turistave Reiseveranstaltung

turistave Branchensoftware für Reiseveranstalter Handbuch turistave Reiseveranstaltung Programmversion 2.3.10/hw Stand: November 2013 SYSTEMBERATUNG GMBH SCHEIBBSER STR. 74 D-71277 RUTESHEIM

I. EXKURS ALLGEMEINE FUNKTIONEN IN TURISTA 3 I.1 ÖFFNEN EINER MASKE 3 I.2 SUCHFELDER 3 I.3 MULTISELECT 4 I.4 KOPIEREN IN TURISTA 4 I.4.1 FAHRPLAN 4 I.4.2 EINZELLEISTUNGEN 4 I.4.3 REISECODE 5 I.4.4 PAUSCHALCODE 5 I.4.5 BUCHUNG 5 1. DATEI 5 1.1 SACHBEARBEITER WECHSELN 5 1.2 PERSÖNLICHES PROFIL 5 1.3 MAIL VERSENDEN 5 1.4 TAGESABSCHLUSS/PRÜFUNGEN SOWIE MODUL- UND FEHLERPROTOKOLLE 5 1.4.1 FEHLERMELDUNGSDATEI ANSEHEN 6 1.4.2 WAGENEINTEILUNG REPARIEREN 6 1.4.3 PFLEGE PROGRAMME 6 1.5 FIBU DATENÜBERGABE SOWIE DIENSTPROGRAMME 6 2. STAMMDATEN I 6 2.1 MANDANTENSTAMM 6 2.1.1 ABRECHNUNGSVARIANTEN 6 2.1.2 AUFTEILUNG EIGENLEISTUNG 6 2.1.3 BUCHUNGSVARIANTEN 7 2.1.4 BELEGVERFAHREN 7 2.1.4.A STANDARD TURISTA 7 2.1.4.B BELEGVERFAHREN A / B / C 7 2.1.5 PROGRAMM-STEUERUNGEN 9 2.1.5 FAX- UND E-MAIL VERSAND AUS TURISTA 10 2.1.7 DATENÜBERGABE AN DIE FINANZBUCHHALTUNG 10 2.1.8 HAUSBANK 10 2.2 REPORT-MANAGEMENT 10 2.2.1 MAILVERSAND 10 2.2.2 DOKUMENTENANHANG 11 2.2.3 TEXTÄNDERUNGEN 11 2.2.4 EIN FORMULAR - MEHRERE SPRACHEN 11 2.2.5 ARCHIVIERUNG 11 2.3 DOKUMENTENVERWALTUNG 11 2.3.1 VORBEREITUNG 11 2.3.2 ARCHIVIEREN DER EINGANGSRECHNUNGEN VON LEISTUNGSGEBERN 12 2.3.3 ANHÄNGE FÜR DEN DRUCK BEI BESTÄTIGUNG/VOUCHER AKTIVIEREN 12 2.4 ANREDESCHLÜSSEL / FUNKTIONEN ANSPRECHPARTNER 12 2.5 ANSCHRIFTEN MERKMALE 13 2.6 ANSCHRIFTEN 13 2.6.1 WERBEKENNUNG 13 2.6.2 SPRACHE 14 2.6.3 GR-STATISTIK / GR-RECHNUNG 14 1

2.6.4 STEUERDATEN 14 2.6.5 ADRESS-INFOS 14 2.6.6 BANKVERBINDUNG / KUNDENARTEN / VERSAND-ADRESSE 14 2.6.7 BUTTONREIHE OBEN LINKS I => INFO/FUNKTIONEN 15 2.6.8 BUTTONREIHE OBEN LINKS WERBUNG 15 2.6.9 BUTTONREIHE OBEN LINKS KREDITKARTE 15 2.6.10 BUTTONREIHE OBEN LINKS ANSCHRIFTEN MERKMALE 15 2.6.11 BUTTONREIHE OBEN LINKS TERMINE 15 2.6.12 BUTTONREIHE OBEN LINKS DOKUMENTENVERWALTUNG 16 2.6.13 BUTTON RECHTS ANSCHRIFTENTYP-ABHÄNGIGE DARSTELLUNG 16 2.7 AGENTUREN 16 2.7.1 AGENTUR-KETTEN / PROVISIONSSTAFFELN 16 2.7.2 AGENTUR- STAMMDATEN 17 2.8 KALENDER 17 2.9 KONDITIONEN 17 2.9.1 ERMÄSSIGUNGSARTEN 17 2.9.2 GRUPPENERMÄSSIGUNG 17 2.9.3 KUNDENRABATTE 18 2.9.4 KATALOGE/ -KONDITIONEN 18 2.9.5 STORNOBEDINGUNGEN 18 2.10 TEXTE UND VORLAGEN 18 2.10.1 TEXTSCHLÜSSEL 18 2.10.2 TEXTBAUSTEINE 18 2.10.3 TEXTE FÜR REISEBESTÄTIGUNG / RECHNUNG 18 2.10.4 WERBEAKTIONEN VERWALTEN / WERBEMITTEL VERSENDEN 19 2.11 BETRIEBLICHE UNTERGLIEDERUNG 19 2.11.1 BETRIEBSTEILE (TURISTAVE) 19 2.11.2 BETRIEBSHÖFE(TURISTAOV) 19 2.11.3 BETRIEBSSTÄTTEN(TURISTARB) 19 2.11.4 MITARBEITERGRUPPEN 19 2.11.5 PROFITCENTER 19 2.12 NACHRICHT ERSTELLEN 20 2.13 TERMINÜBERWACHUNG 20 II. EXKURS: GRUNDLAGEN DES RECHNUNGSWESENS 20 II.1 BUCHUNGSSYSTEMATIK DIFFERENZBESTEURUNG IN TURISTAVE 20 II.2 BUCHUNGSSYSTEMATIK REGELBESTEURUNG IN TURISTAVE 21 II.3 GESCHÄFTSVORFÄLLE IN TURISTAVE 21 II.3 VERGABE KREDITOREN- UND DEBITORENNUMMERN 22 3. STAMMDATEN II 23 3.1 ABRECHNUNG 23 3.1.1 LÄNDERCODE 23 3.1.2 SPRACHEN 23 3.1.3 STEUER-SCHLÜSSEL 23 3.1.4 WÄHRUNGEN 23 3.1.5 ZAHLUNGSBEDINGUNGEN 24 3.1.6 BESTEUERUNG PROVISIONEN 24 3.2 KASSENFÜHRUNG 24 3.2.1 GELDKONTEN 24 3.2.2 AUFWANDSKONTEN 25 2

3.2.3 ZAHLART 25 3.3 REISEKONTEN 25 3.3.1 ABRECHNUNGSKREISE 25 3.3.2 ABRECHNUNGSKONTEN 26 3.3.3 REISEKONTEN 26 3.4 STATISTIKSCHLÜSSEL 26 3.4.1 BEFÖRDERUNGSART 27 3.4.2 KUNDENART 27 3.4.3 REISEART 27 3.4.4 ZIELGEBIETE/DESTINATIONEN 27 3.4.5 INFOTYPEN ZUSATZINFORMATIONEN 27 3.5 UNTERKUNFT 28 3.5.1 BEFÖRDERUNGSTYPEN 28 3.5.2 ZIMMEROBJEKTE 28 3.5.3 ZIMMERARTEN 28 3.5.4 VERPFLEGUNG 29 3.5.5 ZIMMERZUSATZ 29 4. BEFÖRDERUNG 29 4.1 BELEGUNGSPLÄNE 29 4.2 EIGENLEISTUNG 29 4.3 FAHRTSTRECKEN 29 4.4 FAHRZEUG-ARTEN (VERANSTALTER MIT TURISTAOV) 29 4.5 PREISLISTEN 30 4.6 BAHNHÖFE / FLUGHÄFEN 30 4.7 HALTESTELLEN HEIMAT / HALTESTELLEN ZIEL 30 4.8 FAHRPLÄNE ABFAHRT 31 4.8.1 TAXILEISTUNGEN 31 4.9 FAHRPLÄNE ANKUNFT 31 4.10 ANZEIGENFARBE 31 III. EXKURS: SINNVOLLE CODIERUNG VON LEISTUNGEN UND REISEN 31 III.1 ANLAGE DER ZIELGEBIETE 31 III.2 DIE LOGIK DER PAUSCHALREISE 32 5. VERANSTALTUNG 33 5.1 DIE EINZEL-LEISTUNG ALS BESTANDTEIL EINER PAUSCHALREISE 33 5.1.1 LEISTUNGSART 33 5.1.2 STRUKTUR EINER EINZELLEISTUNG 34 5.1.3 GRUNDDATEN (LEISTUNGSBESCHREIBUNG) 34 5.1.4 STEUERUNGEN 34 5.1.5 STATISTIK 36 5.1.6 ABRECHNUNG 36 5.1.7 ÜBERWACHUNG (VORBELEGUNG TAGE) 36 5.1.8 ANSCHRIFTEN(LEISTUNGSZUSATZ-ADRESSDATEN/2. REITERKARTE) 37 5.1.9 BESTELLUNG 37 5.1.10 PREISART FÜR UNTERKUNFT 37 5.1.11 ANKUNFT/ABREISE ÜBER 37 5.1.12 OBJEKT- / AUSSTATTUNGSBESCHREIBUNG 37 3

5.1.13 FREIPLATZ AB PAX 37 5.1.14 EINKAUFSPREISE 37 5.1.14A ERFASSUNGSVARIANTEN BEI UNTERKUNFTSLEISTUNGEN 37 5.1.14B ERFASSUNGSVARIANTEN BEI BEFÖRDERUNGSLEISTUNGEN/REISELEITUNG 38 5.1.15 VERKAUFSPREISE 39 5.1.15A VERKAUFSPREIS FÜR BEFÖRDERUNGSLEISTUNG UND SONSTIGE LEISTUNGEN 39 5.1.15B VERKAUFSPREIS FÜR UNTERKUNFTSLEISTUNGEN 40 5.1.15C VERKAUFSPREIS FÜR SONSTIGE LEISTUNGEN 42 5.1.16 KONTINGENTE 43 5.1.17 HINWEISTEXTE / ZUSATZINFOS 46 5.1.18 BESONDERHEIT DER EINZELLEISTUNG REISELEITER (TEILWEISE KOSTENPFLICHTIGER ZUSATZ, AB RELEASE 2.3.6) 46 IV. EXKURS: ANLAGE UND ABRECHNUNG VON REISEVERSICHERUNGEN 46 IV.1 DIE EINZEL-LEISTUNGSART VERSICHERUNG 46 IV.1.1 VERKAUFSPREISE ALS STAFFELPREISE ANLEGEN 46 IV.1.2 KONDITIONEN 48 IV.2 DIE VERSICHERUNGSMELDUNG 48 IV.2.1 VERSICHERUNGSMELDUNG MIT SOFORTIGER VERBUCHUNG 49 IV.2.2 VERSICHERUNGSMELDUNG MIT NACHTRÄGLICHER VERBUCHUNG 49 5.2 ANLAGE EINER PAUSCHALREISE 49 5.2.1 VORAUSSETZUNGEN 49 5.2.2 ANLAGE DES REISECODES 50 5.2.3 BEZEICHNUNG 50 5.2.4 VERANSTALTER 50 5.2.5 VORBELEGUNG: REISETEXT FÜR REISEBESTÄTIGUNG 50 5.2.6 SCHLUSSBLOCK / STORNOART / GRUPPEN-ERM. 50 5.2.7 TYP 50 5.2.8 STATISTIK 50 5.2.9 ZUSÄTZLICH BUCHBAR SIND 50 5.2.10 ABRECHNUNG ÜBER ABRECHNUNGSKREIS 51 5.2.11 FIBU KOSTENSTELLE 51 5.2.12 INFO/FUNKTONEN (1. BUTTON OBERE REIHE) 51 5.2.12.A. INFO 51 5.2.12.B KALENDER 51 5.2.12.C GR-VORGANG ÜBERNEHMEN 51 5.2.13 ZUSATZLEISTUNGEN (2. BUTTON OBERE REIHE) 51 5.2.14 REISETERMINE (4. BUTTON OBERE REIHE) 51 5.2.15 BUTTON PRÜFEN(5. BUTTON OBERE REIHE) 51 5.2.16 ZUSATZ-INFOS (6. BUTTON OBERE REIHE) 51 5.2.17 ÜBERSICHT (7. BUTTON OBERE REIHE) 52 5.2.18 DRUCKEN PREISE (8. BUTTON OBERE REIHE) 52 5.2.19 KOPIEREN REISECODE (1. BUTTON 2. REIHE) 52 5.2.20 PAUSCHALCODES (3. BUTTON OBERE REIHE) 52 5.2.20.A KOPIEREN 53 5.2.20.B KALKULATION 53 5.2.20.C HINWEISTEXT 54 5.2.20.D ZUSATZ-INFOS 55 5.2.20.E ÜBERSICHT 55 5.2.20.F DOKUMENTENVERWALTUNG (GELBER ORDNER) 55 5.2.20.G AKTUELLEN TERMIN TEILEN 55 5.2.20.H DRUCKEN PREISE 55 5.2.21 SONDERFORMEN DER PAUSCHALCODE-ANLAGE 55 4

5.3. ANLAGE EINER FERIENZIELREISE (PENDELVERKEHR) 56 5.3.1 DEFINITION DES ZIELGEBIETES 56 5.3.2 ANLEGEN DER FAHRPLÄNE FÜR DAS ZIELGEBIET 57 5.3.3 ANLAGE DER LEISTUNGEN 57 5.3.4 VERVOLLSTÄNDIGUNG DES FAHRPLANS IM ZIELGEBIET 58 6. REISEVERKAUF 59 6.1 DIE BUCHUNG 59 6.1.1 BUCHUNG EINER PAUSCHALREISE 59 6.1.2 BUCHUNG EINER PENDELREISE / EINZELLEISTUNG 61 6.1.3.UMBUCHUNG 61 6.1.4 TEILSTORNO 61 6.1.5 VOLLSTORNO 61 6.1.6 LÖSCHEN WEGEN REISEABSAGE. 61 6.1.7 ZAHLUNGEN ERFASSEN 62 6.1.8 SOFORTIGER BELEGDRUCK 62 6.1.9 BUTTON VORGANGS-INFO 62 6.1.10 DIE BUTTON-REIHE AUF DER BUCHUNGSMASKE 62 6.1.11 BUCHUNGSMASKE, OBERER TEIL 62 6.1.12 1. REITERKARTE: LEISTUNGEN/TEILNEHMER 63 6.1.12.A BUCHUNGSZEILEN 63 6.1.12.B ERMÄßIGUNGEN, ZU-/ABSCHLÄGE, STORNOGEBÜHREN 63 6.1.12.C PERSONENANGABE / PREISFINDUNG 63 6.1.13 2. REITERKARTE VORGANGSINFORMATIONEN 64 6.1.13.A BERECHNUNG AN- UND RESTZAHLUNGSBETRAG 64 6.1.14 3. REITERKARTE HINWEISTEXTE 64 6.2 BUCHUNGSINFORMATIONEN 65 6.3 BUCHUNGSAUSWERTUNG 65 6.4 DAS KASSENBUCH IN TURISTAVE 65 6.5 DER KASSENABSCHLUSS (DRUCKEN KASSENBUCH) 67 6.6 GUTSCHEINVERWALTUNG 67 7. ABWICKLUNG 68 7.1 LISTENWESEN 68 7.1.1 ABREISE-/ZIMMERLISTEN 68 7.2 VERWALTEN TAXIZEITEN 69 7.3 VERWALTEN PASSDATEN / -LISTEN 69 7.4 FAHRAUFTRÄGE / OV-DIENSTPLAN 69 7.4.1 ÜBERGABE-VARIANTEN 70 7.4.2 ÜBERNAHME NACH TURISTAOV 70 7.5 BESTELLWESEN 71 7.5.1 BESTELLUNGEN (DRUCK) 71 7.5.2 BESTELLUNGEN (RÜCKMELDUNG) 71 7.5.3 BESTELLUNGEN (OHNE BUCHUNGEN) 71 7.6 VERSICHERUNGSMELDUNG 71 7.7 BELEGWESEN 72 7.8 MAHNWESEN 72 7.9 UNTERLAGEN / VOUCHER 72 7.10 BEFÖRDERUNGSPLANUNG 73 7.11 ZUBRINGERPLANUNG 73 7.11.1 BEARBEITUNG UND HINWEISE 75 5

7.11.2 TABELLE RECHTS OBEN: ZU PLANENDE BUSSE 75 7.11.3 HALTESTELLEN 75 7.11.4 ZUSTIEGE 76 7.12 ARBEITSBEISPIELE FÜR DIE ZUBRINGERPLANUNG 76 7.12.1 NEUEN ZUBRINGER ANLEGEN 76 7.12.2 ZUBRINGER ZUM ZUBRINGER 76 7.13 TAXI-ZUBRINGERPLANUNG 77 7.14 HALTESTELLENÜBERSICHT 77 V. EXKURS: DIE OFFENE-POSTEN-VERWALTUNG (OP VERWALTUNG) 77 8. ABRECHNUNG 78 8.1 OFFENE POSTENLISTE/INFO REISEKONTO 78 8.1.1 OFFENE POSTENLISTE 78 8.1.2 INFO REISEKONTO 79 8.2 AGENTURABRECHNUNG 79 8.2.1 VERWALTEN AGENTURPROVISIONEN 79 8.2.2 AGENTURRECHNUNG 79 8.2.3 ANZAHLUNGSRECHNUNGEN AGENTUREN 79 8.2.4 STORNORECHNUNGEN AGENTUREN 80 8.2.5 GUTSCHRIFTEN AGENTUREN 80 8.3 LEISTUNGSGEBERABRECHNUNG 80 8.4 ROHERTRAGSVORSCHAU 80 8.5 REISEABRECHNUNG 80 8.5.1 ERFASSEN EINGANGSRECHNUNGEN, ZAHLUNG VIA DTAUS ODER KASSENBUCH 81 8.5.1.A ZAHLUNGSEINGABE EK-RECHNUNGEN 81 8.5.1.B ZAHLUNG DER EINGANGSRECHNUNG ÜBER ELEKTRONISCHES BANKING 82 8.5.1.C ZAHLUNG DER EINGANGSRECHNUNG ÜBER DAS KASSENBUCH 82 8.5.1.D STORNO EINER EINGANGSRECHNUNG 82 8.5.1.E STORNO EINER EINGANGSRECHNUNG NACH ZAHLUNG ÜBER ELEKTRONISCHES BANKING 82 8.5.1.F SOLL/IST VERGLEICH 83 8.5.2 ABRECHNEN REISEN/VORGÄNGE 83 8.5.2.A VERBUCHEN EINGANGSRECHNUNGEN 84 8.5.2.B KORREKTUR DER EIGENLEISTUNG 84 8.5.2.C DIE EIGENLEISTUNG: KALKULATORISCH ODER TATSÄCHLICHER ANSATZ BEI DER BERECHNUNG? 84 8.5.2.D KONTROLLE DER EK-RECHNUNGEN - REGISTERKARTE EK-RECHNUNGEN 84 8.5 2.E ERSTELLUNG BUCHUNGSSÄTZE - REGISTERKARTE BEWERTUNG/FREIGABE (DIFFERENZBESTEUERUNG) 84 8.5.2.F KONTROLLE DER AUFTEILUNG - REGISTERKARTE BEWERTUNG/ÜBERSICHT (DIFFERENZBESTEUERUNG) 84 8.5 2.G ERSTELLUNG BUCHUNGSSÄTZE - REGISTERKARTE FREIGABE (REGELBESTEUERUNG) 84 8.5.2.G FEHLER NACH ABGESCHLOSSENER VERBUCHUNG 85 8.5.3 ABRECHNEN VERSICHERUNGEN UND SONSTIGE SEPARAT ABZURECHNENDE LEISTUNGEN 85 8.5.4 ABRECHNEN STORNOERLÖSE 85 8.5.5 KUNDENRABATTE VERRECHNEN 85 VI. EXKURS ABRECHNUNGSVARIANTE VEREINFACHUNGSREGELUNG ÖSTERREICH 85 6

VI.1 VOREINSTELLUNGEN 85 VI.2 AUSWIRKUNGEN 86 VI.3 REISEABRECHNUNG 86 9. AUSWERTUNG 87 9.1 TAGESLISTEN 87 9.1.1 TAGESLISTE BUCHUNG 87 9.1.2 TAGESLISTE UNTERKUNFT / LEISTUNG 87 9.2 ZAHLUNGSVORSCHAU 87 9.3 REISE-ERLÖSÜBERSICHT 88 9.4 AGENTUR-PROVISIONSÜBERSICHT 88 9.5 MAILING/SERIENBRIEF UND STATISTIKEN 88 9.5.1 MAILING / SERIENBRIEFE 88 VII. EXKURS MARKETING BEI REISEVERANSTALTERN 89 VII.1 ÜBER DIE KUNST DER ZIELFORMULIERUNG 89 VII.2 DIE RECHTLICHEN ASPEKTE 89 VII.3 DER STRUKTURIERTE AUFBAU VON STATISTIKKRITERIEN 90 VII.4. DAS PROGRAMM MAILING / SERIENBRIEF IN TURISTAVE 90 VII.4.1 SELEKTION 1 90 VII.4.1.1 GRUNDSELEKTION 90 VII.4.1.2 GEBURTSTAGSLISTEN 93 VII.4.1.3 POSITIVE SELEKTION UND NEGATIVE SELEKTION 93 VII.4.1.4 SUMMEN-BEDINGUNG 93 VII.4.1.5 SORTIERUNG / GRUPPIERUNG 93 VII.4.1.6 AUSWAHLKRITERIEN 93 VII.4.1.7 ADRESS-AUSWAHL NACH ANSCHRIFTENTYP 93 VII.4.1.8 DATENSÄTZE BERÜCKSICHTIGEN 93 VII.4.2 SELEKTION 2 93 VII.4.2.1 WERBEAKTIONSERFOLGS- UND INTERESSENTENKONTROLLE 93 VII.4.3 TREFFERANZEIGE 94 VII.4.3.1 SORTIERUNG DER ANSCHRIFTEN 94 VII.4.3.2 AUSSCHLUSS VON EINZELNEN ANSCHRIFTEN 94 VII.4.3.3 ÄNDERUNG DER FELDINHALTE UND BUTTON ÜBERNEHMEN 94 VII.4.3.4 BUTTON UMBUCHEN 94 VII.4.3.5 BUTTON AUSDRUCKEN 94 VII.4.3.6 BUTTON SERIENBRIEF 94 VII.4.4 VERÄNDERUNGEN 94 VII.4.4.1 WERBEKENNUNG ÄNDERN 94 VII.4.4.2 KUNDENART ÄNDERN 95 VII.4.4.3 WERBEKENNUNG VON AGENTUR-KUNDEN ÄNDERN 95 VII.4.5 BONUS-GUTSCHEINE 95 VII.5 WEITERVERARBEITUNG IM OFFICE-PROGRAMM WORD 95 VII.5.1 DIE DATENÜBERNAHME AUS TURISTAVE 95 VII.5.2 SERIENDRUCK IN WORD 96 VII.5.2.1 WAS IST SERIENDRUCK? 96 VII.5.2.2 SERIENDRUCK-MANAGER 96 VII.6 GESTALTUNGSEMPFEHLUNGEN 98 9.5.2 STATISTIKEN / ÜBERSICHTEN 98 9.6 LÖSCH- UND PFLEGEPROGRAMME 108 9.6.1 LÖSCHEN SAISONDATEN 108 7

9.6.2 STATISTIKDATEN PFLEGEN 109 10. UNTERSTÜTZUNG 109 11. KOSTENPFLICHTIGE ZUSATZMODULE 110 11.1. TURISTAVE IM MEHRMANDANTENBETRIEB 110 11.1.1 VORSCHLÄGE ZUR BENENNUNG VON CODIERUNGEN 110 11.1.2 WICHTIGE HINWEISE 111 11.1.3 FINANZBUCHHALTUNG 112 11.2 TOUROPERATOR 112 11.2A TOUROPERATOR / ZUORDNUNG GLÜCKSKABINEN 114 11.3 KUNDEN-RABATTSYSTEM IN TURISTAVE 116 11.4 SONDERMODUL CALL CENTER 117 11.5 SONDERMODUL GEBÜHRENPFLICHTIGE SITZPLATZRESERVIERUNG 117 11.6 FERNLINIEN-VERKEHR 117 11.6.1 STAMMDATENANLAGE 117 11.6.2 ANLAGE EINZELLEISTUNG BUS 118 11.6.3 KONTINGENTERMITTLUNG FÜR AKTIONSPREISE 118 11.6.4 ANLAGE LINIENBUS (BUL) 118 11.6.5 BUCHUNG 119 11.6.6 ABRECHNUNG 120 11.6.7 SCHNITTSTELLEN 120 11.7 ONLINE-VERSICHERUNGSMELDUNG 120 11.7.1 LEISTUNGSGEBER-DATEN 120 11.7.2 EINZELLEISTUNGEN - STAMM 120 11.7.3 EINZELLEISTUNGEN VK-PREISE 121 11.7.4 ONLINE-MELDUNG 121 11.8 ONLINE DIENST FÜR RIT UND RAIL&FLY FAHRKARTEN 121 11.8.1 ZERTIFIKAT 121 11.8.2 MANDANTENSTAMM 121 11.8.3 BELEGUNGSPLÄNE 121 11.8.4 BAHNHÖFE 121 11.8.5 FAHRPLÄNE 121 11.8.6 LEISTUNGSSTAMM BAL 122 11.8.7 REISEANLAGE 122 11.8.8 BUCHUNG 122 11.8.9 BUCHUNGSKONTROLLE 122 11.9 ANLAGE, KALKULATION, EINTEILUNG UND ABRECHNUNG DER REISELEITUNG 122 11.9.1 PERS. PROFIL REISELEITER 123 11.9.2 ANLAGE DER REISELEITER 123 11.9.3 ANLAGE DER REISELEITER-EINZELLEISTUNG 124 11.9.4 ÜBERGABE AN DIE DIENSTPLANUNG 124 11.9.5 EINTEILUNG DER REISELEITER 124 11.9.6 ABWICKLUNG 124 11.9.7 ABWICKLUNG - ABRECHNUNG 124 11.10 UNTERKONTINGENTE IN DER ZIMMERVERWALTUNG 125 11.10.1 VERWALTEN UNTERKONTINGENTE AN AGENTUREN 125 11.10.2 VERWALTEN UNTERKONTINGENTE REISEN 125 11.11 ONLINE DIENST ZUR ZAHLUNG MIT KREDITKARTEN UND -BESTÄTIGUNG 125 11.11.1 STAMMDATEN I - ANSCHRIFTEN LEISTUNGSGEBER 125 11.11.2 STAMMDATEN I - ANSCHRIFTEN KUNDE 125 8

11.11.3 STAMMDATEN II - KASSENFÜHRUNG - ZAHLART 125 11.11.4 STAMMDATEN II - KASSENFÜHRUNG - GELDKONTEN 125 11.12 TURISTATX: ONLINE EXPORT UND IMPORT VON HAUSTÜRSERVICE 127 11.12.1 ANLAGE 127 11.12.2 ARBEITSABLAUF 127 11.12.3 UNTERSTÜTZUNG BEI DER KONTROLLE DER EINGANGSRECHNUNG 128 11.13 TURISTAUD: EXTERNER UNTERLAGENDRUCK 128 11.13.1 BEREITSTELLUNG 129 9

Hinweis in eigener Sache: Dieses Handbuch soll und kann keine Schulung in unserem Hause ersetzen, sondern will nur die inneren Zusammenhänge von turistave im Überblick darstellen. turistave ist ein komplexes Programm, mit vielen Schnittstellen zu anderen turista- Modulen. Ihre Arbeit mit turistave kann eigentlich nur mit einer ausführlichen Schulung in unserem Schulungsraum in Rutesheim beginnen, danach sind Sie gefordert, sich mit der Software auseinanderzusetzen. Bei Fragen stehen wir Ihnen dabei gerne im Support zur Seite. turistave und sein Funktionsumfeld Grundsätzlich richtet sich turistave an der klassischen Tätigkeit eines Reiseveranstalters aus. Um hierbei dem Veranstalter eine möglichst große Flexibilität in der Vermarktung zu bieten, bedient sich turista der sogenannten Bausteinlogik. Dies hat zur Folge, dass zunächst alle Reiseleistungen die Sie bestellen als Reisebaustein definiert werden. Dies hat zusätzlich den Vorteil, dass der gesamte Einkauf bis hin zur Eingangsrechnung unterstützt werden kann. Ob ein Reisebaustein später nur" Bestandteil einer Pauschalreise ist oder auch selbst vermarktet wird, entscheiden Sie im Zuge der Reiseanlage. Grundsätzlich kann jeder Reisebaustein Bestandteil einer oder mehrerer Pauschalreisen sein. Darüber hinaus kann derselbe Reisebaustein zusätzlich oder ausschließlich alleine verkauft werden. Da jeder Reisebaustein seine eigenen Bedingungen wie Kontingent, Stornostaffel, Provisionsstaffel etc. mitbringt, sind der Flexibilität fast keine Grenzen gesetzt. Das folgende Handbuch ist auf dem Datenbaum der turista-maske aufgebaut. ACHTUNG! Bei Anlage der Leistungen dürfen KEINE Sonderzeichen für die Codierung benutzt werden! 10

I. Exkurs Allgemeine Funktionen in turista Bevor wir Ihnen die unterschiedlichen Menüpunkte des Programmes näher bringen, hier einige Hilfsmittel für die Arbeit: I.1 Öffnen einer Maske Öffnen Sie eine Maske, so steht Ihnen der Button mit dem Symbol Fernrohr zur Verfügung. Hier öffnet sich die Suchmaske, die Ihnen eine reiche Auswahl an Suchbegriffen zur Verfügung stellt. I.2 Suchfelder Bei vielen Suchfeldern finden Sie eine Box mit einem Rollpfeil an der rechten Seite. Es öffnen sich alle für diese Anfrage möglichen Kriterien in Kurzform, Sie wählen mit einem Klick aus. Die gleiche Funktion hat der Button..., er führt Sie in die Tabelle mit allen Informationen, ist also ausführlicher als der Rollpfeil. Möchten Sie eine neue Auswahl starten, so bereinigen Sie die Suchmaske über den X-Button oben links. Suchen Sie nach einer Leistung, kennen aber den Titel oder den Leistungscode nicht genau, so klicken Sie bitte in die oberste, leere Zeile der Tabelle, tragen dort zuerst ein % ein und schreiben dann eine Wort/Buchstaben-Kombination in ein Feld der Leistung. Die Tabelle wird auf diese Buchstaben durchsucht und verdichtet. Sie möchten eine Tabelle drucken oder exportieren? - Kein Problem! Klicken sie auf die letzte Zeile der Tabelle (grau unterlegt, mit <>). Das hier eingeblendete Fenster öffnet sich, Sie betätigen den Button Erweitert, der sich dann in Normal ändert und haben nun die Möglichkeit die Tabelle an dem von Ihnen gewünschten Ort zu speichern. turista zeigt Ihnen oft nur die allgemein wichtigsten Daten einer Tabelle. Wenn Sie weitere Informationen benötigen gehen Sie vor wie oben beschrieben, betätigen aber nun den Button alle Spalten einlesen. So erhalten Sie einen Überblick über alle Felder und können diese nach Ihrem Wunsch selektieren. Anschließend können Sie die neue Darstellung an alle Mitarbeiter versenden. Ist ein Feld farbig unterlegt, so kann mit der rechten Maustaste aus diesem Feld eine neue Aktion gestartet werden. Legen Sie, in diesem Fall, die Anschrift eines Leistungsgebers aus der Leistung heraus an und arbeiten anschließend direkt in der Leistung weiter. Seinen Sie neugierig! Klicken Sie in den Tabellen auf die rechte Maustaste, oft öffnet sich ein Fenster zur Schnellansicht weiterer Informationen. Auch das + - Zeichen am linken Rand öffnet eine Tabelle mit Daten zur Leistung. 3

I.3 MultiSelect Mit dieser Funktion können mehrere Arbeitsschritte oder Dokumente zusammengefasst werden. Bei der Kalkulation in der Reiseanlage steht Ihnen der Button Multi-Select für den schnelleren Aufbau der Kalkulation zur Verfügung. Finden Sie an anderen Stellen den Verweis auf die Funktion, so wählen Sie bitte die Felder aus, indem Sie in das graue Feld an Anfang der Zeile klicken. Es erscheint ein Pfeil und die Zeile wird grau unterlegt. Halten Sie nun die STRG -Taste fest und klicken auf das graue Feld vor allen weiteren Positionen die Sie benötigen. I.4 Kopieren in turista Eine Arbeitserleichterung bietet turista durch den Button Kopieren. I.4.1 Fahrplan Legen Sie einen Fahrplan in einer Richtung an. Nutzen Sie die Kopierfunktion um den Fahrplan für die Rückfahrt zu aktivieren. Dafür das Abfahrt entfernen, es wird nun zu Ankunft. Die Haltestellen und +/- Minuten werden gedreht. I.4.2 Einzelleistungen Einzelleistungen können mit Kontingent und Preis (einschl. Sonderpreise) kopiert werden. Legen Sie z.b. einige Hotels für Pendelreisen an, so ändern Sie den Leistungscode und übernehmen alle gleichen Daten. Die Flugleistung kann in der Kopierfunktion gedreht und der Termin für den Rückflug verschoben werden. 4

I.4.3 Reisecode Sie können die gesamte Reise, die hinter einem Reisecode angelegt ist, mit allen Pauschalcodes und Reiseterminen in eine neue Reise kopieren. Die Statistikdaten und Reisetermine lassen sich anpassen. Zusätzlich können 2 Leistungen der Kalkulation ausgewechselt werden. Dies empfiehlt sich, wenn z.b. eine Reise zu vielen Terminen mit immer unterschiedlichen Preisen ab allen deutschen Flughäfen angeboten wird. Legen Sie einen Reisecode komplett ab dem ersten Flughafen an und kopieren auf alle weiteren Flughäfen. I.4.4 Pauschalcode Hinter dem Kopierbutton finden Sie 4 Kopiervarianten. Hier kontrolliert turista alle in der Zukunft liegenden Reisetermine und gibt sie frei. Gibt es zu einem Pauschalcode einen neuen Preis, so kann der Zuschlag in der Maske eingetragen werden. I.4.5 Buchung Liegen Ihnen mehrere Buchungen zu einer Reise vor, so kann nach jedem Buchungsabschluss über den Kopier-Button der Vorgang wieder dargestellt, mit einer anderen Kundenanschrift versehen und gebucht werden. 1. Datei Um später so komfortabel wie möglich mit dem System zu arbeiten, ist es zunächst notwendig, turistave mit Grunddaten zu versorgen. Als Neueinsteiger ist es ratsam über die Stammdaten- Kompaktanlage alle Blöcke der Reihe nach durchzuarbeiten. 1.1 Sachbearbeiter wechseln Wenn Sie sich in turista anmelden, werden Sie nach Ihrem Sachbearbeiterkürzel und Ihrem Passwort gefragt. Alles was Sie nun erfassen, ändern und löschen wird nun hinter Ihrem Kürzel gespeichert (z.b. für statistische Ergebnisse). Über diesen Anwahlpunkt kann nun ein anderer Sachbearbeiter auf einfache Art und Weise mit seinem Kürzel weiter arbeiten ohne dass dieser das Programm verlassen muss (bietet sich an, wenn sich mehrere Kollegen einen Arbeitsplatz teilen). 1.2 Persönliches Profil Jeder Sachbearbeiter hat die Möglichkeit im Persönlichen Profil individuelle Voreinstellungen vorzunehmen. Diese werden so automatisch bei der Anmeldung des Sachbearbeiters registriert und erleichtern durch ihre Vorbelegung das Erfassen von Angeboten und Aufträgen. Auch individuelle Bildschirmanpassungen wie Layout, Farbgestaltung und Größe können ganz nach Geschmack vorgenommen werden. Tipp: Füllen Sie die erste Karteikarte aus, dann SPEICHERN und erst anschließend auf den Button Bildschirm Layout anpassen drücken. 1.3 Mail versenden Sie haben die Möglichkeit über turista Mails zu versenden. Voraussetzung hierfür ist, dass im Mandantenstamm der SMTP-Mail-Server eingetragen ist und hinter den entsprechenden Sachbearbeitern eine E-Mail-Adresse hinterlegt wurde. Dann steht dem direkten E-Mail-Versand über SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) nichts mehr im Wege. Genaue Informationen über die Einrichtung der E-Mail-Verbindung finden Sie im Handbuch Druckmanager 1.4 Tagesabschluss/Prüfungen sowie Modul- und Fehlerprotokolle Diese Anwahlpunkte enthalten diverse Pflegeprogramme, die teilweise regelmäßig oder nur nach Rücksprache mit dem Support von W&W anzuwählen sind! (Tel. 07152-9998060). Bitte 5

überprüfen Sie auf jeden Fall regelmäßig die Fehlermeldungsdatei. Dort werden alle produzierten Fehler dokumentiert und müssen bearbeitet werden. 1.4.1 Fehlermeldungsdatei ansehen Kontrollieren Sie die Einträge und korrigieren Sie ggf. die Kontingente. Sollten eine Meldung nicht klar sein, kontaktieren Sie bitte den Support. 1.4.2 Wageneinteilung reparieren Wird während der Wageneinteilung das Programm unterbrochen kann es passieren, dass eine erneute Wageneinteilung nicht mehr möglich ist. Mit dieser Funktion öffnen Sie die Wageneinteilung für eine Einteilung erneut. 1.4.3 Pflege Programme Kontrolle und Bereinigung der Datenbanken. Sollten Sie in Ihren Einzelleistungscodierungen Sonderzeichen genutzt haben, so wird die ab dem Programmstand 2.3.4 rot markiert. Bitte wählen Sie das turistave-pflegeprogramm zur Korrektur der Codierungen. Der Button Sonderzeichen schlägt Ihnen die mögliche Veränderung vor. Mit Durchführen werden die Codierungen bereinigt und die Einzelleistung kann wieder bearbeitet werden. 1.5 FiBu Datenübergabe sowie Dienstprogramme Sie gelangen durch die Anwahl in die Dienstprogramme und dort in die Datenübergabe der Finanzbuchhaltung. (ausführliche weitere Informationen finden Sie im Handbuch Allgemein ab Seite 7). 2. Stammdaten I 2.1 Mandantenstamm Im Mandantenstamm werden grundlegende Daten hinterlegt. Füllen Sie die Firmendaten und den Sprachschlüssel. Wählen Sie die Vorbelegung für den Formulardruck. In den jeweiligen Druckfunktionen werden diese Einstellungen vorbelegt, können dann aber geändert werden. 2.1.1 Abrechnungsvarianten Wichtig ist die Festlegung der Abrechnungsvariante, da diese entscheidet nach welchem System die Reiseabrechnung erfolgen soll. Die Standard-Variante öffnet die Positionen Differenz- und Regelbesteuerung im System Die Vereinfachungsvariante A (Österreich) berücksichtigt die prozentuale Abrechnung über den Gesamtpreis der Reise. Die Vereinfachungsregelung CH (Schweiz) ist das Abrechnungssystem für Kunden aus der Schweiz.. 2.1.2 Aufteilung Eigenleistung Setzten Sie eigene Busse für die Reisen ein, so sind unterschiedliche Varianten zur steuerlichen Aufteilung der Eigenleistungen in der Abrechnung möglich: Kilometer-Aufteilung Inland / Ausland prozentuale Aufteilung (OFD Variante) Tagesaufteilung Inland/Ausland Berechnungsbeispiele zu diesen genannten Abrechnungsvarianten stellt Ihnen gerne unser Supportteam zur Verfügung. 6

2.1.3 Buchungsvarianten Außerdem ist die Buchungsvariante für Eingangs-Rechnungen festzulegen. Ihnen stehen die Varianten: Reisekonto an Kreditor (als Erlös wird nur der Rohertrag gebucht) Aufwandskonto an Kreditor / Reisekonto an Erlös (Reisevorleistungen werden als Aufwand und als Erlös gebucht) Aufwandskonto an Kreditor / Reisekonto an Erlös mit Jahresabgrenzung Die Eingangsrechnungen werden bei Jahresübergängen abgegrenzt. Dieses Verfahren prüft ob Buchungstag und Reisebeginn ( von Termin der 1. Buchungszeile) im selben Jahr liegen. Wenn ja erfolgt ein Buchungssatz Aufwand aus Reisevorleistung Kreditor - Buchungstag = Reisebeginn (vorbelegt/änderbar) - Fälligkeit = Buchungstag + 7 Tage (vorbelegt/änderbar) Reise-Verrechnungskonto Erlös aus Reisevorleistung - Buchungstag = Reisebeginn (vorbelegt/änderbar) Wenn nein Jahresüberschneidung: Rechnungsabgrenzung Kreditor zur Auswahl. - Buchungstag = Rechnungsdatum (vorbelegt/änderbar) - Fälligkeit = Buchungstag + 7 Tage (vorbelegt/änderbar) Aufwand aus Reisevorleistung Rechnungsabgrenzung Reise-Verrechnungskonto Erlös aus Reisevorleistung - Buchungstag = Reisebeginn (vorbelegt/änderbar) Über einen Klicker kann zudem gesteuert werden, ob RTF-Felder (alle) nur als Text gespeichert werden sollen, womit dann im Report wieder die Schriftartsteuerung greifen kann. 2.1.4 Belegverfahren Für unterschiedliche Datensätze in der FiBu-Schnittstelle wird das Belegverfahren ausgewählt: 2.1.4.a Standard turista Die Auflösung des Reisekontos erfolgt mit dem Abrechnen der Reise. Eingangsrechnungen vom Reisekonto an den jeweiligen Kreditor bzw. direkt als Zahlungsausgang auf das entsprechende Geldkonto. (Siehe: Grundlagen des Rechnungswesens) 2.1.4.b Belegverfahren A / B / C Verfahren zur sofortigen Verbuchung bei Reiseanmeldung mit fortlfd. Belegnummernvergabe gemäß Vorgaben von Travel-BASys, ACCON-RVS und weiteren Service-Rechenzentren. Für alle buchhalterischen Aktionen wird eine eindeutige fortlfd. Belegnummer pro Mandant vergeben, die sich auf dem gedruckten Beleg wiederfindet. Darüber hinaus ist der Logik Rechnung getragen, dass die OP-Verwaltung nicht auf Basis der Buchungsnummer" sondern auf Basis der Belegnummer erfolgt. Folgende Belegnummernkreise werden vorgegeben: für Anzahlungsrechnung, Schlussrechnung, Stornorechnung und Gutschriften - RN / Mandant / letzte Belegnummer Für Zahlungen über das Kassenbuch in turista ZB / Mandant / letzte Belegnummer Für die zusätzliche Verbuchung von Agenturen welche über den Schalter zusätzliche TOMA/VERK - Versorgung im Agenturstamm gekennzeichnet sind RN / Mandant / Prov.staffel / letzte Belegnummer 7

Hinsichtlich der Druckausgabe haben wir uns entschlossen, für alle Anwender mit Schnittstelle zum RBS zwei unterschiedliche Belegverfahren einzurichten welche im Mandantenstamm eingestellt werden: Verfahren A: Mit der Buchung wird die Reisebestätigung zusammen mit dem Überweisungsträger für die Anzahlung erstellt. Die Anzahlung wird verbucht und der Vorgang entsprechend der Anzahlungsrechnung" eingestuft. Das bedeutet, die Buchung bleibt für Änderungen offen" bis zu dem Zeitpunkt an dem der Veranstalter für die gewünschte Reise die Agenturabrechnung mit Überweisungsbeleg (Restzahlung) aufruft. Verfahren B: Mit der Buchung wird sofort die Anzahlung als auch die Restzahlung mit 2 unterschiedlichen Belegnummern und 2 unterschiedlichen Buchungscodes(sätzen) verbucht. Buchungsänderungen bedürfen in der Folge jeweils vorab einer Gutschrift über die Restzahlung. Eine nachträgliche Agenturabrechnung ist damit nicht mehr erforderlich. Bitte beachten Sie, dass dieses Verfahren für Anwender von CRS-Systemen nicht geeignet ist. Für die Anwendung mit turista ergeben sich dadurch folgende Änderungen: NEUANLAGE einer Buchung Mit der Buchung wird sofort eine Agentur-Abrechnung erstellt. Die Agentur-Abrechnung erzeugt automatisch 2 Buchungssätze mit je einer eigenen Belegnummer und setzt den Vorgang auf berechnet und verbucht". Die Steuerung der Druckausgabe erfolgt wie nachfolgend beschrieben: Verfahren A: Aufruf Anzahlungsrechnung Überweisungsbelegs für die Anzahlung Aufruf der RBE für Endkunden (in Abhängigkeit vom Mandantenstamm) Verfahren B: Aufruf Anzahlungsrechnung Agenturabrechnung Überweisungsbeleg (An- und Restzahlung) Aufruf der RBE für Endkunden (in Abhängigkeit vom Mandantenstamm) Je nach Formularvorgabe werden entweder Rechnungsbelege erzeugt, oder die Belegnummer wird ausschließlich auf dem zugehörigen Überweisungsträger ausgegeben. Der Schalter Kundendoppel" im Mandantenstamm wird ausgewertet, so dass automatisch der Ausdruck der Reisebestätigung an den Endkunden veranlasst werden kann. ÄNDERUNG einer Buchung Um eine Änderung im Verfahren B vorzunehmen, ist zunächst eine Gutschrift (neue Belegnummer) zu erstellen. Diese wird ausschließlich über den Restbetrag ausgeführt, da die Anzahlung bereits eingegangen oder auf dem Weg sein kann. Entsprechend wird nach der Durchführung der Änderung eine neue Rechnung mit zugehörigem Überweisungsbeleg für die Restzahlung mit einer neuen Belegnummer erstellt. Für das Verfahren A ergibt sich keine Änderung zum bisherigen Ablauf, da der Restbetrag noch nicht verbucht ist. Folgende Aktionen können nach der Verbuchung einer Anzahlung nicht durchgeführt werden: L" - Löschen einer Buchung LA" - Löschen einer Buchung wegen Reiseabsage Werden diese Aktionen benötigt, muss zuvor mittels des neu zu Verfügung gestellten Programms Stornieren Anzahlungsbeleg" eine komplette Stornierung der verbuchten Werte vorgenommen werden. Folgende Aktionen lösen automatisch mit der Erstellung der Stornorechnung auch eine Stornierung der Anzahlung aus: S", S0", SV" - also alle Stornoaktionen. 8

Entsprechend muss nach der Durchführung einer Stornierung eine Stornorechnung (ggf. auch mit Betrag 0,00") erstellt werden. Die Stornierung enthält 2 neue Belegnummern und 2 Buchungssätze: a) Stornierung des Anzahlungsbelegs b) Stornorechnung (ggf. mit Provisionsabrechnung) Beachte: Über CRS kann weder eine Agentur-Gutschrift noch eine Stornierung der Anzahlungsrechnung veranlasst werden. Deshalb ist im Verfahren B - keine Stornierung über CRS möglich! Erfassen einer Zahlungsbewegung in turista (Geldkonto mit Verbuchung") Der Nachweis über die fortlaufende Belegnummer" (turista intern: Buchungsnummer) erfolgt über das Kassenjournal", welches automatisch mit dem Kassenabschluss erstellt wird und die jeweilige Belegnummer" ausweist. Vergabe der Belegnummer bei eigenen Agenturen Bei eigenen Agenturen welche über den Schalter zusätzliche TOMA/VERK - Versorgung im Agenturstamm gekennzeichnet sind. Für diese Agenturen wird ein zusätzlicher Buchungssatz erzeugt (vgl. Handbuch 2.2.1). Die Belegnummer hierfür wird aus einem fortlfd. Nummernkreis pro Agentur gebildet, da sich dieser Buchungssatz auf die Finanzbuchhaltung der Agentur" bezieht. Verfahren C: Im Belegverfahren Verfahren C wird auf die Verbuchung der Anzahlung verzichtet. Damit wird bei Buchung ausschließlich ein Buchungssatz Debitor Reise-Verrechnungskonto erzeugt. Das Buchungsdatum ist das Datum des Reisebeginns ( von Termin der 1. Buchungszeile). Beachten Sie die weiteren Punkte der Programm-Steuerung, da hier abrechnungsrelevante Vorgänge festgelegt werden. Mit erstellen der Agenturrechnung erhält die Buchung den Status 4 und der Vorgang ist nicht mehr änderbar (Erlöskreis ist fest) Folgende Buchungssätze werden erzeugt: a) Veranstalterinkasso Kein Buchungssatz b) Reisebüroinkasso BuchungJJ = AbreiseJJ Debitor Erlös RB Datum gem. Mandantenstamm Aufwand RB Verrechnung Datum gem. Mandantenstamm c) Reisebüroinkasso BuchungJJ < AbreiseJJ Debitor Abgrenzung Buchungs-/Druckdatum Abgrenzung Verrechnung Buchungs-/Druckdatum Aufwand RB Abgrenzung Abreisetag Abgrenzung Erlös RB Abreisetag 2.1.5 Programm-Steuerungen Wichtigste Steuerungspunkte sind Die Verbuchung der Agenturrechnung: Wir die Agenturrechnung am Drucktag verbucht, so ist der Vorgang nur noch über eine Gutschrift wieder anwählbar. Versicherung bei Meldung verbuchen: Geben Sie die monatlichen Umsätze aus turista an Ihre Reiseversicherung, so empfehlen wir Ihnen, den Buchungssatz mit Meldung in die FiBu zu übergeben. So hat die Buchhaltung mit einem Blick die Kontrolle zur Eingangsrechnung der Versicherung. Provisionsbehandlung von Zu- bzw. Abschlägen bei Zubringerflügen: Der in der Einzelleistung eingetragenen Zuschlag zu einer Flugleistung kann abgehandelt werden. 9

Taxileistungen buchen: Hiermit öffnen sich in der Buchungsmaske der Busleistung Felder zum Eintrag der Adresse des Kunden. In Folge kann eine Taxiliste ausgedruckt werden, auf der alle Taxileistungen je Reise gezeigt werden. Der Katalog ordnet dem Pauschalpreis die Anz- und Restzahlungsbedingungen zu. Er kann weitere Optionen verwalten: 1. Keine Relevanz: Pro Pauschalcode werden die Anz- und Restzahlungsbedingungen in die Buchung gestellt. 2. Katalog wird über Agentur gesteuert: In den Agenturdaten der Buchungsstelle wird hinterlegt, welche Kataloge von welcher Buchungsstelle gebucht werden dürfen. (Unterschiedliche Reiseausschreibungen pro Region) 3. Katalog wird manuell über den Verkaufscode gesteuert: Verkaufsaktionen werden einem bestimmten Katalog zugeordnet. Der Katalog wird mit dem Verkaufscode benannt. Bei Neuanlage einer Buchung wird der Verkaufscode abgefragt. Es werden dann nur noch Reisen mit diesem Verkaufscode angezeigt. Über das Feld Lebensalter in Jahren prüft turista die Kinderermässigungen. Bitte nicht vergessen den Heimat-Flughafen zu hinterlegen. Nutzen Sie turista auch für die Buchungen via CRS und Internet, so sind die hierfür relevanten Masken hinter dem Button Info/Funktionen eingerichtet. (siehe Handbuch turistaid) 2.1.5 Fax- und E-Mail Versand aus turista Auf der 2. Reiterkarte steuert turista Ihren Fax- und Email-Versand (s. Handbuch Druckmanager) 2.1.7 Datenübergabe an die Finanzbuchhaltung Bitte wählen Sie das FiBu-Programm aus. Hier werden die Datev-Schnittstelle und das Excel- Format als Standard gepflegt. Sollten Sie eine andere Schnittstelle nutzen sprechen Sie bitte mit dem Support, da hier speziell für einzelne Kunden programmiert wurde. Legen Sie hier auch fest, wohin die FiBu-Datei exportiert werden soll. Wir empfehlen einen Ordner in den turista-daten export mit Unterordnern pro Modul. Die MT940-Datei (Einlesen von elektronischen Kontoauszügen) sollte ebenfalls in einem Ordner im turista-bereich abgelegt werden. (Empfehlung: import => FiBu) 2.1.8 Hausbank Für den Überweisungsträgerdruck wird hier das Konto und ggf. ein Werbetext hinterlegt. Werbetexte können jederzeit geändert werden. Hier können Sie die Formulare bestellen: https://www.online-bankformulare.de (Artikelnummer 423050 SEPA). 2.2 Report-Management Jeder Report (z.b. Angebot/Auftrag, Rechnung, Kassenbuchquittung,..) bekommt in turista eine feste Nummer, über die er vom Druck-Programm gesucht wird. Sie erhalten von W&W in turista Standardreports z.b. Statistikauswertungen und Reports die ggf. nach Ihren Wünschen geändert werden. Aus dem bei Ihnen hinterlegten Reportordner werden hier die Formulare dem Druck zugesteuert, so dass sofort das richtige Formular hinterlegt ist, wenn Sie einen Druck anweisen. Ebenfalls werden in dieser zentralen Datei die Vorgaben zu jedem Report eingetragen. Es kann zu jedem Report die Angabe zur Papiersorte, Längs- oder Querdruck, Duplexdruck, Kopien, Schriftart und Exportpfade angegeben werden. 2.2.1 Mailversand Bei vielen Formularen kann der Mailversand vorbereitet werden. Hierfür öffnen sich 2 Felder: E-Mail Betreff und Text. Klicken sie jeweils mit der rechten Maustaste in die Felder, öffnen sich Textkonserven. Diese werden aus der Anschrift/Sachb.stamm gefüllt. Die eingetragene Text wird bei jedem E-Mail Versand pdf im Anhang eingefügt. 10

