Hinweise für den Unternehmer zum Jahreswechsel Lohnsteuerkarte - Meldung zur Sozialversicherung Beiträge zur Sozialversicherung Die Ausdrucke der Lohnsteuerbescheinigung 2012 erhalten Sie mit den Lohnunterlagen für den Dezember im Dezember 2012 oder im Januar 2013. Die darin enthaltenen Daten werden bis zum 28.02.2013 an die Finanzverwaltung übermittelt. Die Lohnsteuerkarten 2010 bekommen Sie nur für die Mitarbeiter zurück, die vor dem 31.12.2012 ausgeschieden sind. Bitte leiten Sie diese bzw. die Ausdrucke der Lohnsteuerbescheinigung an die Mitarbeiter weiter. Für die Lohnabrechnungen ab Januar 2013 stehen die individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale erstmals elektronisch zur Verfügung. Das Bundeszentralamt für Steuern in Bonn stellt ab November 2012 die Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELSTAM) für Arbeitgeber zum Abruf bereit. Bis Dezember 2013 können die Arbeitgeber selbst bestimmen ab wann sie auf dieses neue Verfahren umsteigen möchten. Spätestens mit der Lohnabrechnung Dezember 2013 muss der Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale erstmalig erfolgen und auch angewendet werden. Im Kalenderjahr 2013 werden das bisherige Papierverfahren und das neue elektronische Verfahren nebeneinander Anwendung finden. Der Arbeitgeber kann jedoch die ELSTAM-Daten abrufen und hat dann sechs Monate Zeit zur Überprüfung und Abstimmung der Daten mit den betroffenen Mitarbeitern. Der 6- Monatszeitraum beginnt mit dem Monat des Erstabrufs. Nach Ablauf der Frist müssen die abgerufenen ELSTAM-Daten angewendet werden, ansonsten ist die Zustimmung des Arbeitnehmers erforderlich. Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, die elektronisch gemeldeten Lohnsteuerabzugsmerkmale zu übernehmen, und zwar so, wie sie Ihnen übermittelt werden. Der Arbeitnehmer ist für die Richtigstellung der Lohnsteuerabzugsmerkmale verantwortlich. Die Arbeitnehmer haben in der Regel im Herbst 2011 vom Finanzamt ein Schreiben mit ihren Steuermerkmalen und dem Hinweis der Prüfung der Steuerdaten erhalten. Die für Sie zuständige Lohnsachbearbeiterin wird mit Ihnen besprechen, wann die ELSTAM- Daten erstmalig für Ihre Firma berücksichtigt werden. Die Meldung zur Sozialversicherung für 2012, die das rentenversicherungspflichtige Entgelt enthält (maximal 67.200,00 bzw. 57.600,00 für die neuen Bundesländer), werden grundsätzlich nach Abrechnung des Monats Januar 2013 ausgedruckt. Sie erhalten dann die Ausdrucke für Ihre Mitarbeiter, die diese sorgfältig aufbewahren möchten. Um die Anträge auf Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz per Datenübertragung rechtzeitig abzugeben zu können, schicken Sie uns die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen bitte sofort zu. Da monatliche Meldungen für Mehrfachbeschäftigte übermittelt werden müssen, fragen Sie Ihre Mitarbeiter bitte, ob sie mehrere Beschäftigungen ausüben und teilen Sie uns dies Anfang Januar 2013 mit. Seite 1 von 5
Nur unter Vorbehalt! Beitragsbemessungsgrenzen ab 01.01.2013 West Ost Renten- und Arbeitslosenversicherung jährlich 69.600,00 58.800,00 Renten- und Arbeitslosenversicherung monatlich 5.800,00 4.900,00 Kranken- und Pflegeversicherung jährlich 47.250,00 47.250,00 Kranken- und Pflegeversicherung monatlich 3.937,50 3.937,50 Angestellte mit höheren Gehältern haben Anspruch auf einen Arbeitgeberzuschuss von 50% zur Krankenversicherung bei einer gesetzlichen Krankenkasse. Zu einer privaten Krankenversicherung zahlt der Arbeitgeber die Hälfte hinzu, maximal sind dies jedoch 287,44. Bitte fordern Sie für 2013 von Ihren privat versicherten Arbeitnehmern die Bescheinigung für den Arbeitgeber über den Beitrag zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung und die Bescheinigung der Vorsorgeaufwendungen nach 10 Abs. 1 Nr. 3 EStG an. Versicherungspflichtgrenze in der Krankenversicherung Gesetzlich Versicherte jährlich 52.200,00 52.200,00 Bestandsfälle der privat Krankenversicherten