NEWSLETTER 11/2015 In dieser Ausgabe finden Sie die Neuerungen zur Registrierkassenpflicht. 1. Die neue Registrierkassenpflicht ab 1.1.2016 1 2. Die neue Registrierkassenpflicht Erlass bringt Klarstellung und Erleichterungen 4 1. Die neue Registrierkassenpflicht ab 1.1.2016 Infolge der Steuerreform 2015/2016 gilt für viele Betriebe, die Barumsätze erzielen, ab 1.1.2016 die Ver pflichtung zur Nutzung einer elektronischen Registrierkasse oder eines Kassensystems. Weiters besteht für alle Unternehmer ab 1.1.2016 generell eine Belegerteilungspflicht für jeden einzelnen Umsatz. Ab 1.1.2017 sind zudem die Daten der Registrierkasse mit kryptographischen Signaturen gegen Manipulation zu schützen. Betroffene Betriebe müssen sicherstellen, dass rechtzeitig ein geeignetes elektronisches Registrierkassensystem im Betrieb vorhanden und einsatzbereit ist. Bereits bisher mussten Steuerpflichtige, die Bareinnahmen erzielen, diese Einnahmen geschäftsfallbezogen und einzeln aufzeichnen jedoch durften insbesondere Steuerpflichtige, deren Umsätze je Betrieb im Jahr EUR 150.000 nicht überstiegen haben und die nicht freiwillig Einzelaufzeichnungen geführt haben, die Losungen vereinfacht ermitteln ( Kassasturz-Methode ). 1.1. Die Neuerungen ab 1.1.2016 für alle Ab 1.1.2016 besteht für alle Steuerpflichtigen die Verpflichtung, Bareinnahmen und Barausgaben ab dem 1. Euro (!) täglich einzeln festzuhalten. Die vereinfachte Losungsermittlung mit Kassasturz-Methode ist ab dem 1.1.2016 grundsätzlich nicht mehr zulässig. Die Verpflichtung zur einzelnen Aufzeichnung von Bareinnahmen und -ausgaben trifft sowohl Betriebe als auch Steuerpflichtige mit außerbetrieblichen Einkünften, wie zum Beispiel Vermieter. Betriebe (Selbständige/Freiberufler, Gewerbetreibende, Land- und Forstwirte) sind ab 1.1.2016 verpflichtet, ab einem Jahresumsatz von EUR 15.000 und bei Barumsätzen von mehr als EUR 7.500 pro Jahr eine elektronische Registrierkasse, ein Kassensystem oder ein sonstiges elektronisches Aufzeichnungssystem (nachfolgend kurz auch nur Registrierkasse genannt) zur Aufzeichnung der Bareinnahmen zu verwenden. Als Registrierkasse können auch serverbasierte Aufzeichnungssysteme, Waagen und Taxameter mit Kassenfunktion dienen. Graz Hermagor Innsbruck Klagenfurt Krems Langenlois Lilienfeld Schrems St. Pölten Villach Wien Zwettl Mitglied von Crowe Horwath International (Zürich) einer weltweiten Vereinigung rechtlich selbstständiger und unabhängiger Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Unternehmensberater.