2.2.2 Dokumentenanhang Möchten Sie an einen Report immer ein pdf-dokument anhängen, so wird dies über den Button gelber Ordner aktiviert. So kann hier z.b. an eine endkd-bestätigung grundsätzlich eine pdf AGB s angehängt werden. Wird dann eine Reisebestätigung gedruckt folgen automatisch die AGB s. Versenden Sie den Report per Mail, wird die pdf angehängt. 2.2.3 Textänderungen Mit Verwendung von vielen Standard-Reports ( variabel im Reportnamen) öffnet sich oben rechts ein Button, der die Felder zur Beschriftung frei gibt. In der linken Tabellenspalte stehen die Standard-Begriffe. Sie können die von Ihnen gewünschten Bezeichnungen in die rechte Spalte eintragen. Diese werden dann auf dem Report angedruckt. Sollten Sie einen eigenen Report nutzen, so muss diese Funktion hierfür freigeschaltet werden. 2.2.4 Ein Formular - mehrere Sprachen Mit dem Programmstand 2.3.7 werden auch die Sprachen im Report frei gegeben. In der Bearbeitungstabelle der Texttabelle finden Sie ein weiteres Feld Selection (rechts). Wählen Sie die Sprache und klicken dann auf das Wort Selection, legt turista eine neue Tabelle an. Hier tragen Sie nun die Begriffe in der gewünschten Sprache ein. Hat die angeschriebene Person in der Anschrift eine Fremdsprache hinterlegt und das Formular ist wie beschrieben vorbereitet, druckt turista an diese Adresse automatisch in der Fremdsprache. 2.2.5 Archivierung Aus turista heraus ist auch die Ablage bestimmter Formulare als pdf-datei möglich. Informieren Sie sich hierzu im Handbuch Druckmanager. 2.3 Dokumentenverwaltung In vielen Bereichen ist es nützlich, wenn ein Dokument als.pdf-dokument archiviert oder angehängt werden kann. Scannen Sie z.b. eine Leistungsgeber-Eingangsrechnung ein, so ist es von Vorteil, dieses Dokument in turista zu verknüpfen und so jederzeit mit einem Klick den Überblick über die berechneten Leistungen zu bekommen. In der Übersicht Dokumentenverwaltung finden Sie alle archivierten Dokumente. Sie können nach unterschiedlichen Filterkriterien Dokumente suchen: Anhänge zu Auftragsbestätigungen turistagr / turistave: =>Anlage im Auftrag bzw. im Pauschalcode Eingangsrechnungen turistagr / turistave / Materialwirtschaft: => Anlage bei Erfassen Eingangsrechnung Leistungsbeschreibungen: =>Anlage im Auftrag bzw. im Pauschalcode Reiseleiter-Abwicklung: => kostenpflichtiges Zusatzmodul Reiseleiterplanung - Abwicklung Die gescannten Dokumente werden in einem eigenen Ordner in der turista-struktur abgelegt. Bei Anlage wählen Sie auch, ob das Original-Dokument nur noch in turista vorhanden sein soll, oder ob es auf dem Speicherplatz erhalten bleiben soll. 2.3.1 Vorbereitung Kontrollieren Sie, ob in Ihrem turista-verzeichnis unter...daten der Ordner dokumente vorhanden ist. Wenn noch nicht, bitte neuen Ordner anlegen. Möchten Sie den Ordner mit den gespeicherten Dokumenten an einer anderen Stelle ablegen, so ändern Sie bitte den Dokumentenpfad in der ini-datei (Bitte den turista-support anrufen, wenn Fragen offen sind). (Beispiel: DOKUMENTEPFAD=C:\PROG\turista\daten\dokumente) 11

2.3.2 Archivieren der Eingangsrechnungen von Leistungsgebern Wählen Sie den Menüpunkt Abrechnung => Erfassen Eingangsrechnung. Erfassen Sie die Eingangsrechnung, veranlassen Sie die Verbuchung und ggf. die Zahlung. (siehe 8.5.1). Nachdem Sie diese Arbeitsschritte gespeichert haben, klicken Sie auf den Button mit dem Ordnersymbol oben links. Das Fenster für die Zuordnung des.pdf-dokumentes öffnet sich. => Neuanlage => über den... -Button das Dokument auswählen => Dateibeschreibung ausfüllen => speichern. Nun können Sie hier oder unter Stammdaten I => Dokumentenverwaltung die Rechnung ansehen. Wählen Sie unter Stammdaten I => Anschriften einen Leistungsgeber aus, bei dem Sie Eingangsrechnungen archiviert haben, so erhalten Sie, auch wieder über den Button mit dem Ordnersymbol, alle gespeicherten Rechnungen im Überblick. 2.3.3 Anhänge für den Druck bei Bestätigung/Voucher aktivieren Pro Pauschalcode können beliebig viele Dokumente angefügt werden. Sie können wahlweise bei Druck der Reisebestätigung und/oder des Vouchers aktiviert werden. Klicken Sie im Pauschalreisestamm auf den gelben Ordner. Über Neuanlage bestimmen Sie, ob das Dokument an die Reisebestätigung und/oder an den Voucher gehängt werden soll. Die Auswahl kann pro Dokument verändert werden, jeweils mit Neuanlage Bitte im unteren Maskenbereich wieder die Neuanlage wählen. es öffnet sich ein Fenster. Hier bitte über den... -Button das Dokument suchen. Rechts das setzen, wenn das Dokument nur noch an dieser Stelle in turista verfügbar sein soll. Nun steht Ihnen noch das Beschreibungsfeld zur Verfügung, in dem Sie die Infos zum Dokumenteninhalt hinterlegen können. Buchen Sie nun eine Reise, so werden die Dokumente bei Buchung an die Buchung geheftet. Auch auf der Buchungsmaske gibt es den gelben Dokumentenordner. Hier sehen Sie, welche Unterlagen Sie an den Kunden verschickt haben. 2.4 Anredeschlüssel / Funktionen Ansprechpartner Sie können beliebig viele Anredeschlüssel in turista definieren. Diese sind dann ausschlaggebend für den Andruck der Adresse und der Briefanrede auf den verschiedenen Reports (z.b. Angebot, Rechnung). Die entsprechenden Anredeschlüssel werden im Adress-Stamm den einzelnen Adressen zugeordnet. Beispiel für einen Anredeschlüssel: Anrede-Nr.: 1 (fortlaufende Nummer) Beschreibung: Herr Anrede Privat: Herrn Anrede Firma: z. Hd. Herrn (-> nicht benötigte Felder werden einfach mit einem Bindestrich gekennzeichnet) Briefanrede Privat: Sehr geehrter Herr Briefanrede Firma: Sehr geehrter Herr Musteradresse aus dem Anschriften-Stamm: Privat Firma Name 1 Mustermann GmbH Name 2 Vertrieb & Marketing Name 3 Titel Dr. Dr. Vorname Hans-Peter Hans-Peter Nachname Müller Müller Strasse Scheibbser Strasse 74 Scheibbser Straße 74 Wohnort D 71277 Rutesheim D 71277 Rutesheim 12

Ausgabe dieser Musteradresse mit o. g. Anredeschlüssel: Privat Firma Herrn Mustermann GmbH Dr. Hans-Peter Müller Vertrieb & Marketing Scheibbser Strasse 74 z. Hd. Herrn Dr. Müller D 71277 Rutesheim Scheibbser Straße 74 Sehr geehrter Herr Dr. Müller Sehr geehrter Herr Dr. Müller Sprechen Sie Ihre Kunden mit dem Vornamen an, so wird diese Einstellung über das Häkchen Vorname in Briefanrede verwenden gesteuert. Die Anschriftenmaske enthält ein Informationsfeld, in dem Sie die Funktion des Ansprechpartners einfügen können. Füllen Sie die Tabelle Funktionen Ansprechpartner z. B. mit Vereinsvorstand, Sekretariat, Geschäftsleitung usw. kann in der Anschrift informativ dargestellt werden mit wem man es gerade zu tun hat. 2.5 Anschriften Merkmale Sollen in Ihrem Unternehmen Rabatte an Kunden gegeben werden, so können sie diese über die Anschriften Merkmale und Kundenrabatte jedem Kunden zuweisen. Je nach Einstellung in der Rubrik Kundenrabatte werden in der Buchung automatisch die Bedingungen abgefragt und der Rabatt abgezogen. Das kann von einem Prozentsatz vom Reisepreis pro Reise bis zum einmaligen, festen Betrag für die erste Reise im Jahr jede Rabattvariante sein. Dieser Programmteil ist kostenpflichtig, siehe Punkt 11.3. Bitte sprechen Sie mit unserem Vertrieb. 2.6 Anschriften Der Anschriftenstamm ist modulübergreifend. Hier erfolgt die Erfassung aller Adressdaten von Kunden, Mitarbeitern und Leistungsgebern. Diese werden im Feld Anschriften-Typ nach ihrer Art unterschieden. Erfassen Sie alle Daten gemäß der Maskenführung. Die Anlage eines Gruppenreisekunden erfordert die Vergabe einer Debitoren-Nummer, dies gilt auch für die Anlage eines Leistungsgebers, der entsprechend eine Kreditoren-Nummer benötigt. Die Festlegung der Nummernkreis stimmen Sie bitte mit Ihrer Buchhaltung ab. Unser Tipp: Legen Sie für Leistungsgeber, die Sie nur selten benötigen, eine Sammel- Kreditorennummer an. Das gilt ebenfalls für die Debitoren. Wenn Sie die Module turistagr und turistave im Einsatz haben kann es sein, dass ein Kunde in beiden Modulen bucht. Hier ist es nicht nötig, den Kunden zweifach anzulegen (was auch die Historie und Statistik des Kunden verfälschen würde.) Legen Sie diesen Kunden bitte als Reiseverkehrskunden an und achten Sie darauf, dass ihm eine Debitorennummer zugeordnet wird. Die im Feld Buchungs-Informationen gespeicherten Texte erscheinen während des Buchungsvorganges, wenn Sie die entsprechende Anschrift für die Buchung auswählen. 2.6.1 Werbekennung Aktiv/Werbung Der Status für den Reiseverkehr-Kunden. Die Adresse ist aktiv und erhält im Rahmen von Kundenmailings Werbung. Aktiv/keine Werbung Für Adressen von Leistungsgebern gedacht, die zwar aktiv im Stamm vorhanden sein sollen, logischerweise jedoch keine Werbung erhalten soll. Inaktiv/keine Werbung Kundendaten sollen in der Regel nicht gelöscht werden; daher besteht hier die Möglichkeit, den Kunden temporär oder zeitweilig zu deaktivieren. Dieser kann jederzeit wieder aktiviert werden. Daten des Kunden für die Statistik bleiben jedoch erhalten. Adresse gesperrt 13

Hat ein Kunde in der Vergangenheit nicht gezahlt oder ist er sonst unangenehm in Erscheinung getreten, kann man für den Fall, dass der Kunde zukünftig nicht mehr mitreisen soll, die jeweilige Adresse für jegliche Buchungsaktionen sperren. Wird ein solcher Kunde gebucht, so erhält der Expedient die Aufforderung den Kunden im Anschriftenstamm zunächst zu aktivieren und könnte ihn dann buchen. Nicht mehr anzeigen Eine so definierte Adresse wird zukünftig in den Auflistungen nicht mehr angezeigt. (kann also auch nicht so einfach gebucht werden). Die statistischen Daten bleiben jedoch erhalten. -> z. B. verstorbene Kunden. Nicht mehr anzeigen/adresse gesperrt Diese Adressen haben einen doppelten Schutz, sie werden nicht mehr angezeigt und es besteht auf gar keinen Fall die Möglichkeit, dass man sie buchen kann. 2.6.2 Sprache Legen Sie hier fest, in welcher Sprache ein Leistungsgeber z.b. die Zimmerlisten erhalten soll. Tragen Sie hier, beispielsweise, ein E ein und haben die Zimmerschlüssel sowohl in Deutsch wie auch in Englisch erfasst, wird jede Zimmerliste an diesen Leistungsgeber in Englisch gedruckt. 2.6.3 GR-Statistik / GR-Rechnung GR-Statistik auf... Bei Gruppenreisen kommt es häufig vor, dass es in einer Institution mehrere Ansprechpartner gibt. Sie möchten aber die Statistik für das Unternehmen auswerten. Legen Sie hierfür eine allgemein gültige Adresse an, z.b. in einer Schule das Sekretariat. Nun legen Sie die weiteren Anschriften jeweils mit Ansprechpartner an. Anschließend betätigen Sie den... Button und hinterlegen die allgemein gültige Adresse als Statistik-Anschrift. Ggf. können Sie diese Anschrift dann auch für den nächsten Punkt GR-Rechn. an... verwenden, wenn die Bestätigung an einen Ansprechpartner, die Rechnung aber (im Beispiel) an das Sekretariat geschickt werden soll. 2.6.4 Steuerdaten Sind hier alle Daten sorgfältig gepflegt freut sich die Buchhaltung! Es kann aus der Buchung heraus das Lastschriftverfahren aktiviert werden. Die Anz- und Restzahlungssummen des Vorganges werden lt. Zahlungsbedingungen des Kataloges in der Schnittstelle DTAUS zur Weitergabe an die Bank zur Verfügung gestellt. Achtung: Ist die Kontonummer eingetragen, aber als Zahlungsbedingung nicht Lastschrift vorbelegt, erscheinen die Vorgänge mit Lastschrifteinzug nicht auf den ersten Blick in der Schnittstelle für den Zahlungsausgang! Es müssen weitere Zahlungsbedingungen abgefragt werden. Eine Vorbelegung der Abrechnungsart in turistagr und die USt. ID für das Reverse-Charge- Verfahren sind hier vorgesehen. Arbeiten Sie mit einer Agentur im Ausland, so dass für die Provision das Reverse Charge Verfahren gültig ist (Umsatzsteuerschuld geht auf das Reisebüro über, Sie senden eine Netto- Provisionsabrechnung ohne Steuer), dann tragen Sie bitte in das USt.-Schl.-Feld USt Ohne. ein. 2.6.5 Adress-Infos Auf der 2. Reiterkarte können weitere Adress-Infos gespeichert werden. 2.6.6 Bankverbindung / Kundenarten / Versand-Adresse Auf der 3. Reiterkarte der Anschriften pflegen Sie die Bankverbindungen. Es können mehrere Bankverbindungen gespeichert werden, wobei ein Datensatz als Hauptbankverbindung gekennzeichnet werden muss. Der IBAN-Code kann auf DE-Basis gerechnet werden, wenn Bankkonto und Bankleitzahl ausgefüllt sind. Das alte Lastschriftverfahren ist in SEPA (mandantenspezifisch) geändert worden. Bitte ergänzen Sie die notwendigen Daten. 14

Des Weiteren können Kundenarten zur Auswertung bei Mailing/Serienbriefe vergeben werden. Bitte beachten Sie, dass die Kundenarten manuell gepflegt werden müssen! Lesen Sie hierzu bitte Kapitel VIII, Exkurs Werbung. Kommt es bei Ihnen oft vor, dass Sie Kunden die Reiseunterlagen an eine andere Anschrift senden müssen als die Reisebestätigung, so kann in Ihrem Report die Versandanschrift hinterlegt werden. Wählen Sie dann auf dieser Reiterkarte aus, dass die Adresse aktiviert sein soll, so erhalten Sie eine bei Unterlagendruck ein Zusatzblatt mit der Versandanschrift. 2.6.7 Buttonreihe oben links I => Info/Funktionen Anschrift umbuchen: Versehentlich wurde ein Kunde mehrmals angelegt und soll nun unter einer Kundennummer zusammengefasst werden. Sie lassen sich auf der Maske die Anschriften darstellen, wählen die Hauptanschrift, die erhalten bleiben soll und kennzeichnen in der Tabelle, welche Anschrift umgebucht werden soll. Der Button Übertragung starten bucht alle gekennzeichneten Kundendaten auf die Hauptanschrift um und löscht die anderen Anschriften. Kundeninformation aufblättern: Hier finden Sie die gesamte Reisestatistik des Kunde Serienbrief-Steuerdatei erzeugen: Die Anschrift wird für einen Serienbrief bereitgestellt, den Sie im Anschluss auswählen können. Anschriften in Zwischenablage: Legt die Kundenanschrift in die Windows-Zwischenablage. Passdaten Begleitpersonen anlegen: Öffnet die Passdatenliste für Begleitpersonen Externe Benutzerdaten anlegen: Wird für die Online-Versicherungsmeldung und das turista- Kreditkartenmodul turistacc benötigt. Sind Sie an der Arbeit mit dem kostenpflichtigen Modul turistacc (Kreditkarte) interessiert, wenden Sie sich bitte an unseren Vertrieb. (vertrieb@turista.de) Elektronischer Unterlagenversand: Legen Kunden sich einmal fest, dass die Reiseunterlagen grundsätzlich per E-Mail gesendet werden sollen, so ist hier der Voucher und das Reiseprogramm zu aktivieren. Dieser Menüpunkt erscheint nur, wenn Sie in der turista.ini-datei als E_MAIL- Versand SMTP eingetragen haben. Sprechen Sie bitte mit Ihrem Systemer über Ihr System des E-Mail-Versandes aus turista. (siehe Kapitel 7.9) Das E-Mail-System MAPI lässt keine Anhänge zu. Einlesen einer Datei zum Austragen von Newsletterzulassungen: Widerruft ein Kunde seine Erlaubnis ihm einen Newsletter per Mail zuzusenden, so wird das üblicherweise über das Internet erledigt. Erhalten Sie eine Datei(.csv)mit diesen Anschriften, so können sie hier eingelesen werden. Das bei Zulassung von Newsletter wird entfernt. 2.6.8 Buttonreihe oben links Werbung Auf der Maske Werbung werden alle Werbeaktivitäten der Anschrift erfasst. Sollte die Anschrift bei einer Auswahl Mailing/Serienbrief z.b. beim Versand des Jahreskataloges ausgewählt werden, so können Sie die Werbeaktion automatisch in diese Tabelle zusteuern, sobald die Datei zum Serienbriefdruck angesteuert wird. (Weitere Infos siehe Mailing/Serienbriefe und Werbeaktionen) Erfassen Sie hier Werbemittel (Prospekte, die der Kunde per Post anfordert) steht Ihnen im Programm die Funktion Werbemittelversand zur Verfügung. Sie erhalten dort eine Serienbriefdatei mit allen vom Kunden angeforderten Prospekten (siehe Kapitel 2.10.4). 2.6.9 Buttonreihe oben links Kreditkarte Wird für das Modul turistacc benötigt. 2.6.10 Buttonreihe oben links Anschriften Merkmale Für das kostenpflichtige Zusatzmodul turista Kundenrabatte. 2.6.11 Buttonreihe oben links Termine Die Reiterkarte bietet Ihnen die Möglichkeit kundenspezifische Termine anzulegen, die dann im offiziellen Terminkalender erscheinen. 15

2.6.12 Buttonreihe oben links Dokumentenverwaltung Diese Funktion wird derzeit für die Übersicht der gescannten und in turista zugeordneten Leistungsgeberrechnungen genutzt. 2.6.13 Button rechts Anschriftentyp-abhängige Darstellung Je nach Anschriftentyp öffnet sich ein Button im oberen, rechten Teil der Maske: Buchungsstelle => Agentur-Daten, hier wird die Agentur für CRS/IP Buchungen freigeschaltet und die Provisionsstaffel festgelegt. Kennzeichnen Sie hier auch die Agenturen mit Rechnungsstellung via Regelbesteuerung (Bei B2B Geschäften). Reiseverkehrskunden => Mitreisende-Daten, alle dieser Anschrift zugeordneten Mitreisenden der in turista erfassten Buchungen Leistungsgeber => Leistungsgeber-Daten, für externe Buchhaltungsprogramme 2.7 Agenturen 2.7.1 Agentur-Ketten / Provisionsstaffeln Gehört eine Reisebürokette zu Ihren Kunden, die eine separate Statistik aller buchenden Büros zusammen erhalten möchte, so legen Sie unter Agentur-Kette die Kette fest und teilen das Reisebüro in der Anschrift, Button Agenturdaten der Kette zu. Zur Anlage einer Buchungsstelle definieren Sie hier zunächst die entsprechende Agentur- Provisionsstaffeln. Die Provision wird in einer Matrix angelegt. Zum einen legen Sie fest, welche Provisionssätze Sie für eine Reiseart geben (Busreise, eigene Anreise, Eintrittskarten etc.), hierfür stehen bis zu 20 Provisionsstaffeln zur Verfügung. Dann definieren Sie die Höhe der Provision pro Agentur, dies kann über beliebig viele Agenturgruppen gesteuert werden. (Beispiel: Bekommt eine Agentur mit Direktinkasso eine höhere Provision als eine Agentur mir Rechnungsstellung, so legen Sie 2 Agenturgruppen an). HINWEIS: Der Eintrag der jeweils steuerfreien Auslandsanteile in der Agenturprovision (vgl. Umsatzsteuerrichtlinie 2000) wird unter dem Anwahlpunkt Stammdaten II => Abrechnung => Besteuerung Provisionen eingetragen und dann direkt einer Einzel-Leistung zugeordnet. Alle nichtinkassoberechtigten Agenturen (Sie als Veranstalter erhalten das Geld direkt vom Endkunden) werden in eigene Gruppen gelegt. Wichtig: Der Schalter nicht inkassoberechtigt muss entsprechend gesetzt werden. Desweiteren legen Sie pro Agenturprovisionsstaffel fest, ob die "OP-Verwaltung" in turista oder in der Finanzbuchhaltung (FiBu) erfolgen soll. Beispiel: gewünschte OP-Verwaltung: FiBu turista Endkunden X Agenturen ohne Inkasso X Agenturen mit Inkasso ohne BEZ X Agenturen mit Bankeinzug X Wichtig: Bei der Neuanlage eines Vorgangs werden Provisionssatz, OP-Verwaltung J/N und Inkassoberechtigt J/N gespeichert. Nachträgliche Änderungen der Provisionsstaffeln haben keine Auswirkungen auf bestehende Buchungen! Ermittlung des provisionsfähigen Betrages: Reisepreis./. Kinderermäßigung./. Gruppenermäßigung./. Frühbucherrabatt 16

./. aller Zusatzleistungen ohne Provision = Basispreis für Provisionsgewährung Die beförderungstechnischen Zu- und Abschläge können nur pauschal im Mandantenstamm auf berechtigt oder nicht berechtigt gesetzt werden. Nach der Definition der Provisionswerte wechseln Sie bitte in den Anschriften-Stamm. Bei der Anlage der Buchungsstellen-Daten gehen Sie laut Maskenführung vor. Bei der Neuanlage einer Buchungsstelle ist zu beachten, dass der Anschriften-Typ auf Buchungsstelle gestellt ist. Für die spätere Weitergabe von Buchhaltungsdaten an die angeschlossene Finanzbuchhaltung, ist bei der Anlage von Buchungsstellen die Hinterlegung einer Debitoren-Nummer notwendig. Sie gelangen über den Button Agentur-Daten auf die ausgelagerte Maske Agentur- Adressdaten, wo Sie zunächst der Buchungsstelle die entsprechende Agentur-Gruppe zuordnen, die Sie bereits unter Agentur-/Provisionstypen angelegt haben. Auch die Freischaltung der Agentur für externe Buchungsmaschinen wird hier festgelegt. Bitte sprechen Sie mit unserem Vertrieb, wenn Sie an dieser Funktion interessiert sind. 2.7.2 Agentur- Stammdaten Alle von Ihnen angelegten Agenturen werden hier in einer Tabelle dargestellt und können zentral bearbeitet werden. 2.8 Kalender Dauertermine, Ferienzeiten, Feiertage werden hier definiert. In dem in turista hinterlegten Jahreskalender werden die Daten farblich markiert. 2.9 Konditionen 2.9.1 Ermässigungsarten Hier werden alle in Ihrem Katalog auftretenden (VK)-Ermäßigungen sowie die von Ihren Leistungsgebern gewährten (EK)-Ermäßigungen erfasst. Der Schlüssel ist so groß gehalten, dass Sie bei Bedarf für jedes Hotel über den identischen Code (Leistungsstamm/Ermäßigungsart) eine eigene Ermäßigungsart anlegen können. Für jede Belegungsvariante ist eine eigene Beschreibung zulässig. Beginnen Sie mit der Neuanlage Ermäßigung um die Ermäßigungsart zu definieren und erfassen Sie jede Ermäßigungsstufe über Neuanlage Erm-Position. 2.9.2 Gruppenermässigung Sofern Sie mit Gruppenermäßigung arbeiten, werden hier die Staffelungen, wahlweise nach Betrag, Prozent oder Freiplatz hinterlegt. Grundlage für prozentuale Ermittlung ist: Gesamt-Reisepreis./. Kinderermäßigung./. Summe aller Zusatzleistungen (deren VK-Preis nicht für Gruppenermäßigung zu gelassen ist)./. Versicherungsgebühren = Basispreis Gruppenermäßigung Bei zusätzlichem Frühbucherrabatt: Basispreis Gruppenermäßigung./. Summe aller Zusatzleistungen (deren VK-Preis nicht für Frühbucherrabat zugelassen ist) = Basispreis Frühbucher Achtung: Diese Berechnung gilt, wenn Sie keine Einstellung der Rabattvariante im Katalog vornehmen und wird standardmäßig von turista ausgeliefert. Bei den Rabattvarianten gelten die entsprechenden Einstellungen. 17

2.9.3 Kundenrabatte Diese Position ist geöffnet, wenn Sie sich für das kostenpflichtige Zusatzmodul Kundenrabatte entschieden haben. Hier definieren Sie, welchen Rabatt welcher Kunde wie oft bekommt. 2.9.4 Kataloge/ -konditionen Bitte denken Sie bei dem Begriff Kataloge nicht an Ihren Katalog in Papierform. In dieser Rubrik werden unterschiedliche Anz.- und Restzahlungsbedingungen festgelegt. Sind Ihre Anzahlungsbedingungen für Busreisen unterschiedlich zu denen für Flugreisen, so legen Sie jeweils einen Katalog Bus und einen Katalog Flug an. Arbeiten Sie in turistave mit dem VK-Preis in der Einzelleistung, so wird eine Gruppenermäßigung für diesen Verkaufspreis auch über diese Maske berechnet. Zusätzlich definieren Sie globale Frühbucherermäßigungen Ihnen stehen drei Frühbucherrabatt-Varianten zur Verfügung: nicht in diesem Katalog (Grundeinstellung bei Auslieferung) im Buch.-Zeitraum in der Zeitspanne ab/bis Je nachdem welche Variante Sie wählen öffnen sich Datums- und Prozentfelder für Ihre unternehmensspezifischen Angaben. Zusätzlich kann noch selektiert werden: Vor der Frühbucherermittlung sollen alle anderen Rabatte abgezogen werden Bei einem Gruppenrabatt wird kein Frühbucherrabatt gewährt. Ändern sich Ihre Anz- und Restzahlungsbedingungen, so legen Sie bitte einen neuen Katalog an. 2.9.5 Stornobedingungen Hier werden Ihre Stornobedingungen hinterlegt, wobei Sie beliebig viele Staffeln (Flug, Bus, Tagesreisen etc.) anlegen können. Für Eintrittskarten und Versicherungen, die im Stornofall komplett bezahlt werden müssen, ist eine separate Stornoart mit 100% anzulegen. 2.10 Texte und Vorlagen 2.10.1 Textschlüssel Diese Tabelle füllen Sie bitte mit den Begriffen, die Sie bei der Buchung für die Ermäßigungspositionen nutzen wollen. Diese Begriffe werden auch auf der Reisebestätigung angedruckt. Beispiel: Vorbelegter Textschlüssel: Stornogebühr. Wird nun eine Reise storniert, wird immer dieser Begriff auf die Bestätigung geschrieben. Möchten Sie hier genauere Informationen an den Kunden geben, so füllen Sie den Textschlüssel: Stornogebühr 30% des Reisepreises bis 20 Tage vor Abreise. Pro Ermäßigung / Stornobetrag kann ein Text zugeordnet werden. 2.10.2 Textbausteine Die Standard-Textbausteine sind Modulübergreifend. Wählen Sie mit dem Typ die Position, wo Sie den erfassten Text üblicherweise einfügen. Eine Aufstellung an welcher Stelle welcher Bausteintyp gezeigt wird, fordern Sie bei support@turista.de an. 2.10.3 Texte für Reisebestätigung / Rechnung Je nach Reiseart können Sie hier unterschiedliche Schlusstexte für Ihre Reisen definieren. Pro Textblock legen Sie fest, welche Texte auf der Bestätigung, Rechnung, Stornorechnung usw. ausgedruckt werden. Über die rechte Maustaste können Sie Variable erfassen, die zum Zeitpunkt der Vorgangsneuanlage ausgefüllt werden. Die generierten Texte werden im Vorgang gespeichert und nicht automatisch geändert! Eine manuelle Änderung ist jederzeit möglich. Tipp: Legen Sie hier NICHT den Anzahlungs- und Restzahlungsbetrag fest! Er wird auf dem Standardreport automatisch pro Ausdruck neu berechnet und eingefügt. 18

Wichtig: Eine Veränderung der Drucktexte hat keine Auswirkung auf bereits erfasste Vorgänge! 2.10.4 Werbeaktionen verwalten / Werbemittel versenden Werbeaktionen sind z.b. Mailingaktionen, die Sie in der Kundenhistorie hinterlegen wollen. Versenden Sie z. B. eine Einladung zu einem Vortrag, so legen Sie diese Aktion hier an. Nach Auswahl der Kundenanschriften im Bereich Auswertungen => Mailing/Serienbrief setzten Sie hier den Klicker, Werbeaktion in der Kundenanschrift eintragen. Mit Betätigung des Serienbrief- Buttons öffnet sich das Fenster mit der Liste der Werbeaktionen und Sie wählen die Aktion, die nun in die Kundenanschrift eingetragen werden soll. Sobald die Serienbrief-Datei erstellt wird, wird auch der Eintrag in die Kundenanschrift geschrieben. (Weitere Infos im Handbuch Mailing/Serienbriefe) Werbemittel sind z. B. Kataloge oder Broschüren, deren Lagerbestand Sie überwachen möchten und die mit einer Aktion am Abend versandfertig gemacht werden. Jede Kataloganforderung wird im Anschriftenstamm des Kunden eingetragen. Wird die Post zum Versand vorbereitet, so lässt man über den Menüpunkt Stammdaten => Werbemittel versenden, alle Briefe zur Kataloganforderung in einem Arbeitsgang drucken und muss nun nur noch das Werbemittel zufügen. Bei der Eintragung und Verschickung wird der Lagerbestand überwacht. Senden Sie z.b. an eine Buchungsstelle mehrere Kataloge, so kann in der Anschrift die Anzahl eingetragen werden. Die Daten stehen zur Erfolgskontrolle unter Mailing/Serienbriefe zur Verfügung. 2.11 Betriebliche Untergliederung 2.11.1 Betriebsteile (turistave) Zur statistischen Unterscheidung des Buchungsbestandes und der Statistikdatenbank von Partnern in Kooperationen, Zweigbetrieben usw. (wer hat welche Reise wie hoch bebucht?) Innerhalb der gleichen Datenbasis kann zusätzlich nach Kontingenten, Buchungen und Umsätzen selektiert werden. Somit ist eine getrennte Betrachtung der Partner möglich. Bereits beim Login in turistave (in der Startmaske) kann der gewünschte Betriebsteil gewählt werden. Dies ist vor allem für sog. Springer praktisch, die in verschiedenen Außenstellen oder Reisebüros arbeiten und bisher pro Betriebsteil mit einem anderen Kürzel angelegt werden mussten (v. a. problematisch in der Statistik, z. B. bei umsatzabhängiger Vergütung). 2.11.2 Betriebshöfe(turistaOV) Zur Unterscheidung von mehreren juristisch unabhängigen Betriebshöfen oder Omnibus- Abstellplätzen. Die Übernahme in die Finanzbuchhaltung kann getrennt nach Mandanten vorgenommen werden. 2.11.3 Betriebsstätten(turistaRB) Zur Unterscheidung von verschiedenen Reisebüros in turistarb die über eine juristisch gemeinsame Firma abgewickelt werden. Dies bedeutet in der Regel die Vergabe einer eigenen Agenturnummer beim Veranstalter, getrennte Abrechnung und selektive Statistikauswertung. 2.11.4 Mitarbeitergruppen Zur Unterscheidung von Mitarbeitern bei der Nachrichtenverwaltung definieren Sie die Mitarbeitergruppen. Nachrichten werden immer an eine Mitarbeitergruppe versandt alle Teilnehmer dieser Gruppe erhalten die Nachricht. Beachte: Die Mitarbeitergruppe hat nichts mit der Berechtigungsgruppe zu tun. 2.11.5 Profitcenter Mit ihnen kann ein Betrieb die anfallenden Tätigkeiten zu Gruppen zusammenfassen, um langfristig deren Rentabilität überwachen zu können. Dabei gilt es je nach Betriebsgröße 19

abzuwägen, wie viele Informationen benötigt werden und in welche Bereiche der Betrieb eingeteilt werden soll. So ist es zum Beispiel möglich ein Profitcenter für den Ausflugsverkehr zu erstellen. Wenn Sie detailliertere Auswertungen benötigen, müssen Sie dieses Profitcenter aufspalten. (z.b. Ausflugsverkehr eintägig, Ausflugsverkehr 2-4 Tage, Ausflugsverkehr 4-7 Tage usw. Profitcenter ermöglichen die Gruppierung von Daten in den Auswertungen. turista wird mit einer Reihe angelegter Standard-Profitcenter ausgeliefert, die Sie leicht Ihren eigenen Bedürfnissen anpassen können. 2.12 Nachricht erstellen turista verfügt über ein internes Nachrichtensystem mit dem Sie die einzelnen Mitarbeiter, vordefinierte Mitarbeitergruppen oder alle Mitarbeiter anschreiben können. Sie wählen erst die Empfänger, verfassen die Nachricht und senden. Der Nachrichten-Button auf der Eingangsmaske von turista färbt sich bei den angeschriebenen Personen rot. Mit Doppelklick kann nun jeder Empfänger die Nachricht lesen. Wurde die Nachricht aufgerufen erhält den Button die Grundfarbe zurück und Sie haben den Überblick, ob alle Kolleg(inn)en die Nachricht gelesen haben. 2.13 Terminüberwachung In der Terminverwaltung lassen sich auf einfache Art und Weise Termine anlegen, diese dann den entsprechenden Sachbearbeitern zuordnen und überwachen. Von jährlichen Dauerterminen bis zum Kontingentverfall erscheinen alle Termine im Kalender, der auf der Anfangsmaske von turista über den Button Termine aufgerufen werden kann. Der Terminkalender ist öffentlich, so können keine Termine übersehen werden, wenn jemand plötzlich krank wird etc. II. Exkurs: Grundlagen des Rechnungswesens II.1 Buchungssystematik Differenzbesteurung in turistave Die Auflösung des Reisekontos erfolgt mit dem Abrechnen der Reise. Eingangsrechnungen vom Reisekonto an den jeweiligen Kreditor bzw. direkt als Zahlungsausgang auf das entsprechende Geldkonto. Die ermittelten Erlöse (Eigenleistung Inland, Ausland, Marge EU und Drittland) auf die entsprechenden Erlöskonten. Beachte: Die Reisekonten werden ausschließlich von turista automatisch bebucht. Damit ist sichergestellt, dass es nach der Reiseabrechnung zu einem Saldo "0" kommt! Wie bucht turistave eigentlich? Beispiel: Reise nach Paris am 13.03. --> Reisekonto 5318 Eingangszahlung von Endkunde 1000 (Kasse) 5318 Eingangszahlung von Endkunde 1200 (Bank) 5318 Ausgangsrechnung an Agentur 10215 (Agentur) 5318 Eingangsrechnung von Agentur 4760 (Prov.) 10215 ER (Anzahlung) von Hotel etc. 5318 71115 (Kreditor) ER (Schlussrechnung) von Hotel 5318 71115 (Kreditor) Reiseabrechnung 5318 8315 (Marge EU) 5318 8316 (Marge Drittland) 5318 8310 (Eigenleistung Inland) 5318 8311 (Eigenleistung Ausland) 20

S S Kreditor Leistungsgeber H 700,-- EUR Eingangsrechnung Leistungsgeber Erlökonto H S 700,-- EUR Eigenlstg./Inl. Eigenleistung Ausland Marge EU Marge Drittland S Reisekonto 5318 Reisevorleistung Eigenleistung Marge Einzahlung Kunde Einnahmen Provisionsaufwand 100,-- EUR H 1000,-- EUR 1000,-- EUR Ausgangsrechnung Agentur H S S Kasse / Bank 1000,-- EUR Debitor Agentur 1000,-- EUR 100,-- EUR H H BUCHUNG ENDKUNDE BUCHUNG AGENTUR Provisionsvergütung an Agentur II.2 Buchungssystematik Regelbesteurung in turistave Die Auflösung des Reisekontos erfolgt ebenfalls mit dem Abrechnen der Reise. Die auf dem Reisekonto verbuchten Agenturzahlungen werden als Abrechnungsgrundlage genommen. Abgezogen werden dann die Versicherungen und sep. abzurechende Leistungen, da beide Positionen in einem anderen Abrechnungsschritt verbucht werden. Die dann zu verbuchende Summe wird in Steuerpflichtig / Steuerfrei aufgeteilt: Steuerpflichtiger Anteil: Kontrolliert wird der von Ihnen im Pauschalcode/Einzelleistung eingetragene Prozentsatz. Sind hier sowohl eine Pauschalreise wie auch zusätzliche Leistungen im Preis enthalten, so wird die Quersumme gerechnet! Die Beträge und Konten können manuell geändert werden. II.3 Geschäftsvorfälle in turistave Die nachfolgende Übersicht soll dem turistave-anwender helfen, sich in den buchhalterischen Konsequenzen von turista zurechtzufinden. Dargestellt sind die verschiedenen Geschäftsvorfälle die von turista gebucht werden. Kassenbuch Vorfall Buchungsart Betrifft OP Steuer Buchung 100 Eingangszahlung Sachkonto ohne ja Sk an Sk 101 Eingangszahlung Debitor Mit nein Sk an De 102 Eingangszahlung Kreditor Mit nein Sk an Kr 110 Ausgangszahlung Sachkonto ohne ja Sk an Sk 111 Ausgangszahlung Debitor Mit nein De an Sk 112 Ausgangszahlung Kreditor Mit nein Kr an Sk Sonstiges 120 Ausgangsrechnung Debitor mit nein De an Sk 121 Ausgangsgutschrift Debitor mit ja Sk an De 130 Eingangsrechnung Kreditor mit nein Sk an Kr 131 Eingangsgutschrift Kreditor mit ja Kr an Sk 140 Sachkontenbuchung Sachkonto ohne ja Sk an Sk Aufstellung der Buchungsvorgänge aus turista EZ - Eingangszahlung / AZ - Ausgangszahlung / ER - Eingangsgutschrift etc. 100 etc. = Geschäftsvorfall 21

Buchungssatz: Sk - Sk = Sachkonto an Sachkonto / Sk - De = Sachkonto an Debitor 1. EZ für Reise Eigenveranstaltung" 100 Sk Sk 2. AZ Stornierung dieser Zahlung 110 Sk Sk 3. EZ für Reise Vermittlung" 100 Sk Sk 4. AZ Stornierung dieser Zahlung 110 Sk Sk 5. EZ für Eigenveranstaltung" mit Buch.stelle 101 Sk De 6. AZ Stornierung dieser Zahlung 111 De - Sk 7. AZ an Leistungsgeber (Anz. für Leistung Eigenveranst.) 112 Kr Sk 8. EZ Stornierung dieser Zahlung 102 Sk Kr 9. EZ Mietomnibus (Anz. oder Restzahlung Mietomnibus) 101 Sk De 10. AZ Stornierung dieser Zahlung 111 De - Sk 11. EZ Gutscheinverkauf 100 Sk Sk 12. AZ Stornierung dieser Zahlung 110 Sk Sk 13. EZ mit Zahlart Gutschein (Gutscheinkto. Geldkto.) 100 Sk Sk EZ mit Zahlart Gutschein (Geldkto. Reisekto) 100 Sk Sk 14. AZ Stornierung dieses Vorganges 110 Sk Sk AZ Stornierung Buch.satz 2 110 Sk Sk 15. EZ sonstiges (manuell Aufwandskto. ggf. mit Vorsteuer) 100 Sk Sk 16. AZ Stornierung dieser Zahlung 110 Sk - Sk 17. AR an Buchungsstelle (Berechnung einer Reise -VE-) 120 De Sk AG von Buchungsstelle (Prov.aufwand Vorst.) 121 Sk De 18. AG Stornierung dieses Vorganges 120 De Sk AR Stornierung Buch.satz 2 121 Sk De 19. AR Mietomnibus (Fakturierung Mietomnibus) 120 De Sk ER Fremdleistung (ohne Steuer) 130 Sk - Kr SB Erlösbuchung **Buchungssatz kommt mehrfach! 140 Sk Sk 20. AG Stornierung dieses Vorganges 120 De - Sk EG Fremdleistung (ohne Steuer) 130 Sk - Kr SB Stornierung Erlösbuch. **Buchungssatz kommt mehrfach! 140 Sk Sk 21. ER Eigenveranstaltung (Anzahlung an Veranstalter RB-) 130 Sk Kr 22. EG Stornierung dieses Vorganges 131 Kr Sk 23. ER Eigenveranstaltung (Rest) 130 Sk Kr 24. EG Stornierung dieses Vorganges 131 Kr Sk 25. SB Abrechnen Reise (Erlösbuchung) 140 Sk Sk **Buchung kommt mehrfach! 26. SB Abrechnen Stornobuchungen 140 Sk - Sk 27. ER Abrechnen Versicherung 130 Sk - Kr 28. ER Veranstalter-Abrechnung (Reisepreis) 130 Sk Kr EG Veranstalter (Provision Ust.) 131 Kr Sk 29. EG Stornierung dieses Vorganges 131 Kr Sk ER Veranstalter (Provision Ust.) 130 Sk Kr II.3 Vergabe Kreditoren- und Debitorennummern Wird die Eingangsrechnungserfassung und auch die Bezahlung über turista abgewickelt, können alle Eingangsrechnungen über einen diversen Kreditor EU und einen diversen Kreditor Drittland abgewickelt werden. Andernfalls ist auf jeden Fall eine Gruppierung dringend zu empfehlen! Diese könnten z.b. eine Ländergruppe repräsentieren. Ausschließlich bei einer Eigenleistung ist es nicht notwendig, einen Leistungsgeber anzulegen. Bei kleineren Betrieben reicht ggf. auch ein diverser Kreditor "Reisevorleistungen" aus. Beispiel: Aufstellung nach Reiseländern D Deutschland Diverser Kreditor 70 000 22

A Österreich Diverser Kreditor 70 010 I Italien Diverser Kreditor 70 020 S Skandinavien und Dänemark Diverser Kreditor 70 030 etc. Paketveranstalter A 70 500 Agentur B 70 510 Hotel C 70 520 etc. 3. Stammdaten II 3.1 Abrechnung 3.1.1 Ländercode Alle Länder, die zu Ihren Fahrt- bzw. Reisezielen gehören, werden in drei Gruppen aufgeteilt. Das Inland, Länder der europäischen Union und Drittländer. Ein Land kann als Inland festgelegt werden, dessen Währung gilt dann als Heimatwährung. Busunternehmen sollten zur Umsatzsteuerabführung für die besuchten Länder zusätzlich angeben, ob die abzuführende Steuer nach Personenkilometern oder durch einen %-Satz zu begleichen ist. Gegebenenfalls sind für ein Land (z.b. Österreich) zwei Datensätze anzulegen. Die Tabelle ist mit den gängigen Reiseländern gefüllt, pflegen Sie bitte ggf. Ihre speziellen Reisezielen nach. [Im Modul turistaov finden Sie die Standard-Auswertung Liste Auslands-Km. Aufgrund der hier gemachten Angaben wird die Umsatzsteuerschuld für die angefahrenen Länder errechnet (Voraussetzung hierfür ist die ordnungsgemäße Rückerfassung der Fahraufträge!)] Für die Datenübergabe aus turista auf Ihre Internetseite muss in dieser Tabelle der 2-Letter-Code gepflegt werden. Wählen Sie über den Button den Code aus, füllt sich automatisch der 3-Letter- Code. (Weitere Informationen im Handbuch turistaid) 3.1.2 Sprachen Die Wahl eines Sprachschlüssels wählt einen fremdsprachigen Formularsatz aus. Damit ist es Ihnen möglich, den Schriftverkehr von ausländische Leistungsgebern oder Kunden in deren Muttersprache abzuwickeln. (Voreinstellungen beachten!) turista stellte eine englische Zimmerliste zur Verfügung. In den Zimmerarten müssen die Zimmerausstattungen entsprechend in Englisch hinterlegt werden. Weitere Sprachen werden nach Kundenvorgaben programmiert. 3.1.3 Steuer-Schlüssel Hier müssen die von Ihrer Finanzbuchhaltung geforderten Steuerschlüssel den von turista intern verwendeten zugeordnet werden. Beachten Sie ggf. den Eintrag 0" wenn Sie in der Finanzbuchhaltung mit Automatikkonten im Erlösbereich arbeiten. Die Steuerschlüssel werden beim Erstellen der Schnittstelle entsprechend umgesetzt. Bitte das Gültigkeitsdatum beachten. Notwendige Steuerschlüssel in turistave 1-19% Ust voller Satz (Umsatzsteuer) 2-7% Ust halber Satz 4-0% Ust frei 5 19% Vst voller Satz (Vorsteuer) 6 7% Vst halber Satz 9 0% Vst. frei 3.1.4 Währungen Das Programm Währungen dient der Verwaltung der Wechselkurse von Fremdwährungen. Da zwischen einem Angebot und dessen Fakturierung der Wechselkurs einer Währung sich ändern kann besteht die Möglichkeit, einen kalkulatorischen Wechselkurs und dem tatsächlichen Wechselkurs für die Fakturierung zu hinterlegen. 23

Wichtig: Der Kurs ist nach folgender Logik zu hinterlegen: 100 Auslandseinheiten sind wie viel Einheiten in Inlandswährung, also 100 Schweizer Franken sind wie viel Euro. Anmerkung: Momentan wird nur der»kurs kalk«berücksichtigt, mit den Kursdifferenzen können Sie zu einem späteren Zeitpunkt arbeiten. 3.1.5 Zahlungsbedingungen Hinterlegung von Zahlungsbedingungen, die im Anschriftenstamm beim Kunden definiert werden. Dies wird dann benötigt, wenn Sie z.b. Kunden mit Lastschrifteinzug separat kennzeichnen möchten. Das hier hinterlegte Zahlungsziel wird in die FiBu-Schnittstelle übergeben. 3.1.6 Besteuerung Provisionen Die Umsatzsteuerrichtlinie 2000 fordert, dass Provisionen wie die Reise versteuert werden. Da zum Zeitpunkt der Provisionsabrechnung mit den Buchungsstellen aber noch keine endgültige Steueraufteilung für die Reise bekannt ist, werden hier die von Ihnen mit Ihrem Finanzamt ausgehandelten Aufteilungssätze in Anteil steuerpflichtig / Anteil steuerfrei eintragen. Die von uns vorbelegten Sätze sind Beispiele. 3.2 Kassenführung Wollen Sie in turistave die Funktionen des Kassenbuchs nutzen, so ist es notwendig, die entsprechenden Konten im System zu hinterlegen. 3.2.1 Geldkonten Anlegen aller Kassen (Hauptkasse, Reisebüro 1, Reisebüro 2, Bank 1, Bank 2, Werbekosten für Spendengutscheine etc.).nutzen Sie die Funktion MT940 (elektronisches Einlesen von Kontoauszügen), so legen Sie bitte hier alle Konten an, die aus dem von der Bank zur Verfügung gestellten Datensatz in turista gelesen werden dürfen. Anlage der Geldkonten (Kassen-Stammdaten) Um die OP-Verwaltung effektiv durchzuführen werden alle Kassen (Hauptkasse, Reisebüro 1, Reisebüro 2, Bank 1, Bank 2 etc.) angelegt. Da turistave mit beliebig vielen Währungen umgehen kann, können Sie auch die Devisenkasse über turistave führen. Das Kassenjournal weist eine Summe für jeden Sachbearbeiter aus. Alternativ können Sie aber auch für jeden Sachbearbeiter eine eigene Kasse anlegen, die in der FIBU wieder auf dasselbe Konto verbucht wird. Das Kassenjournal vergibt eine fortlaufende Belegnummer, so dass Datensicherheit gewährleistet ist. Sperren Sie deshalb das Programm "Verwalten Kassen-Stammdaten" nach der Neuanlage und dem Eintrag des Eröffnungssaldos für alle Benutzer! Verbuchen der Kontoauszüge (Bank) Bei den Banken empfehlen wir, die Verbuchung über ein Geldtransitkonto (1365) abzuwickeln, da die Buchungssätze mit einer gewissen Verzögerung in der Finanzbuchhaltung erscheinen. Übernimmt die Finanzbuchhaltung in Ihrem Betrieb der Steuerberater, ist es meist empfehlenswert, mit zwei Bankkonten zu arbeiten, das eine wird betrieblich geführt (alles rund um die Reisen) das andere vom Steuerberater. Abwicklung: Die Bewegungen werden in turistave erfasst. Nach Erfassung aller Vorgänge wird die Gesamtsumme in der Finanzbuchhaltung als Einnahme verbucht. Damit kann die Kontrollsumme entsprechend abgestimmt werden, während der Betrag auf dem entsprechenden Transitkonto mit der nächsten Übernahme ausgeglichen wird. Nutzen Sie zum Einlesen der Zahlungen die in den Dienstprogrammen angebotene Variante des elektronischen Kontoauszuges (MT940). Hier werden die von der Bank zur Verfügung gestellten Daten anhand der Vorgangsnummer der Buchung zugewiesen und verbucht. Nicht eindeutige Sätze bleiben in der Tabelle und werden anschließend manuell verbucht. Nutzen Sie auch den 24

