3 Daten eingeben und bearbeiten

3 Daten eingeben und bearbeiten Nachdem Sie wie in der vorherigen Lektion beschrieben die Struktur einer Tabelle entweder über den Assistenten oder manuell erstellt haben, können Sie sich daran machen, die Tabelle mit Daten zu füllen. Daten geben Sie in der Datenblattansicht der Tabelle ein. Die Techniken dazu sind einfach zu beherrschen und Sie müssen nur einige Besonderheiten beachten, die in dieser Lektion angesprochen werden. Allerdings ist diese Tätigkeit meist eine langweilige Angelegenheit. Wenn die Daten bereits in anderen Formaten vorliegen sollten, können Sie sie meist auch nach Access importieren, was Ihnen einen großen Teil der Arbeit erspart. Denken Sie auch daran, dass Sie über die Verwendung von Formularen eine in den meisten Fällen weit bequemere Möglichkeit haben, Ihre Daten in eine Tabelle einzugeben. Darauf werden wir in Kapitel 8 eingehen. Lernziele Felddaten eingeben und korrigieren Importieren und Exportieren Datensätze bearbeiten Tabellen formatieren Beispieldatei: Wenn Sie die in dieser Lektion beschriebenen Übungen selbst nachvollziehen wollen, sollten Sie dafür die Beispieldatei db3.mdb aus dem Verzeichnis Aufgaben öffnen. Die Resultate dieser Arbeit finden Sie in der gleichnamigen Datei im Verzeichnis Ergebnisse. Felddaten eingeben und korrigieren ACO3S-2-1 In der Datenblattansicht der Tabelle können Sie die Felddaten eingeben und eingegebene Felddaten korrigieren. Öffnen Sie die gewünschte Tabelle in dieser Ansicht. Tabelle1 beinhaltet in etwa die Struktur, die Sie in der vorherigen Lektion festgelegt haben. 1. Sorgen Sie dafür, dass das Datenbankfenster angezeigt wird. 2. Wählen Sie die Objektgruppe Tabellen. 3. Markieren Sie die zu öffnende Tabelle. Wählen Sie für diese Übung die vorhandene Tabelle1. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen oder führen Sie einen Doppelklick auf dem Symbol für die Tabelle aus. Die Tabelle wird in der Datenblattansicht angezeigt. 41

Übung 1: Neuen Datensatz anlegen Nach dem Öffnen einer Tabelle in der Datenblattansicht ist automatisch das erste Feld im ersten Datensatz markiert. Wenn Sie Daten in einer noch leeren Tabelle eingeben wollen, können Sie also sofort damit beginnen. Einen zusätzlichen Hinweis bietet auch der Datensatzmarkierer an linken Rand. Sind bereits Datensätze in der Tabelle vorhanden, müssen Sie zunächst das Feld markieren, in dem Sie mit der Eingabe beginnen wollen. In allgemeinen werden Sie die Daten in einem neuen Datensatz anlegen wollen. Wählen Sie Neuer Datensatz im Menü Einfügen oder klicken Sie auf die gleichbedeutende Schaltfläche in der Navigationsleiste an unteren Rand der Tabelle. Der neue Datensatz wird daraufhin markiert und die Schreibmarke erscheint im ersten Feld dieses Satzes. Die Tabelle ist bereit zur Eingabe eines neuen Datensatzes Tipp: Tastenkombination Sie können zum Markieren eines neuen Datensatzes auch die Tastenkombination (Strg)+(+) drücken oder einfach das erste Feld der letzten Zeile anklicken. Übung 2: Daten eingeben Nach dem Markieren eines Feldes können Sie die Daten eingeben. Benutzen Sie die Tastatur wie bei der Textverarbeitung. Nach der ersten Eingabe in einem Feld wird der Datensatz durch ein Schreibstiftsymbol in der Markierungsspalte gekennzeichnet. Außerdem wird gleich noch ein neuer leerer Datensatz erstellt. Beachten Sie dabei noch