Landesverwaltungsamt Berlin Service- und Systemunterstützungs-Center (SSC) Landesverwaltungsamt Berlin 10702 Berlin (Postanschrift) IPV anwendende Stellen GeschZ (Bei Antwort bitte angeben) PS IPV Dienstgebäude Berlin-Wilmersdorf Fehrbelliner Platz 1 10707 Berlin Fragen zum Inhalt per Hotline-Anfrage an die unten angegebene E-Mail-Adresse Vermittlung (030) 90 139-0 Intern 9139-111 Fax (030) 9028-3534 E-Mail Adresse Ipv-hotline@lvwa.berlin.de (email-adresse nicht für Dokumente mit elektronischer Signatur) Datum 06.01.2014 Rundschreiben LVwA IPV Nr. 02/2014 Änderungen/Hinweise zum Kalendermonat Januar 2014 Übersicht der Themenkomplexe 1 Allgemeines 3 1.1 Termine 3 1.1.1 Transporttermin Januar 2014 mit Systemsperre 3 1.1.2 Ausführen des Kopierreports durch die Pensionsstelle 3 1.2 Anwenderhandbuch 3 1.3 Abrechnungskalender 3 1.4 Beschränkung der Rückrechnungstiefe 3 2 Stichprobenprüfung 3 3 Personal- / Versorgungsadministration und Zeitwirtschaft 4 3.1 Neuer Programmablaufplan 4 3.2 Lohnsteuerbescheinigungen 4 3.3 ZfA ZuSy: Erstellen der BZ01-Meldungen 4 3.4 ELStAM 4 3.5 Sonderzahlung für Besoldungsempfänger 4 3.6 Aktualisierung Bankleitzahlenverzeichnis 5 3.7 SEPA 5 3.8 Vorläufiger Sanierungsgeldsatz 5 3.9 Änderung des Basiszinssatzes 6 3.10 Finanzstellen ab 01.2014 6 4 Abrechnungssachbearbeitung 6 4.1 Zwangsrückrechnung für Besoldung und Versorgung 6 Verkehrsverbindungen: U-Bahn Fehrbelliner Platz Bus 101, 104, 115 Eingang: Tordurchfahrt Württembergische Str. Sprechzeiten siehe Internet und nach Vereinbarung Zahlungen bitte an die Landeshauptkasse Berlin auf eines der nebenstehenden Konten: Internet: http://www.berlin.de/landesverwaltungsamt/ Geldinstitut Postbank Berlin Landesbank Berlin Bundesbank Filiale Berlin IBAN DE47100100100000058100 DE25100500000990007600 DE53100000000010001520... BIC/SWIFT PBNKDEFF100 BELADEBEXXX MARKDEF1100
4.2 Kindergeldstatistik Datenübertragung nur noch mit ElsterFT 6 4.4 ZfA ZuSy: Erstellen der BZ01-Meldungen 7 4.5 VBL vorläufiger Sanierungsgeldsatz 7 4.6 ELStAM 7 4.6.1 ELStAM: Fehlermeldung "AGSTNR: Unbekannter Meldungs-/Fehlercode" Zuordnung nicht möglich 7 4.6.2 ELStAM: Fehlermeldung "Nachricht für Returncode xxx nicht gefunden" - keine Aktualisierung IT 0012 8 4.6.3 ELStAM: Fehlermeldung "AGSTNR:... Unbekannter Meldungs-/Fehlercode" Zuordnung nicht möglich 8 4.6.4 ELStAM: Systemverhalten bei ELStAM-Daten fürs Vorjahr 8 4.6.5 ELStAM: Fehlermeldung "AGSTNR:... Unbekannter Meldungs-/Fehlercode" Zuordnung nicht möglich 9 4.6.6 ELStAM: Änderungen im IPV-System 9 4.7 Finanzstellen ab 01.2014 10 5 Stellenwirtschaft und Stellenplanung 10 6 Anwendungssystembetreuung 10 7 Reisekosten 10-2 -