Ausdruck von Überweisungsträgern, die Sie mit der Buchungsbestätigung an den Kunden senden. So erhöht sich die Trefferquote bei Verbuchung des Kontoauszuges auf ca. 95 %! 3.2.2 Aufwandskonten Sinnvollerweise geben Sie auch turista-fremde Zahlungen über die Kassenführung ein. Die entsprechenden Aufwandskonten Schreibwaren, Briefmarken usw. sind hier anzulegen. Damit erhalten Sie ein komplettes Kassenbuch! Auch für den Gutscheinverkauf muss ein Konto angelegt werden. 3.2.3 Zahlart Wie wird gezahlt? Bar, Scheck, Überweisung usw. Haken bei Gutscheinverwaltung nicht vergessen! Fordern Sie von Kunden eine Gebühr für Kreditkartenzahlung, so ist diese hier zu hinterlegen. Da die Gebühr nicht mit der Reise abgerechnet wird, darf das Konto für die Verbuchung nicht vergessen werden! 3.3 Reisekonten 3.3.1 Abrechnungskreise Über die Abrechnungskreise wird zum einen die automatische Vergabelogik der Reiseverrechnungskonten gesteuert und zum anderen können für jeden Abrechnungskreis unterschiedliche Erlöskonten für Eigenleistung, Marge, Reisevorleistungen etc. gebucht werden. Nutzen Sie die Abrechnungsvariante Regelbesteuerung, so müssen Sie einen 2. Abrechnungskreis zu dem für die Regelbesteuerung angesprochenen Kreis anlegen und die Abrechnungskonten vergeben. Die Schlüsselnummer muss immer um 10.000 erhöht werden! Beispiel: Abrechnungskreis 1 Pauschalreisen Monatskonto fortlaufend Differenzbesteuerung 10001 Pauschalreisen Regelbest. Monatskonto fest Regelbesteuerung 20 Radreisen Monatskonto fest Differenzbesteuerung 10020 Radreisen Regelbest. Monatskonto fest Regelbesteuerung Auswirkungen in der Praxis: Sie legen eine Pauschalreise an und ordnen den Abrechnungskreis 1 zu. Buchung von Endkunden und Agenturen mit Standard-Besteuerung werden über diesen Abrechnungskreis und das fortlaufende Monatskonto abgewickelt. Bei Anlage eines Vorgangs für eine Agentur mit Regelbesteuerung wird automatisch der Abrechnungskreis 10001 angesprochen und das dazugehörige Monatskonto fest bebucht. Die Eingangsrechnungen sind anteilig auf die Konten zu buchen. turista bietet folgende Kontenvergabe: fortlaufende Monatskonten geeignet für Pauschalreisen, jede Reise erhält ein eigenes Verrechnungskonto, das nach der Reiseabrechnung den Saldo 0" ausweist ACHTUNG! Der fortlaufende Nummernkreis kann nur einmal vergeben werden. Wählen Sie für einen weiteren Abrechnungskreis diese Variante, so werden die Reisekontonummern aus dem 1. Nummernkreis gezogen. Tageskonten geeignet für Pendelverkehre mit wöchentlicher Anreise und sonstige Leistungen die wahlweise pro Tag oder pro Kalenderwoche ein eigenes Verrechnungskonto erhalten sollen. Monatskonten geeignet für Pendelverkehre und sonstige Leistungen, die monatlich, pro Quartal, halbjährig oder ganzjährig abgerechnet werden sollen 25

3.3.2 Abrechnungskonten Hier werden jedem Abrechnungskreis die gewünschten Erlös- und Aufwandskonten zugeordnet. 3.3.3 Reisekonten Vergabe der Konten pro Abrechnungskreis. Achtung: Alle Abrechnungskreise mit dem Eintrag fortlaufende Monatskonten benutzen gemeinsam die hier vergebenen Reisekonten! (Ein Reisekonten-Nummernkreis für alle Abrechnungskreise) Sinnvolle Anlage der Reisekonten In der Regel wird für jede Reise ein Reisekonto" angelegt, das von der 1. Anzahlung für die Reise bis zur Abrechnung der Reise einen Saldo ausweist. Vereinfacht gesagt werden alle Einnahmen für die Reise vom Geldkonto oder Debitorenkonto (falls Agentur) an das Reisekonto gebucht. Auch die Erfassung der Leistungsgeberrechnung erfolgt auf dem Reisekonto. So erhalten Sie jederzeit einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben. Die Steuerung, welche Logik für die Vergabe von Reisekonten angewendet werden soll ist in turistave außerordentlich flexibel gehandhabt. Die Steuerung erfolgt über die Abrechnungskreise, die dann wiederum die zu buchenden FIBU- Konten (Abrechnungskonten) für Provisionsaufwand steuerpflichtig; Provisionsaufwand steuerfrei; Marge steuerpflichtig; Marge steuerfrei; Stornoerlöse; Eigenleistung steuerpflichtig und Eigenleistung steuerfrei bestimmen. Dadurch kann jeder Abrechnungskreis, falls gewünscht, auf verschiedene Erlöskonten gebucht werden. Merke: Für jeden Abrechnungskreis kann eine andere Logik zur Vergabe der Reisekonten angewendet werden. Wir empfehlen als Beispiel folgende Vorgabe auf Basis des DATEV-Kontenrahmens SKR03: Rundreisen (Pauschalreisen) Jede Reise erhält ein eigenes Konto. Die Vergabe erfolgt fortlaufend automatisch innerhalb eines jeden Monats. Beispiel: 5000 5099 Januar (1. Reise bis 99. Reise im Januar) 5100 5199 Februar (1. Reise bis 99. Reise im Februar) 5200 5399 März usw. (1. Reise bis 199. Reise im März) (immer die max. Anzahl Reisen pro Monat vorsehen!) Ferienziel-Reiseverkehr / Pendelreisen Pendelverkehr Spanien 7501 7553 für jede KW ein Konto (wahlweise jeder Monat) Pendelverkehr Adria 7601 7653 Tagesfahrten 7901 7912 für jeden Monat ein Konto (wahlweise wie Rundreise) Einzelverkauf 7950 Merke: Bei Pendelverkehr ist es sinnvoll, für jedes Zielgebiet einen eigenen Erlöskreis anzulegen, damit später auch getrennt nach Zielgebieten abgerechnet werden kann! 3.4 Statistikschlüssel Alle Statistikschlüssel dienen der späteren Auswertung. Deshalb sollten sie mit Bedacht angelegt werden. Eine zu differenzierte Auslegung führt später zur Unübersichtlichkeit. Fehlende Kriterien schränken dagegen die Auswertungsmöglichkeit ein. 26

3.4.1 Beförderungsart Beförderungsarten werden beim Anlegen einer Leistung sowie einer Pauschalreise zugeordnet und fließen über die Buchungen in die Statistikdatei und die Datenausgabe im xml-format (Siehe Handbuch Internet-Download). Über Auswertungen/Statistiken oder Mailing/Serienbriefe können entsprechende Selektionen vorgenommen werden. 3.4.2 Kundenart Hier definieren Sie Kundenarten wie z.b. Einzelreisender, Gruppenreisender etc. Jedem Kunden können im Anschriftenstamm bis zu fünf unterschiedliche Kundenarten zugeordnet werden. Über Auswertungen/Statistiken oder Mailing/Serienbriefe können entsprechende Selektionen vorgenommen werden. Unsere Empfehlung: Legen Sie hier nicht mehr als 20 Kundenarten an! 3.4.3 Reiseart Das wichtigste Kriterium für spätere Auswertungen! Jeder Leistung und jeder Pauschalreise muss eine Reiseart zugeordnet werden. Über Auswertungen/Statistiken oder Mailing/Serienbriefe können entsprechende Selektionen vorgenommen werden. Unsere Empfehlung: Legen Sie hier nicht mehr als 25 Reisearten an! 3.4.4 Zielgebiete/Destinationen Jeder Leistung und jeder Pauschalreise ist ein Zielgebietscode zuzuordnen. Bedenken Sie, dass die Auswahl der Zielgebiete für die Werbung" wichtig ist und vermeiden Sie die zu starke Zergliederung! Dies gilt besonders, wenn Sie zusätzlich unser Vermittlungsmodul turistarb" einsetzen! Da im Pendelverkehr keine Reisebezeichnung wie bei der Pauschalreise vorhanden ist, haben wir hierfür eine Gruppierung über die Destination" vorgesehen. Die Beschreibung des Zielgebietes geht dann in der Buchung als Reisebezeichnung" ein. Die Destination wird ebenfalls zur Auswertung der Daten für die xml-datei verwendet. Übergeben Sie Ihre Daten mit turistaid ins Internet, so lesen Sie bitte hierzu das Handbuch turistaid. Beispiel: Code Destination Beschreibung E 01 Spanien ELLO 01 Lloret de Mar EMAL 01 Malgrat de Mar Da über die Destination auch die Auswahl von Zimmerlisten erfolgt, empfiehlt es sich bei Zwischenübernachtungen diesen Hotels die Destination des Zielgebietes zuzuordnen. 3.4.5 Infotypen Zusatzinformationen Oft sind zusätzliche Informationen während des Buchungsvorganges entscheidend für den Buchungsabschluss. In turista werden die Zusatzinformationen in Infotypen unterteilt, die dann auch ins Internet übergeben werden können. Um Ihnen die größtmögliche Flexibilität zu geben, legen Sie hier bitte Ihre eignen Infotypen fest. Gebunden sind Sie an die Verwendung. Ein Objekt ist z.b. ein Bild. Bilder die in turista hinterlegt werden sollen müssen an einer Stelle hinterlegt werden zu der von jedem Rechner aus zugegriffen werden kann. Wählen Sie einen Textbereich, so können Texte hinterlegt werden. Bei der Auswahl Links öffnet sich nur eine Spalte zur Eingabe des Links. Der CRS-Link wird in die Reservierungssysteme amadeus/merlin übergeben, der Web-Link erscheint in der xml-datei für das Internet. Externe Informationen werden in die xml-datei geschrieben, interne Informationen können während des Buchungsprozesses abgerufen werden. (Maske Info-Pauschalangebot - Pauschalcode anklicken - rechte Maustaste - Zusatzinformationen anzeigen). Wählt man einen Pauschalcode zur Buchung aus, so erscheint ein Infofenster, wenn Zusatzinformationen 27

vorhanden sind. Auch in der Buchungsmaske können mit der rechten Maustaste die Infos abgerufen werden. 3.5 Unterkunft 3.5.1 Beförderungstypen Über den Beförderungstyp können bei Pendelverkehren pro Anreiseart unterschiedliche Einkaufsund Verkaufspreise hinterlegt werden. z.b. F = Flug, BU = Bus, BA = Bahn, ER = Eigenanreise. Bei Pendelflügen empfiehlt es sich, die Beförderungstypen für alle möglichen Abflughäfen zu erweitern. Dann kann für jeden Flughafen gleich der entsprechende Preis und das Flugkontingent angelegt werden. 3.5.2 Zimmerobjekte Die unterschiedlichsten Zimmer- und Kabinenausstattungen fordern immer mehr Zimmerarten. Oft ist es so, dass eine Zimmerbeschreibung nur für ein Hotel oder Schiff benötigt wird. Mit der Einführung von Zimmerobjekten kann eine bestehende Codierung speziell für ein Objekt umbenannt werden. Kreuzfahrtschiffe und Hotels können als eigenständige Objekte verwaltet werden, wobei pro Objekt über die Zusatzinfos zudem die jeweiligen Deckpläne hinterlegt werden können. Vorgehensweise: Stammdaten II - Unterkunft - Zimmerobjekte: Neuanlage - Auswahl Leistung H oder SP - Namen eintragen - speichern Stammdaten II - Unterkunft - Zimmerarten: Zimmercodierung auswählen - Kopieren - auf Name des Objekts auswählen (Combobox) - speichern Nun können Sie die Beschreibung des Zimmers/der Kabine passend zum Objekt ändern. Zurück in Stammdaten II - Unterkunft - Zimmerobjekte. Das soeben definierte Objekt markieren - Neuanlage - Sollen die Zimmerarten und die Zusatzinfos...übernommen werden => JA Unterkunftsart in P bzw. K ändern - speichern. Nun sind alle Zimmerarten des Objektes auf die korrespondierende Unterkunftsart übernommen worden. Die im jeweiligen Zimmerobjekt als Zusatzinfo hinterlegten Deckpläne können schließlich in der Pauschalreise-Info sowie in der Zimmerverwaltung aufgerufen und grafisch dargestellt werden. In eine bebuchte Einzelleistung kann nachträglich kein Zimmerobjekt eingefügt werden. Starten Sie mit der Nutzung des Zimmerobjektes zum Katalogwechsel und legen Sie dann eine neue Einzelleistung an. Nicht mehr genutzte Einzelleistungen versehen Sie mit dem Häkchen Diese Leistung darf nicht mehr gebucht werden. Zukünftig erscheint die alte Leistung nicht mehr in der Auswahl. 3.5.3 Zimmerarten Zimmerarten sind für das Kontingent (3 Stellen) und die Preise (zusätzlich 2 Stellen für Verpflegung und Varianten) erforderlich. Pro Zimmerart können je nach Belegung (max. 6) unterschiedliche Texte eingesteuert werden. Beachten Sie bitte, dass für jede Unterkunftsart (Hotel, Ferienwohnung, Schiff/Fähre) und für Pauschalreisen eigene Beschreibungen möglich sind. Bitte legen Sie die Belegungen wie folgt an: Bel.1: Standardbelegung der Unterkunft. Aus diesem Feld wird die Belegung bei der Buchung gezogen. Bel.2 - Bel.6: Aufsteigend sortieren, zuerst die Belegung 1 - z.b. Zimmer zur Alleinbenutzung. Dann ggf. 3 / 4 / 5 / 6, je nachdem, wie viele Personen in dem Zimmer übernachten dürfen. Über das Teilbelegung steuern Sie, wie oft das Zimmer als Teilbelegung gebucht werden darf. Beispiel: Ein Doppelzimmer kann auch mit Zustellbett (Belegung bis zu 3) verkauft werden. In der Teilbelegung darf aber niemand in das Zustellbett gebucht werden. Somit ist eine Teilbelegung des Doppelzimmers nur mit Pax 2 erlaubt. 28

Setzten Sie den Geschl. trennen, so können in diese Zimmerarten immer nur Damen oder Herren gebucht werden. (Also keine Paare.) Die Eingabe der Texte in einer Fremdsprache steuern Sie über das Feld Sprache, welches beim Reportdruck ausgewertet werden kann (die Zimmerliste 1 wurde angepasst). Beachten Sie auch die Informationen zu den Zimmerobjekten! Die Auslieferungsdatenbank ist mit gängigen Zimmercodes gefüllt. 3.5.4 Verpflegung Die Auslieferungsdatenbank ist mit den wichtigsten Verpflegungsarten gefüllt. Sie haben jederzeit die Möglichkeit durch Neuanlage weitere Verpflegungsarten hinzuzufügen. Die Verpflegung ist preisrelevant spielt also für das Kontingent keine Rolle. 3.5.5 Zimmerzusatz Der Zimmerzusatz ist nur preisrelevant spielt also für das Kontingent keine Rolle. Hierüber kann z.b. der Preis für ein Doppelzimmer zur Alleinbenutzung festgelegt werden, wenn ein Kontingent für die Belegung als Einzel- und Doppelzimmer genutzt wird. 4. Beförderung 4.1 Belegungspläne Hier hinterlegen Sie die Belegungspläne für Ihre unterschiedlichen Beförderungsmittel. Bitte gehen Sie hier nach einem einheitlichen Format vor, bedenken sie also im Voraus, ob Sie die Mittelreihe als Gangbereich kennzeichnen und behalten Sie dieses Format bei. Ändern Sie im Laufe der Zeit das Format, so kann dies zu Problemen z.b. bei Buchungen über CRS führen. Bei Flugzeugen wird die Anlage bis zum Airbus (8 Sitze pro Reihe) unterstützt. 4.2 Eigenleistung Hier können Sie Ihre Eigenleistungen bearbeiten, die für die Preislisten zur Verfügung stehen sollen. turistave verwaltet die Eigenleistungen in einer Stammdatendatei. Eigenleistungen können z.b. sein: Einsatzstunde Fahrzeug Km Inland Km Ausland Lohnstunde Fahrer zusätzlicher Kilometer zusätzliche Gestellzeit Sie können entscheiden, ob die angegebenen Einzelpreise pro Kilometer gelten, im Gesamtpreis enthalten sind oder als variable Kosten deklariert werden. Zusätzliche Leistungen, die nicht in die KM-Aufteilung Inland/Ausland gerechnet werden sollen, dürfen nicht als Wert pro KM angelegt werden. Bitte denken Sie daran, die Preise sowohl Brutto wie auch Netto anzulegen. Mit dem Menüpunkt Preisliste können Sie aus den in den Stammdaten vorhandenen Eigenleistungen Pakete schnüren. 4.3 Fahrtstrecken In diesem Teil des Programms haben Sie die Möglichkeit, Fahrtstrecken-Beschreibungen, ähnlich dem System der Textbausteine in Word, zu hinterlegen, diese später (unter Verwalten Fahraufträge) abzurufen und mit dem Fahrauftrag an den Dienstplan zu übergeben. 4.4 Fahrzeug-Arten (Veranstalter mit turistaov) Die Fahrzeugart definiert die Klassifizierung eines Busses (für die Module turistave und turistagr). Sie haben die Möglichkeit beliebige Fahrzeugarten zu erfassen. (z.b. 3*-Reisebus, 4*- 29

Fernreisebus, 5*-Luxusbus). Diese Fahrzeug-Art wird beim Erstellen der Fahraufträge zugewiesen und an das Modul turistaov gemeldet Der Disponent hat so einen genauen Überblick, wie seine Auslastung der verschiedenen Kategorien an den entsprechenden Tagen ist. [Die Fahrzeugarten spielen für das Modul turistaov noch eine weitergehende Rolle, nämlich im Bereich der Tankdatenstatistik und im Lohnbereich für Fahrzeugzulagen.] 4.5 Preislisten Eine Preisliste ist eine Bündelung von Eigenleistungen aus den Stammdaten. Bei der Kalkulation einer Einzelleistung Bus können Sie eine Preisliste auswählen. Damit werden alle Eigenleistungen, die in der Preisliste enthalten sind vorbelegt. Wir empfehlen für die Kalkulation in turistave eine eigene Preisliste anzulegen. Diese kann dann pro Reise in der Eigenleistung gefüllt werden. Die kalkulierten Daten stehen in der Abrechnung der Reise zur Verfügung. Hier kann mit Anwahl der IST-Werte der in turistaov rückerfasste KM-Wert mit einem Klick in die Abrechnung gezogen werden. In der Regel werden bestimmte Fahrzeuge immer mit den gleichen Eigenleistungen verbunden sein. Wenn Sie z.b. ein bestimmtes Fahrzeug für Ihre Angebote immer mit dem gleichen Betrag pro Einsatzstunde und pro km kalkulieren, können Sie aus beiden Leistungen eine zum Fahrzeug gehörende Preisliste schnüren. Bei der Kalkulation einer Busleistung müssen Sie dann nur noch die Preisliste aufrufen und die entsprechenden Soll-Werte für Ihre Fahrt eingeben (z. B. Anzahl der In-/Auslandskilometer, Einsatzstunden etc.). 4.6 Bahnhöfe / Flughäfen Anlage aller notwendigen Bahnhöfe / Flughäfen. Die wichtigsten Flughäfen sind in der Auslieferung bereits vorbelegt. turista bietet eine Schnittstelle zur Deutschen Bahn AG um RIT-Fahrkarten zu buchen. Voraussetzung ist, dass Sie einen entsprechenden RIT-Vertrag mit der Deutschen Bahn AG geschlossen haben. In diesem Fall lassen sich hier per Knopfdruck alle europäischen Bahnhöfe mit Bahnhofsnummer übernehmen. 4.7 Haltestellen Heimat / Haltestellen Ziel Anlage aller möglichen Zustiege für die Anreise und Ausstiege im Zielgebiet. Für kombinierte Pauschalreisen (mehrere Beförderungsleistungen innerhalb einer Reise) empfiehlt es sich, einen Zu- und Ausstieg Hotel vor Ort" / Ankunft am Einschiffungshafen / Ausschiffung und Heimreise anzulegen. Dieser kann immer dann vorbelegt werden, wenn die gesamte Reisegruppe an einem Platz ein- bzw. aussteigt. Anlage der Haltestellen bei Abfahrt/Ankunft einer Rundreise (die Gäste steigen wieder in der Heimat aus) und Abfahrtshaltestellen einer Pendelreise Heimat, Ankunftsstellen im Zielgebiet (z.b. Hotelrouten), Abfahrtstellen Zielgebiet und Ankunftsstellen Heimat. Werden neue Hotels angefahren, so kann bei der Anlage der Einzelleistung Hotel die Haltestelle aus der Einzelleistung heraus angelegt werden (rechte Maustaste im Feld Haltestelle). Unterschiedliche Haltestellennamen bei Zu- und Ausstieg: Um Abfahrts- und Rückkehrhaltestellen zu unterscheiden (Einbahnstraßen, Raststätten etc.) füllen Sie im Haltestellenstamm die Felder Zusatz Hin/Rück. Damit kann derselbe Haltestellencode mit unterschiedlichen Bezeichnungen für Abfahrt und Rückkunft versehen werden. Folgeleistungen können z.b. Gebühren sein, die mit Wahl der Leistung fällig werden. Vergeben Sie die Taxifahrten an ein Unternehmen je Haltestelle, so können Sie eine Liste pro Haltestelle / Taxiunternehmer drucken. Dafür tragen Sie in der Haltestelle die Einzelleistung "Taxi" mit Leistungsgeberanschrift des Taxiunternehmers ein. Die hier hinterlegte Leistung wird mit in den Fahrplan übernommen. Arbeiten Sie PLZ-Regionen, so ist die Anlage hier überflüssig. In diesem Fall hinterlegen Sie die Taxileistung pro PLZ-Region im Fahrplan => Button PLZ-Regionen. 30

4.8 Fahrpläne Abfahrt Definiert die Abreise in der Heimat und die Rückreise im Zielgebiet. Hier werden pro Abreiserichtung die Fahrpläne mit den jeweils zulässigen Zustiegen definiert. Die zeitliche Relation dieser Zustiege zur Hauptabfahrtszeit (Nullpunkt) kann entweder in Echtzeit oder in Plus- bzw. Minuszeiten hinterlegt werden. Zusteige-Zuschläge und/oder Taxileistungen werden hier ebenfalls zugewiesen. Abfahrtpläne lassen sich über den Button Kopieren in Ankunftspläne kopieren. In der Kopierfunktion haben Sie die Möglichkeit die Vorzeichen der Abfahrtstellen bei Plus/Minuszeiten zu ändern. 4.8.1 Taxileistungen Bieten Sie einen Taxiservice nach PLZ-Regionen an, dann klicken Sie bitte bei Neuanlage eines Fahrplanes auf den Button PLZ-Regionen verwalten. In dieser Tabelle werden die PLZ-Gebiete eingegrenzt und den Zustiegstellen zu sortiert. Gleichzeitig wird das zuständige Taxiunternehmen eingetragen. In der Buchung wird bei der Beförderungsleistung nun über den Doppelklick in das PLZ-Feld die richtige Region ausgewählt und gebucht. Dies ist auch Voraussetzung für die automatische Buchung einer Taxileistung beim Vertrieb über CRS! 4.9 Fahrpläne Ankunft Definiert die Rückankunft in der Heimat und die Ankunft im Zielgebiet. (vgl. Abfahrt). Beachten Sie die Kopierfunktion! Mit dieser können vorhandene Abfahrtspläne mit automatischer Zeitdrehung angelegt werden. 4.10 Anzeigenfarbe Für die Zubringerplanung sowie die Wageneinteilung können Sie hier für die gewünschte Fahrzeugzahl (s. auch Persönliches Profil ) die gewünschte Farbe vorgeben. III. Exkurs: Sinnvolle Codierung von Leistungen und Reisen Bitte bedenken Sie: turista arbeitet wie Sie! Zuerst werden die einzelnen Leistungen einer Reise wie EK-Preise, Anzahl der Zimmer etc. angefragt bzw. angelegt (Verwalten der Einzel-Leistungen). Danach wird ein Kalkulationsblatt bzw. die Reise erstellt, indem die Leistungen mit ihren Preisen zusammengefügt werden (Verwalten Pauschalreise). III.1 Anlage der Zielgebiete D Deutschland A Österreich I Italien CH Schweiz F Frankreich E Spanien GB Großbritannien/Irland B Belgien/Niederland/Luxemburg S Skandinavien/Dänemark O Osteuropa Bei Pendelverkehr für jede Relation ein zusätzliches Zielgebiet anlegen (Bsp. ECOS - Costa Brava / IADR italienische Adria etc., damit können später über die Destinationen gesammelte Listen für einen Reisezeitraum und ein komplettes Zielgebiet erstellt werden.) Beispiel der Codevergabe anhand einer Parisreise: Reisecode: FPAR Pauschalcode: FPAR-EXCELS Unterbringung im Hotel Excelsior FPAR-IBIS Unterbringung im Hotel Ibis 31

Leistungen: FPAR-BUS Busrundreise Paris FPAR-EXCELSIOR Hotel Excelsior, Paris FPAR-IBIS Hotel Ibis, Paris FPARI-SRUN additive Stadtrundfahrt Paris Beispiel der Codevergabe anhand einer kombinierten Bus-Schiffsreise: Reisecode: GBSC England - Wales - Schottland Pauschalcode: GBSC-I mit Innenkabine GBSC-A mit Außenkabine Leistungen: GBSC-BUS Busrundreise England - Wales - Schottland GBSC-RL Reisebegleitung FCAL-IBIS 1. Übern. Hotel Ibis, Calais FCAL-DOVER Fähre Tagfahrt Calais - Dover GBLO-BLACK Hotel Blacksmith, London GBBI-ANGEL 3. + 4. Übern. Hotel Angel, Birmingham Beispiel der Codevergabe im Pendelverkehr Costa Brava: Reisecode: Pauschalcode: entfällt entfällt Leistungen: ECOS-BUSHIN Busreise Heimat ins Zielgebiet (Costa Brava) ECOS-BUSRUECK Busreise vom Zielgebiet zurück ELLO-MERCEDES Hotel Mercedes, Lloret EMAL-SUSANNA Hotel Santa Susanna, Malgrat *** alle Hotels ggf. auch Zwischenübernachtungs-Hotels erhalten als Zielgebiet "ECOS" III.2 Die Logik der Pauschalreise Wie bereits Eingangs beschrieben bedient sich turista im Aufbau und der Struktur der Logik gemäß Reisebausteinen. Folgt man dieser Definition, so ergibt sich für den Aufbau einer Pauschalreise nachfolgende graphische Darstellung. 32

Termine Reisecode Pauschalcode (Z.B. DZ) Beförderung Unterkunft Zusatzleistungen Pauschalcode (Z.B. EZ) Beförderung Unterkunft Ausflug Abb: Übersicht über die Logik der Reiseanlage in turistave 5. Veranstaltung 5.1 Die Einzel-Leistung als Bestandteil einer Pauschalreise 5.1.1 Leistungsart Um eine Rundreise anzulegen, sind zunächst alle Einzelleistungen anzulegen. Die Einzelleistungen sind praktisch das Abbild des Einkaufes. Das bedeutet, dass für jede einzukaufende Leistung eine Einzelleistung anzulegen ist! Über die Leistungsart erfolgt die weitere Maskensteuerung. Folgende Leistungsarten stehen zur Verfügung: F FL BU BA BAL SP H FW EK BSL USL TA TX VI V RL Flug Linienflug Bus Bahn RIT-Fahrkartenverkauf mit Direktanbindung zur DB Schiff/Fähre Hotel Ferienwohnung Eintrittskarte/sonstige Leistung Sonderleistung Beförderung (gültig für Sonderleistungen bei CRS-Buchungen) Sonderleistung Unterkunft (gültig für Sonderleistungen bei CRS-Buchungen) Tagesausflug Taxileistung Visum Versicherung Reiseleitung 33

Die Leistung wird einmalig angelegt und kann in den Folgejahren immer wieder verwendet werden. Die Reiseleistung ist selbständig und kann eigenständig verkauft werden, und/oder Teil einer Pauschalreise sein. 5.1.2 Struktur einer Einzelleistung Leistung Grunddaten Einkaufspreis Verkaufspreis Kontingente 5.1.3 Grunddaten (Leistungsbeschreibung) Hier müssen zunächst der Leistungscode (beachte hier die nachfolgenden Tipps zur sinnvollen Vergabe) und der Leistungs-Text (die Beschreibung der Leistung erscheint auf der Reisebestätigung) definiert werden. Der Leistungsgeber (bei wem kaufe ich die Leistung ein) ist sinnvoll, wenn diese Leistung immer beim gleichen Leistungsgeber eingekauft wird. Der Rundlauf der Daten in turistave beruht auf folgenden Schritten: Anlage der Einzelleistung - Eintrag des Leistungsgebers - in der Anschrift des Leistungsgebers ist die Kreditorennummer hinterlegt - Anlage der Einkaufspreise - Einfügen der Leistung in eine Kalkulation - Buchung - Eingabe der Eingangsrechnung, hier erscheinen zur Kontrolle die Einkaufspreise, die Anzahl der gebuchten Gäste, zur Verbuchung die Kreditorennummer aus der Anschrift. Wenn Sie die Buchhaltungsfunktionen des Systems nutzen (was wir nachhaltig empfehlen), so weisen Sie bitte jedem Leistungsgeber in der Anschrift eine Kreditoren-Nummer zu. Wird im Modus Neuanlage die Leistungsart ausgewählt, so wird sofort das Maskenlayout an die entsprechende Auswahl angepasst. Gleichzeitig werden die Steuerungsschalter (Häkchen am rechten Bildschirmrand) vorbelegt. Die Leistungsarten Hotel /FeWo / Schiff/Fähre öffnet das Feld Zimmerobjekt. Dieses Feld kann nur bei Neuanlage einer Leistung gefüllt werden. Bitte lesen Sie hierzu Kapitel 3.5.2. 5.1.4 Steuerungen Diese Leistung ist eine Eigenleistung. Bei Busleistungen wird bei den Einkaufs- und Verkaufspreisen der Button Kalkulation eingeblendet mit dem die Kalkulation der Eigenleistung (Kilometer, Einsatzstunde Bus/Fahrer) durchgeführt werden kann. Bei der Rohertragsvorausschau ermittelt turistave den vorläufigen Rohertrag pro Reise, indem von den Reiseeinnahmen die Einkaufspreise der Fremdleistungen subtrahiert werden. An diesem Schalter trennt turista die Eigen- und Fremdleistungen. Eigenleistungen werden bei der Reiseabrechnung gesondert behandelt (z.b. ist es natürlich nicht möglich auf eine Eigenleistung eine Eingangsrechnung zu erfassen). Die ermittelten Werte (Fahrtkosten beim Einsatz eigener Beförderungsmittel) dienen der Ermittlung des 34

Fahrgelds, das nach gefahrenen km Inland / Ausland aufgeteilt wird. Hier kommt die im Mandantenstamm festgelegte Abrechnungsvariante zum tragen (OFD/ KM Inland-Ausland) Nutzen Sie die Eigenleistung zur Kalkulation und Abrechnung von anderen Leistungen (z.b. fest angestellte Reiseleiter), so muss die steuerliche Bewertung ggf. manuell nachgepflegt werden, wenn Sie bereits eine Busleistung als Eigenleistung bewerten. Kontingent beim Buchen abprüfen Bei der Buchung wird das Kontingent abgeprüft. Leistungen die unbegrenzt zur Verfügung stehen, können ohne Kontingent angelegt werden (Stadtrundfahrten, Eintrittsgelder etc.). Ist eine Unterkunftsleistung ohne Kontingentprüfung angelegt worden, so wird die Kontingentprüfung beim Buchen übergangen. Zwingend notwendig ist eine Kontingentprüfung bei Beförderungsleistungen. Leistung separat abrechnen Diese Markierung ist bei allen Leistungen vorzunehmen, die nicht gemeinschaftlich mit der Reise abgerechnet werden sollen (Versicherungen, Skipässe etc.). Bei Versicherungen wird dieser Schalter automatisch gesetzt. Passdaten verwalten Für Fähren wurde eine separate Liste erstellt, welche auch die Passdaten enthält. Wird eine solche Liste benötigt sollte die entsprechende Leistung markiert werden. In diesem Fall verzweigt die Buchung auf eine zusätzlich Maske, in welcher die Namen der Mitreisenden um Geburtsdatum etc. ergänzt werden können. Zusätzliche Voucher erstellen Für diese Leistung können eigene Voucher erstellt werden. Diese Markierung empfiehlt sich für Leistungen, welche zusätzlich gebucht werden können und über einen separaten Voucher abgerechnet werden (Skipässe etc.). Nicht alleine verkaufen, nur innerhalb Pauschalreise Leistungen, die so definiert werden, können nicht einzeln als Leistung verkauft werden. Grundsätzlich können über die Buchungsmaske alle Leistungen verkauft werden, welche hier nicht markiert sind. Deshalb empfiehlt sich die Markierung für alle Leistungen, welche nur im Rahmen einer Pauschalreise durchgeführt werden. (z.b. Eintritt Louvre). Achtung: Senden Sie die Daten ins Internet, so darf das Häkchen bei einer Leistung nicht gesetzt sein, wenn sie als zusätzliche Leistung zu einer Reise verkauft wird! Kontingent nicht per Tagesliste/Terminkalender prüfen Grundsätzlich können Sie über per Tagesliste die Kontingente von Unterkünften und Leistungen überwachen lassen. Ist dies nicht gewünscht, Markierung bei betreffender Leistung setzen. Dies kann z.b. der Fall sein, wenn Sie im Pendelbereich Pseudokontingente angelegt haben. Leistung darf nicht mehr verkauft werden Leistungen können nur gelöscht werden, wenn sie nicht mehr in den Buchungsdateien vorhanden sind. Durch diesen Klicker werden nicht mehr benötigte Leistungen deaktiviert. Sie werden auch nicht mehr angezeigt. Möchten Sie bei der Suche auch die deaktivierten Leistungen sehen ist das endsprechende auf der Suchmaske zu setzten.. Leistung darf nicht über CRS verkauft werden Falls Einzelleistungen mit einem gültigen VK-Preis angelegt wurden, kann über diesen Klicker der Verkauf über START/Merlin/Internet unterbunden werden. Bord-Manifest drucken Ist dieser Haken gesetzt wird auf Kundenwunsch beim Druck der Bestätigung automatisch eine weitere Seite mit einem Bordmanifest gedruckt. Kein Andruck im Reiseprogramm Ist dieser Haken gesetzt wird der Andruck dieser Einzel-Leistung auf dem Report Reiseprogramm unterdrückt. 35

Meldungstyp Hier steuern Sie, welchen Daten per xml-schnittstelle an Ihre Internet-Seite gemeldet werden. Um diesen Service nutzen zu können benötigen Sie das turista-modul turistaid. 5.1.5 Statistik Zielgebiet/Destination Zuweisung des Zielgebietes Reiseart Zuweisung der Reiseart Beförderungsart Zuweisung der Beförderungsart für Leistung der Leistungsart Bus, Bahn und Flug. Prov-best. Hier wird der Anteil steuerpflichtig/steuerfrei für die Agenturprovision festgelegt. Lt. Umsatzsteuerrichtlinie 2000 muss eine Provision nach der Leistung versteuert werden. Ausländische Leistungen sind somit steuerfrei, grenzübergreifende Leistungen anteilig steuerpflichtig. Klären Sie mit Ihrem Finanzamt diese Aufteilung für Ihre Reisen. Die in turista vorbelegten Prozentsätze wurden bisher nicht bemängelt. Änderungen können Sie unter Stammdaten II => Abrechnung => Besteuerung Provisionen vornehmen. 5.1.6 Abrechnung Bei Einzelverkauf Abrechnung über Zuweisung des Abrechnungskreises, der in Stammdaten II definiert wird. Bei Pendelreisen wird hier der Kontenkreis für die Abrechnung eingetragen. Bei Leistungen die nur innerhalb einer Pauschalreise verkauft werden empfehlen wir Ihnen eine Abrechnung div. Reisebausteine o. Differenzkonto anzulegen. Wird diese Leistung nun doch (versehentlich) einzeln gebucht, wird dieser selten genutzte Abrechnungskreis angesprochen. Die Buchhaltung erkennt sofort, dass hier eine Buchung außerhalb des regulären Programmes stattgefunden hat. Besteuerung VE Dieses Feld ist sehr wichtig, da hierüber die Reiseabrechnung gemäß 25 UStG erfolgt. - EU-Land: Reiseleistungen deren Leistungserbringung in einem EU-Land erfolgt. - Drittland: Reiseleistungen deren Leistungserbringung in einem Drittland erfolgt. - nicht steuerbar: Eigenleistungen nicht steuerbare Reisenebenkosten (Maut, Gebühren etc.) Besteuerung GR Mit dieser Vorgabe geben Sie die Besteuerungsgrundlage, wenn die Leistung auch in turistagr genutzt wird. Die Besteuerungsarten werden in den Stammdaten in turistagr definiert. Währung Zuweisung der Währung, für Eingangsrechnungen in Fremdwährungen. Profitcenter Eingabe nur bei Eigenleistungen und Einsatz des Moduls turistaov sinnvoll, da die weiteren Auswertungen in turistaov erfolgen. Bitte ein Profitcenter Reiseleitung anlegen und einfügen, wenn Sie das turistarl im Einsatz haben. Die verfeinert die Zuweisung der Reiseleiter. 5.1.7 Überwachung (Vorbelegung Tage) Eingaben, wie viel Tage vor Reisebeginn das Kontingent verfällt (rote Felder) bzw. überwacht werden soll (schwarze Felder). Vorbelegte Tage werden automatisch beim Anlegen der Kontingente ausgerechnet und pro Termin eingesteuert. 36

5.1.8 Anschriften(Leistungszusatz-Adressdaten/2. Reiterkarte) Falls gewünscht, Zuweisung Reiseleitung, Hotelanschrift und bei Fremdveranstaltung, Veranstalter. Eingaben können in der Folge auf dem Unterkunfts-Voucher angedruckt werden. 5.1.9 Bestellung Notwendig, wenn Sie pro Buchung eine Bestellung für den Leistungsgeber drucken wollen. Wahlweise mit Folgeüberwachung und damit verbundener Rückerfassung der Bestellungen. Setzten Sie das Häkchen, so wird jede Buchung angefragt bzw. gemeldet, auch wenn Kontingente vorhanden sind. 5.1.10 Preisart für Unterkunft Setzten Sie hier bei Pendelreisen den Punkt vor Verkaufspreise auf Pauschalpreis-Basis verwalten, so können Sie weitere Leistungen an diese Leistung anhängen. 5.1.11 Ankunft/Abreise über Besonderheiten bei Unterkünften im Ferienziel-Reiseverkehr (FZR) Wird die Unterkunft mit unterschiedlichen Beförderungsmitteln verkauft, können hier die entsprechenden Ausstiegsstellen Flughafen Bahnhof Haltestelle hinterlegt werden. Besonderheit Haltestellen: Eine hier eingetragene Haltestelle wird bei allen Buchungen als Ausstiegsstelle auf der Hinfahrt und als Einstiegsstelle auf der Rückfahrt vorbelegt. 5.1.12 Objekt- / Ausstattungsbeschreibung Die hier eingetragenen Informationen können in den CRS-Systemen abgefragt werden. 5.1.13 Freiplatz ab Pax Die hier eingetragenen Freiplatzregelungen von Leistungsgeberseite werden auf der Eingabemaske für die Eingangsrechnungen dargestellt. 5.1.14 Einkaufspreise Bei den Einkaufspreisen unterscheidet sich der Maskenaufbau von einer Unterkunftsleistung (auch Schiff und Ferienwohnung) von der Maske von Beförderungsleistungen und sonstigen Leistungen. Je nach gewähltem Leistungstyp erscheint die EK-Preis-Maske in einem anderen Aufbau. Bei Unterkunftsleistungen sind die Termine EK und VK vollkommen getrennt zu erfassen (2 getrennte Karten). Bei den übrigen Leistungsarten ist der EK-Termin identisch mit dem VK- Termin (1 Karte). Der Einkaufspreis gilt immer für die angegebenen Termine und darf sich niemals überschneiden. 5.1.14a Erfassungsvarianten bei Unterkunftsleistungen 1. Einkaufspreis bei Unterkunftsleistungen Tagespreis-Logik Tages-Preise Eingabe des Einkaufspreises pro Übernachtung. Gerechnet wird die Anzahl der Übernachtungen mal dem Tagespreis. Gewährt der Leistungsgeber einkaufsseitige Ermäßigungen sind auch diese zu hinterlegen. Objektpreis Bezieht sich der Einkaufspreis auf ein ganzes Objekt unabhängig von der Anzahl der Belegpersonen so ist dieser Schalter zu aktivieren (z.b. Ferienwohnungen). 37

Pauschalpreis/Einmalkosten - Pauschalpreis Gesamt Für zusätzliche Entgelte zu den hinterlegten Tagespreisen. Oder: Ohne Erfassung von Tagespreisen, wenn für diese Zimmerart mit dem Leistungsgeber ein Gesamtpreis für die Reisedauer vereinbart wurde. - Einmalpreis 1. Woche (bis 7 ÜN) z.b. Kurtaxe für erste Woche - Einmalpreis Folgewochen (pro weitere 7 ÜN) Wiederkehrender Einmalpreis für zweite, dritte usw. Aufenthaltswoche. 2. Einkaufspreis bei Unterkunftsleistungen Verlängerungswochen-Logik Verlängerungswochen-Logik Für die Preisfindung gilt der Anreisetag = 1. Woche. Die Verlängerungswochen werden auf Basis des 1. Tages der Verlängerungswoche neu ermittelt. Pauschaleinkaufs-Preise Bei Anreise Erfassung des Einkaufspreises für X Übernachtungen, z.b. Wochenendpauschale mit 2 Übernachtungen. Bei Verlängerung Eingabe des Einkaufspreises für X Verlängerungsnächte, z.b. Folgetage, die mit einem höheren Einkaufspreis berechnet werden. Pauschalpreis/Einmalkosten - Pauschalpreis Gesamt Zusätzliche Einmalkosten zu den hinterlegten Einkaufspreisen. - Einmalpreis Anreisezeitraum Einmalpreis für Anreiseturnus - Einmalpreis Verlängerung Wiederkehrender Einmalpreis für Verlängerungsturnus. 3. Einkaufspreis bei Unterkunftsleistungen Saisonpreis-Logik Saisonpreis-Logik Gültig immer vom Anreisetag bis Abreisetag. Für die Preisfindung ist der Anreisetag maßgeblich. Pauschalpreis/Einmalkosten Pauschalpreis Gesamt Zusätzliche Einmalkosten zu den hinterlegten Einkaufspreisen. - Einmalpreis 1. Zeitraum Einmalkosten 1. Zeitraum - Einmalpreis 2. Zeitraum Einmalkosten 2. Zeitraum - Einmalpreis 3. Zeitraum Einmalkosten 3. Zeitraum 4. Einkaufspreis bei Unterkunftsleistungen - Gruppenpreise Hier können beliebig viele paxzahlabhängige Gruppen-Einkaufspreise mit Ermäßigung, Freiplatzregelung und Bemerkung hinterlegt werden. Hierbei wird unterschieden, zwischen Staffeln, die pro Zimmerart gelten, also z. B. getrennt bei Doppel- und Einzelzimmern (Gruppe/Zimmer), sowie Staffeln, die für die gesamte Gruppe gerechnet werde (Gruppe/gesamt), also zimmerübergreifend. Trotzdem kann für jede Zimmerart ein getrennter Preis hinterlegt werden. 5.1.14b Erfassungsvarianten bei Beförderungsleistungen/Reiseleitung Sie erfassen Einkaufs- und Verkaufspreis auf einer Maske. Ist die Leistung als Eigenleistung definiert, öffnet sich bei den Einkaufspreisen ein zusätzlicher Button Kalkulation. 38

Nun stehen Ihnen zwei Varianten der Kalkulation offen: Pro Kalkulationszeitraum ziehen Sie die Kalkulationspositionen aus Ihren Eigenleistungen (Anlage unter Beförderung - Eigenleistungen). Passen Sie die Eigenleistungen jeweils der Reise an (KM-Inland/KM-Ausland/Fahrer- und Buseinsatz oder Reiseleiterhonorar/Spesen usw.). Der sich hieraus ergebende Wert wird auf die Grundmaske übertragen. Nun können Sie durch die Min.-Gästezahl dividieren und erhalten eine Kalkulationsposition pro Person. Bei immer wiederkehrenden Kalkulationen empfehlen wir die Anlage einer Preisliste, die auf die Reise abgestimmt ist (Beispiel: Sie fahren Norditalien an den Gardasee und Festspiele Verona / Kalkulation für ein Zielgebiet). Dann können Sie als 2. Variante der Kalkulation über den Button Preisliste in der Kalkulationsmaske die fertige Kalkulation einziehen. 5.1.15 Verkaufspreise Nur wenn eine Leistung für sich allein verkauft werden darf, wird hier der Verkaufspreis fest gelegt. Die Definition der Verkaufspreise für Beförderungsleistung und sonstige Leistungen (Eintrittskarten etc.) erfolgt auf der gleichen Maske wie die Einkaufspreise. 5.1.15a Verkaufspreis für Beförderungsleistung und sonstige Leistungen Festbetrag: Eingabe des entsprechenden Verkaufspreises. Folgende Eingabevarianten stehen zur Verfügung: Preis gilt pro Person (statt pro Buchung) Preis gilt pro Tag (statt pro Buchungszeitraum) Preis gilt pro Übernachtung (statt für Buchungszeitraum) Es kann jeweils nur eine Variante gewählt werden. VK-Preis ist sofort fällig Möchten Sie den gesamten Preis einer zusätzlich buchbaren Leistung mit der Anzahlung berechnen, so setzen Sie bitte hier das Staffelpreise: Es gibt die unterschiedlichsten Varianten einen Staffelpreis zu definieren. turista zeigt die Auswahl über die Staffelart. Setzen Sie den Punkt von Festbetrag auf Staffelpreise öffnet sich die Auswahl. Sie speichern Ihre Auswahl und definieren den Preis über den Button Verwalten Staffelpreise. Pro Preisdatensatz ist eine der folgenden Staffelarten möglich: Alters-Abhängig (z. B. bei Kinderpreisen, Seniorenpreisen etc.) Mengen-Abhängig (d. h. z. B. wie bei HLX: für die ersten 10 Plätze 50 pro Person, für die nächsten 10 Plätze 75 usw.) Personen-Abhängig (Paxzahl) Preis-/Zeit-Abhängig (Personenpreis) Preis-Abhängig (Personenpreis) Preis-Abhängig (Reisepreis) Strecken-Abhängig (Von/Bis) (z. B. je nach Buszustieg) Zeit-Abhängig (Reisetag) Zeit-Abhängig (Tage vor Reisebeginn) Konditionen: Die Verkaufsbedingung für eine zusätzliche Leistung kann von der Pauschalreise abweichen. Zusätzlich gekaufte Eintrittskarten können mit 100% Stornogebühr belegt werden, wenn die Pauschalreise noch im Stornorahmen von 10% ist. Für diese Unterscheidung nutzen Sie die Felder im Bereich Konditionen. Kein Storno zulässig Wird dieser Klicker aktiviert, so ist die betreffenden Leistung nicht stornierungsfähig, also Rücknahme ausgeschlossen (z.b. bei Theaterkarten). Damit muss der Kunde die Leistung zahlen, das Kontingent wird jedoch zurückgegeben. Legen Sie für die Abrechnung eine Stornoart 100% Stornogebühr an. Kein Frühbucherrabatt 39

Wird dieser Klicker aktiviert, so erhält der Kunde keinen Frühbucherrabatt auf die Leistung. Kein Gruppenrabatt Wird dieser Klicker aktiviert, so erhält der Kunde keinen Gruppenrabatt auf die Leistung, auch wenn die Personenanzahl eine Gruppe zulässt. Verkaufen Sie die Leistung auch an andere Reiseveranstalter (B2B), so treffen Sie mit den Positionen % Pfl. und St.Schl. die Vorbereitung für die Abrechnung Regelbesteuerung. Festlegung der Verkaufskondition wie: Ermäßigung Folgeleistung Stornoart Provisionsstaffel 5.1.15b Verkaufspreis für Unterkunftsleistungen Die Verkaufspreise bei Unterkunftsleistungen können auf Tagespreis-Basis oder auf Pauschalpreis-Basis verwaltet werden. Die Schalterung hierfür finden Sie auf der Grundmaske im unteren linken Bereich. Verkaufen Sie z.b. ein Hotel ohne bestimmte Konditionen, so dass der Gesamtreisepreise ein Übernachtungspreis aus der Anzahl der gebuchten Nächte ist, so setzen Sie den Haken in Verkaufs-Preise auf Tagespreisbasis verwalten. Achten Sie darauf, dass bei Pendelunterkünften die Preisart wie folgt geschaltet ist: Verkaufs-Preise auf Pauschalpreisbasis verwalten. a) Verkaufspreise auf Tagespreis-Basis verwalten (Hotel-Einzelverkauf) Der Verkaufspreis der Unterkunftsleistung wird auf Basis der Aufenthaltstage bzw. Nächte definiert. Daher ist es auf der Maske VK-Preise" nur möglich, das Feld Einzel-Verkaufspreis" auszufüllen. Ähnlich wie beim Einkaufspreis müssen auch hier wieder Katalog Ankunftszeitraum Beförderungstyp Zimmerart Zimmerzusatz Verpflegung Anzahl der möglichen Belegung definiert werden. Diese Details werden nicht aus der EK-Maske übernommen. Bei Einzelverkaufs-Preise geben Sie den Tagespreis ein. Dieser wird in der Buchung mit der Anzahl der Übernachtungen multipliziert. Es besteht die Möglichkeit ab einem gewünschten Aufenthalt einen anderen Verkaufspreis einzutragen. Beispiel für Tagespreis-Basis: Der Tagespreis sind 50 EUR. Sie buchen das Hotel vom 05. auf den 08. eines Monats. turistave berechnet bei der»preisermittlung«50 EUR x 3 = 150 EUR. Der Tagespreis ist eigentlich mehr ein Nachtpreis. Gerechnet wird die Anzahl der Übernachtungen mal dem Tagespreis. Ab Aufenthalt: Ab der angegebenen Anzahl Übernachtungen wird nicht der obige Tagespreis, sondern der dort eingetragene Wert zur Berechnung verwendet. Beispiel: Der Tagespreis sind 50 EUR, ab 4 Übernachtungen ermäßigt sich der Preis auf 45 EUR. Bei 10 Übernachtungen werden 10 mal 45 EUR berechnet, bei 3 Übernachtungen 3 mal 50 EUR. 40

b) Verkaufspreise auf Pauschalpreisbasis verwalten (ausschließlich bei Pendelreisen) Hier wird der Verkaufspreis der Unterkunftsleistung als Pauschalpreis für den gesamten Aufenthaltszeitraum festgelegt. Auf der Maske VK-Preise" ist es jetzt nur möglich, das Feld Pauschal-Verkaufspreise" mit Daten zu füllen. Zur Verfügung stehen Ihnen zum einen die Saisonpreislogik und zu anderen die Verlängerungswochenlogik. Saisonpreis-Logik: Gültig immer vom Anreisetag bis Abreisetag. Für die Preisfindung ist der Anreisetag maßgeblich. Sie legen den Gesamtpreis für eine bestimmte Aufenthaltsdauer fest. Beispiel: 1. Zeitraum 07 Übernachtungen = 525 EUR 2. Zeitraum 14 Übernachtungen = 760 EUR 3. Zeitraum 21 Übernachtungen = 990 EUR 4. Zeitraum 28 Übernachtungen = 1190 EUR Preis für jede weitere Übernachtung: EUR 55,00 (Preis/Übernachtung außerhalb Turnus). Bucht der Kunde 7 Übernachtungen, so bezahlt er EUR 525,-. Bucht er 2 Wochen = 14 Übernachtungen, so bezahlt er 760 EUR insgesamt. Bei Übernachtungszahlen, die zwischen dem von Ihnen festgelegten Raster liegen verwendet turistave den Preis/Übernachtung außerhalb Turnus. Beispiel: Bucht der Kunde aus irgendeinem Grund 10 Übernachtungen, so würden die 525 EUR aus dem obigen Beispiel plus 3 x EUR 55 für den Preis einer einzelnen Übernachtung, zusammen also 690 EUR berechnet. Sie haben ebenfalls die Möglichkeit einen Einmalbetrag zu fordern, wenn die Anzahl der Übernachtungen den ersten Turnus unterschreiten. Verlängerungswochen-Logik Für die Preisfindung gilt der Anreisetag = 1. Woche. Die Verlängerungswochen werden auf Basis des 1. Tages der Verlängerungswoche neu ermittelt. Sie können einen Preis pro Übernachtung außerhalb des vorgegebenen Turnus angeben. Auch hier besteht die Möglichkeit einen Einmalbetrag zu fordern, wenn die Anzahl der Übernachtungen den ersten Turnus unterschreiten. Zusätzlich müssen Sie in Varianten noch folgende Felder bearbeiten: Diese Leistungen in der Buchung vorbelegen (FZR) Über diesen Button können Leistungen automatisiert werden, die zu einer Hotelbuchung gehören und evtl. im Preis enthalten sind (Pauschalreise). Dies sind in der Regel Beförderungsleistungen für Hin- und Rückreise. Nur möglich für Unterkunftsleistungen, bei denen im Leistungsstamm der Schalter Verkaufspreise auf Pauschalpreis-Basis verwenden" gesetzt ist. Beachten Sie die Anlagelogik, wenn die Anreise einen oder mehrere Tage vor der Hotelleistung beginnt. Sollten Sie ein Ausflugspaket o.ä. hinterlegen, so tragen Sie bitte bei Leistungsdauer 999 ein. Sonderkonditionen Innerhalb der VK-Preis-Maske kann über den Button Sonderkonditionen zeitraumabhängig ein Sonderpreis für den aktuellen Preissatz definiert werden. Sonderpreise können für jede Preislogik (Tages-, Verlängerungswochen, Saisonpreislogik) hinterlegt werden und ermöglichen Ihnen so eine sehr flexible Preispolitik (so können z. B. auch 14 für 10 -Tage- Regelungen verwendet werden). Für den jeweiligen Sonderpreis können zudem Provisionsstaffel, Ermäßigung und Beschreibung individuell angepasst werden. 41

