ECDLAM4-07 Autor: Peter Wies 1. Ausgabe vom 7. Januar 2008 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Internet: www.herdt.com Das ECDL-Logo ist ein in Deutschland und der Schweiz eingetragenes Markenzeichen der DLGI und der ECDL Switzerland AG (Lizenzgeber). In Österreich ist die Oesterreichische Computer Gesellschaft (OCG) Lizenzgeber. Der Lizenznehmer ist eine von DLGI, OCG und ECDL Switzerland AG unabhängige Einheit und in keiner Weise mit diesen verbunden. Die Unterlage kann genutzt werden, um Schulungsteilnehmer bei der Vorbereitung auf die European Computer Driving Licence-Prüfung zu unterstützen. Weder die Lizenzgeber noch der Lizenznehmer gewährleisten, dass durch die Verwendung dieser Unterlage das Bestehen der jeweiligen Prüfung sichergestellt wird. Die Verwendung des von den Lizenzgebern genehmigten Lehrmaterial-Logos auf diesem Produkt bedeutet, dass es unabhängig geprüft und seine Übereinstimmung mit den folgenden Vorgaben genehmigt wurde: Das Produkt enthält in einem zumindest zufriedenstellenden Maß das gesamte Lehrmaterial im Hinblick auf die zurzeit geltende ECDL-Syllabus-Version (Version 1.0). Das Lehrmaterial wurde nicht auf technische Richtigkeit überprüft, und es wird nicht gewährleistet, dass der Endverbraucher die dazugehörigen ECDL-Prüfungen besteht. Alle in der Unterlage enthaltenen Einstufungstests und/ oder leistungsbezogenen Übungen beziehen sich einzig und allein auf dieses Produkt und sind oder implizieren keine Zertifizierung durch die Lizenzgeber für die ECDL- Prüfungen. ECDL Europäischer Computer Führerschein Modul AM4 Tabellenkalkulation (mit Office Excel 2007) ECDLAM4-07 Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT- Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich.
I ECDL - Modul AM4 - Tabellenkalkulation (mit Office Excel 2007) 1 Überblick...4 1.1 Der Europäische Computer Führerschein... 4 1.2 Was Sie wissen sollten... 5 2 Professionell mit Tabellenblättern arbeiten...6 2.1 Bereich als Tabelle formatieren... 6 2.2 Tabellen(-teile) sortieren... 8 2.3 Benutzerdefinierte Zellformate erstellen... 12 2.4 Zeilen und Spalten fixieren... 15 2.5 Spalten bzw. Zeilen aus- oder einblenden... 15 2.6 Tabellen mit Kommentaren versehen... 16 2.7 Schnellübersicht... 18 2.8 Übung... 19 3 Formatierung an Bedingungen knüpfen...20 3.1 Grundlagen zu bedingter Formatierung... 20 3.2 Individuelle Regeln aufstellen... 22 3.3 Werteverteilung mit grafischen Elementen darstellen... 23 3.4 Zellen abhängig von Bedingungen formatieren... 25 3.5 Regeln bearbeiten... 26 3.6 Mit mehreren Regeln arbeiten... 27 3.7 Schnellübersicht... 28 3.8 Übung... 29 4 Tabellen gliedern...30 4.1 Gliederungen erstellen... 30 4.2 Mit Detaildaten arbeiten... 31 4.3 Daten einer Gliederung markieren... 32 4.4 Gliederungen entfernen... 33 4.5 Mit Teilergebnissen arbeiten... 34 4.6 Schnellübersicht... 36 4.7 Übung... 36 5 Arbeitsmappen effektiv einsetzen...38 5.1 Was sind Mustervorlagen?... 38 5.2 Mit Mustervorlagen arbeiten... 39 5.3 Arbeitsmappen schützen... 41 5.4 Arbeitsblätter und Zellen schützen... 42 5.5 Anzeige der Arbeitsblätter festlegen... 44 5.6 Schnellübersicht... 45 5.7 Übung... 46 6 Spezielle Bezugsarten und Namen einsetzen...48 6.1 Zellbezüge auf andere Tabellenblätter in Formeln nutzen... 48 6.2 Zellbezüge auf andere Arbeitsmappen in Formeln nutzen... 49 6.3 Zellen verknüpfen... 51 6.4 Namen vergeben... 51 6.5 Namen in Formeln einsetzen... 53 6.6 Nützliches zu Namen... 54 6.7 Schnellübersicht... 57 6.8 Übung... 58 7 Filter in Tabellen verwenden... 