1 Allgemeines 1.1 Termine 1.1.1 Transporttermin Januar 2014 mit Systemsperre Die Systemanpassungen werden am 06.01.2014 zusammen mit grundlegenden SAP- Systemanpassungen in die produktiven Systeme Z01 und S01 transportiert. Die Nutzer sind daher am 06.01.2014 gesperrt. Über die Aufhebung der Sperre wird die Anwendungssystembetreuung per Mail informiert. 1.1.2 Ausführen des Kopierreports durch die Pensionsstelle Der Kopierreport wird von der Pensionsstelle mehrmals im Monat, vor der Personalabrechnung in diesem Monat letztmalig am 07.01.2014 um 10:00 Uhr ausgeführt. 1.2 Anwenderhandbuch Am heutigen Tag wird die 54. Änderung des Anwenderhandbuchs im Intranet veröffentlicht. Die Information über die Aktualisierung ist als Anlage 1 dem Rundschreiben beigefügt. 1.3 Abrechnungskalender Mit der Anlage 2 wird der mit dem ITDZ abgestimmte Abrechnungskalender für 2014 zur Verfügung gestellt. 1.4 Beschränkung der Rückrechnungstiefe Bei Beendigung der Personalabrechnung im Kalendermonat 01.2014 ( Umstellen des Verwaltungssatzes auf Ende der Abrechnung durch die jeweilige Abrechnungssachbearbeitung) wird jährlich automatisch die tiefste rückrechenbare Periode angepasst. Die Rückrechnung und die Möglichkeit der abrechnungsrelevanten Stammdatenpflege für die Abrechnungskreise Besoldung bzw. Tarif ist dann nur noch auf den 01.01.2011 beschränkt möglich. 2 Stichprobenprüfung Keine Systemanpassungen - 3 -
3 Personal- / Versorgungsadministration und Zeitwirtschaft Steuern 3.1 Neuer Programmablaufplan Mit dem Transport wurde der aktuelle Programmablaufplan für die Steuerberechnung zur Verfügung gestellt. Hinweis Für die Personalabrechnung Besoldung / Versorgung 02.2014 wird daher eine Zwangsrückrechnung ab 01.2014 durchgeführt. Die Hinweise im Anwenderhandbuch im Kapitel VII S10 Personalabrechnung und Anstoß Nachberechnung und im Kapitel I Infotyp Abrechnungsstatus (IT 0003) sind zu beachten. 3.2 Lohnsteuerbescheinigungen s. Ausführungen zu Tz. 4.3 3.3 ZfA ZuSy: Erstellen der BZ01-Meldungen s. Ausführungen zu Tz. 4.4 3.4 ELStAM s. Ausführungen zu Tz. 4.6 Besoldung 3.5 Sonderzahlung für Besoldungsempfänger Mit Mail vom 27.12.2013 wurde folgende Information gegeben: mit einer Hotlinemeldung wurde festgestellt, dass bei Besoldungsempfängern in Folge einer Nachberechnung in der Abrechnungsperiode 01/2014 die Sonderzahlung für die Abrechnungsperiode 12/2013 ausgezahlt wurde. Hierdurch ist der Zahlbetrag der Sonderzahlung fehlerhaft verdoppelt worden. Der Fehler tritt bei den Besoldungsempfänger auf, bei denen in dem Infotyp Sonderregelungen (IT 0265) im Subtyp 03 Sonderzahlung in dem Feld Anspruch der Wert Auszahlung erzwingen gepflegt wurde. Die Systemeinstellungen werden mit dem Transport am 06.01.2014 korrigiert. Die betroffenen Personalfälle sind mit der Ad-Hoc-Query auszuwerten. Im Block Sonderregelungen sind als Selektionsfelder der Subtyp 03 Sonderzahlung und Anspruch des Mitarbeiters auf die Sonder (P0265- ANSZW) [=> 2. mögliche Feld in der Auswahl] auszuwählen. Für die betroffenen Personalfälle ist im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) mit der - 4 -
