7.2 - Verwaltung der Stipendien für Studenten und Staff In diesem Kapitel werden die einzelnen Schritte der Stipendienverwaltung ausführlich beschrieben, von der Definition des Finanzmitteltyps über die Stipendienauszahlung bis hin zur Auswertung der Daten. 1- Definition des Finanzmitteltyps Jedes Finanzmittel muss einem Finanzmitteltyp zugeordnet werden. Die Finanzmitteltypen sind in den Referenztabellen von moveon definiert. Sie müssen dort den gewünschten Finanzmitteltyp hinzufügen, falls er nicht bereits definiert ist. Hierfür verwenden Sie das Formular Referenztabellen, das Sie aus dem Hauptmenü unter dem Punkt Konfiguration aufrufen können. Finanzmitteltypen können in Schritt 5 der Referenztabellen konfiguriert werden. In Kapitel 4.2 wird ausführlich beschrieben, wie Sie einen Finanzmitteltyp hinzufügen. Abb. 1: Formular Referenztabellen, Konfiguration der Finanzmitteltypen 2- Definition des Finanzmittels Nachdem der Finanzmitteltyp in der Konfiguration definiert wurde, müssen Sie das Finanzmittel definieren. Hierfür wählen Sie im Hauptmenü den Punkt Finanzen, danach klicken Sie in der Liste rechts auf Daten der Finanzmittel und öffnen damit das Formular Finanzmittel. 7.2 - Verwaltung der Stipendien für Studenten und Staff page 1
Abb. 2: Formular Finanzmittel Fügen Sie durch Anklicken der Schaltfläche Hinzufügen ein Finanzmittel hinzu. In Kapitel 7.1 wird ausführlich beschrieben, wie Sie ein Finanzmittel hinzufügen. Abb. 3: Fenster zum Hinzufügen/Ändern von Finanzmitteln 3- Definition des Stipendiumstatus Jedem Stipendium muss ein Stipendiumstatus zugeordnet werden, mit dem die für dieses Stipendium gültigen Zuweisungsregeln festgelegt werden können. Sie müssen daher vorab jeweils den Stipendiumstatus definieren, der dem Finanzmittel zugeordnet ist, bevor Stipendien zugeteilt werden können. Hierfür klicken Sie in der Registerkarte Status des Formulars Finanzmittel auf die Schaltfläche Hinzufügen. Im Fenster zum Hinzufügen/Ändern des Stipendiumstatus geben Sie den Verwendungstyp (z. B. Studenten Outgoing), einen Code (z. B. A) und einen Namen (z. B. Stipendiaten Standardsatz) für den Status ein. Anschließend müssen Sie die Einzelheiten der Zuteilungsregeln angeben: Pauschalbetrag, genehmigte Minimal- und Maximalbeträge des Stipendiums pro Zeiteinheit, genehmigte minimale und maximale Dauer des Stipendiums. page 2 7.2 - Verwaltung der Stipendien für Studenten und Staff
Abb. 4: Fenster zum Hinzufügen/Ändern eines Status 4- Definition der Ausgabenarten Jede Stipendienauszahlung muss einer Ausgabenart zugeordnet sein, mit der die Art der Auszahlung festgelegt werden kann. Sie müssen daher vorab jeweils die Ausgabenart definieren, die dem Finanzmittel zugeordnet ist, bevor die Auszahlungen vorgenommen werden. Hierfür klicken Sie in der Registerkarte Ausgabenart des Formulars Finanzmittel auf die Schaltfläche Hinzufügen. Im Fenster zum Hinzufügen/Ändern von Ausgabenarten geben Sie den Verwendungstyp (z. B. Studenten Outgoing) und den Namen der Ausgabenart an (z. B. 1. Auszahlung, Reisekosten). Abb. 5: Fenster zum Hinzufügen/Ändern von Ausgabenarten 5- Definition des Einnahmen Bevor Sie die Auszahlungen der Stipendien vornehmen, müssen Sie die Einnahmen für das Finanzmittel definieren. Hierfür klicken Sie in der Registerkarte Buchungen des Formulars Finanzmittel auf die Schaltfläche Hinzufügen. Im Fenster zum Hinzufügen/Ändern von Buchungen wählen Sie Einnahme als Buchungstyp, danach geben Sie Datum, Beschreibung und Betrag der erhaltenen Zahlung ein. 7.2 - Verwaltung der Stipendien für Studenten und Staff page 3
