T4-Zusatzmodul plusint - Elektronischer Datenaustausch/Interchange Das Zusatzmodul plusint erweitert die Funktionalitäten von T4 rund um das Thema "elektronischer Datenaustausch zwischen T4 und anderen Applikationen". Als Multifunktionswerkzeug hängt die Nutzung von plusint ganz von der spezifischen Aufgabenstellung im Rahmen der elektronischen Datenübergabe ab und ermöglicht die Realisierung von Schnittstelle, z.b. für einen Webshop, mit Daten-Ausgabe und Übernahme komplexer Daten inkl. Vorgangsgenerierung. Kombiniert mit den Möglichkeiten der Makroprogrammierung und erweitert durch die Trigger-Nutzung (plusweb) lassen sich intelligente, fein justierbare Automatiken zur Steuerung der Datenübergabe implementieren bzw. von TETRA angebotene Lösungen für die unterschiedlichsten Aufgabenstellungen (s.u.) einsetzen. Die Modul-Merkmale Erweiterung der Abfragetypen um "Datei" und "Zwischenablage" Durch diese Abfragetypen kann ein Abfrageergebnis bei manuellen Abfragen direkt in eine Textdatei bzw. zur Ablage auf der Zwischenablage übergeben werden. Die Feldtrenner- und Textbegrenzer-Zeichen können ebenso spezifiziert werden, wie das Einfügen einer Zeile mit Feldnamen, etc.. Zusätzliche Ausgabegeräte für Layoutabfragen in der Ausgabeeinstellung ">=Datei" und ">=Zwischenablage" Diese ermöglichen bei einer manuellen Abfrage oder einer Vorgangsausgabe die Textdaten durch das Layout zur Ausgabe beliebig zu formatieren (z.b. auch im XML-Format oder für die elektronische Belegausgabe/EDI-Übergabe an eine EDI-Konverter-Software ein vereinfachtes Layout). Bei den Vorgangsausgaben entspricht der Dateiname der Exportdatei der Belegnummer, des als Datei ausgegebenen VK-/EK-Vorgangs.
Zu einer Adresse kann ein spezifischer Pfad hinterlegt werden, der automatisch bei der Ausgabe berücksichtigt wird. Die Vorgabe des Pfades zur Adresse erfolgt in der Tabelle "Kommunikation" mit dem Medium "Dateiausgabepfad". So können die Dateivorgangsausgaben z.b. immer den zugehörigen Kunden-Ordner berücksichtigen oder es wird ein Ordner für einen automatischen FTP-Upload angelegt. Exportmöglichkeiten von 1:n-Relationen Der integrierte Export von 1:n-Relationen ist uneingeschränkt möglich, z.b. können die Vorgangsrahmendaten gemeinsam mit den Daten der Tabellen "Positionen" und "Zahlungsbedingungen" exportiert werden. Export von Objekten, wie z.b. Artikelbildern, mittels Selektion in einer Layout-Abfrage (Funktion "ObjectSave"). Bei Makros uneingeschränkte Nutzung der Methode "Query" Innerhalb der Makro-Erstellung können durch die Methode "Query" parametrierte Pfad- und Dateiangaben vorgeben sowie Informationen angefügt oder überschrieben werden.
