GreenGate Anwendertreffen 2015 World-Class Ersatzteilmanagement Björn Schweiger Siegburg, 24.04.2015
Agenda Fraunhofer IML World-Class Ersatzteilmanagement Zusammenfassung Folie 1
Weltweit größte Logistikforschungseinrichtung Gegründet 1981 Über 200 Mitarbeiter/-innen 19 Mio. Umsatz, davon 50% aus Projekten mit Industrie, Handel und Dienstleistung Folie 2
Agenda Fraunhofer IML World-Class Ersatzteilmanagement Zusammenfassung Folie 6
World-Class Ersatzteilwesen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Ziele definieren: höhere Verfügbarkeit, geringere Bestände, Ersatzteile erfassen: Vorausplanen, Kennzeichnen erfasster Artikel, Strategien entwickeln: Beschaffung, Lagerhaltung, Entnahme, Reparatur, Prozesse gestalten: Aus IST-Prozessen werden Soll-Prozesse, Bestände dimensionieren: verbrauchs- plangesteuert, risikobasiert, Definition von Kennzahlen: OEE, Bestandshöhe, Fehlbestände, Mitarbeiter: Identifizieren Schulungsbedarf, Maßnahmen, Kontinuierlich verbessern: Anreize schaffen, Erfolge feiern, Folie 7
1. Zieldefinition Beispiele für Ziele Das Auffinden von Ersatzteilen erleichtern Anpassung der Bestände an die Anforderungen Weniger Aufwand für die Instandhalter im Ersatzteilwesen Folie 8 Bildquelle: Fotolia_17563947
Roadmap für ein World-Class Ersatzteilwesen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Ziele definieren: höhere Verfügbarkeit, geringere Bestände, Ersatzteile erfassen: Vorausplanen, Kennzeichnen erfasster Artikel, Strategien entwickeln: Beschaffung, Lagerhaltung, Entnahme, Reparatur, Prozesse gestalten: Aus IST-Prozessen werden Soll-Prozesse, Bestände dimensionieren: verbrauchs- plangesteuert, risikobasiert, Definition von Kennzahlen: OEE, Bestandshöhe, Fehlbestände, Mitarbeiter: Identifizieren Schulungsbedarf, Maßnahmen, Kontinuierlich verbessern: Anreize schaffen, Erfolge feiern, Folie 9
2. Was sind Stammdaten? Kurztext Artikelnummer Warengruppe Klassifizierung Lagerort /-platz Maße/ Gewicht Anlagenverwendung Reparatu r- fähigkeit Einkaufs- Bestelltex t Lieferzeit Preis Folie 10 Fraunhofer Bildquelle: IML Dieter Schütz / pixelio.de
2. Ersatzteile aufnehmen aber richtig Stammdaten für Ersatzteile ermöglichen einfaches automatisiertes Bestellen, gebündelte Lagerhaltung und eine Zuordnung der Teile zu den Instandhaltungsobjekten (z. B. für die Ermittlung von Ausfallhäufigkeiten) Die Datenqualität ist der wichtigste Faktor für den Erfolg bei der Stammdaten-Erfassung Aufwand ca. 15-30 min je Teil zur Erfassung aller relevanter Stammdaten Einbindung der kompetenten Mitarbeiter Einbindung von Lieferanten günstige Lösungen mit Mitarbeitern ohne Detailkenntnis haben sich bei vielen Unternehmen als nicht erfolgreich erwiesen Externe Dienstleister bieten z. T. brauchbare Unterstützung an Folie Bildquelle: 11 Erika Hartmann / pixelio.de
Roadmap für ein World-Class Ersatzteilwesen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Ziele definieren: höhere Verfügbarkeit, geringere Bestände, Ersatzteile erfassen: Vorausplanen, Kennzeichnen erfasster Artikel, Strategien entwickeln: Beschaffung, Lagerhaltung, Entnahme, Reparatur, Prozesse gestalten: Aus IST-Prozessen werden Soll-Prozesse, Bestände dimensionieren: verbrauchs- plangesteuert, risikobasiert, Definition von Kennzahlen: OEE, Bestandshöhe, Fehlbestände, Mitarbeiter: Identifizieren Schulungsbedarf, Maßnahmen, Kontinuierlich verbessern: Anreize schaffen, Erfolge feiern, Folie 12
