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lohn+gehalt training Claus-Jürgen Conrad
Der Autor Claus-Jürgen Conrad studierte von 1986 bis 1991 Wirtschaftsinformatik in Karlsruhe. Nach einer kurzen Tätigkeit für die Siemens AG studierte er Volkswirtschaftslehre in Freiburg. 1995 trat er als Redakteur für Lohn und Gehaltsprodukte in die Haufe Lexware GmbH ein. Er war mit verantwortlich für die Entwicklung der ersten Generationen von Lexware lohn+gehalt. Seit 1999 ist er Leiter für Personal- und Entgeltsysteme bei der Endress + Hauser Firmengruppe. Für die Haufe Lexware Mediengruppe ist er seit mehr als zehn Jahren als Referent und Autor im Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung tätig.
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Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://www.dnb.de abrufbar. Print: ISBN: 978-3-648-04891-7 Bestell-Nr.: 00409-0005 epdf: ISBN: 978-3-648-04892-4 Bestell-Nr.: 00409-0152 5. Auflage 2014 2014, Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg Redaktionsanschrift: Fraunhoferstraße 5, 82152 Planegg/München Telefon: (089) 895 17-0 Telefax: (089) 895 17-290 www.haufe.de online@haufe.de Produktmanagement: Jutta Thyssen Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischenwiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie die Auswertung durch Datenbanken, vorbehalten. Lektorat und Desktop-Publishing: Tina Braun, b-satz, Berlin Umschlag: RED GmbH, Talangerstraße 3, 82152 Krailling/München Druck: Schätzl Druck & Medien, Am Stillflecken 4, 86609 Donauwörth Zur Herstellung dieses Buches wurde alterungsbeständiges Papier verwendet.
Vorwort Diese Trainingsunterlage enthält Übungen, die teilweise aufeinander aufbauen. Sofern Sie mit höheren Kapiteln in das Thema einsteigen, müssen Sie beachten, dass die Anlage einer Firma und ggf. von Krankenkassen und Mitarbeiterstammdaten vorausgesetzt wird. Im ersten Kapitel werden wichtige Informationen zur Aktualisierung des Programms gegeben. In einigen Kapiteln wird auch Bezug auf die kostenlose Software sv.net genommen, die Sie sich über das Internet auf den Rechner herunterladen sollten. Zu Beginn des Jahres können Monatswechsel nur bedingt durchgeführt werden. In der Regel sind im Programm Sperren eingebaut, die einen Monatswechsel so lange verhindern, bis das entsprechende Update installiert wurde. Es empfiehlt sich, vor jeder Abrechnung eine Überprüfung auf neue Updates für das Programm und ggf. dakota und ELSTER vorzunehmen. Die Kapitel beinhalten weitgehend die Programmeinstellungen und Abläufe für bestimmte Themengebiete. Es werden die wesentlichen Einstellungen in den Stammdaten und den Abrechnungsassistenten mit Bildern dargestellt. Das teilweise erforderliche Lohn und Gehalt Fachwissen wird unterstellt. Möchten Sie zu einzelnen Themen gezielte Fachinformationen nochmals nachlesen, empfehlen wir Ihnen den Band Lohn- und Gehaltsabrechnung 2014 vom gleichenautor. Die Übungen können grundsätzlich in allen Programmversionen durchgeführt werden. Lediglich die Kapitel Firma anlegen und Stammdaten eines erfassen bilden Ausnahmen. In diesen Kapiteln müssen in den Programmversionen professional und premium ergänzende Eingaben vorgenommen werden. Die wichtigen Angaben in Bezug auf die Versteuerung und die Einstellungen für die Ermittlung der Beiträge zu den Sozialversicherungen sind in den Kapiteln erläutert. Die Dialoge zur Lohnartenverwaltung, zur Lohnabrechnung und zu den Abrechnungsfolgeaktivitäten sind in allen Programmversionen weitgehendidentisch. Claus-Jürgen Conrad
