Überschrift1 Public-e-Procurement BA (PeP) Wie unterstützt IT einen gestaltenden Einkaufsdienstleister? 11. Ministerialkongress Berlin, 07. September 2006 Edwin Schäfer, Bundesagentur für Arbeit Seite
Agenda Public-e-Procurement BA Elektronische Vergabe Elektronische Bestellabwicklung Elektronische Berichte Ausblick Fazit 11. Ministerialkongress Berlin, 07. September 2006 Edwin Schäfer, Bundesagentur für Arbeit Seite 1
Historie PeP Projektstart Einkauf LA* stimmt dem Konzept zu Vorstand beschließt Umsetzung Sofortmaßnahmen Aktivierung Organisationsstruktur I Vorstand beschließt Ziele 2005 Projektstart Einkaufssystem PeP-SRM Aktivierung Organisationsstruktur II Produktivstart Einkaufssystem PeP-SRM 2003 2004 2005 11. Ministerialkongress Berlin, 07. September 2006 Edwin Schäfer, Bundesagentur für Arbeit Seite 2
Auftrag PeP ist das IT-Verfahren zur Unterstützung des Einkaufes der BA! Ein integriertes System zur informationstechnischen Unterstützung aller, im Rahmen des Einkaufes anfallenden Prozesse von der Einleitung des Vergabeverfahrens bis zur Abwicklung der Verträge. 11. Ministerialkongress Berlin, 07. September 2006 Edwin Schäfer, Bundesagentur für Arbeit Seite 3
Auftrag Modul 10 Modul 20 Modul 30 Modul 40 Modul 50 Modul 60 Strategische Steuerung Projektsteuerung RV- und Lieferantenmanagement Einkaufsmanagement Vergabemanagement Operativer Einkauf Referenzmodell Beschaffungssysteme: Projektsteuerung evergabe MM-System Kataloge UHD-System Workflow Lieferantenbewertung Bestellsystem Stammdaten Business Warehouse PEP-Teilprojekte: TP 1 Workflow zur Durchführung von Vergaben und Projektsteuerungssystem für Einkaufsprojekte TP 2 evergabe als Ausschreibungsplattform (Integration mit TP 1) TP 3 TP 4 Elektronische Kataloge und Bestellsystem für Bestellungen/Abrufe Materialwirtschaftsystem zur Prozessunterstützung (Integration mit TP 3 sowie Schnittstellen zu FINAS/KLR/E-Akte): Stammdatenmanagement für Lieferanten, Rahmenverträge Datawarehouse für Einkaufscontrolling 11. Ministerialkongress Berlin, 07. September 2006 Edwin Schäfer, Bundesagentur für Arbeit Seite 4
PeP Gesamtsystem TP2 TP1 TP 1+2 evergabe Plattform Vergabe / Workflow System Zentrale Einkäufer (ZEK) Regionale Einkäufer (REZ) TP 3+4 Bieter KLR E-Akte FINAS Marktplatz SAP MM 30 Rechnungsprüfer 2.500 Besteller/Genehmiger 200 Power User Business Connector SAP EBP 100 Einkaufsmanager 15 Controller Content Staging SAP BW Lieferanten Internet Beschaffungslösung 60 Einkäufer für Katalogfreigabe BA Anwender 11. Ministerialkongress Berlin, 07. September 2006 Edwin Schäfer, Bundesagentur für Arbeit Seite 5
PeP Gesamtsystem Fachliche Schnittstellen zwischen evergabe und PeP SRM Nettoauftragswerte Vergaben Abrufe aus Rahmenvertrag > 1.000.000 TP 1+2 TP 3+4 < 1.000.000 < 500.000 < 200.000 > 100.000 BP = Betragsprojekte Vergabe- Workflow BANF* Vertrags- Daten Katalog- Abrufe > 50.000 Einkaufsprojekt < 12.500 < 5.000 Sachbearbeiter Vergabe BFDH-Grenze BANF Freitextbeschaffung Vergaben < 1000 Kleinbeschaffung Nacherfassung (Bestellnummer FINAS) Dokumentation KLR FINAS eakte * Bestellanforderung aus SAP als Übergabepunkt zum evergabe-workflow-system Übergabeparameter: - BANF-Nr. -> Kontierung - Schätzbetrag - BFDH-Zustimmung - Warengruppe 11. Ministerialkongress Berlin, 07. September 2006 Edwin Schäfer, Bundesagentur für Arbeit Seite 6
