem Grund 152 dd) Verträge auf Lebenszeit oder Erreichen des Pensionsalters 153 VI. Möglichkeiten vorteilhafter Vertragsgestaltung zur Motivation von Geschäftsführern 155 1. Zusammensetzung der Vergütung 156 2. Abspaltung von Bezügen und Zuordnung zu ausländischen Tochtergesellschaften bzw. Betriebsstätten 160 3. Einräumung von Beteiligungsmöglichkeiten am Unternehmen 162 4. Spesen 163 5. Überlassung einer Wohnung bzw. eines Hauses... 164 6. Belegschaftsrabatte 165 7. Gewährung zinsgünstiger Arbeitgeberdarlehen 166 8. Firmenwagen zur privaten Nutzung 166 9. Informations- und Fortbildungsmöglichkeiten, Imagepflege 167 10. Kündigungsschutz und Abfindungszahlungen 168 VII. Altersversorgung für den GmbH-Geschäftsführer 171 1. Allgemeiner Überblick 171 2. Sozialversicherung für den GmbH- Geschäftsführer 172 a) Vorherige Klarstellung über die Sozialversicherungspflicht und die Möglichkeit zur freiwilligen Versicherung 172 b) Versicherungspflicht für Fremdgeschäftsführer.. 174 c) Versicherungspflicht für Gesellschaftergeschäftsführer 174 d) Möglichkeiten zur freiwilligen Versicherung in der gesetzlichen Rentenversicherung 176 e) Unterschiede in der steuerlichen Behandlung zwischen Beiträgen zur Pflichtversicherung und zu einer freiwilligen Versicherung 177 3. Betriebliche Versorgungszusagen und die Bildung von Pensionsrückstellungen 177 4. Abschluß von Lebensversicherungen 179 5. Kombinierte Altersversorgung 180 12

VIII. Die Risiken des GmbH-Geschäftsführers 183 1. Das Haftungsrisiko des GmbH-Geschäftsführers.. 184 a) Verletzung der Sorgfaltspflichten 184 b) Mehrere Geschäftsführer 184 c) Haftung gegenüber der Gesellschaft 185 d) Haftung gegenüber einzelnen Gesellschaften... 187 e) Haftung gegenüber Gesellschaftsgläubigern 187 f) Haftung gegenüber dem Fiskus 187 g) Haftung für einbehaltene und nicht abgeführte Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers 188 h) Keine Risikoabdeckung durch Versicherung 188 i) Das konzernrechtliche Haftungsrisiko eines Gesellschaftergeschäftsführers 189 2. Die strafrechtlichen Risiken des GmbH- Geschäftsführers 192 a) Die Strafbestimmungen des GmbH-Gesetzes... 192 aa) Falsche Angaben gegenüber dem Handelsregister 192 bb) Schuldhafte Unterlassung oder Verzögerung eines notwendigen Konkurs- oder Vergleichsantrages 192 cc) Versäumnis der Verlustanzeige des halben Stammkapitals 194 dd) Unbefugte Offenbarung von Betriebs-oder Geschäftsgeheimnissen 195 b) Steuerstraftatbestände 195 c) Steuerordnungswidrigkeiten 195 d) Straf-, Bußgeld- und Zwangsgeldvorschriften für den GmbH-Geschäftsführer im HGB im Zusammenhang mit der Rechnungslegung... 197 aa) Unrichtige Darstellung bei der Rechnungslegung 197 bb) Bußgeldvorschriften bei Ordnungswidrigkeiten gemäß 334 HGB 198 cc) Festsetzung von Zwangsgeld durch das Registergericht 198 e) Straftatbestände nach dem Strafgesetzbuch 199 3. Abberufungs- und Kündigungsrisiko 200 a) Abberufung 200 13

b) Kündigung des Geschäftsführerdienstvertrages. 201 aa) Einhaltung der Kündigungsfrist 201 bb) Abfindungsvereinbarungen 201 cc) Kündigung aus wichtigem Grund 202 dd) Gerichtszuständigkeit 202 IX. Die Entlastung des GmbH-Geschäftsführers zur Risikominderung 203 1. Wesen und Bedeutung der Entlastung 203 2. Rechtsgrundlagen 203 3. Der Entlastungsbeschluß 204 a) Zuständigkeit 204 b) Entlastung aller Geschäftsführer 205 c) Einzelentlastung 205 d) Minderheitenrechte 206 e) Entlastung bei einer Einpersonen-GmbH 207 4. Die Wirkung der Entlastung 207 5. Anspruch auf Entlastung 209 X. Risikoabdeckung durch Versicherungsschutz für den Geschäftsführer 211 1. Absicherung des Haftungsrisikos 211 2. Absicherung straf- und bußgeldrechtlicher Risiken 212 XI. Der GmbH-Geschäftsführer als Liquidator 215 1. Die. Geschäftsführer als geborene Liquidatoren 215 2. Anmeldung der Auflösung und Bekanntmachung.. 216 3. Aufgabe der Liquidatoren 216 4. Bilanzierungspflicht '. 216 5. Angabe auf Geschäftsbriefen 217 6. Verteilung des Vermögens.. 217 7. Beachtung des Sperrjahres 217 8. Aufbewahrung von Büchern und Schriften 217 9. Anmeldung des Erlöschens zum Handelsregister.. 218 10. Steuerliche Behandlung der Liquidation 218 XII. Zusammenfassende Schlußbemerkungen in Thesen.. 219 14

Anhang 223 1. Beispiel eines Gesellschaftsvertrages 223 2. Beispiel eines Geschäftsführerdienstvertrages (ausführliche Form) 235 3. Beispiel eines Geschäftsführerdienstvertrages (einfache Form für nebenberufliche Tätigkeit mit geringfügiger Beschäftigung und pauschalierter Lohnsteuer) 244 4. Beispiel einer Versorgungszusage 246 5. Beispiel einer Geschäftsordnung (für eine GmbH mit Beirat) 250 6. Beispiel einer Geschäftsordnung (für eine GmbH ohne Beirat) 256 7. Beispiel für eine Beiratsordnung 259 Abkürzungsverzeichnis 262 Literaturverzeichnis 264 Stichwortverzeichnis ' 265 15