Lohnart 9010 Anstoß Rückrechnung ein individueller Rückrechnungsanstoß zum 01.12.2013 zu setzen. Die hierdurch entstandene Mehrarbeit bitte ich zu entschuldigen!... Bankdaten 3.6 Aktualisierung Bankleitzahlenverzeichnis Es wurde das von der Deutschen Bundesbank zur Verfügung gestellte aktualisierte Bankleitzahlenverzeichnis eingespielt. Die in IPV systemseitig vorgenommenen Änderungen zur Aktualisierung des Bankleitzahlenverzeichnisses sind auf den IPV-Intranetseiten unter http://www.verwalt-berlin.de/landesverwaltungsamt/ps-ipv/download/dokumente.html veröffentlicht. Anhand dieser Information sind nun die betroffenen Personalfälle zu ermitteln, für die Zukunft gültige Bankverbindungen zu erfragen und in IPV in zu hinterlegen. Dies gilt für alle Infotypen, in denen eine Bankverbindung hinterlegt ist. 3.7 SEPA Die SEPA-Überweisung ersetzt ab 01.02.2014 das bisherige Überweisungsverfahren. Das IPV- Verfahren wird ab Kalendermonat 02.2014 auf SEPA-Überweisung umgestellt. Hinweis Voraussetzung für das fehlerfreie Erstellen der Bankdatei durch die Abrechnungssachbearbeitung ist dann, dass alle Datensätze in den Infotypen, in denen eine Bankverbindung hinterlegt ist, mindestens ab 01.02.2014 die IBAN enthalten. Fehlt in einem Datensatz die IBAN, wird für den betroffenen Personalfall keine Überweisung ausgeführt. VBL/ZVE 3.8 Vorläufiger Sanierungsgeldsatz Mit Schreiben vom 26.09.2013 hat die VBL den vorläufigen Sanierungsgeldsatz für 2014 mitgeteilt: ITDZ 2,37% Übrige Arbeitgeber West 8,33%. Die Systemeinstellungen wurden angepasst. - 5 -
Pfändung/Abtretung 3.9 Änderung des Basiszinssatzes Infolge der Bekanntmachung der Deutschen Bundesbank vom 30.12.2013 ändert sich der Basiszinssatz ab dem 01.01.2014 auf -0,63%. Das IPV-System wurde entsprechend angepasst. Verschiedenes 3.10 Finanzstellen ab 01.2014 s. Ausführungen zu Tz. 4.7 4 Abrechnungssachbearbeitung 4.1 Zwangsrückrechnung für Besoldung und Versorgung s. Ausführungen zu Tz. 3.1 Der Eintrag im Feld Zwangsrückrechnung ab ist nicht zu entfernen. 4.2 Kindergeldstatistik Datenübertragung nur noch mit ElsterFT Im Rundschreiben LVwA IPV Nr. 25.2013 wurde unter Tz. 4.3 über die Änderung des Übertragungsweges der Daten zur Kindergeldstatistik informiert. Die entsprechende Ablaufbeschreibung im Anwenderhandbuch Kapitel IX ABM2-B-01 Kindergeldstatistik wurde aktualisiert. 4.3 Lohnsteuerbescheinigungen Die aktuellsten Programmkorrekturen zum Thema Steuer wurden mit dem Jahreswechselband in das Z01 übernommen. Die Aktivitäten zur Erstellung der Lohnsteuerbescheinigungen sind nach Abschluss der jeweiligen Personalabrechnung / Folgeaktivitäten im Kalendermonat Januar in allen Abrechnungskreisen auszuführen. Die Ablaufbeschreibungen zu den Korrekturmöglichkeiten sind noch nicht abschließend aktualisiert. Daher sind für die Abläufe Lohnsteuerdaten zur erneuten Verarbeitung kennzeichnen und Lohnsteuerbescheinigungen verwalten die Beschreibungen aus dem alten Abrechnerhandbuch zu verwenden. Hinweise Bei der Ausführung des Reports Lohnsteuerdaten erstellen im aktuellen Kalenderjahr werden auch Lohnsteuerdaten für Personalfälle erstellt, die in den Monaten 01 (Tariflich Beschäftigte) bzw. 01 und 02 (Beamte und Versorgungsempfänger) des aktuellen - 6 -
