DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro- Tipps und Tricks

DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro- Tipps und Tricks

Herausgeber: DATEV eg, 90329 Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und unternehmensbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Unternehmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z. T. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr 37832-2012/03-01

Vorwort Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank, dass Sie unser modernes Fortbildungsangebot nutzen und ein Dialogseminar online gebucht haben. Diese Unterlage ist nicht zum Selbststudium geeignet, sondern als seminarbegleitende Unterlage konzipiert; d. h. sie kann während des Dialogseminars genutzt werden, um z. B. auch Ihre persönlichen Notizen anzubringen. Sie können jederzeit zusätzliche Unterlagen in gebundener Form über den Bestell- Manager oder im Internet unter www.wissensvermittlung.datev.de sowie unter www.datev.de/wissensvermittlung bestellen. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, die Begleitunterlage für Ihr jeweils gebuchtes Dialogseminar online als PDF-Dokument herunterzuladen. Beachten Sie dabei bitte, dass Ihnen diese Downloadmöglichkeit nur in folgendem Zeitraum zur Verfügung steht: 3 Arbeitstage vor dem Seminartag bis 2 Arbeitstage nach dem Seminartag. Die Vorgehensweise dazu ist im Anhang dieser Unterlage detailliert beschrieben. Wir empfehlen Ihnen, insbesondere als Neueinsteiger, die Hinweise in der Informations-Datenbank unter Dokument-Nr. 0903019 zu lesen. Bitte betreten Sie rechtzeitig den Seminarraum im Internet (wir empfehlen 15 30 Minuten vor Seminarbeginn). Beachten Sie, dass Sie zur Teilnahme am Dialogseminar online mindestens einen ISDN-Kanal bzw. 56KBit/s Bandbreite benötigen. Klären Sie in diesem Fall beim Zugang über ein Netzwerk im Vorfeld organisatorisch ab, dass Ihre Kollegen während des Seminars keine Datenübertragungen über das Netzwerk vornehmen. Dies kann unter Umständen auch Auswirkungen auf die Sprachqualität während des Seminars haben. Bei höherer Bandbreite (z. B. DSL) dürften Sie davon nicht betroffen sein. Wir wünschen Ihnen viel Spaß und viel Erfolg! Ihr Dialogseminar online-team 1

Inhaltsübersicht DATEV Kanzlei-Rechnungswesen protipps und Tricks Seite 1. DATEV Arbeitsplatz pro/stammdaten 5 1.1 DATEV Arbeitsplatz pro anpassen 6 1.2 Such- und Filterfunktionen 9 1.3 Stammdaten 10 2. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro 14 2.1 Navigationsbereich anpassen 15 2.2 Vorbereitende Tätigkeiten 16 2.3 Buchungserfassung 19 2.4 Arbeiten mit Auswertungen 24 2.5 Konten ausziffern 31 2.6 Kontenplan-Jahresvergleich 38 2.7 Anlagenbuchführung 39 2.8 Buchungsstapel verwalten 42 2.9 Konsolidierung vor Ort 43 2.10 RZ-Dienstleistungen 45 2.11 Bestandsdienste Rechnungswesen 50 2.12 Vereinfachte Datenübernahme für Rechnungswesen-Altbestände 53 3. Anhang (weiterführendes Seminarangebot) 59 2

Ein Angebot der TeleTax, des Gemeinschaftsunternehmens der Steuerberaterverbände und der DATEV DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Tipps und Tricks DATEV Arbeitsplatz pro, Stammdatendienst, DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro DATEV eg; alle Rechte vorbehalten 3

Inhalt 1. DATEV Arbeitsplatz pro/stammdaten 1. DATEV Arbeitsplatz pro anpassen 2. Such- und Filterfunktionen 3. Stammdaten 2. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro 1. Navigationsbereich anpassen 2. Vorbereitende Tätigkeiten 3. Buchungserfassung 4. Arbeiten mit Auswertungen 5. Konten ausziffern 6. Kontenplan-Jahresvergleich 7. Anlagenbuchführung 8. Buchungsstapel verwalten 9. Konsolidierung vor Ort 10. RZ-Dienstleistungen 11. Bestandsdienste Rechnungswesen 12. Vereinfachte Datenübernahme für Rechnungswesen-Altbestände 3. Anhang (weiterführendes Seminarangebot) 4

Inhalt 1. DATEV Arbeitsplatz pro/stammdaten 1. DATEV Arbeitsplatz pro anpassen 2. Such- und Filterfunktionen 3. Stammdaten 2. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro 3. Anhang (weiterführendes Seminarangebot) 5

