19. Anwenderforum E-Government Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung Besonderheiten und Herausforderungen 19. Februar 2013 in Berlin INFORA GmbH Dr. Florian Theißing Salzufer 8 10587 Berlin Tel.: 030 893658-0 Fax: 030 89093326 info@infora.de www.infora.de
ÖV-Projekte in der Krise 2
Scheitern ÖV-Projekte besonders oft? 3
Gründe für das Scheitern von Projekten Quelle: Lange 2004 nach Lambertz 2009 4
Besonderheiten von Projekten in der ÖV Umfeld und Entscheidungsstrukturen sind hochkomplex Einfluss der politischen Ebene viele institutionalisierte Akteure behördenübergreifende Projektstrukturen föderale Strukturen 5
Komplexes Umfeld Bsp. Nationales Waffenregister BMI BVA, BKA, BfV, BSI IM der Länder Ressorts der Bundesregierung Parteien Bundesrat Bundestag IMK Kommunen Nationales Waffenregister Datenschutz beauftragte Interessenverbände der Waffenbesitzer Kommunale Spitzenverbände 6
Besonderheiten von Projekten in der ÖV Umfeld und Entscheidungsstrukturen sind hochkomplex Ziele und Anforderungen sind oft unklar, unrealistisch, inkonsistent oder instabil heterogene Bedarfslagen der Beteiligten unterschiedliche Zielsysteme (statt nur Wirtschaftlichkeit) schwer quantifizierbare Ziele (bspw. mehr Bürgernähe) Einfluss der politischen Ebene 7
wenn Politik auf Wirklichkeit trifft Der Spiegel 10/2004 8
Besonderheiten von Projekten in der öv Umfeld und Entscheidungsstrukturen sind hochkomplex Ziele und Anforderungen sind oft unklar, unrealistisch, inkonsistent oder instabil Enge und starre Rahmenbedingungen Vergaberecht Dienst-/ Tarifrecht Haushaltsrecht 9
Vergaberecht Ein enges Korsett Dienst- und Tarifrecht Ich möchte den Dienstleister meines Vertrauens. Ich brauche kurzfristig einen Spezialisten. Ich brauche jetzt mehr Mittel, nächstes Jahr dafür weniger. Haushaltsrecht 10
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ÖV-Projekte in der Sisyphos-Falle instabile, komplexe Rahmenbedingungen geringe Flexibilität 12
Kultur der Absicherung Handle so, dass die Schuld am Scheitern des Projektes auf keinen Fall Dir in die Schuhe geschoben werden kann! 13
Was tun? 14
Klare Ziele setzen und durchsetzen S M A R T spezifisch messbar akzeptiert realistisch terminiert 15
Intensives Stakeholdermanagement Bsp. Nationales Waffenregister: Koordination von BMI und Landesinnenministerien in BL AG regelmäßige Berichterstattung an die IMK zielgruppenspezifische Infos für 577 Waffenbehörden, Expertenkreise örtlicher Waffenbehörden Abstimmung mit kommunalen Spitzenverbänden intensive Kooperation mit Softwareherstellern regelmäßiger Kontakt zu Beschussämtern, Herstellern, Händlern, Verbänden 16
Intensives Projektmarketing Botschaft des Projektes entwickeln Starken Projektpaten mit Einfluss finden Tue Gutes und rede darüber! 17
Risikomanagement spielt eine zentrale Rolle! Vergaberecht personelle Ressourcen ÖVspezifische Risiken komplexe Entscheidungsstrukturen politisches Umfeld 18
Auswirkung Ehrliches Risikomanagement 5 2 4 3 1 1 3 2 4 1 1 2 1 1 1 1 10% 30% 50% 70% 90% 19
Erfahrener, gut vernetzter Projektleiter 20
Projektmanagement anpassen Erfahrungen weitergeben Standardmethoden allein helfen nicht weiter. Risikomanagement für ÖVspezifische Risiken? Entscheidungsstrukturen in föderalen Projekten? Projektmarketing im politischen Raum? Änderungsmanagement im vergaberechtlichen Kontext? Muss jedes ÖV-Projekt das PM-Rad neu erfinden? 21
S-O-S Methode Entwickelt durch das Kompetenzzentrum Großprojektmanagement (CC GroßPM) in der Bundesstelle für Informationstechnik (BIT) des Bundesverwaltungsamtes (BVA) Quelle: CC GroßPM 22
Vor Gericht und auf hoher See ist man in Gottes Hand. 23
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