Konditionen Festlegung der Verkaufskondition wie: - Objektpreis (Appartement oder Ferienwohnung also kein Personenpreis!) - Ermäßigung - Stornoart - Provisionsstaffel 5.1.15c Verkaufspreis für sonstige Leistungen Hier werden Ihnen 3 Möglichkeiten geboten Ihren Preis zu definieren: - Festbetrag - Prozentsatz - Staffelpreise Setzen Sie vor die für Sie passende Preisdefinition Ihren Aktivierungspunkt. Festbetrag: Wenn Sie Festbetrag gewählt haben, müssen Sie im frei werdenden Feld den festen Versicherungsverkaufspreis eintragen. Egal wie hoch dann der Reisepreis ist, turista berechnet immer diesen fest eingetragenen Betrag als Versicherungsprämie. Bitte denken Sie daran, dass Sie die Anteile Steuerfrei / Steuerpfl. des Verkaufspreises hier nicht eintragen können! Dafür legen Sie bitte auch bei Festpreisen einen Staffelpreis an. Prozentsatz: Wählen Sie die Möglichkeit mit der Eingabe eines Prozentsatzes, wird die Höhe der Versicherungsprämie prozentual auf Ihren Reisepreis berechnet. (Keine Ausweisung der Steuer!) Staffelpreise: Die Anlage der Staffelpreise ist die gängigste Variante der Versicherungspreiszuordnung. Nach Vorgabe der verschiedenen Versicherungsunternehmen haben Sie hier verschiedene Möglichkeiten, den Preis zu staffeln. Nach dem Sie den Aktivierungspunkt gesetzt haben, öffnet sich ein Dropdown- Feld, in dem Sie die Art der Staffelung festlegen können. Das Dropdown-Feld beinhaltet folgende Möglichkeiten: Alters- Abhängig: Bsp.: Je älter der Teilnehmer ist, umso teurer wird die Versicherung. Mengen- Abhängig: Bsp.: Umso mehr Eintrittskarten gebucht werden, umso günstiger wird die Versicherungsprämie. Personen- Abhängig (Paxzahl): Bsp.: Umso mehr Personen auf einer Buchung sind, umso günstiger wird die Versicherungsprämie. Preis/Zeit-Abhängig (Personenpreis): Bsp.: Bis zu einer bestimmten Anzahl an Tagen und gleichzeitig bis zu einem bestimmten Personenpreis kostet die Versicherung einen festen Betrag. Preis-Abhängig (Personenpreis): Bsp.: Umso höher der Personenpreis (damit ist der Grundpersonenpreis gemeint im oberen Teil der Buchungsmaske ohne jeden Ab-/und Zuschlag) umso teurer wird die Versicherungsprämie. Preis- Abhängig (Reisepreis): Bsp.: Umso höher der Reisepreis (das ist der Personenendpreis inkl. aller Ab-/und Zuschläge der sich im unteren Teil der Buchungsmaske befindet)umso teurer wird die Versicherungsprämie. Strecken-Abhängig (von/bis): z.b.: Reisende die Einstieg A-B gebucht haben, müssen eine andere Prämienhöhe bezahlen als Reisende die Einstige B-C gebucht haben. Zeit- Abhängig (Reisetage): Umso länger die Reise ist, umso höher ist die Versicherungsprämie. Zeit-Abhängig (Tage vor Leistungsbeginn): Bsp.: Umso kurzfristiger eine Versicherung vor Reiseantritt gebucht wird umso teurer wird diese. Nachdem Sie sich für eine der Preis-Varianten entschieden haben, müssen Sie noch die Konditionen Ihrer Versicherung definieren. Für folgende Eingaben stehen Ihnen wieder Dropdown-Felder zur Verfügung. 42

Ermäßigung, Folgeleistung, Stornoart, (Dieses Feld muss ausgefüllt werden, zu empfehlen ist eine 100%ige Stornierungsgebühr), Prov. Staffel. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit via Häkchen keinen Storno, Frühbucher, Gruppenrabatt zuzulassen. 5.1.16 Kontingente Haben Sie bei einer Leistung den Klicker bei Kontingent beim Buchen abprüfen" gesetzt, so müssen Sie neben den Preisinformationen auch Kontingente hinterlegen. Bei Versicherungen werden keine Kontingente angelegt. Die Kontingentanlage ist bei der Leistung Reiseleiter/ -führer gesperrt. Beförderungsleistungen müssen mit Kontingent angelegt werden. Bei der Anlage von Kontingenten dürfen Bis-Termin und nächster Von-Termin das gleiche Datum haben, sie dürfen sich aber nie überschneiden. Nutzen Sie zur Anlage mehrerer Termine die Sammelanlage. Öffnen Sie die Maske, so erscheint ein Jahreskalender. Hier klicken Sie bitten einfach auf das Datum der Anreise oder 1.Übernachtung. Die Leistungsdauer wird automatisch nach dem Muster des 1. Termins angelegt. Wenn Sie nun sehr viele Termine anlegen möchten, die immer den gleichen Rhythmus aufweisen, so nutzen Sie die Sammelanlage in der Sammelanlage. Hier können Sie über den gesamten Reisezeitraum die Reisetermine definieren und müssen nicht pro Termin in den Kalender klicken. Bei der Sammelanlage wird auch die Zimmerverwaltung kopiert, wenn Sie das Häkchen im oberen Teil der Maske entsprechend setzten Ändert sich an mehreren Terminen z. B. das Kontingent, so steht Ihnen hierfür die Maske Sammeländerung zur Verfügung. Gibt es ein Kontingent mit täglicher Anreise, so kann definiert werden, ob es nur zum Anreisetag gezählt werden soll. Hiermit besteht dann die Möglichkeit ein festes Kontingent für die Reise zu definieren, welches dann während der gesamten Reisedauer auch nur für diese Reise gezählt wird. Es laufen also mehrere Kontingente parallel. 1. Kontingente bei Unterkunftsleistungen Mit Zimmerverwaltung Wird dieses Feld aktiviert, so kann man die Zimmer- bzw. Kabinennummern aktiv anlegen. In der oberen Buttonreihe öffnet sich der Button Zimmerverwaltung. In der Tabelle der zusätzlichen Maske werden die Zimmer- bzw. Kabinennummern eingetragen (auch hier ist eine Sammelanlage möglich). In der Buchung können die Personen dann direkt der entsprechenden Kabinennummer zugeordnet werden. Wird lediglich das Feld aktiviert, aber keine Zimmer angelegt, so besteht in der Buchungsmaske die Möglichkeit bei Bedarf (z.b. bei halben DZ) ein Zimmer zu aktivieren und manuell zu belegen (Frau Müller und Frau Maier). Begleitpersonal Mit der Aktivierung dieses Feldes können Zimmer vom Kontingent für das Begleitpersonal abgezogen werden. Setzten Sie das Häkchen so öffnet sich automatisch der Button Begleitpersonen in der oberen Buttonreihe. Auf der nun erscheinenden Maske klicken Sie auf Neuanlage und tragen die Anzahl der gewünschten Zimmer ein. Mit Betätigung der rechten Maustaste im Feld Anschrift, öffnet sich automatisch der Anschriftenstamm und Sie können die Begleitperson zuordnen. Auf der Zimmerliste erscheinen die Namen des Begleitpersonals. Bei Teilzimmerverwaltung ist das Kennzeichen für weiblich mit einem D (Dame) einzugeben, das für den männlichen Begleiter als H (Herr). Termin ist abgesagt Bei Absage des Reisetermins. Kontingente / Zimmerart Definieren Sie hier bitte den Zeitraum der Kontingente sowie die Zimmerart. - Belegung Beispiel für eine Zimmerbelegung, die Sie in Stammdaten II, Unterkunft definieren: Für Pax Zimmerbeschreibung Teilbelegung Geschlechtertrennung 2 Doppelzimmer, Bad/Dusche, WC - - 43

1 Halbes DZ, Bad/Dusche, WC Ja Ja 3 Doppelzimmer mit Zustellbett - - 4 Doppelzimmer mit 2 Zustellbetten - - Diese Vorbelegung kann in der Kontingentverwaltung jedoch individuell abgeändert werden. Entfernen Sie die Häkchen z.b. für 3 Personen, so kann in diesem Kontingent das Zimmer bei Buchung nur mit max. 2 Gästen belegt werden. Es kann für jede Zimmerart eine Teilbelegung zugelassen werden; ebenso kann eine Geschlechtertrennung vordefiniert werden. Zimmer bestellt/buchen Hier kann man die bestellte Anzahl an Zimmern hinterlegen, sowie unter buchen die buchbare Zimmeranzahl festlegen. (in der Regel identisch) Termine Alle Terminfelder können in der Leistungsbeschreibung (1. Seite der Leistung) vorbelegt werden. Die dort angegebenen "Anzahl Tage" werden pro Kontingentsatz in das aktuelle Datum auf Basis des "von Termin" errechnet und angezeigt. Pro Termin können diese Felder verändert werden. Kontingentverfall und Buchungsende werden von der Buchung abgeprüft! Anzahlung und Überwachungstermin und Buchungsende CRS -> Auswertung über Tageslisten. (Buchungsende CRS zusätzlich im CRS) Mindestpax Vorbelegung der Mindestteilnehmer aus dem Mandantenstamm, welche jedoch individuell übersteuert werden kann. Man erhält in verschiedenen Übersichten eine farbliche Markierung (grün), wenn die Mindestteilnehmerzahl der entsprechenden Leistung erreicht ist. Hinweis/Bemerkung Die hier eingetragenen Informationen werden ebenfalls in den verschiedenen Übersichten angezeigt (teilweise zum besseren Wahrnehmen in der Farbe rot ). Sammeländerung Über diese Funktion können die Kontingente einer Unterkunft sowie die dazugehörigen Verfallstermine, auch über einen größeren Zeitraum, auf einmal geändert werden. 2. Kontingente bei Busleistungen Wird gerade geplant Für diesen Abreisetermin wird gerade vom Fahrdienst die Wageneinteilung oder Zubringerplanung durchgeführt. Während dieser Zeit sind die entsprechenden Reisen gesperrt! Ist bereits geplant Für diesen Abreisetermin wurde die Zubringerplanung von der Fahrdienstleitung durchgeführt und gesperrt. Das bedeutet, dass neue Buchungen nur noch über den Schreibtisch des Fahrdienstes möglich sind. umgebucht auf Haben z.b. zwei Reisen das gleiche Fahrtziel (Musicalreisen nach HAM), und werden diese nicht voll gebucht, so lassen sich diese beiden Touren über die Wageneinteilung nachträglich zu einer Tour zusammenfassen. In diesem Fall ist in der ausgefallenen Fahrt ein Hinweis auf die entsprechende Umleitung enthalten. Platzreservierung (Zwang) Erfolgt für dieses Feld eine Aktivierung, so ist der Einbuchende dazu verpflichtet, dem Buchenden einen Sitzplatz zuzuweisen. Andernfalls ist eine Platzzuweisung möglich, wird aber nicht erzwungen. Wagen-Nr. 44

Werden mehrere Geräte/Fahrzeuge zu einem Termin angelegt, so beginnt turista mit der Wagen-Nummer 1 und zählt dann automatisch hoch. Hinfahrt / Rundfahrt / Rückfahrt Hier geben Sie die Einsatzzeit des Busses für den Fahrdienst bekannt. Bei der Rundreise bleibt der Bus bei der Gruppe, bei Hin- und Rückfahrt wird es entsprechend nur für die Anund Rückreise geplant. Hieraus ergeben sich auch die Fahrplan-Vorbelegungen. Fahrplan/Belegung Vorgabe des Fahrplanes für die Abfahrt Heimat und die Ankunft Hotel (bei Pendel) / Bei Rundreisen werden Abfahrt- und Rückankunftsplan in der Heimat gefordert. Sind diese Felder leer, so wurde dieser Reisetermin vom Fahrdienst in der Wageneinteilung mit den aktuellen Zeiten versehen und "gesperrt". Das bedeutet, dass nur noch bereits gebuchte Haltestellen in der Buchungsmaske erscheinen und gebucht werden können! Feste Zu- und Ausstiege können ebenfalls definiert werden. Diese werden dann anschließend automatisch in der Buchung vorbelegt. Dies ist allerdings nur sinnvoll, wenn nur ein bestimmter Zu- bzw. Ausstieg zu buchen ist. Beachte: Änderungen der Belegungspläne/Zeiten können ausschließlich in dem Menü Abwicklung Beförderungsplanung erfolgen. Termine Mindestpax vgl. Unterkunft Hinweis/Bemerkung Dienstplan-Daten Hier können Sie entscheiden, ob die entsprechende Fahrt an den Dienstplan melden. Man gelangt über den Button Fahraufträge direkt in das Programm Verwalten Fahraufträge (Kapitel 6.2). Wer nicht mit diesem Programmpunkt arbeiten möchte, hat die Möglichkeit im Feld Fahrauftrag erstellt einzutragen, wer und wann die Erstellung durchgeführt hat. Dieses Feld dient der reinen Information. 3. Kontingente Flug Hier kann, je nach Einkaufsstrategie, die einfache Flugstrecke oder das Kontingent für Hin- und Rückflug verwaltet werden. Tragen Sie die genauen Flugdaten ein, so sind Hinflug und Rückflug getrennt anzulegen. Die hier eingetragenen Flugdaten werden in den Buchungen gespeichert. Umsteigeverbindungen werden über den Button Flugdaten definiert. Ändern sich die Flugzeiten, so verändern Sie nur hier im Kontingent die Zeiten und tragen mit dem Button Nachtrag bei allen Buchungen die neue Flugzeit nach. 3. Abweichende Kontingente (sowohl für Beförderungen, als auch z. B. für Eintrittskarten) Über die Funktion Kein eigenes Kontingent verwalten, sondern über diese Leistung können abweichende Kontingente verwaltet werden; die aktuelle Leistung benötigt dann kein eigenes Kontingent mehr (z. B. bei Seniorenkarten, die zwar einen eigenen Preis haben, sich aber das Kontingent mit der normalen Karte teilen). 4. Kontingente Karten - sonstige Leistungen Hier kann pro Termin eine genaue Kartenverwaltung, analog der Zimmerverwaltung, angelegt werden. Kein eigenes Kontingent verwalten, sondern Kontingentverwaltung über diese Leistung:... Beachte: Bei dieser Option dürfen keine eigenen Kontingente angelegt werden. Es werden die Kontingente der Hauptleistung zugrundegelegt. Hier haben Sie die Möglichkeit, die hier angelegte Leistung aus einem Hauptkontingent heraus zu buchen. Beispiel: Sie legen ein Kontingent von Karten für ein Musical an. In diesem Kontingent befinden sich ermäßigte Karten für Kinder. Das Hauptkontingent bildet ein Pool von 50 Karten aus dem die 45

ermäßigten Karten gebucht werden. Für diese ermäßigten Karten wird dann ebenso der gesonderte Preis verwaltet. -Einzelkarten-Verwaltung- Analog der Zimmerverwaltung bei Unterkünften, ist es möglich, für alle Kartenkontingente jede Karte einzeln (mit Platznamen) zu verwalten und einem Kunden gezielt zu verkaufen. Dazu gibt es im Kontingent den Klicker 'Mit Einzelkarten-Verwaltung'. Ist dieser markiert steht im Kopf der Button 'Karten-Verwaltung' zur Verfügung, über den man nun jede Karte einzeln mit Platznummer (6-stellig alphanumerisch) und Kurzbeschreibung definieren kann. Eine Kopierfunktion steht bereit. Wird diese Karte anschließend gebucht, öffnet sich bei 'Prüfen/Buchen' ein Fenster, in dem die verfügbaren Karten und die zu buchenden Personen angezeigt und dann zugeordnet werden können. Parallel dazu wurde in die Kontingentinfos Leistungen bzw. Unterkünfte per rechte Maus die Möglichkeit eingebaut, direkt in die Karten- /bzw. Zimmerverwaltung zu verzweigen. Dort kann man dann bei Bedarf die komplette Belegung ändern. 5.1.17 Hinweistexte / Zusatzinfos In turistave ist es möglich Hinweistexte und Zusatzinfos anzulegen, die entweder bei Pauschalcodes oder bei Einzelleistungen zu hinterlegen sind. Sie benennen den Zeitraum für den der Hinweis gelten soll. Dann entscheiden Sie, ob der Text nur bei Neuanlage einer Buchung erscheinen soll, oder jedes Mal, wenn die Buchung aufgerufen wird. Den entsprechenden Informationstext geben Sie unter Anzeigetext Buchung ein, wenn ein Hinweisfenster bei der Buchung dieser Leistung/ dieses Pauschalcodes erscheinen oder/und unter Druckausgabe an Kunden an, wenn der Hinweis auch auf der Bestätigung angedruckt werden soll. (Voraussetzung hierfür ist, dass Sie im variablen Schlusstext mit der rechten Maustaste die Variable Reisehinweis eingesteuert haben). Des weiteren können unter Zusatzinfos sowohl für Leistungen als auch für Pauschalcodes Internet-Adressen, Pfade zu pdf-dateien usw. hinterlegt werden, die in der Buchung (z. B. in der Pauschalreiseübersicht,) per Klick mit der rechten Maustaste abgefragt und aufgerufen werden können. 5.1.18 Besonderheit der Einzelleistung Reiseleiter (teilweise kostenpflichtiger Zusatz, ab Release 2.3.6) Mit dieser Einzelleistung verbindet sich die komplette Zuteilung und Abrechnung des Reiseleiters. Haben Sie diese Option nicht gekauft, so steht Ihnen diese Einzelleistung als Kalkulationsbaustein zur Verfügung. IV. Exkurs: Anlage und Abrechnung von Reiseversicherungen IV.1 Die Einzel-Leistungsart Versicherung Versicherungen werden in turista als Einzel-Leistung ohne Kontingent angelegt. Der Maskenaufbau entspricht dem aller anderen Leistungen. Der Klicker bei Leistung separat abrechnen ist automatisch gesetzt. Er darf nie entfernt werden. Wenn dieser Klicker NICHT gesetzt ist, ist es NICHT möglich, die Versicherungsliste zu erstellen und abzurechnen. Die Preisarten Festpreis und Prozent auf der Verkaufsseite werden nicht mehr unterstützt. IV.1.1 Verkaufspreise als Staffelpreise anlegen Setzen Sie vor die Preisdefinition Staffelpreis den Aktivierungspunkt. Nach Vorgabe der Versicherungsunternehmen haben Sie hier verschiedene Möglichkeiten, den Preis zu staffeln. Nach dem Sie den Aktivierungspunkt gesetzt haben, öffnet sich ein Dropdown- Feld, in dem Sie die Art der Staffelung festlegen können. Das Dropdown-Feld beinhaltet folgende Möglichkeiten: Alters- Abhängig: Bsp.: Je älter der Teilnehmer ist, umso teurer wird die Versicherung. 46

Mengen- Abhängig: Bsp.: Umso mehr Eintrittskarten gebucht werden, umso günstiger wird die Versicherungsprämie. Personen- Abhängig (Paxzahl): Bsp.: Umso mehr Personen auf einer Buchung sind, umso günstiger wird die Versicherungsprämie. Preis/Zeit-Abhängig (Personenpreis): Bsp.: Bis zu einer bestimmten Anzahl an Tagen und gleichzeitig bis zu einem bestimmten Personenpreis kostet die Versicherung einen festen Betrag. Preis-Abhängig (Personenpreis): Bsp.: Umso höher der Personenpreis (damit ist der Grundpersonenpreis gemeint im oberen Teil der Buchungsmaske ohne jeden Ab-/und Zuschlag) umso teurer wird die Versicherungsprämie. Preis- Abhängig (Reisepreis): Bsp.: Umso höher der Reisepreis (das ist der Personenendpreis inkl. aller Ab-/und Zuschläge der sich im unteren Teil der Buchungsmaske befindet)umso teurer wird die Versicherungsprämie. Strecken-Abhängig (von/bis): z.b.: Reisende die Einstieg A-B gebucht haben, müssen eine andere Prämienhöhe bezahlen als Reisende die Einstige B-C gebucht haben. Zeit- Abhängig (Reisetage): Umso länger die Reise ist, umso höher ist die Versicherungsprämie. Zeit-Abhängig (Tage vor Leistungsbeginn): Bsp.: Umso kurzfristiger eine Versicherung vor Reiseantritt gebucht wird umso teurer wird diese. Sie sind gesetzl. verpflichtet pro Versicherungspreis die steuerfreien/steuerpfl. Anteile des Verkaufspreises auszuweisen. Die entsprechenden Prozentsätze erhalten Sie von Ihrem Versicherungsunternehmen. In den Einzelleistungen - Versicherungen - Staffelpreise finden Sie das Feld für den Eintrag des Prozentsatzes und dem Steuerschlüssel. In der Buchung wird nun automatisch der Staffelpreis und der entsprechende Prozentsatz / Steuersumme ermittelt. Zur Information an den Kunden stehen Ihnen im Textfeld folgende Variable (in das Feld klicken => rechte Maustaste) zur Verfügung: Verwalten Staffelpreise "Text für Kunden": a) {BetragSteuerfrei b) {BetragSteuerpflichtig c) {ProzSteuer d) {BetragSteuer Den Text entwerfen Sie selber und tragen die Variablen darin ein. Beispiel: 47

Auch Festbeträge sollten über die Staffelpreise angelegt werden, nur hier können Sie die von der Versichrung genannten Steuerbeträge als Information an den Kunden weitergeben. Da es sich um einen festen Verkaufspreis handelt, sind die Steuerbeträge durch Ihre Versicherung genau ausgeschrieben. Nutzen Sie in diesem Fall bitte nicht die Variablen, sondern tragen Sie den -Betrag in das Textfeld ein. IV.1.2 Konditionen Da die Versicherung einen eigenen Verkaufspreis hat benötigt die Leistung auch eine Stornoart. Grundsätzlich vorbelegt ist Kein Storno zulässig. Entsprechend muss als Stornoart 100% Stornogebühr hinterlegt werden. Sollte diese Stornoart noch nicht vorhanden sein, so kann sie unter Stammdaten I => Konditionen => Stornoarten angelegt werden. IV.2 Die Versicherungsmeldung Sie finden die Versicherungsmeldung unter Abrechnung - Versicherungsmeldung. Grundsätzlich kann eine Versicherungsliste beliebig oft ohne Verschiebung ausgedruckt werden kann. Versicherungsabrechnung Versicherungsmeldung mit sofortiger Verbuchung mit nachträglicher Verbuchung Zu empfehlen bei Abrechnung nach Buchungstag (bei Verkauf der Versicherungsleistung z.b. pro Monat). Zu empfehlen bei Abrechnung nach Leistungstermin (nach Durchführung der Reise). Verbuchung der gemeldeten Beträge Keine nachträgliche Änderung / einschließlich Änderungen! Verbuchung möglich! Nach Verbuchung befinden sich alle Beträge laut Versicherungsmeldung im Haben des Kreditors (Versicherung). Der Ausgleich (Zahlungsausgang/Provisionserlös) erfolgt mit der Bankbelastung. WICHTIG: Eine endgültige Meldung ist nicht wiederholbar! Mit Verschiebung bedeutet die endgültige Abrechnung der Versicherungsleistungen für einen bestimmten Zeitraum. Meldung der im Reisepreis enthaltenen Versicherungen Für die Meldung der im Reisepreis beinhalteten Versicherungen stellt turista die Auswahl "8. nur enthaltene (Preis 0,00)" zur Verfügung. Diese Auswahl bewirkt folgende Arbeitsweise: Es werden alle Versicherungen gemeldet die in den Feldern "Versicherungsgebühr"," bereits bezahlt" und "Saldo" auf 0,00 stehen. Gleichzeitig wird die "Meldung" in der Datenbank eingetragen, so dass nachträgliche Änderungen wieder gemeldet werden (analog zu den optionalen Versicherungen). Es wird eine neue Reportvariante eingeführt, welche ausschließlich den Reisepreis pro Vorgang listet. So kann die Reisepreissumme gemeldet und die Versicherungsrechnung kontrolliert werden. Wurde ein Vorgang "storniert" wird dieser nachträglich mit minus gemeldet, so dass dieser "entwertet" wird. 48

IV.2.1 Versicherungsmeldung mit sofortiger Verbuchung Bei dieser Abrechungsart muss der Klicker Versicherung bei Meldung verbuchen im Mandantenstamm gesetzt sein. WICHTIG: Es werden immer die Beträge laut Meldeliste verbucht. Bevor Sie bei der Versicherungsliste die Option Liste erstellen, Datensätze auf gemeldet setzen (= fester Abschluss) anwählen, empfehlen wir dringend vorher eine Liste ohne Verschiebung zu erstellen und einer visuellen Prüfung zu unterziehen. Danach wählen Sie bitte mit identischen Eingaben den festen Abschluss an. Jede Versicherungsleistung, die gemeldet wurde, erhält in der Datenbank den Eintrag gemeldet und bleibt somit unverändert bestehen. Dadurch werden die Versicherungen bei neuen Versicherungsmeldungen nicht mehr berücksichtigt. Nur im Falle einer Stornierung oder Löschung der Buchung wegen Reiseabsage oder kostenloser Stornierung einschließlich der Versicherungsleistung, wird die Versicherungsposition wieder geöffnet und bei der nächsten Versicherungsmeldung in Abzug gebracht. Mit umsetzen des Klickers der Ausdruckart auf Liste erstellen... wird der feste Abschluss gestartet und die sofortige buchhalterische Verbuchung veranlasst. Alle Vorgänge, die in den eingegebenen Leistungszeitraum fallen, werden selektiert und per Button Verbuchen in die Schnittstelle Finanzbuchhaltung transferiert. Es wird zwar eine Abrechnungsnummer vergeben, eine Rückbuchung der Versicherungsabrechnung ist jedoch nicht möglich. Allerdings werden Korrekturen/Änderungen nachträglich verbucht. IV.2.2 Versicherungsmeldung mit nachträglicher Verbuchung Bei dieser Abrechungsart darf der Klicker Versicherung bei Meldung verbuchen im Mandantenstamm NICHT gesetzt sein. Bevor Sie bei der Versicherungsliste die Option Liste erstellen, Datensätze auf gemeldet setzen (= fester Abschluss) anwählen, muss die vorher erstellte Liste ohne Verschiebung einer visuellen Prüfung unterzogen werden. Danach wählen Sie bitte mit identischen Eingaben den festen Abschluss an. Jede Versicherungsleistung, die gemeldet wurde, erhält in der Datenbank den Eintrag gemeldet und bleibt somit unverändert bestehen. Dadurch werden die Versicherungen bei neuen Versicherungsmeldungen nicht mehr berücksichtigt. Nur im Falle einer Stornierung oder Löschung der Buchung wegen Reiseabsage oder kostenloser Stornierung einschließlich der Versicherungsleistung, wird die Versicherungsposition wieder geöffnet und bei der nächsten Versicherungsmeldung in Abzug gebracht. Wenn Sie wieder geöffnete Versicherungsleistungen (z.b. aus Monat Januar) in Abzug bringen möchten (z.b. im Monat Februar nächste endgültige Abrechnung), müssen Sie das Beginn-Datum bei der Ermittlung der Versicherungsmeldung auf 1. Januar setzen. Deshalb empfiehlt turista generell eine Ermittlung ab 01.01. des Jahres bis Abrechungsende. Um die Versicherung in der Finanzbuchhaltung zu verbuchen (Reiseverrechnungskonto an Kreditor), sollte der Leistungstermin (Reisetermin) in der Vergangenheit liegen. Diese Versicherungsabrechnung finden Sie unter Abrechnung - Versicherung abrechnen oder ggf. auch aus der Reiseabrechnung heraus. Bitte beachten Sie, dass die Versicherungsleistung nach der Verbuchung / Abrechnung nicht mehr geändert werden kann!!! 5.2 Anlage einer Pauschalreise 5.2.1 Voraussetzungen Bevor eine Pauschalreise angelegt werden kann, müssen alle Einzelleistungen, die zur Reise gehören, erfasst sein. (siehe Kapitel 5.1) Die Stammdaten müssen sorgfältig ausgefüllt sein. 49

5.2.2 Anlage des Reisecodes Im Pauschalreise-Stamm vergeben Sie den Reisecode. Der Reisecode bleibt gewöhnlich über mehrere Jahre bestehen. Über den Reisecode wird die Reise identifiziert, unabhängig von unterschiedlichen Saisonzeiten oder unterschiedlichen Preisen je Ausstattung. Wählen Sie für den Code einen möglichst sprechenden Schlüssel (max. 8 Stellen), damit der Reisecode leicht wiedererkannt werden kann. Beispiel: Reise nach Paris: Land Dreiletter-Codierung der betreffenden Stadt FPAR 5.2.3 Bezeichnung Bezeichnung der Reise. Das Feld wird auffällig auf dem Formular Reisebestätigung als Reisetitel angedruckt. Unsere Empfehlung: Benennen Sie die Reise wie im Katalog. 5.2.4 Veranstalter Eingabe ist nur erforderlich, wenn Reise von einem fremden Veranstalter durchgeführt wird. Hierzu muss der Veranstalter im Anschriften-Stamm hinterlegt sein. Alle Reise ohne Angabe eines Veranstalters laufen automatisch auf Eigenveranstaltung. 5.2.5 Vorbelegung: Reisetext für Reisebestätigung Dieses Feld ermöglicht die Vorbelegung des Feldes Pauschalreise-Bezeichnung" in der Maske Pauschalcode. Eine nachträgliche Änderung des Textfeldes hat keinerlei Auswirkungen auf schon bestehende Pauschalcodes, sondern nur auf neuangelegte im Rahmen des Pauschalreise- Stamm. Pro Pauschalreisecode kann der Text angepasst werden. 5.2.6 Schlussblock / Stornoart / Gruppen-Erm. Definitionen in Stammdaten I siehe Inhaltverzeichnis Punkt 2. 5.2.7 Typ Pauschalreisen enthalten immer eine Unterkunftsleistung. Die Zimmerart ist im Pauschalcode zwingend vorgeschrieben. Tagesfahrten bündeln dagegen einzelne Leistungen ohne eine Unterkunftsleistung. Im Pauschalcode werden Daten für die Zimmerart nicht abgefragt. 5.2.8 Statistik Anlage der Statistikwerte in Stammdaten II, siehe Inhaltsverzeichnis Punkt 3 5.2.9 Zusätzlich buchbar sind nur freigegebene Leistungen (s.o) Um Fehler bereits im Vorfeld auszuschließen, wurde dieser Schalter geschaffen. Bei»nur freigegebene Leistungen«können nur die Leistungen gebucht werden, die über den Button Zusatzleistungen auch zu dieser Reise erfasst wurden. alle Leistungen im Leistungsstamm Wenn Sie diese Option freigeben, bedeutet dies die Freigabe aller Leistungen aus dem Leistungsstamm, die mit einem Verkaufspreis hinterlegt worden sind. Theoretisch wäre es möglich, alle Leistungen aus dem Leistungsstamm zu einer Pauschalreise hinzuzubuchen. Das würde bedeuten, dass für eine Nordkapreise ein Hotel an der italienischen Riviera buchbar wäre. 50

5.2.10 Abrechnung über Abrechnungskreis Auswahl des Abrechnungskreises, über den die Pauschalreise abgerechnet werden soll. In der Regel werden die Abrechnungskreise im Zuge der Programminstallation mit Ihrer Finanzbuchhaltung eingerichtet (siehe Stammdaten II, Inhaltsverzeichnis Punkt 3). 5.2.11 FIBU Kostenstelle Falls Ihre Finanzbuchhaltung Kostenstellenrechnung unterstützt, kann hier die entsprechende Kostenstelle hinterlegt werden. 5.2.12 Info/Funktionen (1. Button obere Reihe) 5.2.12.a. Info Darstellung der turista-verzweigungen 5.2.12.b Kalender Hinterlegen Sie hier Termine die in der Terminverwaltung erscheinen sollen. 5.2.12.c GR-Vorgang übernehmen In turistagr geplante Reisen sollen einzeln an alle Reiseteilnehmer bestätigt und die Zahlungen einzeln abgewickelt werden. Auch der Unterlagenversand soll an die Reiseteilnehmer erfolgen. Über diese Funktion wird der mit hinterlegten Einzelleistungen geplante GR-Vorgang in VE übernommen. Ziehen Sie die Vorgangsnummer in die Maske, füllen Sie die VE-relevanten Felder und schauen rechts auf das Fehlerprotokoll. Definieren Sie ggf. den richtigen Endpreis für die unterschiedlichen Zimmerarten. Betätigen Sie den Button Übernahme : die Reise wird in VE übernommen. Nun müssen Sie den Vorgang in GR stilllegen, so dass er nicht in der OP- Verwaltung erscheint. 5.2.13 Zusatzleistungen (2. Button obere Reihe) Nur die hier hinterlegten Zusatzleistungen können einer Pauschalreise als zusätzliche, kostenpflichtige Leistungen zugeordnet werden, wenn der Punkt bei Zusätzlich buchbar sind.. entsprechend gesetzt wurde. Achten Sie bei der Zuweisung der Zusatzleistung auf den Leistungstag innerhalb der Reisedauer. Zusätzliche Leistungen können bei Buchung automatisch zugesteuert werden, wenn Sie auf dieser Maske das Häkchen setzten. Der Buchende muss dann aktiv die Leistung aus der Buchung entfernen. 5.2.14 Reisetermine (4. Button obere Reihe) Bevor Sie Pauschalcodes definieren können müssen die Reisetermine angelegt sein. Das Reisekonto wird automatisch vergeben, kann jedoch manuell abgeändert werden. Legen Sie alle Werte gemäß der Maskenführung fest. Nutzen Sie die Möglichkeit der Sammelanlage. 5.2.15 Button Prüfen(5. Button obere Reihe) Starten Sie mit der Anlage eines Reisecodes und brechen die Aktion ab, so kann es vorkommen, dass ein ungültiger Reisecode in der Tabelle vorhanden ist. Diesen erkennen Sie, wenn an der leeren Spalte hinter dem +-Zeichen einer Zeile in der Tabelle der Reisecodes. Wählen Sie die Funktion Prüfen werden in einem Prüflauf alle ungültigen Reisecodes gelöscht. 5.2.16 Zusatz-Infos (6. Button obere Reihe) Informationen zur Reise, die den Expedienten während der Buchung zur Verfügung stehen sollen, können hier hinterlegt werden. Sowohl Texte wie auch Bilder sind möglich. Bei Anlage der Buchung meldet ein Hinweisfeld, dass eine Zusatzinfo vorhanden ist. Diese Informationen werden auf Wunsch auch ins Internet gemeldet. Legen Sie die Infotypen unter Stammdaten II =>Statistik => Infotypen fest. 51

5.2.17 Übersicht (7. Button obere Reihe) Bevor eine Reise zur Buchung frei gegeben wird, sollte man überprüfen, ob in der Reiseanlage an alles gedacht wurde. Dieser Button bringt Sie auf die Maske Info Pauschalreise und stellt die Daten der angelegten Reise dar. 5.2.18 Drucken Preise (8. Button obere Reihe) Ausdruck der Kalkulationspreise. 5.2.19 Kopieren Reisecode (1. Button 2. Reihe) Hier versteckt sich eine große Arbeitserleichterung für alle, die ähnliche Reisen in vielen Varianten verkaufen. Es ist sinnvoll für eine Reise mehrere Reisecodes anzulegen, wenn zu viele Pauschalcodes erwartet werden. Beispiel: Flugreise mit vielen Abflughäfen, die pro Abflughafen mit unterschiedlichen Preisen verkauft werden (z.b. je Vertriebspartner ein anderer Preis) Hier würden die Reisecodes z.b. E-TFS-DU / E-TFS-FR usw. heißen. Legen Sie den ersten Reisecode mit unterschiedlichen Pauschalcodes an (auch im Pauschalcode hilft Ihnen wieder die Maske Kopieren ). Denken Sie daran, dass der Pauschalcode so weit wie möglich dem Reisecode entspricht. Nun die Maske Kopieren auf der Reisecodeebene aufrufen. Tragen Sie den neuen Reisecode ein. Definieren Sie ggf. die Statistikdaten und den Abrechnungskreis neu. Vergessen Sie nicht die bei Übernahme Untertabellen Reisecode zu bearbeiten. Es ist möglich die Reisetermine für den neuen Reisecode zu verschieben. Auch eine Preiserhöhung kann automatisch einkopiert werden. Beachten Sie hierfür den Bereich Anpassung Untertabellen Kann turista Reise- und Pauschalcode miteinander vergleichen, so erscheinen die Pauschalcodes automatisch in der Tabelle. Sollten Sie andere Pauschalcodes angelegt haben, dann suchen Sie bitte über den Filter... Pauschalcodes. Im unteren Bereich der Maske werden noch einmal per die Daten des Pauschalcodes abgefragt. Ein Wechsel von 2 Leistungen in der Kalkulation ist ebenfalls möglich. In unserem Beispiel würde die Flugleistung Hin DUS und Rück DUS gegen Hin FRA und Rück FRA ausgetauscht. Dann nur noch den Button Kopieren drücken und der neue Reisecode ist fertig! 5.2.20 Pauschalcodes (3. Button obere Reihe) Der Pauschalcode ist schlicht die Benennung für eine bestimmte Reisevariante und Ausstattung des Reisecodes. Klicken Sie auf den Button so öffnet sie die Anlagemaske für die unterschiedlichen Preise einer Reise. Hier bearbeiten Sie die Verkaufsseite der Reise. Jeder Pauschalcode repräsentiert einen Verkaufspreis aus dem Katalog, der auf unterschiedlichen Leistungen beruht. Stellen Sie sich Pauschalcodes wie eine Klammer über einzelne Leistungen vor. Die Klammer enthält auch Informationen über die Provisionsstaffel und die Ermäßigungsart für das gesamte Paket. Pauschalcodes beinhalten den Paketverkaufspreis und werden pro Zeitraum (Gültigkeitsdauer des Preises), Zimmerart und Verpflegung angelegt. Jeder Reisecode kann beliebig viele Pauschalcodes enthalten. Der Pauschalcode sollte die gleiche Bezeichnung besitzen wie der Reisecode. Voraussetzung ist, dass sie sich in der Zimmerart oder im Gültigkeitszeitraum unterscheiden. Nur wenn es zu einem Termin mehrere Preisvarianten einer Zimmerart gibt (Sie verkaufen z.b. eine Reise deren Endpreis aus Bus und Hotel besteht aber auch mit einer Variante Bus + Hotel + Eintrittskarte.) werden 2 unterschiedliche Pauschalcodes vergeben. Für jeden Abreisetermin muss die Preisgültigkeit eindeutig sein, da der bis Termin für die Preisermittlung keine Rolle mehr spielt. Für Einzelzimmer wird ein Endpreis angelegt, in turista gibt es keine Einzelzimmerzuschlag. 52

Ebenso wie bei den Einzelleistungen ist auch hier wieder die Anlage von Sonderpreisen über den Sonderpreis-Button möglich. 5.2.20.a Kopieren turista bietet, wo immer es sinnvoll ist, die Möglichkeit zu kopieren. Sind für einen Pauschalcode in der Kalkulation alle Leistungen definiert, so kann ich diese Kalkulation auf einen anderen Preis- Zeitraum oder eine andere Zimmerart kopieren. Wählen Sie diesen Button, so öffnet sich die Kopier-Maske. Mit ein paar Klicks ändern Sie den Preis oder die Zimmerart. Im Hintergrund vergleicht turista die Codierungen. Bei sauberer Reiseanlage kann turista die Zimmerarten vergleichen (z.b. Kontingent mit Codierung DBB und EBB) und entsprechend ändern und die Leistungen tauschen. Findet turista keine vergleichbare Codierung in den Einkaufspreisen, erhalten Sie eine Warnmeldung. Die weiteren Reiterkarten bieten Kopierfunktionen für mehrere Pauschalcodes. Beispiel: Alle Termine für Doppelzimmer sind angelegt, nun müssen für die gleichen Zeiträume die Einzelzimmer-Pauschalcodes angelegt werden. 5.2.20.b Kalkulation In der Kalkulation legen Sie die Leistungen fest, aus denen der Pauschalcode besteht. Die Leistungen werden bei der Buchung des Pauschalcodes gebucht. 1. Buttonreihe: EK-Preise: Hier verzweigen Sie direkt in die EK-Preis Maske der angeklickten Leistung. Nun können Sie Einkaufspreise in Folgejahren aus der Kalkulation heraus einsehen und anlegen. Kontingente: Auch hier verzweigen Sie direkt in die Kontingentverwaltung. Begleitpers.: Gibt Ihnen einen Überblick über die im Kontingent hinterlegten Begleitpersonen. Folgende Angaben/Punkte sind innerhalb der Kalkulation von Bedeutung: 2. Buttonreihe: Leistungen sortieren Für die Erstellung einer xml-datei z.b. für den Verkauf über Internet, müssen einige Kriterien unbedingt beachtet werden. Eines davon ist die Sortierung der Kalkulation. Sie muss immer mit der Beförderungsleistung beginnen die im Pauschalcode angegeben ist. Haben Sie alle Leistungen angelegt und mit den Reisetagen versehen, so nutzen Sie einfach diesen Button, dann sind die Daten bereit für die Übertragung. Multi-Select Voraussetzung für Multi-Select ist eine durchgängige Codierung Ihrer Einzelleistungen. Drücken Sie den Button Multi-Select öffnet sich die Suchmaske für Einzelleistungen. Nun tragen Sie die Anfangscodierung Ihrer Einzelleistungen ein (z.b. FPAR). Auf der Maske erscheinen der Bus, das Hotel, die Stadtführung usw. Nun können Sie mit der STRG -Taste und der Pfeiltaste alle für diese Reise gültigen Einzelleistungen dunkel unterlegen. Klicken Sie nun wieder den Multi-Select Button, so werden alle Leistungen mit diesem Klick in die Kalkulation gezogen. Nun müssen Sie nur noch die Pos.-Nr. und die von - bis Reisetage ausfüllen und speichern. EK-Neu einlesen Ein Klick auf diesen Schalter bewirkt die Aktualisierung des Einkaufspreises für den vordefinierten Zeitraum. Der Wert wird aus den Leistungsstammdaten gelesen und überschreibt ggf. den manuell eingetragenen Wert. Einzelne Leistungen Pos. Nummer Wichtig für die Übergabe Ihrer Daten ins Internet. Hier muss zuerst die Beförderungsleistung definiert werden. Wählen Sie die Pos.Nr. anhand der Reisetage: 1.Tag Anreise: Pos.1 / 1.-7. Tag Hotelaufenthalt: Pos.2 usw. Reisetag Angabe des Fahrttages, an dem die Leistung in Anspruch genommen wird. turistave benötigt die Information zu Errechnung des richtigen Termins, z.b. zur Kontingentprüfung. Beispiel: 53

Bei einer Wien-Reise sei der Theaterbesuch in der Burg am 2. Tag. Tragen Sie hier von 2-2 ein. Das Kontingent für die Karte errechnet turista nun vom Fahrttermin an. Beginnt die Reise am 15.07. (=1. Reisetag) so muss das Kontingent für die Karten des Burgtheaters am 2. Reisetag, also am 16.07. vorhanden sein. Leistung Auswahl der Leistung, die Bestandteil der Kalkulation werden soll. Handelt es sich bei der Auswahl um eine Unterkunftsleistung, so wird die Definition der Zimmerart und Verpflegung notwendig. Diese Felder werden dann automatisch der Maske hinzugefügt. Für diese Leistung das eigene Kontingent verwalten Der Punkt ist bei Beförderungsleistungen fest gesetzt, da hier immer Kontingente verwaltet werden müssen. Bei allen weiteren Leistungen belegt turista das vor, wenn in der Einzelleistung in den Steuerungen das Kontingent abgefragt wird. Zimmerliste drucken (nur bei Auswahl Unterkunftsleistung") Hier wird festgelegt, ob für die entsprechende Leistung eine Zimmerliste gedruckt werden soll. Beispiel: Sie legen eine Rundreise an bei der Sie in 5 Hotels übernachten. Das Kontingent ist in allen 5 Hotels identisch, deshalb wollen Sie nur 1 Kontingent anlegen. Das Kontingent für 4 Hotels muss weder angelegt noch geprüft werden. Leistung ist nicht in Pauschalreise enthalten (nur vorbelegen) Hier anklicken, wenn die Leistung in der Buchungsmaske vorbelegt werden soll, aber nicht im Preis des Pauschalcodes enthalten ist. Die bessere Lösung zur Vorbelegung bei der Buchung ist jedoch die Aufnahme der Leistung in die Zusatzleistungen, dort kann zusätzlich noch der Termin eingeschränkt werden. Merke: Zusatzleistungen die bei allen Pauschalcodes identisch sind werden über Zusatzleistungen angelegt. Leistungen die nur bei einem speziellen Pauschalcode gültig sind werden über die Kalkulationsmaske angelegt. EK Preis Gesamt: Summe aller in der Kalkulation definierten Preise. Dieses Feld können Sie manuell überschreiben. Summe aller Leistungen/Kalkulation Dieser Bereich versteht sich als Kalkulationsblatt und enthält die Summe aller Leistungen des Pauschalcodes. Sie können hier die kalkulatorischen Aufschläge eintragen und erhalten einen Vorschlag für einen VK-Preis. Der endgültige Preis wird von Ihnen in das Katalog-VK Preis - Feld eingetragen und von turista nicht mehr kontrolliert. Dieser Preis erscheint auf Ihrer Bestätigung. Mit dem kalk Pax Punkt geben wir Ihnen die Möglichkeit andere Mindestteilnehmerzahlen zu kalkulieren als in der Einzelleistung hinterlegt. Beispiel: Der von Ihnen definierte Bus ist mit 30 Gästen kalkuliert. Derzeit sind 20 Gäste gebucht. Tragen Sie die Gästezahl in dieses Feld ein und drücken den Button EK neu einlesen, so wird der Grundpreis der EK- Leistung auf 20 Gäste aufgeteilt. In der Kalkulationstabelle öffnet sich eine 2. Spalte, hier werden die Preise zum Vergleich dargestellt. Die kalkulatorische Gästezahl wird nicht gespeichert! 5.2.20.c Hinweistext Gibt es zu dieser Reise eine Information, die beim Verkauf unbedingt berücksichtigt werden muss, so kann hier ein interner Text hinterlegt werden. Wird dieser Pauschalcode in der Buchung selektiert, so öffnet sich automatisch ein Fenster mit dem Text. Über den Button Zu Kenntnis genommen bestätigt man, dass die Info an den Kunden weitergegeben wurde. 2. Option ist der Text im Feld Druckausgabe an Kunden. Wichtige Informationen können so in den Endtext der Reisebestätigung eingefügt werden. 54

5.2.20.d Zusatz-Infos Infotexte die bei Buchung abgerufen oder zur Weitergabe in die xml-datei erfasst werden. Ist eine Zusatzinfo erfasst, so erscheint bei Buchung der Hinweis, dass es für diese Reise Zusatzinfos gibt. Es können Texte und Bilder (Bildnamen für die xml-datei) eingefügt werden. Welche Infotypen in Ihrem Hause benötigt werden legen Sie in den Stammdaten II - Statistik-Schlüssel fest. 5.2.20.e Übersicht Kontrollieren Sie hier Ihren Pauschalcode. Werden alle Leistungen mit Kontingenten angezeigt? Dann ist die erste Hürde für eine reibungslose Buchung genommen. 5.2.20.f Dokumentenverwaltung (gelber Ordner) Der Dokumentenordner ermöglicht die Zuordnung von pdf-dokumenten pro Pauschalcode. Zur Neuanlage ist der DOKUMENTEPFAD in der turista-ini zu bestimmen (siehe Stammdaten I - Dokumentenverwaltung) Es stehen 2 Varianten zur Verfügung: Dokumente für Druckausgabe an Endkunden Reisebestätigung und/oder Voucher VE a) pro Buchungscode (bei Pauschalreise) b) pro sichtbare Einzelleistung (Buchung_Leistung) Legen Sie erst fest, wo das Dokument angehängt werden soll. Anschließend bearbeiten Sie den unteren Teil der Maske mit der Dokumentenzuordnung. Beachten Sie das Häkchen auf der rechten Seite: Das eingelesene Dokument nach dem Kopieren in den Archivpfad löschen. Wird das Häkchen gesetzt, so existiert anschließend nur noch das pdf-dokument in der Dokumentenverwaltung turista. Sollten Sie ein Dokument mehreren Reisen zuordnen wollen, so entfernen Sie bitte das Häkchen! 5.2.20.g Aktuellen Termin teilen Ist für einen Abreisezeitraum ein Preis definiert, dann kommt aber innerhalb der Preisgültigkeit ein neuer Termin in den Verkauf, der einen anderen Preis hat, so kann über diese Funktion die Pauschalcodegültigkeit geteilt werden. 5.2.20.h Drucken Preise Druck der Pauschalpreisliste. 5.2.21 Sonderformen der Pauschalcode-Anlage Überschneidende Reisetermine: Eine Reise findet über Weihnachten; Silvester und Weihnachten+Silvester statt. Termin 22.12. -28.12. Preis 525,00 EUR Termin 28.12. -02.01. Preis 400,00 EUR Termin 22.12. -02.01. Preis 910,00 EUR Folgende Einzelleistungen sind für dieses Beispiel anzulegen: 1. Bus-Hinfahrt mit folgenden Kontingenten 22.12. - 22.12. (Klicker bei Hinfahrt) 28.12. - 28.12. 2. Bus-Rückfahrt mit folgenden Kontingenten 28.12.- 28.12. (Klicker bei Rückfahrt) 02.01. - 02.01. 3. Hotel mit folgenden Kontingenten 22.12. - 28.12. 28.12. - 02.01. Folgende Dinge sind bei der Anlage als Pauschalreise zu beachten: 1. Wenn die Pauschalreise gemeinsam abgerechnet werden soll, dann muss bei Anlage der Reise-Termine immer dasselbe Reisekonto eingetragen werden. 55