1. DATEV Arbeitsplatz pro 1.1 DATEV Arbeitsplatz pro anpassen Häufig genutzte Arbeitsblätter können über einen rechten Mausklick auf die Arbeitsblattbeschriftung mit dem DATEV Arbeitsplatz pro zusammen geöffnet werden. Erweiterte Festlegungen für das Startverhalten sind über die Arbeitsplatzeinstellungen möglich. 6

1. DATEV Arbeitsplatz pro 1.1 DATEV Arbeitsplatz pro anpassen Einträge im Navigationsbereich ein- und ausblenden. 7

1. DATEV Arbeitsplatz pro 1.1 DATEV Arbeitsplatz pro anpassen Arbeitsblatt Heute individualisieren. 8

1. DATEV Arbeitsplatz pro 1.2 Such- und Filterfunktionen Übergreifende Mandanten-Suche, zum Beispiel anhand der Steuer- oder Telefonnummer. Hinweis Wenn die Expertensuche genutzt wird, bleibt dieser Filter mit den gewählten Suchkriterien bestehen. Wählen Sie daher nach erfolgter Suche wieder Ihren gewünschten Filter aus. 9

1. DATEV Arbeitsplatz pro 1.3 Stammdaten Mandant inaktiv setzen/mandantendaten löschen über Kontextmenü. Hinweis Durch das Löschen werden die Daten des Mandanten aus dem Stammdatendienst entfernt. Vor dem endgültigen Löschen wird assistentengestützt geprüft, ob Abhängigkeiten zu anderen Programmen bestehen und der zentrale Mandant deshalb nicht löschbar ist. 10

1. DATEV Arbeitsplatz pro 1.3 Stammdaten Bitte beachten Sie die Hinweise des Prüflaufs. Unter anderem dürfen dem zentralen Mandanten keine Leistungen mehr zugeordnet sein. Weitere Informationen finden Sie im Dokument 1036007 in der Informations-Datenbank. 11

1. DATEV Arbeitsplatz pro 1.3 Stammdaten Adressaten-Dubletten zusammenführen. 12

1. DATEV Arbeitsplatz pro 1.3 Stammdaten Unverknüpfte Adressaten ermitteln. Sofern die Daten der unverknüpften Adressaten nicht mehr benötigt werden, können die Adressaten über das Kontextmenü gelöscht werden. Weiterführende Informationen zu den Stammdaten in der Informations-Datenbank: - 1036007 Löschen von Mandanten unter DATEV pro - 1035951 Beispiele zur Wahl des Mandantentyps - 1015799 Assistent zum Zusammenführen von Adressaten 13

Inhalt 1. DATEV Arbeitsplatz pro/stammdaten 2. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro 1. Navigationsbereich anpassen 2. Vorbereitende Tätigkeiten 3. Buchungserfassung 4. Arbeiten mit Auswertungen 5. Konten ausziffern 6. Kontenplan-Jahresvergleich 7. Anlagenbuchführung 8. Buchungsstapel verwalten 9. Konsolidierung vor Ort 10. RZ-Dienstleistungen 11. Bestandsdienste Rechnungswesen 12. Vereinfachte Datenübernahme für Rechnungswesen-Altbestände 3. Anhang (weiterführendes Seminarangebot) 14

2.1 Navigationsbereich anpassen Der Navigationsbereich lässt sich nach Ihren Erfordernissen und Wünschen anpassen. Der angepasste Navigationsbereich kann auch kanzleiweit gespeichert werden. 15

2.2 Vorbereitende Tätigkeiten Die Funktionen ASCII-Daten importieren Stapelverarbeitung Wiederkehrende Buchungen verarbeiten stehen für Bewegungsdaten auch bei geöffneter Buchungserfassung zur Verfügung. Die importierten oder wiederkehrenden Buchungen können Die Funktionen ASCII-Daten importieren dem geöffneten Buchungsstapel einem anderen Buchungsstapel einem neuen Buchungsstapel hinzugefügt werden. 16

2.2 Vorbereitende Tätigkeiten Auch fehlerhafte Buchungen können übernommen werden. Die Korrektur der als fehlerhaft gekennzeichneten Buchungen erfolgt direkt in der Buchungserfassung. 17

2.2 Vorbereitende Tätigkeiten Kennzeichnung der Buchungsstapel mit fehlerhaften Buchungen. Auswirkungen fehlerhafter Buchungen: Erscheinen fehlerhafte Buchungen in Auswertungen? NEIN Können Buchungsstapel mit fehlerhaften Buchungen in das Rechenzentrum gesendet werden? JA Können Buchungsstapel mit fehlerhaften Buchungen festgeschrieben werden? NEIN 18