3. Strategien in der Materialwirtschaft Beschaffung Lagerung Entnahme Reparatur Folie 13
3. Strategien in der Materialwirtschaft Beschaffung Lagerung Entnahme Reparatur Element B1: Bestellung vom Einkauf mit Material- Stammdaten Element L1: Lagerung im zentralen Lager mit Bestandsführung Element L5: Lagerung beim Lieferanten Element E1: Warenausgabe/ -entnahme auf Auftrag Element R1: Eigene Reparatur Element B2: Bestellung vom Einkauf ohne Material- Stammdaten Element L2: Lagerung im zentralen Lager ohne Bestandsführung Element L6: Lagerung vor Ort durch Lieferant organisiert Element E2: Warenausgabe/ -entnahme auf Kostenstelle Element R2: Externe Reparatur Element B3: e-katalog-bestellung durch den Bedarfsträger Element L3: Lagerung an dezentralem Lagerort mit Bestandsführung Element L7: Konsignationslager Element E3: Warenausgabe mit Vorab- Reservierung Element R3: Nicht reparaturfähig Element B4: Beschaffung inkl. Bestandsführung durch Lieferant Element L4: Lagerung an dezentralem Lagerort ohne Bestandsführung Element L8: Außenlager Element E4: Warenentnahme ohne Buchung / Sofortverbrauch Element R4: Reparatur bei Bedarf, Bevorratung der instandzusetzenden Artikel Folie 14
World-Class Ersatzteilwesen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Ziele definieren: höhere Verfügbarkeit, geringere Bestände, Ersatzteile erfassen: Vorausplanen, Kennzeichnen erfasster Artikel, Strategien entwickeln: Beschaffung, Lagerhaltung, Entnahme, Reparatur, Prozesse gestalten: Aus IST-Prozessen werden Soll-Prozesse, Bestände dimensionieren: verbrauchs- plangesteuert, risikobasiert, Definition von Kennzahlen: OEE, Bestandshöhe, Fehlbestände, Mitarbeiter: Identifizieren Schulungsbedarf, Maßnahmen, Kontinuierlich verbessern: Anreize schaffen, Erfolge feiern, Folie 15
4. Prozesse gestalten Prozessanalyse Alle relevanten Prozesse werden in Gesprächen mit Mitarbeitern und Führungskräften in Kleingruppen aufgenommen Die Visualisierung erfolgt direkt auf Papierbasis Im Nachgang werden die aufgenommenen Prozesse digitalisiert in Microsoft Visio dargestellt Die ausgedruckten Prozesskettenpläne werden ausgehängt und können von den Mitarbeitern validiert werden Die Prozessaufnahme bildet die Basis für die Integration der Mitarbeiter in den Change-Prozess Durch die strukturierte Darstellung der einzelnen Prozesstätigkeiten können die Anforderungen an die Mitarbeiterkompetenzen detailliert bestimmt werden Folie 16
KANBAN IST-Prozesskette Einführung von KANBAN 1 Kunde äußert Wunsch über Einrichtung von KANBAN Kontaktaufnahme über Innendienst 2 Beratungsgespräch, grobe Abklärung Artikelspektrum 4 Übergabe der Informationen an Verkaufsleitung 5 Plausibilitätscheck Check Keine weiteren bestanden Abstimmungen notwendig 10 Machbarkeitsanalyse Artikelspektrum und -preise 11 Kalkulation 12 Angebotserstellung 13 Erstmaliges Fahrt zum Kunden Angebot 14 Präsentation Angebot 15 Rückfahrt Kunde nimmt Angebot an 17 Vertragsabschluss 18 Fahrt zum Kunden 19 Begehung Räumlichkeiten 20 Abschließende Abstimmung