turistave Reiseveranstaltung

turistave Branchensoftware für Reiseveranstalter Handbuch turistave Reiseveranstaltung Programmversion 2.3.10/hw Stand: November 2013 SYSTEMBERATUNG GMBH SCHEIBBSER STR. 74 D-71277 RUTESHEIM

I. EXKURS ALLGEMEINE FUNKTIONEN IN TURISTA 3 I.1 ÖFFNEN EINER MASKE 3 I.2 SUCHFELDER 3 I.3 MULTISELECT 4 I.4 KOPIEREN IN TURISTA 4 I.4.1 FAHRPLAN 4 I.4.2 EINZELLEISTUNGEN 4 I.4.3 REISECODE 5 I.4.4 PAUSCHALCODE 5 I.4.5 BUCHUNG 5 1. DATEI 5 1.1 SACHBEARBEITER WECHSELN 5 1.2 PERSÖNLICHES PROFIL 5 1.3 MAIL VERSENDEN 5 1.4 TAGESABSCHLUSS/PRÜFUNGEN SOWIE MODUL- UND FEHLERPROTOKOLLE 5 1.4.1 FEHLERMELDUNGSDATEI ANSEHEN 6 1.4.2 WAGENEINTEILUNG REPARIEREN 6 1.4.3 PFLEGE PROGRAMME 6 1.5 FIBU DATENÜBERGABE SOWIE DIENSTPROGRAMME 6 2. STAMMDATEN I 6 2.1 MANDANTENSTAMM 6 2.1.1 ABRECHNUNGSVARIANTEN 6 2.1.2 AUFTEILUNG EIGENLEISTUNG 6 2.1.3 BUCHUNGSVARIANTEN 7 2.1.4 BELEGVERFAHREN 7 2.1.4.A STANDARD TURISTA 7 2.1.4.B BELEGVERFAHREN A / B / C 7 2.1.5 PROGRAMM-STEUERUNGEN 9 2.1.5 FAX- UND E-MAIL VERSAND AUS TURISTA 10 2.1.7 DATENÜBERGABE AN DIE FINANZBUCHHALTUNG 10 2.1.8 HAUSBANK 10 2.2 REPORT-MANAGEMENT 10 2.2.1 MAILVERSAND 10 2.2.2 DOKUMENTENANHANG 11 2.2.3 TEXTÄNDERUNGEN 11 2.2.4 EIN FORMULAR - MEHRERE SPRACHEN 11 2.2.5 ARCHIVIERUNG 11 2.3 DOKUMENTENVERWALTUNG 11 2.3.1 VORBEREITUNG 11 2.3.2 ARCHIVIEREN DER EINGANGSRECHNUNGEN VON LEISTUNGSGEBERN 12 2.3.3 ANHÄNGE FÜR DEN DRUCK BEI BESTÄTIGUNG/VOUCHER AKTIVIEREN 12 2.4 ANREDESCHLÜSSEL / FUNKTIONEN ANSPRECHPARTNER 12 2.5 ANSCHRIFTEN MERKMALE 13 2.6 ANSCHRIFTEN 13 2.6.1 WERBEKENNUNG 13 2.6.2 SPRACHE 14 2.6.3 GR-STATISTIK / GR-RECHNUNG 14 1

2.6.4 STEUERDATEN 14 2.6.5 ADRESS-INFOS 14 2.6.6 BANKVERBINDUNG / KUNDENARTEN / VERSAND-ADRESSE 14 2.6.7 BUTTONREIHE OBEN LINKS I => INFO/FUNKTIONEN 15 2.6.8 BUTTONREIHE OBEN LINKS WERBUNG 15 2.6.9 BUTTONREIHE OBEN LINKS KREDITKARTE 15 2.6.10 BUTTONREIHE OBEN LINKS ANSCHRIFTEN MERKMALE 15 2.6.11 BUTTONREIHE OBEN LINKS TERMINE 15 2.6.12 BUTTONREIHE OBEN LINKS DOKUMENTENVERWALTUNG 16 2.6.13 BUTTON RECHTS ANSCHRIFTENTYP-ABHÄNGIGE DARSTELLUNG 16 2.7 AGENTUREN 16 2.7.1 AGENTUR-KETTEN / PROVISIONSSTAFFELN 16 2.7.2 AGENTUR- STAMMDATEN 17 2.8 KALENDER 17 2.9 KONDITIONEN 17 2.9.1 ERMÄSSIGUNGSARTEN 17 2.9.2 GRUPPENERMÄSSIGUNG 17 2.9.3 KUNDENRABATTE 18 2.9.4 KATALOGE/ -KONDITIONEN 18 2.9.5 STORNOBEDINGUNGEN 18 2.10 TEXTE UND VORLAGEN 18 2.10.1 TEXTSCHLÜSSEL 18 2.10.2 TEXTBAUSTEINE 18 2.10.3 TEXTE FÜR REISEBESTÄTIGUNG / RECHNUNG 18 2.10.4 WERBEAKTIONEN VERWALTEN / WERBEMITTEL VERSENDEN 19 2.11 BETRIEBLICHE UNTERGLIEDERUNG 19 2.11.1 BETRIEBSTEILE (TURISTAVE) 19 2.11.2 BETRIEBSHÖFE(TURISTAOV) 19 2.11.3 BETRIEBSSTÄTTEN(TURISTARB) 19 2.11.4 MITARBEITERGRUPPEN 19 2.11.5 PROFITCENTER 19 2.12 NACHRICHT ERSTELLEN 20 2.13 TERMINÜBERWACHUNG 20 II. EXKURS: GRUNDLAGEN DES RECHNUNGSWESENS 20 II.1 BUCHUNGSSYSTEMATIK DIFFERENZBESTEURUNG IN TURISTAVE 20 II.2 BUCHUNGSSYSTEMATIK REGELBESTEURUNG IN TURISTAVE 21 II.3 GESCHÄFTSVORFÄLLE IN TURISTAVE 21 II.3 VERGABE KREDITOREN- UND DEBITORENNUMMERN 22 3. STAMMDATEN II 23 3.1 ABRECHNUNG 23 3.1.1 LÄNDERCODE 23 3.1.2 SPRACHEN 23 3.1.3 STEUER-SCHLÜSSEL 23 3.1.4 WÄHRUNGEN 23 3.1.5 ZAHLUNGSBEDINGUNGEN 24 3.1.6 BESTEUERUNG PROVISIONEN 24 3.2 KASSENFÜHRUNG 24 3.2.1 GELDKONTEN 24 3.2.2 AUFWANDSKONTEN 25 2