60 7.1 Mit Filtern arbeiten... 60 7.2 Den AutoFilter aktivieren... 60 7.3 Suchkriterien für den AutoFilter definieren... 61 7.4 Benutzerdefinierten AutoFilter einsetzen... 63 7.5 Spezialfilter einsetzen... 64 7.6 Spezielle Suchkriterien bei Spezialfiltern einsetzen... 65 7.7 Schnellübersicht... 67 7.8 Übung... 68 8 Daten kombinieren und konsolidieren... 70 8.1 Daten kombinieren... 70 8.2 Grundlagen der Tabellenkonsolidierung... 71 8.3 Daten mit Formeln konsolidieren... 72 8.4 Daten nach Position konsolidieren... 73 8.5 Daten nach Rubrik konsolidieren... 75 8.6 Konsolidierungsergebnisse bearbeiten... 77 8.7 Schnellübersicht... 78 8.8 Übung... 78 9 Professionell mit Funktionen arbeiten... 80 9.1 Verschachtelte Funktionen erstellen... 80 9.2 Beispiele für mathematische Funktionen... 81 9.3 Beispiele für statistische Funktionen... 83 9.4 Beispiele für Datums- und Textfunktionen... 84 9.5 Beispiele für Datenbankfunktionen... 85 9.6 Beispiele für finanzmathematische Funktionen... 88 9.7 Beispiele für logische Funktionen... 90 9.8 Die Funktionen SVERWEIS und WVERWEIS... 94 9.9 Übung... 96 10 Formeln überwachen... 98 10.1 Die Formelüberwachung verwenden... 98 10.2 Formeln auf Fehler prüfen... 100 10.3 Zellinhalte überwachen... 102 10.4 Schnellübersicht... 104 10.5 Übung... 104 2
Inhalt I 11 Pivot-Tabellen nutzen...106 11.1 Daten in Pivot-Tabellen auswerten...106 11.2 Pivot-Tabellen aus Excel-Daten erstellen...107 11.3 Berechnungsfunktion im Wertebereich ändern...110 11.4 Vorgefertigte Berichtslayouts und Formate nutzen...110 11.5 Daten in der Pivot-Tabelle filtern und aktualisieren...112 11.6 Tabellen in Pivot-Tabellen konsolidieren...114 11.7 Daten einer Pivot-Tabelle individuell gruppieren...116 11.8 Schnellübersicht...119 11.9 Übung...119 12 Szenarien und Datentabellen einsetzen...120 12.1 Den Szenario-Manager verwenden...120 12.2 Szenarien erstellen und schützen...121 12.3 Mit Szenarien arbeiten...122 12.4 Datentabellen für die Datenanalyse nutzen...124 12.5 Schnellübersicht...128 12.6 Übung...128 13 Professionell mit Diagrammen arbeiten...130 13.1 Grundlagen zur Diagrammbearbeitung...130 13.2 Diagramme bearbeiten...131 13.3 Diagrammobjekte bzw. -blätter verknüpfen...134 13.4 Im Diagramm dargestellten Tabellenbereich ändern...134 13.5 Wert-Achse eines Diagramms skalieren...136 13.6 Grafiken und Objekte in einem Diagramm verwenden...139 13.7 Schnellübersicht...142 13.8 Übung...143 14 Kommunikation mit anderen Anwendungen... 144 14.1 Textdateien nach Excel importieren...144 14.2 Excel-Tabellen in Microsoft Word einbinden...146 14.3 Schnellübersicht...148 14.4 Übung...149 15 Makros verwenden... 150 15.1 Makros aufzeichnen...150 15.2 Makros absolut oder relativ aufzeichnen...152 15.3 Makros (testweise) ausführen...153 15.4 Arbeitsmappen mit Makros speichern...154 15.5 Makros in Makroarbeitsmappen ausführen...155 15.6 Symbol für die Ausführung eines Makros bereitstellen...155 15.7 Makros löschen...157 15.8 Schnellübersicht...158 15.9 Übung...159 Anhang: So finden Sie die Inhalte zu den Lernzielen... 160 Stichwortverzeichnis... 162 3