Kalenderjahres ausgetreten sind. Diese Lohnsteuerdaten werden als separate Datensätze im B2A-Manager dargestellt und sind nicht zu versenden. Damit diese Lohnsteuerbescheinigungen nicht die Arbeit im folgenden Kalenderjahr behindern, sind die Weiteren Hinweise (1) beim Ablauf Meldungen versenden zu beachten. Daran anschließend ist für diese Bescheinigungen der Ablauf Lohnsteuerdaten verwalten mit der Statusumsetzung fehlerhaft auszuführen. Wenn in einer Behörde die Personalfälle mit Altversteuerung der Abrechnungssachbearbeitung namentlich bekannt sind, kann der Report Lohnsteuerdaten erstellen für die Monate 01 (Tariflich Beschäftigte) bzw. 01 und 02 (Beamte und Versorgungsempfänger) im aktuellen Kalenderjahr auch gezielt mit der Selektion Personalnummer ausgeführt werden. Dabei werden dann für die in diesem Zeitraum ausgetretenen Mitarbeiter noch keine Lohnsteuerbescheinigungen erstellt. Der Druck der Lohnsteuerbescheinigungen wird vom ITDZ erst ausgeführt, wenn alle Druckausgaben der aktuellen Abrechnungsperiode erledigt sind. 4.4 ZfA ZuSy: Erstellen der BZ01-Meldungen Im Datenaustausch mit der Zentralen Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA) zum Altersvermögensgesetz mit dem IPV-System (ZfA-ZuSy-Verfahren) erstellen die Abrechnungssachbearbeiter einmal jährlich im ersten Quartal die Jahresmeldungen für die betreffenden Personalfälle. Diese BZ01-Meldungen können ab sofort erstellt werden. Auf das Anwenderhandbuch Kapitel VII S36 ZfA-ZuSy Altersvermögen wird verwiesen. Die Ablaufbeschreibung im Anwenderhandbuch Kapitel IX BTAX-D-01 ZfA-ZuSy ist zu beachten. 4.5 VBL vorläufiger Sanierungsgeldsatz s. Ausführungen zu Tz. 3.8 4.6 ELStAM 4.6.1 ELStAM: Fehlermeldung "AGSTNR:... Unbekannter Meldungs- /Fehlercode" Zuordnung nicht möglich Mit Mail vom 05.12.2013 wurde folgende Information gegeben: seit heute tritt folgendes Problem auf: Beim Zuordnen der ELStAM-Meldungen werden die Fehlermeldungen AGSTNR: Unbekannter Meldungs-/Fehlercode - 7 -
AGSTNR: 552020103 Wechsel des Hauptarbeitgebers. Neues refdatumag für ausgegeben. Beide Fehlermeldungen werden immer zusammen ausgegeben. Die Änderungslisten werden nicht zugeordnet. Der Fehler tritt nach meiner Recherche immer dann auf, wenn in der Änderungsliste die erste ID-Nummer mit dem Verfahrenshinweis 552020103 gemeldet wurde. SAP liefert in Kürze eine Fehlerkorrektur aus. Ich werde per E-Mail informieren, wenn der Fehler behoben und das Zuordnen wieder möglich ist 4.6.2 ELStAM: Fehlermeldung "Nachricht für Returncode xxx nicht gefunden" - keine Aktualisierung IT 0012 Mit Mail vom 06.12.2013 wurde folgende Information gegeben: Seit den Systemanpassungen am 04.12.2013 aktualisiert der Report RPCE2VD0_IN ELStAM: Stammdaten durch ELStAM aktualisieren bei einigen ELStAM-Meldungen den Infotypen Steuerdaten D (IT 0012) nicht mehr. Die Meldungen werden mit der Fehlermeldung Nachricht für Returncode xxx nicht gefunden abgelehnt. SAP hat heute dazu die Korrektur freigegeben. Die Fehlerkorrektur wird heute noch ins produktive IPV- System Z01 transportiert und steht ab ca. 16:30 Uhr zur Verfügung. Damit für die betroffenen