hins. KANBAN-Artikel 21 Rückfahrt Telefonisch Kunde liefert i.d.r. eine Liste mit entsprechenden Artikeln Inkl. Liste mit Artikeln A Inkl. Lieferantenanfragen Zu erbringende Leistung Mengen Artikelpreise Equipment Inkl. Geschäftsführung Inkl. Geschäftsführung Inkl. Geschäftsführung 3 6 7 8 16 Kontaktaufnahme über Außendienst Beratungsgespräch, grobe Abklärung Artikelspektrum Keine weiteren Fahrt zum Kunden Abstimmungen notwendig Abstimmung Leistungsspektrum Rückfahrt Überarbeitetes Angebot Versenden überarbeitetes Angebot Angebot muss überarbeitet werden A Telefonisch beim Kunden vor Ort im Rahmen der üblichen Kundenbesuche Kunde liefert i.d.r. eine Liste mit entsprechenden Artikeln 9 Inkl. Geschäftsführung Inkl. Geschäftsführung Inkl. Geschäftsführung Per E-Mail, Fax Post i.d.r. maximal eine Anpassung 22 Check nicht bestanden Senden der Absage an Kunden Keine Einführung von KANBAN Kunde lehnt Angebot ab, keine Überarbeitung notwendig Ablehnung durch Kunden Keine Einführung von KANBAN 23 24 25 26 27 28 29 30 40 41 42 43 44 45 46 47 Definition der Artikel Festlegung KANBAN-Mengen Abstimmung bzgl. KANBAN-Mengen & Artikel mit Kunden Per E-Mail In seltenen Fällen müssen kleine Änderungen vorgenommen werden Ermittlung Umschlagshäufigkeiten Umsetzung aller Verbrauchssteuerung vorbereitenden Maßnahmen durch Kunden z.b. Bereitstellen Equipment Fahrt zum Kunden Im Rahmen des Werkverkehrs Abholung leerer Schütten Rückfahrt Anpassung Mindestbestände im Lager Implementierung Scan to Order Aufnahme der Artikel in Shop Neuanlage Abstimmung mit IT des Kunden Klärung Rahmenbedingungen (Strom etc.) Änderungsmaßnahme Fahrt zum Kunden Aufbau/Einrichtung IT-Equipment Docking-Station Scanner Software evtl. Rechner Testlauf Inkl. evtl. direkter Fehlerbehebung Schulung des Kunden Rückfahrt Einrichtung/ Änderung KANBAN abgeschlossen 31 32 33 34 35 36 37 38 39 39 Änderungen KANBAN notwendig Verbrauchssteuerung durch TH Beschaffung Equipment Erstellung und Druck Label Fahrt zum Kunden Aufbau der Regale Anbringung Label Umräumung der vorh. Artikel in Schütten Verbringen der gefüllten Schütten in Regale Mitnahme der leeren Schütten Rückfahrt Anpassen Artikelliste/-umfang Keine Implementierung einer IT-Lösung Im laufenden Betrieb Barcode Artikelnummer Bild/Skizze Auf Regale und Schütten Pflege der Artikelreinheit im Lager des Kunden Nicht immer 47 48 50 53 54 55 56 57 58 und Leere Schütten Leere Schütten liegen beim TH Scannen der leeren Schütten Bedarf bereits per Auftrag anlegen Scan to Order übermittelt Direkt über Shop Prüfung auf Artikelverfügbarkeit Alle benötigten Artikel sind in der richtigen Menge vorhanden Lieferung in Schütten durch TH Kommissionierung in die leeren Schütten Druck LS und Bereitstellen für Werksverkehr Beladen des Fahrzeugs Werkverkehr Fahrt zum Kunden Einräumen in Regale/ Übergabe Generieren Kommissionierauftrag Wenn Lieferung für nächste Lieferung fällig ist KANBAN- Lieferung ausgeführt 47 49 49 51 52 59 60 61 Leere Scannen der Schütten leeren Schütten liegen beim Kunden Leere Schütten verbleiben beim Kunden Keine Übermittlung Kunde sendet des Bedarfs auf Bedarf/Bestellung elektronischem Weg Auftrag anlegen händisch Fehlmengen Rückstand Nachbestellung Artikel