3 ECDL - Modul AM4 - Tabellenkalkulation (mit Office Excel 2007) 3 Formatierung an Bedingungen knüpfen In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie vordefinierte Regeln für die bedingte Formatierung nutzen wie Sie individuelle Regeln für die bedingte Formatierung erstellen wie Sie Formatierungsregeln bearbeiten und löschen wie Sie mit mehreren Formatierungsregeln arbeiten Voraussetzungen Tabellen formatieren Mit Formeln arbeiten und relative bzw. absolute Zellbezüge einsetzen 3.1 Grundlagen zu bedingter Formatierung Möglichkeiten, Zellen durch bedingte Formatierung hervorzuheben Die Formatierung einzelner Zellen bzw. Zellbereiche eines Tabellenblattes lässt sich abhängig von Bedingungen gestalten. Sie können mithilfe der bedingten Formatierung innerhalb eines festgelegten Zellbereichs einzelne Zellen abhängig von den dort vorhandenen Daten (Zahlenwerte, Datumsangaben oder Text) durch eine besondere Formatierung hervorheben Beispiel 1: Umsätze der Filialen, die mindestens 200.000 betragen, werden farbig hinterlegt. alle Zellen des Bereichs statistisch auswerten. Dabei lassen sich diejenigen Zellen durch eine individuelle Formatierung kennzeichnen, deren Werte in einem von Ihnen definierten Verhältnis zu den Werten der übrigen Zellen stehen. Beispiel 2: Auswertung Kugelstoßen: Die Ergebnisse der besten drei Teilnehmer werden farbig hinterlegt. sämtliche Zellen in Abhängigkeit von der Größe der jeweiligen Werte optisch hervorheben (mittels Datenbalken, Farbskalen oder Symbolsätzen) Beispiel 3: Für die Schüler einer Klasse werden die Zensuren in Mathematik mit den Zensuren im Vorjahr verglichen. Die Tendenz (besser, schlechter etc.) wird durch Symbole dargestellt. Beispiel 1: Einzelne Zellen in Abhängigkeit vom Wert hervorheben Beispiel 2: Die drei höchsten Werte hervorheben Beispiel 3: Grafische Darstellung mit Symbolen 20
Formatierung an Bedingungen knüpfen 3 Für einen Zellbereich können Sie auch mehrere Formatierungsregeln festlegen, die sich dann gegebenenfalls überlagern (vgl. Abschnitt 3.6). Vordefinierte Regeln nutzen Excel enthält einige vorbereitete Regeln, die Sie schnell auf Zellen eines Tabellenblatts anwenden können. Für diese Regeln sind jeweils nur wenige Einstellungen vorzunehmen. Markieren Sie den Zellbereich, für den Sie eine bedingte Formatierung festlegen möchten. Klicken Sie im Register START in der Gruppe FORMATVORLAGEN auf die Schaltfläche BEDINGTE FORMATIERUNG. Sie möchten Zellen besonders formatieren, die eine individuelle Bedingung erfüllen Zeigen Sie auf den Eintrag. Wählen Sie in der geöffneten Liste die Regel, mit deren Bedingung Sie den jeweiligen Zellwert prüfen möchten, z. B. die Regel KLEINER ALS. Ergänzen Sie im geöffneten Dialogfenster die noch fehlenden Angaben, und legen Sie die Formatierung fest. Beispiel: Alle Zellen hervorheben, die kleiner als 20000 sind eine bestimmte Anzahl oder einen prozentualen Anteil der höchsten bzw. niedrigsten Werte hervorheben Zeigen Sie auf den Eintrag. Wählen Sie in der geöffneten Liste die gewünschte Regel, z. B. die Regel OBERE 10 %. Ergänzen Sie im geöffneten Dialogfenster die noch fehlenden Angaben, und legen Sie die Formatierung fest. sämtliche Werte eines Bereichs abhängig von ihrer Größe mithilfe von grafischen Elementen formatieren Beispiel: Die oberen 20 % der Werte hervorheben Zeigen Sie auf den Eintrag, oder, je nachdem, mit welchen grafischen Elementen Sie die zuvor markierten Zellen kennzeichnen möchten. Wählen Sie in der geöffneten Liste die gewünschte Formatierungsdarstellung. Sie können schnell individuelle Regeln zur Formatierung sämtlicher Werte eines Bereichs mithilfe von grafischen Elementen definieren. Verwenden Sie hierzu zunächst eine vordefinierte Regel (z. B. um die Zellen eines Bereichs mithilfe von Symbolsätzen kennzeichnen zu lassen), und passen Sie diese im Anschluss entsprechend Ihren Wünschen an (vgl. Abschnitt 3.5). 21
