Backoffice Dokumentation 1.0.2
2 Inhaltsverzeichnis 1 Billpay Backoffice Tool Einleitung 2 Billpay Bestellungen bearbeiten und stornieren 3 Billpay Bestellungen aktivieren
1. Billpay Backoffice Tool Einleitung Über das Drop-Down Menü können Sie die Zahlungsart der jeweiligen Bestellung und die Kundengruppe - privat oder gewerblich - einsehen. ZA = Zahlungsart TC = Ratenkauf D = Direct Debit (Lastschrift) I = Invoice (Rechnung) B2?: = Business to? C = Customer (Privatkunde); B = Business (Geschäftskunde) 3
2. Billpay Bestellungen suchen und stornieren Bitte klicken Sie auf Bestellungen, wenn Sie zur Übersicht aller Bestellungen gelangen möchten, und/oder einzelne Bestellungen bearbeiten wollen: 4
Das Datum ist auf den aktuellen Tag voreingestellt. Um ohne Datum suchen zu können, betätigen Sie bitte im Aktionsfeld das x. Alternativ können Sie einen Datumsbereich eingrenzen. 5
Um nach bestimmten Bestellungen zu suchen, geben Sie bitte die Händler Bestellnummer* in das ID-Feld ein und betätigen unter Aktionen die Lupe. Sobald die Bestellung gefunden wurde, können Sie sich die Details anschauen, indem Sie auf das Stiftsymbol klicken. Auf der Detailseite der Bestellung können Sie Änderungen an der Bestellung vornehmen. Bei allen Funktionen auf dieser Seite erfolgt eine Sicherheitsabfrage, ob Sie die Änderungen tatsächlich durchführen möchten. Vollstorno: Für ein Vollstorno nutzen Sie bitte den Stornieren -Button. Teilstorno und Auf-/Abschläge: Wollen Sie nur einzelne Artikel entfernen, ändern Sie bitte die Anzahl entsprechend und bestätigen den Vorgang über den Teilstorno -Button. Bei beiden Funktionen erfolgt eine Sicherheitsabfrage, ob Sie die Änderungen tatsächlich durchführen möchten. Über das Auf-/Abschlag -Feld lassen sich Rabatte, aber auch Zuschläge einrichten. Für einen Abschlag tragen Sie bitte den entsprechende Betrag, getrennt durch einen Punkt (kein Komma), in das Feld ein und bestätigen die Aktion über den Teilstorno - Button. Für einen Aufschlag setzen Sie bitte ein Minuszeichen vor den Betrag z.b. -35.80 *Die Händler Bestellnummer ist die Nummer, die Ihr Shopsystem erzeugt und zu Billpay überträgt. 6
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3. Billpay Bestellungen aktivieren Eine Bestellung muss immer dann aktiviert werden, wenn Sie die Ware in den Versand schicken. Durch die Aktivierung wird das Zahlungsziel für den Kunden generiert. Spätestens nach Erreichen des Zahlungsziels werden Sie als Händler von uns ausbezahlt. Sollten Sie eine Bestellung einmal nicht aktivieren, gehen wir davon aus, dass der Artikel nicht vorrätig ist und somit noch nicht verschickt werden kann. Ob eine Bestellung aktiviert ist oder nicht, können Sie direkt in der Übersicht Ihrer Bestellungen einsehen ist dort kein Datum angegeben, ist die Bestellung noch nicht aktiviert. Klicken Sie dann bitte (so wie oben beschrieben) auf das Stiftsymbol, um die Aktivierung vorzunehmen. 8
Nach Klick auf das Stiftsymbol steht Ihnen der Aktivieren -Button zur Verfügung. Auch hier erfolgt eine Sicherheitsabfrage, ob Sie die Aktion tatsächlich durchführen möchten. Das Feld für das Zahlungsziel ist vor der Aktivierung leer. 9
Durch die Aktivierung wird eine E-Mail an den Kunden versendet, die ihm das Zahlungsziel und die Kontoverbindung mitteilt. Für Sie ist das Zahlungsziel danach folgendermaßen sichtbar: Sollte Ihr Kunde einmal versehentlich auf Ihr Konto überwiesen haben, können Sie den Betrag automatisch mit Ihrer nächsten Händlerabrechnung verrechnen lassen (eine Überweisung an Billpay entfällt), indem Sie auf das rot markierte Feld Der Kunde hat das Geld direkt auf mein Konto überwiesen klicken, den entsprechenden Betrag eintragen und anschließend bestätigen. 10
In der Übersicht der Bestellungen ist die Ansicht nun auch aktualisiert und ein Fälligkeitsdatum zu sehen: 11