Barumsätze (für die 7.500 Euro-Grenze) sind nicht nur Zahlungen mit Bargeld, sondern auch Zahlungen mit Kreditkarte, Maestrokarte ( Bankomat ), anderen vergleichbaren elektronischen Zahlungsmitteln sowie mit vom Unternehmer ausgegebenen und an Geldes statt angenommenen Gutscheinen, Bons, Geschenkmünzen und dergleichen. 1.2. Erleichterungen Ab 1.1.2016 bestehen nur noch folgende Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht: für Umsätze, die an öffentlichen Orten ausgeführt werden, kann bei Nichtüberschreiten von EUR 30.000 Jahresumsatz je Betrieb weiterhin die Kassasturz -Methode angewandt werden ( Kalte-Hände-Regelung ), zb Maronibrater; Umsätze von unentbehrlichen Hilfsbetrieben und (unter gewissen Voraussetzungen) auch von entbehrlichen Hilfsbetrieben von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften (zb gemeinnützigen Vereinen); bestimmte Waren- und Dienstleistungsautomaten; Webshops unter bestimmten Voraussetzungen. Erleichterungen bestehen darüber hinaus für sogenannte Mobile Gruppen : Unternehmer, die ihre Leistungen außerhalb einer Betriebsstätte erbringen (zb fahrende Masseure, Ärzte, Friseure) und zur Verwendung einer Registrierkasse verpflichtet sind, können ihre Barumsätze nach Rückkehr in die Betriebsstätte ohne unnötigen Aufschub (!) einzeln in einer Registrierkasse nacherfassen. Sie müssen dem Leistungsempfänger jedoch im Zeitpunkt des Umsatzes einen Beleg aushändigen und eine Durchschrift aufbewahren. 1.3. Ab wann gilt die Registrierkassenpflicht? Werden die obigen Umsatzgrenzen (siehe Punkt 1.1) erstmals überschritten, gilt die Registrierkassenpflicht ab Beginn des 4. Monats nach dem Voranmeldungszeitraum, in dem die Umsatzgrenzen erstmals überschritten wurden. Betriebe, die spätestens im September 2015 beide Umsatzgrenzen überschritten haben, sind bereits ab 1.1.2016 zur Aufzeichnung mittels elektronischer Registrierkasse verpflichtet. 1.4. Wer ist von der Registrierkassenpflicht ab 1.1.2016 betroffen? Betroffen sind grundsätzlich alle Betriebe, die die obigen Umsatzgrenzen überschreiten und für die keine Ausnahme anwendbar ist. Dazu zählen grundsätzlich alle Branchen, die Bareinnahmen erzielen Beispiele: Handel Künstler, Ärzte und andere Freiberufler, Masseure, Physiotherapeuten, Friseure, Nagelstudios, Handwerker wie Elektriker, Installateure, Fliesenleger usw., Hotels, Gastronomie, Kartenbüros, und viele andere mehr. 1.5. Verpflichtende Sicherungseinrichtung erst ab 1.1.2017 Die grundsätzlich ab dem 1.1.2016 zu verwendenden Elektronische Registrierkassen müssen erst ab dem 1.1.2017 mit einer sogenannten Signaturerstellungseinheit ausgestattet sein. Dazu benötigt jeder Unternehmer ein Zertifikat, das von einem Zertifizierungsdienste-Anbieter erworben werden muss. Damit werden die einzelnen Barumsätze digital signiert und dadurch gegen nachträgliche Manipulationen geschützt. Die Signatur beinhaltet neben einzelnen Belegdaten (zb Kassenidentifikationsnummer, fortlaufende Nummer des Barumsatzes, Datum, Uhrzeit, Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuer sätzen) auch die Signatur des vorangegangenen Barumsatzes. Dezember 2015 2
Die Sicherheitseinrichtung muss vom Unternehmer vor dem 1.1.2017 zusammen mit dem verwendeten Zertifikat und zusammen mit Details zum Kassensystem über Finanzonline (FON) registriert werden und am 1.1.2017 funktionsfähig sein. 1.6. Generelle Belegerteilungspflicht ab 1.1.2016 Alle Unternehmer (nicht nur Betriebe, sondern zb auch Vermieter) müssen ab 1.1.2016 jedem Kunden, der eine Barzahlung (Zahlungsmittel siehe oben) leistet, einen Beleg ausstellen, und eine Durchschrift/Zweitschrift aufbewahren. Der Kunde ist verpflichtet, den Beleg anzunehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitzunehmen. Die Belegausstellungspflicht gilt für alle Unternehmer ab dem 1. Euro Umsatz, ausgenommen für jene