3.2.3 ZAHLART 25 3.3 REISEKONTEN 25 3.3.1 ABRECHNUNGSKREISE 25 3.3.2 ABRECHNUNGSKONTEN 26 3.3.3 REISEKONTEN 26 3.4 STATISTIKSCHLÜSSEL 26 3.4.1 BEFÖRDERUNGSART 27 3.4.2 KUNDENART 27 3.4.3 REISEART 27 3.4.4 ZIELGEBIETE/DESTINATIONEN 27 3.4.5 INFOTYPEN ZUSATZINFORMATIONEN 27 3.5 UNTERKUNFT 28 3.5.1 BEFÖRDERUNGSTYPEN 28 3.5.2 ZIMMEROBJEKTE 28 3.5.3 ZIMMERARTEN 28 3.5.4 VERPFLEGUNG 29 3.5.5 ZIMMERZUSATZ 29 4. BEFÖRDERUNG 29 4.1 BELEGUNGSPLÄNE 29 4.2 EIGENLEISTUNG 29 4.3 FAHRTSTRECKEN 29 4.4 FAHRZEUG-ARTEN (VERANSTALTER MIT TURISTAOV) 29 4.5 PREISLISTEN 30 4.6 BAHNHÖFE / FLUGHÄFEN 30 4.7 HALTESTELLEN HEIMAT / HALTESTELLEN ZIEL 30 4.8 FAHRPLÄNE ABFAHRT 31 4.8.1 TAXILEISTUNGEN 31 4.9 FAHRPLÄNE ANKUNFT 31 4.10 ANZEIGENFARBE 31 III. EXKURS: SINNVOLLE CODIERUNG VON LEISTUNGEN UND REISEN 31 III.1 ANLAGE DER ZIELGEBIETE 31 III.2 DIE LOGIK DER PAUSCHALREISE 32 5. VERANSTALTUNG 33 5.1 DIE EINZEL-LEISTUNG ALS BESTANDTEIL EINER PAUSCHALREISE 33 5.1.1 LEISTUNGSART 33 5.1.2 STRUKTUR EINER EINZELLEISTUNG 34 5.1.3 GRUNDDATEN (LEISTUNGSBESCHREIBUNG) 34 5.1.4 STEUERUNGEN 34 5.1.5 STATISTIK 36 5.1.6 ABRECHNUNG 36 5.1.7 ÜBERWACHUNG (VORBELEGUNG TAGE) 36 5.1.8 ANSCHRIFTEN(LEISTUNGSZUSATZ-ADRESSDATEN/2. REITERKARTE) 37 5.1.9 BESTELLUNG 37 5.1.10 PREISART FÜR UNTERKUNFT 37 5.1.11 ANKUNFT/ABREISE ÜBER 37 5.1.12 OBJEKT- / AUSSTATTUNGSBESCHREIBUNG 37 3

5.1.13 FREIPLATZ AB PAX 37 5.1.14 EINKAUFSPREISE 37 5.1.14A ERFASSUNGSVARIANTEN BEI UNTERKUNFTSLEISTUNGEN 37 5.1.14B ERFASSUNGSVARIANTEN BEI BEFÖRDERUNGSLEISTUNGEN/REISELEITUNG 38 5.1.15 VERKAUFSPREISE 39 5.1.15A VERKAUFSPREIS FÜR BEFÖRDERUNGSLEISTUNG UND SONSTIGE LEISTUNGEN 39 5.1.15B VERKAUFSPREIS FÜR UNTERKUNFTSLEISTUNGEN 40 5.1.15C VERKAUFSPREIS FÜR SONSTIGE LEISTUNGEN 42 5.1.16 KONTINGENTE 43 5.1.17 HINWEISTEXTE / ZUSATZINFOS 46 5.1.18 BESONDERHEIT DER EINZELLEISTUNG REISELEITER (TEILWEISE KOSTENPFLICHTIGER ZUSATZ, AB RELEASE 2.3.6) 46 IV. EXKURS: ANLAGE UND ABRECHNUNG VON REISEVERSICHERUNGEN 46 IV.1 DIE EINZEL-LEISTUNGSART VERSICHERUNG 46 IV.1.1 VERKAUFSPREISE ALS STAFFELPREISE ANLEGEN 46 IV.1.2 KONDITIONEN 48 IV.2 DIE VERSICHERUNGSMELDUNG 48 IV.2.1 VERSICHERUNGSMELDUNG MIT SOFORTIGER VERBUCHUNG 49 IV.2.2 VERSICHERUNGSMELDUNG MIT NACHTRÄGLICHER VERBUCHUNG 49 5.2 ANLAGE EINER PAUSCHALREISE 49 5.2.1 VORAUSSETZUNGEN 49 5.2.2 ANLAGE DES REISECODES 50 5.2.3 BEZEICHNUNG 50 5.2.4 VERANSTALTER 50 5.2.5 VORBELEGUNG: REISETEXT FÜR REISEBESTÄTIGUNG 50 5.2.6 SCHLUSSBLOCK / STORNOART / GRUPPEN-ERM. 50 5.2.7 TYP 50 5.2.8 STATISTIK 50 5.2.9 ZUSÄTZLICH BUCHBAR SIND 50 5.2.10 ABRECHNUNG ÜBER ABRECHNUNGSKREIS 51 5.2.11 FIBU KOSTENSTELLE 51 5.2.12 INFO/FUNKTONEN (1. BUTTON OBERE REIHE) 51 5.2.12.A. INFO 51 5.2.12.B KALENDER 51 5.2.12.C GR-VORGANG ÜBERNEHMEN 51 5.2.13 ZUSATZLEISTUNGEN (2. BUTTON OBERE REIHE) 51 5.2.14 REISETERMINE (4. BUTTON OBERE REIHE) 51 5.2.15 BUTTON PRÜFEN(5. BUTTON OBERE REIHE) 51 5.2.16 ZUSATZ-INFOS (6. BUTTON OBERE REIHE) 51 5.2.17 ÜBERSICHT (7. BUTTON OBERE REIHE) 52 5.2.18 DRUCKEN PREISE (8. BUTTON OBERE REIHE) 52 5.2.19 KOPIEREN REISECODE (1. BUTTON 2. REIHE) 52 5.2.20 PAUSCHALCODES (3. BUTTON OBERE REIHE) 52 5.2.20.A KOPIEREN 53 5.2.20.B KALKULATION 53 5.2.20.C HINWEISTEXT 54 5.2.20.D ZUSATZ-INFOS 55 5.2.20.E ÜBERSICHT 55 5.2.20.F DOKUMENTENVERWALTUNG (GELBER ORDNER) 55 5.2.20.G AKTUELLEN TERMIN TEILEN 55 5.2.20.H DRUCKEN PREISE 55 5.2.21 SONDERFORMEN DER PAUSCHALCODE-ANLAGE 55 4