Elektronische Vergabe Workflow-System evergabe Plattform Bieter Anlage Vergabe Verfahrenswahl Erstellung Vergabeunterlagen (VU) Terminierung Mitzeichnung / Genehmigung Bereitstellung Bietersoftware zum Download Downlaod der Software Installation der Software Bekanntmachung/Veröffentlichung Veröffentlichung Bereitstellung zum Download Download der VU Angebotsöffnung Ausdruck Erfassung elektr. Bearb. Angebotsprüfung und Bewertung Zuschlag / Absage Angebot (unstrukturiert) Angebot (strukturiert) Ausdruck Angebot erstellen elektr. Bearb. Upload des Angebotes TP1 TP2 11. Ministerialkongress Berlin, 07. September 2006 Edwin Schäfer, Bundesagentur für Arbeit Seite 7
Elektronische Bestellabwicklung Bestellsystem Katalogsystem Beschaffer und Genehmiger in einer Dienststelle EBP - Einkaufswagen anlegen - Status des Einkaufswagen - Genehmigungsworkflow - Wareneingang bestätigen Übergabe der Einkaufswagen als Bedarfsmeldung oder Bestellung sowie der bestätigten Wareneingänge Materialwirtschaftssystem Requisite - Artikelsuche Business Warehouse BW - Strategische Berichte Mitarbeiter im Zentraleinkauf und Controlling R/3 MM - Verträge verwalten - Kontingentüberwachung - Bedarfsanforderungen bearbeiten - Bestellungen anlegen - Rechnungen erfassen - Einkaufs-Controlling (Berichte) Festlegung der Mittel in FINAS Bestellversand an den Marktplatz Vorblenden der Auszahlungsanordnung Übergabe der Kosteninformation an KLR-BA 11. Ministerialkongress Berlin, 07. September 2006 Edwin Schäfer, Bundesagentur für Arbeit Seite 8
Elektronische Bestellung Besteller / Bedarfsträger Automatische E-Mail Benachrichtigungen Titelverwalter Katalog, Bedarfsanforderung EBP R/3 FINAS Mittel bereitstellen und festlegen R/3 Marktplatz und OMT Kontierung unter 500,- Einkaufswagen (EKW) über 500,- Bestellung Status: gesperrt Mittel vorhanden? Nein Ja Bestellung Status: freigegeben Elektronische Übermittlung an Lieferant Anlieferadresse Automatische E-Mail Benachrichtigungen geändert genehmigt Genehmiger Business Warehouse Strategische Berichte 11. Ministerialkongress Berlin, 07. September 2006 Edwin Schäfer, Bundesagentur für Arbeit Seite 9
Elektronische Abwicklung Besteller / Bedarfsträger EBP R/3 FINAS KLR-BA Bestätigung Wareneingang bei Lieferung und Abnahme Replikation Wareneingang Automatischer Vorschlag Online vorgeblendete Zahlungsanweisung freigeben Erfassung Rechnung bei Rechnungseingang Prüfung und Buchung Automatische Dokumentation der Kosteninformation Rechnungsbearbeiter Rechnungsbearbeiter 11. Ministerialkongress Berlin, 07. September 2006 Edwin Schäfer, Bundesagentur für Arbeit Seite 10
Fakten Roll-Out abgeschlossen am 30.06.2006 Ca. 3000 Nutzer im System 30 Lieferanten mit 38 Verträgen und 7.000 Artikeln auf dem System Weitere Lieferanten folgen (Verpflichtung der Teilnahme bereits in der Ausschreibung) Firmen erkennen das Potential des Systems, Prozesskostenersparnis durch elektronische Auftragsbearbeitung 3 Lieferanten arbeiten bereits mit Direktanbindung des eigenen Warenwirtschaftssystems Zentrale Rechnungsbearbeitung umgesetzt Integriertes System teilweise verwirklicht Ab III./2007 vollständig umgesetzt (e-vergabesystem noch in Ausschreibung) 11. Ministerialkongress Berlin, 07. September 2006 Edwin Schäfer, Bundesagentur für Arbeit Seite 11