6 Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Ist die Software aktuell, sind die Daten sicher, welche Hilfen gibt es? 13 Regelmäßige Updates über den Lexware Info Service 14 Programmaktualisierungen, wenn kein Internet Anschluss besteht 15 Datensicherungen durchführen 16 Gesicherte Datenstände ins Programm einspielen 18 Hauptnavigation, Menü- und Symbolleisten 20 Online Hilfen und Lexware Know-how 21 Eine neue Firma anlegen 23 Wichtige Daten für die Meldungen an die Finanzverwaltung 24 Wichtige Daten für die Meldungen an die Sozialversicherungsträger 26 Eine oder mehrere Bankverbindungen im Firmenstamm hinterlegen 32 Den Kontenrahmen für Buchungen in die Finanzbuchhaltung festlegen 33 Eine Testfirma anlegen 34 Das Reporting für Firmendaten 35 Krankenkassen einrichten 39 Anlegen einer neuen Krankenkasse 40 Pflichtbeiträge und freiwillige Beiträge im Krankenkassenstamm 43 Umlagesätze zu den U1 / U2 Umlagen hinterlegen 44 Firmenbezogene Angaben zur Kasse hinterlegen 48 Zuordnung von Krankenkassen zu Betriebsstätten 50 Krankenkassenfusionen pflegen 51 Stammdaten eines angestellten Arbeitnehmers erfassen 55 Den Beschäftigungsstatus festlegen 56 Melderelevante Grunddaten erfassen 58 Die Beitragsgruppe bestimmen 60 Zuschlags- und Umlagepflicht festlegen 63 Lohnsteuerabzug nach Lohnsteuerabzugsmerkmalen 64 Pauschale Lohnsteuer 66 7
Inhaltsverzeichnis Eintritt während des Kalenderjahres 68 Übernahme aus anderem Lohnprogramm 69 Stammdaten einer Aushilfe / eines Minijobbers erfassen 73 Geringfügige Beschäftigung 74 Kurzfristige Beschäftigung 78 Pauschaler Beitrag zur Krankenversicherung 79 Beitrag zur Rentenversicherung 81 Versteuerung mit pauschalem Steuersatz 83 Versteuerung nach Lohnsteuerabzugsmerkmalen 84 Stammdaten für einen Mitarbeiter in der Gleitzone erfassen 89 Status der Beschäftigung 90 Daten für die Sozialversicherungsmeldungen 95 Laufendes Arbeitsentgelt zwischen 450,01 und 850 EUR 96 Stammdaten bei Mehrfachbeschäftigung 97 Versteuerung aufgrund der Lohnsteuerabzugsmerkmale 100 Pauschale Versteuerung des Arbeitslohns 102 Stammdaten für den Geschäftsführer einer GmbH erfassen 107 Den Status des Mitarbeiters hinterlegen 108 Die Angaben für die Sozialversicherungsmeldungen pflegen 110 Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung 111 Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung 114 Umlagen 115 Angaben zur Besteuerung über ELStAM-Rückantwort 116 Besondere Lohnsteuertabelle 116 Keine Steuer-ID vorhanden 117 Lohnabrechnung einrichten und Bezüge erfassen 121 Erfassen von festen Bezügen 122 Erfassen von zeitabhängigem Arbeitslohn 123 Einzelerfassung von Einmalzahlungen 128 Einmalzahlungen über den Abrechnungsassistenten erfassen 130 Lohnarten ein- und ausblenden 133 Position der Lohnarten verändern 134 8
Inhaltsverzeichnis Nicht vorhandene Lohnart neu anlegen 137 Lohnarten mit der Möglichkeit zum Ändern 138 Lohnarten ohne Möglichkeiten zum Ändern oder Kopieren 139 Manuelles Anlegen einer Lohnart 141 Neuanlage als Kopie einer bestehenden Lohnart 146 Festlegen des Verrechnungskontos 148 Zuordnung der Finanzbuchhaltungskonten zu den Lohnarten 149 Krankheit oder Urlaub erfassen 151 Krankheit innerhalb der Lohnfortzahlung 152 Krankheit nach Ablauf der Lohnfortzahlung 153 Ermittlung der Erstattung von der Krankenkasse 154 Voraussetzung für den Erstattungsantrag 156 Pflege von Urlaub und Sonderurlaub als Fehlzeit 161 Direkteingabe und Korrektur von genommenem Urlaub 162 Erstellen von Abwesenheitsreports 164 Hinweistexte