5.3. ANLAGE EINER FERIENZIELREISE (PENDELVERKEHR) 56 5.3.1 DEFINITION DES ZIELGEBIETES 56 5.3.2 ANLEGEN DER FAHRPLÄNE FÜR DAS ZIELGEBIET 57 5.3.3 ANLAGE DER LEISTUNGEN 57 5.3.4 VERVOLLSTÄNDIGUNG DES FAHRPLANS IM ZIELGEBIET 58 6. REISEVERKAUF 59 6.1 DIE BUCHUNG 59 6.1.1 BUCHUNG EINER PAUSCHALREISE 59 6.1.2 BUCHUNG EINER PENDELREISE / EINZELLEISTUNG 61 6.1.3.UMBUCHUNG 61 6.1.4 TEILSTORNO 61 6.1.5 VOLLSTORNO 61 6.1.6 LÖSCHEN WEGEN REISEABSAGE. 61 6.1.7 ZAHLUNGEN ERFASSEN 62 6.1.8 SOFORTIGER BELEGDRUCK 62 6.1.9 BUTTON VORGANGS-INFO 62 6.1.10 DIE BUTTON-REIHE AUF DER BUCHUNGSMASKE 62 6.1.11 BUCHUNGSMASKE, OBERER TEIL 62 6.1.12 1. REITERKARTE: LEISTUNGEN/TEILNEHMER 63 6.1.12.A BUCHUNGSZEILEN 63 6.1.12.B ERMÄßIGUNGEN, ZU-/ABSCHLÄGE, STORNOGEBÜHREN 63 6.1.12.C PERSONENANGABE / PREISFINDUNG 63 6.1.13 2. REITERKARTE VORGANGSINFORMATIONEN 64 6.1.13.A BERECHNUNG AN- UND RESTZAHLUNGSBETRAG 64 6.1.14 3. REITERKARTE HINWEISTEXTE 64 6.2 BUCHUNGSINFORMATIONEN 65 6.3 BUCHUNGSAUSWERTUNG 65 6.4 DAS KASSENBUCH IN TURISTAVE 65 6.5 DER KASSENABSCHLUSS (DRUCKEN KASSENBUCH) 67 6.6 GUTSCHEINVERWALTUNG 67 7. ABWICKLUNG 68 7.1 LISTENWESEN 68 7.1.1 ABREISE-/ZIMMERLISTEN 68 7.2 VERWALTEN TAXIZEITEN 69 7.3 VERWALTEN PASSDATEN / -LISTEN 69 7.4 FAHRAUFTRÄGE / OV-DIENSTPLAN 69 7.4.1 ÜBERGABE-VARIANTEN 70 7.4.2 ÜBERNAHME NACH TURISTAOV 70 7.5 BESTELLWESEN 71 7.5.1 BESTELLUNGEN (DRUCK) 71 7.5.2 BESTELLUNGEN (RÜCKMELDUNG) 71 7.5.3 BESTELLUNGEN (OHNE BUCHUNGEN) 71 7.6 VERSICHERUNGSMELDUNG 71 7.7 BELEGWESEN 72 7.8 MAHNWESEN 72 7.9 UNTERLAGEN / VOUCHER 72 7.10 BEFÖRDERUNGSPLANUNG 73 7.11 ZUBRINGERPLANUNG 73 7.11.1 BEARBEITUNG UND HINWEISE 75 5

7.11.2 TABELLE RECHTS OBEN: ZU PLANENDE BUSSE 75 7.11.3 HALTESTELLEN 75 7.11.4 ZUSTIEGE 76 7.12 ARBEITSBEISPIELE FÜR DIE ZUBRINGERPLANUNG 76 7.12.1 NEUEN ZUBRINGER ANLEGEN 76 7.12.2 ZUBRINGER ZUM ZUBRINGER 76 7.13 TAXI-ZUBRINGERPLANUNG 77 7.14 HALTESTELLENÜBERSICHT 77 V. EXKURS: DIE OFFENE-POSTEN-VERWALTUNG (OP VERWALTUNG) 77 8. ABRECHNUNG 78 8.1 OFFENE POSTENLISTE/INFO REISEKONTO 78 8.1.1 OFFENE POSTENLISTE 78 8.1.2 INFO REISEKONTO 79 8.2 AGENTURABRECHNUNG 79 8.2.1 VERWALTEN AGENTURPROVISIONEN 79 8.2.2 AGENTURRECHNUNG 79 8.2.3 ANZAHLUNGSRECHNUNGEN AGENTUREN 79 8.2.4 STORNORECHNUNGEN AGENTUREN 80 8.2.5 GUTSCHRIFTEN AGENTUREN 80 8.3 LEISTUNGSGEBERABRECHNUNG 80 8.4 ROHERTRAGSVORSCHAU 80 8.5 REISEABRECHNUNG 80 8.5.1 ERFASSEN EINGANGSRECHNUNGEN, ZAHLUNG VIA DTAUS ODER KASSENBUCH 81 8.5.1.A ZAHLUNGSEINGABE EK-RECHNUNGEN 81 8.5.1.B ZAHLUNG DER EINGANGSRECHNUNG ÜBER ELEKTRONISCHES BANKING 82 8.5.1.C ZAHLUNG DER EINGANGSRECHNUNG ÜBER DAS KASSENBUCH 82 8.5.1.D STORNO EINER EINGANGSRECHNUNG 82 8.5.1.E STORNO EINER EINGANGSRECHNUNG NACH ZAHLUNG ÜBER ELEKTRONISCHES BANKING 82 8.5.1.F SOLL/IST VERGLEICH 83 8.5.2 ABRECHNEN REISEN/VORGÄNGE 83 8.5.2.A VERBUCHEN EINGANGSRECHNUNGEN 84 8.5.2.B KORREKTUR DER EIGENLEISTUNG 84 8.5.2.C DIE EIGENLEISTUNG: KALKULATORISCH ODER TATSÄCHLICHER ANSATZ BEI DER BERECHNUNG? 84 8.5.2.D KONTROLLE DER EK-RECHNUNGEN - REGISTERKARTE EK-RECHNUNGEN 84 8.5 2.E ERSTELLUNG BUCHUNGSSÄTZE - REGISTERKARTE BEWERTUNG/FREIGABE (DIFFERENZBESTEUERUNG) 84 8.5.2.F KONTROLLE DER AUFTEILUNG - REGISTERKARTE BEWERTUNG/ÜBERSICHT (DIFFERENZBESTEUERUNG) 84 8.5 2.G ERSTELLUNG BUCHUNGSSÄTZE - REGISTERKARTE FREIGABE (REGELBESTEUERUNG) 84 8.5.2.G FEHLER NACH ABGESCHLOSSENER VERBUCHUNG 85 8.5.3 ABRECHNEN VERSICHERUNGEN UND SONSTIGE SEPARAT ABZURECHNENDE LEISTUNGEN 85 8.5.4 ABRECHNEN STORNOERLÖSE 85 8.5.5 KUNDENRABATTE VERRECHNEN 85 VI. EXKURS ABRECHNUNGSVARIANTE VEREINFACHUNGSREGELUNG ÖSTERREICH 85 6