2.3 Buchungserfassung Bei aktivierter Soforterfassung Anlagenbuchführung können optional auch Anlagenabgänge zugeordnet werden. 19

2.3 Buchungserfassung Mehrere sicher erkannte Vorschläge durch Doppelklick automatisch verarbeiten. 20

2.3 Buchungserfassung Die Verbuchung von Rücklastschriften wird programmseitig unterstützt. Wenn ein Bankbuchungsvorschlag mit einer Rücklastschrift vorhanden ist, wird für die geplatzte Lastschrift eine Generalumkehrbuchung erstellt. Diese wird mit der Lastschrift verknüpft, so dass der ursprünglich offene Posten wieder vorhanden ist. Die anfallende Gebühr kann vom Auftraggeber getragen oder an den Zahlungspflichtigen weiterbelastet werden. 21

2.3 Buchungserfassung Buchungen innerhalb des Buchungsstapels ausschneiden und an anderer Stelle einfügen. Nachträglich Gruppensummen einfügen. 22

2.3 Buchungserfassung Buchungstext mit Tastatureingaben füllen: g (im Ziffernblock) übernimmt die Gegenkontobeschriftung k (im Ziffernblock) übernimmt die Kontobeschriftung Statt der Taste kann alternativ auch die Tastenkombination STRG + B verwendet werden. Weitere nützliche Tastenkombinationen finden Sie in der Hilfe im Zusatzbereich! 23

2.4 Arbeiten mit Auswertungen KFZ-Kosten ungefiltert. 1 KFZ-Kosten getrennt nach Benzin, Diesel und Öl inklusive Summierung. 2 24

2.4 Arbeiten mit Auswertungen KFZ-Kosten je PKW (Kennzeichen in KOST1). Weitere Unterteilung durch Mehrfachgruppierung. 25

2.4 Arbeiten mit Auswertungen Schneller Blick auf Vor- und Folgejahre. 26

2.4 Arbeiten mit Auswertungen Buchungen schnell finden. Auch in anderen Wirtschaftsjahren. 27

2.4 Arbeiten mit Auswertungen Temporären Filter für einmalige Filterungen verwenden. Eigenen Filter für häufig verwendete Abfragen anlegen. Setzen Sie hier einen Haken, wenn vor Ausführung des Filters die Kriterien angezeigt oder verändert werden sollen. 28

2.4 Arbeiten mit Auswertungen 3-Jahresvergleich als Grafik. Auswertungsergebnisse optional auch ohne Abschlussbuchungen ermitteln. 29

2.4 Arbeiten mit Auswertungen Controllingreport in Auswertungspakete aufnehmen. Hinweis Nicht alle Gestaltungsmöglichkeiten des Controllingreports können über die Eigenschaften im Ausgeben-Dialog festgelegt werden. Öffnen Sie dazu den Controllingreport als Auswertung (Aufbereitung in Microsoft Excel) und legen Sie die Eigenschaften fest. Die getroffenen Einstellungen bleiben gespeichert. 30

2.5 Konten ausziffern Die Auszifferungsfunktion (OPOS-Funktion für Sachkonten) muss einmalig pro Konto in den Kontostammdaten aktiviert werden. Die Einrichtung der OPOS- Funktion ist nur bei geschlossener Buchungserfassung möglich. 31

2.5 Konten ausziffern Optional kann auch eine automatische Auszifferung aller Buchungen mit identischem Belegfeld 1 und einem Gesamtsaldo von 0,00 erfolgen, z. B. bei Lohnverrechnungskonten. 32

2.5 Konten ausziffern 1. Buchungen auswählen 2. Prüfen 3. Ausziffern 33

2.5 Konten ausziffern Hinweis auf eingerichtete OPOS-Funktion dieses Kontos. A: Automatischer Ausgleich über Belegfeld 1 M: Manueller Ausgleich Die Zuordnungsnummer dokumentiert die Auszifferungsreihenfolge. Je Auszifferungsvorgang wird eine Zuordnungsnummer vergeben. 34

2.5 Konten ausziffern Filterung der angezeigten Buchungen (Ansicht und Druck) Hinweis Diese Filtermöglichkeit besteht auch in der FIBU-Konto-Ansicht in der Buchungserfassung. Bei dem Kontenausdruck erscheint im Fußbereich ein Hinweis auf den gewählten Filter. 35