nachbestellt Nachbestellte Artikel treffen ein Mitnahme leerer Schütten Rückfahrt Abgabe leere Schütten im Wareneingang Leere Schütten im Warneingang 62 63 64 65 66 67 Lieferung ohne Schütten Generieren Kommissionierauftrag Kommissionierung Verpackung Druck LS und Bereitstellung Lieferung und Übergabe an Kunden Einräumen in Regale Direkt nach Auftragsanlegung bzw. nach erfolgreicher Prüfung auf Artikelverfügbarkeit Legende: Konnektor Stellt eine Teilung Alternativentscheidung dar Prozess Beschreibung einer Aktivität Folie 17 Prozessverantwortliche: Technik Service Vertriebsinnendienst Center (TSC) IT Lager Verbinder Darstellung der Flussbeziehungen Quelle/Senke Verknüpfung innerhalb der Prozesskette, bzw. zu einer anderen Prozesskette KANBAN IST-Prozesskette Seite 1 von 1 Einkauf Vertriebsaußendienst Kunde Externer Dienstleister automatisch Im Prozess verwendetes Medium Wiederholung Datei 20140415 KANBAN IST-Prozesskette - anonymisiert.vsd Datum 15.04.2014 Autor Glaser, Kasztelan
Roadmap für ein World-Class Ersatzteilwesen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Ziele definieren: höhere Verfügbarkeit, geringere Bestände, Ersatzteile erfassen: Vorausplanen, Kennzeichnen erfasster Artikel, Strategien entwickeln: Beschaffung, Lagerhaltung, Entnahme, Reparatur, Prozesse gestalten: Aus IST-Prozessen werden Soll-Prozesse, Bestände dimensionieren: verbrauchs- plangesteuert, risikobasiert Definition von Kennzahlen: OEE, Bestandshöhe, Fehlbestände, Mitarbeiter: Identifizieren Schulungsbedarf, Maßnahmen, Kontinuierlich verbessern: Anreize schaffen, Erfolge feiern Folie 18
Jan08 Mrz08 Mai08 Jul08 Sep08 Nov08 Jan09 Mrz09 Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul 08 Aug Sep Okt Nov Dez Jan08 Mrz08 Mai08 Jul08 Sep08 Nov08 Jan09 Mrz09 5. Bestandsoptimierung für Ersatzteile gleichmäßiger Verbrauch sporadischer Verbrauch keine Informationen 120 100 80 60 40 20 0 10 8 6 4 2 0 120 100 80 60 40 20 0 Anwendung der Regeln für verbrauchsgesteuerte Disposition (Bestellpunkt- Bestellrhythmusverfahren) Folie 19 Differenzierung nach Wert und Risikofaktoren Risikobewertung mit ERBORAS verbrauchs- plangesteuerte Disposition Vorgehensweise zur Erfassung von Stammdaten z. B. mittels BeSt-Tool Klassifizierung entsprechend des Baukastens der Materialwirtschaftsstrategien
5. Bestandsoptimierung für Ersatzteile mit sporadischem Verbrauch Klassifizierung nach Schwankung und Umsatz Warenausgänge [Anzahl] Bestandssenkungspotenzial hoch [ ] niedrig A B C L M N Umsatz [ ] Bestandssenkungspotenzial hoch [ ] Verlagerung zum Lieferanten niedrig Bevorratung im Netzwerk Mögliche Kriterien hochpreisig Bedarf vorhanden großvolumig Gleiche Teile bei mehreren Unternehmen Hochpreisig Netzwerk vorhanden Bestandsoptimierung Risikobewertung mit ERBORAS Aufbau eines Greiflagers Geringwertig Keine Kostenzuordnung erforderlich Drucken Technologisch möglich Kostenvergleich erforderlich Folie 20