Die Funktion "Vorgänge generieren" auf Erweiterungstabellen Über dieses Verfahren lassen sich u.a. auch automatisiert Vorgänge der Art "Auftragseingang" auf Basis der Bestelldaten einer Web-Shop-Lösung erzeugen, die z.b. zuvor in eine T4- Erweiterungstabelle eingelesen wurden. Es bestht auch die Möglichkeit der Weiterverarbeitung von Quellvorgängen, sofern diese die Vorgangs- und Positions-ID (SrcVID & SrcPID) mitliefern Datenübergabe mit automatischer Generierung von Positionen Eine Datei, welche mit Semikolon- oder Zeilenumbruch getrennt die Artikelnummern (ggf. inkl. Variantenergänzung) und Mengen in der jeweiligen Basiseinheit des Artikels enthält, wird anstelle eines Suchbegriffes bei der ersten Positionserfassung eingegeben und führt dann zur automatischen Positionserfassung. Den zuletzt verwendeten Pfad und Dateinamen speichert T4-Benutzer-/Mandantengebunden und stellt ihn in der Liste zum Kombinationsfeld für den Suchbegriff wieder zur Verfügung. Textimport 1:n zum direkten Importieren von Daten in 1:n-Relationen Der Menübefehl "Administration Textimport 1:n" und der Makrobefehl Import "Pfad\Datei" erlauben ein direktes Importieren von Daten in 1:n-Relationen. Es gibt hier keine explizite Import-Definition, weil diese implizit in der Datendatei enthalten sein muss. Es existieren diverse Möglichkeiten auch komplex aufgebauter Importe von Bewegungsdaten in mehrere Datenbanktabellen zu realisieren. Die Quelldaten müssen dabei einer von T4 vorgegebenen syntaktischen Regel entsprechen. Bilddatenimport in Artikelobjekte und Artikeldokumentenverwaltung Einsatzmöglichkeiten und Lösungsangebote Elektronische Belegausgabe zur Übergabe der Vorgangsdaten an einen EDI-Konverter Aufgabe: Es sollen die Daten z.b. einer Rechnung, einer Bestellung, etc. in elektronischer Form Großkunden oder Stammlieferanten zur Verfügung gestellt werden, damit diese sie in ihr System direkt einlesen können. Lösung: Es wird eine eigene Vorgangsausgabe erstellt mit der Ausgabeeinstellung "=>Datei". Für die elektronische Belegausgabe/EDI-Übergabe an eine EDI-Konverter-Software ist bzgl. Aufbau und Feldbezeichner ein geeignetes, vereinfachtes Layout zu verwenden. Die Vorgangsausgabe wird dann z.b. als alternative Ausgabe bei der Ausgabe einer Rechnung angeboten oder auch als Standard bei bestimmten Adressen automatisch verwendet. Der Dateiname der Exportdatei entspricht automatisch der Belegnummer des als Datei ausgegebenen VK-/EK-Vorgangs. Bei Stapelausgabe ist auch eine Stapel-Zweitausgabe in eine Sammel-Datei bezogen auf im Original ausgegebene Rechnungen möglich. Eine beispielhaft aufgebaute Vorgangsausgabe an Datei ist bei TETRA erhältlich.
Ausgabe von Vorgängen im PDF-Format z.b. zur Übergabe als revisionssicheres Dokument an ein externes Archivierungssystem Aufgabe: Es sollen zusätzlich zur Druck-, Fax- oder E-Mail-Ausgabe automatisch die Belege als PDF-Dokumente in eine Datei ausgegeben werden, die dann in ein Archivierungssystem übergeben werden kann. Lösung: In den Ausgabeeinstellungen wird als zusätzlicher Job die Ausgabe an einen PDF- Writer hinterlegt. Der Dateiname der PDF-Datei entspricht automatisch der Belegnummer des als Datei ausgegebenen Vorgangs. Als Anlage zur PDF-Ausgabe kann dann auf Wunsch zusätzlich der Export einer Steuerdatei zwecks Verschlagwortung des zu archivierenden Dokumentes erfolgen. Ausgabe von Vorgangsdaten im XML-Format rund um die Versendung Aufgabe: Es sollen die versandrelevanten Daten, von lieferscheinbezogenen Informationen oder Packaging- und Gewichtsinformationen aus der Tabelle "Warenversand" (plusship erforderlich) für UPS-, Post/DHL- und DPD-Versender im XML-Format übergaben werden. Lösung: Zu den gewünschten Vorgangsarten werden Vorgangsausgaben verwendet, die die benötigten Daten im XML-Format beinhalten und als Datei ausgeben. Diese können z.b. als Anlagen zum Lieferschein zur Verfügung gestellt werden. Nachfolgende Sonderabfragen stehen als Basis zur Verfügung: T4-Abfrage "UPS WorldShip-XML-Export je LS" T4-Abfrage "DHL EasyLog-Export je LS" T4-Abfrage "DPD DeliSprint-Export je LS" T4-Vorgangsausgabe "Lieferschein als Datei Kraftverkehr Nagel" T4-Vorgangsausgabe "Z-ATLAS Export", für den Export von zollrelevanten Vorgangsdaten zwecks Import in die MHP-Software "Z-ATLAS" von MHP