Personalfälle der Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) noch vor der Personalabrechnung aktualisiert wird, muss der Reports RPCE2VD0_IN ELStAM: Stammdaten durch ELStAM aktualisieren vor der Personalabrechnung nochmal ausgeführt werden. Bitte den Personalservice über den Sachverhalt informieren. Die Fehlermeldung ist zu den Personalfällen in die Sachbearbeiterliste gestellt 4.6.3 ELStAM: Fehlermeldung "AGSTNR:... Unbekannter Meldungs- /Fehlercode" Zuordnung nicht möglich Mit Mail vom 13.12.2013 wurde folgende Information gegeben: Der mit E-Mail vom 05.12.2013 mitgeteilte Fehler (s. u.) wird mit Transport am 16.12.2013 behoben. Die nicht verarbeiteten Änderungslisten müssen erneut verarbeitet werden. Um dies zu ermöglichen hat das SSC den Status der betroffenen Änderungslisten auf 02 Verarbeitung wiederholen gesetzt. Folgende Aktivitäten sind ab 17.12.2013 von den betroffenen Abrechner/innen erneut auszuführen: Im Berichtsbaum Steuer à ELStAM à ELStAM abholen und übernehmen 1. Eingangsmeldungen zuordnen Im Feld Neue Änderungslisten über die Wertehilfe die Liste mit dem Status 02 und dem Benutzernamen der eigenen Behörde auswählen. 2. Eingangsmeldungen verarbeiten.. 4.6.4 ELStAM: Systemverhalten bei ELStAM-Daten fürs Vorjahr Mit Mail vom 16.12.2013 wurde folgende Information gegeben: Bis Anfang März ist es möglich, dass von der Clearingstelle ELStAM-Daten fürs Vorjahr verschickt werden. Grundsätzlich werden die ELStAM-Daten mit dem gelieferten gültigab Datum im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) gespeichert. Von SAP wurde diese Funktionalität für Zeiträume, die das Vorjahr betreffen, geändert: - 8 -
Wenn das Steuerjahr abgeschlossen ist, wird 1. der Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) zum 01.01. des neuen Jahres aktualisiert. 2. die Warnmeldung Änderung ab TT.MM.JJJJ [ELStAM-GültigAb] führt zu Aktualisierung IT 0012 ab 01.01.JJJJ für die Personalnummer in die Sachbearbeiterliste gestellt. Das Steuerjahr wird für den Bereich Tarif nach der Personalabrechnung Dezember Bereich Besoldung/Versorgung nach der Personalabrechnung Januar geschlossen. Es erfolgt keine Rückrechnung in das Vorjahr aufgrund der gemeldeten ELStAM, sondern nur bis zum 01.01. des laufenden Jahres. Dieses Systemverhalten gilt auch bei Antworten auf An- und Abmeldungen. Wird im Einzelfall festgestellt, dass ELStAM-Daten nach der Systemänderung für das Vorjahr im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) gespeichert wurden, wurde evtl. die sog. Altversteuerung gepflegt. Das geänderte Systemverhalten wird heute, am 16.12.2013, gegen 17:00 Uhr in das produktive IPV- System transportiert. Die Beiträge im IPV-Rundschreiben 28/2013 Tz. 3.1 und im Anwenderhandbuch Kapitel 7 Schwerpunktthema S35 Tz. 5.1.2.1 sind hiermit hinfällig 4.6.5 ELStAM: Fehlermeldung "AGSTNR:... Unbekannter Meldungs- /Fehlercode" Zuordnung nicht möglich Mit Mail vom 17.12.2013 wurde folgende Information gegeben: entgegen meiner Mail vom Freitag dem 13.12.2013 ist bei der Aktivität ELStAM-Eingangsmeldungen zuordnen in der Liste der Wertehilfe die zuzuordnende Meldung nicht mit dem Benutzernamen der eigenen Behörde, sondern der Benutzername SSC-E010 enthalten. anbei erhalten Sie eine Excel-Liste aus der die zuzuordnenden Meldungen für den jeweiligen Buchungskreis aufgeführt sind Die Exel-Liste ist diesem Rundschreiben nicht mehr beigefügt. 