Abb. 6: Fenster zum Hinzufügen/Ändern von Buchungen 6- Zuteilung der Stipendien Nachdem Finanzmittel, Status und die Ausgabenarten definiert sind, können Sie Personen, die sich in Mobilitätsprogrammen befinden (vgl. Kapitel 5.2), Stipendien zuteilen. Hierfür klicken Sie in der Registerkarte Stipendien des Formulars Mobilitäten auf die Schaltfläche Hinzufügen. Im Fenster zum Hinzufügen/Ändern von Stipendien geben Sie das Finanzmittel, den Status und die Dauer des Stipendiums an. Abb. 7: Fenster zum Hinzufügen von Stipendien 7- Auszahlung der Stipendien Die Auszahlung von Stipendien erfolgt durch Hinzufügen von Buchungen für die jeweiligen Stipendien. Hierfür gibt es zwei mögliche Vorgehensweisen: - manuell für jedes Stipendium einzeln (vgl. Kapitel 7.1) - automatisch für mehrere Stipendien mit Hilfe der Funktion zur Berechnung der Stipendienbeträge (vgl. Kapitel 7.3). Um eine einzelne Auszahlung für ein Stipendium vorzunehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Details, die zu dem gewünschten Stipendium in der Registerkarte Stipendien des Formulars Finanzmittel oder des Formulars Mobilitäten gehört. Im Formular Stipendien klicken Sie danach auf die Schaltfläche Hinzufügen im Bereich page 4 7.2 - Verwaltung der Stipendien für Studenten und Staff
Buchungen. Im Fenster zum Hinzufügen/Ändern von Buchungen geben Sie die Ausgabenart, Datum, Beschreibung und Betrag der Auszahlung ein. Abb. 8: Fenster zum Hinzufügen/Ändern von Buchungen manuelles Hinzufügen Um eine automatische Auszahlung für mehrere Stipendien durchzuführen, verwenden Sie das Formular Stipendienberechnung, indem Sie auf die zugehörige Schaltfläche Berechnung der Stipendienbeträge in der Registerkarte Extras des Formulars Finanzmittel" klicken. Die Stipendienberechnung wird ausführlich in Kapitel 7.3 beschrieben. Abb. 9: Berechnungsformular Hinzufügen über die Funktion Berechnen 8- Auswertung der Stipendiendaten Das Formular Auswahl Stipendien bietet Ihnen die Möglichkeit, die einem Finanzmittel zugeordneten Stipendiendaten unter Einbeziehung des Gesamtbetrages jedes Stipendiums auszuwerten. Mit dieser Auswahl ist es nicht möglich, die Details der zugeordneten Buchungen auszuwerten. Anwendungsbeispiele: - Liste der Stipendiaten eines Finanzmittels mit Gesamtbeträgen für jeden Stipendiaten - Erstellen eines Finanzierungsvertrages für jeden Stipendiaten mit dem geplanten Gesamtbetrag des Stipendiums - Versenden einer E-Mail an alle Stipendiaten desselben Finanzmittels 7.2 - Verwaltung der Stipendien für Studenten und Staff page 5
9- Auswertung der Buchungsdaten Das Formular Auswahl Buchungen bietet Ihnen die Möglichkeit, die einem Finanzmittel zugeordneten Buchungsdaten auszuwerten. Mit dieser Auswahl ist es nicht möglich, Stipendien auszuwerten, denen keine Buchungen zugeordnet sind. Anwendungsbeispiele: - Ausgabe von Auszahlungsaufstellungen, darunter auch die Liste der Buchungen für dieselbe Ausgabenart (1. Auszahlung, Nachzahlung) zu einem bestimmten Datum, damit die Beträge zur Auszahlung freigegeben werden können. - Versendung individueller E-Mails an die Stipendiaten, in denen Stipendienauszahlung mit zugehörigem Betrag und dem Datum dieser Auszahlung angekündigt wird. page 6 7.2 - Verwaltung der Stipendien für Studenten und Staff