die folgenden Hinweise: Um von einem Feld zum nächsten zu wechseln, benutzen Sie die Tasten (ÿ), ( ) oder (Æ). Nachdem Sie die Eingaben an einem Datensatz abgeschlossen haben, kommen Sie mit diesen Tasten zum ersten Feld eines neuen Datensatzes. Den Wert eines Kontrollkästchens in einem Feld können Sie durch Betätigung der Taste (Leer) umschalten. Felder vom Typ OLE-Objekt können Sie auch in der Datenansicht der Tabelle mit Daten füllen, grafische Inhalte können aber in dieser Ansicht nicht angezeigt werden. Wir werden darum erst in der Lektion über die Eingaben in Formularen darauf zu sprechen kommen. In einen AutoWert-Feld können keine Eingaben durchgeführt werden. Diese Werte werden von Microsoft Access automatisch gesetzt. Mit Hilfe spezieller Tastenkombinationen können Sie die Eingabe von bestimmten Feldinhalten beschleunigen. 42 Kapitel 3

Tastenkürzel (Strg)+ (;) (Strg)+ (:) (Strg)+(Alt)+(Leer) (Strg)+ ( ) Wirkung Einfügen des aktuellen Datums. Einfügen der aktuellen Uhrzeit. Einfügen des Standardwerts für ein Feld. Einfügen des Werts aus dem vorherigen Datensatz. Tipp: Tastenwirkung einstellen Über die Registerkarte Tastatur im Dialogfeld zum Befehl Optionen des Menüs Extras können Sie einstellen, welche Wirkung eine Betätigung von ( ) hat. Ebenso können Sie hier das Standardverhalten einiger weiterer Tasten definieren. Daten speichern Um das Speichern der in der Datenansicht eingegebenen Elemente brauchen Sie nicht zu kümmern. Sobald Sie die Eingabe in einem Datensatz abschließen und einen anderen Datensatz markieren, werden die neu eingegebenen Daten automatisch in die Tabelle geschrieben. Wenn Sie bei umfangreichen Eingabearbeiten innerhalb eines Datensatzes die Daten zwischendurch speichern wollen, drücken Sie die Tastenkombination (ª)+( ). Tipp: Rückgängig machen Gerade vorgenommene Änderungen können Sie rückgängig machen. Benutzen Sie dazu den Befehl Rückgängig im Menü Bearbeiten oder die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste. Wenn Sie den Befehl vor den Wechsel zu einem anderen Datensatz benutzen, wird die letzte Eingabe rückgängig gemacht. Nach einer vorher durchgeführten vollständigen Eingabe eines neuen Datensatzes immer der gesamte Datensatz entfernt. Daten korrigieren ACO3S-2-1 Bereits eingegebene Daten können Sie nachträglich korrigieren. Haben Sie beispielsweise einen Fehler entdeckt, klicken Sie die entsprechende Stelle mit der Maus an und führen die Korrekturen durch. Wenn Sie gern mit der Tastatur navigieren, sollten Sie zwei zusätzliche Modi kennen lernen: Mit der Taste (F2) können Sie zwischen dem Bearbeitungsmodus und dem Navigationsmodus umschalten. Die Pfeiltasten haben in diesen beiden Modi eine unterschiedliche Wirkung. Im Navigationsmodus bewirken Sie einen Sprung zu anderen Feldern der Tabelle. Im Bearbeitungsmodus verschieben Sie damit die Schreibmarke innerhalb eines Feldes. Einen Erweiterungsmodus schalten Sie über die Taste (F8) ein und aus. Bei eingeschaltetem Erweiterungsmodus erscheint in der Statusleiste die Anzeige ERW. Wenn der Erweiterungsmodus eingeschaltet ist, können Sie durch wiederholtes Drücken von (F8) die Markierung auf das ganze Wort, das Feld, den Datensatz oder alle Datensätze erweitern. Die Tasten zur Bewegung der Einfügemarke dienen im Erweiterungsmodus zur Erweiterung der Markierung. Daten eingeben und bearbeiten 43