VI.1 VOREINSTELLUNGEN 85 VI.2 AUSWIRKUNGEN 86 VI.3 REISEABRECHNUNG 86 9. AUSWERTUNG 87 9.1 TAGESLISTEN 87 9.1.1 TAGESLISTE BUCHUNG 87 9.1.2 TAGESLISTE UNTERKUNFT / LEISTUNG 87 9.2 ZAHLUNGSVORSCHAU 87 9.3 REISE-ERLÖSÜBERSICHT 88 9.4 AGENTUR-PROVISIONSÜBERSICHT 88 9.5 MAILING/SERIENBRIEF UND STATISTIKEN 88 9.5.1 MAILING / SERIENBRIEFE 88 VII. EXKURS MARKETING BEI REISEVERANSTALTERN 89 VII.1 ÜBER DIE KUNST DER ZIELFORMULIERUNG 89 VII.2 DIE RECHTLICHEN ASPEKTE 89 VII.3 DER STRUKTURIERTE AUFBAU VON STATISTIKKRITERIEN 90 VII.4. DAS PROGRAMM MAILING / SERIENBRIEF IN TURISTAVE 90 VII.4.1 SELEKTION 1 90 VII.4.1.1 GRUNDSELEKTION 90 VII.4.1.2 GEBURTSTAGSLISTEN 93 VII.4.1.3 POSITIVE SELEKTION UND NEGATIVE SELEKTION 93 VII.4.1.4 SUMMEN-BEDINGUNG 93 VII.4.1.5 SORTIERUNG / GRUPPIERUNG 93 VII.4.1.6 AUSWAHLKRITERIEN 93 VII.4.1.7 ADRESS-AUSWAHL NACH ANSCHRIFTENTYP 93 VII.4.1.8 DATENSÄTZE BERÜCKSICHTIGEN 93 VII.4.2 SELEKTION 2 93 VII.4.2.1 WERBEAKTIONSERFOLGS- UND INTERESSENTENKONTROLLE 93 VII.4.3 TREFFERANZEIGE 94 VII.4.3.1 SORTIERUNG DER ANSCHRIFTEN 94 VII.4.3.2 AUSSCHLUSS VON EINZELNEN ANSCHRIFTEN 94 VII.4.3.3 ÄNDERUNG DER FELDINHALTE UND BUTTON ÜBERNEHMEN 94 VII.4.3.4 BUTTON UMBUCHEN 94 VII.4.3.5 BUTTON AUSDRUCKEN 94 VII.4.3.6 BUTTON SERIENBRIEF 94 VII.4.4 VERÄNDERUNGEN 94 VII.4.4.1 WERBEKENNUNG ÄNDERN 94 VII.4.4.2 KUNDENART ÄNDERN 95 VII.4.4.3 WERBEKENNUNG VON AGENTUR-KUNDEN ÄNDERN 95 VII.4.5 BONUS-GUTSCHEINE 95 VII.5 WEITERVERARBEITUNG IM OFFICE-PROGRAMM WORD 95 VII.5.1 DIE DATENÜBERNAHME AUS TURISTAVE 95 VII.5.2 SERIENDRUCK IN WORD 96 VII.5.2.1 WAS IST SERIENDRUCK? 96 VII.5.2.2 SERIENDRUCK-MANAGER 96 VII.6 GESTALTUNGSEMPFEHLUNGEN 98 9.5.2 STATISTIKEN / ÜBERSICHTEN 98 9.6 LÖSCH- UND PFLEGEPROGRAMME 108 9.6.1 LÖSCHEN SAISONDATEN 108 7

9.6.2 STATISTIKDATEN PFLEGEN 109 10. UNTERSTÜTZUNG 109 11. KOSTENPFLICHTIGE ZUSATZMODULE 110 11.1. TURISTAVE IM MEHRMANDANTENBETRIEB 110 11.1.1 VORSCHLÄGE ZUR BENENNUNG VON CODIERUNGEN 110 11.1.2 WICHTIGE HINWEISE 111 11.1.3 FINANZBUCHHALTUNG 112 11.2 TOUROPERATOR 112 11.2A TOUROPERATOR / ZUORDNUNG GLÜCKSKABINEN 114 11.3 KUNDEN-RABATTSYSTEM IN TURISTAVE 116 11.4 SONDERMODUL CALL CENTER 117 11.5 SONDERMODUL GEBÜHRENPFLICHTIGE SITZPLATZRESERVIERUNG 117 11.6 FERNLINIEN-VERKEHR 117 11.6.1 STAMMDATENANLAGE 117 11.6.2 ANLAGE EINZELLEISTUNG BUS 118 11.6.3 KONTINGENTERMITTLUNG FÜR AKTIONSPREISE 118 11.6.4 ANLAGE LINIENBUS (BUL) 118 11.6.5 BUCHUNG 119 11.6.6 ABRECHNUNG 120 11.6.7 SCHNITTSTELLEN 120 11.7 ONLINE-VERSICHERUNGSMELDUNG 120 11.7.1 LEISTUNGSGEBER-DATEN 120 11.7.2 EINZELLEISTUNGEN - STAMM 120 11.7.3 EINZELLEISTUNGEN VK-PREISE 121 11.7.4 ONLINE-MELDUNG 121 11.8 ONLINE DIENST FÜR RIT UND RAIL&FLY FAHRKARTEN 121 11.8.1 ZERTIFIKAT 121 11.8.2 MANDANTENSTAMM 121 11.8.3 BELEGUNGSPLÄNE 121 11.8.4 BAHNHÖFE 121 11.8.5 FAHRPLÄNE 121 11.8.6 LEISTUNGSSTAMM BAL 122 11.8.7 REISEANLAGE 122 11.8.8 BUCHUNG 122 11.8.9 BUCHUNGSKONTROLLE 122 11.9 ANLAGE, KALKULATION, EINTEILUNG UND ABRECHNUNG DER REISELEITUNG 122 11.9.1 PERS. PROFIL REISELEITER 123 11.9.2 ANLAGE DER REISELEITER 123 11.9.3 ANLAGE DER REISELEITER-EINZELLEISTUNG 124 11.9.4 ÜBERGABE AN DIE DIENSTPLANUNG 124 11.9.5 EINTEILUNG DER REISELEITER 124 11.9.6 ABWICKLUNG 124 11.9.7 ABWICKLUNG - ABRECHNUNG 124 11.10 UNTERKONTINGENTE IN DER ZIMMERVERWALTUNG 125 11.10.1 VERWALTEN UNTERKONTINGENTE AN AGENTUREN 125 11.10.2 VERWALTEN UNTERKONTINGENTE REISEN 125 11.11 ONLINE DIENST ZUR ZAHLUNG MIT KREDITKARTEN UND -BESTÄTIGUNG 125 11.11.1 STAMMDATEN I - ANSCHRIFTEN LEISTUNGSGEBER 125 11.11.2 STAMMDATEN I - ANSCHRIFTEN KUNDE 125 8

11.11.3 STAMMDATEN II - KASSENFÜHRUNG - ZAHLART 125 11.11.4 STAMMDATEN II - KASSENFÜHRUNG - GELDKONTEN 125 11.12 TURISTATX: ONLINE EXPORT UND IMPORT VON HAUSTÜRSERVICE 127 11.12.1 ANLAGE 127 11.12.2 ARBEITSABLAUF 127 11.12.3 UNTERSTÜTZUNG BEI DER KONTROLLE DER EINGANGSRECHNUNG 128 11.13 TURISTAUD: EXTERNER UNTERLAGENDRUCK 128 11.13.1 BEREITSTELLUNG 129 9

Hinweis in eigener Sache: Dieses Handbuch soll und kann keine Schulung in unserem Hause ersetzen, sondern will nur die inneren Zusammenhänge von turistave im Überblick darstellen. turistave ist ein komplexes Programm, mit vielen Schnittstellen zu anderen turista- Modulen. Ihre Arbeit mit turistave kann eigentlich nur mit einer ausführlichen Schulung in unserem Schulungsraum in Rutesheim beginnen, danach sind Sie gefordert, sich mit der Software auseinanderzusetzen. Bei Fragen stehen wir Ihnen dabei gerne im Support zur Seite. turistave und sein Funktionsumfeld Grundsätzlich richtet sich turistave an der klassischen Tätigkeit eines Reiseveranstalters aus. Um hierbei dem Veranstalter eine möglichst große Flexibilität in der Vermarktung zu bieten, bedient sich turista der sogenannten Bausteinlogik. Dies hat zur Folge, dass zunächst alle Reiseleistungen die Sie bestellen als Reisebaustein definiert werden. Dies hat zusätzlich den Vorteil, dass der gesamte Einkauf bis hin zur Eingangsrechnung unterstützt werden kann. Ob ein Reisebaustein später nur" Bestandteil einer Pauschalreise ist oder auch selbst vermarktet wird, entscheiden Sie im Zuge der Reiseanlage. Grundsätzlich kann jeder Reisebaustein Bestandteil einer oder mehrerer Pauschalreisen sein. Darüber hinaus kann derselbe Reisebaustein zusätzlich oder ausschließlich alleine verkauft werden. Da jeder Reisebaustein seine eigenen Bedingungen wie Kontingent, Stornostaffel, Provisionsstaffel etc. mitbringt, sind der Flexibilität fast keine Grenzen gesetzt. Das folgende Handbuch ist auf dem Datenbaum der turista-maske aufgebaut. ACHTUNG! Bei Anlage der Leistungen dürfen KEINE Sonderzeichen für die Codierung benutzt werden! 10

