Produktbeschreibung Solitas Informatik AG Bahnhofstrasse 21 9471 Buchs Switzerland Tel. +41 81 755 55 00 Fax +41 81 755 55 01 info@solitas.com www.solitas.com Solitas 03/06 All product and brand names are trademarks of the respective enterprise
InfoStore. Documents unlimited. Ob Sie es Document-, Content- oder Knowledge-Management nennen, ob für Workflow oder Archivierung - InfoStore sorgt für schnelle Prozesse. Suchen, Finden, Zusammenstellen kompletter Vorgänge, kurzfristige Analysen von Geschäftsprozessen - InfoStore überzeugt. Auch bei Anwendungen in der Kundenbetreuung. Die Entscheidung für InfoStore von Solitas ist immer auch eine Entscheidung für mehr Sicherheit und Transparenz, für mehr Zuverlässigkeit und Effizienz. Denn die Nr. 1 im Markt für Enterprise Document Management auf IBM iseries zu sein, bedeutet, etwas von der Sache zu verstehen. Nutzen Sie unsere Erfahrung, setzen Sie auf Investitionssicherheit. Unterschiedliche IT-Umgebungen, ERP-Systeme oder hochspezialisierte Branchenlösungen - InfoStore integriert sich und passt sich Ihren individuellen Anforderungen an. InfoStore bietet Ihnen mehr als eine deutlich effizientere Verwaltung: Mit InfoStore sichern Sie die Infrastruktur Ihrer Informationsprozesse. 2 3
InfoStore Enterprise Document Management Seite 06 Repository Document Management, Archiving, Optical Media Seite 08 Document & Content Windows Desktop Applications Seite 10 InfoStore WindowsRetrieval Seite 10 Document Desktop Services Seite 12 InfoStore DocumentViewer Seite 12 InfoStore MailFiler Seite 12 InfoStore FileIt Seite 13 InfoStore PrintMonitor Seite 13 InfoStore Office-Integration Seite 13 Workflow Seite 14 InfoStore TaskLink Seite 14 Notes Solutions Seite 16 InfoStore NotesRetrieval Seite 16 InfoStore MailFiler for Notes Seite 16 InfoStore NotesArchiver Seite 16 Content Transcoding & Integration Seite 17 InfoStore Content Transcoding Engine Seite 17 InfoStore Content Integration Services Seite 17 Document Applications & Interfaces Seite 18 InfoStore ArchiveLink for SAP R/3 Seite 18 InfoStore Windows API Seite 18 Import & Export Scanning & Capturing Seite 20 InfoStore WorkstationScan Seite 20 InfoStore DesktopScan Seite 21 InfoStore BatchImporter IFS Seite 22 InfoStore BatchImporter (PC-Client) Seite 22 InfoStore BatchExporter Seite 22 InfoStore iseriescold Seite 23 Integrierte Capturing Systeme Seite 24 Web Applications & Portals Web Document Solutions Seite 26 InfoStore WebDMS Seite 26 InfoStore Web DocumentViewer Seite 26 4 5
Enterprise Document Management Die offene und modulare Architektur der InfoStore Produktfamilie erfüllt die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens. InfoStore Enterprise Document Management steht für Produkte, mit denen jederzeit und flexibel die verschiedenen Unternehmensanforderungen umgesetzt werden können. Die Skalierbarkeit ermöglicht den Einsatz von InfoStore Produkten in kleinen Betrieben bis hin zu mittleren Unternehmen mit komplexen Infrastrukturen. Dabei bietet InfoStore zahlreiche Produkte und Lösungen weit über die Möglichkeiten eines klassischen Dokumentenmanagements hinaus an. Von der einfachen Dokumentenarchivierung über Hochleistungs-Scanning, dem Konvertieren von Dokumentformaten, der Implementierung von Produktions- Workflows, der Integration von Fremd-Applikationen bis hin zu hochtechnologischen Knowledge-Management-Systemen und Internet-Applikationen. - die Lösung für Ihre Anforderungen ist die elektronische Archivierungs- und Dokumentenverwaltung für IBM iseries und zeichnet sich als schnelles, schlankes und sehr leistungsfähiges elektronisches Archiv-, Ablage- und Dokumentenverwaltungssystem für IBM iseries aus. Höchste Zuverlässigkeit und Betriebssicherheit, eine integrierte Archivierung wahlweise auf IBM Optical Libraries oder auf verteilten, Windows-angeschlossenen optischen Speichereinheiten und eine umfassende Unterstützung von grafischem Computer Output in AFP/IPDS-, PCL- und PDF- Formaten sind einige der wesentlichen Merkmale. enthält alle benötigten Informationen für eine integrierte Speicherung und Abfrage der unterschiedlichsten Dokumente und Belege und ermöglicht eine firmenweite elektronische Archivierung. Durch die moderne, offene Philosophie bieten sich ausgezeichnete Konfigurations- und Integrationsmöglichkeiten für die Realisierung verschiedenster Kundenanforderungen. Unter einer einheitlichen Oberfläche stehen alle benötigten Dokumente jederzeit von unterschiedlichen Systemen aus für einen direkten Zugriff zur Verfügung. Die wichtigsten Funktionen und Module von InfoStore umfassen: Spoolfile-Archivierung (SCS, IPDS, AFP, PCL, PDF) Management von Papierdokumenten (Einzel- und Massen-Scanning) Office-Integration, Archivierung beliebiger PC-Dokumente Versionierung flexible Retrieval-Funktionen für Web, Lotus Notes und Microsoft Office Document Routing für die Unterstützung des gesamten Document-Life-Cycles Workflow integrierte Speicherverwaltung für Optical Discs Integration Für viele Branchen- und ERP- Anwendungen wie etwa SAP R/3, SoftM, command, Brain, Olympic, PEKA/400, FINANZ/400 u.v.a.m. stehen Standard- Integrationen zur Verfügung, die eine Nutzung von InfoStore direkt aus der jeweiligen Applikation ermöglichen. Rechtliche Entsprechung Das InfoStore Konzept orientiert sich an gesetzlichen Bestimmungen und unterstützt den Anwender beim Aufbau eines revisionstauglichen Systems. Die Erfüllung der Anforderungen gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) ist durch eine renommierte, unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft bescheinigt. Archivierung Mit der elektronischen Archivierung von Dokumenten auf magnetischen und optischen Datenträgern sorgt InfoStore für: geeignete Datenorganisation für Langfristspeicherung kontrollierte, nachvollziehbare Ablage und Abfrage (Revisionssicherheit) geordneten und autorisierten Zugriff für Benutzer und Anwendungen sichere und effiziente Handhabung des Sekundärspeichers (optische Medien) Dokumentenverwaltung Das integrierte Document Management System (DMS) arbeitet mit dem eigentlichen Archivierungssystem zusammen. Nicht alle Dokumente müssen nach der Erfassung in InfoStore bearbeitet werden; sie gelangen direkt in die Endarchivierung (z.b. Computer- Listen). Im Gegensatz dazu erfolgt die Speicherung noch aktiver Dokumente in einer für die Bearbeitung optimierten Form. InfoStore erkennt die Unterschiede und sorgt für eine jeweils einwandfreie Verwaltung von Dokumenten, in denen noch Änderungen oder Ergänzungen notwendig sind. Neben internen Client-Funktionen ist die Integration in DMS- und Workflow- Systemen anderer Anbieter möglich. Die eigentliche Verwaltung der elektronischen Dokumente erfolgt über eine speziell konzipierte