auf die Lohnabrechnung drucken 165 Betriebliche Altersvorsorge abrechnen 169 Abrechnung einer Direktversicherung 170 Abrechnung eines Pensionsfonds oder einer Pensionskasse 172 Steuerrechtliche Behandlung des Vertrags festlegen 173 Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge festlegen 176 Besonderheiten bei Pensionskassenverträgen 179 Empfängerdaten und Zahlungsart pflegen 180 Lohnabrechnung durchführen 183 Bruttobezüge und Abzüge erfassen 184 Zeitdaten erfassen 188 Erstellen einer einzelnen Lohnabrechnung 192 Lohnabrechnung mit dem Abrechnungsassistenten 193 Lohnabrechnungen und Lohntaschen erstellen 198 Berichte zur Lohnabrechnung erstellen 199 Personalstammdaten während des Abrechnungsmonats ändern 203 Statuswechsel wegen Ende des Ausbildungsverhältnisses 205 Statuswechsel wegen Übergang von einer Aushilfe zum Auszubildenden 206 Auswirkung des Statuswechsels auf die Abrechnung der Bezüge 207 9
Inhaltsverzeichnis Auswirkung des Statuswechsels auf die Berichte und SV Meldungen 208 Änderungen nach durchgeführtem Statuswechsel 211 Statuswechsel rückgängig machen 212 Beitragsmeldungen an die Krankenkassen erstellen 215 Erstellen der geschätzten Beitragsnachweise 216 Beiträge nach dem vereinfachten Schätzverfahren ermitteln 218 Beitragsnachweise mit dakota übertragen 220 Beitragsnachweise mit sv.net versenden 225 Restschuld aus Vormonaten ermitteln 226 Zahllauf für geschätzte Sozialversicherungsbeiträge durchführen 228 Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt erstellen 231 Aktualisierung des ELSTER Moduls 232 ELSTER-Zertifikat bestellen und einlesen 233 Die Lohnsteueranmeldung mit dem ELSTER Modul übermitteln 235 Übertragungsprotokoll drucken 238 Zahlungsverkehr einrichten 239 Zahllauf für die Lohnsteueranmeldung durchführen 239 Sozialversicherungsmeldungen erstellen und versenden 245 Ergänzende Stammdaten für die Sozialversicherungs-Meldungen 246 Wichtige Abwesenheiten für die Sozialversicherungs-Meldungen 250 Sozialversicherungsmeldungen mit dakota versenden 252 Datenübermittlung mit der manuellen Ausfüllhilfe sv.net 256 Verarbeitungsprotokolle in die Antwortzentrale übernehmen 258 Fehlerbereinigung und Wiederholungssendungen 259 Zahlungen an Mitarbeiter, Finanzamt und Sozialversicherungen 263 Bankverbindungen anlegen 264 Bankverbindungen in den Stammdaten zuordnen 265 Datenexport Datei erstellen 271 Online-Banking durchführen 275 Bereits durchgeführte Zahlungen wiederholen 276 Zahlungsliste erstellen 278 Abrechnung verbuchen und Monatswechsel durchführen 281 Buchungsliste erstellen 282 10
Inhaltsverzeichnis Buchungsbelege in die Finanzbuchhaltung übertragen 285 Laufenden Abrechnungsmonat abschließen 286 Monatswechsel rücksetzen 289 Laufende Bezüge in den Folgemonat übernehmen 291 Beitragsnachweise und Sozialversicherungsmeldungen verwerfen 292 Korrekturen in abgeschlossenen Abrechnungsmonaten 295 Korrektur von Mitarbeiterstammdaten 296 Korrektur von Abrechnungsdaten 298 Korrekturen in den Krankenkassenstammdaten 300 Korrekturen im vorangegangenen Abrechnungsjahr 303 Korrekturberichte 305 Auswirkungen von Korrekturen auf das Meldewesen 306 Jahresabschluss durchführen 311 Lohnsteuer-Jahresausgleich durchführen 312 Resturlaube ermitteln und Urlaubskonten bereinigen 313 Jahreslohnsteuermeldung versenden und Bescheinigung erstellen 315 Jahresmeldung zur Sozialversicherung durchführen 320 Das Lohnkonto für jeden Mitarbeiter erstellen 323 Lohnnachweise für die Berufsgenossenschaft erstellen 323 Stichwortverzeichnis 327 11
12 Inhaltsverzeichnis