2. Die Reise kann unter einem Reisecode angelegt werden, jedoch werden einzelne Pauschalcodes benötigt (einen für die Weihnachts-Reise; einen für die Silvester-Reise und einen für die Weihnachts-Silvester-Reise). Sobald mehr Reisetermine möglich sind, ist die Anlage einer Aufenthaltsreise zu empfehlen!!! Hinweis zu überschneidenden Reiseterminen mit abweichenden Verkaufspreisen: Bei Pauschalreisen ist es erforderlich überlappende Termine mit unterschiedlichen Preisen anlegen zu können. Beispiel: 17 Tage Nordkap vom 08.06. 26.06. 2.000 vom 10.06. 27.06. 2.000 vom 12.06. 29.06. 1.990 vom 14.06. 01.07. 1.990 Um dies über denselben Pauschalcode zu ermöglichen, haben wir die Logik der Preisgültigkeit bei Pauschalreisen identisch zur Preislogik von Reisebausteinen (Pendelverkehr etc.) strukturiert. turista kontrolliert die Preisgültigkeit zum Abreisetag. Gibt es mehrere Reisetermine hintereinander die zum gleichen Preis verkauft werden, so wird NICHT pro Reisetermin ein Pauschalcode angelegt, sondern der Preiszeitraum in einem Pauschalcode zusammengefasst. Beim Anlegen der Pauschalcodes ist der Zeitraum (vgl. obiges Beispiel) wie folgt zu definieren: Gültig für alle Abreisen im Zeitraum: 01.01. 11.06. 2.000 12.06. 31.12. 1.990 5.3. Anlage einer Ferienzielreise (Pendelverkehr) Die Ferienzielreise bezeichnet eine Pendelreise, die in regelmäßigen Abständen ins Zielgebiet führt. Die Beförderung kann mit dem Flugzeug (ggf. unterschiedliche Abflughäfen mit anderen Verkaufspreisen), Bus, Bahn oder mit dem PKW erfolgen. Merke: Für jede Beförderung muss ein eigener Verkaufspreis (VK-Preis) angelegt werden. Anders als bei Pauschalreise ist es bei der Anlage einer Pendelreise nicht notwendig eine Bündelung der Leistungen über den Menüpunkt Pauschalreise vorzunehmen. Die Anlage beschränkt sich in der Regel auf die Definition der Unterkunftsleistung und der Beförderungsleistung. An die Unterkunftsleistung wird dann die Beförderungsleistung angehängt. Bei der Buchung einer solchen Pendelreise wird dann nur noch das Hotel in die Leistungszeile übernommen. Die Vorbelegung der Beförderungsleistung erfolgt automatisch. Dazu wird in der Hotelleistung festgelegt, dass die Beförderungsleistungen automatisch mit gebucht werden sollen. Man sollte sich folgenden roten Faden bei der Anlage einer Ferienzielreise zur Hilfe nehmen: pro Pendel bitte ein Zielgebiet definieren Festlegung des Fahrplans für das Zielgebiet als Hülse Anlage der Leistungen (z.b. Bus-Hinfahrt und Bus-Rückfahrt) Hotel mit Verkaufspreisen, Einkaufspreisen und Kontingenten Vervollständigung des Fahrplans im Zielgebiet 5.3.1 Definition des Zielgebietes Beim Ferienziel-Reiseverkehr empfehlen wir Ihnen für jedes Zielgebiet (Relation, Destination) einen separaten Zielgebietsschlüssel. Dieser wird in den Stammdaten festgelegt. Zu finden ist er unter Stammdaten II => Statistikschlüssel. Beim Anlegen der Leistungen im Ferienziel-Reiseverkehr erhalten alle Hotels ggf. auch Zwischenübernachtungs-Hotels das entsprechende Zielgebietskürzel. Dies ist einerseits für die 56

Zusammenfassung des Unterlagendrucks wichtig und andererseits für die Reiseabrechnung, wo man konkret nach einem bestimmten Zielgebiet suchen kann und so die gewünschte Pendelreise gleich findet. 5.3.2 Anlegen der Fahrpläne für das Zielgebiet Zunächst erfolgt die Anlage der Hülse des Ankunftsfahrplanes. Hierzu gehen Sie bitte unter dem Menüpunkt Beförderung -> Fahrpläne Ankunft auf den Button Neuanlage und legen den entsprechenden Fahrplan an. Ein Befüllen des Planes mit Haltestellen ist zu diesem Zeitpunkt noch nicht notwendig und wird später nachgeholt. Ein Fahrplan sollte immer eine sinnvolle Kurzbezeichnung besitzen, wie z.b. Fahrplan: AK01 (Ankunft 01) oder AN-RÜ (Ankunft Rügen) Der Abfahrtsfahrplan wird nun mit der Kopierfunktion erstellt, nach Drücken des Buttons Kopieren muss nur noch der Fahrplan und die Bezeichnung vervollständigt werden. Ein Befüllen des Planes mit Haltestellen wird auch hier später nachgeholt. Achten Sie bitte auf eine sinnvolle Kurzbezeichnung (z.b. Fahrplan: AB01 (Abfahrt 01) oder AB-RÜ (Abfahrt Rügen) 5.3.3 Anlage der Leistungen Die Anlage von Einzel-Leistungen für eine Ferienzielreise unterscheidet sich grundsätzlich nicht von der für eine Pauschalreise. Sinnvolle Vergabe der Leistungscodes (max.15 Stellen): Beispiel der Codevergabe im Pendelverkehr Bus Reisecode: entfällt Pauschalcode: entfällt Leistungen: ECOS-HIN Busreise Heimat ins Zielgebiet ECOS-Rück Busreise vom Zielgebiet zurück ELLO-MERCEDES Hotel Mercedes, Lloret ELLO-HELIOS Hotel Helios, Lloret EMAL-SUSANNA Hotel Santa Susanna, Malgrat EMAL-PLANAMAR Hotel Planamar, Malgrat Beispiel der Codevergabe im Pendelverkehr Flug Reisecode: entfällt Pauschalcode: entfällt Bei einem Abflughafen Leistung: STR-PMI Hinflug Zielgebiet Stuttgart-Palma PMI-STR Rückflug vom Zielgebiet nach Heimat Bei mehreren Abflughäfen Leistung: EPMI-FLUG-HIN Hinflug zum Zielgebiet EPMI-FLUG-RÜCK Rückflug aus Zielgebiet Beginnen Sie bei einer Pendelreise immer mit der Anlage der Beförderungsleistung. Nach der Anlage des Hin-Busses vergessen Sie nicht, die Rückfahrt der Einfachheit halber zu kopieren. Vergewissern Sie sich, dass in der Kontingentverwaltung der Hin- bzw. Rück-Bus markiert ist. Dann erst legen Sie die Hotelleistung an. Hier jedoch noch einige Punkte, auf welche Sie bei der Anlage einer Ferienzielreise achten sollten: Beim Leistungsstamm achten Sie bitte darauf, dass Sie bei der Anlage des Pendelhotels als Preisart für Unterkunft Verkaufspreise auf Pauschalpreis-Basis verwalten geschaltet ist. Ebenso achten Sie bei allen Pendelleistungen auf den korrekten Abrechnungskreis (i.d.r. Pendel) und auf das korrekte Zielgebiet. 57

Bei den Verkaufspreisen eines Pendelverkehr-Hotels sollten Sie folgende Eingaben beachten: Wichtig ist der Button Diese Leistung in der Buchung vorbelegen (FZR). Sie definieren hier die Leistungen, die bei der Buchung der Unterkunftsleistung ebenfalls mit gebucht werden sollen, z.b. die Beförderung. Legen Sie die Abreise und Rückreise über die Funktion Automatisch mitbuchen an. Vergessen Sie nicht den Klicker Der Preis der Leistung ist im Unterkunft-Pauschalpreis enthalten, wenn Sie einen Gesamtpreis für Hotel und Bus ausgeschrieben haben. Soll die Anreise separat berechnet werden, so wird der Verkaufspreis aus der Beförderungsleistung gezogen. Hier können Sie auch zusätzliche Leistungen wie Versicherungen und Ausflüge vorbelegen. Beachten Sie den Trick, dass ein Ausflug mit dem Punkt vor Objektbezug und dann der Gültigkeitstag mit - eingetragen werden muss. Findet ein Ausflug am 3. Reisetag statt, so heißt es hier vor Objektbezug Tage -3. Beachte: Dies ist natürlich nur möglich bei Unterkunftsleistungen, bei denen der Pauschalpreis statt der Einzelverkaufspreise verwendet wird. Die hier angelegten Leistungen gelten global für alle Preistermine mit derselben Beförderungsart. Stichwort: Verschiedene Anreisearten für die gleiche Unterkunft: Sie haben in turistave die Möglichkeit Preise für mehrere Anreisearten festzulegen. Wechseln Sie hier zunächst in die VK-Preis-Maske der Unterkunft. Rechts oben unter der Felddefinition Katalog befindet sich das Klappfeld Beförderungstyp. Stellen Sie hier die Weiche für die unterschiedlich anzulegenden Beförderungstypen. Legen Sie die Preise an und definieren Sie die Folgeleistungen wie oben beschrieben. Folgende Dinge sind bei der Anlage als Aufenthaltsreise zu beachten: 1. Das Hotel dient als "Kopf der Reise". Dementsprechend sind Verkaufspreise als Saisonpreise festzulegen. In den Saisonpreisen legen Sie den Gesamtpreis für eine bestimmte Aufenthaltsdauer fest. Beispiel: 1. Zeitraum: (bei Anreise) 6 Übernachtungen. = 525,00 EUR 2. Zeitraum: (bei Verläng.) 11 Übernachtungen = 910,00 EUR Preis für jede weitere Übernachtung: EUR 80,00 (Preis / Übernachtung außerhalb Turnus). Bucht der Kunde 6 Übernachtungen (Beispieltermin: 22.12.06-28.12.06), so bezahlt er 525,00 EUR. Bucht er den langen Termin (Beispieltermin: 22.12.06-02.01.07 = 11 Übernachtungen, so bezahlt er insgesamt 910,00 EUR. Bei Übernachtungszahlen, die zwischen dem von Ihnen festgelegten Raster liegen verwendet turistave den Preis/Übernachtung außerhalb Turnus. Beispiel: Bucht der Kunde 5 Übernachtungen (Beispieltermin: 28.12.06-02.01.07), so würden die 5x 80,00 EUR = 400,00 EUR berechnet. 5.3.4 Vervollständigung des Fahrplans im Zielgebiet Die zu Beginn angelegten Fahrplanhülsen müssen nun noch befüllt werden. Hierzu gehen Sie bitte unter Beförderung -> Fahrpläne Ankunft und rufen sich den entsprechenden Ankunftsfahrplan auf. Nun Befüllen Sie den Plan mit den Haltestellen im Zielgebiet. Nach Betätigen des Buttons Neuanlage können Sie auf einfache Art und Weise sich die bereits angelegten Haltestellen in den Fahrplan ziehen. Vergessen Sie nicht das Speichern, bevor Sie die nächste Haltestelle definieren. 58

Sie haben die Möglichkeit zwischen +/- Zeit und Echtzeit zu wählen. Achten Sie bitte auf eine sinnvolle Vergabe. Der Abfahrtsfahrplan wird nun im gleichen Verfahren vervollständigt. Alle weiteren Anwahlpunkte unter der Rubrik Veranstaltung sind Informationsmasken. Beachten Sie immer das + - Zeichen am Anfang einer Zeile, hier sind im Hintergrund weitere Informationen abrufbar. Seien Sie neugierig!! Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einzelne Zeilen oder auf Positionen. Bei vielen Werten verbergen sich hier weitere Schnell-Aufruf-Möglichkeiten. 6. Reiseverkauf 6.1 Die Buchung Über das Menü Reiseverkauf => Buchung gelangt man zur Buchungsmaske. Der Grundaufbau orientiert sich im Wesentlichen an der von START entwickelten TOMA-Maske. 6.1.1 Buchung einer Pauschalreise Beginnen Sie mit dem Button Neuanlage. Die Buchungsmaske ist frei und hat jetzt eine Vorgangsnummer, die nicht geändert werden kann. Tragen Sie die Personenzahl der Reisenden ein. Suchen Sie über den Button... die Agenturnummer, wenn die Reise von einer Agentur gebucht wird. Eine Änderung der Agentur ist nach der Preisermittlung nur noch unter strengen Bedingungen möglich! Um eine Änderung "handhabbar" zu gestaltet, erfolgen diese Arbeitsschritte: 0 - neu 1 - Preisermittlung durchgeführt 2 - Prüfen/Buchen durchgeführt Alle Kontingente (Belegungen) werden gelöscht und anschließend neu geschrieben bzw. bereinigt. Auch dann kann ein Wechsel der Agentur nur dann zugelassen werden, wenn folgende Bedingungen zutreffen: Diese Möglichkeit muss im Mandantenstamm freigegeben werden unter Agenturen dürfen unter Umständen angepasst werden. a) Buchungsstatus <= 3 (Festbuchung) / Nach Rechnungsdruck keine Änderung mehr. b) Buchungsquelle ungleich 6 oder 7 / Internetbuchungen können nicht verändert werden. c) bisherige Agentur muss 0 sein oder dieselbe Abrechnungsart ausweisen d) Die neue Agentur muss die gleiche Provisionsstaffel haben e) zu FEHLER führt dann immer noch ein Wechsel von Agenturen mit Unterkontingenten und Kabinenverwaltung (wenn die Kabinen der jeweiligen Agentur zugeordnet sind). In diesen Fällen muss manuell dafür Sorge getragen werden, dass eine Stornierung und Neuanlage des Vorgangs erfolgt. Sind alle Bedingungen erfüllt, wird die Löschung der Agentur zugelassen. Mit einspielen der Agenturnummer bereiten Sie auch die Abrechnungsaufteilung in Differenzbesteuerung und Regelbesteuerung vor, es werden im Hintergrund automatisch Erlöskreise zugeordnet. Die Buchungsaktion B ist vorbelegt, ändern Sie diese, wenn Sie z.b. erst einmal eine Option aufnehmen möchten. Wählen Sie nun den Button P um Pauschalreise auszuwählen. Wenn Ihnen der Reisecode bekannt ist, bitte einfach in das Feld eintragen, in dem der Cursor blinkt. Kennen Sie den Reisecode nicht, sondern nur den Reisetermin, so drücken Sie bitte auf dieser Maske wieder das P. Nun können Sie den Reisetermin eintragen und alle gültigen Reisecodes erscheinen. Per Doppel-klick wählen Sie Ihre Reise und kommen zurück auf die Pauschalmaske, die nun links alle Reisetermine anzeigt und die Pauschalcodes pro Preis (je Zimmerart / 59

Reisetermin usw.) auflistet. Unterlegen Sie den gewünschten Pauschalcode (z.b. DZ/HP)mit einem Mausklick, ebenfalls den gewünschten Termin. Im unteren Teil der Maske laufen nun die zu der Auswahl passenden Kontingente der Leistungen auf, ebenfalls die zusätzlich buchbaren Leistungen mit Kontingent. Ist der gewünschte Reisetermin lt. dieser Vakanz noch buchbar, so klicken Sie doppelt auf das Reisedatum. Sie springen automatisch zurück in die Buchungsmaske und die buchungsrelevanten Daten werden aufgebaut. Buchen Sie unterschiedliche Zimmer, so klicken Sie in der ersten freien Zeile auf das ANF-Feld, legen das P vor und klicken in das Leistungsfeld. Hier betätigen Sie die rechte Maustaste und wählen die Pauschalcode-Übersicht. Jetzt sind Sie zurück auf der Auswahlmaske, unterlegen die weitere Zimmerart und klicken wieder doppelt auf den Termin. in der Spalte TL-Zuordnung hinterlegen sie analog der TL-Nr. im Anschriftenbereich die Teilnehmer, welche die Zimmerart belegen. (Person1,2 im DZ, Person 3 im EZ o.ä.). Drücken Sie den Button Preis-Ermittlung um die Zeile zu vervollständigen. Wurde in den Stammdaten eine Frühbucherermäßigung hinterlegt, wird automatisch kontrolliert, ob die Voraussetzungen gegeben sind. Das gilt ebenfalls für die Gruppenermäßigung. Altersabhängige Ermäßigungen werden erst mit Eintrag des Geb.-Datums oder des Alters errechnet. Nun kommt die Anschriftenauswahl. Bei Buchungen ohne Agentur oder Agenturen mit Direktinkasso benötigen Sie die Anschrift des Kunden, die im unteren Drittel der Maske über die Funktion Suchen aus den Adressen gesucht wird. Kommt hier ein Neukunde, so gehen Sie über den Button Funktionen und legen die Anschrift neu an. Bei Agenturen mit Inkasso wird die Reisebüroanschrift automatisch vorbelegt, Sie tragen nur noch die Namen der Reisenden ein. Gehen Sie jetzt wieder auf Preis-Ermittlung => Prüfen/Buchen. Sie haben eine Busleistung mit Platzreservierung hinterlegt: Dann öffnet sich nun der Sitzplatzspiegel. Bitte die gewünschten Plätze ankreuzen und den Zustieg vorbelegen. Hier wird auch der Taxiservice aktiviert, wenn der Kunde ihn bucht bzw. der Transfer im Preis enthalten ist. Die Heimatanschriften der Kunden werden dem Vorgang zugeordnet, wenn Sie im Mandantenstamm die Funktion Taxi-Service angeklickt haben. Es können bis zu 4 Anschriften pro P-Zeile hinterlegt werden. Geben Sie im Teilnehmerfeld die Teilnehmernummer ein und füllen die Anschrift/Zustieg aus. Wechseln Sie auf die Reiterkarte 2. Zustieg. Klicken Sie in das Anschrift-Feld - rechte Maustaste. Es öffnet sich das Anschriften-Feld, hier wird die 2. Anschrift eingetragen. Auch die Zuweisung einer Zimmer- oder Kabinennummer folgt auf diesem Wege. Die Masken öffnen sich automatisch. Sie schließen den jeweiligen Vorgang über den Button Buchen. Zurück auf der Buchungsmaske drücken Sie noch einmal Prüfen/Buchen und der Vorgang wird abgeschlossen. In der obersten Zeile steht Buchung ok. Zusätzliche Leistungen: Über das ANF-Feld werden weitere Leistungen in die Buchung genommen. Belegen Sie V für Versicherungen vor und wählen Sie über die rechte Maustaste die Übersicht. Mit Doppelklick auch hier wieder die Leistung in die Buchung ziehen, dem Teilnehmer zu sortieren und über Preisermittlung - Prüfen/Buchen der Vorgang abschließen. Möchten Sie ein vorbelegte Leistung aus der Buchung entfernen, bitte mit Doppelklick auf das erste, graue Feld der Zeile klicken. Eine Auswahltabelle öffnet sich und Sie können die Leistungszeile entfernen. Manuelle Leistungen: Leistungen die individuell zugebucht werden können, werden über ANF M für manuelle Leistung zugebucht. In den Einzelleistungen sollten Sie einen sogenannten Mantel anlegen, der eine Vordefinition für die Abrechnung ist (z.b. Flug mit Hapag Lloyd). Auf der Maske der manuellen Leistung können Sie nun die für diese Reise gültigen Daten eintragen: Texte, EK / VK und weitere Bedingungen. Manuell zugebuchte Flüge können komfortable in den Vorgang integriert werden. (Nur bei INTERNEN Buchung (nicht CRS/Internet)) 60

Legen Sie einen Mantel für eine Einzelleistung Linienflug, (FL) an (Beispiel: Anschlussflug mit Lufthansa). Öffnen Sie in der Buchung über ANF M die Manuelle Leistung und wählen die Einzelleistung Linienflug. Nun öffnet sich zusätzlich zu den bisherigen Eingabefeldern ein 2. Maskenbereich: Airline/Carrier; Flugnummer; Checkin; Abflug um / ab; Ankunft um / an. Sind die Felder gefüllt, stehen sie direkt zum Ausdruck für Reisebestätigung und -unterlagen zur Verfügung. Der Ausdruck wird mit den weiteren Beförderungsdaten (z.b. Hauptflugstrecke aus der Pauschalreisenkalkulation) verknüpft. Die Leistung erscheint dann in der Abrechnung der Reise und die Eingangsrechnung kann zugeordnet werden. 6.1.2 Buchung einer Pendelreise / Einzelleistung Nur wenn Sie auf der Einzelleistungskarte Verkaufspreise den Preis für die Leistung definiert haben, kann gebucht werden. Beginnen Sie, wie bei der Pauschalreise, mit Neuanlage, ggf. Agenturangabe und Gästeanzahl. Nun arbeiten Sie in der ersten ANF-Zeile weiter. Mit Auswahl der Leistung (H = Hotel, EK = Eintrittskarte usw.) wählen Sie die zu buchende Leistungsart. Nun klicken Sie in das Leistungsfeld und betätigen die rechte Maustaste. Es stehen Ihnen unterschiedliche Darstellungsvarianten der Leistung zur Verfügung. Aus der von Ihnen gewählten Darstellung wählen Sie die Leistung, die Sie buchen möchten, indem Sie sie per Doppelklick in die Buchungsmaske ziehen. Kontrollieren Sie den Reisezeitraum und ändern Sie ihn wenn nötig. Achten Sie auf die Belegung, auf die Anzahl der zu buchenden Zimmer/Plätze und die Teilnehmerzuordnung. Das gesamte weitere Buchungsprocedere entspricht der Pauschalreise. (siehe 6.1.1) 6.1.3.Umbuchung Dieses Thema wird von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich gehandhabt. Aus diesem Grund gibt turista nur das Verfahren vor, nicht die Kosten. Löschen Sie die Leistungszeile welche der Kunde stornieren möchte, indem Sie auf den linken Rand doppel-klicken. Ein Feld öffnet sich, Sie wählen Zeile löschen. Nun können Sie manuell in der Ermäßigungstabelle Gebühren erfassen. 6.1.4 Teilstorno Wird eine oder mehrere Personen aus einer Buchung storniert, so klicken Sie bitte auf den Rollpfeil neben der Anrede der zu stornierenden Person. Wählen Sie das + Zeichen. turista fragt, ob diese Person storniert werden soll - klicken Sie ja. Stornieren Sie in gleicher Art ggf. die weiteren Reisenden. Wenn dies erledigt ist => Prüfen/Buchen. ACHTUNG: die kompletten Leistungszeilen werden storniert und müssen für die Reisenden Kunden neu angelegt werden. Daher vorher ggf. Kabinennummern uns Sitzplätze notieren. Die Gebühren für die stornierten Personen werden automatisch lt. Katalog berechnet und erscheinen auf der neuen Bestätigung. Es wird keine Stornorechnung gedruckt. 6.1.5 Vollstorno Hier werden verschiedene Varianten angeboten, die je nach Berechtigung freigeschaltet sind. Klicken Sie auf den... Button hinter Buchungs-Aktion. Die Tabelle mit den unterschiedlichen Stornomöglichkeiten wird geöffnet. Wählen Sie die Stornovariante. Die Gebühren werden automatisch berechnet. Es wird ein Stornobeleg gedruckt. 6.1.6 Löschen wegen Reiseabsage. Müssen Sie eine Reise absagen, so dürfen die Gäste nicht einfach storniert werden. Dies verfälscht Ihre Kasse und Ihre Statistik. Wählen Sie aus der Aktionstabelle Löschen wegen Reiseabsage. Anschließend buchen Sie die bereits erhaltenen Zahlungen von Kunden auf eine Alternativ-Reise um. Sollte der Kunde das Geld zurückerhalten, wird dies automatisch erledigt, wenn die Kontonummer vorhanden ist. Überzahlte Vorgänge werden am Abend überprüft und in die DTAUS Schnittstelle zur Rücküberweisung gestellt. 61

6.1.7 Zahlungen erfassen Aus der Buchung heraus können Sie über den Button Kassenbuch die Anzahlung des Kunden erfassen und auf der Reisebestätigung ausweisen. Zu Zahlungen in turista lesen Sie bitte Kapitel 6.6. 6.1.8 Sofortiger Belegdruck Aus der Buchung heraus können Sie mit dem Button Drucken den Beleg drucken, der als Druckbeleg ausgewählt wird. Üblicherweise bei Buchung die Reisebestätigung. Der Druckmanager öffnet sich und nun haben Sie die Wahl, direkt ausdrucken, erst auf dem Bildschirm ansehen, per Mail oder Fax versenden, als pdf-datei ablegen... Lesen Sie hierzu bitte unser Handbuch Druckmanager. 6.1.9 Button Vorgangs-Info Einen gegliederten Überblick über den Stand der Buchung finden Sie hier. Wie wurde gezahlt, welche Zustiegsstelle sind gebucht und ist ein Bestellvorgang für die Buchung getätigt worden ist auf der 1. Reiterkarte verzeichnet. Wir der Bestellvorgang storniert, finden Sie die Infos ebenfalls im unteren Drittel der Maske. Wer welche Änderungen an der Buchung vorgenommen hat finden Sie auf Reiterkarte 2 (Buchungsprotokoll/Storno) und die 3. Reiterkarte zeigt die Buchungssätze, die an die FiBu übergeben worden sind. Der Button Anzahlung korrigieren wird nur benötigt, wenn es Differenzen zwischen dem Anzahlungsbetrag im Vorgang und in der Kasse gibt. Dieser Button setzt die Vorgangssumme auf die Höhe der Kassenbuchsumme. 6.1.10 Die Button-Reihe auf der Buchungsmaske Dokumentenverwaltung: Der gelbe Ordner verweist in turista immer auf die Dokumentenverwaltung. Hier sehen Sie, welche Dokumente der Reisebestätigung automatisch angehängt wurden. Rückgängig (Aufheben der letzten Aktion) Sie haben versehentlich eine Aktion gestartet und noch nicht mit Preisermittlung abgeschlossen. Dann können Sie mit der Pfeiltaste die Aktion rückgängig machen. Buchungsdaten-Vorbelegung: Bei der Buchung von Pauschalreisen kann die Kopierfunktion (Button mit Kopier-Symbol) genutzt werden, um die aktuelle Buchung in einem neuen Buchungsformular vorzubelegen. Briefkasten-Button: Nutze Sie die Übertragung von Buchungen z.b. aus dem Internet, so können die Vorgänge, je nach Systemeinrichtung, hier abgerufen werden.(siehe Handbuch turistaid) 6.1.11 Buchungsmaske, oberer Teil Der obere Teil der Buchungsmaske zeigt den derzeit angemeldeten Sachbearbeiter. Über den Button P kommen Sie auf die Pauschalreisen-Infomaske. Hier haben Sie den Überblick über die Verfügbarkeit der Reise. Aus dieser Maske heraus lassen sich das Reisecodefeld und die ANF-Zeile mit einem Klick füllen. Der Button R führt Sie auf die Tabelle der Reisecodes. Klicken Sie hier auf den Reisecode ist ein weiterer Arbeitsschritt mit Anlage der ANF-Zeile notwendig um zu buchen. Der Button T führt Sie auf die Reisetermine. Auch hier gilt, wählen Sie den Termin ist ein weiterer Arbeitsschritt erforderlich. Die Vorgangsnummer wird automatisch, fortlaufend vergeben. Das Optionsdatum errechnet sich den Angaben im Mandantenstamm. Mit einem Klick in das Feld öffnet sich der Kalender, das Datum kann angepasst werden. Die Buchungsaktion B / O / S (Festbuchung / Option / Storno) wird eingefügt. Bei Buchung wird automatisch die Reisebestätigung als Druckbeleg vorbelegt. Weitere Druckbelege können ausgewählt werden. 62

Tragen Sie die Personenzahl manuell oder über die + /- Funktion ein. Die Angabe der Agenturnummer steuert die Provisions- und Abrechnungsregel. 6.1.12 1. Reiterkarte: Leistungen/Teilnehmer 6.1.12.a Buchungszeilen An der ANF-Codierung erkennen Sie, welcher Reisetyp gebucht wurde. Alle Definitionen finden Sie mit Klick auf den Rollpfeil. Möchten Sie die unter dem Pauschalcode zusammengefassten Leistungen sehen, so nutzen Sie hierfür bitten den Button Einzel-Leistungen anzeigen". Hier können Sie z.b. auch Sitzplätze oder Kabinennummern ändern, indem Sie auf die Zeile der Leistung doppel-klicken, die Sie ändern möchten. 6.1.12.b Ermäßigungen, Zu-/Abschläge, Stornogebühren Folgende Ermäßigungsarten bzw. Zuschlagsarten lassen sich in den Stammdaten hinterlegen: Gruppenermäßigung (=> siehe Inhaltsverzeichnis 2.9) Frühbucherrabatt (=> siehe Inhaltsverzeichnis 2.9) Stornierungskosten (=> siehe Inhaltsverzeichnis 2.9) Bei den Buchungsarten für Stornierungen»S - Storno ohne Versicherung«und»SV - Storno mit Versicherung«wird die Buchung storniert. Es erscheint ein automatischer Eintrag über die errechneten Stornierungskosten. (Buchungsart»S0«war die Stornierung mit Null Kosten). Bei Pauschalreisen wird die ausgewählte Stornostaffel in der ersten Maske»Verwalten Pauschalreisen«hinterlegt. Bei der Buchung einzelner Leistungen wird die Stornostaffel bei den VK-Preisen in der Leistung eingetragen. Haltestellenzuschlag bzw. -abschlag Bei der Anwahl einer Haltestelle, die mit einem Zu- bzw. Abschlag kalkuliert ist, werden automatisch in der Buchung die entsprechenden Preisaufschläge bzw. -abschläge berechnet. Diese Haltestellenzuschläge bzw. -abschläge werden in den Fahrplänen hinterlegt. Ermäßigung (=> siehe Inhaltsverzeichnis 2.9) Manuelle Preiszuschläge bzw. -abschläge Es lassen sich manuelle Zuschläge bzw. Abschläge erfassen. Auch die zuvor genannten Ermäßigungen lassen sich manuell berechnen. Hierzu müssen Sie die automatische Preisermittlung außer Kraft setzen. (Häkchen auf der rechten Maskenseite) Die durch die Preisermittlung erstellten Ermäßigungen werden im Einzelnen dargestellt. Hierbei stützt sich die Berechnung des Reisepreises auf die in den Stammdaten hinterlegten Ermäßigungen und Preiszuschläge. Um der Flexibilität des Systems gerecht zu werden, ist es dem Anwender auch möglich, manuelle Preiszuschläge bzw. -abschläge zu gewähren. Die automatische Preisermittlung ermittelt zunächst alle Reisepreise und Versicherungsgebühren. Danach werden die Personenabhängigen Zu- und Abschläge ermittelt. Kinder müssen im Anredeschlüssel ein K erhalten. Nachlässe für Erwachsene werden nur dann ermittelt, wenn ein Alter eingetragen ist! Die Eingabe der Mitreisenden, muss in Reihenfolge der Zimmerbelegung erfolgen, da ansonsten keine korrekte Zuordnung (1. Kind, 2. Kind in einem Zimmer etc.) erfolgen kann. Danach werden die vom Reisepreis abhängigen Positionen ermittelt. 6.1.12.c Personenangabe / Preisfindung Im unteren Teil der Maske sind die Daten der jeweiligen Reiseteilnehmer (Mitreisende) aufgeführt. Wenn Ermäßigungen berechnet werden sollen, muss bei allen Teilnehmern das Alter/Geburtsdatum eingetragen sein. turista berechnet das Alter zum Reisebeginn. Haben Sie eine zusätzliche Leistung mit einem Staffelpreis nach Alter angelegt, kontrolliert turista die Gültigkeit. Gibt es für das angegebene Alter keinen Staffelpreis, so erhalten Sie eine 63

Fehlermeldung. Werden mehrere Staffelpreise angesprochen, so erscheinen im Buchungsteil mehrere Zeilen mit der Leistung, dem jeweils gültigen Preis und der Personenzuordnung. 6.1.13 2. Reiterkarte Vorgangsinformationen Diese Registerkarte enthält Informationen über die ausführliche Zusammensetzung des Reisepreises des noch offenen Postens einen Überblick über die Buchungshistorie Reisepreishöhe für die Versicherung eventuelle Bruttoprovision Belegarten der Buchung mit der Information wann welcher Beleg ausgedruckt wurde Anzahlungs- und Restzahlungsbedingungen mit Zahlungsdatum und -betrag (Die Bedingungen werden in Stammdaten I => Konditionen => Katalog => An- und Restzahlungskonditionen definiert). 6.1.13.a Berechnung An- und Restzahlungsbetrag Die Abwicklung der An- und Restzahlung ist einheitlich geregelt: Bei Neuanlage, Wechsel von Option auf Festbuchung und Änderung einer Festbuchung: Prüfung ob Restzahlungstermin kleiner/gleich Tagesdatum wenn ja: Tagesdatum = Restzahlungstermin => gesamter Betrag fällig wenn nein: wird der Anzahlungstermin auf Basis Tagesdatum ermittelt und geprüft ob Anzahlungstermin größer/gleich Restzahlungstermin wenn ja: gesamter Betrag wird in die Restzahlung eingestellt wenn nein: Anzahlungsbetrag und Anzahlungstermin werden eingestellt (ggf. 2 Überweisungsträger) Bei einem Zahlungseingang wird unabhängig von der Anzahlungshöhe der Anzahlungsbetrag auf 0 gesetzt und die Differenz über den Restbetrag verrechnet. 6.1.14 3. Reiterkarte Hinweistexte Hier lassen sich betriebsinterne für Mitarbeiter sowie betriebsexterne Hinweise für und über den Kunden hinterlegen. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung: Reisebestätigung / Rechnung / Voucher Individueller Abschlusstext an Endkunden Individueller Abschlusstext an Agenturen Abreise/Zimmerlisten Hinweistext für Zimmerlisten bzw. Bestellung Hinweistext für Abreiselisten Mit dem Blockpfeil am linken Seitenrand können Sie die Texte des Feldes in das jeweilig andere Feld übertragen. RTF: Da wo Sie den Hinweis RTF finden handelt es sich um ein Hinweisfeld in dem Sie die Textdarstellung beeinflussen können. Markieren Sie den gewünschten Änderungstext und klicken Sie auf die rechte Maustaste. Die RTF-Zeile öffnet sich und Sie können den Text farblich ändern, unterstreichen, kursiv oder fett schreiben usw. Hinweis Intern / CRS Interner Hinweis mit Erinnerungsmöglichkeit im Terminkalender -> dieses Feld ist besonders hilfreich bei Stornierungen, es werden die ehemals gebuchten Leistungen hier nochmals dokumentiert. Bemerkung CRS / Storno CRS (dito, jedoch reine Lesemöglichkeit, das Feld ist für manuelle Ergänzungen für den Anwender gesperrt. Stornorechnung 64

Individueller Abschlusstext an Endkunden Individueller Abschlusstext an Agenturen Bereits bei der Anlage einer Reise werden die in den Stammdaten angelegten Schlusstexte einer entsprechenden Reise zugeordnen. Bei einer Buchung wird dieser Text dann eingefügt und kann nach Wunsch ggf. ergänzt oder verändert werden. 6.2 Buchungsinformationen Aus der Buchungsmaske heraus, lassen sich über das Menü Informationen vielfältige Informationen über die aktuelle Buchungssituation abfragen: Info Pauschalreise/Pauschalreisetermine Kontingentinfo Unterkunft/Leistungen Belegungsinfo Unterkunft/Leistungen Preisinfo Unterkunft/Leistungen Terminkalender Sie erreichen diese Anwahlpunkte sowohl über die Buchungsmaske als auch über den Menüpunkt Veranstaltung. Als Countermitarbeiter bietet es sich grundsätzlich an, nötige Buchungsinformationen über die Buchungsmaske anzuwählen. Man befindet sich nach Erhalt der Informationen gleich in der Buchungsmaske und kann den gewünschten Vorgang eingeben ohne zwischen den verschiedenen Menüpunkten zu springen. Ebenso lassen sich über diese Buchungsinformationen Listen und Serienbriefe erzeugen. 6.3 Buchungsauswertung Für vertiefende Informationen ist das Programm "Buchungsauswertung" im Bereich "Reiseverkauf" gedacht. Dieses Programm bietet über 3 Karten unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten an: a) basierend auf den verkauften Leistungen b) basierend auf den beinhalteten Leistungen c) basierend auf den Ermäßigungen Über Filterbedingung werden die jeweils gewünschten Leistungen angewählt und dann in einer Tabelle angezeigt. Über den Wert wird jeweils eine Summe gebildet. 6.4 Das Kassenbuch in turistave Hier werden die in Stammdaten II => Kassenführung => Geldkonten angelegten Kassen und Konten bebucht. Ein geben hier sowohl Zahlungen von/an Kunden ein wie auch Auszahlungen z.b. an den Busfahrer für Eintrittsgelder, die eine bestimmte Reise betreffen. Bei Auswahl von Betrifft öffnen sich weitere Felder, wo dann die Gutschein- oder Reisedaten eingetragen werden müssen. Das Kassenbuch Über das Kassenbuch werden alle Zahlungsein- und -ausgänge erfasst. Jeder Posten erhält eine eigene fortlaufende Nummer die pro Kasse eindeutig sein muss. Deshalb bitte niemals die laufende Blattnummer oder die Positionsnummer im Geldkonto zurücksetzen! In das Kassenbuch gelangen Sie entweder aus der Buchung heraus hier werden dann Zahlungsdaten und Vorgangsnummer automatisch in der Kassenbuch-Maske vorbelegt, oder Sie gehen über das Menü Reiseverkauf in die Kassenführung. Gehen Sie gemäß der Maskenführung vor. Über... lassen sich die entsprechenden Parameter auswählen. Ab dem Datenfeld Einzahlung bitte wir die entsprechenden Eingaben bzw. Vorgaben mit der ENTER-Taste zu bestätigen. 65

Mögliche Geschäftsvorfälle (unter Feld Betreff ) im Kassenbuch: A =>Allgemein Allgemeine Kassenbewegungen, die nichts mit Vorgängen in turista zu tun haben. Beispiel: Büromaterial, Porto etc. G =>Gutschein-Verkauf Erfassung von Zahlungseingängen auf Reise-Gutscheine. Hierbei geht es nicht um die Einlösung eines Gutscheins. K => Reisekonto/-abrechnung Erfassung von Zahlungen zur Reiseabrechnung. Unser Tipp: Wählen Sie wie gewohnt die Kasse und die Zahlart aus, als Betreff wählen Sie K, dadurch verändert sich die Maske. Nach Eintrag des Betrages tragen Sie links das Reisekonto ein, ergänzen dann rechts die Leistung. Diese steuert dann den hinter der Leistung befindlichen Leistungsgeber ein, der für die Reiseabrechnung benötigt wird. R => turistarb Erfassung von Zahlungsbewegungen, die den OP-Ausgleich für die Reisevermittlung in turistarb betreffen. V =>turistave Erfassung von Zahlungsbewegungen, die den OP-Ausgleich für die Reiseveranstaltung in turistave betreffen. Das in der unteren Hälfte der Maske befindliche Datengitter gibt Auskunft über bereits erfasste Vorgänge des jeweiligen Sachbearbeiters. Mit Hilfe der Selektion erhalten Sie weitere von Ihnen gewünschte Informationen über Kassenbewegungen. Gehen Sie hierzu auf den Schalter Selektion aufblättern. Sie haben nunmehr die Möglichkeit entsprechend den hier angebotenen Datenfeldern zu selektieren. Über den Schalter Quittung haben Sie die Möglichkeit des Quittungsdrucks. Beachte: Die über das Kassenbuch erfassten Zahlungen werden erst durch den Druck des Kassenbuches mit Festabschluss in die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung gestellt. Gutscheinverwaltung Hinweis: Wenn Sie über die Buchungsmaske einen Gutschein aufrufen (Zahlungsverkehr => Reisegutscheine (Info)) ist dies eine reine Darstellung bereits vorhandener Gutscheine. Hier können keine Neuanlagen oder Ergänzungen/Änderungen vorgenommen werden. Dafür gehen Sie über den Menüpunkt Reiseverkauf => Reisegutscheine. Über die Gutscheinverwaltung ist das Verwalten von verkauften und gespendeten sowie Bonus- Reisegutscheinen möglich. Beachten Sie bitte, dass ein Gutschein nicht eingelöst werden kann bis er voll bezahlt ist! Der Zahlungseingang kann sofort oder erst später (Versand des Gutscheines mit Rechnung) erfolgen. Die Verbuchung auf das Gutscheinkonto erfolgt beim Zahlungseingang. Das Gutscheinkonto muss unter Stammdaten II => Kassenführung=-> Aufwandskonten angelegt sein. Für Spendengutscheine empfehlen wir die Anlage eines Geldkontos "Werbung/Spenden", über welches der Zahlungseingang erfasst werden kann. Bei der Neuanlage eines Gutscheins sind zunächst die Felder: Kunde/Suchbegriff Gültigkeitsdatum Gutscheintext 66

Gutscheinwert auszufüllen. Es empfiehlt sich unter Kunde/Suchbegriff denjenigen einzutragen, der für den Zahlungsausgleich verantwortlich ist. Unter Gutschein-Text sollte der Begünstigte eingetragen werden. Zahlungssätze Im hier gebotenen Datengitter erhalten Sie Informationen über bereits geleistete Zahlungen auf diesen Gutschein. Rechnungsdruck/Gutscheindruck Die Schalter Gutschein bzw. Rechnung ermöglichen den Druck der jeweils von Ihnen gewählten Dokumente. Einzahlungen auf einen Gutschein werden über den Button Einzahlungen (Kasse) erfasst. Einzelheiten hierzu - siehe unter Stichpunkt Kassenbuch. 6.5 Der Kassenabschluss (Drucken Kassenbuch) Pro Kasse/Bankkonto kann ein Abschluss gemacht werden. Hierzu wählen Sie in der Tabelle links die entsprechende Kasse aus. Anschließend empfehlen wir einen vorläufigen Ausdruck der Kasse und die Kontrolle. Erst wenn alle Buchungen ok sind wird der feste Kassenabschluss angewählt und die Buchungen in die FiBu transferiert. 6.6 Gutscheinverwaltung Mit der Gutscheinverwaltung können sowohl Spendengutscheine (Empfehlung: Anlage eines Geldkontos Werbeaufwand" oder "Erlösschmälerung") als auch verkaufte Gutscheine verwaltet werden. Gutscheine sind erst verwendbar, nachdem der volle Gutscheinbetrag als Zahlungseingang verbucht wurde. Zusätzlich besteht die Möglichkeit eine Rechnung oder den Gutschein selbst zu drucken. Die im Umlauf befindlichen "alten" Gutscheine werden beim Neueinstieg mit turistave zunächst alle erfasst und über eine separate Kasse "Altgutscheine" (Konto 1361) vereinnahmt. Nachdem alle Gutscheine erfasst sind, kann über das Kassenjournal der tatsächliche Bestand mit der bisherigen Buchhaltung abgestimmt werden. Verkauf / Erfassung eines Gutscheins Druck einer Rechnung und/oder des Gutscheins. Zahlungsentgegennahme (...entweder sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt) Der Gutschein ist bis zur erfolgten Zahlungseingangsverbuchung nicht verwertbar. Verbuchen Sie den Zahlungseinganges im Kassenbuch unter "Betrifft G Gutschein". Über das entsprechende Kassen-Gegenkonto wird dann gesteuert auf welches Konto (z.b.: sonst. Verbindlichkeiten 1710) der Gutschein gebucht werden soll. Gutscheinverwendung Der Gutschein wird "normal" als Zahlungseingang über die Kasse erfasst. Als "Zahlart ist Gutschein" zu verwenden. Daraufhin öffnet sich ein Suchfenster zur Auswahl des Gutscheins. Es werden zwei Buchungssätze gebildet (Kasse Reisekonto / Gutscheinkonto Kasse) damit erscheint der Vorgang nachrichtlich auf dem Kassenjournal ohne den Bestand zu verändern. 67

Geschäftsvorfall Auf einen Blick: Erfassen eines Gutscheins ohne Zahlungseingang Buchungsbewegungen (Buchungssätze) Keine Buchungsbewegung Zahlungsentgegennahme für einen Gutschein Kasse an sonstige Verbindlichkeiten (Gutscheinkonto) Gutscheinverwendung Endkunde Ausgabe Spendengutschein 7. Abwicklung Kasse an Reisekonto Gutscheinkonto an Kasse (nachrichtlich) Werbeaufwand an Gutscheinkonto 7.1 Listenwesen Nehmen Sie sich Zeit um einen Überblick über die Vielfalt zu erhalten. Hier werden Sie für Ihre saubere Reiseanlage belohnt, je besser eine Reise angelegt ist umso vielfältiger ist hier die Auswahl. Angefangen von Standard-Zimmerlisten bis zu Kundenlisten who is who auf einer Reise oder der Geburtstagsliste für den Reiseleiter erhalten Sie alle Infos mit einem Klick! 7.1.1 Abreise-/Zimmerlisten Sie haben die Möglichkeit des unterschiedlichen Drucks von Listen für Ihre Leistungsgeber: Zimmerliste I Diese umfassende Funktion des Zimmerlistendrucks bietet dem Ihnen die Möglichkeit, Zimmerlisten für mehrere Leistungsgeber gleichzeitig zu drucken. Es ist wahlweise eine Gesamtliste bzw. nur eine Nachmeldeliste möglich. Zur Verfügung stehen Ihnen verschiedene Reportvarianten, die unterschiedliche Kriterien von Pauschalreise und Pendelverkehr erfüllen. Der gewünschte Report ist im Mandantenstamm unter Zimmerliste einzustellen. Zimmerliste II Dieser Listendruck eignet sich für die Auswertung im Rahmen einer Pendelreise. Hier besitzen Sie die Möglichkeit, nur einzelne Ankunftstermine der Hotels auszuwählen. Es ist wahlweise eine Gesamtliste bzw. nur eine Nachmeldeliste möglich. Auch hier gelten die Reportvarianten. Mittels der (kostenpflichtigen) Zusatzfunktion Listenexport lassen sich Zimmerliste, Abflugliste sowie die Abreiseliste Leistung im csv-format exportieren. Bitte sprechen Sie mit unserem Vertrieb (vertrieb@turista.de) Abreiselisten-Bahn Möchten Sie Abreiselisten für die Leistung Bahn (BA), so steuern Sie diese Registerkarte an. Abreiselisten-Bus Listen für eine Bus-Leistung erhalten Sie über diese Maske. Abreiselisten-Flug Auswertung von Flugbuchungen. Abreiselisten-Taxi Teilnehmerübersicht der Taxi-Zubringer als Abfahrtsliste, Rückankunftsliste oder Liste pro Reise (Hin- und Rückfahrt). Die Listen sind nur für solche Leistungen wählbar, die in der Buchung über die Zustiegs- /Sitzplatzmaske erfasst wurden. 68

Bei diesem Anwahlpunkt ist sowohl der Ausdruck nach Taxileistungen (turistaii-logik -> Anlage der Leistung mit TX) als auch der Ausdruck nach Zusatzleistungen (turistai-logik -> Anlage der Leistung mit EK) möglich. ausführliche Informationen zur Taxiverwaltung in turista finden Sie unter dem Menüpunkt Verwalten Taxizeiten Abreiselisten-Reise Auswahl von Abreiselisten - leistungsbezogen. Abreiselisten-Leistung Teilnehmerübersicht für sonstige Leistungen. Alle Listen können mit einem Informationstext für den Leistungsgeber versehen werden. Im unteren Teil der Suchmaske ist hierfür ein Freitextfeld. Gibt es immer gleiche Infos an Leistungsgeber, so können Sie diese unter Stammdaten I => Texte und Vorlagen speichern und hier über den Button... integrieren. 7.2 Verwalten Taxizeiten Über diesen Anwahlpunkt können bei Bedarf Abholzeiten verändert und Taxi-Zubringer ausgedruckt werden [Achtung: Hier gilt nur die turistaii-logik => Verwalten von Taxileistungen (Anlage der Leistung mit TX )]. die Taxileistungen, Leistungsart TX, unterstützten die Felder in der Beförderungsmaske der Buchung, welche den Taxi-Zustieg unabhängig vom Bus-Zustieg beinhalten. Folgende Möglichkeiten der Taxianlage stehen Ihnen in turista zur Verfügung: Manuell Im Bild Buchung-Beförderung kann die Taxileistung manuell eingetragen bzw. gesucht werden einschl. eines evt. Zu- oder Abschlags. Haltestellenabhängig Über die Haltestelle kann eine Taxileistung für die Erfassung im Fahrplan vorgegeben werden. Maßgeblich ist aber die im Fahrplan der entsprechenden Haltestelle zugeordnete Taxileitung mit dem entsprechenden Zu- oder Abschlag. Regionsabhängig Im Fahrplan können Zustiegsregionen nach PLZ (von/bis) angelegt werden. Für jede Zustiegsregion kann dann das Taxiunternehmen sowie die Bushaltestelle angelegt werden. Bei Buchungen in welchen die Kunden-Anschrift nicht bekannt ist, muss sofern eine Taxileistung gewünscht wird die PLZ manuell vorgegeben werden. Danach wird über den Fahrplan und die PLZ geprüft, ob der Zustiegsregion eine Taxileistung zugeordnet ist und wenn ja, diese mitsamt der Haltestelle vorbelegt. Falls nein wird die Haltestelle der entsprechenden Zustiegsregion vorbelegt bzw. falls mehrere vorhanden sind diese in dem Haltestellengrid zur Auswahl angezeigt. 7.3 Verwalten Passdaten / -listen Ausdruck von Passdaten in Listenform in Bezug auf die Einzelleistung im Regelfall Fähre oder Kreuzfahrt. (Leistungsart: SP/K) oder zur Visabeschaffung. 7.4 Fahraufträge / OV-Dienstplan Hier erfolgt die Versorgung des Dienstplans mit Fahraufträgen für den Busverkehr und die Reiseleiterplanung. Auf diese Maske kann auch aus dem jeweiligen Kontingent der Beförderungsleistung / des Reiseleiters, Button Fahraufträge zugegriffen werden. Dieses Programm ermöglicht die Verwaltung der Fahraufträge und direkte Erstellung in den Diensplan Programmpunkte, in welchen die Übernahme erfolgen kann: 69

