Infor Finance Newsletter

Infor Finance Newsletter 17. Februar 2014

Inhalt Finance... 3 Finanzbuchführung... 3 Einträge in der Wissensdatenbank... 3 Personalwirtschaft... 4 Automatische Updatefunktion für Berufsständische Versorgungseinrichtungen und Berufsgenossenschaften... 4 ELSTAM Sonderfunktion... 5 Weitere Anpassungen ELStAM-Verfahren... 8 Anpassungen SEPA-Zahlungen... 9 Neue Version Personalkosten-Reporting... 10 Praxishinweis... 10 Programmerweiterungen/-korrekturen ServicePack... 11 Installation und Administration... 16 2

Finance Finanzbuchführung Einträge in der Wissensdatenbank Bitte beachten Sie nachfolgend aufgeführte Einträge in unserer Wissensdatenbank: ID-Nr. 1472173 EBICS und FINTS-Verfahren sowie COR1-Verfahren in der Hausbank https://www.inforxtreme.com/espublic/en/answerlinkdotnet/solutions/viewsolution. aspx?solutionid=1472173 ID-Nr. 1471776 SEPA-Zahlungen und Scheckzahlungen in einem Zahllauf https://www.inforxtreme.com/espublic/en/answerlinkdotnet/solutions/viewsolution. aspx?solutionid=1471776 3

Personalwirtschaft Automatische Updatefunktion für Berufsständische Versorgungseinrichtungen und Berufsgenossenschaften Über das Programm "Abgleich Firmen/Krankenkassen (KW 972)" können jetzt auch die Stammdaten der berufsständischen Versorgungseinrichtungen (DASBV- Verfahren) sowie die Parameter der Berufsgenossenschaften automatisch in den Institutionen (KW 251) upgedatet werden. Der Dialog des Abgleichprogramms wurde um die entsprechenden Auswahlen ergänzt, wie die folgende Abbildung verdeutlicht: Die Verarbeitung erfolgt in gewohnter Weise analog der bisherigen Updatefunktionen. Über die Auswahl "vorläufige Liste" = <Ja> kann der Anwender vorab anhand des Protokolls prüfen, welche Anpassungen in den Institutionssätzen vorgenommen würden. 4

Endgültige Satzteilungen werden wie üblich erst über die Einstellung "vorläufige Liste" = <Nein> in den Institutionen (KW 251) ausgeführt. Bei rückwirkenden Anpassungen werden automatische Neuberechnungsanstöße für die Mitarbeiter generiert. ELSTAM Sonderfunktion Ab Release 3.45 wird bei der Übernahme von ELStAM-Datensätzen zusätzlich die Dateinummer des Importsatzes mit interpretiert. Dies bedeutet, dass bei Sätzen, mit einer absolut identischen Gültigkeitsangabe, also z.b. zwei Datensätze mit Gültig ab- Datum 01.01.2014, jetzt der Rückmeldesatz übernommen wird, der mit einer höheren Dateinummer ( neueren Datums) gesendet wurde. Auf dieses Thema haben wir bereits im Releasehandbuch 3.45 unter Kapitel 4.1.5.3 hingewiesen. Falls die Übernahme von ELStAM-Sätzen aus der Datei "PWELSTA0" ab 01.2014 noch mit Release 3.40 erfolgt ist, und eine erneute Übernahme dieser Datensätze vom Anwender gewünscht ist, um sicherzustellen, dass bei identischen Sätzen der jüngere importiert wird, kann dies jetzt über die Sonderfunktion "Zurücksetzen ELStAM ab 01.2014" gemacht werden. 5

