Transformation zu einem Auftrags-orientierten SSC/DLZ am Beispiel des ZIVIT Messe Effizienter Staat Berlin, 22.04.2008 K.-P.Weber
ZIVIT-Kennzahlen Kennzahlen 1.100 Mitarbeiter 440 Software-Entwickler 400 Mitarbeiter in Betrieb und Service 8 Dienstsitze 300 betreute Fachverfahren 1.000 betreute Server (zentral/dezentral) 7 x 24h User Help Desk mit 30 Agenten 40.000 Anwender allein im Zoll 70.000 Anwender der Steuerverfahren 2 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber
Evolution des SSC/DLZ-Ansatzes Zentralisierung von verwaltungstypischen Fachaufgaben Beauftragung als Daueraufgabe (z.b. Poststelle) Beauftragung über Anträge (z.b. Reisekosten, Beihilfe) Zentralisierung von verwaltungsinternen Unterstützungsaufgaben Nachfrage-/Angebotsorientierte Beauftragung (z.b. IT- oder Fach-Dienstleistungen) Gemeinsame Bewältigung von komplexen Aufgaben durch mehrere DLZ Konsens (Länder-/Bund-Konsortium für steuerliche Aufgaben) Netze des Bundes (Ressort-Konsortium für Basisinfrastruktur) Gemeinsame Bewältigung von nationalen Aufgaben innerhalb der EU Komplexität der Steuerung Aufwand zur Ausschöpfung von Synergiepotenzial Erwartungshaltung Nationale Zuarbeit innerhalb des CNN-Netzwerkes der EU 3 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber
Der Schnittstellen-Schock Steuerung (als Verwaltung und IT-Dienstleister) SSC/DLZ DL DL DL DL DL DL DL Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung AGS AGS AGS AG AG AG AG AG AG AG 4 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber
Synergien versus Aufwand Auswirkungen des Schnittstellen-Schocks Höherer Steuerungsbedarf (z.b. Priorisierung, Ressourcenverteilung) Bedarf nach neuen Prozessen Migrations- und Standardisierungsprojekte Synergiepotenzial Effizientere Prozesse Bessere Auslastung des Personals Auswandsreduktion durch Standardisierung Mengenvorteile Wirkung Interne Motivationseinbrüche Gefühlte Vernachlässigung bei Kunden Qualitätsdefizite Wirkung Höhere Qualität Kundenorientierung Wirtschaftlichkeit 5 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber
Controlling-Modell des ZIVIT 6 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber
Anforderungsszenario Auftrags-/Ressourcen-/Projektmanagement Auftrags-/ Vorhaben-Planung Priorisierung Auftraggeber Fachaufsicht ZIVIT-Referate CRM/AM LS AL Personal IT-Kapazitäten HH-Budget Ressourcenzuordnung Auftrags-/Projektsteuerung Zeit-/Aktivitätenplan Prozesse Ereignisse Projektmanagement Workflowsteuerung Ereignissteuerung 7 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber
Prozessintegration RM, AM und PM 8 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber
Programmplanung Auftragsbezogene Risikoabschätzung Werkzeug-Basis: ITR4Web für IT-Rahmenkonzept und IT-Jahresplanung Erweiterung um Risikobewertung 9 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber
Prozessmanagement Prozesslandkarte Systematisches Prozessmanagement seit 2004, separate Organisationseinheit Seit 2005 Einführung von Cultural Changemanagement 10 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber
Customer Relationship Management Auftraggeber-Schnittstelle Anfrage Auftraggeber Bedarfsträger Fachkoordination Auftraggeber-Schnittstelle Kunde (AG) fachliche Beratung Spezifikation Angebot Letter of Intent Auftrag + Mittelzusage feingeplantes Angebot Annahmeerklärung Leistungserbringung Abnahme CRM Produktion Auftragsmgmt. (Angebotserstellung) Auftragsmgmt. (Abwicklung) ZIVIT Abrechnung Finance Mgmt 11 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber
Qualitätsmanagement Interne Qualitätssicherung Einstellungs- Schnittstelle Haushalts- Schnittstelle Lieferanten Schnittstelle Controlling- Schnittstelle Auftraggeber Schnittstelle Einstellung Planstellen Sachmittel Einkauf Erlasse, Zielvorgaben Verhandlungen Verwaltung Nicht-menschliche Ressourcen Externe Dienstleistungen Externe Werkleistungen Vorgaben Verträge, Aufträge, Fachvorgaben Eigenpersonal Einrichtung Unterhaltung Planung Steuerung Qualifikation Motivation Einrichtung Verwaltung Arbeitsmittel RZ-Infrastruktur Produkt- Infrastruktur Dienstposten Arbeitsplätze Einrichtung Unterhaltung Aufgabenstrukturierung Tätigkeitsstrukturierung Aufbauorganisation Ablauforganisation Produkterstellung / - anpassung Werk Produktbereitstellung Leistungs- Schnittstelle Leistungsanpassung Produktiviäts-/Qualitäts- Verbesserung Produktivität Qualität 12 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber
Servicemanagement Services (OLA) - SLA Personelle Leistungen Maschinelle Leistungen Leistungskatalog SLA SLA SLA SLA SLA AG AG 13 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber
Servicemanagement Leistungskatalog Betrieb 14 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber
Auftragsbezogene Verrechnung Erarbeitung von Grundlagen im Projekt IT-Controlling in 2005 Verfeinerung eines Konzeptes für eine auftragsbezogene Ist- Kosten-verrechnung in 2006 Schnittstellen zu integrativem Managementsystem prozivit (Zeitrückmeldung, auftragsbezogene Kostenträger) 15 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber
Zielvereinbarungen BMF-ZIVIT 2008 ist der 2. Jahreszyklus jeweils ein- bis zweitägige Workshops zwischen BMF- und ZIVIT-Vertretern Visions-Workshop mit der Leitung In 2007 aufwändiger Buttom-Up-Prozess zur Auswahl von operativen Zielen Quartalsweise Berichterstattung 16 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber
Interne Ziele (Masterplan) 17 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber
Evolution des SSC/DLZ-Ansatzes Zentralisierung von verwaltungstypischen Fachaufgaben Beauftragung als Daueraufgabe (z.b. Poststelle) Beauftragung über Anträge (z.b. Reisekosten, Beihilfe) Zentralisierung von verwaltungsinternen Unterstützungsaufgaben Nachfrage-/Angebotsorientierte Beauftragung (z.b. IT- oder Fach-Dienstleistungen) Gemeinsame Bewältigung von komplexen Aufgaben durch mehrere DLZ Konsens (Länder-/Bund-Konsortium für steuerliche Aufgaben) Netze des Bundes (Ressort-Konsortium für Basisinfrastruktur) Gemeinsame Bewältigung von nationalen Aufgaben innerhalb der EU Komplexität der Steuerung Aufwand zur Ausschöpfung von Synergiepotenzial Erwartungshaltung Nationale Zuarbeit innerhalb des CNN-Netzwerkes der EU 18 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Klaus-Peter.weber@zivit.de 022899/680 5947 19 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber