Präventionsforum+ Erfahrungsaustausch HANDOUT - ADMINISTRATOREN Anlage zum Endnutzer-Handbuch Stand: 12.09.2014 Änderungen vorbehalten
Anlage zum Endnutzer-Handbuch Handout - Administratoren ERLÄUTERUNG: Wozu dient dieses Handout? Das folgende Handout wurde als Anlage und zusätzliche Hilfestellung zum Benutzerhandbuch erstellt und dient der Veranschaulichung der Funktionen unter dem Menüpunkt Setup innerhalb der Viadesk-Umgebung, sowie weiterer administrativer Optionen. Abbildung 1: Der Menüpunkt Setup in der Hauptnavigation Da es sich um ein kurzes Handout handelt, wurde auf ein detaillierteres Inhaltsverzeichnis und weitere Erläuterungen verzichtet. Einige Funktionen finden Sie näher erläutert auch auf unseren Internetseiten unter http://support.viadesk.de. Da das Präventionsforum+ jedoch eine eigenständige veränderte Viadesk-Umgebung ist, können Sie dort nicht auf sämtliche Funktionen zugreifen. Worin unterscheiden sich Administratoren von Mitgliedern? Als Administrator haben Sie besondere Rechte und müssen dementsprechend umso sorgfältiger mit den Funktionen umgehen, um Schaden von der Plattform abzuwenden. Ein Administrator ist ausgestattet mit Rechten, die es ihm erlauben, administrative Änderungen an der Viadesk-Umgebung des Präventionsforum+ vorzunehmen. Er kann beispielsweise Teilnehmer verwalten und deren Funktion bestimmen, die Fach- und Sachgebiete bearbeiten, Inhalte der Login-Seite ändern oder Gruppen erstellen. Auch hat er bei Bedarf Zugriff auf die Inhalte innerhalb der Plattform und der jeweiligen Gruppen. Sämtliche Funktionen unter dem Menüpunkt Setup sind ausschließlich für Administratoren sichtbar. S. 2
Setup Die folgenden Funktionen verbergen sich hinter den Setup-Einstellungen. Die jeweiligen Erläuterungen beziehen sich auf die Nummerierung von Abbildung 2. Ein Großteil der Setup-Einstellungen entspricht denen einer regulären Viadesk-Umgebung und wird dementsprechend auf http://support.viadesk.de detailliert beschrieben. Abbildung 2: Setup- Einstellungen des Präventionsforum+ 1. Teilnehmer Da die Teilnehmerverwaltung den Großteil der administrativen Arbeit ausmacht, wird dieser spezielle Punkt separat im Kapitel Teilnehmerverwaltung näher erklärt. 2. Allgemein Einstellungen: Hier stellen Sie über das Markieren der jeweiligen Kästen ein, inwiefern Teilnehmer ihre persönlichen Daten ändern dürfen (E- Mail-Adresse, Foto etc.) und welche Regeln für die Vergabe von Passwörtern gelten. In der Regel gelten die Voreinstellungen, so dass hier keine Änderungen nötig sind. Gestaltung: Hier stellen Sie Logos und Menüleistenfarbe ein. Das Präventionsforum+ wurde individuell gestaltet, zum Beispiel mit Verlinkung der Logos im oberen Bereich. Daher wäre es ratsam, diese Einstellungen nicht zu verändern. Nutzungsbedingungen: Hier fügen Sie die Nutzungsbedingungen in der jeweiligen Sprache ein, welche von den Teilnehmern bei der Registrierung akzeptiert werden müssen. Sofern existierende Nutzer diese beim Login ebenfalls akzeptieren sollen, legen Sie das ebenfalls hier fest. S. 3
3. E-Mail und Mitteilungen E-Mail, Benachrichtigungen und RSS: Unter diesem Punkt stellen Sie den Absender von System-E- Mails ein und ob die Teilnehmer Berichte oder Benachrichtigungen per E-Mail bekommen sollen, sowie ob Mitglieder Viadesk als RSS-Feed abonnieren können. Mailqueue: Mitteilungen: Öffentliche Webseiten Verwalten: Der Mailqueue ist eine Sammlung der über das System versendeten E-Mails. Hier können Sie die allgemeine Einladungs-E-Mail verändern, welche jeder neue Teilnehmer bekommt, bevor er sich das erste Mal anmelden kann. Diese Funktion dient dazu, die zu Startseite verändern. Also jene Seite, die auch von außerhalb gesehen werden kann und mehrsprachig Vorabinformationen über das Präventionsforum+ liefern soll. Die Seiten lassen sich auf der linken Seite anwählen. Rechts oben unter der Schaltfläche Aktionen können Sie die jeweilige Seite bearbeiten und HTML-Code hinzufügen. 4. Gruppen Gruppen / Administratoren: Einstellungen: Vorlagen: Hier können Sie sich sämtliche Gruppen, ihr Erstellungsdatum und deren jeweilige Gruppen-Administratoren anzeigen lassen. Bitte beachten Sie, dass viele Gruppen auf Grund der Verknüpfung mit einem Fachbereich oder Sachgebiet über keine Administratoren verfügen. Die Liste lässt sich ebenso exportieren oder durchsuchen. Unter Einstellungen lässt sich bestimmen, was für Elemente Gruppenmitglieder und Administratoren innerhalb einer Gruppe teilen können, ob jeder Teilnehmer alle Gruppen sehen darf, Gruppenkategorien, Standardberechtigungen etc. Zum Beispiel die Gruppenkategorien sind für Sie jedoch nicht relevant, da diese durch Fachbereiche und Sachgebiete ersetzt wurden. Dementsprechend müssen hier keine Änderungen vorgenommen werden. Sie können die Optionen einer Gruppe als Vorlage speichern, damit andere Gruppen an Hand dieser Vorlage Einstellungen laden können, wenn eine neue Gruppe eröffnet wird. Diese Einstellungen (beispielsweise Sortierung des Newsfeed) werden nach Wahl einer Vorlage automatisch übernommen. S. 4
Statistiken: Hier lassen sich die Aktivitäten der einzelnen Gruppen anzeigen (wie viele Besuche, wie viele neue Elemente). Dies ist auch zeitlich eingrenzbar und kann exportiert werden. Archivierte Gruppen: Hier werden alle archivierten Gruppen (mitsamt ihrer Beschreibung) abgelegt. Durch einen einfachen Klick auf Wiederherstellen können die Gruppen reaktiviert werden und sind wieder für die Teilnehmer einsehbar. 5. Metadaten Label: Unter der Funktion Label lassen sich vordefinierte Stichworte kategorisieren und auf verschiedene Elemente und Gruppen anwenden. Beispielsweise können sie die Kategorie Status verwenden und die Stichworte in Arbeit und abgeschlossen für Dateien nutzen. Teilnehmer, die Dateien hochladen, können nun eine dieser Stichworte markieren und die anderen Teilnehmer wären auf diese Weise informiert. Unter der Schaltfläche Hinzufügen werden Label erstellt, unter Aktionen können diese sortiert werden. Unter Abbildung 3 sieht man ein verwendetes Label. Diese Ansicht erscheint, wenn wir ein Objekt hinzufügen welches mit einem Label verknüpft wurde. Abbildung 3: Nutzung eines verwendeten Label Label sind optional und dienen einer Vereinheitlichung der gewählten Begriffe zur Sucherleichterung. Sie haben natürlich auch so die Möglichkeit, Stichworte hinzuzufügen. Stichworte: Eine Übersicht aller in der Plattform genutzten Stichworte mit entsprechender Anzahl der Nennungen. Stichwortseiten: Hier bestimmen Sie, ob Personen Definitionen zu Stichwortseiten beitragen können oder nicht und ob diesen Seiten auch Diskussionen beigefügt werden dürfen. S. 5
Ansprechpartnerdatenbank Die Ansprechpartnerdatenbank unter dem Navigationspunkt Teilnehmer bezieht ihre Daten aus den vorher an anderer Stelle eingegebenen Informationen (Organigramm und Profildaten). In der Datenbank selbst besteht hinterher kein aktiver Administrationsaufwand mehr. Zur Erleichterung wurde jedoch das Feld Teilnehmer hinzufügen unter Aktionen aufgenommen, damit dies nicht umständlich über Setup geschehen muss. Näheres im folgenden Kapitel Teilnehmerverwaltung. Teilnehmerverwaltung Die Teilnehmerverwaltung ist einer der Kernfunktionen der Administration. Als Administrator haben sie alle Möglichkeiten, die sie brauchen, um Teilnehmer hinzuzufügen und die Informationen und Funktionen des Teilnehmers zu bearbeiten. Die Teilnehmerverwaltung sieht