Dokumenten-Datenbank, die ein sicheres und dauerhaftes Verzeichnis über Millionen von Dokumenten, ihrer Ablage und ihrer Verbindungen darstellt. InfoStore erlaubt die Führung von mehreren getrennten Archiven (Dokumentenverwaltungssystemen) auf einem IBM iseries System und ist somit mandantenfähig. Merkmale der Dokumentenverwaltung sind: leistungsfähige Datenbankverfahren Verwaltung beliebig komplexer Dokumente effiziente Abwicklung von Massendatenarchivierung einfacher Zugang für Benutzer moderne Document-Management- Benutzeroberfläche (DMS Client) Dokumentenablage Um Daten in InfoStore abzulegen und zu archivieren, stehen Module für die klassische Massendatenarchivierung wie auch für die benutzerorientierte Ablage und Archivierung von Dokumenten bereit. Folgende Anwendungen sind als Standardlösungen verfügbar: Druckausgaben-Archivierung (COLD) Papierdokumenten-Archivierung Dokumenten-Ablage und Archivierung von beliebigen Formaten (PC- Dokumente, CAD Zeichnungen usw.) Einfach statt mehrfach Mehrfachablagen entfallen, jedes Dokument wird nur einmal gespeichert und steht trotzdem mehreren Anwendern gleichzeitig zur Verfügung. Gesucht - gefunden InfoStore beinhaltet ein leistungsfähiges Retrieval-Management und gewährleistet die Suche nach Dokumenten ohne Einschränkung über alle Arten von Dokumenten hinweg. Für jedes Dokument können beliebig viele Suchbegriffe in die Suchindex-Datenbank aufgenommen wer- den. Die gefundenen Dokumente können zu Bearbeitungszwecken auf IBM iseries oder auf einem PC-Arbeitsplatz bearbeitet werden, solange der InfoStore Datenschutz dies erlaubt. Datenschutz Alle Dokumente unterliegen dem InfoStore Datenschutz. Dieser regelt, welche Benutzer in welchen Archiven Dokumente suchen, anzeigen und ausdrucken dürfen. Darüber hinaus arbeitet InfoStore mit den Datenschutzeinrichtungen der IBM iseries zusammen, um vollständige Sicherheit in der Benutzung zu gewährleisten. Modularität InfoStore ist modular aufgebaut und kann stufenweise ausgebaut Von COLD zu SCAN. Und umgekehrt. Schnittstellen für Anwender und Softwareentwickler ergänzen die Funktionalität. Stabil & robust Das System IBM iseries bietet exzellente Möglichkeiten, Millionen von Dokumenten mit bewährten System- und Datenbankdiensten zu verwalten. Die vollautomatisierte, schnelle Verarbeitung großer Datenmengen ist gewährleistet, optische Speichersysteme bieten eine sichere Langfristspeicherung. Client/Server-Verwaltung Eine Vielzahl von Client/Server- Anwendungen erlaubt die Nutzung von InfoStore auf PC-Arbeitsstationen und ermöglicht so eine intuitive Arbeitsweise. Über Programm-Schnittstellen können vorhandene PC- Anwendungen direkt mit InfoStore verbunden Internet Begleitend zum Aufstieg des Internet als weltweites Kommunikationsmedium Nr. 1 sind viele Funktionen von InfoStore über Internet und Intranet verwendbar. Zukunft inklusive Archiv- und Dokumentenverwaltung sind die Basis für weitere Anwendungen wie Groupware und Workflow. InfoStore kann auf einfache Weise mit anderen Softwarelösungen verbunden Kostengünstige Implementierung Die Installation der Spoolfile-Archivierung dauert inklusive Einschulung einen Tag. Die Definition eines Dokumenten-Typs erfordert eine Viertelstunde, anschließend kann bereits archiviert Die Einschulung der Anwender für die Archivabfrage benötigt fünf bis zehn Minuten. Branchenunabhängig Die elektronische Archivierung und Ablage von Dokumenten ist grundsätzlich für alle Branchen geeignet. Sie kann in allen Unternehmen nutzbringend eingesetzt werden, in denen ein ständiger Informationsfluss an internen und externen Dokumenten besteht. 6 7
Repository Presentation / Integration Das Repository ist eine IBM iseries-native Lösung für die elektronische Archivierung und Dokumentenverwaltung auf einem Groupware Client Business Appl. Integration Web IBM iseries Server-System. Dokumente können zur Langzeitarchivierung auf optische Speichermedien ausgelagert Die volle Unterstützung von grafischem Computer Output in AFP/IPDS-, PCL- und PDF-Formate garantiert den Einsatz in allen Bereichen der Dokumentenverwaltung. Repository Fulltext Index Search InfoStore DMS Processing DB OCR Archiv-Verwaltung ist das mandatenfähige Basissystem für alle Arten von Dokumenten. Es erlaubt die Verwaltung von Archiven, Ablagen und Dokumenten. Mit der Archivverwaltung werden einzelne Archive definiert. Ein Archiv umfasst Datenspeicherung, Abfrage und Datenschutz und ist eine vollständig geschlossene Umgebung. Archive können über einzelne und mehrere IBM iseries Systeme hinweg im lokalen Netzwerk, aber auch über öffentliche Netze verbunden und genutzt Die Struktur jedes Archivs wird komfortabel über einen Katalog vordefiniert, wobei auch Verbindungsmöglichkeiten zu externen Teilarchiven (z.b. auf Windows NT Servern) geschaffen werden können. Zur Ablage, Aufbereitung und Verwaltung der Dokumente stehen zahlreiche Funktionen zur Verfügung. Definiert werden können: Archive Ablagen Dokumentklassen Dokumenttypen Indexfelder Optische Datenträger Datumsformate Druckerformatierungen Datenschutz PC-Arbeitsstationen usw. Dokumentspeicherung Jedes Archiv enthält eine spezielle Dokument-Datenbank, die eine unbegrenzte Anzahl Dokumente verwalten kann. Die Dokumente können beliebigen Inhalts sein und werden automatisch in geeigneter Form auf magnetischem Speicher abgelegt. Für die Archivierung von Massendaten stehen besonders leistungsfähige Mechanismen zur Verfügung (je nach Konfiguration bis zu 100.000 Seiten Ablage- und Indexierungsleistung pro Stunde). Optische Speicherung Die Archivierung der Dokumente auf optischen Platten erfolgt periodisch und ist vollständig automatisiert. Dabei werden die optischen Datenträger optimal ausgenutzt (z.b. durch gemeinsames Speichern von kleinen Dokumenten). Optische Platten werden zu Sammlungen zusammengefasst und automatisch verwaltet. Mit InfoStore können optische Datenträger in Kopie geführt und beliebig viele Duplikate erstellt Bei Massendaten (z.b. Druckausgaben mit mehreren zehntausend Seiten) erfolgt die Bearbeitung bei der Wiederabfrage in Fragmenten, wodurch die Systembelastung minimiert wird. unterstützt optische Speichersysteme von IBM und weiteren Anbietern. OSM Media Management OSM Media Management bietet im wesentlichen die Erweiterung weiterer Speichersubsysteme wie: Disk Extender Ascent Storage 5.x Plasmon NT Manager SAN/NAS Systeme Direct Attached 3995 an ferner IBM iseries Maschine AS/400 IFS-Verzeichnisse PC Festplatten Unix Festplatten (erfordert Samba- Serversoftware) IBM iseries Anwendungen integrieren Eine Reihe von IBM iseries Schnittstellen stehen zur Verfügung, um DMS- Funktionen in andere IBM iseries Anwendungen zu integrieren. Damit können aus anderen Anwendungen heraus Dokumente