Import und Export Statt die Daten in eine Tabelle eingeben zu müssen, können Sie auch Daten, die in anderen Dateiformaten abgelegt sind, in Access verwenden. Das ist schnell geschehen und kann Ihnen eine Menge Arbeit sparen. Mit einer ähnlichen Technik können Sie auch Daten aus Microsoft Access-Datenbanken in anderen Anwendungen weiter verarbeiten. Daten importieren Daten aus einer Textdatei, einer Kalkulationstabelle oder einer Datenbanktabelle können Sie in eine Microsoft Access-Tabelle importieren. ACO3S-2-3 1. Wählen Sie den Befehl Externe Daten im Menü Datei und im Untermenü dazu den Befehl Importieren. Das Dialogfeld Importieren wird geöffnet, das seiner Arbeitsweise dem Dialogfeld Öffnen entspricht. 2. Bestimmen Sie über das Feld Dateityp, aus welcher Art von Datei Sie die Daten übernehmen wollen. Besonders interessant für Sie sind hier vielleicht die Formate Microsoft Office Access, Microsoft Excel, Outlook oder Textdateien. 3. Markieren Sie die Datei, die die zu importierenden Daten enthält und klicken Sie auf Importieren. Der Importassistent wird gestartet. 4. Führen Sie die in den einzelnen Assistentendialogfeldern angezeigten Anweisungen aus und betätigen Sie jeweils die Schaltfläche Weiter. Die Anweisungen unterscheiden sich teilweise je nach dem benutzten Format. 5. Bestätigen Sie den Abschluss des Imports durch einen Klick auf die Schaltfläche Fertig stellen. Die Daten werden in die aktuelle Datenbank importiert. Daten exportieren ACO3S-4-4 Sie können die Daten aus den Tabellen einer Microsoft Access- Datenbank auch in Formate exportieren, die von anderen Anwendungen gelesen werden können. Gehen Sie dazu in den folgenden Schritten vor: 1. Markieren Sie im Datenbankfenster die Tabelle, deren Daten exportiert werden sollen. 2. Wählen Sie Exportieren im Menü Datei. Das Dialogfeld Exportieren von wird geöffnet. Es entspricht im Prinzip dem Dialogfeld Speichern unter. 3. Geben Sie im Feld Dateityp an, als was das markierte Objekt gespeichert werden soll. Wenn Sie beispielsweise die Daten in einer Excel-Datei weiterverarbeiten wollen, wählen Sie Microsoft Office Excel. 4. Legen Sie dann den Dateinamen und den Speicherort fest. 5. Bestätigen Sie über die Schaltfläche Exportieren. Die gerade erstellte Datei kann anschließend in Excel geöffnet werden. 44 Kapitel 3

Datensätze bearbeiten Mehrere Bearbeitungsvorgänge betreffen alle Felder eines Datensatzes. Sie können beispielsweise Datensätze kopieren oder aus der Tabelle löschen. Ein Verschieben von Datensätzen ist zwar möglich, eine solche Aktion macht aber in Datenbanken wenig Sinn, da die Reihenfolge der Eintragungen in einer Tabelle praktisch keine Bedeutung hat. Auch andere Datensatzaktionen sind möglich. Datensatz markieren Bevor Sie Datensätze als Ganzes bearbeiten, müssen Sie sie als Einheit markieren. Beim Arbeiten mit der Maus klicken Sie dazu den entsprechenden Datensatzmarkierer an linke Rand des Tabellenfensters an. Sie können aber auch die Einfügemarke an eine beliebige Stelle im Datensatz setzen und Datensatz markieren im Menü Bearbeiten wählen. Tastenkürzel Wirkung (ª)+(Leer) (ª)+(½) (ª)+(¼) Markieren des aktuellen Datensatzes oder Aufheben der Markierung Markieren des vorherigen Datensatzes. Markieren des nächsten Datensatzes. Datensatz löschen ACO3S-2-1 Nicht mehr benötigte Datensätze können Sie löschen. Da diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann, sollten Sie damit vorsichtig sein. Dazu gehen Sie wie folgt vor: 1. Setzen Sie die Einfügemarke in den entsprechenden Datensatz, oder markieren Sie die gewünschten Datensätze. 