Elektronische Berichte Beispiel BW Bericht in PeP SRM 11. Ministerialkongress Berlin, 07. September 2006 Edwin Schäfer, Bundesagentur für Arbeit Seite 12
Elektronische Berichte Beispiel BW Berichte in PeP R/3 MM und BW Listausgabe BexAnalyzer (Excel) 11. Ministerialkongress Berlin, 07. September 2006 Edwin Schäfer, Bundesagentur für Arbeit Seite 13
Elektronische Berichte BexAnalyzer (Excel) Quelle BW Kennzahlen zu einkaufsrelevanten Prozessen auf Knopfdruck z.b. Auslastung von Rahmenverträgen, Bestellverhalten, Bevorzugte Produkte und Warengruppen etc. Ergebnisse fließen in die strategische Einkaufsplanung ein 11. Ministerialkongress Berlin, 07. September 2006 Edwin Schäfer, Bundesagentur für Arbeit Seite 14
Ausblick Einkaufsprozesse evergabe Sachstand - TP 1 Entwicklung und Einführung (Go-Life III./2007) - TP 2 Entwicklung und Einführung (everg@be-plattform des Bundes) Erweiterung des unterstützten Einkaufsportfolios Erweiterung der unterstützten Einkaufsprozesse - Einfacher Anfrage-Angebots-Prozess über Marktplatz - Webbasierte Lieferantenbewertung 11. Ministerialkongress Berlin, 07. September 2006 Edwin Schäfer, Bundesagentur für Arbeit Seite 15
Ausblick Einkaufsprozess Bedarfsplanung Trigger: Aufwändige Mengenplanung im Vorfeld der Vergabeverfahren für Arbeitsmarktdienstleistungen Prozess: einheitliche, modularisierte Vorgehensweise Umsetzungsmöglichkeiten: Ergänzung in PeP SRM durch Customizing Eigenlösung mit Java und Opensource mit Schnittstelle zu BW Ergänzung von evergabe durch Customizing Übertragbarkeit auf andere Warengruppen 11. Ministerialkongress Berlin, 07. September 2006 Edwin Schäfer, Bundesagentur für Arbeit Seite 16
Ausblick Bedarfsträger Agentur REZ Funktion Erfassen des Bedarfs Bestellung -Koordinator - Bündelung und Losbildung Rückspiegelung, Bestätigung, Korrektur der Lose Zusammenfassung der Lose zu Vergabeverfahren Input Bedarfsmeldung aus den Org.- Einheiten Bestellung des Bedarfsträgers beim REZ Lose je Bedarfsträger Abgestimmte Lose Output Bedarf einzelner Org.- Einheiten Bestellung des Bedarfsträgers Lose je Bedarfsträger Abgestimmte Lose Makroprozess Bedarfsplanung AMDL Losblätter für Vergabeverfahren 11. Ministerialkongress Berlin, 07. September 2006 Edwin Schäfer, Bundesagentur für Arbeit Seite 17
Fazit prozessual Unterstützung aller Prozesse Geschlossenes, medienbruchfreies System Integriertes System aus e-vergabe, Bestellsystem und Materialwirtschaft, Business-Warehouse, Finanzsystemen und elektronische Archivierung organisatorisch Unterstützung des neuen Einkaufs Entlasten der Agenturen von Beschaffungstätigkeiten, Lagerhaltung und Rechnungsbearbeitung Freimachen von Personal zur Unterstützung der Beratungs- und Vermittlungstätigkeit in den Arbeitsagenturen wirtschaftlich Senkung der internen und externen Prozesskosten Erzielen niedrigerer Gestellungs- und Lieferpreise 11. Ministerialkongress Berlin, 07. September 2006 Edwin Schäfer, Bundesagentur für Arbeit Seite 18
Kontakt Edwin Schäfer Gesamtprojektleiter PeP Bundesagentur für Arbeit Service-Haus Regensburger Str. 104 90478 Nürnberg Tel.: (0911) 179 5509 Email: edwin.schaefer@arbeitsagentur.de 11. Ministerialkongress Berlin, 07. September 2006 Edwin Schäfer, Bundesagentur für Arbeit Seite 19