im Archiv abgelgt, Indexfeldwerte geändert, der Datenschutz eingestellt oder eine Dokumentsuche anwendungsintern abgewickelt Diese Schnittstellen erlauben den Aufbau systemübergreifender Dokumentenlösungen auf Basis InfoStore. Editing Ursprungsverweis Für jedes Archivdokument wird ein Verweis auf die ursprünglichen Eingabedaten gespeichert. Dadurch wird die Herkunft des Dokuments eindeutig bestimmt. Statistikführung InfoStore journalisiert alle Archivierungsabläufe, damit jederzeit der korrekte Ablauf der Archivanwendungen überprüft werden kann. Die Journalisierung arbeitet mit dem Konzept des Ursprungsverweises (Rückwärtsverkettung) zusammen, um die Herkunft eines Dokumentes zu bestimmen. Source of information Capturing Fax COLD PC Doc e-mail Dokumentensuche - Retrieval Für jedes Archiv wird eine spezielle Suchindex-Datenbank geführt, auf deren Basis eine sehr schnelle, universelle Dokumentensuche über alle Dokumente eines Archivs (auch bei Datenmengen über zehn Millionen Dokumenten) erfolgt, unabhängig davon, ob die Dokumente auf magnetischen oder optischen Datenträgern gespeichert sind und welche Einordnungen (Ablagen) bei der Archivierung verwendet wurden. Für sämtliche Abfragefelder können Listboxen (F4-Funktion) angezeigt werden, der Anwender braucht sich keine Befehle oder Feldbezeichnungen zu merken. Damit erzielt auch der ungeübte oder gelegentliche Anwender in kürzester Zeit die gewünschten Abfrageergebnisse. Für die Integration in Kundenanwendungen (Auftragsbearbeitung, Buchhaltung usw.) stehen eine Reihe von Schnittstellen bzw. Commands zur Verfügung. Convert Business Appl. Integration Notizen Zu jedem Dokument können Benutzer verschiedene Notizen und visuelle Anmerkungen (Annotationen) erstellen und verwalten, die getrennt vom Dokument abgelegt Die Originaldaten bleiben unverändert. Dokumentreproduktion Die Reproduktion von Dokumenten ist am Terminal, Personalcomputer oder über einen Drucker möglich. Je nach verfügbarem Gerät können auch Formulare hinterlegt oder mit ausgedruckt werden, so dass sich die Archivkopie nicht vom Originalbeleg unterscheidet. Systemvoraussetzungen: IBM iseries, alle Modelle ab Betriebssystem IBM OS/400 V4R4 8 9
Windows Desktop Applications Mit den Windows Desktop Applications wird die InfoStore Archivlösung erweitert und zum leistungsfähigen Document Management System (DMS) ausgebaut. Der Benutzer verfügt über zahlreiche Funktionen für die Bearbeitung und Verwaltung von elektronischen Dokumenten und erhält zur Effektivitätssteigerung wichtige Schnittstellen zu Drittanwendungen. Document & Content IBM iseries - Einfach bedienbar Im Zentrum der Windows Desktop Applications stehen Frontend- Lösungen, die Arbeiten vom Windows- Arbeitsplatz aus ermöglichen. Die PC- Clients greifen nahtlos auf InfoStore zu und gewährleisten eine optimale Integration mit Unterstützung des vollen Funktionsumfangs. Dokumentenmanagement, Archivierung, Versionierung Das integrierte Document Management System (DMS) ist eng mit dem Dokumentenarchiv verknüpft. Während mit dem DMS Dokumente aus dem Archiv ausgebucht und bearbeitet werden können, sorgt das Archivmodul dafür, dass einmal archivierte Daten nie mehr verändert werden können. Änderungen müssen als Annotationen oder als neue Versionen der weiter bearbeiteten Dokumente gespeichert Auf diese Weise wird sowohl den Anforderungen an eine flexible Dokumentenbearbeitung als auch an eine stabile Langfristspeicherung Rechnung getragen. PC-Dokumente als TIFF-Dokumente ablegen Über den TIFF-Druckertreiber können PC-Dokumente direkt aus der PC- Anwendung (z.b. Microsoft Word etc.) in TIFF-Abbilder (Images) konvertiert, indexiert und an InfoStore für die endgültige Speicherung übergeben Die Arbeitsweise ist einfach und intuitiv. PC-Dokumente ohne Konvertierung im Originalformat ablegen Alternativ können PC-Dokumente in ihrem Originalformat in InfoStore abgelegt Dies erfolgt direkt im Windows Explorer oder via OLE Drag & Drop im InfoStore DMS Client. PC-Dokumente mit Originalanwendung bearbeiten Die wichtigsten PC-Dokumentformate werden in InfoStore direkt unterstützt. Weitere Formate können frei definiert und mit einer PC-Anwendung verknüpft Beim Öffnen eines Dokumentes (z.b. im InfoStore DMS Client) wird je nach vorheriger Definition der InfoStore DocumentViewer oder eine externe Anwendung aufgerufen. InfoStore Dokumente transformieren Archivdokumente können zum E-Mail- Versand oder Export in ein gängiges Format (z.b. TIFF oder PDF) konvertiert Dadurch können auch Computer Outputs mit speziellen Formaten (z.b. IBM AFP) an E- Mail Empfänger versandt und von diesen mit Standardapplikationen gelesen Branchenspezifische Zusatzanwendungen Für die branchenoptimierte Anwendung können kundenindividuelle Erweiterungen der InfoStore DMS-Funktionen vorgenommen Zudem hat Solitas branchenspezifische InfoStore Lösungen entwickelt, beispielsweise im Bank- und Finanzumfeld, im Speditionsgewerbe etc. InfoStore WindowsRetrieval InfoStore WindowsRetrieval InfoStore WindowsRetrieval bietet als hocheffizienter DMS-Client Funktionen für die Suche, Erfassung, Bearbeitung und Verwaltung von elektronischen Dokumenten in InfoStore-Archiven. Innerhalb eines Archivs können alle Dokumente abgefragt werden, ungeachtet in welchen Ablagen oder optischen Datenträgern sich das gesuchte Dokument tatsächlich befindet. Mit InfoStore WindowsRetrieval steht dem Benutzer ein universeller Windows Client zur Verfügung, um InfoStore Dokumente an PC-Arbeitsplätzen nach eigenen Kriterien zusammenzustellen, anzuzeigen, auszudrucken und als E-Mail zu versenden. InfoStore WindowsRetrieval kann im lokalen Netzwerk (LAN), aber auch in einem öffentlichen TCP/IP Netzwerk (WAN) eingesetzt Der äußerst effiziente Umgang mit Netzwerk- Ressourcen erlaubt einen problemlosen Betrieb auch dort, wo andere Lösungen versagen. Der InfoStore DMS Client lässt sich einfach, flexibel und effizient an individuelle Kundenbedürfnisse anpassen. InfoStore Dokumente lokal ablegen Dokumente, die als Ergebnis einer Dokumentensuche gefunden wurden, können als lokale Kopie auf der Festplatte oder einem CD-Laufwerk gespeichert werden, um sie anschließend auch offline - beispielsweise für den mobilen Einsatz mit Notebooks - zur Verfügung zu haben. Dokumente benutzerspezifisch verwalten Auf Grundlage der leistungsfähigen InfoStore Strukturindex-Datenbank kann ein Administrator im InfoStore DMS Client sehr einfach flexible logische Sichten über ein Archiv definieren. Benutzer und Benutzergruppen können eigens für sie angepasste, hierarchisch gegliederte Sichten erhalten und diese je nach Berechtigungsstufe erweitern bzw. verändern. Effizient und einfach suchen Durch den Einsatz von leistungsfähigen Suchindex-Datenbanken wird eine universelle Dokumentensuche, auch bei sehr großen Datenmengen (zehn Millionen Dokumente und mehr), möglich gemacht. Dank der Anzeige von Listboxen in einer Abfrage, erzielt auch ein ungeübter oder gelegentlicher Anwender in kürzerster Zeit die gewünschten Ergebnisse. Häufig genutzte Suchabfragen können als Vorlage gespeichert Integriertes Viewing Die Trefferanzeige erfolgt direkt in InfoStore WindowsRetrieval und kann nach den Werten wie Dokumenttyp, Dokumentklasse etc. sortiert Die gefundenen Dokumente können als Resultatliste gruppiert werden (z.b. nach Erstellungsdatum und Kundennummer), um eine zusätzliche Treffereinschränkung zu erreichen. Verbunddokumente Beim Erfassen eines neuen Dokuments kann dieses mit einem anderen - in InfoStore bereits bestehenden Dokument - verbunden So werden beispielsweise Dokumente von der Offertenerstellung bis hin zum Vertragsabschluss als logischer Verbund aufgezeigt. 10 11