2. Wählen Sie Datensatz löschen oder Löschen im Menü Bearbeiten. Sie können auch eine Schaltfläche verwenden. Auch die Kombination (Strg)+(-) startet des Löschen. In allen Fällen wird ein Warnfeld angezeigt. 3. Wenn Sie den Datensatz wirklich löschen wollen, bestätigen Sie durch einen Klick auf Ja. Tipp: Warnung abschalten Die Anzeige einer Warnung vor dem Ändern eines Datensatzes, dem Löschen eines Datenbankobjekts oder dem Ausführen einer Aktionsabfrage können Sie über die Registerkarte Bearbeiten/Suchen im Dialogfeld zum Befehl Optionen des Menüs Extras regeln. Datensatz kopieren Das Kopieren eines Datensatzes ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn sich zwei Datensätze nur in wenigen Feldinhalten voneinander unterscheiden. 1. Markieren Sie den zu kopierenden Datensatz. Daten eingeben und bearbeiten 45

2. Wählen Sie Kopieren im Menü Bearbeiten, oder klicken Sie auf die gleichbedeutende Schaltfläche in der Symbolleiste. 3. Wählen Sie Neuer Datensatz im Menü Einfügen oder klicken Sie auf die gleichbedeutende Schaltfläche in der Navigationsleiste an unteren Rand der Tabelle. 4. Wählen Sie Einfügen im Menü Bearbeiten, oder klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste. Ein neuer Datensatz wird erstellt, der eine Kopie anfangs markierten enthält. Führen Sie anschließend die notwendigen Änderungen durch. Filtern ACO3S-3-6 Über einen Filter können Sie sehr einfach die Anzeige auf Datensätze beschränken, die in einem Feld bestimmte Inhalte haben. Beispielsweise könnten Sie alle Datensätze mit einem bestimmten Nachnamen herausfiltern. Access vorfügt über mehrere Filterfunktionen. Da Sie später wahrscheinlich Ihre Datensätze vordringlich in einem Formular bearbeiten werden, werden wir diese Funktionen erst später intensiver behandeln. 1. Wählen Sie Formularbasierender Filter im Untermenü zum Befehl Filter im Menü Datensätze oder klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste Tabellendatenblatt. Alle Feldinhalte werden ausgeblendet und die verbleibende Zeile wird mit der Möglichkeit zum Öffnen eines Listenfeldes versehen. 2. Öffnen Sie das Listenfeld zu einer Feldspalte. Sie finden hierin alle Eintragungen, die in dieser Spalte der Tabelle vorgenommen wurden. Wählen Sie hierin den Eintrag aus, nach dem gefiltert werden soll. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter anwenden in der automatisch angezeigten Symbolleiste Filter/Sortieren. Die Datensätzen in der Tabelle werden gefiltert. Das erkennen Sie auch an der eingeblendeten Anzeige (Gefiltert) bzw. an der reduzierten Anzahl der Datensätze rechts neben den Navigationsschaltflächen. 4. Um die Wirkung des Filters abzuschalten, klicken Sie auf die Schaltfläche Filter entfernen. Die Datensätze in der Tabelle werden wieder vollständig angezeigt. Tipp: Filter bleibt eingestellt Die Einstellung für den Filter bleibt erhalten, bis Sie sie ändern. Zum nochmaligen Filtern mit demselben Kriterium brauchen Sie nur noch erneut auf die Schaltfläche Filter anwenden zu klicken. Um die Wirkung eines zur Schaltfläche Filter anwenden zugeordneten Filters zu beenden, wählen Filter/Sortierung entfernen im Menü Datensätze. 46 Kapitel 3