I. Exkurs Allgemeine Funktionen in turista Bevor wir Ihnen die unterschiedlichen Menüpunkte des Programmes näher bringen, hier einige Hilfsmittel für die Arbeit: I.1 Öffnen einer Maske Öffnen Sie eine Maske, so steht Ihnen der Button mit dem Symbol Fernrohr zur Verfügung. Hier öffnet sich die Suchmaske, die Ihnen eine reiche Auswahl an Suchbegriffen zur Verfügung stellt. I.2 Suchfelder Bei vielen Suchfeldern finden Sie eine Box mit einem Rollpfeil an der rechten Seite. Es öffnen sich alle für diese Anfrage möglichen Kriterien in Kurzform, Sie wählen mit einem Klick aus. Die gleiche Funktion hat der Button..., er führt Sie in die Tabelle mit allen Informationen, ist also ausführlicher als der Rollpfeil. Möchten Sie eine neue Auswahl starten, so bereinigen Sie die Suchmaske über den X-Button oben links. Suchen Sie nach einer Leistung, kennen aber den Titel oder den Leistungscode nicht genau, so klicken Sie bitte in die oberste, leere Zeile der Tabelle, tragen dort zuerst ein % ein und schreiben dann eine Wort/Buchstaben-Kombination in ein Feld der Leistung. Die Tabelle wird auf diese Buchstaben durchsucht und verdichtet. Sie möchten eine Tabelle drucken oder exportieren? - Kein Problem! Klicken sie auf die letzte Zeile der Tabelle (grau unterlegt, mit <>). Das hier eingeblendete Fenster öffnet sich, Sie betätigen den Button Erweitert, der sich dann in Normal ändert und haben nun die Möglichkeit die Tabelle an dem von Ihnen gewünschten Ort zu speichern. turista zeigt Ihnen oft nur die allgemein wichtigsten Daten einer Tabelle. Wenn Sie weitere Informationen benötigen gehen Sie vor wie oben beschrieben, betätigen aber nun den Button alle Spalten einlesen. So erhalten Sie einen Überblick über alle Felder und können diese nach Ihrem Wunsch selektieren. Anschließend können Sie die neue Darstellung an alle Mitarbeiter versenden. Ist ein Feld farbig unterlegt, so kann mit der rechten Maustaste aus diesem Feld eine neue Aktion gestartet werden. Legen Sie, in diesem Fall, die Anschrift eines Leistungsgebers aus der Leistung heraus an und arbeiten anschließend direkt in der Leistung weiter. Seinen Sie neugierig! Klicken Sie in den Tabellen auf die rechte Maustaste, oft öffnet sich ein Fenster zur Schnellansicht weiterer Informationen. Auch das + - Zeichen am linken Rand öffnet eine Tabelle mit Daten zur Leistung. 3

I.3 MultiSelect Mit dieser Funktion können mehrere Arbeitsschritte oder Dokumente zusammengefasst werden. Bei der Kalkulation in der Reiseanlage steht Ihnen der Button Multi-Select für den schnelleren Aufbau der Kalkulation zur Verfügung. Finden Sie an anderen Stellen den Verweis auf die Funktion, so wählen Sie bitte die Felder aus, indem Sie in das graue Feld an Anfang der Zeile klicken. Es erscheint ein Pfeil und die Zeile wird grau unterlegt. Halten Sie nun die STRG -Taste fest und klicken auf das graue Feld vor allen weiteren Positionen die Sie benötigen. I.4 Kopieren in turista Eine Arbeitserleichterung bietet turista durch den Button Kopieren. I.4.1 Fahrplan Legen Sie einen Fahrplan in einer Richtung an. Nutzen Sie die Kopierfunktion um den Fahrplan für die Rückfahrt zu aktivieren. Dafür das Abfahrt entfernen, es wird nun zu Ankunft. Die Haltestellen und +/- Minuten werden gedreht. I.4.2 Einzelleistungen Einzelleistungen können mit Kontingent und Preis (einschl. Sonderpreise) kopiert werden. Legen Sie z.b. einige Hotels für Pendelreisen an, so ändern Sie den Leistungscode und übernehmen alle gleichen Daten. Die Flugleistung kann in der Kopierfunktion gedreht und der Termin für den Rückflug verschoben werden. 4

I.4.3 Reisecode Sie können die gesamte Reise, die hinter einem Reisecode angelegt ist, mit allen Pauschalcodes und Reiseterminen in eine neue Reise kopieren. Die Statistikdaten und Reisetermine lassen sich anpassen. Zusätzlich können 2 Leistungen der Kalkulation ausgewechselt werden. Dies empfiehlt sich, wenn z.b. eine Reise zu vielen Terminen mit immer unterschiedlichen Preisen ab allen deutschen Flughäfen angeboten wird. Legen Sie einen Reisecode komplett ab dem ersten Flughafen an und kopieren auf alle weiteren Flughäfen. I.4.4 Pauschalcode Hinter dem Kopierbutton finden Sie 4 Kopiervarianten. Hier kontrolliert turista alle in der Zukunft liegenden Reisetermine und gibt sie frei. Gibt es zu einem Pauschalcode einen neuen Preis, so kann der Zuschlag in der Maske eingetragen werden. I.4.5 Buchung Liegen Ihnen mehrere Buchungen zu einer Reise vor, so kann nach jedem Buchungsabschluss über den Kopier-Button der Vorgang wieder dargestellt, mit einer anderen Kundenanschrift versehen und gebucht werden. 1. Datei Um später so komfortabel wie möglich mit dem System zu arbeiten, ist es zunächst notwendig, turistave mit Grunddaten zu versorgen. Als Neueinsteiger ist es ratsam über die Stammdaten- Kompaktanlage alle Blöcke der Reihe nach durchzuarbeiten. 1.1 Sachbearbeiter wechseln Wenn Sie sich in turista anmelden, werden Sie nach Ihrem Sachbearbeiterkürzel und Ihrem Passwort gefragt. Alles was Sie nun erfassen, ändern und löschen wird nun hinter Ihrem Kürzel gespeichert (z.b. für statistische Ergebnisse). Über diesen Anwahlpunkt kann nun ein anderer Sachbearbeiter auf einfache Art und Weise mit seinem Kürzel weiter arbeiten ohne dass dieser das Programm verlassen muss (bietet sich an, wenn sich mehrere Kollegen einen Arbeitsplatz teilen). 1.2 Persönliches Profil Jeder Sachbearbeiter hat die Möglichkeit im Persönlichen Profil individuelle Voreinstellungen vorzunehmen. Diese werden so automatisch bei der Anmeldung des Sachbearbeiters registriert und erleichtern durch ihre Vorbelegung das Erfassen von Angeboten und Aufträgen. Auch individuelle Bildschirmanpassungen wie Layout, Farbgestaltung und Größe können ganz nach Geschmack vorgenommen werden. Tipp: Füllen Sie die erste Karteikarte aus, dann SPEICHERN und erst anschließend auf den Button Bildschirm Layout anpassen drücken. 1.3 Mail versenden Sie haben die Möglichkeit über turista Mails zu versenden. Voraussetzung hierfür ist, dass im Mandantenstamm der SMTP-Mail-Server eingetragen ist und hinter den entsprechenden Sachbearbeitern eine E-Mail-Adresse hinterlegt wurde. Dann steht dem direkten E-Mail-Versand über SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) nichts mehr im Wege. Genaue Informationen über die Einrichtung der E-Mail-Verbindung finden Sie im Handbuch Druckmanager 1.4 Tagesabschluss/Prüfungen sowie Modul- und Fehlerprotokolle Diese Anwahlpunkte enthalten diverse Pflegeprogramme, die teilweise regelmäßig oder nur nach Rücksprache mit dem Support von W&W anzuwählen sind! (Tel. 07152-9998060). Bitte 5