Document Desktop Services InfoStore Document Desktop Services ist ein Set hilfreicher Tools für Windows-Benutzer, wie etwa InfoStore FileIt, InfoStore PrintMonitor oder der InfoStore Office-Integration. InfoStore DocumentViewer Der InfoStore DocumentViewer ist ein XML-Multiformat-Viewer, der als Windows-Anwendung, als Komponente innerhalb eines Web Browsers oder in Lotus Notes benutzt werden kann. Die Anzeige folgender Dokumentformate wird unterstützt: IBM AS/400 SCS- und IPDS- Druckdatenströme IBM AFPDS-Druckdatenströme und MO:DCA-Dokumente HP PCL-Druckdatenströme Adobe PDF-Dokumente diverse Image-Formate, wie etwa TIFF, JPEG, BMP, GIF usw. ASCII-formatierte Dokumente Weitere Formate, sowie Spezial-Viewer- Software anderer Hersteller, können über die universelle Media-Schnittstelle eingebunden werden, womit bis zu 200 weitere Dokumentenformate verfügbar Zudem können aus dem InfoStore DocumentViewer visuelle Anmerkungen (Annotationen) und Notizen erfasst werden, die im jeweiligen InfoStore Archiv verbunden mit dem Dokument abgelegt Der InfoStore Document Viewer ist vollständig in die Archivabfrage- und Dokumentenverwaltungsfunktionen von InfoStore integriert. InfoStore DocumentViewer XML-Technologie Die konsequente Nutzung der XML- Technologie macht den InfoStore DocumentViewer zu einem vielseitig anwendbaren, offenen und zukunftssicheren Werkzeug für die State-of-the- Art Dokumentenvisualisierung. Leistungsmerkmale, wie etwa die Möglichkeit der einheitlichen Textsuche in allen unterstützen Formaten helfen Benutzern, schnell und einfach Informationen zu lokalisieren. InfoStore MailFiler InfoStore MailFiler dient der Langzeitarchivierung von E-Mails. Mit dem MailFiler können E-Mails inklusive Anhängen dauerhaft archiviert Die E-Mail-Datenbank wird dadurch spürbar entlastet, trotzdem stehen die Dokumente bei Bedarf jederzeit zur Verfügung. InfoStore unterstützt die Mail- Plattformen Outlook/Exchange, Lotus Notes, Groupwise mit folgenden Produkten: MailFiler for Outlook MailFiler for Notes MailFiler for Groupwise Benutzerbezogene E-Mail- Archivierung Selektion nur E-Mail, nur Anhänge oder beides Selektion einzelner Anhänge Archivierungsformate (Mime-Type (1:1) oder E-Mail in TIFF) konvertieren und Anhänge als separate Archivdokumente InfoStore Office-Integration InfoStore FileIt InfoStore FileIt gestattet die direkte Archivierung von beliebigen PC- Dokumenten in InfoStore, ohne vorher einen Ausdruck erstellen zu müssen ( Soft-Scanning ), wahlweise im Originalformat der PC-Applikation oder im anwendungsunabhängigen TIFF-Format (Multipage-TIFF). InfoStore legt anschliessend die importierten Daten als Objekte mit den gewünschten Indexwerten in einem selbst zu wählenden Archiv ab. Zu archivierende Objekte werden über einen Import-Dialog, direkt über Drag & Drop oder über die Windows-Funktion Senden an in InfoStore FileIt erfasst und anschließend archiviert. Dabei verfügt InfoStore FileIt auch über eine DDE-Schnittstelle. Nach erfolgreicher Archivierung wird das Dokument in FileIt angezeigt, sollte es sich um eine Fehlarchivierung handeln, kann der Benutzer das Dokument über InfoStore FileIt wieder aus dem Archiv löschen. Über einen Benutzerexit in InfoStore FileIt können Indexwerte automatisch aus einer externen Indexdatei gelesen werden, um die manuelle Indexierung zu unterstützten oder um eine automatische Indexierung zu ermöglichen. InfoStore PrintMonitor InfoStore PrintMonitor ist das Konvertierungsprogramm für Output- und Fileformate. Es speichert ein Standard IBM Druckerformat (AFP) im anwendungsunabhängigen TIFF-Format ab. Ergänzend können mit InfoStore PrintMonitor PC-Daten in eine TIFF-Datei anstelle des Originalformats konvertiert Ist InfoStore PrintMonitor aktiviert, werden in bestimmten Zeitintervallen die Ausgabedateien des Druckertreibers überwacht. Erzeugt der Druckertreiber eine neue Ausgabedatei, konvertiert PrintMonitor diese sofort in eine TIFF- Datei und startet selbständig eine frei wählbare Applikation, mit der die neue TIFF-Datei archiviert oder nur angezeigt werden kann. Die Archivierung mit InfoStore PrintMonitor ist aus jeder PC- Applikation möglich, die einen Windows Druckdialog verwendet. InfoStore Office-Integration Die InfoStore Office-Integration ermöglicht die direkte Archivierung von Dokumenten aus den Microsoft Office-Produkten (Word, Excel, etc....) im Original PC-Format oder im anwendungsunabhängigen TIFF-Format. Über ein InfoStore-Add-In wird eine optimale Integration in die Office-Produkte realisiert und ermöglicht dem Benutzer einfach und effizient direkt aus der Office-Anwendung zu indexieren und zu archivieren. 12 13
Workflow Mit den InfoStore TaskLink lassen sich Geschäftsprozesse, bei denen Dokumente im Mittelpunkt stehen, schnell und einfach umsetzen. Durch die Automatisierung unterschiedlicher Prozesse wird maximale Effizienz und Sicherheit erreicht, verspätete oder vergessene Aufgaben gehören somit der Vergangenheit an. InfoStore TaskLink (Production Workflow) InfoStore TaskLink ist auch außerhalb der InfoStore Welt die einzige IBM iseries basierende Produktions-Workflow- Management-Lösung. Dabei ist InfoStore TaskLink ein echtes Workflow- Management-System (WfMS), es beschränkt sich nicht auf das Versenden von Dokumenten, sondern ist in der Lage, auch Prozessobjekte wie Programme oder PC- Daten vollständig zu integrieren. Die Workflow-Engine läuft auf IBM iseries. Dies gewährleistet eine problemlose Integration mit bestehenden IBM iseries Anwendungen und garantiert eine hervorragende Performance. Zur Modellierung der kundenspezifischen Workflows stellt InfoStore TaskLink zwei grafische, windowsbasierende Designwerkzeuge zur Verfügung. Eine frei editierbare To-Do-Liste unterstützt die optimale und sichere Anwendung entsprechend den individuellen Anforderungen des Organisationsprozesses (z.b. Ablauf Eingangsrechnungsprüfung etc.). InfoStore TaskLink Neben der automatischen Sammlung von Statistikdaten für die Prozess- Verbesserung und der automatischen Kostenbewertung der Workflows steht ein Information Center als zentrales Auskunftstool zur Verfügung. InfoStore TaskLink - graphischer Workflow Designer 14 15