3 ECDL - Modul AM4 - Tabellenkalkulation (mit Office Excel 2007) 3.2 Individuelle Regeln aufstellen Vorgehensweise zur Erstellung einer neuen Regel Neben den bereits erwähnten vordefinierten Regeln können Sie individuelle Regeln zur bedingten Formatierung einzelner Zellen oder eines Zellbereichs aufstellen. Markieren Sie den Zellbereich, für den Sie die Formatierungsregel definieren möchten. Klicken Sie im Register START in der Gruppe FORMATVORLAGEN auf die Schaltfläche BEDINGTE FORMATIERUNG. Wählen Sie in der geöffneten Liste den Eintrag NEUE REGEL. Das Dialogfenster NEUE FORMATIERUNGS- REGEL wird geöffnet. Legen Sie die Regel fest, nach der die Formatierung erfolgen soll. Wählen Sie im Bereich einen Regeltyp aus (vgl. nachfolgende Tabelle). Nehmen Sie im Bereich die Einstellungen zur Definition der Bedingung vor, und legen Sie die Formatierung fest (vgl. Abschnitte 3.3 und 3.4). Bestätigen Sie mit OK, um die Regel auf die markierten Zellen anzuwenden. Eine neue Formatierungsregel festlegen Je nach gewähltem Regeltyp stehen im Bereich unterschiedliche Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung. Regeltypen ALLE ZELLEN BASIEREND AUF IHREN WERTEN FORMATIEREN NUR ZELLEN FORMATIEREN, DIE ENTHALTEN NUR OBERE ODER UNTERE WERTE FORMATIEREN NUR WERTE ÜBER ODER UNTER DEM DURCHSCHNITT FORMA- TIEREN NUR EINDEUTIGE ODER DOPPEL- TE WERTE FORMATIEREN FORMEL ZUR ERMITTLUNG DER ZU FORMATIERENDEN ZELLEN VERWENDEN Dieser Regeltyp berücksichtigt alle Zellen des gewählten Bereichs und formatiert jede dieser Zellen im Vergleich zu den Zellwerten der anderen Zellen. Zur Formatierung werden grafische Elemente wie Farbskalen, Farbbalken oder Symbole verwendet. Die Zellen werden mit einem festgelegten Format versehen, wenn beispielsweise der jeweilige Zellwert innerhalb eines bestimmten Bereichs liegt oder der jeweilige Zellinhalt einen bestimmten Text enthält. Mit Regeln dieses Typs lassen Sie die höchsten bzw. niedrigsten Werte eines Bereichs durch ein individuelles Zellformat hervorheben. Alle Zellen des gewählten Bereichs werden im Vergleich zueinander betrachtet. Dieser Regeltyp analysiert ebenfalls alle Zellen des gewählten Bereichs. Es lassen sich die Zellen hervorheben, deren Zellwert mit einer bestimmten Genauigkeit über bzw. unter dem Durchschnittswert des Bereichs liegt. Zur Kennzeichnung doppelt bzw. nicht doppelt auftretender Werte eines Bereichs lässt sich mit diesem Regeltyp eine besondere Formatierung festlegen. Um einzelne Zellen abhängig von einer beliebigen Bedingungsformel zu formatieren, wählen Sie diesen Regeltyp. Sofern die Formel kein logisches Ergebnis wahr bzw. falsch liefert, werden Text oder der Wert 0 als falsch, alle anderen Zahlenwerte als wahr interpretiert. 22
Formatierung an Bedingungen knüpfen 3 3.3 Werteverteilung mit grafischen Elementen darstellen Formatstile nutzen Mithilfe der bedingten Formatierung können Sie die Werte eines Zellbereichs auswerten lassen und das Ergebnis in der jeweiligen Zelle grafisch veranschaulichen. Excel stellt vier verschiedene Darstellungsformen - sogenannte Formatstile - zur Verfügung. Sie können wie in Excel-Diagrammen eine Balkendarstellung verwenden (Datenbalken) die Zellen mit einem zwei- oder dreifarbigen Farbverlauf hinterlegen (2-Farben-Skala bzw. 3-Farben- Skala) die Werte des Zellbereichs mit Symbolen bewerten. Excel stellt dazu verschiedene Symbolsätze zur Verfügung, wie z. B. Ampelsymbole und Pfeile. Zu jedem Symbolsatz gehören jeweils drei, vier oder fünf Symbole. Beispiel: Ihnen liegt eine Übersicht über die Anzahl der Reklamationen bei jeweils 100 ausgelieferten Exemplaren für verschiedene