überprüfen Sie auf jeden Fall regelmäßig die Fehlermeldungsdatei. Dort werden alle produzierten Fehler dokumentiert und müssen bearbeitet werden. 1.4.1 Fehlermeldungsdatei ansehen Kontrollieren Sie die Einträge und korrigieren Sie ggf. die Kontingente. Sollten eine Meldung nicht klar sein, kontaktieren Sie bitte den Support. 1.4.2 Wageneinteilung reparieren Wird während der Wageneinteilung das Programm unterbrochen kann es passieren, dass eine erneute Wageneinteilung nicht mehr möglich ist. Mit dieser Funktion öffnen Sie die Wageneinteilung für eine Einteilung erneut. 1.4.3 Pflege Programme Kontrolle und Bereinigung der Datenbanken. Sollten Sie in Ihren Einzelleistungscodierungen Sonderzeichen genutzt haben, so wird die ab dem Programmstand 2.3.4 rot markiert. Bitte wählen Sie das turistave-pflegeprogramm zur Korrektur der Codierungen. Der Button Sonderzeichen schlägt Ihnen die mögliche Veränderung vor. Mit Durchführen werden die Codierungen bereinigt und die Einzelleistung kann wieder bearbeitet werden. 1.5 FiBu Datenübergabe sowie Dienstprogramme Sie gelangen durch die Anwahl in die Dienstprogramme und dort in die Datenübergabe der Finanzbuchhaltung. (ausführliche weitere Informationen finden Sie im Handbuch Allgemein ab Seite 7). 2. Stammdaten I 2.1 Mandantenstamm Im Mandantenstamm werden grundlegende Daten hinterlegt. Füllen Sie die Firmendaten und den Sprachschlüssel. Wählen Sie die Vorbelegung für den Formulardruck. In den jeweiligen Druckfunktionen werden diese Einstellungen vorbelegt, können dann aber geändert werden. 2.1.1 Abrechnungsvarianten Wichtig ist die Festlegung der Abrechnungsvariante, da diese entscheidet nach welchem System die Reiseabrechnung erfolgen soll. Die Standard-Variante öffnet die Positionen Differenz- und Regelbesteuerung im System Die Vereinfachungsvariante A (Österreich) berücksichtigt die prozentuale Abrechnung über den Gesamtpreis der Reise. Die Vereinfachungsregelung CH (Schweiz) ist das Abrechnungssystem für Kunden aus der Schweiz.. 2.1.2 Aufteilung Eigenleistung Setzten Sie eigene Busse für die Reisen ein, so sind unterschiedliche Varianten zur steuerlichen Aufteilung der Eigenleistungen in der Abrechnung möglich: Kilometer-Aufteilung Inland / Ausland prozentuale Aufteilung (OFD Variante) Tagesaufteilung Inland/Ausland Berechnungsbeispiele zu diesen genannten Abrechnungsvarianten stellt Ihnen gerne unser Supportteam zur Verfügung. 6

2.1.3 Buchungsvarianten Außerdem ist die Buchungsvariante für Eingangs-Rechnungen festzulegen. Ihnen stehen die Varianten: Reisekonto an Kreditor (als Erlös wird nur der Rohertrag gebucht) Aufwandskonto an Kreditor / Reisekonto an Erlös (Reisevorleistungen werden als Aufwand und als Erlös gebucht) Aufwandskonto an Kreditor / Reisekonto an Erlös mit Jahresabgrenzung Die Eingangsrechnungen werden bei Jahresübergängen abgegrenzt. Dieses Verfahren prüft ob Buchungstag und Reisebeginn ( von Termin der 1. Buchungszeile) im selben Jahr liegen. Wenn ja erfolgt ein Buchungssatz Aufwand aus Reisevorleistung Kreditor - Buchungstag = Reisebeginn (vorbelegt/änderbar) - Fälligkeit = Buchungstag + 7 Tage (vorbelegt/änderbar) Reise-Verrechnungskonto Erlös aus Reisevorleistung - Buchungstag = Reisebeginn (vorbelegt/änderbar) Wenn nein Jahresüberschneidung: Rechnungsabgrenzung Kreditor zur Auswahl. - Buchungstag = Rechnungsdatum (vorbelegt/änderbar) - Fälligkeit = Buchungstag + 7 Tage (vorbelegt/änderbar) Aufwand aus Reisevorleistung Rechnungsabgrenzung Reise-Verrechnungskonto Erlös aus Reisevorleistung - Buchungstag = Reisebeginn (vorbelegt/änderbar) Über einen Klicker kann zudem gesteuert werden, ob RTF-Felder (alle) nur als Text gespeichert werden sollen, womit dann im Report wieder die Schriftartsteuerung greifen kann. 2.1.4 Belegverfahren Für unterschiedliche Datensätze in der FiBu-Schnittstelle wird das Belegverfahren ausgewählt: 2.1.4.a Standard turista Die Auflösung des Reisekontos erfolgt mit dem Abrechnen der Reise. Eingangsrechnungen vom Reisekonto an den jeweiligen Kreditor bzw. direkt als Zahlungsausgang auf das entsprechende Geldkonto. (Siehe: Grundlagen des Rechnungswesens) 2.1.4.b Belegverfahren A / B / C Verfahren zur sofortigen Verbuchung bei Reiseanmeldung mit fortlfd. Belegnummernvergabe gemäß Vorgaben von Travel-BASys, ACCON-RVS und weiteren Service-Rechenzentren. Für alle buchhalterischen Aktionen wird eine eindeutige fortlfd. Belegnummer pro Mandant vergeben, die sich auf dem gedruckten Beleg wiederfindet. Darüber hinaus ist der Logik Rechnung getragen, dass die OP-Verwaltung nicht auf Basis der Buchungsnummer" sondern auf Basis der Belegnummer erfolgt. Folgende Belegnummernkreise werden vorgegeben: für Anzahlungsrechnung, Schlussrechnung, Stornorechnung und Gutschriften - RN / Mandant / letzte Belegnummer Für Zahlungen über das Kassenbuch in turista ZB / Mandant / letzte Belegnummer Für die zusätzliche Verbuchung von Agenturen welche über den Schalter zusätzliche TOMA/VERK - Versorgung im Agenturstamm gekennzeichnet sind RN / Mandant / Prov.staffel / letzte Belegnummer 7