Durch Ausführen dieser Sonderfunktion werden die als "übernommen" gekennzeichneten ELStAM-Sätze in der Datei "PWELSTA0" auf "nicht übernommen" zurückgesetzt. Danach kann eine erneute Übernahme der Sätze wie üblich über das Programm "Übernahme ELSTAM (KW 593)" gestartet werden. Die ELStAM-Sonderfunktion wird über das Programm "Stammdaten-Check (KW 091)", Auswahl "Extras Zurücksetzen ELStAM ab 01.2014" gestartet (siehe nachfolgende Abbildung). Hinweis: Die Ausführung der Funktion ist zeitlich begrenzt implementiert worden, das heißt, eine Wiederholung der Übernahme ist nur bis einschließlich Abrechnungsmonat März 2014 möglich! Nach Auswahl der Sonderfunktion öffnet sich der Folgedialog "Korrektur PWELSTA0": 6

Nach Auswahl einer Firma und ggf. Betriebsstätte kann der Anwender über die Einstellung "Korrektur vorläufig" im Feld "Funktion" und Starten der Verarbeitung anhand der Protokolls (Report: "ELSTA-KOR.RPT") erst einmal prüfen, ob sich durch eine erneute Übernahme Änderungen der Steuerangaben ergeben würden. Im Report werden ELStAM-Sätze, die zu Änderungen der vorhandenen Steuermerkmale im AN-Stamm führen würden, mit Fettdruck hervorgehoben. 7

Falls Anpassungen von übernommenen Besteuerungsdaten erforderlich sind, kann der Anwender entscheiden, ob er die Änderungen für einzelne Mitarbeiter manuell, also über Eingaben im Arbeitnehmerstamm und Nettoänderungsdienst erfasst, oder eine nochmalige Übernahme von ELStAM-Sätzen für die Mitarbeiter der Selektion über das Programm "Übernahme ELSTAM" vornehmen möchte. Soll die Übernahme nochmals für die Mitarbeiter der Selektion vorgenommen werden, dann ist die Auswahl "Korrektur endgültig" einzustellen. Über das Starten der Verarbeitung werden die ELSTAM-Sätze (gültig-ab 01.2014 und höher) auf "nicht übernommen" zurückgesetzt und müssen dann erneut übernommen werden. Weitere Anpassungen ELStAM-Verfahren Im Kopf des ELStAM-Protokolls wird ab sofort im Kopf des Reports bei der Dateibezeichnung zusätzlich die Mandantennummer mit angedruckt. Bei der Auswahl "Drucken ELSTAM" wird jetzt auch der Name des Mitarbeiters im Protokoll angedruckt. Außerdem wird auch die Dateinummer der Antwortdatei in den Einzelzeilen ausgegeben. 8

Anpassungen SEPA-Zahlungen Bislang wurden bei SEPA-Zahlungen grundsätzlich nur die Angaben zu BIC und IBAN aus dem Firmenstamm gelesen. Ab sofort werden auch abweichende Bankverbindungsangaben aus den Betriebsstätten berücksichtigt. Als Name Auftraggeber wird, wenn eine SEPA-Datei für die Betriebsstätte erstellt wird, auch die Bezeichnung aus der Betriebsstätte statt aus dem Firmenstamm übernommen, wenn die Namensfelder gefüllt sind. Neu ist auch die Möglichkeit einen individuellen SEPA-Dateinamen zu vergeben. Die Konstantenmaske des Programms "Zahlungsverkehr (KW 621)" wurde dahingehend angepasst, dass im Feld "SEPA Dateiname" jetzt durch den Anwender eine bis zu 8- stellige Bezeichnung angegeben werden kann. Der Dateiname wird automatisch ergänzt um die Angaben Datum (JJMMTT), Uhrzeit (HHMMSS) und eine laufende Nummer, jeweils mit "_" getrennt." Beispiel: SEPA Dateiname im Konstantenfenster Vollständiger Dateiname: "SEPANAME" "SEPANAME_140214_125804_001.xml" 9