Notes Solutions Content Transcoding & Integration Die InfoStore Notes Solutions sind das Bindeglied zwischen Notes-Anwendungen und InfoStore und erlauben die sichere Ablage von Informationen aus Lotus Notes. Zum Finden, Anzeigen und Archivieren von Dokumenten muss der Anwender die Notes-Umgebung nicht verlassen. InfoStore Content Transcoding & Integration umfasst Lösungen für die Konvertierung und Aufbereitung beliebiger Formate und ermöglicht die Darstellung und Verarbeitung von IBM iseries internen Formaten mit Webund Windows-Applikationen. InfoStore NotesRetrieval InfoStore NotesRetrieval ist eine Lösung für die Dokumentensuche unter Lotus Notes. Diese Lösung ermöglicht die Suche nach allen Dokumenten innerhalb eines Archivs, ungeachtet dessen, auf welcher Ablage oder auf welchem optischen Datenträger sich das gesuchte Dokument tatsächlich befindet. Mit NotesRetrieval können externe Archive erstellt werden, die netzwerkunabhängig - beispielsweise mit einem Notebook - mobil verwendet werden können. Der Notes Benutzer muss beim Zugriff auf Archivdokumente seine gewohnte Umgebung nicht verlassen. Neben der Dokumentsuche steht eine Mailfunktion für das Versenden von Archivdokumenten mit automatischer Konvertierung von IBM iseries Spooldateien in Multipage-TIFF zur Verfügung. Die Konfiguration von kundenspezifischen Trefferlisten wird dabei genauso unterstützt wie die Integration in Fremdanwendungen. Mit dem integrierten XML-Viewer können in Notes direkt AFP-, IPDS-, SCS- und TIFF-Dokumente angezeigt, ausgedruckt und per E-Mail versandt InfoStore NotesRetrieval InfoStore MailFiler for Notes InfoStore MailFiler for Notes ermöglicht eine dynamische E-Mail- Archivierung unter Lotus Notes. Mit dem Notes MailFiler können E-Mails aus Lotus Notes inklusive Anhängen dauerhaft archiviert Die Mail-Datenbanken von Notes werden spürbar entlastet. InfoStore NotesArchiver InfoStore NotesArchiver ist eine unter Lotus Notes entwickelte Archivierungsanwendung für Notes Anwendungen. Der InfoStore NotesArchiver ermöglicht die automatische Archivierung von Notes- Dokumenten mit oder ohne ihren Anhängen in die InfoStore Archive. Dabei werden die Notes-Dokumente automatisch in die Formate TIFF, XML oder PDF konvertiert und abgelegt. Systemvoraussetzungen: IBM iseries, alle Modelle Betriebssystem IBM OS/400 V4R4 Auf Client-PC: Notes Client und Domino-Server ab 5.06a normaler, leistungsfähiger PC- Arbeitsplatz LAN-Anschluss (TCP/IP) empfehlenswert 256 MB Arbeitsspeicher InfoStore NotesArchiver benötigt einen Domino-Server auf Windowsbasis für die InfoStore Windows API s InfoStore Content Transcoding Engine Die InfoStore Content Transcoding Engine bietet spezialisierte Funktionen für die Konvertierung, Aufbereitung und Auslieferung von Dokumenten und Inhalten zur Darstellung in Web-Browsern und anderen Anwendungen wie beispielsweise InfoStore Web DocumentViewer oder Adobe Acrobat. Dokumente können bei Bedarf in die jeweilig benötigten Anzeige- und Druckformate konvertiert werden: On-the-fly-Konversion in PDF oder JPEG TIFF-, JPEG- und PDF-Ausgabe von AFP- und anderen Spoolfiles Overlay-Unterstützung XML Transformationen Die Transcoding Engine ist eine Java- Anwendung, die in Java-, Web- und Notes-Anwendungen integriert werden kann. Beispielanwendungen helfen bei der Implementierung. InfoStore Content Integration Services InfoStore Content Integration Services bietet Mechanismen für die Bereitstellung von Dokumenten und Inhalten aus elektronischen Archiven und anderen Informationsquellen. Die einheitliche Java-Schnittstelle JArchive stellt die Verbindung zu InfoStore Archiven auf IBM iseries Systemen sicher. Zur Verfügung stehen umfangreiche Such- und Änderungsfunktionen für die Integration in Java-, Web- und Notes-Anwendungen. Beispielanwendungen und Zusatzmodule für eine optimale Anwendungsintegration stehen zur Verfügung. 16 17
Document Applications & Interfaces Document Applications & Interfaces ergänzt die DMS-Produktpalette um branchenspezifische Anwendungen und Integrations-Schnittstellen zu Fremd-Produkten. Im Vordergrund steht dabei die optimale Nutzung der InfoStore DMS-Lösung über die Grenzen eines klassischen DMS-Systems hinweg. InfoStore ArchiveLink for SAP InfoStore ArchiveLink for SAP R/3 ist die von SAP zertifizierte Lösung für die Integration der SAP ArchiveLink- Schnittstelle in die InfoStore Produktfamilie. Das SAP Zertifikat InfoStore ArchiveLink for SAP R/3 entspricht den Normen und Spezifikationen, die von SAP an eine Schnittstelle zu ihrer eigenen ArchiveLink-Schnittstelle gestellt Dabei liegen zwei Zertifikate vor für die SAP ArchiveLink-Schnittstellen Version 3.1 und 4.5. SAP-Dokumente SAP R/3 speichert über die ArchiveLink Schnittstelle in InfoStore mehrere Arten von Archivobjekten: ausgehende Belege (z.b. Fakturen) im PDF-Format Drucklisten im SAP-eigenen Format ALF Reorganisationsdateien im SAP-eigenen Format In SAP R/3 eingehende Dokumente werden in beliebigen Formaten akzeptiert, wobei hier TIFF-Dokumente aus Scanning und Faxeingang im Vordergrund stehen. Sofern die PC-Anwendung über eine OLE2-Schnittstelle verfügt, können PC- Dokumente jeder Art direkt über den SAP-Client erfasst SAP R/3 ArchiveLink Schnittstelle Die ArchiveLink Schnittstelle des SAP R/3 Systems erlaubt die standardisierte Anbindung des InfoStore Archivsystems an SAP R/3. Dabei kann SAP den Dokumentenindex auch selbst führen. In diesem Fall werden lediglich die eigentlichen Dokument- und Dateiinhalte in InfoStore gespeichert. Dokumente anzeigen In InfoStore gespeicherte SAP- Dokumente können über den SAP Client (SAPGUI) oder über den integrierten InfoStore DocumentViewer angezeigt Je nach Anforderung können auch gemischte Konfigurationen eingesetzt Zusätzliche Erfassung von Indexdaten Zusätzliche Indexdaten zu den von SAP archivierten ausgehenden Dokumenten und Drucklisten können über das Standard-Zusatzmodul InfoStore Index Download for SAP R/3 während des Archivierens oder nachträglich in InfoStore übernommen Die projektspezifische Auswahl der Indexfelder erfolgt via ABAP und Fieldmapping. InfoStore ArchiveLink for SAP R/3 Spezielle Systemvoraussetzungen für InfoStore ArchiveLink for SAP R/3: PC-Server mit min. Intel Pentium 800 MHz, 1 GB Arbeitsspeicher, 20 GB Festplatte (für die Übertragung der Archivobjekte von SAP nach InfoStore wird ein dedizierter Windows Rechner eingesetzt) MS Windows 2000 Hinweis: Die Definitionen der ArchiveLink-Schnittstelle sind nur begrenzt abwärtskompatibel SAP ArchiveLink-Schnittstelle - Version 3.1 und Version 4.5. werden unterstützt (Offizielle SAP-Zertifikate) für die SAP-Basisversionen 3.1 bis inkl. 4.0B wird SAP R/3 ArchiveLink Version 3.1 unterstützt. Ab SAP-Basisversion 4.5 muss die neue ArchiveLink Version 4.5 eingesetzt InfoStore Windows API InfoStore Windows API (Toolkit) basiert auf der Microsoft COM-Architektur und ermöglicht eine Integration des InfoStore Archivs in beliebige kundeneigene Anwendungen. Die Lösung unterstützt den Funktionsumfang für eine effiziente Archivierung, Archivdefinitionsabfragen, Dokumentsuche mit Trefferliste und die Ablage von PC-Dokumenten. 18 19