Unternehmer, die ihre Umsätze mit der vereinfachten Losungsermittlung ( Kassasturz- Methode ) ermitteln dürfen. Der vom Unternehmer ausgestellte Beleg muss für Zwecke der Belegerteilungspflicht zumindest folgende Angaben enthalten: eine eindeutige Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmers; eine fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben wird; den Tag der Belegausstellung; die Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistungen; den Betrag der Barzahlung. Der Beleg muss folgende zusätzliche Angaben bei Verwendung einer elektronischen Registrierkasse enthalten: Kassenidentifikationsnummer; Datum und Uhrzeit der Belegausstellung; Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen; Inhalt des maschinenlesbaren Codes (ab 1.1.2017) entweder als QR-Code oder als alphanumerischen Code. Darüber hinaus müssen die umsatzsteuerlichen Vorschriften über Belegmerkmale beachtet werden (zb Angabe der UID des leistenden Unternehmers). 1.7. Sanktionen und Schätzungsbefugnis Die Missachtung der Registrierkassenpflicht, der Verpflichtung zur elektronischen Sicherheitseinrichtung, und der Belegerteilungspflicht sind finanzstrafrechtlich sanktioniert. Weiters kann die Verletzung dieser Verpflichtungen eine Schätzungsbefugnis durch das Finanzamt nach sich ziehen. Das Finanzministerium hat darüber informiert, dass für das 1. Quartal 2016 (und unter bestimmten Voraussetzungen auch für das 2. Quartal 2016) von der Festsetzung von Strafen abgesehen wird, wenn die Registrierkassenpflicht nicht erfüllt wird. Dies gilt allerdings nur dann, wenn es dadurch nicht zu Hinterziehungen und Verkürzungen von Abgaben gekommen ist. Die Verpflichtung, ab 1.1.2016 eine Registrierkasse zu verwenden, bleibt dennoch aufrecht. Dezember 2015 3
1.8. Erforderliche Schritte Betriebe, die ab 1.1.2016 zur Aufzeichnung mit einer Registrierkasse verpflichtet sind und bisher keine Registrierkasse verwenden, sollten unverzüglich ein geeignetes System auswählen, das die neuen Anforderungen (jene ab 2016 und jene ab 2017) erfüllt. Betriebe, die bereits eine Registrierkasse im Einsatz haben, sollten sich unverzüglich beim Lieferanten der elektronischen Registrierkasse informieren, ob das System den neuen gesetzlichen Anforderungen entspricht bzw. welche Maßnahmen erforderlich sind, um den gesetzlichen Anforderungen auch in Zukunft zu genügen (zb Software-Update). Es ist sehr zu empfehlen, sich vom Lieferanten schriftlich bestätigen zu lassen, dass das System alle derzeit gültigen und ab 2016 bzw. ab 2017 geltenden Vorschriften erfüllt. 2. Die neue Registrierkassenpflicht Erlass bringt Klarstellung und Erleichterungen Infolge der Steuerreform 2015/2016 gilt ab 1.1.2016 für alle Unternehmer, die Barumsätze erzielen, eine Belegerteilungspflicht für jeden einzelnen Umsatz. Betriebe, welche bestimmte Umsatzgrenzen überschreiten, sind ab 1.1.2016 verpflichtet, eine elektronische Registrierkasse zu verwenden. Mit einem Erlass gewährt der Finanzminister Erleichterungen für einen Übergangszeitraum und stellt seine Meinung zu einigen Zweifelsfragen klar. Generell muss darauf hingewiesen werden, dass für viele im BMF-Erlass angeführte Erleichterungen darunter auch das Absehen von bestimmten Finanzstrafen während des Übergangszeitraums im 1. und 2. Quartal 2016 die gesetzliche Grundlage unsicher ist. Demzufolge ist auch der Rechts- und Vertrauensschutz fraglich. Die nachstehende Darstellung ausgewählter Themen aus dem BMF-Erlass kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen und dient nur der überblicksartigen Information. 