dabei folgende Arbeitsschritte vor: Teilnehmer hinzufügen (Setup): Webmaster können Teilnehmer über Setup > Teilnehmer > Teilnehmer verwalten. Dort sehen Sie auch eine Übersicht aller Teilnehmer Ihrer Viadesk-Umgebung. Sie können nach Namen suchen, aber auch auf Organisationsnamen, Teilnehmerkategorie und/oder der Gruppe filtern. Das kann die Auswahl verkleinern. Über die Schaltfläche Hinzufügen fügen Sie Ihrer Viadesk-Umgebung neue Personen hinzu. Über die Schaltfläche Exportieren erstellen Sie einen Excel-Export mit den Daten aller Teilnehmer Ihrer Umgebung. Wenn Sie in einem Schritt eine große Personengruppe als Teilnehmer eingeben möchten, können Sie diese aus einer Excel-Datei auslesen lassen. Sie können diese Funktion aber auch verwenden, um Kontaktinformationen für (bestehende) Teilnehmer zu importieren. Hinweis: Um die Teilnehmerverwaltung zu vereinfachen wurde die Möglichkeit, Teilnehmer hinzuzufügen, ebenfalls unter dem Button Aktionen im Bereich der Ansprechpartnerdatenbank hinzugefügt. Informationen bearbeiten / Kennwort ändern (Profil): Als Administrator können Sie ebenfalls Profilinformationen manuell bearbeiten. Dafür gehen Sie auf das Profil des jeweiligen Teilnehmers, welchen Sie bearbeiten möchten. Im oberen Bildschirmrand erscheint der bearbeiten -Button, durch welchen Sie Daten zum jeweiligen Profil hinzufügen bzw. abändern können. Links im Menü haben Sie zusätzlich die Möglichkeit persönliche Einstellungen (Sprache und Benachrichtigungen) zu verändern oder im darüber liegenden Punkt das Kennwort zu ändern, falls dies zu einem bestimmten Zeitpunkt nötig wird. Funktionen bearbeiten (Organigramm): Sie Kapitel Organigramm. S. 6
Organigramm Das Organigramm bietet neben der Verwaltung der Funktionen einzelner Teilnehmer die Möglichkeit, Fachbereiche und Sachgebiete zu ordnen, sowie Gruppen bzw. Fachbereiche und Sachgebiete hinzuzufügen (Siehe Abbildung 4). Abbildung 4: Hinzufügen im Organigramm Die Ebenen (Trägern, Fachbereich, Sachgebiet, Projektgruppe) lassen sich über einen Knopfdrück öffnen, um so die Teilnehmer der einzelnen Bereiche zu bestimmen oder über diesen Bildschirm eine Gruppe dem Bereich zuzuordnen (Gruppe hinzufügen nach anwählen eines spezifischen Bereichs). Zur Erläuterung der Gruppen, die am rechten Rand des Bereichs angezeigt werden: Gruppen, welche automatisch Rechte aus dem Organigramm übernehmen: - Diese Gruppen wurden mit dem Bereich verknüpft. Außerdem werden die Rechte mit denen im Organigramm abgeglichen. Dies hat zum Vorteil, dass jedes neue Mitglied des Bereiches (beispielsweise Fachbereich) automatisch Mitglied der jeweiligen Gruppe ist und die Rechte hat, die ihm im Organigramm zugeschrieben wurden. Gruppen, welche NICHT automatisch Rechte aus dem Organigramm übernehmen: - Diese Gruppen wurden mit dem Bereich verknüpft, jedoch sind die Rechte innerhalb der Gruppe nicht dieselben wie sie es im Organigramm sind. Das heißt möglicherweise hat nicht jeder, der Mitglied dieser Ebene ist auch die Rechte, Inhalte dieser Gruppe zu sehen oder kann Sie nicht bearbeiten, obwohl das Organigramm dies zulassen würde. Dies hat zum Nachteil, dass neue Mitglieder des Bereiches nicht automatisch Mitglied der Gruppe werden. Während des Erstellens der Gruppe wird der verknüpfte Bereich abgefragt und im folgenden Bildschirm geprüft, ob die Rechte angepasst werden sollen oder nicht. Voreingestellt ist eine Verknüpfung der Rechte, da dies den Administrationsaufwand wesentlich verringert. Jede Ebene hat außerdem unterschiedliche Teilnehmerrechte, die vergeben werden können. S. 7