Hinsichtlich der Druckausgabe haben wir uns entschlossen, für alle Anwender mit Schnittstelle zum RBS zwei unterschiedliche Belegverfahren einzurichten welche im Mandantenstamm eingestellt werden: Verfahren A: Mit der Buchung wird die Reisebestätigung zusammen mit dem Überweisungsträger für die Anzahlung erstellt. Die Anzahlung wird verbucht und der Vorgang entsprechend der Anzahlungsrechnung" eingestuft. Das bedeutet, die Buchung bleibt für Änderungen offen" bis zu dem Zeitpunkt an dem der Veranstalter für die gewünschte Reise die Agenturabrechnung mit Überweisungsbeleg (Restzahlung) aufruft. Verfahren B: Mit der Buchung wird sofort die Anzahlung als auch die Restzahlung mit 2 unterschiedlichen Belegnummern und 2 unterschiedlichen Buchungscodes(sätzen) verbucht. Buchungsänderungen bedürfen in der Folge jeweils vorab einer Gutschrift über die Restzahlung. Eine nachträgliche Agenturabrechnung ist damit nicht mehr erforderlich. Bitte beachten Sie, dass dieses Verfahren für Anwender von CRS-Systemen nicht geeignet ist. Für die Anwendung mit turista ergeben sich dadurch folgende Änderungen: NEUANLAGE einer Buchung Mit der Buchung wird sofort eine Agentur-Abrechnung erstellt. Die Agentur-Abrechnung erzeugt automatisch 2 Buchungssätze mit je einer eigenen Belegnummer und setzt den Vorgang auf berechnet und verbucht". Die Steuerung der Druckausgabe erfolgt wie nachfolgend beschrieben: Verfahren A: Aufruf Anzahlungsrechnung Überweisungsbelegs für die Anzahlung Aufruf der RBE für Endkunden (in Abhängigkeit vom Mandantenstamm) Verfahren B: Aufruf Anzahlungsrechnung Agenturabrechnung Überweisungsbeleg (An- und Restzahlung) Aufruf der RBE für Endkunden (in Abhängigkeit vom Mandantenstamm) Je nach Formularvorgabe werden entweder Rechnungsbelege erzeugt, oder die Belegnummer wird ausschließlich auf dem zugehörigen Überweisungsträger ausgegeben. Der Schalter Kundendoppel" im Mandantenstamm wird ausgewertet, so dass automatisch der Ausdruck der Reisebestätigung an den Endkunden veranlasst werden kann. ÄNDERUNG einer Buchung Um eine Änderung im Verfahren B vorzunehmen, ist zunächst eine Gutschrift (neue Belegnummer) zu erstellen. Diese wird ausschließlich über den Restbetrag ausgeführt, da die Anzahlung bereits eingegangen oder auf dem Weg sein kann. Entsprechend wird nach der Durchführung der Änderung eine neue Rechnung mit zugehörigem Überweisungsbeleg für die Restzahlung mit einer neuen Belegnummer erstellt. Für das Verfahren A ergibt sich keine Änderung zum bisherigen Ablauf, da der Restbetrag noch nicht verbucht ist. Folgende Aktionen können nach der Verbuchung einer Anzahlung nicht durchgeführt werden: L" - Löschen einer Buchung LA" - Löschen einer Buchung wegen Reiseabsage Werden diese Aktionen benötigt, muss zuvor mittels des neu zu Verfügung gestellten Programms Stornieren Anzahlungsbeleg" eine komplette Stornierung der verbuchten Werte vorgenommen werden. Folgende Aktionen lösen automatisch mit der Erstellung der Stornorechnung auch eine Stornierung der Anzahlung aus: S", S0", SV" - also alle Stornoaktionen. 8

Entsprechend muss nach der Durchführung einer Stornierung eine Stornorechnung (ggf. auch mit Betrag 0,00") erstellt werden. Die Stornierung enthält 2 neue Belegnummern und 2 Buchungssätze: a) Stornierung des Anzahlungsbelegs b) Stornorechnung (ggf. mit Provisionsabrechnung) Beachte: Über CRS kann weder eine Agentur-Gutschrift noch eine Stornierung der Anzahlungsrechnung veranlasst werden. Deshalb ist im Verfahren B - keine Stornierung über CRS möglich! Erfassen einer Zahlungsbewegung in turista (Geldkonto mit Verbuchung") Der Nachweis über die fortlaufende Belegnummer" (turista intern: Buchungsnummer) erfolgt über das Kassenjournal", welches automatisch mit dem Kassenabschluss erstellt wird und die jeweilige Belegnummer" ausweist. Vergabe der Belegnummer bei eigenen Agenturen Bei eigenen Agenturen welche über den Schalter zusätzliche TOMA/VERK - Versorgung im Agenturstamm gekennzeichnet sind. Für diese Agenturen wird ein zusätzlicher Buchungssatz erzeugt (vgl. Handbuch 2.2.1). Die Belegnummer hierfür wird aus einem fortlfd. Nummernkreis pro Agentur gebildet, da sich dieser Buchungssatz auf die Finanzbuchhaltung der Agentur" bezieht. Verfahren C: Im Belegverfahren Verfahren C wird auf die Verbuchung der Anzahlung verzichtet. Damit wird bei Buchung ausschließlich ein Buchungssatz Debitor Reise-Verrechnungskonto erzeugt. Das Buchungsdatum ist das Datum des Reisebeginns ( von Termin der 1. Buchungszeile). Beachten Sie die weiteren Punkte der Programm-Steuerung, da hier abrechnungsrelevante Vorgänge festgelegt werden. Mit erstellen der Agenturrechnung erhält die Buchung den Status 4 und der Vorgang ist nicht mehr änderbar (Erlöskreis ist fest) Folgende Buchungssätze werden erzeugt: a) Veranstalterinkasso Kein Buchungssatz b) Reisebüroinkasso BuchungJJ = AbreiseJJ Debitor Erlös RB Datum gem. Mandantenstamm Aufwand RB Verrechnung Datum gem. Mandantenstamm c) Reisebüroinkasso BuchungJJ < AbreiseJJ Debitor Abgrenzung Buchungs-/Druckdatum Abgrenzung Verrechnung Buchungs-/Druckdatum Aufwand RB Abgrenzung Abreisetag Abgrenzung Erlös RB Abreisetag 2.1.5 Programm-Steuerungen Wichtigste Steuerungspunkte sind Die Verbuchung der Agenturrechnung: Wir die Agenturrechnung am Drucktag verbucht, so ist der Vorgang nur noch über eine Gutschrift wieder anwählbar. Versicherung bei Meldung verbuchen: Geben Sie die monatlichen Umsätze aus turista an Ihre Reiseversicherung, so empfehlen wir Ihnen, den Buchungssatz mit Meldung in die FiBu zu übergeben. So hat die Buchhaltung mit einem Blick die Kontrolle zur Eingangsrechnung der Versicherung. Provisionsbehandlung von Zu- bzw. Abschlägen bei Zubringerflügen: Der in der Einzelleistung eingetragenen Zuschlag zu einer Flugleistung kann abgehandelt werden. 9