Produkte vor. In den folgenden Erläuterungen wird dargestellt, wie Sie die Daten mittels verschiedener Formatstile grafisch veranschaulichen können. Darstellung mit Datenbalken Erzeugen Sie eine neue Regel, und wählen Sie dabei den Regeltyp ALLE ZELLEN BASIEREND AUF IHREN WERTEN FORMATIEREN. Wählen Sie den Formatstil DATENBALKEN. Um nur die Balken anzuzeigen und die Zahlenwerte auszublenden, aktivieren Sie das Kontrollfeld. Wählen Sie über das Listenfeld die gewünschte Balkenfarbe. Die Ausgangstabelle,... Einstellungen... Spezielle Einstellungen für Datenbalken vornehmen Standardmäßig entspricht der kürzeste Balken (kein Balken) dem niedrigsten und der längste Balken dem höchsten Wert in dem Zellbereich. Sie können dies folgendermaßen ändern: Wählen Sie bei Bedarf in den Listenfeldern und einen der Listeneinträge, um beispielsweise einen bestimmten Wert oder einen prozentualen Anteil als kürzesten bzw. längsten Balken festzulegen. Legen Sie in den dann zur Verfügung stehenden Eingabefeldern WERT die entsprechenden Zahlenwerte fest.... und die Darstellung 23
3 ECDL - Modul AM4 - Tabellenkalkulation (mit Office Excel 2007) Darstellung mit Farbskalen Erzeugen Sie eine neue Regel, und wählen Sie dabei den Regeltyp ALLE ZELLEN BASIEREND AUF IHREN WERTEN FORMATIEREN. Wählen Sie z. B. den Formatstil 3-FARBEN- SKALA. Legen Sie die Farben fest, die Sie verwenden möchten. Einstellungen... Spezielle Einstellungen für Farbskalen vornehmen Standardmäßig wird als Minimum der niedrigste Wert und als Maximum der höchste Wert des Datenbereichs verwendet. Auch diese Vorgaben können Sie individuell anpassen.... und die Darstellung Wählen Sie bei Bedarf in den Listenfeldern TYP einen anderen Listeneintrag. Legen Sie in den dann zur Verfügung stehenden Eingabefeldern WERT die entsprechenden Werte fest. Für den Mittelpunkt ist standardmäßig der Typ QUANTIL gewählt und der Wert 50 eingetragen. Excel verwendet bei der Einstellung QUANTIL das sogenannte 100-Quantil (Perzentil). Darstellung mit Symbolsätzen Bei einer Reklamationshäufigkeit von mehr als 6 je 100 Stück soll das rote Symbol ausgegeben werden. Bei einer Reklamationshäufigkeit von mehr als 3 je 100 Stück soll das gelbe Symbol ausgegeben werden. Produkte mit einer niedrigen Reklamationshäufigkeit erhalten das grüne Symbol. Erzeugen Sie eine neue Regel, und wählen Sie dabei den Regeltyp ALLE ZELLEN BASIEREND AUF IHREN WERTEN FORMATIEREN. Wählen Sie den Formatstil SYMBOLSÄTZE und die gewünschte Symbolart. Um die Reihenfolge der verwendeten Symbole umzudrehen, aktivieren Sie das Kontrollfeld. Legen Sie mit den Listen- und Eingabefeldern fest, ab welchem Wert das jeweilige Symbol verwendet werden soll. Hierzu stehen lediglich die Vergleichsoperatoren >= und > zur Verfügung. Um die Zahlenwerte auszublenden, aktivieren Sie das Kontrollfeld. Einstellungen...... und die Darstellung 24
Formatierung an Bedingungen knüpfen 3 3.4 Zellen abhängig von Bedingungen formatieren Zellen abhängig vom Zellwert formatieren Um Zellen in Abhängigkeit vom Zellwert eine bestimmte Formatierung zuzuweisen, stehen Ihnen im Dialogfenster NEUE FORMATIERUNGSREGEL mehrere Regeltypen zur Verfügung. Für jede dieser Regeln müssen Sie Einstellungen vornehmen, mit denen Sie die Formulierung der Bedingung vervollständigen. Sie möchten beispielsweise eine Zelle speziell formatieren, falls der Wert größer oder gleich 1000 ist. Erstellen Sie eine neue Regel, und wählen Sie für das Beispiel den Regeltyp NUR ZELLEN FORMATIEREN, DIE ENTHALTEN. Wählen Sie im Listenfeld den gewünschten