Ausgabe von Daten im ASCII-Format Aufgabe: Es sollen Buchungsdaten an DATEV pro-rechnungswesen-programme übergeben werden. Lösung: Die Layoutabfrage "DATEV-Export ASCII" verwendet die Funktionen DatevGet(n) und DatevSet(n;d;n) und stellt die Buchungsdaten im Datenformat "ASCII" für DATEV pro- Rechnungswesen-Programme zur Verfügung. Sie wird im Dialog DATEV-FiBu-Export anhand des Eintrags in der Auswahllister "ASCII-Abfrage" aktiviert, die benötigte erweiterte Programmlogik steht nur bei der aktivierten Zusatzfunktion "DATEV pro" zur Verfügung. Die Exportlösung "IntraStat-Meldung" im Zusammenhang mit den Zusatzmodulen plusgeo und plusint ermöglicht eine automatisierte IntraStat-Meldung bzgl. Versendung und Eingang an das Statistische Bundesamt über innerbetriebliche Einfuhren und Ausfuhren. Ausgabe von Daten im CSV-Format z.b. für einen Webshop Aufgabe: Die Webshop-Daten sollen innerhalb von T4 gepflegt und möglichst automatisch im Shop aktualisiert werden. Dabei sollen ggf. auch Shop-Daten in einer Zusatztabelle zum Artikel berücksichtigt werden. Lösung: Für die Datenübergabe bietet TETRA ein Set an manuellen Abfragen des Abfragetyps "Datei" zur Ausgabe des Abfrageergebnisses in eine Textdatei. Alle Shopexport-Abfragen können komfortabel über das Makro "Shopexport" aufgerufen werden. Auf Wunsch kann voll automatisch über einen Trigger (plusweb) ein automatisierter FTP-Upload erfolgen. Die Abfragen liefern im CSV-Format Artikeldaten inkl. Listenpreise, Artikelbeziehungen vom Typ "Zubehör", Artikeldokumente der Gruppe "Vertrieb/Marketing" wie Webshopbilder, technische Datenblätter, Sicherheitsdatenblätter usw., Lagerbestand, Kundenadressen und Lieferadressen. Eine Abfrage-Anpassung bei besondere Aufgabenstellungen (Zusatztabelle) ist möglich. Import von Auftragsdaten als Basis für eine Auftragseingangserfassung Aufgabe: Die z.b. in einem Webshop erfassten Bestellungen sollen in T4 Auftragseingänge erzeugen. Lösung auf Basis einer Tabelle: Voraussetzung ist das Vorhandensein der Adress- und Artikeldaten in der T4-Datenbank. Es wird eine Erweiterungstabelle "Auftragseingang" angelegt. Sie dient als Basis für die automatisierte Anlage von Vorgängen. Über das Makro "Ext. Auftragseingang importieren" erfolgt der automatisierte Aufruf der vorhandenen Importlösung. Mit der Funktion "Vorgänge generieren" werden dann Vorgänge der Art "Auftragseingang" auf Basis der Abfrage "Auftragseingang Import" generiert. Lösung auf Basis eines Mehrtabellen-Imports: Es wird die Funktion "Textimport 1:n" verwendet, die voraussetzt, dass die Daten T4-konform in der Quelldatei vorliegen. Es können dann direkt Vorgänge generiert werden. TETRA bietet eine Vorlage mit dem beispielhaften Aufbau von Datei für den Import von Stamm- oder Bewegungsdaten.
Export/Import von Outlook-Daten, MS Outlook-Schnittstelle Aufgabe: Es sollen aus T4 Daten an Outlook übergeben und umgekehrt in Outlook erfasste Daten in T4 importiert werden. Lösung: Die MS Outlook-Schnittstelle realisiert eine Übergabe von Adressen und Ansprechpartnern als "Kontakte" und von Terminvorgängen als "Aufgaben" und "Kalender". Gesteuert wird die Übergabe durch die Abfragen "Outlook Export Kalender/Aufgaben" und "Outlook Export Kontakte...", die aus dem Menü "Abfragen" aufzurufen sind. Der Ex-/ und Import der Daten kann über ein Makro auch voll automatisch erfolgen. Darüber hinaus ist optional die Export-Abfrage "Outlook-Export Adressen Gesamt" erhältlich. Im Rahmen der MS Outlook-Schnittstelle sind Parameter-Vorgaben nutzbar, die die Übergabe von Adress- und Termindaten gefiltert für nur einen Außendienstmitarbeiter und einen bestimmten Zeitraum ermöglichen, die dann ggf. in ein Smartphone übernommen werden können. Eine plusint-testversion ist in T4, abgesehen von der Einschränkung bedingt durch die Exportersetzung eines Zeichens je Datenwert gegen "1" (numerisch) bzw. "x" (alphanumerisch), vollständig enthalten und das Zusatzmodul ist jederzeit zur Vollversion freischaltbar. Für Lösungserarbeitungen auf Basis der plusint-funktionalitäten bietet TETRA entsprechende, effiziente Lösungserarbeitungen als Dienstleistungen an.