Taxileistungen buchen: Hiermit öffnen sich in der Buchungsmaske der Busleistung Felder zum Eintrag der Adresse des Kunden. In Folge kann eine Taxiliste ausgedruckt werden, auf der alle Taxileistungen je Reise gezeigt werden. Der Katalog ordnet dem Pauschalpreis die Anz- und Restzahlungsbedingungen zu. Er kann weitere Optionen verwalten: 1. Keine Relevanz: Pro Pauschalcode werden die Anz- und Restzahlungsbedingungen in die Buchung gestellt. 2. Katalog wird über Agentur gesteuert: In den Agenturdaten der Buchungsstelle wird hinterlegt, welche Kataloge von welcher Buchungsstelle gebucht werden dürfen. (Unterschiedliche Reiseausschreibungen pro Region) 3. Katalog wird manuell über den Verkaufscode gesteuert: Verkaufsaktionen werden einem bestimmten Katalog zugeordnet. Der Katalog wird mit dem Verkaufscode benannt. Bei Neuanlage einer Buchung wird der Verkaufscode abgefragt. Es werden dann nur noch Reisen mit diesem Verkaufscode angezeigt. Über das Feld Lebensalter in Jahren prüft turista die Kinderermässigungen. Bitte nicht vergessen den Heimat-Flughafen zu hinterlegen. Nutzen Sie turista auch für die Buchungen via CRS und Internet, so sind die hierfür relevanten Masken hinter dem Button Info/Funktionen eingerichtet. (siehe Handbuch turistaid) 2.1.5 Fax- und E-Mail Versand aus turista Auf der 2. Reiterkarte steuert turista Ihren Fax- und Email-Versand (s. Handbuch Druckmanager) 2.1.7 Datenübergabe an die Finanzbuchhaltung Bitte wählen Sie das FiBu-Programm aus. Hier werden die Datev-Schnittstelle und das Excel- Format als Standard gepflegt. Sollten Sie eine andere Schnittstelle nutzen sprechen Sie bitte mit dem Support, da hier speziell für einzelne Kunden programmiert wurde. Legen Sie hier auch fest, wohin die FiBu-Datei exportiert werden soll. Wir empfehlen einen Ordner in den turista-daten export mit Unterordnern pro Modul. Die MT940-Datei (Einlesen von elektronischen Kontoauszügen) sollte ebenfalls in einem Ordner im turista-bereich abgelegt werden. (Empfehlung: import => FiBu) 2.1.8 Hausbank Für den Überweisungsträgerdruck wird hier das Konto und ggf. ein Werbetext hinterlegt. Werbetexte können jederzeit geändert werden. Hier können Sie die Formulare bestellen: https://www.online-bankformulare.de (Artikelnummer 423050 SEPA). 2.2 Report-Management Jeder Report (z.b. Angebot/Auftrag, Rechnung, Kassenbuchquittung,..) bekommt in turista eine feste Nummer, über die er vom Druck-Programm gesucht wird. Sie erhalten von W&W in turista Standardreports z.b. Statistikauswertungen und Reports die ggf. nach Ihren Wünschen geändert werden. Aus dem bei Ihnen hinterlegten Reportordner werden hier die Formulare dem Druck zugesteuert, so dass sofort das richtige Formular hinterlegt ist, wenn Sie einen Druck anweisen. Ebenfalls werden in dieser zentralen Datei die Vorgaben zu jedem Report eingetragen. Es kann zu jedem Report die Angabe zur Papiersorte, Längs- oder Querdruck, Duplexdruck, Kopien, Schriftart und Exportpfade angegeben werden. 2.2.1 Mailversand Bei vielen Formularen kann der Mailversand vorbereitet werden. Hierfür öffnen sich 2 Felder: E-Mail Betreff und Text. Klicken sie jeweils mit der rechten Maustaste in die Felder, öffnen sich Textkonserven. Diese werden aus der Anschrift/Sachb.stamm gefüllt. Die eingetragene Text wird bei jedem E-Mail Versand pdf im Anhang eingefügt. 10

2.2.2 Dokumentenanhang Möchten Sie an einen Report immer ein pdf-dokument anhängen, so wird dies über den Button gelber Ordner aktiviert. So kann hier z.b. an eine endkd-bestätigung grundsätzlich eine pdf AGB s angehängt werden. Wird dann eine Reisebestätigung gedruckt folgen automatisch die AGB s. Versenden Sie den Report per Mail, wird die pdf angehängt. 2.2.3 Textänderungen Mit Verwendung von vielen Standard-Reports ( variabel im Reportnamen) öffnet sich oben rechts ein Button, der die Felder zur Beschriftung frei gibt. In der linken Tabellenspalte stehen die Standard-Begriffe. Sie können die von Ihnen gewünschten Bezeichnungen in die rechte Spalte eintragen. Diese werden dann auf dem Report angedruckt. Sollten Sie einen eigenen Report nutzen, so muss diese Funktion hierfür freigeschaltet werden. 2.2.4 Ein Formular - mehrere Sprachen Mit dem Programmstand 2.3.7 werden auch die Sprachen im Report frei gegeben. In der Bearbeitungstabelle der Texttabelle finden Sie ein weiteres Feld Selection (rechts). Wählen Sie die Sprache und klicken dann auf das Wort Selection, legt turista eine neue Tabelle an. Hier tragen Sie nun die Begriffe in der gewünschten Sprache ein. Hat die angeschriebene Person in der Anschrift eine Fremdsprache hinterlegt und das Formular ist wie beschrieben vorbereitet, druckt turista an diese Adresse automatisch in der Fremdsprache. 2.2.5 Archivierung Aus turista heraus ist auch die Ablage bestimmter Formulare als pdf-datei möglich. Informieren Sie sich hierzu im Handbuch Druckmanager. 2.3 Dokumentenverwaltung In vielen Bereichen ist es nützlich, wenn ein Dokument als.pdf-dokument archiviert oder angehängt werden kann. Scannen Sie z.b. eine Leistungsgeber-Eingangsrechnung ein, so ist es von Vorteil, dieses Dokument in turista zu verknüpfen und so jederzeit mit einem Klick den Überblick über die berechneten Leistungen zu bekommen. In der Übersicht Dokumentenverwaltung finden Sie alle archivierten Dokumente. Sie können nach unterschiedlichen Filterkriterien Dokumente suchen: Anhänge zu Auftragsbestätigungen turistagr / turistave: =>Anlage im Auftrag bzw. im Pauschalcode Eingangsrechnungen turistagr / turistave / Materialwirtschaft: => Anlage bei Erfassen Eingangsrechnung Leistungsbeschreibungen: =>Anlage im Auftrag bzw. im Pauschalcode Reiseleiter-Abwicklung: => kostenpflichtiges Zusatzmodul Reiseleiterplanung - Abwicklung Die gescannten Dokumente werden in einem eigenen Ordner in der turista-struktur abgelegt. Bei Anlage wählen Sie auch, ob das Original-Dokument nur noch in turista vorhanden sein soll, oder ob es auf dem Speicherplatz erhalten bleiben soll. 2.3.1 Vorbereitung Kontrollieren Sie, ob in Ihrem turista-verzeichnis unter...daten der Ordner dokumente vorhanden ist. Wenn noch nicht, bitte neuen Ordner anlegen. Möchten Sie den Ordner mit den gespeicherten Dokumenten an einer anderen Stelle ablegen, so ändern Sie bitte den Dokumentenpfad in der ini-datei (Bitte den turista-support anrufen, wenn Fragen offen sind). (Beispiel: DOKUMENTEPFAD=C:\PROG\turista\daten\dokumente) 11