Vergleichsoperator, im Beispiel den Eintrag GRÖSSER ODER GLEICH. Je nach gewähltem Operator werden ein oder zwei weitere Eingabefelder eingeblendet. Geben Sie in diese Eingabefelder bzw. Werte oder Zellbezüge ein, um die Formulierung der Formatierregel zu vervollständigen. Legen Sie über die Schaltfläche die Formatierung fest. Zellen abhängig von einem Formelergebnis formatieren Sie können eine besondere Formatierung festlegen, die Excel anwenden soll, sobald eine individuell festgelegte Bedingungsformel das Ergebnis wahr (1) liefert. Auf diese Weise lässt sich beispielsweise eine Zelle farbig ausfüllen oder deren Zellinhalt fett formatieren, wenn ein bestimmter Wert überschritten wird. Beispiel: Die Überschrift in der abgebildeten Tabelle soll rot hinterlegt und in weißer fetter Schrift hervorgehoben werden, wenn der Kassenbestand am Ende des Monats niedriger ist als am Anfang des Monats. Bedingung: Falsch Bedingung: Wahr Erstellen Sie eine neue Regel, und wählen Sie dazu den Regeltyp FORMEL ZUR ERMITTLUNG DER ZU FORMATIERENDEN ZELLEN VERWENDEN. Geben Sie im Feld die Bedingungsformel ein. Bestimmen Sie über die Schaltfläche FORMATIEREN die Formatierung. Bedingungsformel festlegen Eine Bedingungsformel muss mit einem Gleichheitszeichen (=) beginnen. Zellbezüge, die Sie in die Formel mit der Zeigen-Methode einfügen, werden als absolute Bezüge eingetragen. Wenn die Zellbezüge für jede Zelle im markierten Bereich angepasst werden sollen, müssen Sie die entsprechenden relativen Bezüge manuell eingeben. 25
3 ECDL - Modul AM4 - Tabellenkalkulation (mit Office Excel 2007) 3.5 Regeln bearbeiten Zugewiesene Regeln zur bedingten Formatierung anzeigen Aktivieren Sie die Zelle, für die eine bedingte Formatierung festgelegt wurde, oder markieren Sie den entsprechenden Zellbereich. Klicken Sie im Register START in der Gruppe FORMATVORLAGEN auf die Schaltfläche BEDINGTE FORMATIERUNG. Wählen Sie in der geöffneten Liste den Eintrag REGELN VERWALTEN. Im geöffneten Dialogfenster MANAGER FÜR REGELN ZUR BEDINGTEN FORMATIERUNG werden im Bereich standardmäßig alle Regeln aufgelistet, die den markierten Zellen zugewiesen wurden. Im Listenfeld ist der Eintrag AKTUELLE AUSWAHL gewählt. Für jede Regel wird der Zellbereich angezeigt, auf den die Regel angewendet wird. Außerdem erhalten Sie eine Vorschau auf das Format. Alle Regeln eines Arbeitsblattes anzeigen Regeln des aktuellen Arbeitsblatts anzeigen Regeln eines anderen Arbeitsblatts der Arbeitsmappe anzeigen Wählen Sie im Listenfeld den Eintrag DIESES ARBEITS- BLATT. Wählen Sie im Listenfeld den Eintrag des betreffenden Arbeitsblatts (BLATT: ARBEITSBLATTNAME) Regeln ändern Geltungsbereich einer Regel ändern Direkt im Dialogfenster MANAGER FÜR REGELN ZUR BEDINGTEN FORMATIERUNG können Sie schnell den Geltungsbereich der Regel anpassen (beispielsweise, um eine Regel auf weitere Zellen anzuwenden). Markieren Sie den Eintrag im Eingabefeld der entsprechenden Regel. Legen Sie durch Eingeben des Zellbezugs oder durch Zeigen im Tabellenblatt den gewünschten Zellbereich fest. Bestätigen Sie mit OK. Geltungsbereich einer Formatierungsregel ändern Nicht zusammenhängende Zellbereiche werden jeweils durch ein Semikolon getrennt. Regel bearbeiten Markieren Sie im Dialogfenster MANAGER FÜR REGELN ZUR BEDINGTEN FORMATIERUNG die Formatierungsregel, die Sie ändern möchten. Betätigen Sie die Schaltfläche REGEL BEARBEITEN. Das nun geöffnete Dialogfenster FORMATIERUNGSREGEL BEARBEITEN enthält die aktuellen Einstellungen der jeweils gewählten Regel und bietet die gleichen Einstellungsmöglichkeiten wie das Dialogfenster zur Erstellung einer neuen Regel. Die aktuellen Einstellungen sind jeweils eingetragen bzw. ausgewählt. 26