Roadmap für ein World-Class Ersatzteilwesen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Ziele definieren: höhere Verfügbarkeit, geringere Bestände, Ersatzteile erfassen: Vorausplanen, Kennzeichnen erfasster Artikel, Strategien entwickeln: Beschaffung, Lagerhaltung, Entnahme, Reparatur, Prozesse gestalten: Aus IST-Prozessen werden Soll-Prozesse, Bestände dimensionieren: verbrauchs- plangesteuert, risikobasiert Definition von Kennzahlen: OEE, Bestandshöhe, Fehlbestände, Mitarbeiter: Identifizieren Schulungsbedarf, Maßnahmen, Kontinuierlich verbessern: Anreize schaffen, Erfolge feiern Folie 21
Kennzahlen, Qualifikation, KVP Kennzahlen Qualifikation KVP 6. 7. 8. Vertreiber Messgröße Jahreszielwert Ist-Wert Ziel Lager Verwaltung der Materialien Entnahme / Warenausgabe Lagereinrichtung adäquat 98,0% 98,1% Arbeitssicherheit 98,0% 99,7% Optischer Eindruck 92,0% 97,0% Obsolete Materialien identifiziert 96,0% 92,7% Stammdaten gepflegt 100,0% 99,0% ABC-Analyse durchgeführt 87,0% 93,0% Entnahmebuchung korrekt ausgeführt 99,0% 99,4% Artikelkatalog aktuell 98,0% 99,2% Artikelfach korrekt 97,0% 99,9% Artikel in funktionsfähigem Zustand 100,0% 92,4% Lieferanten Richtige Menge 99,0% 97,5% Richtige Qualität 99,0% 99,4% Richtiges Material 99,0% 97,0% Pünktliche Lieferung 100,0% 95,0% Planung Umsetzung Zielerreichung: 1. Produktivität 2. Qualität 3. Liefertreue 4. Gesundheitsstand Kennzahl Produktivität Kennzahl Liefertreue Arbeitsgruppentafel Bereich Ersatzteilwesen Kennzahl Reklamationen Ergebnisse Produktaudit Ergebnisse Prozessaudit Bestände Reichweiten 95,0% 98,3% Inventurabweichungen 95,0% 96,1% Geplante Entnahmen 92,0% 93,1% Fehlbestände aufgrund der Planung 97,0% 98,2% Fehlbestände aufgrund fehl. Buchung 96,0% 98,1% Kontrolle Kennzahl Gesundheitsstand Kennzahl Unfallstatistik Ergebnisse Audit Ordnung & Sauberkeit Methodische Kompetenz Fachliche Kompetenz aktuell durch interne Fortbildungen erreichbarer Status Mitarbeiter MS-Office FMEA Outsouring After Sales Projektmanagement Präsentationstechniken Kostenrechnung Prozesskettenmanagement Ersatzteilmanagement Total Process Management 4 3 4 1 3 4 3 2 4 4 Koffler, Stephan 4 3 3 1 3 4 3 2 4 2 Meier, Heinrich 2 3 3 1 2 4 1 0 3 1 Menge, Thomas 3 1 3 1 3 3 1 2 4 2 Müller, Ingo 4 3 2 0 3 1 2 1 2 1 Otto, Inga 1 0 1 0 1 3 0 0 1 0 Sieger, Ernst 1 2 1 0 0 2 0 0 0 0 Schulze, Silke 2 3 4 1 0 2 0 0 1 1 Wecker, Tiffy 3 3 4 0 0 4 3 0 1 0 Folie 22 aktuell durch interne Fortbildungen erreichbarer Status Soziale Kompetenz Mitarbeiterführung Konfliktmanagement Teamfähigkeit Mitarbeitergespräch Spraschkenntnisse Legende: Englisch Französisch Spanisch keine Kenntnisse (0) 4 3 4 3 4 2 1 Grundkenntnisse (1) Mitarbeiter Fortgeschritten (2) Koffler, Stephan 4 3 4 3 4 0 0 Profi (3) Meier, Heinrich 2 2 4 3 2 0 0 Experte (4)
Agenda Fraunhofer IML World-Class Ersatzteilmanagement Zusammenfassung Folie 23
Zusammenfassung World-Class-Ersatzteilmanagement 8 Schritte auf Weg zum World-Class- Ersatzteilmanagement sind zu durchlaufen Die einzelnen Schritte insbesondere Stammdatenmanagement, Prozesse und Bestandsmanagement sind eng miteinander verbunden und bilden die zentralen Säulen des Ersatzteilmanagements Folie 24
Vielen Dank Björn Schweiger Dipl.-Wirt.-Ing.(FH) M. Sc. Stellv. Abteilungsleiter Anlagen- und Servicemanagement Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik IML Joseph-von-Fraunhofer-Str. 2-4 l 44227 Dortmund Telefon +49 231 9743-488 l Mobil +49 152 54501351 bjoern.schweiger@iml.fraunhofer.de l www.iml.fraunhofer.de Folie 25