Datensätze sortieren ACO3S-3-5 Sie können die Datensätze einer Tabelle auch nach den Einträgen in einem bestimmten Feld sortieren lassen. Dazu gehen Sie in den folgenden Schritten vor: 1. Setzen Sie die Einfügemarke in ein beliebiges Feld der Spalte, nach deren Inhalten die Datensätze sortiert werden sollen, oder markieren Sie die gesamte Spalte. 2. Wählen Sie Sortierung im Menü Datensätze, und wählen Sie im Untermenü, ob Sie Aufsteigend oder Absteigend sortieren wollen. Oder klicken Sie auf eine der gleichbedeutenden Schaltfläche in der Symbolleiste. Um die Wirkung einer Sortierungsaktion wieder anzuschalten und zu originalen Reihenfolge der Datensätze zurück zu kehren, wählen Filter/Sortierung entfernen im Menü Datensätze. Tipp: Sortierreihenfolge festlegen Die standardmäßig zu verwendende alphabetische Sortierreihenfolge für neue Datenbanken können Sie auf der Registerkarte Allgemein im Dialogfeld zum Befehl Optionen des Menüs Extras festlegen. Suchen und Ersetzen Sie können in der Tabelle nach bestimmten Feldinhalten suchen und sie bei Bedarf durch andere Inhalte ersetzen lassen. Diese Aufgaben können Sie aber ebenfalls in Formularen erledigen und wahrscheinlich ist das auch der Ort, an dem Sie es später vordringlich tun werden. Wir werden darum auf diese Aktionen noch einmal in Kapitel 8 zurückkommen. Tabellen formatieren ACO3S-3-4 Tipp: Layout speichern Sie können Microsoft Access-Tabellen hinsichtlich der Schriftattribute, der Zeilenhöhe und der Spaltenbreite formatieren. Außerdem können Sie Spalten ausblenden und Spalten als Titel auf dem Bildschirm fixieren lassen. Den Zugriff auf diese Einstellungen erhalten Sie über die Befehle im Format- Menü. Die meisten der Befehle zum Formatieren sind auch direkt über die entsprechenden Kontextmenüs ausführbar. Alle Einstellungen zum Format in der Datenblattansicht bleiben nur erhalten, wenn Sie abschließend Layout speichern im Menü Datei wählen oder auf die Schaltfläche Speichern in der Symbolleiste klicken. Haben Sie nicht gespeichert, werden Sie beim Schließen der Tabelle vor einem Verlust der Änderungen gewarnt. Schriftart Über den Befehl Schriftart im Menü Format rufen Sie ein Dialogfeld auf den Bildschirm, über das Sie die Parameter bezüglich der Schriftgestaltung für die gesamte Tabelle einstellen können. Daten eingeben und bearbeiten 47

Tipp: Standardeinstellungen wählen Die Standardeinstellungen für Schriftart, -schnitt und -grad neuer Datenblätter können Sie über die Registerkarte Datenblatt im Dialogfeld zum Befehl Optionen des Menüs Extras regeln. Zeilenhöhe und Spaltenbreite Die Zeilenhöhe der Tabelle wird standardmäßig automatisch an die gewählte Schriftgröße angepasst. Mit dem Befehl Zeilenhöhe im Menü Format können Sie sie aber auch unabhängig davon regeln. Die Einstellung gilt für die gesamte Tabelle. Die Spaltenbreite können Sie für jede Spalte individuell einstellen. Dazu setzen Sie die Einfügemarke in ein Feld der Spalte, die Sie ändern wollen, und benutzen Spaltenbreite im Menü Format. Die können die Zeilenhöhe auch über die Maus ändern. 1. Setzen Sie den Mauszeiger auf die Trennlinie zwischen zwei Zeilen. Drücken Sie die Maustaste, und halten Sie sie gedrückt. 2. Verschieben Sie die Trennlinie zwischen den Zeilen bei gedrückt gehaltener Maustaste nach oben bzw. nach unten. Eine durchgezogene Linie zeigt die neue Zeilenhöhe an. Lassen Sie die Maustaste los, sobald die Zeile die gewünschte Höhe erreicht hat. Auch die Spaltenbreite können Sie über die Maus ändern: 1. Setzen Sie den Mauszeiger auf die Trennlinie hinter der Spalte, deren Breite Sie ändern wollen. 2. Drücken Sie die Maustaste, und halten Sie sie gedrückt. 3. Verschieben Sie die Trennlinie zwischen den Spalten bei gedrückt gehaltener Maustaste nach rechts bzw. nach links. Eine durchgezogene Linie zeigt die neue Spaltenbreite an. 48 Kapitel 3