2.1. Absehen von Finanzstrafen während eines Übergangszeitraums Gemäß BMF-Erlass soll für das 1. Quartal 2016 (unter bestimmten Voraussetzungen auch für das 2. Quartal 2016) von der Festsetzung von Strafen wegen bloßer Nichterfüllung der Registrierkassenund Belegerteilungspflicht abgesehen werden. Dies gilt allerdings nur dann, wenn es dadurch nicht zu Hinterziehungen und Verkürzungen von Abgaben gekommen ist. So erhalten Betriebe, die nicht rechtzeitig zum 1.1.2016 eine den neuen Anforderungen entsprechende Registrierkasse im Einsatz haben können, mehr zeitlichen Spielraum. Die grundsätzliche Verpflichtung, ab 1.1.2016 eine Registrierkasse zu verwenden, bleibt für die betroffenen Betriebe davon aber unberührt. 2.2. Erleichterungen für Betriebsumstellung und Betriebsaufgabe Wird der Betrieb im Laufe des Jahres 2016 zum Beispiel wegen Pensionsantritts - aufgegeben, ist es laut Erlass nicht erforderlich, für diesen kurzen Zeitraum eine Registrierkasse anzuschaffen bzw. eine bereits vorhandene zur Erfüllung der neuen Vorschriften umzurüsten. Entsprechendes gilt für Steuerpflichtige, die ihren Betrieb derart umstellen, dass sie bereits 2016 die Barumsatzgrenze von EUR 7.500 unterschreiten werden. Beabsichtigt daher ein Betrieb, auf Zahlscheinzahlung umzustellen und wird diese Umstellung unmittelbar durchgeführt, sodass für 2016 nicht mehr mit der Überschreitung der Barumsatzgrenze zu rechnen ist, ist die Anschaffung bzw. die Aufrüstung einer elektronischen Registrierkasse laut Erlass nicht erforderlich. Weiters profitieren jene Steuerpflichtige von dieser erlassmäßigen Erleichterung, die den Umfang ihres Betriebes derart einschränken, dass sie die Barumsatzgrenze im Jahr 2016 unterschreiten werden. Voraussetzung für diese Erleichterung ist jedoch, dass diese Betriebe ihrer Belegerteilungspflicht ab 1.1.2016 dennoch nachkommen. Dezember 2015 4
2.3. Was zählt nicht zu den Barumsätzen? Nicht zu den Barumsätzen zählen durchlaufende Posten - das sind Beträge, die der Unternehmer im Namen und für Rechnung eines Dritten vereinnahmt (zb Rezeptgebühren). Dazu ist es erforderlich, dass dieser Umstand gegenüber dem Kunden ausdrücklich offengelegt wird. Ob im Wege einer Barzahlung vereinnahmte Beträge als durchlaufende Posten zu betrachten sind, ist unbedingt im Einzelfall gemeinsam mit Ihrem Steuerberater zu prüfen. Durchlaufende Posten sind bei der Prüfung, ob die Barumsatzgrenze überschritten wird, nicht zu berücksichtigen, aber trotzdem einzeln aufzuzeichnen und bei Verwendung einer Registrierkasse in dieser zu erfassen. Nicht als Barumsätze zählen weiters echte Spenden (ohne jede Gegenleistung), echte Mitgliedsbeiträge (ohne Gegenleistung), Verkauf von reinen Wertgutscheinen (ohne bereits konkretisierte Leistung, die damit gekauft wird), Nachnahme/Inkasso (zb durch einen Paketdienst oder Spediteur) für einen Dritten, und echter Schadenersatz (Ersatz für einen verursachten Schaden). Für diese Beträge bestehen jedoch trotzdem Aufzeichnungspflichten. 2.4. Eine Registrierkasse für mehrere Unternehmer? Mehrere Unternehmer (zb Ordinationsgemeinschaften von Ärzten oder Physiotherapeuten) können unter bestimmten Voraussetzungen gemeinsam eine Registrierkasse verwenden. Dazu ist es erforderlich, dass die Registrierkasse für jeden Unternehmer ein getrenntes Datenerfassungsprotokoll führt und ab 2017 die Sicherung der Erfassung mit einer dem jeweiligen Unternehmer zugeordneten Signaturerstellungseinheit erfolgt. Es muss dadurch gewährleistet sein, dass nachvollziehbar und klar erkennbar ist, welche Umsätze welchem Unternehmer zuzurechnen sind. 2.5. Keine Registrierkassenpflicht für vollpauschalierte Betriebe Jene Land- und Forstwirte, die nach einkommensteuerlichen und umsatzsteuerlichen Vorschriften vollpauschaliert sind, sind für diese Barumsätze nicht von der Registrierkassenpflicht erfasst. Soweit der Gewinn in Abhängigkeit von tatsächlichen Betriebseinnahmen zu ermitteln ist (Teilpauschalierung), besteht jedoch Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht. 2.6. Erleichterungen für einzelne Berufsgruppen Der BMF-Erlass stellt klar, dass Ärzte und Rechtsanwälte sowie Notare in Hinblick auf ihre Verschwiegenheitsverpflichtung personenbezogene Daten weder auf den Belegen noch in der Registrierkasse aufnehmen und abspeichern müssen. Auf dem Beleg der Registrierkasse ist ein Verweis auf die Honorarnote, welche Art und Umfang der sonstigen Leistung umschreibt, ein bezugnehmendes Aktenzeichen, oder eine Gerichtsaktenzahl ausreichend. 