4.6.6 ELStAM: Änderungen im IPV-System Mit Mail vom 19.12.2013 wurde folgende Information gegeben: folgende beachtenswerte Änderungen sind, zusätzlich zu den bereits mitgeteilten, in das IPV-System übernommen worden: Bei Rückgabe des Verfahrenshinweis 552020215 Wechsel des Hauptarbeitgebers nicht möglich. Zu dem refdatumag der Anmeldung liegt bereits ein Hauptarbeitsverhältnis vor von der ELStAM- Datenbank, wird beim Aktualisieren des Infotypen Steuerdaten D (IT 0012) nicht mehr die Steuerklasse 6 gesetzt. Der Personalfall wird künftig vom Programm RPCE2VD0_IN ELStAM: Stammdaten durch ELStAM aktualisieren mit dem Fehlerhinweis 552020215 Zum Anmeldedatum liegt bereits ein Hauptarbeitsverhältnis vor abgelehnt. Der Personalfall wird in die Sachbearbeiterliste gestellt. In der ELStAM: Sachbearbeiter Aufgabenliste sind auf dem Selektionsbild neue Felder hinzugekommen: 1. Block Zeitfenster - 9 -
Feld Stichtag: In diesem Feld kann das Datum vorgegeben werden, ab wann die Auswertung erfolgen soll. Systemseitig wird das aktuelle Tagesdatum vorgegeben. Feld Auswertungstiefe (Tage): In diesem Feld wird die Anzahl der Kalendertage vom Stichtag ausgehend eingegeben, für die die Auswertung erfolgen soll. Bleibt das Feld leer, wird nur der Stichtag ausgewertet. Systemseitig werden 30 Tage vorgegeben. Maßgebend für die Auswertung beider Felder ist die Spalte Datum in der Auswertungsliste. Es handelt sich hierbei um das Datum der Erstellung bzw. Änderung der Meldung. 2. Block Optionen Feld Listausgabe (ohne Interaktion): wird das Feld markiert, dann wird die Ergebnisliste (vorerst) mit allen zur Verfügung stehenden Spalten ausgegeben. Ein Absprung in die Meldungsübersicht über die Spalte Meldung(en) anzeigen (Symbol Brille) und in den Hilfetext zum Meldungstext über die Spalte Langtext ist nicht möglich 4.7 Finanzstellen ab 01.2014 Mit Mail vom 20.12.2013wurde folgende Information gegeben: mit RS LVwA IPV Nr. 21.2013 wurde in Tz. 4.1 die neue Vorgehensweise bei der Pflege von Finanzstellen beschrieben. Ab 2014 wurden viele neue Finanzstellen in der jeweiligen Finanzstellentabelle angelegt. Wird eine der neuen Finanzstellen in einem Personalfall hinterlegt, wird unabhängig davon, ob manuell oder maschinell vorgegangen wird die BEZEICHNUNG zur Finanzstelle im Datensatz nicht angezeigt, obwohl sie in der Finanzstellentabelle vorhanden ist. Das SSC prüft den Sachverhalt. Bitte informieren Sie die Sachbearbeiter/innen über diese fehlerhafte Anzeige, die nicht zahlungsrelevant ist 5 Stellenwirtschaft und Stellenplanung Keine Systemanpassungen 6 Anwendungssystembetreuung Keine Systemanpassungen 7 Reisekosten Keine Systemanpassungen Im Auftrag Schwierkus - 10 -