Leistungen/Kontingente (vorgesehen für Übernahme einer Reise) Abwicklung/Verwalten Fahraufträge (Sammelübernahme) 7.4.1 Übergabe-Varianten 1. Gemeinsames Fahrzeug, mit abweichender Belegung je Streckenabschnitt Wird benötigt bei kombinierten Flug-Busreisen (Anreise mit dem Flugzeug oder mit dem Bus, gemeinschaftliche Rundreise beider Gruppen mit dem Bus und getrennte Rückreise) oder bei Ferienzielverkehren (je ein Belegungsplan für Hinfahrt und Rückfahrt) Beispiel: Die Anreise ist entweder mit dem Bus oder mit dem Flugzeug möglich. Am Ziel nehmen alle Reisenden gemeinsam an einer Rundfahrt teil. Notwendige Kontingente: BUS-HIN - nur Gäste mit Busanreise BUS-RUNDREISE - Gäste mit Bus- oder Fluganreise BUS-RÜCK - nur Gäste mit Busrückreise Da es sich aus der Sicht der Disposition und des Fahrers nur um einen Fahrauftrag handelt (der Auftrag wird von einem Fahrzeug und einem Fahrer gefahren), besteht die Möglichkeit nur einen Fahrauftrag für Hin-, Rück- und Rundreise anzulegen. Damit entfällt auch die Zuordnungsproblematik beim Abrechnen der Reise, da es zu jeder Reise nur einen Fahrauftrag gibt. In der Kontingentverwaltung des Busses (Veranstaltung => Einzel-Leistungen => Kontingentverwaltung) kann unter Dienstplan-Daten bestimmt werden, ob die Fahrt an den Dienstplan gemeldet werden soll oder nicht. 2. Aktivierung/Deaktivierung der Fahraufträge durch Veranstalter Die Übernahme der Fahraufträge ist so gesteuert, dass diese auch vom Fahrdienst selbst über das Menü Abwicklung vorgenommen werden kann. Beispiel: Pendel ECOS-BUS-HIN ECOS-BUS-RÜCK Rundreise ISIZB-HIN ISIZB-RÜCK ISIZ-RUND -> Aktivierung (1 FA für Hin- und Rückfahrt) -> keine Aktivierung -> keine Aktivierung -> keine Aktivierung -> Aktivierung (1 Fahrauftr. für Bus, Flug, Hin und Rück) Alle Beförderungssätze, die aktiviert sind werden in dem Programm verwalten Fahraufträge / DP-Übergabe angezeigt. 7.4.2 Übernahme nach turistaov Fahraufträge bearbeiten - Die Aufträge (FA-Nr. 0) können zunächst geändert oder ergänzt werden. Dies geschieht indem man den entsprechenden Auftrag im oberen linken Fenster anklickt. Dieser kann dann auf der rechten Bildschirmseite bearbeitet werden. Fahraufträge erstellen dieser Button vergibt für die noch nicht gemeldeten Fahraufträge eine Fahrauftragsnummer und bereitet den Fahrauftrag für den Dienstplan vor. Bei dieser Vorbereitung können auch globale Korrekturen mitgegeben werden. (z.b. ECOS-HIN/BUS) Der Fahrauftrag ist um 1 Tag zu verlängern, da die Hinreise ja bereits am SA endet, der FA aber bis zur Rückankunft am SO gelten muss. Zunächst werden alle ECOS-HIN Termine des Jahres markiert, dann betätigen des Buttons Fahraufträge erstellen in dem folgenden Abfragefenster wird das Dienstende um 1 Tag 70

verlängert und die Uhrzeit entsprechend korrigiert. Danach sind im Dienstplan alle Spanien- Fahraufträge korrekt enthalten. DP aktualisieren mit diesem Button werden die vorbereiteten Fahraufträge in die Datenbank von turistaov übernommen. Tipp: Soll ein Fahrauftrag im Dienstplan gelöscht werden, so ist dieser im linken unteren Fenster zu markieren. Mit Löschen erhält der Datensatz in der Spalte Art eine Markierung. Erst nach erneutem betätigen des Buttons DP aktualisieren verschwindet der Auftrag. Die Markierung des Datensatzes als gelöscht erfolgt automatisch, wenn der zugehörige Kontingentsatz vom Veranstalter gelöscht wird. 7.5 Bestellwesen 7.5.1 Bestellungen (Druck) Bestellungen werden vorzugsweise für Unterkünfte aus dem Ferienziel-Verkehr vorgenommen. Sie vermerken den Bestellmodus auf der Maske der Leistungsgrunddaten. Setzen Sie den Klicker bei Bestellung pro Buchung drucken. Wünschen Sie eine anschließende Überwachung der Bestellung, setzen Sie einen Klicker bei in der Folge überwachen und warnen nach x Tagen. Sie erreichen somit einen Vermerk im Programm Rückmeldung. (s. Bestellungen (Rückmeldung)) Sie können den Druck sowohl vorgangsbezogen (durch Eingabe der Vorgangsnummer) als auch durch das Weglassen der Vorgangsnummer vorgangsübergreifend anwählen. Bei Anwahl des Bestellungsdrucks werden alle Buchungen überprüft ob eine Bestellung zu erstellen ist. Mit dem Ausdruck wird in der Leistung ein Tagesstempel eingetragen. Damit ist sichergestellt, dass Sie immer nur die "neuen" Bestellungen erhalten, die seit dem letzten Ausdruck angefallen sind. Wird eine Leistung storniert, für die eine Bestellung erstellt wurde, wird vom Buchungsprogramm eine Stornobestellung erzwungen. Erst wenn diese ausgeführt wurde hat man die Möglichkeit den Vorgang zu stornieren. 7.5.2 Bestellungen (Rückmeldung) Auflistung aller Bestellungen die lt. Leistungsstamm überwacht werden sollen und dem jeweiligen Leistungsgeber gemeldet worden sind. Vermerken Sie hier die Rückmeldung von den derzeit in Bearbeitung befindlichen Bestellvorgängen. 7.5.3 Bestellungen (ohne Buchungen) Unterkunft-Leistungsgeberanfragen für geplante Reisen oder Kontingentaufstockung. Beginnend mit der Preis- und Kontingentanfrage können aus dem Reisecode alle Unterkunftsleistungen einer Reise gemeinsam oder aus der Unterkunft nur das Hotel/Schiff angefragt werden. Im Terminkalender wird an dem von Ihnen bestimmten Termin eine Überwachung gesetzt. Ist die Antwort des Leistungsgebers da, wird dies in der Terminverwaltung per Klick vermerkt. Aus diesem Menü heraus kann nun die Bestellung erfolgen. Hier kann die Anzahl der Zimmer verändert werden. Mit Rückbestätigung der Bestellung durch den Leistungsgeber kann die Anzahl der bestätigten Zimmer sofort in das Kontingent der Leistung übernommen werden. Entweder werden die bestätigten Zimmer zur bestehenden Anzahl addiert oder das Kontingent wird mit der neuen Zimmeranzahl überschrieben. Über den Button EK-Preise besteht die Verbindung zur Leistung und die Einkaufspreise können sofort eingetragen werden. 7.6 Versicherungsmeldung Dieses Programm erstellt eine Abrechnung mit der Versicherungsgesellschaft. Diese kann wahlweise pro Buchungszeitraum oder pro Reisezeitraum erfolgen. 71

Im Mandantenstamm wird entschieden, ob die Versicherung mit Meldung verbucht werden soll. Die dann an die Buchhaltung gemeldete Summe sollte mit der Abrechnungssumme der Versicherung übereinstimmen. Jeder abgerechnete Vorgang erhält bei einer Abrechnung mit festem Abschluss einen Tagesstempel, so dass dieser Vorgang in der Folge nicht mehr berücksichtigt wird es sei denn, es ergeben sich auf Grund von Änderungen Abweichungen der Versicherungshöhe. In diesem Fall wird die Über- oder Unterdeckung mit der nächsten Abrechnung ausgeglichen. Es empfiehlt sich sehr, die Versicherungsmeldungen zuerst ohne festen Abschluss / ohne Verschiebung zu drucken und zu kontrollieren. Beim festen Abschluss Verschiebung werden alle gemeldeten Buchungen mit dem "Tagesstempel" versehen. Beachte: Fester Abschluss / Verschiebung bedeutet k e i n e Verbuchung der Vorgänge in der Buchhaltung, sondern dass der Saldo der Versicherung auf 0 gesetzt wird, damit beim nächsten Druck nur eventuelle Änderungen an die Versicherung gemeldet werden. 7.7 Belegwesen Aus jeder Buchung heraus kann der entsprechende Beleg gedruckt werden. Möchten Sie den Druck an einem Arbeitsplatz ausführen, so ist hier der Sammeldruck möglich. Reisebestätigung (Sammel-) Druckprogramm für Reisebestätigungen an den Kunden. Beim Sammeldruck werden bereits gedruckte Bestätigungen berücksichtigt und nicht nochmals ausgedruckt. Rechnung Endkunde Druckprogramm für Rechnungen an den Endkunden. Dieses Programm überprüft die offenen Posten für den ausgewählten Zeitraum und berechnet die "OP". Wird häufig vor dem erstellen der Unterlagen für eine bestimmte Reise durchgeführt, da für "offene Vorgänge" sonst keine Unterlagen erzeugt werden. Stornorechnung Endkunde (Sammel-) Druckprogramm für Stornorechnungen an den Kunden. Beim Sammeldruck werden bereits gedruckte Stornorechnungen berücksichtigt und nicht nochmals ausgedruckt. Drucken Reiseunterlagen Vor dem Ausdruck von Reiseunterlagen sollten Sie einen Rechnungslauf für Endkunden und die Provisionsabrechnung für Agenturen durchführen. turista erstellt im Sammeldruck nur Reiseunterlagen für Vorgänge die entweder voll bezahlt oder berechnet sind. Wie Sie in der Folge mit den "offenen Vorgängen" verfahren bleibt Ihnen überlassen. 7.8 Mahnwesen Hier werden noch offene Posten angemahnt. Dies setzt voraus, dass zuvor der Vorgang einmal berechnet wurde (Rechnungsdruck) und noch nicht voll bezahlt ist. Zunächst werden Kunden bzw. Agenturen mit offenen Posten (getrennt nach An- und Restzahlung) ermittelt. Über den Klicker können Sie ggf. einzelne Kunden aus der Selektion nehmen. Über Drucken starten Sie den Mahnlauf. Hierbei werden die Mahnstufen hochgesetzt, das Datum der letzten Mahnung wird eingespeichert und ist in der Buchung (innerhalb der Registerkarte Vorgangsinformationen ) ersichtlich. Für die unterschiedlichen Mahnstufen können verschiedene Textblöcke hinterlegt werden. 7.9 Unterlagen / Voucher Der Druck der Reiseunterlagen erfolgt üblicherweise nach Reisecode oder Reisetermin. Für den Pendelverkehr besteht auch die Auswahl nach Zielgebiet, so dass mit einem Drucklauf die Unterlagen pro Abfahrt gedruckt werden können. In dieser Maske entscheiden Sie, welche 72

Unterlagen zum Druck angewiesen werden und welche Dokumente neben dem Voucher zusätzlich gedruckt werden sollen. Das Format des Vouchers wird zu Beginn der Arbeit mit turista festgelegt und dann hier angeklickt (DIN a 4 oder Streifen). Lassen Sie Ihre Reiseunterlagen von einem externen Unternehmen drucken, so erstellen Sie hier die Dateien für die Datenübergabe an die Druckerei (kostenpflichtiges Zusatzmodul turistaud). Versenden Sie standardmäßig Unterlagen als E-Mail (Vorbelegung in der Anschrift des Kunden), so wählen Sie bitte zuerst Jeden Vorgang in sich geschlossen ausdrucken anschließend Anschriften mit elektronischem Versand. => Die E-Mails werden verschickt und die Unterlagen als gedruckt gekennzeichnet. Nun kann der Unterlagendruck auf Papier angesteuert werden. 7.10 Beförderungsplanung Folgende Funktionen stehen Ihnen in diesem Anwahlpunkt zur Verfügung: Nachträgliche Änderung der Abfahrtszeit, wenn im Kontingent die Abfahrtszeit ( Nullpunkt ) schon festgelegt wurde. Wechsel des im Kontingent hinterlegten Belegungsplanes Änderung der Fahrpläne Nachträgliches Zusammenlegen von Reisen (Sinnvoll z.b. für nicht vollständig ausgebuchte Fahrten mit dem gleichen Ziel) Aufteilen der Buchungen auf Fahrzeuge, wenn z.b. für eine Fahrt zusätzliche Fahrzeuge eingesetzt werden sollen. Während Sie eine Reise mit diesem Programm bearbeiten, ist die Reise "gesperrt" und kann nicht gebucht werden bis Sie gespeichert haben. Dabei werden dann alle neuen Uhrzeiten etc. in den Buchungsbestand übernommen. Eine Änderung der Fahrtzeiten kann nun in der Folgemaske erfolgen. Die geänderten Zeiten werden anschließend in alle relevanten Dateien automatisch zurückgeschrieben. Beispiel: Wie geht man vor, wenn mehrere Busse zusammengelegt werden sollen, da sie relativ schlecht gebucht wurden? Lösung: Nach Auswahl des Termins erhalten Sie die Liste aller Busse des gewählten Tages. Markieren Sie im unteren Bereich die Fahrt die durchgeführt wird, dann klicken Sie oben bei der Fahrt /den Fahrten die umgebucht werden sollen in die Spalte Umgebucht auf. Hier erscheint nun der Bus der weiterhin in der Planung bleiben soll. Weiter.. Button drücken. Auf der folgenden Maske werden die Teilnehmer dem fahrenden Bus zugeordnet. Wählen Sie die Automatik alles zuordnen und klicken anschließend doppelt in das Feld Leistung in der Tabelle, werden all Vorgänge in einem Arbeitsgang dem Bus zusortiert. Möchten Sie die Gäste in mehrere Busse verteilen, so klicken Sie erst rechts den Bus an, den Sie zuerst zuteilen möchten und wählen dann aus der Tabelle mit Doppelklick auf den jeweiligen Vorgang die Kunden für dieses Fahrzeug. Weiter... Button. Nun werden die Teilnehmer des Busses der nicht fährt in den aktuellen Sitzplan integriert. Nutzen Sie zur besseren Übersicht das Häkchen bereits zugeteilte ausblenden 7.11 Zubringerplanung Häufig ist es notwendig Reisegäste mit Zubringerfahrzeugen zum eigentlichen Hauptbus zu bringen. Über den Menüpunkt Zubringerplanung kann die Verwaltung und Planung dieser Fahrten vorgenommen werden. Für jede Planung wird eine fortlaufende Nummer vergeben. Bestehende Planungen können über Aufrufen/Ändern Planung für Plan... erneut aufgerufen und bearbeitet werden. Möchten Sie geänderte Umsteigepositionen und -zeiten speichern so setzten Sie bitte im pers. Profil die entsprechenden Häkchen. Es stehen Ihnen 2 Nutzungsvarianten zur Verfügung: 73

1. Sie haben eigene Fahrzeuge, planen diese in der Beförderungsplanung und drucken die Voucher mit den Abfahrtzeiten der Kunden. Die Planung der Zubringerfahrzeuge wird nicht in den Buchungen gespeichert, da wir davon ausgehen, dass eine Zubringerplanung erst ca. 3 Tage vor Abreise vorgenommen wird. Dann sind die Unterlagen bereits bei den Kunden. oder: 2. Sie planen die Fahrzeuge von Fremdunternehmen. Zusätzlich möchten Sie, dass die Umsteigezeiten auf dem Voucher erscheinen. Dann findet die Zubringerplanung vor dem Voucherdruck statt. Wählen Sie diese Variante, darf nur eine Zubringerplanung vorhanden sein. Bedenken Sie dies, denn der Voucherdruck findet üblicherweise ca. 21 Tage vor Abreise statt. Eindeutigkeit der Planungen Es muss sichergestellt werden, dass für eine Leistung (Leistung/WagenNr.) ausschließlich eine Planung im Datenbestand vorhanden ist, da ansonsten der Voucherdruck auf Fehler läuft. Deshalb wird folgende Sicherung eingebaut: 1. Grundsätzlich werden bei jedem Aufruf alle Planungen gelöscht, deren Abreisetag mehr als 1 Monat überschritten ist. 2. Wird bei "NEUANLAGE" einer Planung geprüft, ob die ausgewählten Leistungen bereits Bestandteil einer Planung sind. Falls ja, erfolgt eine Warnung und die Leistung wird aus der "alten" Planung entfernt. Report: Die Zubringer-Zusteigeliste Variante "A" zeigt in der Spalte "Sitzplatz" nur Sitzplätze des aktuellen Hauptbusses. Auf der Zubringerstrecke werden für Zubringergäste keine Sitzplätze ausgewiesen. In der Auswahlmaske beginnen Sie über Neuanlage. Tragen Sie das Planungsdatum in das Feld und Enter. Die Liste aller Fahrten des Tages erscheint. Nun wählen Sie, welche Fahrten miteinander geplant werden sollen (mit ) - Weiter -Button betätigen. 74

Die nachfolgende Maske ist in 4 Bereiche aufgeteilt. 7.11.1 7.11.2 7.11.3 7.11.4 7.11.1 Bearbeitung und Hinweise Sortierung der Positionen in der Haltestellenübersicht nach unterschiedlichen Kriterien. Zugeordnete Positionen ausblenden: kann nach Wunsch aktiviert werden Automatische Zuteilung von: mit einem Doppelklick in die untere Tabelle werden alle Zustiege oder alle Gäste eines Bussen zugeordnet. Leistung: Bus in der Planung Umstieg: wird bei der Bearbeitung gefüllt Hinweis 1: Hinweise für die Zubringerlisten, die im Kopf der Liste beim jeweiligen Fahrzeug erscheinen sollen. Eintrag manuell oder über den... -Button Hinweis 2: Hinweistext wird in der Zubringerliste bei der Umsteigeposition angezeigt. Eintrag manuell oder über den Button B, dann werden die Zustiegsorte des Fahrzeugs (Tabelle 7.11.4) in das Feld übernommen. 7.11.2 Tabelle rechts oben: zu planende Busse Hier finden Sie alle zur Planung gewählten Hauptbusse und alle Zubringerbusse, die Sie über den Button Neuer Zubringer angelegen können. Hier belegen Sie den Bus vor, den Sie nun zuteilen möchten. 7.11.3 Haltestellen In der Haltestellentabelle (hier nach Zustiegszeit sortiert) werden alle Vorgänge mit Zustiegsstelle aufgeführt. Mit Doppelklick auf die Zeile ordnen Sie diese Haltestelle dem in der Tabelle 7.11.2 unterlegtem Bus/Zubringer zu. Ein Hauptbus kann auch als Zubringer für einen weiteren Hauptbus eingesetzt werden. Hier erhalten Sie eine Info-Meldung, Sie müssen den Umsteigepunkt zum echten Hauptbus auswählen und die Uhrzeit einfügen. 75

7.11.4 Zustiege Grundsätzlich werden hier die Haltestellen und Zeiten des oben markierten Busses dargestellt. Auf Wunsch kann die Zustiegszeit direkt in die Fahrpläne und Buchungsbestände übertragen werden (für die Planung von Fremdbussen) Hierfür ist für die rechte untere Tabelle Zustiege" die "RECHTE MAUS" geöffnet. Diese bietet die Eingabe einer neuen Abfahrtszeit für die markierte Haltestalle an. Diese Änderung kann für 3 Varianten gewählt werden: a) aktuelles Fahrzeug => Anpassung der Uhrzeit => zusätzlich wird der Fahrplan des aktuellen Fahrzeugs geändert, wenn dieses ein Hauptbus ist b) alle Fahrzeuge mit diesem Zustieg (zum gewählten Fahrzeug) (also incl. alle Fahrzeuge für die das gewählte als Zubringer dient) => Anpassung der Uhrzeit => in diesem Fall wird die neue Uhrzeit auch auf alle anderen Reisen übertragen Problem: wenn ein Zustieg von mehreren Fahrzeugen zu unterschiedlichen Abfahrtszeiten angefahren wird ist diese Variante fehlerhaft. c) alle Fahrzeuge mit diesem Zustieg (der aktuellen Planung) => Anpassung der Uhrzeit => in diesem Fall wird die neue Uhrzeit auch auf alle anderen Reisen übertragen (damit können Sonderfälle siehe b) Problem: durch 2 getrennte Planungen umgangen werden. 7.12 Arbeitsbeispiele für die Zubringerplanung 7.12.1 Neuen Zubringer anlegen Öffnen Sie die Zubringerplanung. Wählen Sie den Button Neuer Zubringer => die Anlagemaske für den Zubringer öffnet sich. In der oberen Mitte der Maske tragen Sie nun den Umsteigeort und den Belegungsplan ein. Jedem Zubringerfahrzeug kann eine Fahrauftrags-Nr. zugewiesen werden. Dabei sind folgende Regeln zu beachten: a) wird ein Zubringerfahrzeug "ohne FahrauftragNr." angelegt, erfolgt KEINE Übernahme in den Dienstplan (bsp.: Taxi oder Fremdaufträge) b) Übernahme der Fahrauftragsnummer durch Doppelklick auf einen Hauptbus/Reise In diesem Fall wird die Auftragsnummer der gewählten Reise übernommen und als Wagen-Nr. 1xx für Zubringer oder 2xx für Verteiler vergeben. Damit laufen auch die Kosten (km, Einsatzzeit und Lohn) auf die entsprechende Reise. Hinweis: steuerlichen Aspekt beachten. Also den Zubriner vorzugsweise einer reinen Inlandsreise zuordnen! Beachte: Bei Hauptbussen / Reisen darf die Fahrauftragsnummer niemals verändert werden, auch wenn diese als Zubringer fungieren. Hier ist ausschließlich der Umsteigeort einzutragen. 7.12.2 Zubringer zum Zubringer Bitte im pers. Profil die Position Umsteigepositionen nicht löschen aktivieren. Gibt es eine Kurzstrecken, auf der Sie Gäste zu einem weiteren Zubringerbus planen möchten, dann markieren Sie bitte das Fahrzeug, dass als Zubringer zum Zubringer genommen wird. Setzten Sie oberhalb der Tabelle das bei weiteren Umstieg eintragen Gehen Sie in der Zustiegstabelle auf die Position der Gäste, die geplant werden sollen => Doppelklick. In die unterlegte Position wird der Zwischenzustieg eingetragen. Gleichzeitig wird die Position kopiert. Unterlegen Sie nun den Bus, in den die Gäste als nächstes einsteigen sollen und teilen ihn den Gästen zu. 76

7.13 Taxi-Zubringerplanung Buchen Sie Taxitransfers für Ihre Kunden, so kann hier die Taxi-Zubringerplanung vorgenommen werden. Voraussetztung ist, dass die Taxi-Leistung in der Buchung eingelesen wurde. Hierfür aktivieren Sie im Mandantenstamm das Feld Taxi-Leistungen buchen. Starten Sie die Planung unter Beförderung - Taxi-Zubringerplanung. Klicken Sie auf Neuanlage und rufen Sie den zu planenden Reisetermin auf. Markieren Sie die gewünschten Busse mit einem Häkchen im Feld Mark an erster Position in der Tabelle. Nach Klick auf den Button Weiter werden die gebuchten Paxe mit Adresse und die zugehörigen Hauptbusse angezeigt. Überblicken Sie nun, wieviele Zubringendienste Sie benötigen. Über den Button Neuer Zubringer können Sie beliebig viele Taxizubringer anlegen. In der Maske müssen die Felder Umstieg in, Umstieg um und Abfahrt um ausgefüllt werden, danach ist der Button Speichern/Beenden anzuwählen. Nun erscheinen alle Zubringer unterhalb des Hauptbusses auf der rechten Maskenseite. Unterlegen Sie die Leistung die Sie planen und ordnen Sie per Doppelklick auf den Kunden das Taxi zu. Der Druck erfolgt über den Button Listendruck. Bei der Reportvariante Keine erwartet turista Ihre Bemerkung im Hinweis 2. Sobald Sie auf Beenden/Speichern klicken, ist die Taxizubringer-Planung abgeschlossen und wird gespeichert. Bei einem erneuten Aufruf werden die von Ihnen vorgenommenen Zuteilungen wieder dargestellt. 7.14 Haltestellenübersicht Planungshilfe für Zubringerdienste, in der Regel drucken Sie die Liste bevor Sie mit der Zubringerplanung beginnen um eine Auflistung aller zu bedienenden Haltestellen für einen bestimmten Abfahrtstermin zu erhalten. V. Exkurs: Die Offene-Posten-Verwaltung (OP Verwaltung) 1. Wie organisiere ich den Neueinstieg? Legen Sie einen Stichtag fest ab welchem alle Reisen über turistave verwaltet werden. Natürlich werden Sie bereits Zahlungen im Vorfeld erhalten oder erhalten haben. Für diesen Zweck richten Sie eine "Hilfskasse" ein, die dann nach erfolgtem Umstieg abgestimmt werden kann. Die OP-Verwaltung für alle Buchungen wird dann aber sofort von turista übernommen. 2. Die OP-Verwaltung für Endkunden Da Endkunden wegen dem häufigen Wechsel und den geringen Buchungsposten (meist nur ein Posten pro Jahr) nicht sinnvoll in der Finanzbuchhaltung abgewickelt werden können, bietet turista für die Endkunden eine eigene OP-Verwaltung einschließlich eines kompletten Kassenbuches an. Die notwendigen logischen Konsequenzen, z.b. bei der Ausgabe der Fahrscheine und Voucher, sind vollständig berücksichtigt. 3. Die OP-Verwaltung für Geschäftspartner Unter dem Begriff Geschäftspartner versteht die turistave-logik: Debitoren wie Agenturen / Buchungsstellen Kunden von Gruppenreisen-Kunden (nur bei Einsatz von turistaov bzw. GI) Kreditoren wie Leistungsgeber Veranstalter (nur bei Einsatz von turistarb). Auch die gesamte OP-Verwaltung für diese Gruppe kann wahlweise in turista erfolgen. 77

turista unterstützt Sie bei Ihrer Arbeit von der Kalkulation bis zur Reiseabrechnung. Deshalb machen Sie sich vorab Gedanken, wann die offenen Posten erstellt werden sollen, und wie die Abwicklung von Eingangsrechnungen der Leistungsträger abgewickelt werden soll. Geschäftsvorfall Frage an die Organisation Wo definiere ich das in turistave? Endkundenbuchung Wann und in welcher Höhe sollen eine Anzahlung und eine Restzahlung erfolgen? Soll eine Bestätigung an die Agentur und ein Doppel für den Endkunden versandt werden? 78 Stammdaten I - Konditionen - Kataloge / Konditionen => Anzahlung / Restzahlung Agenturbuchung Definition über den Mandantenstamm (Formulargestaltung) Agenturrechnung Fälligkeit der Agenturrechnung? Anschriftenstamm Agenturrechnung (Keine Inkassoberechtigung) Agenturen/ Wiederverkäufer (B2B) Voucher/Fahrscheine Sollen alle Buchungen von Endkunden mit Offenen Posten aufgelistet werden? Sind die Agenturen keine Vermittler sondern nutzten die gekaufte Leistung um Sie in eine eigene Reise einzufügen? Was passiert mit dem Ausdruck bei bestehenden Offenen Posten? Kontoaufstellung Erhält die Agentur eine Sammelrechnung oder einen Kontoauszug über die aufgelaufenen Umsätze? Anzahlungsrechnungen Sollen Anzahlungsrechnungen von Leistungsgebern über turista Eingangsrechnungen Barausgaben 8. Abrechnung 8.1 Offene Postenliste/Info Reisekonto erfasst und verwaltet werden? Wo sollen Eingangsrechnungen in turistave erfasst werden sofort oder mit Reiseabrechnung? Wo werden bar abgewickelte oder nicht erfasste Reise-/ Nebenleistungen erfasst? Button Agentur-Daten" Rechnungsdruck Endkunde" Schalter auch Agenturen mit OP-Verwaltung berücksichtigen" setzen. Anschriftenstamm Button Agentur-Daten Abrechnungsart Menü Abwicklung" - Voucher Leistungs-Gutscheine Schalter auch unbezahlte drucken" setzen. Steuerung über Auswahlmaske des Druckprogramms Agentur Rechnungen" Abrechnung Erfassen Eingangsrechnungen Abrechnung Abrechnen Reise oder Erfassen Eingangsrechnungen Abrechnung Abrechnen Reise Zahlungsausgang Kassenbuch (KB) 8.1.1 Offene Postenliste Für alle Vorgänge deren OP-Verwaltung von turista übernommen wird kann eine OP-Liste erzeugt werden. Über Info Buchungen ist dies auch direkt am Bildschirm möglich. Hinsichtlich der Steuerung, ob die OP-Verwaltung über turista oder die Finanzbuchhaltung erfolgen soll, beachten Sie bitte das Kapitel Grundlagen des Rechnungswesens. Nur berechnete Vorgänge anzeigen Listet nur berechnete Offene Posten an Endkunden bzw. Agenturen aus.

Auch Vorgänge mit Endkunden-Lastschrift anzeigen Listet auch Offene Posten aus die per Lastschrift eingezogen werden dürfen. Mit überzahlten Vorgängen Listet auch negative Salden aus. 8.1.2 Info Reisekonto Kurzinformation aller Bewegungen auf einem Reisekonto. Informativ werden hier auch die bei Regelbesteuerung verbuchten Eingangsrechnungen gezeigt. Übersicht aller Zahlungseingänge laut Kassenbuch. Übersicht aller Eingangsrechnungen 8.2 Agenturabrechnung 8.2.1 Verwalten Agenturprovisionen Agenturbuchungen können direkt angesehen und/oder die Provisionsbeträge verändert werden. Damit können manuell auch Provisionen außerhalb der normalen Staffel gewährt werden. Die Änderung der Provision können Sie bei entsprechender Berechtigung (Supervisior) auch in der Buchung vornehmen. 8.2.2 Agenturrechnung Agenturen werden in drei Kategorien aufgeteilt: Agenturen mit Inkassoberechtigung, d.h. der Kunde zahlt an die Agentur. Der Differenzbetrag zwischen Reisepreis und Provision wird in der Regel per Lastschrift von den Agenturen eingezogen. Folglich weist die Agenturrechnung als Rechnungsbetrag den Differenzbetrag aus. Agenturen ohne Inkassoberechtigung, d.h. der Kunde zahlt an den Veranstalter. Die Agentur bekommt lediglich eine Provisionsgutschrift. Folglich weist die Agenturrechnung als Gutschriftbetrag die Provision aus. Agenturen mit Regelbesteuerung, d. h. die Leistung wird nicht an einen Endkunden verkauft sondern als Baustein einer neuen Reise verwendet. Die Rechnung weist den Provisionsbetrag netto als Rabatt aus, es wird keine Umsatzsteuer an die Agentur gezahlt! Agenturrechnungen werden unterschieden nach: Einzel- oder Sammelrechnungen mit Verbuchung erzeugt einen Buchungssatz in der Finanzbuchhaltung. Damit ist der Vorgang nicht mehr änderbar und die Rechnung muss ggf. vor einer Änderung storniert werden. Einzel- oder Sammelrechnungen ohne Verbuchung erstellt dasselbe Formular, erstellt aber keinen Buchungssatz in der Finanzbuchhaltung. Damit ist die Buchung weiterhin änderbar! turista erkennt bei einem Sammeldruck bereits gedruckte Vorgänge und wählt nur diejenigen aus, die noch keinen Druckstatus haben. Beachte: Auch bei Sammelrechnungen wird jeder einzelne Posten verbucht, da unterschiedliche Reisekonten betroffen sind. Allerdings haben alle Buchungssätze die gleiche OP-Nummer! 8.2.3 Anzahlungsrechnungen Agenturen Soll mit Anzahlungsrechnungen für Agenturen gearbeitet werden, so lässt sich dies in den Agenturprovisionsstaffeln hinterlegen (wahlweise mit einem Provisionssatz oder einem festen Provisionsbetrag für die Anzahlung). Über die Funktion Agentur Anzahlungsrechnungen können diese dann gedruckt werden, wobei wie bei der Agentur-Rechnung zwischen Agenturen mit und ohne Inkassoberechtigung unterschieden wird. Eine Anzahlungsrechnung wird immer mit Verbuchung gedruckt. 79

8.2.4 Stornorechnungen Agenturen Druckprogramm für den Ausdruck von Agentur-Stornorechnungen. Auch hier besteht die Möglichkeit des Einzel- und Sammeldrucks. Sie können für Endkunden eine zusätzliche Stornorechnung generieren. 8.2.5 Gutschriften Agenturen Vorgangsbezogener Ausdruck von Agentur-Gutschriften. Rückbuchen der Buchungssätze, die bei der Agenturrechnung gebildet wurden, falls eine Rechnung mit Verbuchung gewählt wurde. Schon berechnete Vorgänge einer Agentur müssen zwingend gutgeschrieben werden bevor der Vorgang wieder zur Bearbeitung zur Verfügung steht. 8.3 Leistungsgeberabrechnung Ausdruck einer Liste über alle Einkaufspreise (Aufwendungen) einer Reise. Entweder über einen bestimmten Zeitraum oder für einen bestimmten Fahrttermin. Änderungen in der Abrechnung sind temporär und werden für den Ausdruck berücksichtigt, aber beim Verlassen des Programms verworfen. Bei Bedarf kann durch Markieren entschieden werden, ob ein Andruck einer Leistung erfolgen soll oder nicht. Die Anwendung findet z.b. ihren Sinn in der Ermittlung des Devisenbedarfes für eine bestimmte Reise. Sie dient als Ausdruck und Ablage in der Reisemappe zur späteren Prüfung der Eingangsrechnungen. Auch ist es sinnvoll dem jeweiligen Fahrer der Reise die Abrechnung mitzugeben, sie dient für ihn als Kontrolle vor Ort. Es findet keine Verbuchung statt, die Leistungsgeberabrechnung ist lediglich ein Ausdruck zu Ihrer Information. 8.4 Rohertragsvorschau Stellt die Einnahmen den voraussichtlichen Ausgaben gegenüber. Die Differenz (Rohertrag) ist z.b. ein Anhaltspunkt über die voraussichtliche Rentabilität oder eine Entscheidungsgrundlage Reisen abzusagen. Für Reiseveranstalter wird es immer wichtiger, die Roherträge für bestimmte Produktgruppen besser auswerten zu können. Ab Programmstand 2.3.5 werden folgende neue Felder versorgt: Erlöskreis / Produktmanager / Destination / Zielgebiet / Reiseart, zusätzlich die Anzeige der Teilnehmerzahl und Rohertrag pro Person. Diese Daten können sowohl gedruckt wie auch als.csv-datei exportiert werden. Beachte: Abgerechnete Vorgänge und Stornierungen werden nicht berücksichtigt. 8.5 Reiseabrechnung turista unterscheidet die Abrechnung nach Differenz- und Regelbesteuerung. Differenzbesteuerung ist die Abrechnung nach der 6.EU-Richtlinie mit Endkunden und vermittelnden Agenturen. Hier wird, vereinfacht gesagt, die Marge/Fahrterlöse aus dem Saldo Zahlungen von Kunden und verbuchte Kosten (Rechnungen von Leistungsgebern / Rückerfassung der Kosten für eigene Busse usw.) gerechnet und anteilig nach Steuerpflichtig/Steuerfrei verbucht. Die Agenturrechnungen werden mit Provisionsbuchungssätzen verbucht. Die entsprechenden Erlöskonten werden bei jeder Reise mit dem Abrechnungskreis zugeordnet. Hinter dem Abrechnungskreis verbergen sich die Konten aus den Stammdaten II - Reisekonten - Abrechnungskonten. Regelbesteuerung tritt in Kraft, wenn Sie an eine Agentur verkaufen, die diese Leistung verwendet, um sie als Leistungsteil einer neuen Reise zu nutzten. Diese Agenturen erhalten keine zu versteuernde Provision. Sie haben die Möglichkeit der Agentur einen Rabatt zu gewähren. Er wird vom Reisepreis abgezogen und nur der Endbetrag als offener Posten ausgewiesen. Die Höhe des Rabattes wird aus der Provisionstabelle gezogen. (Buchungssatz: Debitor an Reisekonto) 80

Die Abrechnung basiert bei dieser Variante auf der von Ihnen in der Leistung oder dem Pauschalcode eingetragenen Aufteilung des steuerpflichtigen Anteils. Die Eingangsrechnungen werden nicht auf dem Reisekonto verbucht. (Buchungssatz: RV/Fremdleistung Aufwand an Kreditor) Für die Regelbesteuerung legen Sie parallel zum Grund-Abrechnungskreis (z.b. 10 = Pauschalreisen) eine Abrechnungskreis mit der Nr. + 10.000 an (im Beispiel: 10.010 Regelbesteuerung Pauschalreisen, siehe auch unter Punkt 3.3.1). Die Konten der Regelbesteuerung werden auch aus den Abrechnungskonten gezogen: Bei der Eingabe der Eingangsrechnung wird über die Auswahl Besteuerung: EU-Land / Drittland / nicht st.bar die Vorgabe des Kontos für den Einkauf (Reisevorleistung) gesteuert. (Soll-Seite/Aufwand) Zur Verbuchung des Reisepreises bei der Abrechnung tragen Sie bitte die Konten für die Ertragsbuchung auf der Haben-Seite der Marge-Konten im 10.0XX Abrechnungskreise ein. Konteneintrag Verkauf (Konto Haben) Agenturen (Anteil steuerfrei) MA-DL Agenturen (Anteil steuerpfl). MA-EU 8.5.1 Erfassen Eingangsrechnungen, Zahlung via DTAUS oder Kassenbuch Verwenden Sie dieses Programm zur Verbuchung Ihrer Eingangsrechnungen wenn Sie Anzahlungen verbuchen möchten, Eingangsrechnungen vor der Reiseabrechnung verbuchen möchten, Eingangsrechnungen verbuchen, aber keine Reiseabrechnung über turistave durchführen. Verwenden Sie dieses Programm nicht wenn Sie die Eingangsrechnungen in der Reisemappe sammeln und gemeinschaftlich mit der Reiseabrechnung verbuchen. Ermitteln Sie die Reise für die eine Rechnung gebucht werden soll. Wenn Sie die Auswahl über den P Button vornehmen werden alle wichtigen Daten automatisch ausgefüllt. Sollten Sie eine Eingangsrechnung für eine Reise eingeben, die auch an Agenturen mit Regelbesteuerung verkauft wurde, so teilen Sie den Rechnungsbetrag anteilig auf. Wählen Sie bei der Erfassung jeweils die Abrechnungsvariante. Die vorbelegten Gästezahlen und Kosten sind der Abrechnungsart zugeordnet. Beispiel: Gesamtgästezahl 50 davon Endkunden/Agenturen 30 - werden bei Auswahl Differenzbesteuerung angezeigt davon Regelbest-Agentur 20 - werden bei Auswahl Regelbesteuerung angezeigt. Die Eingabemaske für die Eingangsrechnung gliedert sich in folgende Bereiche: 1. Zahlungseingabe EK-Rechnung, oberer Bereich, links 2. Auflistung der in der Kalkulation enthaltenen Fremdleistungen, unteres Drittel. 3. Auflistung der bereits gebuchten Eingangsrechnungen, oben rechts. 4. Soll/Ist Vergleich nach Leistungsgebern, unter der Auflistung der Eingangsrechnungen. 8.5.1.a Zahlungseingabe EK-Rechnungen Im unteren Teil sehen Sie die Leistungen der Kalkulation mit aktuellen Belegungen und Gästezahlen und einer dementsprechenden Kostenübersicht lt. EK-Preiserfassung. Markieren Sie die Leistung, für die Sie nun eine EK-Rechnung erfassen möchten und klicken anschließend auf den Button Neuanlage mit Vorbelegung. Die Daten aus der Tabelle und alle weiteren Informationen werden automatisch zugespielt. Markieren Sie in der ersten Spalte der Tabelle mehrerer Leistungen mit dem X und klicken dann auf Neuanlage mit Vorbelegung, werden diese in einer Summe angezeigt. Sie kontrollieren nun die Beträge / Steuersatz / Buchungstext und korrigieren eventuell. Eingangsrechnungen im Reverse Charge Verfahren (Bitte das entsprechende setzten)werden mit Nettobeträgen eingegeben, da der Rechnungsaussteller keine Vorsteuer ausweist. Der Steuerschlüssel für die von Ihnen zu zahlende Mehrwertsteuer muss angepasst werden. Der 81

Steuerbetrag wird dann automatisch ausgerechnet und verbucht. In diesem Fall werden für die Verbuchung der Eingangsrechnung grundsätzlich 2 Buchungssätze erzeugt: a) Reisekonto => Erlös mit USt. (Bruttobetrag - Der MwSt-Betrag schmälert die Marge) b) Aufwand Fremdlstg. => Kreditor (Nettobetrag - turistave) Das Häkchen Verbuchen ist bereits vorbelegt, es wird verbucht, indem man den Button Speichern drückt. (Standardbuchungssatz: Reisekonto an Kreditor). 8.5.1.b Zahlung der Eingangsrechnung über elektronisches Banking In den Dienstprogrammen steht Ihnen das Programm Export Zahlungen zur Verfügung. Arbeiten Sie mit einem elektronischen Banking-Programm, so kann hier eine Datei zur Übergabe der fälligen Zahlungen erstellt werden. Soll die Zahlung in einem Arbeitsgang mit der Rechnungsverbuchung ausgelöst werden, so setzten Sie das Häkchen Zahlung anweisen und tragen im Feld Fälligkeit das Überweisungsdatum ein. Hier können Sie Anzahlungs- und Restzahlungsbeträge zu unterschiedlichen Zahlungsterminen buchen, indem Sie erst den Anzahlungsbetrag der Rechnung erfassen und datieren, anschließend dann die Restzahlung. Die Datensätze werden in die Tabelle DTAUS in den Dienstprogrammen gestellt und bei Auswahl des Überweisungstermins angezeigt. Nun kann die Überweisung elektronisch an die Bank weitergegeben werden. 8.5.1.c Zahlung der Eingangsrechnung über das Kassenbuch Wählen Sie die betroffene Kasse aus, von der die Zahlung erfolgen soll. Als Betreff wählen Sie K - Reisekonto und die entsprechende Zahlart aus. Die Kassenbuchmaske öffnet nun die Felder Leistungsgeber, Reisekonto und auf der rechten Seite zur näheren Eingrenzung der zu erfassenden Zahlung an den Leistungsgeber weitere Felder, die nach Bedarf auszufüllen sind. Tragen Sie den Auszahlungsbetrag ein und speichern Sie den Kassenbuchsatz. Der Buchungssatz lautet in diesem Fall -> Reisekonto an Kasse/Bank Nach einem festen Kassenbuchabschluss werden die Buchungssätze in der Fibuschnittstelle bereitgestellt. Wichtig: Ein Stornieren sprich Rückbuchen des erfassten Kassenbuchsatzes erfolgt immer über das Kassenbuch und nicht über die Eingangsrechnungserfassung! 8.5.1.d Storno einer Eingangsrechnung Im oberen rechten Gitter erscheinen alle bereits erfassten Eingangsrechnungen und über das Kassenbuch erfasste Zahlungsausgänge für das ausgewählte Reisekonto. Zur Rückbuchung einer bereits erfassten Eingangsrechnung markieren Sie im Gitter die entsprechende Zeile und drücken den Button Stornieren. Unter diesem Gitter sehen Sie eine Aufsummierung aller bereits erfassten Beträge aufgeteilt nach EU, Drittland und nicht steuerbar zur besseren Übersicht. 8.5.1.e Storno einer Eingangsrechnung nach Zahlung über elektronisches Banking Wird eine Rechnung ganz oder teilweise gutgeschrieben, wenn sie bereits bezahlt ist, so löst ein Storno keine "Löschung des Datensatzes" aus sondern erstellt unter demselben "Ordnungsbegriff" (VE-Reisekonto / GR - Vorgang / RB - Vorgang) einen neuen Datensatz (Betrag Minus + Stornokennzeichen). Es gilt ein Stornoverbot für Eingangsrechnungen ausschließlich dann, wenn die Reise (VE) bzw. der Vorgang (GR/RB) abgerechnet bzw. fakturiert ist. In diesem Fall muss wegen der neuen steuerlichen Bewertung die Abrechnung zunächst wieder aufgehoben werden. Darüber hinaus wollen wir sicher stellen, dass grundsätzlich kein "verbuchter" Beleg gelöscht wird. 82

Stornieren Sie die Rechnung unter Eingangsrechnung. Der Datensatz wird entfernt, die Rechnung kann ggf. neu überwiesen werden. Möchten Sie die stornierten Rechnungen sehen, so setzten Sie bitte das Häkchen Stornierte Rechnungen anzeigen. Wechseln Sie in die FiBu-Übergabe / Dienstprogramme => Import/Export FiBu => Export Zahlungen. Bitte wählen Sie aus: Überweisung (Geldausgang) => Zahlungsausgang... Drücken Sie den Button Offene Posten. Sie erhalten eine Übersicht über die stornierten und zu zahlenden Beträge. Nun können Sie die Liste auf einen Leistungsgeber oder einen Vorgang oder ein Reisekonto filtern. Wählen Sie die Positionen die Sie Zusammenfassen per Multiselect aus und Zusammenfassen - Button drücken. Es entsteht eine Zeile zur Überweisung. => Beenden und nun die Selektion starten. Der zusammengefasste Posten erscheint zur Überweisung. 8.5.1.f Soll/Ist Vergleich Wenn bei Reiseanlage alle bestätigten Einkaufspreise in der Einzelleistung erfasst wurden so bekommen Sie in dieser Tabelle eine Übersicht über schon erfasste Eingangsrechnungen und die kalkulierten Kosten. 8.5.2 Abrechnen Reisen/Vorgänge Die Reiseabrechnung ist für turista-anwender auch ein Controlling-Instrument. So empfiehlt es sich grundsätzlich den Zeitraum ab 01.01.xx anzuwählen, damit auch wirklich alle Vorgänge abgerechnet worden sind. turista zeigt alle Vorgänge verdichtet nach Reise/Reisekonto an, die noch nicht abgerechnet sind. Die Reiseabrechnung (mit Fremdleistungen) basiert auf den (vorab) erfassten EK-Rechnungen. Damit kann die Reiseabrechnung in Schritten vorbereitet werden, dazu stehen auch ggf. die Sätze aus dem Kassenbuch zur Verfügung. Bei den kalkulatorischen Eigenleistungen ist ein Zugriff auf die IST-Werte von AK möglich. Beginnen Sie mit der Auswahl einer Reise/eines Reisekontos bzw. des Abrechnungskreises/Zielgebietes bei Pendelreisen. Sollten Sie eine Reise abrechnen, die sowohl als Differenz- wie auch als Regelbesteuerung bebucht wurde, so selektieren Sie die Variante, die Sie nun abrechen möchten. Jeder Vorgang wird überprüft, es darf keine nicht-berechneten Agenturbuchungen und Optionsbuchungen geben. Sollte hier eine Warnmeldung erscheinen, ist eine weitere Bearbeitung der Abrechnung nur möglich, wenn aktiv das Häkchen Nur abrechnen, wenn alle Agentur-Rechnungen erstellt sind entfernt wird bzw. wenn die Rechnungen gedruckt werden. Hinweis: Unterdrücken Sie die Kontrolle der Agenturberechnung müssen Sie sich aber der Konsequenzen bewusst sein => die Agenturbuchungen bekommen den Status abgerechnet und können erst wieder angewählt werden (z.b. zum Schreiben einer Agenturrechnung), wenn die Reiseabrechnung aufgelöst wird. In der nun folgenden Übersicht Vorgänge werden alle Reisevorgänge der Erlösseite des Reisekontos aufgeführt. Werfen Sie einen prüfenden Blick auf alle gewährten Ermäßigungen, die nochmals in Summe angezeigt werden, so dass evtl. nicht genehmigte spätestens zu diesem Zeitpunkt auffallen. Nach der Reiseabrechnung sind alle Vorgänge gesperrt und können nicht mehr bearbeitet werden. Alle Teilstornosummen finden Sie ebenfalls in dieser Tabelle. Vollstornos werden separat abgerechnet. (siehe 8.5.4) 83

8.5.2.a Verbuchen Eingangsrechnungen Verbuchen Sie Eingangsrechnungen erst zur Reiseabrechnung, so gehen Sie bitte wie unter 8.5.1. beschrieben vor. Dazu klicken Sie auf die Registerkarte EK-Rechnung. Bereits erfasste Rechnungen werden in der Tabelle rechts dargestellt. Beachte: Die Darstellung und Bedienung dieser Maske ist identisch zum Anwahlpunkt Erfassen Eingangsrechnung 8.5.2.b Korrektur der Eigenleistung IST-Kilometer eingeben, oder auf»kalkulation«klicken und diese berichtigen. Hier wird Ihnen über den Button IST-Werte die Möglichkeit gegeben, die vom Fahrdienst rückerfassten Summen per Mausklick zu übernehmen. 8.5.2.c Die Eigenleistung: Kalkulatorisch oder tatsächlicher Ansatz bei der Berechnung? Ein Unternehmen muss festlegen, ob es bei der Reiseabrechnung die Eigenleistung (in der Regel die Busleistung) auf Basis der kalkulierten Personen oder tatsächlich gereisten Personen abrechnet. Auf der Veranstalterseite kalkulieren wir für den anonymen Markt und somit ist beides zulässig. Ziel ist natürlich die Vermeidung der Steuern. Dies erreicht man durch das Reduzieren der Marge und einer Erhöhung der Eigenleistung. Aber: Hierbei kommt es auf die entsprechenden Reisen an, da natürlich der km-inlandsanteil versteuert werden muss. Als steuerlich vorteilhaft wären z.b. - eine Reise mit hohem Auslandsanteil und wenig Gästen - oder eine Inlandsreise mit vielen Gästen Auch spricht steuerlich nichts dagegen, verschiedene Reisen gemeinschaftlich abzurechnen (z.b. eine reine Inlandsreise mit einer Auslandsreise) 8.5.2.d Kontrolle der EK-Rechnungen - Registerkarte EK-Rechnungen Maßgeblich für die nachfolgende Bewertung sind die Beträge im rechten oberen Datengitter. Im unteren Datengitter erscheinen alle Leistungen, die in der Reisekalkulation angelegt wurden und weisen die aktuell im Leistungsstamm eingetragenen EK-Preise aus. Erfassen Sie die fehlenden Rechnungen (Vorgehensweise Erfassen Eingangsrechnungen). Bei Bedarf können weitere "unvorhergesehenen" Leistungen zusätzlich erfasst werden. 8.5 2.e Erstellung Buchungssätze - Registerkarte Bewertung/Freigabe (Differenzbesteuerung) Auf Freigabe klicken. Die Buchungssätze werden erstellt. Sollte turistave ein bestimmtes Konto nicht finden, so wird eine Meldung ausgegeben. Bitte tragen Sie das Konto im entsprechenden Buchungssatz nach. Bitte nach der Reiseabrechnung unter Stammdaten II => Reisekonten => Abrechnungskonten korrigieren. 8.5.2.f Kontrolle der Aufteilung - Registerkarte Bewertung/Übersicht (Differenzbesteuerung) Sie erhalten eine genaue Aufteilung der Reise. Sind sie mit dem Ergebnis nicht zufrieden, können Sie nochmals alles ändern ansonsten bitte die Reiseabrechnung auf der Karte Bewertung/Freigabe "Verbuchen". Die Reiseabrechnung erstellt die notwendigen Ausdrucke. 8.5 2.g Erstellung Buchungssätze - Registerkarte Freigabe (Regelbesteuerung) Sie erhalten eine Übersicht der Umsätze Regelbesteuerung mit denen von Ihnen in der Leistung eingetragenen Prozentsätzen. Sollte eine Reise aus Pauschale und Zusatzleistungen bestehen, 84

so wird die Quersumme gerechnet. Die Anzeige im oberen Maskenteil zeigt Ihnen die Prozentzahl des Pauschalcodes. Hier können Sie ggf. noch manuelle Korrekturen vornehmen. 8.5.2.g Fehler nach abgeschlossener Verbuchung Verbuchte Reiseabrechnungen können zurückgesetzt werden. Dabei werden Buchungssätze auf dem Reisekonto storniert, sowie alle Vorgänge auf "nicht abgerechnet" gesetzt. 8.5.3 Abrechnen Versicherungen und sonstige separat abzurechnende Leistungen Versicherungen sind im Rahmen der Reiseabrechnung zu verbuchen, wenn im Mandantenstamm nicht anders vorbelegt. Dabei können für den angewählten Zeitraum alle aktuellen Versicherungswerte vom Reisekonto auf den Kreditor umgebucht werden. Danach sind die Versicherungsleistungen nicht mehr zu ändern oder zu stornieren! Sinnvoll für Zeiträume die keiner Änderung mehr unterliegen. Buchungssatz -> Reisekonto an Kreditor (Bruttobetrag) Die erhaltene Provision wird in der FiBu gebucht, in turista wird lediglich die Verkaufsseite betrachtet. Ist im Mandantenstamm der Klicker Versicherung bei Meldung verbuchen gesetzt, so sind in dieser Maske die Anwahlpunkte gesperrt. Separat abzurechnende Leistungen sind im Einzelleistungsstamm bei Steuerungen entsprechend gekennzeichnet worden (Beispiel: Skipässe die zum gleichen eingekauft und verkauft werden. Diese Leistungen werden bei der Bewertung aus den Reiseeinnahmen heraus gerechnet und können über diese Anwahl auf ein separates Konto gebucht werden. 8.5.4 Abrechnen Stornoerlöse Zunächst ein Hinweis: Viele Betriebe führen nach wie vor auf Stornoerlöse Umsatzsteuer ab. Dies ist nicht notwendig! Gemäß 1 Umsatzsteuergesetz sind Beträge welchen kein Leistungsaustausch zugrunde liegt nicht steuerbar. Dieser Sachverhalt trifft auf erhobene Stornokosten zu, da hierfür keine Leistung erbracht wird. Stornoerlöse sind daher umsatzsteuerfrei. Verbucht werden die Stornoerlöse aus Vollstornierungen für einen bestimmten Zeitraum. Vollstornos werden in der Regel ca. 4 Wochen nach Ausdruck der Stornorechnung umgebucht. Nach der Umbuchung können die Vorgänge nicht mehr bearbeitet werden. Wichtig: Einnahmen aus Teilstornierungen werden mit der Reiseabrechnung verbucht. Buchungssatz => Reisekonto an Stornoerlöse 8.5.5 Kundenrabatte verrechnen Für Unternehmen die das Rabattprogramm von turista nutzen ist hier der Anwahlpunkt zur Abrechnung der Kundenrabatte. VI. Exkurs Abrechnungsvariante Vereinfachungsregelung Österreich Grundsätzlich gilt für die Reiseveranstalter in Österreich das EU-Abrechnungsverfahren. Derzeit gibt es allerdings parallel eine vereinfachte Abrechnungsvariante, die von der Regierung jährlich verlängert wird. Hier werden 10% des Reiseumsatzes als Grundlage der Berechnung genommen und hierauf 20% Steuer erhoben. Der Anteil der Inlandsleistungen ist als steuerpfl. Anteil einzutragen. VI.1 Voreinstellungen Im Firmenstamm muss die Abrechnungsvariante Vereinfachungsregelung A gewählt werden. Agenturen, die mit dem Besorgerstatus abgerechnet werden, erhalten in den Agenturdaten die Abrechnungsart Regelbesteuerung.(Anschriften - Buchungsstellen - Button Agentur Daten). 85