Neue Version Personalkosten-Reporting Mit der heutigen Kundeninformation liefern wir unseren Anwendern die neue Personalkosten-Reporting Version 3.40.0.1206 aus. Die Änderungen entnehmen Sie bitte wie üblich dem Dokument "PersRep Releasenotes". Praxishinweis Vorgehensweise bei Änderung der UV-Betriebsnummer Wenn sich die UV-Betriebsnummer einer Berufsgenossenschaft ändert, ist neben der Anpassung der Betriebsnummer in der BG-Institution (KW 251) auch eine Anpassung der Arbeitnehmerdaten Berufsgenossenschaft erforderlich. Diese Anpassung kann über das Programm "Massendatenerfassung (KW 693)" mit der Auswahl "Umsetzen BG-Angaben" vorgenommen werden. Es ist darauf zu achten, dass neben den Betriebsnummernangaben alt neu auch eine Gefahrentarifstelle angegeben wird, d.h. die Anpassung muss ggf. mehrmals je Gefahrentarifstelle vorgenommen werden. 10

Programmerweiterungen/-korrekturen ServicePack Weitere Inhalte des heutigen ServicePacks sind: Kurzwahl Beschreibung Menüpunkt - - - Wie bereits im Infor Finance Newsletter vom 24.01.2014 beschrieben wurden bei Infor Finance Anwendern mit Release 3.45 die elektronischen SV-Datenlieferungen abgewiesen, und zwar mit folgender Fehlermeldung: Fehler bei der Datenübermittlung: DSKOA84 / Modifikationsidentifikation nicht zulässig. Ursache war eine fehlerhafte MOD-ID im Programm PWDSKO01. 336 Berufsgenossenschaft 411 Vollständigkeitsprüfung 461 Aufbau DEÜV- Meldungen 461 Aufbau DEÜV- Meldungen Eine von der BG-Institution abweichende Betriebsnummer wurde unter bestimmten Umständen bei der Gefahrentarifstelle des Mitarbeiters nicht angezeigt. Eine von der BG-Institution abweichende Betriebsnummer in der Gefahrentarifstelle des Mitarbeiters wird jetzt mit der Fehlermeldung 322 ausgegeben. Bei einer Berufsgenossenschaft mit Mindestentgeltgrenze wird jetzt das tatsächliche UV-Meldeentgelt auch in Hinblick auf bereits gemeldete UV-Mindestentgelte überprüft. Dies kann in Ausnahmefällen zu Storno/Neumeldungen führen. Bei SV-Sondermeldungen mit dem Meldegrund GD 54 (z.b. EGA Märzklausel) wird jetzt grundsätzlich nicht mehr der UV-Grund B09 sondern der UV-Grund B05 ausgegeben, da das UV-Entgelt entweder in einer gesonderten UV-Meldung (GD 91) oder einer weiteren Entgeltmeldung im lfd. Jahr gemeldet wird. Die vorgenommene Anpassung kann in Einzelfällen zu einer Storno-/Neumeldung wegen geändertem UV-Grund führen. 11

469 Rückmeldungen quittieren 491 Aufbau AAG- Erstattungen 565 Nettolohnabrechnung nur unter UNIX: Protokolle der Datenannahmestelle Mobil Oil ISC konnten nicht quittiert werden. Bei den AAG-Datensätzen kam es zu einem Fehler im DBBV, wenn die IBAN mit Leerzeichen erfasst worden ist. Leerzeichen werden jetzt im Datensatz entfernt. Wenn im Abrechnungsmonat Januar 2014 automatische Rückrechnungen auf das Vorjahr generiert wurden, beispielsweise durch eine Märzklausel, konnte es passieren, dass das Gesamtbrutto (Systemlohnart 1033) im Dezember 2013 einen falschen Wert erhielt. Dadurch wurden dann auch Folgewerte falsch ermittelt. siehe auch Kunden-/Kundeninformation v. 24.01.2014 565 Nettolohnabrechnung 565 Nettolohnabrechnung Durch eine Rückrechnung auf das Vorjahr konnte es nach Ablauf der steuerlichen RR-Frist passieren, dass der anrechenbare PKV-Basisbetrag im RR-Monat entfernt wurde. Die Jahreslohnkonten 2013 sollten dahingehend überprüft und ggf. durch einen erneuten RR-Anstoß wieder richtiggestellt werden. Diese Korrektur kann auch noch im Abrechnungsmonat > 01.2014 vorgenommen werden. Eine Kontrolle bereits versendeter Lohnsteuerbescheinigungen 2013 ist für diese Personengruppe ebenfalls zu empfehlen. Bei geringfügig Beschäftigten mit Lohnsteuerpflicht wurde für einmalige Arbeitsentgelte keine anrechenbare Vorsorgepauschale gebildet. Dadurch wird in diesen Fällen ein zu geringer Betrag in der Zeile 28 der Lohnsteuerbescheinigung 2013 bescheinigt. Eine Steuerrückrechnung aus 02.2014 auf maximal 11.2013 ist für diese Personalfälle möglich. 12