2.5 Konten ausziffern Ausziffern von Kontokorrentkonten. 1. Offene-Posten auswählen 2. Prüfen 3. Ausziffern 36

2.5 Konten ausziffern Wo steht die Auszifferungsfunktion zur Verfügung? Auswertung Sachkonto Auswertung Abschlusskonto Auswertung OPOS-Konto FIBU-Konto-Ansicht in der Buchungserfassung (sofern OPOS-Funktion für das Sachkonto bereits eingerichtet ist) OPOS-Konto-Ansicht in der Buchungserfassung 37

2.6 Kontenplan-Jahresvergleich Änderungen und Abweichungen des Kontenplans des Folgejahres schnell erkennen. 38

2.7 Anlagenbuchführung AfA-Tabellen für spezielle Branchen einspielen. 39

2.7 Anlagenbuchführung Bei der Option Alle AfA-Tabellen anzeigen wird in sämtlichen eingespielten AfA-Tabellen gesucht. 40

2.7 Anlagenbuchführung Individuelle Felder für Inventare anlegen, pflegen und auswerten. 41

2.8 Buchungsstapel verwalten Eigenschaften zum Festschreiben festlegen, z. B. neu nummerieren der Buchungen. Mehrere Buchungsstapel der gleichen Periode zusammenfassen. 42

2.9 Konsolidierung vor Ort Voraussetzung: Einrichtung eines Konsolidierungskreises in den Stammdaten. 43

2.9 Konsolidierung vor Ort Festlegung des Konsolidierungskreises durch Auswahl der Mandanten, die konsolidiert werden. Hinweis Der Aufruf der konsolidierten UStVA erfolgt über den Menüpunkt Auswertungen l Finanzbuchführung l Konsolidierung l konsolidierte UStVA. 44

2.10 RZ-Dienstleistungen Hinweis Am gesetzlichen Übermittlungstermin werden Dateneinreichungen in das Rechenzentrum für die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Zusammenfassende Meldung in der Regel bis 17:55 Uhr berücksichtigt. Weitere Informationen zur Daten(rück-)übermittlung finden Sie in LEXinform/Info-Datenbank pro in den Dokumenten 1035742 und 0908200. Schneller Zugriff auf LEXinform/Info-Datenbank pro. 45

2.10 RZ-Dienstleistungen Differenzen bei den Umsatzsteuer- Voranmeldungen erkennen. 46

2.10 RZ-Dienstleistungen Voraussetzung für die Konsolidierte UStVA im Rechenzentrum: Einrichtung eines Konsolidierungskreises in den Stammdaten (vgl. Folie 42) Bestimmung eines Empfängers für die konsolidierte UStVA Hinterlegung muss bei allen Teilnehmern der Konsolidierung erfolgen Bei einer Konsolidierung der umsatzsteuerlichen Auswertungen UStVA und USt 1/11 müssen die Daten der abgebenden Mandanten zeitlich immer vor den Daten des Konsolidierungsempfängers an das Rechenzentrum gesendet werden. Weitere Information entnehmen Sie der Dokumentennummer 1035810 der Info-Datenbank. 47

2.10 RZ-Dienstleistungen Online Demos rund um die RZ-Dienstleistungen. Service-Demo-Seite auf www.datev.de, Stand 02/12, Darstellung und Inhalt kann durch Aktualisierung abweichen 48

2.10 RZ-Dienstleistungen Weitere Demos und Informationen auf www.datev.de Serviceseiten auf www.datev.de, Stand 02/12, Darstellung und Inhalt kann durch Aktualisierung abweichen 49

2.11 Bestandsdienste Rechnungswesen Abgeschlossene Wirtschaftsjahre gegen schreibenden Zugriff schützen. 50

2.11 Bestandsdienste Rechnungswesen Beispielsweise nach Fertigstellung des Jahresabschlusses 2011. Bei Änderungsbedarf wieder für schreibenden Zugriff freigeben. Hinweis Abgeschlossene Wirtschaftsjahre können weiterhin im lesenden Modus geöffnet werden. Vor Nutzung der Funktionen Abschließen/Freigeben muss der Rechnungswesen-Bestand des jeweiligen Mandanten geschlossen sein. 51