jährlich 47.250,00 47.250,00 Die Regelung zur Krankenversicherungspflicht besagt, dass Arbeitnehmer, die bisher krankenversicherungspflichtig waren, zum 01.01.2013 krankenversicherungsfrei werden, wenn 2012 die Jahresarbeitsentgeltgrenze von 50.850,00 überschritten wurde und das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt 2013 voraussichtlich die Jahresarbeitsentgeltgrenze von 52.200,00 überschreiten wird. Der Arbeitnehmer ist dann automatisch freiwillig versichert, wenn er die Mitgliedschaft in der gesetzlichen Krankenkasse nicht kündigt, um sich privat zu versichern. Sozialversicherungsbeitragssätze ab 01.01.2013 (unter Vorbehalt!) 2013 2012 Rentenversicherung 18,9% 19,6% Arbeitslosenversicherung 3,0% 3,0% Pflegeversicherung 2,05% bzw. 2,3% 1,95% bzw. 2,2% Krankenversicherung (AG 7,3% / AN 8,2%) 15,5% 15,5% Umlagesätze je nach Krankenkasse Ab dem 01.01.2013 soll die Insolvenzgeldumlage monatlich mit voraussichtlich 0,15% vom Arbeitsentgelt bis zu den in der Rentenversicherung geltenden Beitragsbemessungsgrenzen an die Krankenkassen abgeführt werden. Wegen der seit dem 01.01.2006 bestehenden Regelung zu der Fälligkeit der Gesamtsozialversicherungsbeiträge am drittletzten Bankarbeitstag des Monats muss die elektronische Übermittlung der Beitragsnachweise und Meldungen zwei Werktage früher erfolgen. Das bedeutet, dass uns die Informationen zu der Erstellung Ihrer Lohnbuchhaltung ca. 11 Tage vor Fälligkeit mit Lastschrifteinzugsverfahren und ca. 8 Tage vor Fälligkeit ohne Lastschrifteinzugsverfahren vorliegen sollten. Falls zur Zeit der Übermittlung der Beitragsnachweise eine Abrechnung noch nicht möglich ist, ist eine sachgerechte oder vereinfachte Schätzung der Beiträge vorzunehmen. Seite 2 von 5
Geringfügige Beschäftigung Für Beschäftigte, deren Entgelt nicht pauschal mit 2% (Abführung an die Bundesknappschaft) bzw. 20% (keine Entrichtung von pauschalen Rentenversicherungsbeiträgen) versteuert wird, gelten ebenfalls die Anmerkungen zur Lohnsteuerkarte bzw. den ELSTAM-Daten. Seit dem 01.07.2006 betragen die Pauschalbeiträge zur Krankenversicherung 13 % und zur Rentenversicherung 15 %. Das ändert sich ab 2013 2013 wird der 400-Euro-Job zum 450-Euro-Job. Die weitreichendste Änderung gibt es bei der Rentenversicherung, denn künftig wird das bisher wenig praktizierte Aufstocken zum Normalfall. Bisher zahlt der Arbeitgeber eines Minijobbers pauschal 15 % Rentenversicherungsbeitrag für seinen Angestellten. Möchte der Minijobber voll in der gesetzlichen Rentenversicherung versichert sein, kann er den Betrag bis zum normalen Beitrag aufstocken. Ab 2013 wird das Verfahren umgedreht. Der Arbeitsgeber zahlt weiterhin 15 % Beitrag für den Minijobber, dieser muss jetzt jedoch aufstocken und weitere 3,9 % aus eigener Tasche drauflegen, da der Rentenversicherungsbeitrag zum 1.1.2013 auf 18,9 % gesunken ist (2012: 19,6 %). Der Minijobber kann sich aber von der Versicherungspflicht in der Rentenversicherung befreien lassen. Folgende Angaben sind für die Befreiung erforderlich: Vom Arbeitnehmer: Name, Vorname, Rentenversicherungsnummer, Befreiungswunsch, Ort, Datum, Unterschrift Vom Arbeitgeber: Name, Betriebsnummer, Eingangsdatum des Befreiungsantrags, Datum der Wirksamkeit der Befreiung, Ort, Datum, Unterschrift Für Arbeitgeber: Das Schreiben legen Sie bei Ihren Entgeltunterlagen ab. Es wird nicht an die Minijob-Zentrale weitergeleitet. Zum 1.1.2013 wurde außerdem die Mindestbeitragsbemessungsgrundlage für die Berechnung der Rentenversicherungsbeiträge auf 175 erhöht. Das bedeutet, dass bei allen Minijobbern, die weniger als 175 verdienen, der Rentenversicherungsbeitrag von einem fiktiven Verdienst in Höhe von 175 berechnet wird. Übergangsregelungen bei der Rentenversicherungspflicht Die neue Mindestbeitragsbemessungsgrundlage gilt für alle Minijob-Verträge. Die neuen Vorschriften zur Rentenversicherungspflicht gelten nur für Minijob-Verhältnisse, die ab dem 1.1.2013 abgeschlossen werden. Für bereits bestehende Minijobverhältnisse gibt es Übergangsregelungen: Ein Minijobber, der 2012 mehr als 400 verdient hat und daher rentenversicherungspflichtig war, bleibt 2013 auch dann rentenversicherungspflichtig, wenn er maximal 450 monatlich verdient. Erst ab 2015 darf er einen Befreiungsantrag für die Rentenversicherung stellen. Wer bisher nicht rentenversicherungspflichtig war, weil die (alte) Einkommensgrenze von 400 eingehalten wurde, bleibt versicherungsfrei, darf aber wie bisher auch freiwillig aufstocken. Seite 3 von 5
Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge Seit 2004 ist die Steuerfreiheit der Zuschläge auf einen Grundlohn von maximal 50,00 pro Stunde beschränkt, die Sozialversicherungsfreiheit ab 01.07.2006 auf einen Grundlohn von maximal 25,00 pro Stunde. Arbeitgeberzuschüsse für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte 2013 können Arbeitgeber weiterhin Fahrtkostenzuschüsse für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit 0,30 pro Entfernungskilometer an ihre Arbeitnehmer zahlen. Diese können pauschal versteuert werden. Die pauschalversteuerten Beträge sind nicht der Sozialversicherung zu unterwerfen. Reisekostenpauschalen Vorsteuer aus Reisekosten Aufwendungen für Geschenke Reisekostenpauschalen Verpflegungsmehraufwendungen Abwesenheit täglich mindestens 8 bis unter 14 Stunden 6,00 mindestens 14 bis unter 24 Stunden 12,00 24 Stunden 24,00 Kilometergeld Pauschale für betriebliche Fahrten mit privatem Pkw des Mitarbeiters pro km 0,30 Übernachtungspauschale für Arbeitnehmer 20,00 Vorsteuerabzug aus Reisekosten kein Vorsteuerabzug aus Reisekostenpauschbeträgen Auslandsreisekosten Zurzeit ist keine Änderung der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland zum 01.01.2013 geplant. Eine aktuelle Auflistung der Pauschbeträge finden Sie auf unserer Homepage www.skm-steuern.de. Seite 4 von 5
Aufwendungen für Geschenke Betrieblich veranlasste Geschenke an Geschäftsfreunde, Kunden, Lieferanten, Vertreter oder anderen für den Betrieb wichtige Personen dürfen unter folgenden Voraussetzungen als Betriebsausgaben abgezogen werden: 1. Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten der einem Empfänger im Kalenderjahr zugewendeten Gegenstände (einschließlich eventueller Geldgeschenke) überschreiten zusammengerechnet 35 (netto) nicht. 2. Der Unternehmer zeichnet die Geschenke einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsaufgaben auf. Fristen Verjährungsfristen mit Ablauf 31.12.2012 Aufgrund der ab 01.02.2002 geltenden neuen Verjährungsregeln beträgt die Verjährungsfrist für Forderungen von Gewerbetreibenden gegenüber anderen Gewerbetreibenden und Privatpersonen, der Ärzte, Rechtsanwälte etc., aus Mietverhältnissen und aus Arbeitsverhältnissen einheitlich 3 Jahre. Das bedeutet, dass mit Ablauf des 31.12.2012 die Forderungen des Jahres 2009 verjähren. Aufbewahrungsfristen 2012 Aufbewahrungsfrist für Beginn der Frist Frist am 31.12.2012 abgelaufen bis Ablauf des Kalenderjahres grundsätzlich Buchungsbelege, der Ausstellung 10 Jahre 2002 Aufzeichnungen Bilanzen, Inventuren, der Aufstellung 10 Jahre 2001 Steuererklärungen Handelsbriefe der Absendung bzw. des 6 Jahre 2006 Empfangs Gehaltsabrechnungen/ - bücher der letzten Bearbeitung 10 Jahre 2002 Sofern die Unterlagen auf Datenträgern gespeichert wurden, gelten die Aufbewahrungsfristen der gesicherten Dokumente. Aus Beweisgründen empfehlen wir, die Buchungsbelege erst zusammen mit den dazugehörigen Bilanzen und Steuererklärungen zu vernichten. Für laufende Betriebsprüfungen, Rechtsbehelfs- und Steuerstrafverfahren gelten längere Fristen. Freiwillige Beiträge zur Rentenversicherung Beiträge zur Rentenversicherung für das Jahr 2012 müssen bis 31. März 2013 geleistet worden sein. Beiträge können nur durch Überweisung auf die Konten der Deutschen Rentenversicherung entrichtet werden. Der Mindestbeitrag für 2012 beträgt monatlich 78,40 und damit 940,80 für 12 Monate. Seite 5 von 5