Scanning & Capturing Die InfoStore Scanning-Lösungen gewährleisten rationelle Digitalisierung und Archivierung von Papierdokumenten. In einer gesamtheitlichen Lösung wird der Erfassungsprozess vom Scanning bis zur Archivierung der Dokumente und Belege unterstützt. Papierdokumente werden entweder direkt durch den Benutzer an seinem Arbeitsplatz oder an zentralen, leistungsfähigen Scanning- Stationen erfasst. Ausschlaggebend für den Einsatz des jeweiligen Verfahrens ist die Effizienz sowie die angestrebte Automatisierungsstufe. Import & Export InfoStore WorkstationScan InfoStore WorkstationScan ist die Lösung für effizientes, stapelorientiertes Erfassen, Indexieren und Archivieren von Papierdokumenten. Laufend anfallende Belegmengen, wie etwa Kundenbestellungen, Lieferantenrechnungen etc., werden bevorzugt direkt in der betreffenden Abteilung eingelesen. Dazu wird entweder ein dedizierter PC- Arbeitsplatz eingerichtet oder ein bestehender Benutzer- Arbeitsplatz entsprechend aufgerüstet. Mit gründlicher Imagebereinigung durch hochentwickelte Algorithmen von Kofax und automatischer Indexierung steht mit InfoStore WorkstationScan eine Lösung für alle Erfassungsanforderungen bereit. Durch die Verarbeitung von bis zu 10.000 Dokumenten pro Tag oder mehr ist ein hoher Durchsatz zu einem niedrigen Preis gewährleistet. Der Durchsatz kann durch den parallelen Betrieb mehrerer Scan- Arbeitsplätze deutlich gesteigert Scanning & Import Scanning & Import umfasst das Erstellen von Stapeln, das Scannen und Importieren von Dokumenten, das Verarbeiten von Bar- und Patchcodes sowie die ganzseitige Imagebereinigung und -verbesserung. Farb-Scanning erleichtert eine optische Kontrolle digitalisierter Dokumente parallel zum Scanvorgang. InfoStore WorkstationScan unterstützt für die Digitalisierung von Papierdokumenten über Stapel-Scanning alle gängigen Scannermodelle. Die eingelesenen Seiten können während des Scanning-Vorgangs laufend am Bildschirm angezeigt Profilierung Für jeden Papierdokumenttyp wird einmalig ein Profil erstellt, in dem Angaben, wie Art und Anzahl der Indexfelder (Schlüsselworte) festgehalten Diese dokumenten- und kundenspezifische Profilierung garantiert die Automatisierung des gesamten Erfassungsvorgangs. Indexierung - Validierung Die Indexierungsfunktion dient der Eingabe von Indexdaten sowie deren Überprüfung und Zuordnung zum erfassten Dokument. Verfügt ein Dokument oder Formular über strukturierte Informationsfelder, wird der Aufwand der manuellen Eingabe mit Hilfe automatischer Erkennungstechniken wie z.b. OCR oder Barcodes reduziert, indem Bereiche des Dokuments gelesen und automatisch in Indexdaten konvertiert Durch direkten Zugriff auf Anwendungsdatenbanken können die Indexdaten validiert und ergänzt Validierungsroutinen ermöglichen Fehlererkennungen bei manueller Eingabe und automatischer Indizierung mittels OCR oder Barcode. Wahlweise können auf IBM iseries kundeneigene Validierungsprogramme direkt in den Indexierungsablauf integriert Die manuelle Indexierung der eingelesenen Dokumente erfolgt entweder direkt am Scan-Arbeitsplatz oder an einem getrennten Indexierungs-Arbeitsplatz (z.b. in der entsprechenden Fachabteilung). Archivierung - Übergabe Die Archivierung, als letzter Schritt des Erfassungsprozesses, dient der vollautomatischen Übergabe digitalisierter Dokumente eines Stapels an InfoStore zur permanenten Speicherung. Die Archivierungsläufe werden aufgezeichnet, wodurch jederzeit eine Kontrolle der Erfassungsvorgänge gegeben ist. Fehlerhafte und irrtümlich archivierte Dokumente können zurückgenommen und neu erfasst Ein Vorteil von InfoStore WorkstationScan ist die hocheffiziente und flexible Integration in IBM iseries sowie die einfache Adaptierung an kundenindividuelle Anforderungen. Das Beleg-Scanning kann schnell und professionell eingeführt werden, während die Kosten niedrig bleiben. InfoStore WorkstationScan adressiert alle Anforderungen der modernen, rationellen Massenbelegserfassung kombiniert mit erstklassiger Skalierbarkeit für die ständig wachsenden Anforderungen größerer Belegmengen. InfoStore WorkstationScan InfoStore DesktopScan InfoStore DesktopScan ist die anwendungsorientierte Scan-Lösung für das Erfassen von Fremdbelegen aus IBM iseries Anwendungen. Neben leistungsfähigen Scannern werden auch Arbeitsplatz-Scanner für geringeres Dokumentvolumen unterstützt. Die Scanner können wahlweise über die Kofax- oder die Twain-Schnittstelle angesteuert Das durchschnittliche Scanning-Volumen an einem DesktopScan-Arbeitsplatz beträgt bis zu 150 Dokumente pro Tag. Der Scan-Vorgang erfolgt über den PC-Arbeitsplatz, die Ansteuerung kann direkt aus einer IBM iseries Anwendung erfolgen. Dabei stehen für eine entsprechende Steuerung standardisierte Programmschnittstellen zur Verfügung. Aus der Anwendung stammende Indexwerte werden dem zu erfassenden Dokument mitgegeben, die manuelle Indexierung erübrigt sich. Die Werte können über einen Indexierungsdialog validiert und korrigiert Die Scanningund Archivierungsvorgänge werden aufgezeichnet, so dass jederzeit festgestellt werden kann, welche Dokumente am Arbeitsplatz verarbeitet wurden (Stapel-ID). Scanning Bei Einzelseiten-Scannern (Flachbett- Scannern) wird jede Seite nach dem Einscannen im Desktop-Viewer-Fenster direkt angezeigt. Scanner, die über einen Formulareinzug (ADF - Automatic Document Feeder) verfügen, können mehrere Dokumentseiten gleichzeitig verarbeiten. Den eingescannten Dokumenten können weitere Seiten hinzugefügt Treten beim Einlesen einer Dokumentseite Probleme auf oder wurde eine Dokumentseite fälschlicherweise gelöscht, kann die Dokumentseite erneut eingelesen Neu eingescannte Seiten können einem Dokument angehängt oder an einer beliebigen Stelle eingefügt Archivierung & Indexierung Die Archivierung der erfassten Dokumente kann manuell durch den Benutzer ausgelöst Dies ist von Vorteil, wenn eine Validierung oder Korrektur durch den Benutzer zu erfolgen hat. Durch den iseries seitigen Programmaufruf können die Indexwerte auch direkt mitgegeben werden, diese werden automatisch eingelesen oder vervollständigt. Auf diese Weise wird der Archivierungs- Vorgang zusätzlich automatisiert. Die eingebauten Validierungsroutinen rufen bei fehlenden Indexwerten automatisch den Indexierungsdialog zur Korrektur auf. InfoStore DesktopScan ermöglicht die Erweiterung kundeneigener Anwendungen um eine Scanningfunktionalität auf einfachstem Wege und mit geringstem Aufwand, so dass alle betrieblichen Bereiche aus den Vorteilen der digitalen Dokumentenverwaltung Nutzen ziehen. 20 21