2.11 Bestandsdienste Rechnungswesen Musterbestände zum Üben und Ausprobieren einspielen. 52

2.12 Vereinfachte Datenübernahme für Rechnungswesen-Altbestände Bestände, die nicht mehr laufend bearbeitet werden, können noch bis Ende des 3. Quartals 2012 nach Kanzlei-Rechnungswesen pro übernommen werden Empfohlene Vorgehensweise Bestände sollen in Kanzlei-Rechnungswesen pro noch bearbeitet werden oder über den DATEV Arbeitsplatz pro sichtbar sein Datenübernahme über den Standardweg (Daten anpassen) keine Bearbeitung der Bestände in Kanzlei-Rechnungswesen pro Altbestände anpassen (ab DVD 4.1, April 2012) Rahmenbedingungen nur für Bestände höchstes Wirtschaftsjahr < 2011 Datenübernahme erfolgt ohne manuelle Vorarbeiten Umstellung erfolgt auf Archivpfade falls möglich: Integration von FIBU-, ANLAG- und KOST-Beständen falls z. B. abweichende Stammdaten vorliegen, werden Teilbestände getrennt in unterschiedliche Archivpfade übernommen Zugriff auf umgestellte Bestände ist nur lesend möglich analog Archiv-DVD GDPdU-Export möglich 53

2.12 Vereinfachte Datenübernahme für Rechnungswesen-Altbestände Der Aufruf Altbestände anpassen erfolgt über Bestandsdienste Rechnungswesen Daten anpassen unter Weitere Funktionen 54

2.12 Vereinfachte Datenübernahme für Rechnungswesen-Altbestände Bestandsprüfung automatisierbare Vorarbeiten sind standardmäßig aktiviert Bestand wird im Regelfall liegen Vorarbeiten ohne Automatisierungsmöglichkeit vor nur eine Teilanwendung ist betroffen (z. B. Transferkennzeichen) nur noch Information abweichenden Stammdaten zwischen Quellbeständen (z. B. abweichende WJ-Enden, unterschiedliche Bereiche) neue automatisierbare Vorarbeit zur Trennung der Teilbestände auf verschiedene Archivpfade Vormerkung von Beständen für die zeitversetzte Datenanpassung ist weiterhin möglich 55

2.12 Vereinfachte Datenübernahme für Rechnungswesen-Altbestände 56

2.12 Vereinfachte Datenübernahme für Rechnungswesen-Altbestände Zusammenspiel mit der Eigenorganisation Zusammenspiel mit Stammdatendienst keine Verbindung der umgestellten Bestände zum Stammdatendienst keine Integration der Stammdaten bei der Übernahme (unabhängig davon, ob eine Zuordnung zu einem zentralen Mandanten besteht oder ein anwendungsspezifischer Mandanten vorliegt) keine Erst-/Folgesynchronisation beim Öffnen des Bestands Zusammenspiel mit DATEV Arbeitsplatz pro Altbestände werden nicht in der Leistungsübersicht angezeigt (keine Berücksichtigung von Archivpfaden) 57

2.12 Vereinfachte Datenübernahme für Rechnungswesen-Altbestände Verwalten und Öffnen von Altbeständen Altbestände verwalten als neuer Eintrag in den Bestandsdiensten Rechnungswesen Öffnen der Altbestände über Basisfunktionen oder Kontextmenü 58

Inhalt 1. DATEV Arbeitsplatz pro/stammdaten 2. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro 3. Anhang (weiterführendes Seminarangebot) 59

3. Anhang (weiterführendes Seminarangebot) Kanzlei-Rechnungswesen pro Dialogseminar online Arbeiten mit elektronischen Kontoumsätzen für Anwender von DATEV pro Vorschlagsbuchen, Art.-Nr. 73242 Dialogseminar online Buchführung mit digitalen Belegen für Anwender von DATEV pro Belegwesen online für Einsteiger, Art.-Nr. 73244 Dialogseminar online Tipps und Tricks zum Thema Buchführung mit digitalen Belegen für Anwender von DATEV pro, Art.-Nr. 73243 Vortragsseminar Kredite buchen und auswerten Qualitätssteigerung mit automatisierten Prozessen, Art.-Nr. 70187 (mit Übungen am PC) 60

3. Anhang (weiterführendes Seminarangebot) Eigenorganisation pro Dialogseminar online DATEV Eigenorganisation compact/classic pro Vertiefendes Wissen, Art.-Nr. 73313 Dialogseminar online DATEV Eigenorganisation comfort pro Vertiefendes Wissen, Art.-Nr. 73210 Dialogseminar online DATEV Eigenorganisation classic/comfort pro Basiswissen Administration, Art.-Nr. 73420 Dialogseminar online Effiziente Bearbeitung von Mandantenstammdaten am Beispiel eines "Mandatslebens, Art-Nr. 73422 61

3. Anhang (weiterführendes Seminarangebot) Programmübergreifend Chefseminar DATEV pro Chancen nutzen, Effizienz steigern beim Umstieg, Art.-Nr. 70287 Kostenloses Dialogseminar online DATEV pro: Hilfen und Informationen für das Arbeiten mit den DATEV pro-programmen, Art.-Nr. 73227 62