Diese Buchungsstellen erhalten keine Provision, sondern einen Rabatt. Er ist für den Veranstalter nicht steuerpflichtig. Daher ist im Anschriftenstamm - Bankverbindung/Steuerdaten - USt.-Schl. USt. Ohne einzutragen. Der Rabatt wird vom Reisepreis abgezogen und die verbleibende Summe verbucht. Ist diese Variante eingestellt füllen Sie bitte, je nach Bedarf, in den Punkten: VK-Preise Leistungen, VK-Preise Unterkünfte, Pauschalcodes jeweils die zwei Felder für den steuerpflichtigen Anteil in %, sowie dem Steuerschlüssel. Bitte tragen Sie hier den Anteil in Zehntel ein (Bei 70 % Steuerpflicht bitte 7 % eintragen), da nur 10% des Gesamtreisepreises versteuert werden müssen. In den Provisionsstaffeln sollte nach Möglichkeit kein Auslandsanteil eingestellt sein. VI.2 Auswirkungen In der Buchung wird direkt der jeweilige Steuersatz in % eingetragen. Eine temporäre Tabelle gibt Ihnen die Möglichkeit, anhand der Einkaufspreise den steuerpflichtigen Anteil zu berechnen. Die Agentur-Rechnung, die Agentur-Storno-Rechnung und die Agentur-Gutschrift werden nur mit einem Buchungssatz gebucht: Debitor an Reisekonto, wobei als Betrag der Reisepreis ohne Provision gebucht wird, wenn das Reisebüro mit dem Besorgerstatus arbeitet. Arbeitet das Reisebüro als Vermittler wird die Provision mit Steuer in 2 Buchungssätzen verbucht. Debitor an Reisekonto und Prov.-Aufwand an Debitor. Der Andruck des steuerpflichtigen Anteils wird ausschließlich im Report gerechnet. Eingangsrechnungen: Da die Eingangsrechnungsbeträge einmal zur Ermittlung der Marge (Abrechnung bei Diff.-Agenturen und Endkunden) zum anderen als Aufwand (bei Regelbesteuerung) verbucht werden, muss eine Aufteilung stattfinden. Wählen Sie auf der Maske Erfassen Eingangsrechnung die Differenz- bzw. Regelbesteuerung. In der Tabelle werden die Gästezahlen nach Buchungen der gewählten Abrechnungsart dargestellt. Damit ist das Controlling gewährleistet. Teilen Sie die Summe der Eingangsrechnung entsprechend auf. Die Rechnung muss somit anteilig zwei Mal verbucht werden. Bei der Erfassung (bzw. Stornierung) von Eingangsrechnungen wird ebenfalls nur ein Buchungssatz abgesetzt: Aufwand Reisevorleistung an Kreditor. VI.3 Reiseabrechnung Die Reiseabrechnung enthält für die Vereinfachungsvariante A die Registerkarten der Regelbesteuerung und baut sich entsprechend um. Die Anwahl, bzw. die Anzeige der Vorgänge und Eingangsrechnungen bleibt wie im Standard, die Karte Verbuchung sieht jedoch ganz anders aus. Hier werden pro steuerpflichtigen %-Satz die aufgelaufenen Beträge aus den Buchungen ermittelt, getrennt nach Buchungsstellen mit Regelbesteuerung, Buchungsstellen mit Differenzbesteuerung (Besorgerstatus) und Endkunden (immer nur eine Zeile). Bitte bedenken Sie, dass bei den Agenturen mit Regelbesteuerung der Rabatt abgezogen wird und die Endsumme als Reisepreis gilt. Bei Agenturen mit Differenzbesteuerung gehört die Provision zum Reisepreis. Hier wird also der Gesamtpreis inkl. Provision zur Berechnung der Steuer herangezogen. Bitte beachten Sie, dass der Betrag steuerpflichtiger Anteil nicht unbedingt dem %-Satz entsprechen muss, da in einer Buchung sowohl der Pauschalcode wie auch zusätzliche Leistungen geprüft werden. Haben die zusätzlichen Leistungen keinen Steueranteil, so verringert sich der eingetragene Betrag entsprechend. Das Feld Anteil wird mit dem %-Satz des Buchungscodes gefüllt. Bei Aufenthaltsreisen wird der höchste eingetragene Anteil angezeigt, gerechnet wird aber aus den tatsächlichen Anteilen lt. Preis der Leistung. Die Spalten können im oberen Maskenbereich bearbeitet werden. Es erfolgt eine laufende Saldierung am Tabellenende. Ändern Sie die Werte in der Abrechnung für Agenturen, so verbuchen Sie andere Werte als auf den Ausgangsrechnungen der Agenturen dargestellt! 86

Auf der Frontmaske zur Abrechnung können Reisen mit Ziel in einem Drittland mit dem Drittland zur Abrechnung vorbereitet werden. Ist dieses Häkchen gesetzt geht turista davon aus, dass das Reiseziel in einem Drittland ist, somit ist die gesamte Reise im Differenzbesteuerungsbereich steuerfrei. Die Positionen der Regelbesteuerung werden auf EU- Land und Drittland kontrolliert und entsprechend versteuert. Anschließend wird über Verbuchen die Fibu versorgt: Der Reisepreis wird in steuerpflichtig und steuerfrei aufgeteilt und jeweils von Reisekonto an Erlöskonto gebucht, wobei die Erlöskonten wie folgt ermittelt werden: Vereinfachungsvariante A Verkaufsseite (Haben-Konten) Regelbest.-Agenturen (steuerfreier Anteil) MA-DL Regelbest.-Agenturen (steuerpflichtiger Anteil) MA-EU Differenzbest.-Agenturen (steuerfreier. Anteil) RV-DL Differenzbest.-Agenturen (steuerpflichtiger Anteil) RV-EU Endkunden (steuerfreier Anteil) RV-DL Endkunden (steuerpflichtiger. Anteil) RV-EU Auf der Aufwandsseite der Konten werden die Eingangsrechnungen verbucht (Soll-Konten) 9. Auswertung 9.1 Tageslisten 9.1.1 Tagesliste Buchung mit Überwachung von Anzahlung, Restzahlung, Option, Warteliste, Termin oder Option, Warteliste, Termin Listet die Buchungen sortiert nach der Vorgangsnummer auf. Angezeigt wird der Kunde, der Abreisetermin, die Fälligkeit und der noch offene Betrag. 9.1.2 Tagesliste Unterkunft / Leistung Druckt eine Liste zur Überwachung der Kontingente. Als Überwachungsdatum stehen die verschiedenen Datumsangaben aus den Hotelkontingenten zur Verfügung. Zur Erinnerung: In den Kontingenten Unterkunft gibt es folgende Terminfelder: Kontingentverfall Buchungsende intern Buchungsende CRS Anzahlung Überwachungstermin Die ersten drei werden vom Programm genutzt um eventuelle Buchungen zu blockieren, die anderen stehen zur freien Verfügung. Hier erfolgt der Listendruck. Standardmäßig ist in allen Feldern das Abreisedatum vorbelegt. 9.2 Zahlungsvorschau Vorschau der zu erwartenden Anzahlungs- und Restzahlungsbeträge auf Basis von Außenständen (Offene Posten) aufgelistet pro Monat für ein Jahr. Wird eine Zahlung im Kassenbuch (egal ob über den Vorgang direkt über das Kassenbuch) erfasst, wird die Basis der Außenstände um diesen Betrag vermindert. 87

Somit stellen die Beträge für die Monate Januar bis Dezember offene Posten dar, die noch nicht durch die Kunden ausgeglichen worden sind. 9.3 Reise-Erlösübersicht zeigt eine Ertragsliste der abgerechneten Reisen. Setzt die Reiseeinnahmen zu den Aufwendungen (Fremdleistungen und Eigenleistungen) ins Verhältnis und ermittelt den Rohertrag. Sie erhalten eine Auflistung der abgerechneten Reise mit Informationen über: Km Inland Km Ausland Einnahmen Reisevorleistungen Fahrterlöse Inland Fahrterlöse Ausland Marge EU Marge Nicht-EU Provisionen Erlöskreis Reisecode An-/Abreise Produktmanager Destination Zielgebiet Reiseart Teilnehmerzahl Rohertrag und Rohertrag pro Person Bei Bedarf können Sie sich die Erlöse für die abgerechneten Reisen pro Reise oder Vorgang ausdrucken oder als csv-datei exportieren. 9.4 Agentur-Provisionsübersicht In einem Gitter stehen Ihnen saldierte Agentur-Provisionen zur schnellen Information bereit. Mit verschiedenen Selektionsmöglichkeiten werden die Agenturen mit Anzahl der Vorgänge Anzahl der Paxe Gesamt-Umsatz Provision steuerpflichtig Provision steuerfrei dargestellt. Sortiert wird absteigen nach Umsatzstärke der Agenturen. 9.5 Mailing/Serienbrief und Statistiken 9.5.1 Mailing / Serienbriefe Immer wichtiger, und daher auch ein Herzstück des Programms. Customer-Relationship- Management, kurz CRM (Kundenpflege), bezeichnet die konsequente Ausrichtung einer Unternehmung auf die Kunden und die systematische Gestaltung der Kundenbeziehung. Die dazu gehörende Dokumentation und Verwaltung von Kundenbeziehungen ist ein wichtiger Baustein und ermöglicht ein vertieftes Beziehungsmarketing. Mittels CRM werden diese Kundenbeziehungen gepflegt, was sich maßgeblich auf den Unternehmenserfolg auswirken kann. Sie selektieren Ihre Kundenanschriften nach von Ihnen vorgegebenen Kriterien und erstellen hieraus Serienbriefe, e-mail-newsletter oder Listen für die Telefonakquise usw. Werbekennungen 88

können den ausgewählten Kunden automatisch zugeordnet werden. Änderungen an mehreren Anschriften werden durch einen Klick möglich. VII. Exkurs Marketing bei Reiseveranstaltern VII.1 Über die Kunst der Zielformulierung Zu Beginn sollte die Frage nach dem Ziel der Werbeaktion stehen. Welche Reise/Reisen möchte ich bewerben? Welche Kundengruppe möchte ich bewerben? Welche Zielgebiete sollen unterstützt werden? Hier kann zunächst der Katalog im Mittelpunkt der Überlegungen stehen. Sie verschicken ihn an Kunden, die laut Ihrer Definition als aktive Kunden zu bezeichnen sind. D.h. Kunden, die in einem von Ihnen festgelegten Buchungszeitraum eine oder mehrere Buchungen tätigten. Abhängig von Ihrer Produktpolitik können jedoch auch einzelne Kundengruppen beworben werden, die aufgrund ihres Reiseverhaltens Gemeinsamkeiten aufweisen. Ziel einer Werbeaktion kann auch sein, Kundengruppen in einem Reisepreis-Bereich anzuschreiben. Wie sich an den hier angeführten Beispielen erkennen lässt, könnten mannigfaltige Fragen zur Anschriftenauswahl beitragen. Aber verlieren Sie nie die wichtigste Frage aus den Augen: VII.2 Die rechtlichen Aspekte Was ist mein unternehmerisches Ziel? Nicht jede Werbung ist beim Empfänger willkommen. Wettbewerbswidrige Belästigungen werden bei der Brief- und Postwurfwerbung, bei Lockvogelpraktiken, bei der Straßenwerbung, der Telefax und E-Mail-Werbung, Trauerfallwerbung, in Fällen der Zusendung unbestellter Waren angenommen. Allen diesen Werbeformen ist gemein, dass sie sich den Adressaten als Belästigung darstellen. Brief- und Briefkastenwerbung ist grundsätzlich zulässig. Mailings sollten so gestaltet sein, dass man ihren Werbecharakter erkennen kann. Je mehr sie den Eindruck eines Privatschreibens erwecken desto riskanter wird diese Werbeform. Ein entgegenstehender Wille des Adressaten solche Werbung zu erhalten sollten Sie in jedem Fall respektieren. Sie riskieren ansonsten ein Unterlassungsurteil wegen Persönlichkeitsrechtsverletzung. Newsletter-Versender sollten aufpassen. Sie dürfen einen Interessenten erst dann mit dem Newsletter anmailen, wenn sie sich vorher per Mail vergewissert haben, dass er es war, der sich da angemeldet hat. Tipp: Jeder Anmelder erhält erst ein "nacktes" Mail ohne jegliche Werbung, in dem er aufgefordert wird nochmals zu bestätigen (z.b. durch einfaches drücken auf "Antworten"-Button und absenden), dass er wirklich der Besteller des Newsletters xy ist. Erklären Sie dem Empfänger, warum er diese Mail erhalten hat. Der Datenschutz nimmt eine immer größere Rolle im Rahmen von werblichen Gestaltungen bzw. den aufkommenden Kundenbindungssystemen ein. Grundsätzlich erlaubt ist die Speicherung von sog. Bestandsdaten. D.h. Sie können die Kundenadressen speichern und Angaben, die zur Abwicklung des Bestellverhältnisses notwendig sind. Sobald Sie diese nicht mehr brauchen, müssen die Daten eigentlich gelöscht werden. Kundenadressen dürfen auch listenmäßig zu "Marktforschungszwecken" verwendet werden. Sie dürfen sie also zur Bewerbung z.b. mit Mailings einsetzen. Das sog. Datatracking, wobei Nutzungsdaten des Kunden mit seiner Adresse 89

zusammengeführt werden, ist und bleibt unzulässig. Dies gilt jedenfalls für den Fall, dass Sie sich die Erlaubnis zu einer solchen Zusammenführung nicht ausdrücklich vom Kunden erteilen lassen. Der Kunde muss eine ausdrückliche bewusste Erklärung abgeben. Vorangekreuzte Erklärungen, die der Kunde - falls er eine solche Erklärung nicht abgeben möchte - erst wieder streichen muss, genügen diesen Anforderungen nicht. Der Kunde muss vielmehr willentlich selbst ankreuzen oder entsprechende Erklärungen unterschreiben. Er muss ferner in jedem Fall darauf hingewiesen werden, dass er seine Erklärung jederzeit widerrufen kann. VII.3 Der strukturierte Aufbau von Statistikkriterien turista gibt derzeit folgenden statistischen Aufbau vor: Beförderungsart Reiseart Zielgebiet Kundenart Die Kriterien innerhalb der einzelnen Statistikarten sollten möglichst klar differenziert werden. Vermeiden Sie unbedingt inhaltliche Überschneidungen. Deutschland-Nord Deutschland Deutschland-Süd Bei der Anlage von Kriterien spielt die Zielformulierung eine gewichtige Rolle. Möchte ich beispielsweise ein gewisses Segment meines Reiseangebotes bewerben, so kann ich die Mailingaktion über die Reiseart als auch über die Kundenart steuern. Bei Opernreisen kann ich das über die Reiseart Opernreise tun, oder ich klassifiziere den Kunden als Opernfreund. Tipp: Möchten Sie Ihre vorhandene Statistikstruktur entsprechend umbauen, so nutzen Sie bei den Änderungen der Kundenarten das Programm Mailing/Serienbrief. Die Reiseart, Beförderung und Zielgebiet werden Sie über den Leistungsstamm bzw. Reisestamm neu eingestellt. Änderungen im bestehenden Buchungsstamm müssen manuell vorgenommen werden^ Bitte bedenken Sie, dass ein Mailing aus den Daten der aktuellen Reisen des Kunden immer die genauere Basis ist, als eine manuell gepflegte Kundenart. Sag mir wohin Du reist - und ich sag Dir wer Du bist! VII.4. Das Programm Mailing / Serienbrief in turistave Die Auswertung Mailing/Serienbriefe finden Sie im Modul turistave im Menüpunkt Auswertungen Es wird auf zwei Datenquellen zugegriffen. 1. Anschriftenstamm (Berücksichtigung aller erfassten Adressen) 2. Statistikdatenbank (Berücksichtigung nur der Adressen für die Buchungsvorgänge vorliegen). VII.4.1 Selektion 1 VII.4.1.1 Grundselektion Vorgehensweise: Erster Schritt : Zweiter Schritt: Auswahl eines oder mehrerer Selektionsfelder ( Selektion nach Feld ) Auswahl eines Vergleichsoperators( Vergleich ) 90

Dritter Schritt: Eingabe oder Auswahl des gewünschten Vergleichswertes ( Vergleichswert ) Vierter Schritt: Bei weiteren Selektionen die addiert werden sollen, bitte das Treffer mit nächster Selektion addieren anhaken. Fünfter Schritt: Sechster Schritt: Die Abfrage-Logik Mit Selektion den Suchlauf starten (Auf der dritten Registrierkarte erscheinen die gefundenen Anschriften) Erzeugung einer Datei durch Anwahl von Serienbrief mit den ausgewählten Adressen. Selektionsfelder Die vorbelegten Felder Werbekennung und Mandant sind Pflichtfelder Alle 14 Abfragezeilen lassen sich untereinander beliebig kombinieren Verknüpfung untereinander durch UND - z.b. Anschriftentyp ist... und Bedingung (Vertikale-Verknüpfung) Kundenart ist... usw. = PLZ gleich 72000 > PLZ größer 72000 < PLZ kleiner 72000 >= PLZ größer gleich 72000 <= PLZ kleiner gleich 72000 <> PLZ-Raum zwischen 70000 und 72000 like (teilqualifizierte Suche) z.b. Ort like Stutt selektiert alle Orte die mit den Buchstaben Stutt... beginnen Vergleichs- Operatoren Vergleichswert Verknüpfung innerhalb eine Abfragezeile durch ODER -Bedingung (Horizontale- Verknüpfung) z.b. Reiseart: Rundreise oder Busreise oder Flugreise usw. Werden in der Zeile durch Komma getrennt 91

Selektion nach Feld Wenn Keine Auswahl getroffen wurde, stellt turista Ihnen sämtliche Datensätze zur Verfügung. Die Felder ermöglichen eine Filterung der Datensätze nach bestimmten Kriterien. Die Mehrzahl der Felder ist selbsterklärend. Im folgenden werden beispielhaft Felder erläutert: Feldname Erläuterung Anwendungsbeispiel Anschriftentyp Im Anschriftenstamm hinterlegte Zuordnung wie Reiseverkehrskunde, Buchungsstelle etc. Aktionen nur für Veranstalter-Kunden oder für Mietomnibus-Kunden PLZ Auswahl von Postleitzahl-Gebieten Regionale Eingrenzung einer Aktion Erstkontakt Datum der Anlage der Kundenadresse Aufspüren von Karteileichen, also Kunden die noch keine Buchung seit der Adresserfassung getätigt haben L. Änderung Datum der letzten Änderung der Kundenadresse Kundenart Werbekennung Bezieht sich auf die im Adressstamm hinterlegten Kundenarten ( Einzelreisender, VIP etc.) Bezieht sich auf die im Adressstamm hinterlegte Werbekennung ( Aktiv/Werbung, Aktiv/keine Werbung etc.) Aktion nur für Interessenten an Single- Reisen Eingrenzung nur auf Adressen, die für Werbeaktionen in Frage kommen Die weiteren Auswahl-Felder sind mit einem Sternchen ( * ) versehen. Diese Felder werden aus der Statistikdatenbank gelesen: Feldname Erläuterung Anwendungsbeispiel Reisepreis/Pax Realisierter durchschnittlicher Selektion der Kunden die Hochpreis- Reisepreis pro Reisenden oder Niedrigpreis-Reisen buchen Reisedauer Durchschnittliche Reisedauer pro Selektion von Kunden die für Tages- Reisenden oder Urlaubsfahren in Frage kommen Pax/Buchung Wie viel Pax pro Buchung realisiert Analyse Zielgebiet Welche Kunden buchen welches Zielgebiet. Beförderungsart Selektion von Kunden die Flugreisen oder Omnibusreisen bevorzugen Reisecode Welche Kunden buchen welche Reise Agentur Welche Kunden haben bei welcher Agentur gebucht Veranstalter Aktion für Kunden die bestimmte Veranstalter bevorzugen Weitere Funktionen Feldname Erläuterung Anwendungsbeispiel Treffer Treffer von Addition der Treffer für die PLZ-Gebiete 70000 bis addieren unterschiedlichen 71000 und 80000 bis 81000 Selektionsläufen addieren Bemerkung (VT) Volltextsuche im Wenn Bemerkungen bei den Anschriften hinterlegt Bemerkungsfeld im worden sind, kann hier danach selektiert werden (Die Anschriftenstamm Verknüpfung der Kriterien ist über AND bzw. OR möglich) Buchungstag Eingrenzung auf Erfolgskontrolle von Werbeaktionen (Wie viel von/bis bestimmten Zeitraum Buchungen sind nach einer Aktion realisiert worden) Abreisetag Eingrenzung auf Aufzeigen von bevorzugten Reisezeiten von/bis bestimmten Zeitraum 92

VII.4.1.2 Geburtstagslisten Für Geburtstagsgrüße an Kunden dient Selektion nach Geburtsdatum. Die eingegebenen Geburtsdaten werden mit den in der Anschrift unter Geburtsdatum eingegeben Daten verglichen. Es werden auch die Einträge der 2. Ansprechperson in der Anschrift selektiert. VII.4.1.3 Positive Selektion und Negative Selektion Wählen Sie, ob der Brief an Kunden gesandt werden soll, die gebucht haben oder die nicht gebucht haben. Die Selektion bezieht sich auf den gewählten Buchungs- oder Abreisezeitraum, beides kann auch kombiniert werden. Ebenso können Sie die positive Selektion mit der negativen Selektion durch das und verknüpfen. VII.4.1.4 Summen-Bedingung Auswahl von Anschriften nach der Anzahl der Buchungen oder nach dem Gesamtreisepreis. Als Operatoren können größer oder kleiner gewählt werden. Aus der Gesamtanzahl können Sie die Anzahl auf die Besten (beispielsweise) 100 beschränken. VII.4.1.5 Sortierung / Gruppierung Hier beeinflussen Sie die Sortierung der ausgewerteten Anschriften. Je nach Versand kann die PLZ oder die Anzahl wichtig seien. Wählen Sie die Summenbedingungen, so kann nicht noch einmal nach PLZ sortiert werden. Dann möchten Sie die Beste Ihrer 100 ausgewählten Anschriften zuerst dargestellt haben, ganz gleich, in welchem PLZ-Bereich diese Anschrift liegt. VII.4.1.6 Auswahlkriterien Eine Einschränkung auf einen bestimmten Buchungsstatus. Welchen Kunden haben wir eine Reise absagen müssen? Bei der Erstellung eine Werbeaktion eintragen Um eine Werbeerfolgskontrolle durchführen zu können besteht die Möglichkeit, gezielt in die selektierten Adressen eine Werbeaktion einzutragen. Die Auswahl der Werbeaktion wird erst aktiviert, wenn Sie die Trefferliste als Serienbriefdatei drucken möchten. Es erscheint die Tabelle mit Ihren Werbeaktionen, wo Sie dann die aktuelle Aktion auswählen können Wenn Sie die folgende Abfrage mit Ja bestätigen wird die Aktion in der Statistikdatenbank hinterlegt. Nicht vergessen: Hierfür müssen Sie eine Werbeaktion unter Stammdaten => Werbeaktion verwalten anlegen. Vor der Erstellung der Anschriftendatei werden Sie aufgefordert eine Werbeaktion auszuwählen. VII.4.1.7 Adress-Auswahl nach Anschriftentyp Selektieren Sie Anschriften nach dem Anschriftentyp Buchungsstelle so können hier die Buchungsstellenanschriften in der Selektion berücksichtigt werden, oder aber die Kundenanschriften, wenn diese durch das Veranstalter-Direktinkasso erfasst wurden. VII.4.1.8 Datensätze berücksichtigen Die 9 Häkchen bieten unterschiedliche Einschränkungen. Hier aktivieren Sie z.b. die Datei für einen Newsletter, wenn Sie nur Adressen mit E-Mal-Adresse auswählen. VII.4.2 Selektion 2 VII.4.2.1 Werbeaktionserfolgs- und Interessentenkontrolle Im Hinblick auf die hohen Kosten von Werbeaktionen ist es notwendig zumindest ansatzweise zu messen was sie tatsächlich bewirken. In turista haben Sie die Möglichkeit eine Werbeaktion in die Anschriften-Daten einzutragen (Vgl. Bei der Erstellung eine Werbeaktion eintragen ). 93

Im Programmpunkt Werbemittel/Erfolgskontrolle können Sie dann die jeweilige Aussendungs- Nummer in Zusammenhang mit dem Aussendungsdatum auswählen und sich für einen bestimmten Buchungszeitraum alle Kunden für die Umsätze vorliegen anzeigen lassen. Über die Steuerung Nur Kunden ohne Umsatz berücksichtigen und Nur Kunden mit Umsatz berücksichtigen kann festgestellt werden, welche der angeschriebenen Kunden tatsächlich gebucht haben. Eine andere Einsatzmöglichkeit sind z.b. Nachfassaktionen oder erneute Aussendungen an Kunden die aufgrund der ersten Mailingaktion gebucht haben. VII.4.3 Trefferanzeige VII.4.3.1 Sortierung der Anschriften Das Gitter listet alle Treffer aufgrund der Selektionsvorgaben auf. Die Anschriften werden nach der unter Sortierung auf der Registerkarte Selektion 1 angeklickten Vorgabe aufgelistet. VII.4.3.2 Ausschluss von einzelnen Anschriften Durch Entfernen des Hakens in der Spalte ok können einzelne Adressen ausgeschlossen werden. VII.4.3.3 Änderung der Feldinhalte und Button Übernehmen Durch Doppelklick in die Ausgabefelder kann eine direkte Änderung des Inhaltes erfolgen (z.b. zur Korrektur eines Schreibfehlers etc.). Hier können Sie die Veränderungen auch in die Anschriften übernehmen, wenn Sie den Button Übernehmen nutzen. VII.4.3.4 Button Umbuchen Stellen Sie bei einer Selektion fest, dass es doppelte Anschriften gibt, so können Sie von hier aus die Anschriften auf eine Masteranschrift umbuchen. Betätigen Sie den Button Umbuchen so erscheint die Maske, die Sie auch schon aus den Anschriften => Info/Funktionen => Anschriften umbuchen kennen. VII.4.3.5 Button Ausdrucken Hier wird Ihnen eine Liste der gewählten Anschriften zur Verfügung gestellt. VII.4.3.6 Button Serienbrief Löst die Erstellung der Datei mit den selektierten Adressen aus. Der Speicherort wird im Serienbrieffenster angezeigt, er ist von Ihrem Administrator / Systemer festgelegt worden. Üblich ist der Dateipfad turistave => Export/VE. Die Datei wird von turista mit Ihrem Kürzel (Beispiel: hw)- Adressen.txt benannt. Textverarbeitungsprogramme wie MS-Word können diese Dateierweiterung ohne Probleme verarbeiten. VII.4.4 Veränderungen Die hier angestoßenen Veränderungen beziehen sich auf die vorher selektieren Anschriften. VII.4.4.1 Werbekennung ändern Wenn Sie aufgrund einer vorangegangenen Selektion z.b. feststellen, dass bestimmte Kunden keine Umsätze bei Ihnen tätigen, können Sie über die Funktion Werbekennung ändern die selektierten Adressen auf eine andere Kennung umsetzen.(z.b. von Akiv-Werbung in Aktiv-keine Werbung). 94

VII.4.4.2 Kundenart ändern Selektierte Adressen lassen sich Kundenarten zuordnen oder bestehende Kundenarten können korrigiert werden. Beispielsweise könnten Sie über die Rennerliste Kunden mit dem höchsten Umsatz bestimmt haben denen Sie eine besondere Kundenart zuordnen möchten. VII.4.4.3 Werbekennung von Agentur-Kunden ändern Möchten Sie in Zukunft Kunden von Buchungsstellen aus der Selektion ausschließen oder neue hinzunehmen, so besteht mit dieser Veränderung die Möglichkeit, alle Kundenanschriften, die einer Agentur zugeordnet sind, auf eine andere Werbekennung zu setzen. VII.4.5 Bonus-Gutscheine Sie bedanken sich jährlich bei Ihren Kunden für die getätigten Buchungen? In diesem Programmteil lassen sich Bonus-Gutscheine erstellen, die Sie an den Kunden senden können, der nach den vorher festgelegten Kriterien zu Ihren Besten gehört. Wählen Sie einen festen Betrag oder einen prozentualen Anteil auf den Gesamt-Umsatz für die Höhe des Bonus-Gutscheines. Mit der Bekanntgabe der Kasse (z.b. Werbung)und dem Gegenkonto (Gutscheine) werden die Gutscheine erstellt und die Datensätze für Ihre FiBu geschrieben. Hiermit sind die Funktionen innerhalb der Software turista abgearbeitet. VII.5 Weiterverarbeitung im Office-Programm WORD VII.5.1 Die Datenübernahme aus turistave Für die folgende Beschreibung der Datenübernahme ist die Grundlage WORD 2007. Da die Bearbeitung in WORD von vielen Unternehmen unterschiedlich gehandhabt wird, ist dieses nur eine Beispielbeschreibung. 95

Nachdem Sie Ihre Auswahl gemäß den unter 1.3 gemachten Aussagen getroffen haben, betätigen Sie den Schalter Serienbrief in der Maske Serienbrief (Datenauswahl). Anschließend erfolgt die Erzeugung einer Datei namens SB-Kürzel z.b.)hw-adressen.txt. Diese wird in der Regel im Verzeichnis exportve (ein Unterordner im Verzeichnis turista ) abgelegt. VII.5.2 Seriendruck in WORD VII.5.2.1 Was ist Seriendruck? Seriendruck mischt einen Text mit einem anderen: In einer Datei sind die Adressen abgelegt (Datenquelle) in einer anderen der eigentliche Brieftext (Hauptdokument). Die Seriendruckfunktion wird in den meisten Fällen dazu verwendet massenhaft Briefe zu erstellen (z.b. für die jährlichen Katalogversendungen). Neben der Erstellung von Serienbriefen ist die Erstellung von Adressetiketten und Briefumschlägen möglich. Word hat eine Vielzahl von Standardetiketten und die Post-Normmaße für Briefumschläge als Vorlage hinterlegt. VII.5.2.2 Seriendruck-Manager Word bietet Ihnen eine komfortable Hilfefunktion zur Erstellung von Serienbriefen. Der Seriendruck-Manager gibt Ihnen die Reihenfolge der Schritte vor: 1. Öffnen Sie ein WORD Dokument 2. Gehen Sie auf die Reiterkarte Sendungen 3. Wählen Sie Empfänger auswählen 4. Anhand des Rollpfeiles wählen Sie Vorhandene Liste verwenden Das Datenquellen-Fenster öffnet sich, Sie gehen auf den Export-Ordner TuristaVE und finden dort die Serienbriefdatei (hier hw-adressen.txt) 5. Klicken Sie das txt-dokument doppelt an. Hiermit speichern Sie es hinter Ihrem WORD- Dokument. 6. Wählen Sie Seriendruckfeld einfügen Aus der Tabelle, die sich nun öffnet, sortieren Sie die Adressfelder und die Briefanrede: Adresse1 Adresse2 Adresse3 Adresse4 Strasse LKZ PLZ Ort Briefanrede 7. Über das Feld Vorschau Ergebnisse und Klick auf das ABC- Zeichen werden die Datenbankfelder als Vorschau mit Anschriften gefüllt. 96

8. Fertig stellen und zusammenführen: Sie erstellen den Serienbrief mit den gewünschten Anschriften und senden ihn an den Drucker. 97

VII.6 Gestaltungsempfehlungen Bei der Gestaltung von Werbebriefen sollten folgende Punkte berücksichtigt werden: Personalisierte Anrede: Anrede mit Kundenname Denken Sie an die Bedürfnisse und Wünsche der Empfänger-Zielgruppe. Holen Sie den Empfänger emotional ab. Keep it short and simple : Der Brief sollte ein angepasstes Sprachniveau haben und innerhalb von 20 Sekunden lesbar sein. Der Nutzen für den Empfänger sollte sofort erkennbar sein. (Kurz und prägnant) Die klare Ansage, was der Empfänger tun soll (buchen, anrufen, anmelden..) Das gute Angebot sollte der Empfänger auf den ersten Blick erkennen. P.S.-Hinweis: Das P.S. wird meist als erstes gelesen. Wichtige Informationen sollten hier enthalten sein. Visualisierung: Wichtige Aussagen sollten durch Hervorhebung (Fettschrift, größere Buchstaben etc.) gekennzeichnet werden. Achten Sie darauf, dass Ihr Mailing nicht zu unruhig wirkt. (Durch zu viele unterschiedliche Schrifttypen, Einfügungen, Absätze, Schriftgrößen usw.) Antwortkarte: Zur Erleichterung der Kontaktaufnahme sollte eine Response-Karte beigefügt werden. Senden Sie das Mailing zum idealen Zeitpunkt, ein falscher Termin und der Erfolg stellt sich nicht ein! Wir wünschen Ihnen viel ERFOLG mit Mailing / Serienbriefen aus turista! 9.5.2 Statistiken / Übersichten Alle Statistiken greifen auf die Statistikdatei zu. Diese Versorgung wird automatisch durch die Buchung erstellt, kann aber jederzeit bei Bedarf über die Datei Tagesabschluß/Prüfungen neu erzeugt werden. Folgende Übersicht soll Ihnen helfen einen Überblick über die verschiedenen Statistiken in turista zu bekommen: 1. Agenturen Tipp: Bitte geben Sie unter Buchungstag genau ein Jahr als Zeitraum vor. Nur so ist ein aussagefähiger Vorjahresvergleich zu möglich. Bei Abreisetag ist ein weiter in die Zukunft reichender Zeitraum zu wählen, um Buchungen die das Folgejahr berühren mit zu berücksichtigen Wochenübersicht Vorjahres-Vergleich von Umsatz und Pax über einen Zeitraum von 13 Wochen (Vierteljahr). Anzahl Paxe pro Woche und Gesamtsumme für Vierteljahr / Abweichungen in % 98

Monatsübersicht Vorjahres-Vergleich von Umsatz und Pax über einen Zeitraum von 12 Monaten (Kalenderjahr). Anzahl Paxe und Umsatz pro Monat / Gesamtsumme Jahr / Abweichungen in % Jahresübersicht Vergleich von Umsatz und Pax pro Agentur. Sortierung nach Agenturen oder nach Agentur-Ketten (verdichtete Darstellung) Anzahl Paxe und Umsatz pro Mona / Gesamtsumme Jahr/ Abweichungen in % 99

Umsatz-Rennerliste Vorjahres-Vergleich von Umsatz und Pax pro Agentur mit absteigend sortiertem Gesamtumsatz. Optional kann die Auswertung auf bestimmte PLZ-Gebiete eingegrenzt werden. Umsatz und Paxe pro Jahr / Gesamtsumme Jahr / Abweichungen in % Gesamt-Übersicht Ausführlicher Vorjahresvergleich pro Agentur nach Beförderungs- und Reiseart (optional auch nach Zielgebiet). Ausgabe gegliedert nach Beförderungsart und Unterpunkt Reiseart 100

2. Beförderung Einzelreise-Übersicht Reisebelegungsliste Gebuchte Paxzahlen pro Reisetermin über einen Zeitraum von 13 Wochen Paxe, Umsatz und durchschnittliche Reisedauer pro Pauschal- Abreisetermin im gewählten Zeitraum Übersicht nach Reisecode gegliedert / Summe Paxe pro Woche Übersicht nach Reisecode gegliedert / Werte zu jeweiligem Abreisetermin / Summen Bitte verwenden Sie die Listen aus dem Menü Veranstalter -> Kontingentinfo Leistung / Kontingentinfo- Unterkunft.Nur ist sichergestellt, dass Sie die aktuellen Werte erhalten! Abgesagte Reisen Paxe, Umsatz und durchschnittliche Reise-dauer pro abgesagtem Pauschal-Abreisetermin im gewählten Zeitraum Optional Selektion nur für bestimmte Reiseart oder bestimmten Reisecode möglich Übersicht nach Reisecode gegliedert / Werte zu jeweiligem Abreisetermin / Summen Gesamt-Übersicht Vorjahresvergleich von Umsatz und Pax pro Beförderungsart Umsatz und Paxe pro Jahr / Gesamtsummen Jahr / Abweichungen in % 101

3. Diverse Erläuterung: Vorjahres-Vergleich von Umsatz und Pax für bestimmten PLZ-Bereich Anwendung: - Quellmärkte identifizieren - Kunden aus welcher Region buchen welche Reisen? - Kunden aus welcher Region buchen welches Zielgebiet? - Werbeerfolgskontrolle - Vorjahresvergleich durchführen Erläuterung: In welcher Preisstufe sind welche Umsätze erzielt und wie viel Pax gebucht worden. Ausgabe des durchschnittlichen Reisepreis pro Pax. Interessant im Zusammenhang mit Einschränkung auf bestimmte Reiseart. Anwendung: - Aufzeigen von Preissegmenten 102

Erläuterung: Die Kreuztabelle zeigt auf, auf welchen Abreisemonat sich die Buchungseingänge/ Umsätze eines Monats verteilen. Anwendung: - Aufzeigen des Buchungsverhalten - Trend zu Kurzfrist-buchungen? Erläuterung: Überblick über die Anzahl der Reisegäste und Vorgänge je bebuchter Haltestelle. Anwendung: - Zustellenstruktur - Bereinigung der Fahrpläne - Müssen Haltstellen neu aufgenommen werden? 103

4. Kunden Monats- Übersicht Vorjahres-Vergleich von Umsatz und Pax pro Kundenart über einen Zeitraum von 12 Monaten Ausgabe gegliedert nach Kundenarten / Abweichungen in % Umsatz- Rennerliste Gesamtumsatzermittlung von Kunden im gewählten Zeitraum mit der Sortierung nach Gesamtumsatz absteigend. Optional Selektion mit/ohne Agenturumsätze, nur für ein bestimmtes PLZ-Gebiet. - Geschenke an gute Kunden etc. Gesamt- Übersicht Vorjahres-Vergleich von Umsatz und Pax pro Kundenart Ausgabe des Gesamtumsatzes je Kundenart 104

5. Sachbearbeiter Umsatz- Rennerliste Vorjahres-Vergleich von Umsatz und Pax pro Sachbearbeiter mit der Sortierung nach Gesamtumsatz absteigend. Ausgabe absteigend sortiert mit %-Vergleich der Vorjahreswerte Gesamt- Übersicht Vorjahres-Vergleich pro Sachbearbeiter im gewählten Zeitraum 105

6. Reiseart Wochen-Übersicht Vorjahres-Vergleich von Umsatz und Pax über einen Zeitraum von 13 Wochen (Vierteljahr). Sortiert nach Kalenderwochen / Abweichungen in % vom Vorjahr Monats-Übersicht Vorjahres-Vergleich von Umsatz und Pax über einen Zeitraum von 12 Monaten (Kalenderjahr). Pro Reiseart werden nach Monaten die Umsätze und Paxe aufgezeigt / Ausgabe der Gesamtsummen Gesamt-Übersicht Vorjahres-Vergleich pro Reiseart im gewähltem Zeitraum Ausgabe von Umsatz und Paxen / Abweichung in % 7. Veranstalter Gesamt Übersicht Vorjahres-Vergleich von Umsatz und Pax je Veranstalter Alle eigenveranstalteten Reisen werden als Veranstalter 9999999 gezählt! Aufzeigen der %-Abweichung 106

8. Zielgebiet Wochen-Übersicht Vorjahres-Vergleich von Umsatz und Pax pro Zielgebiet über einen Zeitraum von 13 Wochen (Vierteljahr). Ausgabe gegliedert nach Zielgebieten / Abweichungen in % Monats-Übersicht Vorjahres-Vergleich von Umsatz und Pax pro Zielgebiet über einen Zeitraum von 12 Monaten (Kalenderjahr). Ausgabe gegliedert nach Zielgebieten / Abweichungen in % Gesamt-Übersicht Vorjahres-Vergleich von Umsatz und Pax pro Zielgebiet Ausgabe gegliedert nach Zielgebieten / Abweichungen in % 107

Anreise-Übersicht Übersicht pro Zielgebiet, mit welchem Beförderungsmittel wie viel Umsatz bzw. Pax erzielt wurden Ausgabe als Kreuztabelle 9.6 Lösch- und Pflegeprogramme In diesem Programm können Sie alle nicht mehr benötigten Daten der vergangenen Saison löschen. Durch Falscheingabe ist es allerdings auch möglich, Daten für die laufende Saison unwiederbringlich zu löschen. Wichtig: Dieses Programm bitte nur anwählen, wenn sonst niemand in turista arbeitet und eine aktuelle Datensicherung vorliegt! Dieser Programmpunkt muss unbedingt aus Sicherheitsgründen in der Systempflege in den Berechtigungen für alle normalen Benutzergruppen gesperrt werden! Nur der Systemverwalter sollte Zugriff auf dies Programm haben! 9.6.1 Löschen Saisondaten Löschen älterer Datensätze zur Bereinigung der Datenbank. Folgende Vorgaben sind eingetragen: Löschen der Daten vor Jahresbeginn. Starre Vorgaben der Anzahl der nicht zu löschenden Jahre, die jeweils manuell angepasst werden können (Das Datum kann auch manuell dann angepasst werden): a) Buchungskopf: 9 Jahre (z.b. 5.5.2011: Löschen der Daten vor dem 1.1.2002) b) Buchungsdaten: 3 Jahre c) Preise: 3 Jahre d) Kontingente: 2 Jahre e) FiBu-Schnittstelle: 9 Jahre f) turista-statistik: 6 Jahre g) Bestellung: 6 Jahre x) sonstige: 3 Jahre Bitte beachten: Die Größe der DB (mdf-datei) verringert sich nach dem Löschvorgang erst, wenn die Wartungsarbeiten/Sicherung ebenfalls ausgeführt wurden. 108

9.6.2 Statistikdaten pflegen Möglichkeit, manuell Datensätze zu erfassen. Diese Datensätze sind immer mit Tmanuell/übernommen abzuspeichern. Beachte: Änderungen, die Sie hier vornehmen, ohne die Abspeicherung für das Modul T, werden bei der nächsten Aktualisierung der Statistikdatei wieder vom Programm überschrieben werden. 10. Unterstützung Hotline Für weitere Fragen und Probleme steht Ihnen unsere Hotline zur Verfügung sprechen Sie persönlich mit uns, wir helfen Ihnen gerne weiter. Sie erreichen uns von Montag bis Freitag unter der Tel. Nr. 07152 9998060 in der Zeit von 08.30 11.45 Uhr und von 13.30 17.00 Uhr. Oder noch besser: Senden Sie Ihre Frage in verständlicher und nachvollziehbarer Form per E- Mail an support@turista.de Es ist stets hilfreich, wenn Sie uns bei Software - Fragen vorab einen Ausdruck der jeweiligen Bildschirmmaske (Hardcopy) oder eine Kopie der fraglichen Listen oder Auswertungen zufaxen (Fax 07152 / 9998091). Bildschirmkopie Sie haben aktuell eine turista-fehlermeldung vor sich auf dem Bildschirm. Bitte drücken Sie nun die Taste Druck oben rechts auf Ihrer Tastatur. Öffnen Sie Ihr Mailprogramm, bereiten Sie eine neue Mail vor und legen Sie mit der Tastenkombination Strg+V die Kopie des Bildschirms in die E-Mail. Alternativ können Sie auch ein Word-Dokument öffnen und die Kopie hier einfügen. Hängen Sie das Word-Dokument dann bitte an eine E-Mail mit Infos. Hardcopy Drücken Sie in der Leiste am unteren Maskenrand die linke Maustaste. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie zusätzlichen Text eingeben können. Da diese Maskenkopien stark verkleinert und in Grautönen per Fax bei uns eintreffen, sind sie oft nicht lesbar. Bildschirm- oder Hardcopies helfen den Support-Mitarbeitern sehr. Jedes Unternehmen arbeitet anders. Bitte senden Sie vor einem Anruf bei der Hotline erst Hardcopies aller Masken, die helfen den Sachverhalt zu erläutern. 109

11. Kostenpflichtige Zusatzmodule 11.1. turistave im Mehrmandantenbetrieb Wie alle turista-module ist auch turistave mehrmandantenfähig. Das bedeutet: mehrere Veranstalter oder aber ein Veranstalter mit mehreren Marken teilen sich eine gemeinsame Datenbank mit der vereinfachten Regel: Gemeinsame Stammdaten, gemeinsame Kontingente und Einkaufspreise, getrennte Verkaufspreise, Buchungen und FiBu-Versorgung, gemeinsame Statistik und Mailings. Da sich mehrere Veranstalter einen Datentopf teilen, ist eine vorherige (und dann stetige) Absprache über Codierungen und Ziele unabdingbar. Erste Schritte: Sprechen Sie mit unserem Vertrieb, der Ihnen ein Angebot für die weiteren Mandanten unterbreitet. Man kann insgesamt so viele (fortlaufend nummerierte) Mandanten anlegen, wie in der turista.ini von W&W Systemberatung GmbH eingetragen wurden. Einen neuen Mandanten legt man im Mandantenstamm des ersten Mandanten per Neuanlage an. Pro Mandant wird die zu versorgende Finanzbuchhaltung mit dem Übergabepfad eingestellt, sowie die individuellen Steuerungen für Buchung und Reports. Danach schaltet man über die Dienstprogramme => Zugangsverwaltung die jeweiligen Sachbearbeiter für bis zu 5 Mandanten frei. Ist bei einem Sachbearbeiter mehr als ein Mandant eingetragen, kann er beim Einstieg in turista zwischen diesen Mandanten wählen und jederzeit auch einen Mandantenwechsel vornehmen. Für die Stammdaten/Reise-Erstanlage ist es sinnvoll, die Mitarbeiter zunächst für alle Mandanten freizuschalten, damit man sehen kann, wie die anderen Mandanten die Daten anlegen. Diese Daten werden gemeinsam benützt, also absprechen: Kundenstamm und Anredeschlüssel Agenturen und Provisionsstaffeln (also absprechen und harmonisieren) Betriebliche Untergliederung Kalender, Feiertage, Ferien Schlusstexte der Formulare und Textschlüssel Statistikschlüssel! Zimmerarten, Verpflegung, Zimmerzusatz Ermäßigungen, Stornoarten Gruppenrabatte Steuerschlüssel, Zahlungskonditionen Belegungspläne Haltestellen und Fahrpläne Einzelleistungen: Stamm, Einkaufspreise und Kontingente Hinweistexte z. T. Nummernkreise (!) Diese Daten werden getrennt verwaltet: Reportverwaltung (jeder Mandant kann seine eigenen Reports hinterlegen) Kassenbuch (allerdings darf kein Kassencode mehrfach vergeben werden!) Erlöskreise und Abrechnungskonten (sollten sinnvollerweise harmonisiert werden) Kataloge mit den jeweiligen Konditionen 11.1.1 Vorschläge zur Benennung von Codierungen Mandant 1: AB-Reisen Mandant 2: CD-Reisen 110

Mandant 3: EF-Reisen Bei folgenden Codierungen sollte pro Veranstalter 1 oder 2 Buchstaben vom Kürzel oder aber die Mandantennummer vorangestellt werden, damit die jeweiligen Daten alphabetisch sortiert erscheinen: Belegungspläne z.b. ABTR44, ABTR48, CDTR44, CDTR48, EFNE44, EFNE48, denkbar ist aber auch die Voranstellung des Mandanten: 1TR44, 1TR48, 2TR44, 2TR48, 3NE44, 3NE48 usw. Gruppenermäßigungen, Stornoarten: z.b. ABGRT, CDGRT, EFTAG bzw. 1GRT, 1GRT, 3TAG Fahrpläne: ABOST1, EFWE10 oder 1OST1 bzw. 3WE10 usw. Einzelleistungen werden gemeinsam verwaltet, auch wenn für Bestellungen ein Mandant den Hut aufhaben kann, wir empfehlen das System mit 4 Stellen Land/Region + Bindestrich + Leistungsbezeichnung: ECOS-BUSHIN Bushintransfer im Ferienziel nach Spanien ECOS-BUSRUECK Busrücktransfer im Ferienziel nach Spanien ELLO-GARBI Hotel Garbi in Lloret de Mar DHAM-HOTEL3 3-Sterne Hotel in Hamburg DBER-BUS4 Busfahrt 4 Tage Berlin DSTU-ELISABETH Musical Elisabeth in Stuttgart Pauschalreisen verwaltet jeder Mandant selbst, wobei selbstverständlich in der Kalkulation auf Bausteine der anderen Veranstalter zurückgegriffen werden kann, z.b. wenn man Reisen gemeinsam anbietet. Wir empfehlen beim Reisestamm das System mit Land + Mandantennummer + Region/Stadt + Anzahl Tage: I1TOS14 14 Tage Toskana-Rundfahrt im Mandant 1 D2BER4 4 Tage Berlin im Mandant 2 F3PAR2 Wochenende in Paris im Mandant3 usw. Die Pauschalcodes benennt man sinnvollerweise in gleicher Weise, sofern nur jeweils ein Objekt mit mehreren Zimmerarten angeboten wird: I1TOS14 DBBFX 14 Tage Toskana-Rundfahrt im Mandant 1 D2BER4 EAAGX 4 Tage Berlin im Mandant 2 F3PAR 2 DBBFA Wochenende in Paris im Mandant3 usw. Werden unterschiedliche Unterkünfte oder Pakete im Rahmen einer Pauschalreise angeboten, dann erweitert man den Pauschalcode: D2BER4-EXCELS EAAFX 4 Tage Berlin Hotel Excelsior im Mandant 2 D2BER4-MARITIM EAAFX 4 Tage Berlin Hotel Maritim im Mandant 2 D2BER4-EXCELS-MP EAAFX 4 Tage Berlin Hotel Excelsior Musicalpaket im Mandant 2 11.1.2 Wichtige Hinweise Bei Einzelleistungen verwaltet jeder Mandant wie oben besprochen seine eigenen Verkaufspreise. Wenn man also eine Einzelleistung ansieht, die ein anderer Mandant bereits für sich angelegt hat, dann sieht man die Einkaufspreise und die Kontingente, aber nicht dessen Verkaufspreise. Die muss man für seinen Mandanten neu anlegen. Da jeder Mandant seine eigenen Reisekonten verwaltet, man aber pro Einzelleistung (die ja gemeinsam benutzt werden) nur einen Schlusstext, vor allem aber nur einen Erlöskreis im Einzelverkauf angeben kann, ist eine Absprache zwingend geboten. Differiert dies zwischen den einzelnen Mandanten bei dem einen oder anderen Objekt zu sehr, muss das Objekt doppelt in den Stammdaten angelegt werden. ABER ACHTUNG: Dann ist kein gemeinsames Kontingent und keine gemeinsame Zimmerliste möglich. 111