Bei allgemeinen Rückrechnungen in das Vorjahr konnte es vorkommen, dass ein ab 01.2014 geänderte PKV- Basisbetrag in die Rückrechnungsmonate übernommen wurde. Eine Steuerrückrechnung aus 02.2014 auf maximal 11.2013 ist für diese Personalfälle möglich. 592 Verwalten ELSTAM 592 Verwalten ELSTAM 592 Verwalten ELSTAM 592 Verwalten ELSTAM Die Sicherungsdateien in dem Ordner "ELSTLK" werden jetzt zusätzlich mit der Mandantennummer gekennzeichnet, damit es bei mehreren Mandanten nicht zu doppelten Dateinummern kommt. Liegen Ein- und Austrittsdatum eines Mitarbeiters untermonatig im gleichen Abrechnungsmonat, dann wird jetzt zusätzlich geprüft, ob bereits eine Anmeldung übermittelt wurde. Bislang konnte es durch das Rücksetzen der SZ ELSTAM nach erfolgreicher Abmeldung auf "0 keine Anmeldung" bei einem weiteren Anmeldelauf zu einer zweiten Anmeldung für das Beschäftigungsverhältnis kommen, die dann abgewiesen wurde. Werden Abmeldungen wegen eines Systemwechsels Finance IGF generiert, dann wird jetzt auch die SZ ELSTAM auf "4 Abmeldung vorgesehen" gesetzt, und die Beschäftigten können abgemeldet werden. In der IGF Payroll sind dann zwingend Anmeldungen zum Systemstart zu senden. Werden aus Finance heraus keine Abmeldungen gesendet, sind die Mitarbeiter in der IGF zum Systemstart umzumelden. Dabei ist darauf zu achten, dass die Ummeldungen ohne Zeitverzug vor der ersten IGF-Abrechnung gesendet werden, um die ELSTAM-Sätze für die Mitarbeiter ab Systemstartmonat zu erhalten. Die Datei "PWELSSTK" wird jetzt im Mandantenverzeichnis erstellt und nicht mehr generell im Datenverzeichnis der Installation. Dadurch können die ELSTAM-Verwaltungs- und Übernahmefunktion jetzt auch für mehrere Mandanten parallel gestartet werden. 13