Formatierung an Bedingungen knüpfen 3 Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Bestätigen Sie zweimal mit OK. Regeln löschen Markieren Sie im Dialogfenster MANAGER FÜR REGELN ZUR BEDINGTEN FORMATIERUNG die Regel, die Sie löschen möchten. Betätigen Sie die Schaltfläche REGEL LÖSCHEN. Bestätigen Sie mit OK. Wenn das Dialogfenster zur Verwaltung der Regeln nicht geöffnet ist, können Sie schnell die Regeln in den markierten Zellen oder alle Regeln im aktuellen Tabellenblatt löschen. Klicken Sie hierzu im Register START in der Gruppe FORMATVORLAGEN auf die Schaltfläche BEDINGTE FORMATIERUNG. Zeigen Sie auf den Eintrag REGELN LÖSCHEN, und wählen Sie in der dann geöffneten Liste den entsprechenden Eintrag. 3.6 Mit mehreren Regeln arbeiten Mehrere Regeln für eine Zelle oder eine Zellbereich festlegen Auch wenn Sie bereits eine bedingte Formatierung für eine Zelle bzw. für einen Zellbereich festgelegt haben, können Sie für diese Zellen weitere Regeln hinzufügen. oder Markieren Sie den Zellbereich, für den Sie eine weitere Regel zur bedingten Formatierung festlegen möchten. Klicken Sie im Register START in der Gruppe FORMATVORLAGEN auf die Schaltfläche BEDINGTE FORMATIERUNG, und erstellen Sie eine neue Regel. Betätigen Sie im Dialogfenster MANAGER FÜR REGELN ZUR BEDINGTEN FORMATIERUNG die Schaltfläche NEUE REGEL. Auf eine Zelle bzw. einen Zellbereich lassen sich somit mehrere Formatierungsregeln anwenden. Dabei können diese entweder vollkommen unabhängig voneinander sein, weil sie verschiedene Formateigenschaften nutzen. Oder es entsteht ein Konflikt, weil durch die verschiedenen Bedingungen eine Formateigenschaft (z. B. die Hintergrundfarbe) unterschiedlich festgelegt werden soll. Rangfolge der Regeln Beispiel für unabhängige Formatierungsregeln: Regel : Die Zelle soll fett formatiert werden, wenn der Zellwert >500 ist. Regel : Die Zelle soll grau hinterlegt werden, wenn der Zellwert <1000 ist. Die Regeln sind unabhängig von einander, da eine Zelle fett formatiert und gleichzeitig auch grau hinterlegt werden kann. Die beiden Formatierungen stehen in keinem Konflikt zueinander. In diesem Beispiel spielt die Rangfolge der Regeln keine Rolle. 27
3 ECDL - Modul AM4 - Tabellenkalkulation (mit Office Excel 2007) Beispiel für Formatierungsregeln, bei denen ein Konflikt entsteht: Regel : Die Zelle soll hellgrau hinterlegt werden, wenn der Zellwert >500 ist. Regel : Die Zelle soll dunkelgrau hinterlegt werden, wenn der Zellwert <1000 ist. Bei diesem Beispiel ist die Rangfolge der Regeln entscheidend. D. h., es ist von Bedeutung, welche der beiden Regeln zuerst angewendet wird. Wird zuerst die Regel und dann die Regel angewendet, so wird beispielsweise der Wert 800 dunkelgrau hinterlegt. Wird zuerst die Regel und dann die Regel angewendet, so wird der Wert 800 hellgrau hinterlegt. Erst Regel, dann Regel Erst Regel, dann Regel Die Rangfolge der Regeln wird im Dialogfenster MANAGER FÜR REGELN ZUR BEDINGTEN FORMATIERUNG durch die Reihenfolge festgelegt, in der die Regeln dort aufgelistet werden. Die zu oberst aufgelistete Regel besitzt die höchste Priorität. Sie wird als Letzte angewendet. Wenn Sie für eine Zelle bzw. einen Zellbereich eine weitere (neue) Regel hinzufügen, wird diese in der Liste zu oberst angeordnet und erhält somit die höchste Priorität. Rangfolge der Regeln ändern Markieren Sie die Regel, deren