2.7. Mobile Unternehmer-Gruppen Unternehmer, die ihre Leistungen außerhalb einer Betriebsstätte erbringen (zb fahrende Masseure, Ärzte, Friseure, Gaifahrer, Reiseleiter, Messeverkäufe, Rauchfangkehrer) und zur Verwendung einer Registrierkasse verpflichtet sind, können ihre Barumsätze nach Rückkehr in die Betriebsstätte ohne unnötigen Aufschub einzeln in einer Registrierkasse nacherfassen. Sie müssen dem Leistungsempfänger jedoch im Zeitpunkt des Umsatzes einen Beleg aushändigen und eine Durchschrift aufbewahren. Bei der Nacherfassung ist es zulässig, je einzelnem Barumsatz auf eine Paragondurchschrift bzw. nummer zu verweisen, die Beleginhalte müssen nicht einzeln eingegeben werden. Unter bestimmten Voraussetzungen ist es auch zulässig, gleich hohe Einzelumsätze zusammenzurechnen und in jeweils einer Summe in der Registrierkasse nachzuerfassen. Dezember 2015 5
Betriebe, die mehrere Betriebsstätten unterhalten und diese mit gewisser Regelmäßigkeit und dauerhaft nutzen, können von den Erleichterungen für mobile Gruppen jedoch nicht Gebrauch machen, und müssen Umsätze in allen ihren Betriebsstätten unmittelbar mit einer Registrierkasse aufzeichnen (zb Psychotherapeuten mit mehreren Praxisstandorten). 2.8. Erforderliche Schritte Betriebe, die ab 1.1.2016 zur Aufzeichnung mit einer Registrierkasse verpflichtet sind, sollten unverzüglich ein geeignetes System bestellen oder ein bestehendes umrüsten lassen. Dabei ist nicht nur auf die ab 2016 geltenden Anforderungen, sondern auch auf jene Bedacht zu nehmen, die ab 2017 gelten. Aufgrund des kurzen Zeitraums bis zum Inkrafttreten der Registrierkassenpflicht mit 1.1.2016 bzw. bis zum Ende des erlassmäßig gewährten straffreien Übergangszeitraums mit 31.3.2016 (die Straffreiheit bis 30.6.2016 ist an eine konkrete Glaubhaftmachung der Gründe für die Nichterfüllung der Registrierkassenpflicht geknüpft) ist mit Engpässen bei den Lieferanten zu rechnen, insbesondere in Hinblick auf notwendige Serviceleistungen (zb Installation des neuen Kassensystems im Unternehmen, Installation und Konfiguration von Software-Updates usw.). Mag. Monika Seywald Steuerberaterin, Partnerin Tel: +43 1 588 35-126, Fax DW: 507 E-Mail: monika.seywald@tpa-horwath.com Mag. Dieter Pock Steuerberater, Director Tel: +43 1 588 35-131, Fax DW: 506 E-Mail: dieter.pock@tpa-horwath.com TPA Horwath Wirtschaftstreuhand und Steuerberatung GmbH Praterstraße 62-64 1020 Wien Tel.: +43 1 588 35-0 Fax: +43 1 588 35-500 Wenn Sie künftig steuerliche Informationen möchten, können Sie hier unseren elektronischen Newsletter bestellen. www.tpa-horwath.at www.tpa-horwath.com Besuchen Sie uns auf Facebook! IMPRESSUM Informationsstand Dezember 2015, Änderungen vorbehalten. Ohne Gewähr. Die Informationen sind stark vereinfacht und können die individuelle Beratung nicht ersetzen. Für den Inhalt verantwortlich: Mag. Monika Seywald, Steuerberaterin und Partnerin, Mag. Dieter Pock, Steuerberater und Director bei TPA Horwath Wirtschaftstreuhand und Steuerberatung GmbH, Praterstraße 62-64, A-1020 Wien, FN 200423s HG Wien, Mitglied von Crowe Horwath International (Zürich) einer weltweiten Vereinigung rechtlich selb ständiger und unabhängiger Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Unternehmensberater. Tel.: +43 1 588 35 0, Fax: DW 500. Homepage: www.tpa-horwath.at; Konzeption, Gestaltung: TPA Horwath Copyright 2015 TPA Horwath Wirtschaftstreuhand und Steuerberatung GmbH, Praterstraße 62-64, A-1020 Wien Alle Rechte vorbehalten. Dezember 2015 6