Scanning & Capturing Capturing (COLD) InfoStore BatchImporter ist eine stapelorientierte Lösung für den effizienten Import und die Archivierung beliebiger Dokumente in InfoStore und ermöglicht die Ablage von PC-Dokumenten über standardisierte Schnittstellen. Als Input benötigt InfoStore BatchImporter eine ASCII-Datei mit den Indexwerten und die PC-Dateien selbst. Die Konvertierung von SinglePage- TIFF zu Multipage- TIFF wird genauso wie die Archivierung von aufgetrennten Multipage-TIFF s in SinglePage-TIFF s unterstützt. InfoStore iseriescold ermöglicht das hochautomatisiertes Erfassen, Segmentieren und Indexieren von Druckausgabedateien in IBM-Formaten, wie AFP/IPDS, SCS und Verarbeitung von PCL- bzw. PDF-formatiertem Computer- Output. InfoStore BatchImporter IFS InfoStore BatchImporter IFS ermöglicht den stapelorientierten Import und die Archivierung von beliebigen Dokumenten in InfoStore. Dabei können Dokumente von einem IBM iseries Verzeichnis oder von einem IFS Verzeichnis importiert Der Importvorgang wird über eine Kontrolldatei dokumentiert. Über Batch-Import-Aktionen kann die Art der Verarbeitung eines Stapels gewählt werden: Die Stapel werden nur regisitriert, ohne dass eine vorherige Analyse auf Fehler oder einen Import erfolgt. Die Stapel werden registriert und analysiert, jedoch nicht archiviert. Die Stapel werden registriert, analysiert und, wenn keine Fehler auftreten, auch archiviert. Ein Import-Log-File dokumentiert den Verlauf eines Stapels in chronologischer Reihenfolge und ermöglicht somit ein Kontrolle über den Importvorgang. InfoStore BatchImporter (PC-Client) InfoStore BatchImporter erlaubt es, Dokumentstapel aus einem Fremdprogramm in eine InfoStore Umgebung zu importieren. Die dazugehörigen Indizes werden bei diesem Vorgang übernommen. BatchImporter dient damit der Migration von Dokumentstapeln und stellt eine Art standardisierte Schnittstelle zwischen InfoStore und den Produkten von Drittanbietern dar. Dazu muss mit Hilfe des PC-BatchImporter Assistenten ein Importprofil erstellt werden, auf dessen Grundlage der Import der Dokumentstapel und deren Indizes nach InfoStore stattfindet. Voraussetzung für die Durchführbarkeit des Exports aus Drittprogrammen nach InfoStore ist eine standardisierte Struktur einer zentralen Indexdatei. BatchImporter gliedert den Importvorgang in zwei Teile. Zuerst werden die Dokumente für den Transfer vorbereitet und die Indexwerte mit dem Dokument verknüpft und zwischengespeichert. Erst im zweiten Schritt werden die Dokumente aus dem Zwischenspeicher in InfoStore archiviert. Mit Hilfe des PC-BatchImporter-Log wird der Importvorgang protokolliert. Es besteht die Möglichkeit, die Log-Datei via E-Mail an einen bestimmten Empfänger - wie zum Beispiel den Administrator - zu senden. InfoStore BatchExporter InfoStore BatchExporter ist eine standardisierte Schnittstelle für den Export von InfoStore Dokumenten in Dritt- Applikationen. BatchExporter ermöglicht es, selektiv Dokumente aus InfoStore in ein IFS- Dateiverzeichnis zu exportieren. Die exportierten Dokumente werden automatisch wahlweise in eine PDF-Datei oder über eine Benutzerschnittstelle in ein anderes Dateiformat konvertiert. Die Indexwerte werden selbständig aufbereitet und in einer Datenbank zur weiteren Verfügung abgelegt. Von diesem Dateiverzeichnis und der Datenbank aus können die Dokumente anschließend von einer kundeneigenen Applikation importiert und verarbeitet Registrierung Der erste Schritt bei der Übernahme von Druckdaten in das elektronische Archiv ist die Registrierung der zu archivierenden Dateien in der InfoStore Registrationsdatenbank. Flexible Suchund Eingrenzfunktionen gewährleisten eine sichere Erfassung der Dateien. Über eine Statusfunktion kann jederzeit ermittelt werden, ob eine bestimmte Datei bereits verarbeitet wurde bzw. ob bei der Verarbeitung Fehler aufgetreten sind. Profilierung Für die einzelnen Arten von Druckausgaben werden Beschreibungen erstellt. Diese Beschreibungen enthalten Angaben zur Identifizierung der Druckdateien, zur Dokumentbildung (z.b. Auftrennen nach Rechnungsnummer etc.), zu Schlüsselbegriffen und zu anderen Merkmalen. Aufgrund dieses Profils kann die Druckdatei dann automatisch indexiert und archiviert werden, die Analyse- Funktion kann vor der Archivierung die Profilierung überprüfen. Indexierung Für alle aus einer Druckdatei erstellten Dokumente kann eine unbegrenzte Anzahl von Schlüsselwerten automatisch ermittelt Datumsangaben werden in verschiedenen Sprachformaten erkannt und sortierfähig abgespeichert. Eine Fülle von praxiserprobten Definitionsmöglichkeiten wie Konstanteneinfügung, Berücksichtigung erste/letzte Seite, Übernahme Standardattribute, Standard-Indexierzeile, Spalten-Indices, Benutzerprogramm-Exits etc. stehen zur Verfügung. Importieren Druckdateien können als einzelnes Dokument (z.b. Buchungsliste) oder aufgetrennt in mehrere Dokumente (z.b. Rechnungen) archiviert Jeder Archivierungslauf wird journalisiert und kann einfach nachvollzogen Formulare AS/400 Druckdateien können für den Ausdruck mit Formularen gemischt InfoStore prüft bei der Archivierung die Formularverknüpfungen und speichert die entsprechenden Formulare unveränderbar und periodengerecht ab. Für SCSund IPDS-Druckdateien werden sogenannte Front- und Back-Overlays unterstützt, für AFP-Druckdateien besteht eine darüber hinausgehende Unterstützung für alle im Datenstrom enthaltenen Formulare. Bei Anzeige und Ausdruck aus dem Archiv kann wahlweise ein zusätzliches Formular (z.b. KOPIE -Stempel) mitberücksichtigt Anzeige und Druck Die archivierten Druckdaten können über die reguläre InfoStore Dokumentensuche recherchiert, angezeigt und ausgedruckt Die Volltextsuche innerhalb von Druckdateien erlaubt ein schnelles Auffinden der gesuchten Daten. Spaltenindizes Für sehr große Listen wie z.b. Jahresend- Journale kann bei der Archivierung ein Inhaltsindex angelegt werden, der Daten aus bestimmten Teilen (Spalten) der Liste enthält. Dadurch ist eine sehr schnelle und benutzerfreundliche Suche nach Textstellen innerhalb der Druckdatei möglich. Datendurchsatz Je nach Hardware- und Softwarekonfiguration werden pro Stunde zwischen 10.000 und 60.000 Seiten indexiert und abgelegt. Mehrere Läufe können gleichzeitig durchgeführt Statistik, History, Recovery Alle Analyse- und Import-Läufe werden aufgezeichnet. Die Auswertung über Ablage und optische Auslagerung auf Stufe Druckdatei ist möglich. Es besteht die Möglichkeit, Archivierungsläufe zu annullieren. Fehlerhaft oder fälschlich archivierte Druckdaten können zurückgenommen PC Druckdaten-Unterstützung Das Modul iseries COLD PC Druckdaten-Unterstützung ermöglicht es, beliebige Dateien über SCS-Druckdaten zu indexieren und in InfoStore zu archivieren. Das Modul ermöglicht beispielsweise die Integration einer beliebigen PCL-Form-Processing-Lösung (z.b. Interform/400, Spoolmaster, Jetform, etc.) in InfoStore oder eine Archivierung beliebiger PC Druckdaten. Die Indexwerte werden jedoch immer aus einer SCS- Spooldatei ausgelesen. 22 23