Tipp: Optimale Breite Ein Doppelklick auf die Trennlinie zwischen zwei Spalten passt die links liegende Spalte der Länge der Feldinhalte an. Das bewirkt auch die Schaltfläche Anpassen im Dialogfeld Spaltenbreite. Spalten aus- und einblenden Momentan nicht benötigte Spalten in der Tabelle können Sie ausblenden. 1. Markieren Sie die Spalte, die Sie ausblenden wollen, oder setzen Sie die Einfügemarke in ein Feld der Spalte. Wollen Sie mehrere nebeneinander liegende Spalten ausblenden, markieren Sie sie. 2. Wählen Sie Spalten ausblenden im Menü Format. Die Spalten werden nicht mehr angezeigt. 3. Um Spalten wieder einzublenden, wählen Sie Spalten einblenden im Menü Format Aktivieren Sie im Dialogfeld Spalten einblenden die Kontrollkästchen der gewünschten Spalten. 4. Schließen Sie abschließend das Dialogfeld. Spalten fixieren Sie können dafür sorgen, dass beim Durchführen eines Bildlaufs bestimmte Spalten permanent auf dem Bildschirm angezeigt werden. Diese Technik eignet sich besonders zum Arbeiten mit Tabellen mit vielen Spalten. 1. Setzen Sie die Einfügemarke in die gewünschte Spalte, oder markieren Sie diese Spalte. Wollen Sie mehrere nebeneinander liegende Spalten fixieren, markieren Sie sie gemeinsam. 2. Wählen Sie Spalten fixieren im Menü Format. 3. Wiederholen Sie evtl. diese Schritte und für weitere, nicht nebeneinander liegende Spalten, die permanent angezeigt werden sollen. Die so gewählten Spalten bleiben im linken Teil der Tabelle permanent angezeigt. Durch die Wahl vom Spaltenfixierung aufheben im Menü Format können Sie zur Grundeinstellung zurückkehren. Feldformatierungen Der Befehl Datenblatt im Menü Format regelt die Anzeige mehrerer weiterer Feldformate, beispielsweise die Anzeige der Rasterlinien zwischen den Spalten und Zeilen. Daten eingeben und bearbeiten 49

Tipp: Standardeinstellungen Die Standardeinstellungen für die Anzeige der horizontalen und vertikalen Rasterlinien können Sie über die Registerkarte Datenblatt im Dialogfeld zum Befehl Optionen des Menüs Extras regeln. Zusammenfassung Die Eingabe von Daten in eine Tabelle stellt kein Problem dar, ist aber meist sehr aufwendig. Wenn Sie Daten bereits in anderen Formaten vorliegen, sollten Sie die Importfunktion des Programms nutzen und die Daten übernehmen. Sie können in den Tabellen bereits diverse Datenbankoperationen vornehmen. Für eine bequemere Arbeit bieten sich aber dafür eher die im Kapitel 8 behandelten Formulare an. Wiederholungsfragen In welcher Ansicht geben Sie Daten in einer Tabelle ein? Über welche Methoden können Sie erreichen, dass ein neuer Datensatz angelegt und markiert wird? Was versteht man unter dem Navigation-, dem Bearbeitungs- und dem Erweiterungsmodus? Nennen Sie einige Formate, aus denen Daten in Access-Tabellen übernommen werden können. Wie stellen Sie für die Spaltenbreite eine optimale Größe ein? 50 Kapitel 3