592 Verwalten ELSTAM 592 Verwalten ELSTAM 612 Verdienstabrechnungen (blanko) 613 Verdienstabrechnungen 621 Zahlungsverkehr 621 Zahlungsverkehr 621 Zahlungsverkehr 621 Zahlungsverkehr 621 Zahlungsverkehr Bei der Funktion "Drucken ELSTAM" wurde bei einer Selektion "von bis PNR" die von-angabe ignoriert. Bei Auftreten des Verfahrenshinweises "552020213 - Das refdatumag der Anmeldung muss nach dem Ende der Beschäftigung aus der letzten Abmeldung liegen. [Beschäftigungsende = jjjjmmtt]" liegen, wird jetzt ein Referenzdatum "Beschäftigungsende ELStAM + 1 Tag" generiert und die SZ-ELStAM auf "0" gesetzt, damit der Mitarbeiter erneut angemeldet werden kann. Bei den VWL-Angaben wurden IBAN und BIC nicht angedruckt, wenn es sich um die Überweisungsart "VWL mit Institut" handelt. Wenn in der Konstantenmaske die Auswahl "SEPA" eingestellt war, wurde bei der Anschrift des Mitarbeiters die Straße nicht angedruckt. Bei SEPA wurden die Empfängerangaben nicht korrekt gefüllt, wenn es sich um die Überweisungsarten "VWL mit Institut" oder "Sonstige" handelte. Bei SEPA wird die Periode für den Verwendungszweck bei ZVK jetzt ohne Punkt ausgegeben. Wenn im Programm "Überweisungen" (KW 341) die Zahlungsart "Verwend-Zwck-1" gewählt und der Verwendungszweck 1 nicht gefüllt ist, wird jetzt bei SEPA- Zahlungen als Verwendungszweck "Überweisung" mit Angabe des entsprechenden Abrechnungsmonats ausgegeben. Bei SEPA-Zahlungen an eine ZVK wurden für das Sanierungsgeld und den Zusatzbeitrag falsche IBAN und BIC verwendet. Dies wurde korrigiert. Bei SEPA-Zahlungen und einer Verarbeitung über mehrere Firmen / Betriebstätten wurde immer die BIC/IBAN der letzten Firma verwendet. Dies wurde geändert. 14

631 Beitragsabrechnung 673 Ausgabe Kindergeldstatistik 882 LSt-Bescheinigung 882 LSt-Bescheinigung 901 Migration Finance nach IGF Wenn in der Datei "PWDFUE1" Sätze von mehreren Mandanten enthalten sind, dann wurden bei einem Wiederholungslauf unter bestimmten Umständen nicht alle Sätze gefunden. Die Ausgabe der Kindergeldstatistik erfolgte nicht immer korrekt. Das Programm wurde nochmals überarbeitet. In Bundesländern, in denen der Halbteilungsgrundsatz nicht gilt, seitens ELSTAM aber in 2013 trotzdem eine Ehegatten-Konfession gemeldet und infolge dessen auch berechnet wurde, kam es in der Lohnsteuerbescheinigung zu einem Fehler in der Zeile 7 (Einbehaltene KiSt Ehegatte). Das Problem trat auf, wenn die ELStAM- Angaben zur Ehegatten-Konfession durch den Anwender im Laufe des Jahres 2013 nicht richtiggestellt und neu ermittelt wurden. Das Programm trägt diesem Umstand jetzt in dem Maße Rechnung, dass für Ehegatten errechnete KiSt-Beträge in Bundesländern ohne Halbteilungsgrundsatz in der LSt-Bescheinigung in die Zeile 6 (Einbehaltene KiSt Arbeitnehmer) mit eingerechnet werden. Es ist zu empfehlen, die Konfessionsangaben dieser Personengruppe zu prüfen. Bei Bundesfreiwilligendienst (PGS 123) kam es in der Nuller-Lohnsteuerbescheinigung zu einem Fehler, da in der Zeile 22 a) (AGA-RV) fälschlicherweise ein Wert ausgewiesen wurde. Ab sofort wird auch dann eine Datei mit Kopfspalten ausgegeben, wenn keine Ausgabesätze in den Steueroder SV-Vorträgen vorhanden sind. 15

Installation und Administration Für die Applikation Personalwirtschaft gilt wie üblich, dass die Programme nicht während des monatlichen Abrechnungslaufs installiert werden, evtl. Probeabrechnungen also zunächst wieder storniert werden. Die korrigierten Programme stellen wir Ihnen zusammen mit einer ausführlichen Beschreibung der enthaltenen Programmerweiterungen und -korrekturen in unserer Wissensdatenbank unter der ID-Nr. 1476140 oder unter dem nachstehenden Link zur Verfügung: https://www.inforxtreme.com/espublic/en/answerlinkdotnet/solutions/viewsolution. aspx?solutionid=1476140 16