Capturing (COLD) Der Funktionsumfang moderner Capturing-Anwendungen ist umfassend Wiederkehrende Formulare, Barcodes, maschinengeschriebene Texte (mittels OCR) und handgeschriebene Zahlen und Text (mittels ICR) werden automatisch erkannt. Es werden nicht nur für optisches Lesen vorbereitete Formulare verarbeitet, der Einsatz bereits eingeführter Belege ist weiterhin möglich. Die manuelle Erfassung entfällt weitgehend und erfolgt für die Nachbearbeitung anhand des Originalbeleges direkt am Bildschirm. Integrierte Capturing-Systeme Für die Bewältigung von sehr großen Dokumentvolumen stehen Hochleistungs-Scanning-Anwendungen zur Verfügung. Diese Zusatzlösungen von weltweit führenden Anbietern wie KOFAX, ReadSoft etc. lassen sich über Standard- Schnittstellen mit InfoStore verbinden und können auch völlig unabhängig vom IBM iseries System betrieben Diese Lösungen können auch dahingehend im Netzwerk betrieben werden, dass Arbeitsteilungen zwischen der reinen Scanningarbeit, der Indexierung und der Nachbearbeitung (z.b. Qualitätsprüfungsarbeiten) möglich sind. Unter Einbeziehung von Hochleistungsscannern, wie z.b. KODAK ImageLink (mit Scan- Leistungen bis 144 Seiten/Min.), können sehr leistungsfähige Konfigurationen realisiert Diese Hochleistungslösungen eignen sich dort, wo sehr große Dokumentmengen anfallen und das Einlesen und Erfassen der Daten ab diesen Formularen und Vordrucken erforderlich ist. Die Einsparungen an Zeit und Kosten sind enorm und können bis zu 90% im Vergleich zur manuellen Datenerfassung sein. Anzeige und Druck Die Abfrage und Anzeige der archivierten Image-Dokumente erfolgt entweder über die in InfoStore enthaltene Standard- Retrievalanwendung (IBM iseries-basierend) oder mit der InfoStore Client/ Server-Dokumentenabfrage (Windowsbasierend). Archivierte Dokumente werden über schnelle Kommunikationseinrichtungen (APPC) direkt auf den jeweiligen PC-Arbeitsplatz übertragen. Image- Dokumente (und natürlich auch AS/400 Druckdateien-Dokumente) werden auf dem PC-Bildschirm abbildgetreu dargestellt und können auf PC-Druckern ausgegeben InfoStore iseriescold Technische Daten Druckerdatenstrom SCS IPDS AFP Speicherformat CI IBM iseries-datenbank-format IPDS/AFP Speicherformat NCI TIFF G3/G4 MO:DCA Barcodes Code39 (3 of 9), Code93, Code128, Codabar EAN-8, EAN-13, Interleaved 2 of 5, Postnet, UPC-A, UPC-E Kodak kompatible Patch Codes Systemvoraussetzungen IBM iseries, alle Modelle Betriebssystem IBM OS/400, ab V4R4 IBM iseries ClientAccess InfoStore ARCHIV InfoStore OSM (bei Verwendung von optischen Speichersystemen) auf PC-Scan-Station: normaler, leistungsfähiger PC- Arbeitsplatz LAN- (TCP/IP) oder Twinax-Anschluss Betriebssystem Microsoft Windows NT/2000/XP Scanner nach Wahl KOFAX oder SCSI-Scan-Adapter Unterstützung TSE/Citrix-Metaframe Server Schnittstellen IBM ImagePlus/VisualInfo Kofax Ascent Capture Benutzer-Exits, Programmschnittstellen (APIs) 24 25
Web Document Solutions Professionelles Dokumentenmanagement bedeutet die weltweite und sichere Verfügbarkeit von Unternehmensdaten über Standardbrowser. Recherche und Anzeige, wie auch Archivierung - InfoStore WebDMS bietet diese Funktionalität. Weitere Lösungen sind der InfoStore Web DocumentViewer wie auch InfoStore WebServices, mit denen Integrationsmöglichkeiten in bestehende Web-Anwendungen geboten Web Applications & Portals InfoStore WebDMS InfoStore WebDMS ist die standardisierte, sofort einsetzbare Web- Abfragelösung (WebDMS in Windows/ ASP und Java/JSP-Technologie) und bildet die Grundlage für die unkomplizierte und sichere Recherche, Anzeige und Archivierung elektronischer Dokumente in Internet-, Extranet und Intranet-Umgebungen. Neben der Dokumentabfrage wird die Darstellung von Trefferlisten der gefundenen Dokumente wie auch die intelligente Darstellung der Dokumentinhalte direkt im Web-Browser oder über den Web DocumentViewer unterstützt. Das gesamte Benutzermanagement und die Security-Einstellungen werden von dem IBM iseries System übernommen. InfoStore WebDMS ist sowohl als eigenständige Standardanwendung wie auch als Integration in eine kundeneigene Anwendung einsetzbar. Ähnlich dem InfoStore WindowsRetrieval ist es möglich aus den verschiedenen Dokumentklassen auszuwählen und durch die Public- bzw. Privatefolders zu navigieren. Über HTML Formulare können Dokument- klassensuchen und die mit WindowsRetrieval erstellten Abfragen ausgeführt und die Resultatsliste in einer übersichtlichen Tabelle angezeigt InfoStore WebDocumentViewer Mit WebDMS können Dokumente aus dem Filesystem direkt über das Web im InfoStore DMS abgelegt Nach Selektion des Dokumentes und Auswahl eines Archivierungsprofils kann der Benutzer über eine Indexierungsmaske die notwendigen wie auch zusätzliche Indexwerte angeben, mit denen das Dokument zu einem späteren Zeitpunkt im Archiv wieder auffindbar ist. InfoStore Web DocumentViewer Mit dem InfoStore Web DocumentViewer steht ein integrierter Web-Viewer zur Verfügung. Der universell einsetzbare XML-basierende Web DocumentViewer in Windows- und Java-Technologie erlaubt die detailgetreue Darstellung von elektronischen Inhalten über einen Web- Browser. Die Spooldaten werden auf dem WebDMS Server on-the-fly konvertiert und im Browser des Anwenders als Bild angezeigt. Mit der Navigationsleiste kann komfortabel durchs Dokument navigiert InfoStore WebDMS - Dokumentenarchivierung Der InfoStore Web DocumentViewer kann in InfoStore WebDMS oder in eine Web- Kundenanwendung eingebunden Der Viewer ermöglicht die Darstellung der geläufigsten COLD-Formate wie SCS, IPDS, AFP und Imageformate wie TIFF. Wird der Web DocumentViewer nicht verwendet, können diese Formate als TIFF oder PDF angezeigt werden oder direkt im DocumentViewer geöffnet PC Dokumente werden mit ihrer jeweiligen Original-Applikation unter Windows angezeigt. InfoStore WebDMS27 - Dokumentensuche 26 27