Bei Pauschalreisen verwaltet jeder Mandant wie oben besprochen komplett sein eigenes Angebot. Wichtig ist, dass man keinen Pauschalcode und keinen Reisestammcode doppelt vergeben kann. Daher ist die Absprache über die Codierungen sehr wichtig. Da auch bei Pauschalreisen jeder Mandant seine eigenen Reisekonten verwaltet, ist es im Sinne von vergleichbaren Daten aus den einzelnen Buchhaltungen sinnvoll, die Erlöskreise und die bebuchten Konten zu harmonisieren. 11.1.3 Finanzbuchhaltung Da der Einkauf i. d. R. von einem Mandanten durchgeführt wird, ist dann auch nur eine Eingangsrechnung für alle Reisegäste vorhanden. Die Reiseerlöse laufen jedoch pro Mandant in der jeweiligen Finanzbuchhaltung getrennt auf verschiedenen Reisekonten auf. Gelöst wird dieses Problem indem nur der durchführende Mandant die Reise steuerlich abrechnet, wozu die Reiseerlöse mandantenübergreifend umgebucht werden (Buchungssätze für verschiedene Mandaten!). Eine Verrechnung der Provision erfolgt vorläufig nicht, dies kann manuell pro Monat oder Quartal von Hand erfolgen, zumal in der Regel keine Besteuerung in Frage kommt. Die Versicherung sowie die Stornoerlöse werden nicht umgebucht sondern vom jeweiligen Mandanten abgerechnet. Vorgehensweise: Vorbereitung der Stammdaten: Pro Mandant ist in jedem Buchungskreis das Konto "Mandantenverrechnung" einzutragen, a) für abgebende Reiseerlöse = VERRECHNUNG-A b) für eingehende Reiseerlöse = VERRECHNUNG-B Reiseabrechnung: Bei der Reiseabrechnung ist die Auswahl "alle Mandanten" zu wählen, der aktuell angemeldete Mandant ist der "abrechnende"! Nach Anwahl der Selektion erscheint jeweils eine Zeile für jeden Mandanten, über Multiselect können alle Zeilen der Reise markiert und übernommen werden. Das nun folgende Übersichtsbild zeigt nun zusätzlich eine Summenzeile pro Mandant. Die Eingangsrechnung kann nunmehr in Summe erfasst werden, die steuerliche Bewertung erfolgt für den abrechnenden Mandanten auf Basis der Gesamteinnahme aller Mandanten. Mit der Verbuchung werden automatisch die zusätzlichen Buchungssätze für die mandantenübergreifende Umbuchung generiert. Buchungsübersicht abrechnender Mandant: Reiseerlös zubuchender Mandant (1-n Buch.sätze) VERRECHNUNG-B --> Reisekonto Damit steht im HABEN der gesamte Reiseerlös (ohne Storno und Versicherung der anderen Mandanten) Buchungsübersicht zubuchende Mandanten: umbuchen Reiseerlös Reisekonto --> VERRECHNUNG-A Bei der Übergabe der Daten erfolgt diese für die jeweilige Finanzbuchhaltung pro Mandant in den Dienstprogrammen, auf Wunsch sogar pro Mandant und Modul. Auch das Einlesen der MT940-Datei bzw. der Zahlungsexport erfolgen nach Mandant getrennt. 11.2 TourOperator Mit diesem Zusatzmodul lässt sich sowohl die P-Zeile wie auch die Einzelleistungen aus der Kalkulation während der Buchung verändern. Durch den Button Öffnen werden die Felder der Maske zur Bearbeitung frei geschaltet. Beginnend mit der P-Zeile, in der sowohl eine Preisänderung wie auch eine Terminänderung auf der Grundmaske möglich sind. Klicken Sie hierfür die P-Zeile an und verwenden die rechte Maustaste um Zeile bearbeiten auszuwählen. Das sich öffnende Fenster erlaubt Ihnen die 112

Änderungen und mit Übernehmen werden diese in den Pauschalcode übernommen. Eingetragene Texte werden in die Reisebestätigung übergeben. Die eingetragene Änderung wird in keinem Einzelleistungsstamm dokumentiert. Die Kontingente bei Terminänderungen werden nicht angepasst! Weitere Funktionen sind dann die Änderungen über Einzelleistungen anzeigen, Leistungszeile auswählen und Einzelleistung für diesen Vorgang ändern. rechte Maustaste =>aktuelle Zeile bearbeiten Diese Maske öffnet sich: Hier kann jetzt pro Vorgang die Einzelleistung geändert werden. ACHTUNG: Anzahl, Belegung und Zimmerart werden nicht geprüft! Eingabe der neuen Leistung. Einkaufpreis wird nicht in die Leistung geschrieben! 113

Konsequenzen: 1) Preisänderungen werden durchgeführt, es findet keine Dokumentation statt. 2) Die ursprüngliche Leistung wird aus dem Vorgang gelöscht. 3) Kontingentverwaltung wird für die neue Leistung durchgeführt. Die Leistung kann gebucht werden, wenn ein Kontingent im Hintergrund steht. 4) Die Zimmerliste wird auf Wunsch gedruckt, die Kunden sind nur noch auf der Zimmerliste der neuen Leistung eingetragen. 5) Neue Leistung erscheint in der EK-Rechnungsübersicht und wird über die Reiseabrechnung verbucht. 6) Am Pauschalcode ist nicht zu erkennen, dass die Leistungen im Hintergrund verändert wurden! ersetzt Zeile 2 Achtung: Die Abrechnung einer Pauschalreise, deren Termin geändert wurde, erfolgt nicht mehr über das bei der Pauschalreise hinterlegte Konto, sondern es wird ein Konto aus den Tageskonten ermittelt (ein entsprechender Abrechnungskreis muss im Pauschalreisestamm hinterlegt sein). 11.2a TourOperator / Zuordnung Glückskabinen Diese Erweiterung umfasst die nachträgliche Zuordnung von Zimmer- bzw. Kabinennummern und soll dabei helfen Glückskabinen etc. Kategorie übergreifend zuzuordnen. Bitte beachten Sie, dass die Zimmerart in der Buchung NICHT ausgetauscht wird. - Die ursprünglich gebuchte Zimmerart wäre nicht mehr erkennbar. - Bei einer nachgelagerten Vorgangsänderung würde ein falscher Preis ermittelt werden. - Ein nachträglicher Austausch der Zimmerart würde zu falschen Kontingenten führen. Ein nachträglicher Austausch der Leistung wäre nur dann möglich, wenn für jeden Reisetermin eine Kalkulation definiert werden würde. Entsprechend wird ausschließlich die Zimmer- bzw. Kabinennummer im Vorgang ausgetauscht und die abweichende Zimmerart in einem neuen Feld gespeichert. Pro Person kann ein "Hinweistext" eingestellt werden (z.b.: Upgrade in Oberdeck). 114

Die Zimmerliste basiert dann auf der URSPRÜNGLICH gebuchten Leistung versehen mit dem Hinweis. Vorgehensweise: Wählen Sie in turistave - Veranstaltung - Kontingentinfo Unterkunft. Suchen Sie die zu bearbeitenden Zimmerkategorien. Klicken Sie auf die 1. Zimmerart, anschließend auf den Button Zimmerzuteilung Diese Maske öffnet sich: Dargestellt werden alle Reisenden ohne Zimmer- bzw. Kabinennummer und alle freien Kabinen. Tragen Sie in das Feld Bemerkung bei der Zuweisung übernehmen Ihren Bemerkungstext ein. Nun unterlegen Sie per Klick die zuzuteilende Kabinennummer und teilen anschließend per Doppelklick im Feld Zi-Nr. der Gästeliste die Kabinennummer zu. Jeder Person im Zimmer muss die Zimmernummer zugeteilt werden! Vergebene Kabinen/Zimmer werden aus der Liste entfernt. Ausdruck auf der Zimmerliste: 115

11.3 Kunden-Rabattsystem in turistave In vielen Unternehmen wird die Weitergabe von Rabatten und Boni an Kunden manuell bearbeitet. Dies hat den Nachteil, dass jeder Kunde eine eigene Rabattierung erhält. Dies kann zu Irritationen führen, wenn Kunden miteinander reden oder ein Kunde immer unterschiedliche Rabattauskünfte erhält, je nach dem an wen er sich im Unternehmen wendet. Turista hat sich dem Thema Kunden-Rabattsystem (Kundenrabatt, Treuerabatt, Bonus) angenommen und hierfür eine Routine entwickelt. Es stehen 3 Varianten zur Verfügung: Rabattierung sofort bei Buchung Nachträgliche Preisminderung Nachträglich als Bonus Die grundsätzlichen Daten zum Rabatt werden in den 2 Tabellen festgelegt: Stammdaten I => Anschriftenmerkmale: hier erfolgt die Benennung des Kunden-Rabatttyps (z.b. Mitglied / Gold-Kunde usw.) und Stammdaten I => Konditionen => Kundenrabatte: Hier werden die für das Anschriftenmerkmal gültigen Konditionen zugefügt: Rabattart Kurzbezeichnung Kundentext Kategorie (Veranstalter / Katalog) Steuerung sofort reduzieren (bei Buchung als Ermäßigung) nachträglich als Preisminderung (über Bonusprogramm - markiert die angelegte Ermäßigung als gewährt und vermindert den Reisepreis) nachträglich als Bonus (über Bonusprogramm zusätzlicher Buchungssatz Debitor/Reisekonto an Erlösschmälerung) Typ (%-Satz auf Reisepreis; fester Betrag pro Person; fester Betrag pro Vorgang) Wert (Betrag oder %-Satz) bezogen auf Typ Rabatttyp (immer; nur X-mal pro Jahr; Treuerabatt; Treuerabatt pro Jahr) Die Treue wird folgendermaßen errechnet: Abreisetag - Kunde seit = Treuejahre (aufgerundet auf volle Jahre) Rabattgültigkeit (z.b. Treue ab Jahren) Wert 2 (z.b. Rabattmaximum) Rundungsart Buchungssätze: Steuerung gemäß Rabattgültigkeit Verrechnet (J/N) Verrechnet am (Datum) Der Satz wird von der Buchung erzeugt und schlummert ohne weitere Auswirkung bis die Filterbedingungen des Bonusprogramms greifen. Programm Bonusabwicklung Dieses Programm verarbeitet die bereitgestellten Bonussätze je nach Steuerung in der Rabattgültigkeit. Über die Dialogauswahl sind der Filter sowie die gewünschte Verarbeitung steuerbar: Für Abreisezeitraum Für Rabattart 116

Verarbeitungsart: Serienbriefdatei und Auszahlung Nur Serienbriefdatei erzeugen Nur Auszahlung verbuchen Bei Rabattart nachträglich als Bonus oder nachträglich als Preisminderung wird nochmals geprüft, ob das AnschriftenMerkmal (Mitglied) noch gültig ist. Falls nein, wird der Datensatz in der Tabelle Buchung-Abschlag nachträglich gelöscht und es erfolgt keine Auszahlung bzw. Preisminderung. Für alle gültigen Datensätze wird die Buchung entsprechend angepasst und zusätzlich eine Serienbriefdatei erzeugt, mit welcher dann die Anschreiben generiert werden können. Als Zusatzfunktion wird eine Selektion und Anzeige mit Summenbildung für jede Rabattart angeboten. Damit können die Summen für jede beliebige Rabattart ermittelt und ggf. auch ausgegeben werden. 11.4 Sondermodul Call Center Dieses kostenpflichtige Zusatzmodul ermöglicht das Öffnen einer zweiten Buchungsmaske für den gleichen Sachbearbeiter. Diese Funktion bietet sich z. B. im Bereich des Call-Centers an, wenn ein Expedient eine begonnene Buchung noch nicht beendet hat und sich bereits einer weiteren Buchung widmen muss. 11.5 Sondermodul Gebührenpflichtige Sitzplatzreservierung Der neuen Form der Sitzplatzvergabe mit Gebühr tragen wir mit diesem Sondermodul Rechnung. Sie definieren die Plätze für den Zuschlag in der Beförderung => Belegungspläne. Legen Sie dort durch die Eingabe Vorne bis und Mitte bis fest, in welchem Bereich Gebühren für die Sitzplätze anfallen. Unter Stammdaten I => Konditionen => Zuschlagsarten werden die Zuschläge festgelegt. Bei welchen Reisen nun einen Zuschlag erhoben wird, definieren Sie in den Kontingenten der Einzelleistung. Dort öffnet sich ein neues Feld Zuschlag neben dem Belegungsplan. So können Sie pro Termin, oder auch pro Bus bei gleichen Terminen festlegen, ob und welcher Zuschlag fällig wird. Die Daten werden auch per xml-datei weitergegeben, so dass einer Internet-Buchung mit gebührenpflichtiger Platzreservierung nichts mehr im Wege steht. 11.6 Fernlinien-Verkehr 11.6.1 Stammdatenanlage Zunächst muss im Mandantenstamm als Abrechnungsvariante Österreich/Linienbus eingestellt werden, damit pro Preissatz der %-tuale steuerpflichtige Anteil und der Steuerschlüssel eingegeben werden kann. Stammdaten I => Mandantenstamm => Abrechnungsvariante => Abrechnung Österreich/Linienbus Die Tarifkürzel zur Preisgestaltung (z.b. Aktionspreis, Jugendtarif, Normaltarif) legen Sie in den Zimmerarten fest. Stammdaten II => Unterkunft => Zimmerarten. Achten Sie bei der Neuanlage darauf, dass die Unterkunftsart Linienbus. ist Die gültige Belegung ausschließlich 1 sein darf. Für den Ticketdruck wird ein neuer Ticketnummernkreis in den Dienstprogrammen angelegt. (max. 6 Stellen) (Dienstprogramme => Projekt/Zugang => Verwalten Nummernkreise) 117

Arbeiten in den Dienstprogrammen können nur von dazu berechtigten Personen ausgeführt werden. Sprechen Sie ggf. mit Ihrem Superuser. 11.6.2 Anlage Einzelleistung BUS Die Busleistungen werden immer vom 1. Zustiegsort bis zum nächsten Ausstiegsort angelegt. Die weitere Vorgehensweise entspricht der Anlage einer Busleistung für Pauschalreisen und Pendel. (Veranstaltung => Einzel-Leistungen => Leistungsart Bus => Anforderungscode: BU) Die für die Kontingentanlage notwendigen Fahrpläne und Haltstellen werden im Menüpunkt Beförderung angelegt. Bitte beachten Sie, dass bei der Anlage der Haltestellen die Bezeichnung ein Komma enthalten muss. (z.b. Berlin, ZOB am Funkturm) Pro Bus der in eine Gesamtstrecke integriert wird, muss ein fester Zustieg und ein fester Ausstieg definiert sein. turista muss anhand der festen Zu- und Ausstiege eine Kette bilden können: Beispiel BER - MUC, Zu- und Ausstieg in Leipzig und Nürnberg möglich: Einstieg Berlin - fester Ausstieg Leipzig gleiche Haltestelle in Leipzig als fester Einstieg für die nächste Teilstrecke, fester Ausstieg Nürnberg. Gleiche Haltestelle in Nürnberg als fester Einstieg für die Teilstrecke Nürnberg- München. Verkaufspreise: Der Verkaufspreis wird über die Maske Linienbus gesteuert, legen Sie daher in Einzelleistung Bus einen Verkaufspreis mit 0,- an. Kontingentanlage: Das Kontingent darf nie mit Sitzplatz-Zwang angelegt werden. Kontingent: Jede Wagenposition bildet die Abfahrtzeit ab. WICHTIG: Die Abfahrt um Uhr gibt bei Buchung die Abfahrtszeit an. Es dürfen nur Hin- bzw. Rückfahrten angelegt werden. 11.6.3 Kontingentermittlung für Aktionspreise Wird nur ein Teil des zu buchenden Kontingents für Sonderpreise frei gegeben, so legen Sie hier bitte eine Einzelleistung Karten/sonstige Leistungen an. Es sollte eine linienbezogene EK-Leistung MIT Kontingent angelegt werden, welches die Platzanzahl zum Sonderpreis steuert. Diese definiert ausschließlich den Zeitraum und das Kontingent. 11.6.4 Anlage Linienbus (BUL) Legen Sie nun die Linienbusleistung an. (Veranstaltung => Einzel-Leistungen => Leistungsart Linienbus => Anforderungscode: BUL) Die Handhabung erfolgt wie bei der Anlage eines Pendelhotels. Das Zielgebiet sollte immer die gesamte Linie bezeichnen (für Listendruck, Statistik etc.) Besonderheit sind die Haltestellen im linken unteren Bereich der Maske. Dort wird jeweils der Einstieg / Ausstieg der Leistung angegeben. Verkaufspreise: Durch die Schalterung im Mandantenstamm öffnet sich in den Verkaufspreisen ein zusätzliches Feld für den %tualen Steueranteil und ein Feld für den Steuerschlüssel. Klären Sie mit Ihrer Buchhaltung den Anteil steuerpflichtig/steuerfrei der Strecke. Die BUL-Leistung definiert den Preis. Der Beförderungstyp unterscheidet die normalen Tarife von Aktionspreisen. Das Tarifkürzel wird angegeben, Zimmerart und Verpflegung werden mit angelegt. Der Preis gilt für die gesamte Fahrtstrecke. Besonderheit: Aktionspreis ist möglich. (Kontingent via Karten/sons. Leistungen) 118

Unter Konditionen muss zum jeweiligen Ermäßigungstarif die entsprechende Ermäßigung angelegt werden, damit über START/AMADEUS die Ermäßigung anhand des Alters ermittelt wird. Button Die Leistungen in der Buchung vorbelegen Fügen Sie hier alle Teilstrecken der Leistung zusammen. (z.b. Berlin-München setzt sich aus Berlin-Leipzig + Leipzig-Nürnberg + Nürnberg-München zusammen) WICHTIG: Die Reihenfolge muss anhand der Positionsnummer angelegt werden. Bei Einfacher Fahrt gilt immer der Button Linie einfach bzw. Hin, Bei Hin- & Rückfahrt gilt für die 1. Strecke Linie einfach bzw. Hin und die 2. Strecke Linie Rück. 11.6.5 Buchung Buchen Sie über Neuanlage, Anzahl der Personen und die ANF-Spalte: ANF ist generell BUL! Pro Reisendem wird eine Ticketnummer vergeben. Diese sehen Sie dann auf dem Ticket. Klicken Sie in das Feld Leistung rechte Maustaste Suchen Leistung Die folgende Maske ist so aufgebaut: 1. Bereich Übersicht Leistungen 2. Bereich: Linie einfache Fahrt (7-Tage-Übersicht) Auswahl per Doppelklick auf den Termin 3. Bereich Linie Rück (7-Tage-Übersicht) Buchung einer festen Rückfahrt per Doppelklick auf Termin 1. Bereich: Hier wird der gewünschte Termin markiert. 2. Bereich: Bei einfacher Fahrt wird hier der gewünschte Termin und die entsprechende Abfahrtszeit per Doppelklick in die Buchungsmaske übernommen. Bei Hin-& Rückfahrt wird hier der Hinfahrt-Termin und die entsprechende Uhrzeit markiert. Wenn eine offene Rückfahrt gebucht werden soll, dann wird hier per Doppelklick der Hinfahrt- Termin gewählt und automatisch die Rückfahrt am 31.12.2029 (das Datum für die offene Rückfahrt) vorbelegt. 119

3. Bereich: Bei Hin- & Rückfahrt wird hier per Doppelklick der gewünschte Rückreise-Termin und die entsprechende Abfahrtszeit, passend zum, im Bereich 2 markierten, Hinfahrt-Termin gewählt. Besonderheit: offene Rückfahrt Bei einer Buchung Hin- & Rückfahrt mit offener Rückfahrt wir auf dem Ticket offene Rückfahrt angedruckt. Wenn der Kunde dann einen Termin / Uhrzeit für die Rückfahrt buchen möchte, kann die Rückfahrt in der Buchung ergänzt werden. Hier die Vorgehensweise: Aufruf des Vorgangs mit der Buchungsnummer Button Öffnen betätigen rechte Maustaste auf Leistungszeile Rückfahrt anpassen gewünschten Rückfahrt-Termin als Suchkriterium eingeben im Bereich 3 den gewünschten Termin mit entsprechender Abfahrtszeit per Doppelklick auswählen. In Suchen-Vorgang gibt es die Möglichkeit nach Ticketnummer zu suchen. 11.6.6 Abrechnung Der Fernlinienverkehr wird wie der Pendelverkehr abrechnet. Arbeiten Sie mit turistaov ziehen Sie die Daten aus der Rückerfassung des Fahrzeugs. 11.6.7 Schnittstellen Über das eigene turistaov werden alle definierten Linien in die Disposition übernommen und lfd. hinsichtlich der gebuchten Personen aktualisiert. Dort stehen umfangreiche Tools zur Einteilung von Fahr- und Begleitpersonal sowie Fahrzeugen zur Verfügung. Für externe Unternehmen stehen 2 Schnittstellen zur Verfügung. a) Die Beförderungsschnittstelle erzeugt für jedes gebuchte Fahrtsegment einen Datensatz und meldet dieses an den jeweiligen Beförderer. b) Die Abrechnungsschnittstelle erzeugt eine Schnittstelle über alle gebuchten Tickets mit den entsprechenden Werten 11.7 Online-Versicherungsmeldung Für eine schnelle und genaue Versicherungsabrechnung ist in Zusammenarbeit mit der Europäischen Reiseversicherung und der dänischen Versicherung Gouda eine Online- Versicherungsmeldung möglich. Um die Meldung der gebuchten Versicherungen online mit Ihrem Versicherungsgeber abwickeln zu können, sind eine Reihe von Daten in turista anzulegen. 11.7.1 Leistungsgeber-Daten Die Versicherung wird in den Anschriften mit dem Typ Leistungsgeber angelegt. In der Adresse Ihres Versicherers wird über den Button Leistungsgeber-Daten die Online- Versicherungsmeldung aktiviert und die Ihnen von Ihrer Versicherung mitgeteilten Fremdschlüssel und Veranstalter eingetragen. Des weiteren teilt der Versicherer Ihnen ein Passwort und eine Benutzerkennung mit, die Sie im Bereich Info/Funktionen eintragen. 11.7.2 Einzelleistungen - Stamm Legen Sie die Versicherungsleistung wie gewohnt an. Sind alle beschriebenen Daten richtig eingetragen, so öffnet sich in der Einzelleistung unten links das Feld Fremdschlüssel. Fügen Sie diesen hier ein, Sie erhalten ihn ebenfalls von der Versicherung. 120

11.7.3 Einzelleistungen VK-Preise Die Online-Meldung erfolgt anhand des Tarifschlüssels, den Sie ebenfalls von Ihrem Versicherer erhalten. Tragen Sie ihn bitte in den Staffelpreisen in das unterste Feld Tarif ein. 11.7.4 Online-Meldung Die Versicherungsmeldung erfolgt dann, wann immer Sie es möchten, online über die Versicherungsmeldung - Punkt 7 => online Versicherungsmeldung. 11.8 Online Dienst für RIT und Rail&Fly Fahrkarten Die Deutsche Bahn bietet für Reiseveranstalter einen Fahrkartenservice über die WEB- Schnittstelle RIT und Rail&Fly an. Dieser Dienst ist in turista integriert. Nutzbar ist dieser Dienst für alle Veranstalter, die einen entsprechenden Vertrag mit der Deutschen Bahn abschließen. 11.8.1 Zertifikat Mit Bestätigung durch die Deutsche Bahn erhält der Veranstalter eine Datei Zertifikat Diese wird im turista-ordner - daten abgelegt. 11.8.2 Mandantenstamm Der Mandantenstamm wird im Bereich Info/Funktionen - externe Benutzerdaten mit den von der DB gelieferten Daten gefüllt: Wählen Sie die Kategorie "Deutsche Bahn RIT & Rail&Fly" und fügen Sie durch Neuanlage folgende Daten ein: Benutzername Passwort Zertifikat Dateiname Zertifikat Passwort Zahlungsart (immer 3) Geldkonto (Bank muss gültige BLZ und Bankkonto enthalten) Kind bis Alter (RIT: 14 Jahre) 11.8.3 Belegungspläne Wie bei jeder Beförderungsleistung in turista, benötigen Sie auch für die Bahn-Leistung ein Kontingent. Hierfür legen Sie bitte einen Belegungsplan an. Da die Plätze nicht zwingend gebucht werden müssen ist die Platznummerierung nicht wichtig. Bedenken Sie die ca.-größen der von Ihnen geplanten Gruppen. 11.8.4 Bahnhöfe Sie erhalten von der DB eine Datei mit allen offiziellen Bahnhofsnamen. Diese Datei muss in turista importiert werden, um die richtige Verarbeitung in der Online-Schnittstelle zu gewährleisten (Dateiname 'GDBFne0.csv'). Der Import findet unter Beförderung - Bahnhöfe statt. Legen Sie die Datei in den import-ordner im turista Bereich. Öffnen Sie die Maske Bahnhöfe Wählen Sie den Button Import Sollten Sie bereits Bahnhöfe in dieser Tabelle verzeichnet haben, so beachten Sie bitte, dass eine Kommunikation mit der Bahnschnittstelle die Bahnhofsnummer erfordert, die mit dem Import in Ihre Datenbank gestellt wird. 11.8.5 Fahrpläne Legen Sie die Fahrpläne mit den von Ihnen genutzten Bahnhöfen an. Auf der rechten Seite der Maske können Sie die KM-Entfernung zwischen den Bahnhöfen berechnen. Sollte die Entfernung 121

einen Zuschlag zum Grundpreis fordern, so legen Sie bitte den Betrag im Feld Zuschlag fest. (z.b. Entfernung ab 401 KM) Die bekannten Funktionen des Taxi-Service sind auch für die Anreise zum Bahnhof nutzbar. Die Deutsche Bahn bietet Fahrkarten sowohl für einfache wie auch für Hin- und Rückfahrt. Der Ankunftsplan muss immer der Zielbahnhof sein. 11.8.6 Leistungsstamm BAL Bitte legen Sie die Beförderung als BAL -Leistung an. Die Grunddaten entsprechen einer Busleistung. Einziger Unterschied: Auf der 1. Reiterkarte wird unten links der Tarifcode lt. Bahn eingetragen. Tragen Sie ggf. den Einkaufspreis für die Kalkulation ein. Bei Rail&Fly-Fahrkarten wird hier auch der Verkaufspreis festgelegt. Die Fahrpläne werden als Abfahrtsplan mit den Zustiegsstellen in der Heimat belegt. Der Ankunftsplan muss immer der Zielbahnhof sein! Hin- und Rückfahrkarten werden als Rundfahrt angelegt und anhand des Tarifcodes identifiziert. 11.8.7 Reiseanlage Die Anlage einer Pauschalreise inkl. RIT-Ticket ist gleich der Reiseanlage einer Busreise. Sollten Sie eine Verteilerplanung vom Zielbahnhof zu unterschiedlichen Hotels benötigen, so legen Sie bitte im Leistungsstamm des Hotels dieses als Haltestelle an (Feld unten links - rechte Maustaste - Hotel als Haltestelle anlegen). Für Kinder ohne Begleitung muss ein separater Pauschalcode angelegt werden. 11.8.8 Buchung Wählen Sie in der Buchung den Bahnhof als Zustieg aus, so wird automatisch mit Prüfen/Buchen die Verbindung zur Deutschen Bahn aktiviert und die Fahrkarte gebucht. Ist der Kunde Besitzer einer Bahncard, dann geben Sie dies bitte in der Ermäßigungstabelle mit der Ermäßigungsart Bahncard ein und ziehen die Betrag manuell für die Buchung ab. Buchen Sie in einer Buchung unterschiedliche Zustiege, so muss pro Zustieg die Die Fahrdaten (von/nach/beschreibung) werden in turista gespeichert und zum Druck des Tickets (turistaud) wieder bereitgestellt. Die Abrechnung erfolgt wie gewohnt über erfassen Eingangsrechnungen. Eine Änderung der Bahnleistung ist nach Abschluss der Buchung nicht möglich. Die Leistung muss dann storniert und neu gebucht werden. So werden auch die entsprechenden Daten an die Deutsche Bahn gemeldet. Beachte: Die in turista vorhandene Logik hinsichtlich Preisermittlung und Verprovisionierung von Zusteige- Zu- und Abschlägen gilt in vollem Umfang. Die Reservierung von Sitzplätzen ist über diese Online-Buchungsschnittstelle noch nicht möglich. Die Erweiterung erfolgt mit Freigabe durch die Deutsche Bahn voraussichtlich im Jahr 2011. 11.8.9 Buchungskontrolle Über die Maske Reiseverkauf - Buchungsauswertung werden die Buchungen kontrolliert. Tragen Sie hier die Leistung ein, so sehen Sie in der Tabelle die Fremd-Auftragsnummer als Bestätigung, dass die Buchung im System der Deutschen Bahn getätigt wurde. 11.9 Anlage, Kalkulation, Einteilung und Abrechnung der Reiseleitung Viele Unternehmen lassen Reisen von einer Reiseleitung begleiten. turista unterstützt die Einteilung, Kalkulation und Abrechnung im Zusatzbaustein Reiseleitung. 122

11.9.1 Pers. Profil Reiseleiter Zur Arbeitsvereinfachung ist ein neuen pers. Profil in turistave angelegt worden, welches nur für die Einteilung der Reiseleiter gilt. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie bei der Einsteiger- Schulung. Wir empfehlen für eine geordnete Anzeige: Die Einzelleistung Reiseleitung nach der Reise zu benennen (z.b. RL Dresden 4 Tg ). Anlage des Profitcenters Reiseleitung. Eine Farbe für die Darstellung der Reiseleitung über das Profitcenter / Dienstplan-Fahrtyp zuzuweisen. Zuweisung des Stamm-Profitcenters Reiseleitung bei Reiseleiter => Reiseleiter/Mitarbeiter. Die Breite der Zielspalte auf 2000 festzulegen. die Position Fahraufträge sortiert nach Kurzbezeichnung zu hinterlegen. 11.9.2 Anlage der Reiseleiter a. Stammdaten I => Reiseleiter => Beschäftigungstypen Hier ist der Reiseleiter als Beschäftigungstyp anzulegen. Pflichtoptionen sind Anzeigen (Dienstplan) und Bestellung erforderlich. Nur so kann eine Abrechnung durchgeführt werden. b. Stammdaten I => Reiseleiter => Qualifikationsarten Um einen Reiseleiter anhand von Qualifikationen zuweisen zu können müssen die Oberbegriffe definiert werden. (z.b. Sprache / Reisearten / Kundenarten / Reiseländer / Beruflicher Abschluss) c. Stammdaten I => Reiseleiter => Qualifikationen Beschreiben Sie die Oberbegriffe: Sprache = Englisch/Französisch usw. Reisearten = Kultur/Natur/Städte usw. Kundenarten=Senioren, Studienreisende usw. Beruflicher Abschluss=Bergführer, Reiseleiter usw. In der Wahl der Qualifikationsarten und der Qualifikationen sind Sie frei. Jedem Reiseleiter können mehrere Qualifikationen zugeordnet werden. d. Stammdaten I=> Reiseleiter => Eigenleistungen Hier geht es um die Abrechnung. Welche Positionen werden in Ihrem Hause abgerechnet? Beispiele: Honorar pro Tag / Honorar pro Reise, Spesen, Anreisekosten, KM-Geld, usw. Hier muss kein Betrag eingefügt werden, da er pro Reiseleiter unterschiedlich sein kann. e. Stammdaten I => Reiseleiter => Reiseleiter / Mitarbeiter Nun ist alles für die Anlage der Reiseleiter vorbereitetet. Legen Sie hier alle Reiseleiter als Personalstamm an. Wir empfehlen die Sortierung nach Nummernkreis oder Beginn des Suchbegriffs z.b. mit RL. So finden Sie in der Dienstplanzuteilung schnell alle Reiseleiter. Der 1. Button der oberen Buttonreihe füllt sich von selbst. Hier finden Sie die Historie des Reiseleiters mit den Fahrtzielen, nach denen auch gesucht werden kann. Aus der Liste Eigenleistung wird der Hintergrund des 2. Button gefüllt. Nun geben Sie an, wie der Reiseleiter bezahlt wird und welche Kosten er pro Position verursacht. Diese Daten finden Sie in der Reiseleiterabrechnung wieder. Folgt als letztes der Button Qualifikationen. Ordnen Sie hier die pers. Qualifikation des Mitarbeiters/Reiseleiters zu. Die Position Im Dienstplan einsetzbar ist automatisch vorbelegt und darf nur entfernt werden, wenn die Reiseleitung nicht mehr zugeordnet werden soll. Fügen Sie mit dem Button Funktionen die Anschrift des Reiseleiters aus dem Anschriftenstamm ein. f. Stammdaten I => Reiseleiter => Preislisten Hier können für Reisen die geplanten Kosten als Preisliste zusammengefasst werden. sie können aus den von Ihnen angelegten Eigenleistungen wählen. 123

11.9.3 Anlage der Reiseleiter-Einzelleistung Die Einzelleistung Reiseleiter-/führer wird auf Basis der Reise angelegt. (z.b. F-PAR-RL = Reiseführer für Paris-Reisen). Die Reiseleitung mit als Eigenleistung angehakt sein. In der Maske EK-Preise öffnet sich automatisch der Kalkulationsbutton. Nachdem alle allgemeinen Daten erfasst sind bitte speichern und anschließend auf den Kalkulationsbutton klicken. Wählen Sie nun entweder eine Preisliste aus oder kalkulieren Sie anhand der Eigenleistungen den Preis. Der Endpreis wird in die Grundmaske übernommen und kann durch die geplante Anzahl an Teilnehmern geteilt werden. Das Kontingent legen Sie pro Reise an und tragen die Anzahl der benötigten Reiseleiter über weitere Positionen ein. Im unteren Teil der Maske befindet sich die Übergabekarte an die Dienstplanung. Soll ein Reiseleiter nicht von Ihnen geplant werden, so entfernen Sie hier bitte das Häkchen An Dienstplan übergeben. Nur Reiseleiter die in einer Pauschalreisen-Kalkulation eingetragen sind, können geplant werden. Wird eine Reise abgesagt, muss im Kontingent das abgesagt gesetzt werden. 11.9.4 Übergabe an die Dienstplanung Die Übergabe an die Dienstplanung erfolgt unter Abwicklung => Fahraufträge/OV-Dienstplan. Die Einsatzzeit des Reiseleiters wird automatisch mit 06:00H - 22.00H vorbelegt. Wählen Sie hier Fahraufträge erstellen. Fehlt zu einem Reisetermin die Verbindung zur Pauschalreise erhalten Sie eine Fehlermeldung. 11.9.5 Einteilung der Reiseleiter Wählen Sie Abwicklung => Reiseleiter => Zuordnen Reiseverkehr Arbeitet Ihr Unternehmen mit Subunternehmern, deren Fahrzeuge und Fahrer Sie einteilen, so erscheinen diese Daten mit den Reiseleiterdaten gemeinsam in diesem Wochenraster Durch drag and drop lassen sich nun die Reiseleiter(innen), Busfahrer und Busse den Reisen zuordnen. Mit Klick auf den Reiseleiter und Rechte Maustaste werden Informationen zum Reiseleiter dargestellt. Reiseleiter mit zugeordneten Qualifikationen können hier dargestellt werden, ebenso die Reisehistorie. 11.9.6 Abwicklung Hier werden Ihnen auf der 1.Reiterkarte die Stammdaten des eingeteilten Reiseleiters dargestellt. Auf der Maske Positionen Bestellung werden die Positionen der Kalkulation aus der Einzelleistung Reiseleitung dargestellt und mit den Werten des Reiseleiters aus den im Personalstamm erfassen Eigenleistungen aufgefrischt. Über den Button Neuanlage können weitere Werte erfasst werden. Geben Sie die Bestellung über den Button Freigabe frei, kann ein Vertrag für den Reiseleiter gedruckt werden. Erhält die Reiseleitung einen Vorschuss, so wird dieser auf der nächsten Reiterkarte erfasst. Über den Button einlesen wird in der Kalkulation der Reise geprüft, ob es Positionen ohne Leistungsgeber gibt. Diese werden hier mit der Anzahl der gebuchten Gäste dargestellt. Nur Leistungen auf denen Gäste gebucht sind, werden dargestellt. Nun entscheiden Sie wie hoch der Vorschuss für diese Position sein soll. Hier können auch neue Positionen eingefügt werden. Mit Druck des Vorschuss-Beleges entsteht ein offener Posten bei der Reiseleitung (Buchungssatz: Reisekonto an Kreditor) 11.9.7 Abwicklung - Abrechnung Die in der Abwicklung gebuchten Positionen Bestellung und Vorschuss werden auf der Abrechnungskarte dargestellt. Über den Button Eingangsrechnung werden nun die Beleg gebucht, die der Reiseleiter nach der Reise liefert. Nach dieser Erfassung rechnet man die Reiseleitung über den Button Abrechnung ab. Die Daten werden der Reise zugeordnet, für das Honorar der Reiseleitung entsteht ein offener Posten. In der Abrechnung der Reise finden Sie die Eingangsrechnungsverbuchung. 124

11.10 Unterkontingente in der Zimmerverwaltung Vergibt man aus dem eigenen Zimmerkontingent an weitere Veranstalter Kontingente, so kann dies schnell unübersichtlich werden. turista bietet die Anlage von Unterkontingenten. Diese können Sie entweder einer Agentur zuteilen oder auf unterschiedliche Reisecodes verteilen. 11.10.1 Verwalten Unterkontingente an Agenturen Legen Sie das Hauptkontingent wie gewohnt an. Wählen Sie aus, ob Sie die Unterkontingente auf Agentur- oder Reisecodebasis verteilen möchten. Mit dem Button Unterkontingente öffnet sich eine Tabelle. Wählen Sie die Agenturnummer und tragen die Anzahl der Zimmer ein. Eine Zuteilung von Zimmer- bzw. Kabinennummern ist ebenfalls möglich. Speichern Sie die Daten. Das frei buchbare Hauptkontingent verringert sich um das Unterkontingent. Das Feld frei zeigt die gesamten freien Zimmer, verfügbar zeigt die Zimmeranzahl ohne Zuteilung auf ein Unterkontingent. 11.10.2 Verwalten Unterkontingente Reisen In gleicher Weise teilen Sie die Zimmer bestimmten Reisecodes zu. So gewährleisten Sie, dass ein Hotel, welches Sie auf mehreren Reisen anbieten, nicht über einen Reisecode ausverkauft wird. 11.11 Online Dienst zur Zahlung mit Kreditkarten und -bestätigung Implementiert in turista ist auch die Zahlung mit Kreditkarte. Die Rückbestätigung der Zahlung durch das Kreditkartenunternehmen erfolgt online. Unser Partner ist Wirecard. Sie schließen einen Vertrag mit Wirecard bezgl. der Rückbestätigung der Kreditkartenzahlungen mit der entsprechenden Gebühr. Zusätzlich kaufen Sie das Modul turistacc. Nun bearbeiten Sie die Zahlung im Kassenbuch, mit Eingabe der Daten wird automatisch online ein Dienst gestartet, der die Zahlung bei Wirecard rückbestätigen lässt. Mit der Antwort von Wirecard wird der Datensatz im Kassenbuch generiert. Folgende Einstellungen sind notwendig: 11.11.1 Stammdaten I - Anschriften Leistungsgeber Legen Sie die Abrechnungsstelle als Leistungsgeberanschrift an. Derzeit ist eine Verbindung mit Wirecard möglich, nur so kann die Zahlung direkt bestätigt werden. Unter dem Button Info/Funktionen finden Sie die Maske Externe Benutzerdaten anlegen. Benutzerdaten-Art: Kreditkartenabrechnung auswählen, auf Neuanlage klicken und die Felder nacheinander auswählen, ausfüllen und speichern. Sie tragen hier die von Wirecard bekannt gegebenen Daten Benutzername, Passwort und Webservice-URL ein. 11.11.2 Stammdaten I - Anschriften Kunde Im Standard werden die Kreditkarten-Daten des Kunden NICHT GESPEICHERT! Die Daten müssen also bei jeder Buchung NEU eingegeben werden. Sollten Sie über eine PCI DSS Zertifizierung verfügen, können Sie die Daten auch speichern. Die Tabelle hierfür finden Sie auf der 2. Reiterkarte Adressinfos. Die Zwangsfelder sind blau markiert. 11.11.3 Stammdaten II - Kassenführung - Zahlart Legen Sie, falls noch nicht vorhanden, die Zahlart Kreditkarte an. 11.11.4 Stammdaten II - Kassenführung - Geldkonten Für die Abrechnung mit Wirecard muss ein speziell eingerichtetes Geldkonto vorhanden sein. 125

Folgende Felder müssen zusätzlich zur Anlage eines üblichen Geldkontos angelegt sein: Zahlart: Kreditkarte Abrechnung über... Verbindung mit der Anschrift Leistungsgeber z.zt Wirecard Häkchen ohne Saldenführung Häkchen Kasse nicht verbuchen Kreditkartenabrechnung: WireCard Wählen Sie im Kassenbuch die Kasse für Kreditkartenzahlungen. Die Zahlart wird automatisch angepasst. Überprüfen sie alle weiteren Eingabefelder und füllen Sie diese aus. Sobald Sie den Datensatz speichern öffnet sich die Maske für die Kreditkartenzahlung. Hier tragen Sie die Kreditkartendaten ein. Sollten Sie über eine PCI DSS Zertifizierung verfügen können Sie die Daten auch speichern. Im Standard werden die Kreditkarten-Daten des Kunden NICHT GESPEICHERT! Die Daten müssen also bei jeder Buchung NEU eingegeben werden. Mit betätigen des Buttons OK werden die Informationen an Wirecard gesendet. Zahlungen aus externen Buchungssystemen (CRS, Internet) werden im Anschluss an die Buchung über die STADIS / Satzart 55 gemeldet und dann direkt an Wirecard weitergeleitet. Wird die Zahlung bestätigt wird ein Datensatz im Kassenbuch generiert und sofort verbucht. Er erscheint also nicht bei den offenen Kassenbuchsätzen. Wenn Sie die Zahlungen überprüfen möchten drücken Sie bitte den Button Selektion und geben als Kasse Ihre Kreditkartenkasse ein. Die OP-Liste des Kunden wird aktualisiert. Dieser Vorgang ist üblicherweise innerhalb von max. 2 Minuten abgeschlossen. NICHT akzeptierte Zahlungen können über den Button Kreditkarte überwacht werden. Wird eine Kreditkartekarte zur ANZAHLUNG eingesetzt, geht turista davon aus, dass auch die RESTZAHLUNG bei Fälligkeit über die Kreditkarte abgerechnet wird. In den Dienstprogrammen - FiBu-Übergabe - Zahlungsausgang muss im Programm Export Zahlungen die Aktion Transaktionen per Kreditkarte angeklickt werden. Nun ist nur noch die Funktion Restzahlungen von Endkunden verfügbar. Der Anwahlpunkt Selektionen starten aktiviert die Suche und anschließende Darstellung der offenen Vorgänge. Wie auch bei Lastschrifteinzug prüfen Sie erst das Format der Datensätze und bestimmen mit entfernen oder setzten des Häckchens vor dem Datensatz, welche Zahlung angefordert werden soll. 126

11.12 turistatx: Online Export und Import von Haustürservice Kurzinformation Für die optimierte Planung von Hausabholern zu den Fahrten eines Veranstalters werden zunehmend externe Dienste in Anspruch genommen. Wir können Sie dabei mit unserem optional erhältlichen Programm turistatx als Ergänzungsmodul zu turistave unterstützen. Dieses Modul bietet 2 Hauptbestandteile: a) Datenaustausch mit Fremdsystem (Export Import) b) Die Unterstützung bei der Kontrolle der Eingangsrechnung turistatx ist so aufgebaut, dass die Daten unabhängig von der Folgeanwendung zunächst in turista aufbereitet werden. Erst danach erfolgt der Export/Import im Format und in der Technologie des jeweiligen Partners. Aus turista wird als Import/Export-Format eine Bereitstellung der Daten im technologisch aktuellen Standard XML bevorzugt. Wahlweise basierend auf WEB-Services. Die komplette XML- Schema-Definition wird von uns bereitgestellt. Abweichende Formate werden separat angeboten. turistatx ist komplett in die Taxi-Zubringerplanung (Anwahl Zubringer bzw. Verteiler Heimat Leistungsart Bus) integriert. Neben den Basisfunktionen erfolgt ein Ausbau des Datenmodells z.bsp. Haltestellen werden um geografische Angaben erweitert (GIS für Abfahrts- und Ankunftshaltestelle). Für ergänzende Hinweise an das Taxiunternehmen (z.bsp.: Rollator) wird ein Ausbau der Textbausteine um den Typ Taxi durchgeführt. Im internen Buchungsprogramm (nicht über Internet und CRS!) kann auf der Maske Zustieg der Hinweis ausgewählt werden. 11.12.1 Anlage a) Stammdaten I - Anschriften Legen Sie den externen Planungspartner als Leistungsgeberanschrift an. Klicken Sie auf den -Button - Externe Benutzerdaten anlegen. Wählen Sie Externe Planung(Taxi) Füllen Sie über den Button Neuanlage die Felder Benutzername, Passwort und Verarbeitungsart b) Stammdaten I - Mandantenstamm Füllen Sie unten rechts das Feld Externe Planung Adresse mit dem externen Partner, dem Sie die Daten zur Planung übermitteln werden. Wählen Sie zusätzlich, ob der Partner der Zustieg verändern darf (optimiert) oder der von Ihnen eingetragenen Zustieg des Kunden bleiben soll (fix). c) Beförderung - Haltestellen Tragen Sie pro Haltestelle die GPS-Daten ein. Nutzen Sie hier die rechte Maustaste. Sie können so die GPS-Daten in Google abfragen. 11.12.2 Arbeitsablauf Nach Anwahl der Taxi-Zubringerplanung erfolgt zunächst die Auswahl der Planung (Plan-Nr). Für jede Planung kann ein Exportauftrag generiert werden. Mit löschen der Planung werden auch alle Exportaufträge storniert und ggf. in turistaov gelöscht. Zunächst wird wie bisher- die Planungsmaske aufgerufen. Um die Sparzustiege (Personen die keinen Haustürservice gebucht haben) leicht dem Bus zuordnen zu können, wird die automatische Zuteilung um den Punkt Buszustiege ohne Haustürservice erweitert. Zusätzlich können weitere Zustiege manuell für einen Hauptbus erfasst werden. Nun werden wie bisher- zusätzliche Zubringerfahrzeuge definiert und zugeordnet. Dies erfolgt für aber nur noch für alle Positionen, die mit eigenen Fahrzeugen bedient werden. Die nicht mit dem eigenen Fuhrpark beförderten Positionen melden Sie anschließend über den neuen Button extern Taxi an die Planungssoftware. 127

Nach Aufruf des Buttons öffnet sich zunächst eine Seite in welcher die Vorgaben für die Planung vorbelegt sind. (Bsp.: max. Anz. Sitzplätze; Zeitpuffer; Optimierungsparameter) Je nach Planungssoftware erfolgt die Rückmeldung sofort oder mit einer zeitlichen Verzögerung. Entsprechend wird die Maske Verwalten Planungen angewählt bzw. sofort nach dem Export automatisch aufgerufen. Danach werden die ausgetauschten Daten angezeigt. U.a. Taxiunternehmen Tour (Wagen jedes eingesetzte Fahrzeug) Anz. Personen Vorgang Position - Personen Ankunftszeit Haltestelle Abholzeit Haltestelle Km / Kosten Reise Hinweis Erfolgt der Austausch der Daten mit der Planungssoftware nicht über einen WEB-Service, muss das Programm Verwalten Planungen manuell aufgerufen werden so bald die Daten vom Partner angeliefert wurden. Diese werden dann zu der entsprechenden Plan-Nr. eingelesen. Die weitere Verarbeitung läuft dann wieder identisch. Nach Darstellung und Prüfung der Planungsvorschläge (Fehlerbearbeitung) kann die Planung verworfen oder freigegeben werden. Beachte: Die Zuordnung des eingesetzten Taxiunternehmens erfolgt in der externen Planungssoftware! Nach Freigabe der Planung erscheint jede Tour als Zubringerfahrzeug und die entsprechenden Positionen sind farblich markiert und zugeordnet. Bei Übernahme nach turistaov wird das eingeteilte Taxiunternehmen automatisch zugeordnet. Mit speichern wird die Plannummer in die Buchung übernommen und setzt die gebuchten Werte außer Kraft. Die Listenausgabe ist dahingehend optimiert, dass die externen Listen separat angewählt werden können um den Versand sofort per E-Mail zu veranlassen. Beachte: Die Liste dient als Bestellung beim entsprechenden Unternehmen. 11.12.3 Unterstützung bei der Kontrolle der Eingangsrechnung Über ein separates Programm erfolgt der Aufruf zur Kontrolle der Eingangsrechnung. Filter: Unternehmer Zeitraum Reise Es werden sortiert nach Reise alle Vorgangspositionen gelistet mit Angabe km und Preis. Alle abgehakten gelten anschließend als berechnet und werden später nicht mehr zur Bezahlung angeboten. 11.13 turistaud: externer Unterlagendruck Immer mehr Unternehmen konzentrieren sich auf das Kerngeschäft und suchen Alternativen zu den bisherigen Arbeitsweisen. Hierzu gehört die Weiterverarbeitung der Buchungsdaten bei externen Stellen. So wird z.b. der Druck der Reiseunterlagen an Druckereien weitergeleitet, die aus einem Voucher ein repräsentatives Booklet erstellen und direkt an die Kunden senden. Hierzu benötigt die Druckerei einen Datensatz mit allen Informationen zum Reisenden und der Reise. turistaud bietet die Umwandlung der Voucherdaten in eine xml-datei zur Weitergabe. 128

Die Aufgabe von turistamd ist die Unterstützung bei der Zusammenführung aller Daten einer Unternehmensgruppe mit unterschiedlichen Softwaresystemen. Über die Schnittstelle werden alle Daten an das weiterverarbeitende System gesandt. 11.13.1 Bereitstellung Grundsätzlich ändert sich nichts an der Reiseanlage und Buchung in turista. Wählen Sie im Menü Abwicklung => Reiseunterlagen / Voucher die Variante Datenexport für externe Vouchererstellung Aus dem Button Voucherdruck DIN a 4 wird Datenexport Mit Betätigung des Buttons tritt anstelle der bisher bekannten Ausgabe der Reiseunterlagen in Voucherform die neue Variante der Datei in Kraft. Die Datei befindet sich im Export-Ordner und kann von dort für externe Zwecke weitergegeben werden: Entweder durch den regelmäßigen Dienst turistaid oder auch per manueller Weitergabe. 129