Das Organigramm sieht vor, dass für die Ebenen Leitung und Teilnehmer ausgewählt werden. Diese vergebenen Aufgaben werden hinterher auch in der Suche der Ansprechpartnerdatenbank zugänglich gemacht. Für den Bereich Leitung lassen sich auch Aufgabenbereiche wie Stellvertretung oder Geschäftsstelle ausweisen, um fremde Personen in Vertretung die Administration für diese Bereiche übernehmen zu lassen bzw. damit diese als Ansprechpartner dienen. Teilnehmer können außerdem als Mitglied eines Verbands gekennzeichnet werden, sofern Sie diesen im jeweiligen Bereich vertreten. - Der Administrator im Bereich Träger kann das Organigramm in der Hauptnavigation einsehen, welches für andere verborgen bleibt. Nur er kann hier Veränderungen vornehmen und Mitglieder bestimmen. - Im Fachbereich hat die Leitung die Möglichkeit, sämtliche Projekte freizuschalten und zu bearbeiten. Gleichzeitig können Sie für die Funktionen bearbeiten und freischalten aber auch verschiedene Personen beauftragen, welche diese danach übernehmen und in der Projektdatenbank anwenden können. - Die Projektgruppen werden wie beschrieben entweder manuell mit Rechten versehen oder automatisch über die Eintragungen im Organigramm. Mit Leitungsfunktion werden hier Verwaltungsrechte vergeben, Teilnehmer dürfen Inhalte hinzufügen und bearbeiten und die Leitung des Trägers hat automatisch Leserechte. Projektdatenbank Als Administrator stehen Ihnen auch in der Projektdatenbank mehrere Funktionen zur Verfügung. Für die Anwendung der Projektdatenbank selbst dient das Endnutzerhandbuch. Die Administrationsaufgaben konzentrieren sich auf die Schaltfläche Aktionen am oberen Rand (siehe Abbildung). Verwalten vertrauenswürdiger E-Mail-Domains: Hier können Sie die vertrauenswürdigen E-Mail- Abbildung 5: Aktionen in der Projektdatenbank Domains für die einzelnen Träger einstellen. Damit ist gemeint, dass Sie noch nicht (für alle Fachbereiche) freigegebene Projekte der einzelnen Fachbereiche nur Personen zur Verfügung stellen, die über eine vertrauenswürdige E-Mail-Domain verfügen. Mit anderen Worten verhindern Sie damit, dass Unbefugte bzw. Externe Personen des Fachbereichs auf interne Dokumente zugreifen können. Sofern hier keine Domain angegeben wird, bleiben Projekte für alle Teilnehmer des Fachbereichs sichtbar. Sofern Sie diese Funktion verwenden möchten, denken Sie bitte daran, zuallererst ihre Firmen-Domain (z.b.: dguv.de) als vertrauenswürdig einzustufen. Verbände verwalten: Hier können Sie die Verbände verwalten, die Sie im Organigramm dem jeweiligen Teilnehmer eines Bereiches zuordnen können. Damit machen Sie deutlich, dass diese Person in diesem Bereich speziell als Vertreter für diesen Verband agiert. S. 8
Exportieren: Diese Funktion exportiert die Informationen der Projekte, die während der Aktion auf dem Bildschirm angezeigt wurden, als Excel-Tabelle. Hier werden außerdem zusätzliche Informationen wie die beigefügten Stichworte, die Projektleitung oder das angegebene Datum für Beginn und Ende des Projektes. Rolle Projektdatenbank: Hier besteht kein aktiver Administrationsaufwand. Diese Liste zeigt die Funktionen an, die im Organigramm für die Projektdatenbank vergeben wurden. Diese Liste lässt sich über Aktionen ebenfalls exportieren. Wir hoffen, wir konnten Ihnen mit diesem zusätzlich zur Verfügung gestellten Handout als Hilfestellung für Administration weiterhelfen. Sollten Fragen aufkommen, die durch dieses Handout oder die weiteren beigefügten Dokumente noch ungelöst bleiben, so wurden spezielle Serviceleistungen seitens der Viadesk GmbH zugesichert, welche einem vereinbarten Personenkreis den Zugang zum Support-Desk gewährleisten. Hier wird Ihr Anliegen entgegengenommen und weiter bearbeitet. Bis dahin wünschen wir Ihnen auch weiterhin viel Erfolg beim Einsatz des Präventionsforum+! Das Team von Viadesk S. 9