Priorität Sie ändern möchten. Klicken Sie auf das Symbol, um die Regel eine Zeile nach oben zu verschieben, d. h. die Priorität zu erhöhen. oder Klicken Sie auf das Symbol Priorität zu verringern., um die Regel eine Zeile nach unten zu verschieben, d. h. die 3.7 Schnellübersicht Sie möchten... eine individuelle Regel für die bedingte Formatierung festlegen die bedingten Formatierungen im Dialogfenster anzeigen bedingte Formatierungen löschen bedingte Formatierungen bearbeiten die Rangfolge von bedingten Formatierungen verändern Register START, Gruppe FORMATVORLAGEN, Schaltfläche BEDINGTE FORMATIERUNG, Eintrag NEUE ERSTELLEN oder Eintrag REGELN VERWALTEN, Schaltfläche NEUE REGEL Register START, Gruppe FORMATVORLAGEN, Schaltfläche BEDINGTE FORMATIERUNG, Eintrag REGELN VERWALTEN Register START, Gruppe FORMATVORLAGEN, Schaltfläche BEDINGTE FORMATIERUNG, Eintrag REGELN LÖSCHEN oder Eintrag REGELN VERWALTEN, Regel markieren, Schaltfläche REGEL LÖSCHEN bzw. ENTF Register START, Gruppe FORMATVORLAGEN, Schaltfläche BEDINGTE FORMATIERUNG, Eintrag REGELN VERWALTEN, Doppelklick in die Zeile der gewünschten Regel oder Regel markieren, Schaltfläche REGEL BEARBEITEN Register START, Gruppe FORMATVORLAGEN, Schaltfläche BEDINGTE FORMATIERUNG, Eintrag REGELN VERWALTEN, zu verschiebende Regel markieren, bzw. 28
Formatierung an Bedingungen knüpfen 3 3.8 Übung Niederschlagsaufzeichnungen auswerten Übungsdatei: Niederschlagsmenge Ergebnisdatei: Niederschlagsmenge-E Öffnen Sie die Übungsdatei Niederschlagsmenge. Werten Sie die Daten im Zellbereich B2:B13 aus, indem Sie die Niederschlagsmenge mithilfe von blauen Datenbalken veranschaulichen. Kennzeichnen Sie den niedrigsten Niederschlagswert mit dunkelblauer Hintergrundfarbe und weißer Schrift und Fettformatierung. Heben Sie die Werte der Monate hervor, die unter dem Durchschnitt liegen. Verwenden Sie als Hintergrundfarbe ein dunkles Grün als Schriftfarbe ORANGE AKZENT 6, HELLER 40% Stellen Sie die Reihenfolge der Regeln so ein, dass auch die Hervorhebung des niedrigsten Niederschlagswertes sichtbar ist. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen Niederschlagsmenge-E. Ergebnisdatei "Niederschlagsmenge-E" Würfelergebnisse auswerten Übungsdatei: Pasch Ergebnisdatei: Pasch-E Mit zwei Würfeln soll jeweils 20 mal gewürfelt werden. Dies möchten Sie in einer Excel-Tabelle durch Zufallszahlen simulieren. Bei einem Pasch (beide Würfel zeigen den gleichen Wert) soll in dieser Tabelle die entsprechende Zeile mit blauer Hintergrundfarbe hervorgehoben werden. Öffnen Sie die Übungsdatei Pasch. Fügen Sie in Zelle B3 die Formel =ZUFALLSBEREICH(1;6) ein, und kopieren Sie die Formel in den Zellbereich B3:C22. Legen Sie für den Zellbereich A3:C3 mittels einer Formel folgende bedingte Formatierung fest: Wenn der Wert in Zelle B3 dem Wert in Zelle C3 entspricht, soll der Zellbereich A3:C3 mit mittelblauer Hintergrundfarbe versehen werden. Die Formatierung soll sich nach unten bis in Zeile 22 kopieren lassen, sodass die Zellbezüge in der Bedingungsformel dabei entsprechend angepasst werden. Dies erreichen Sie, indem Sie in der Formel gemischte Bezüge verwenden. Erweitern Sie den Geltungsbereich der eingetragenen Formatierungsregel auf den gesamten Zellbereich A3:C22. Betätigen Sie mehrmals die Taste F9, um die Tabelle jeweils neu zu berechnen, d. h., auch neue Zufallszahlen zu erzeugen, und prüfen Sie die Funktionsweise der eingestellten Regel zur bedingten Formatierung. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen Pasch-E. Ergebnisdatei "Pasch-E" 29