KUBUS Ihr kompetenter Ansprechpartner, wenn es um Kommunalberatung geht Projekt- und Prozesskompetenz 6. Führungskräfteforum 2014 17.09.2014 in Kiel, 18.09.2014 in Schwerin
Rahmenbedingungen in unserer Verwaltungspraxis Softwareeinführung Doppikumstellung Prozessorientierung/ IT-Strategie Haushaltskonsolidierung Projektteam Einführung Elektronische Akte Leistungsvergleich/ Benchmarking Verwaltung Städtebauförderung Kommunalverwaltung Jugend- und Sozialprojekte Arbeitsorganisation Projektpompetenz Führung Attraktive Arbeitsplätze i Entscheidungsund Handlungsspielräume E-Government Wissensmanagement
Merkmale von Projekten Begrenzte Ressourcen, projektspez. Organisation Interdisziplinär/ fachübergreifend Risiken Projekt Auftragsklärung Klare Zielsetzung Termin Komplexität Teamarbeit Neuartigkeit/ Innovation
Auswirkungen von Projekten Tagesgeschäft Doppelbelastung Budget? Personelle Ressourcen? Ziele klar definiert? Zusätzliche Aufgaben Steigender Abstimmungsbedarf Komplexität Steuerung der Prozesse erforderlich
Rollen der Führungskraft Partner Repräsentant Koordinator Vorbild Führungskraft Konfliktmanager Entscheider Coach Qualifikationsmanager
Weshalb Projekte scheitern Unklare Anforderungen und Ziele 68 % Fehlende Ressourcen zum Projektstart 43 % Politik, Egoismen, Kompetenzstreitigkeit 43 % Fehlende Projektmanagement-Erfahrung 43 % Unzureichende Projektplanung 38 % Schlechte Kommunikation 37 % Mangel an qualifizierten Mitarbeitern 36 % Fehlende Projektmanagement-Methodik 29 % Mangelhaftes Stakeholder Management 23 % Fehlende Unterstützung des Managements 21 %
Der Planungs- und Controlling-Prozess im Überblick Projektidee Auftragsklärung Kontextmodell Umfeldanalyse (Stakeholderanalyse) Projektorganisation + Rollen im Projekt Kommunikationsplanung Aufgabenplanung Projektstrukturplan Ablauf- und Zeitplanung Ressourcenplanung Kostenplanung Risikomanagement Kontrolle Ist, Statusberichte steuernde Eingriffe Projektabschluss Planungsphase Umsetzungsphase
Auswirkungen von Projekten Bindung zusätzlicher Ressourcen (z.b. Doppelbelastung der Mitarbeiter aus dem Liniengeschäft und zusätzliche Projektaufgaben) Projektkosten (z.b. Personal-/Sachaufwendungen für die Projektarbeit) Projekte Interdisziplinäre Zusammenarbeit (z.b. zwischen mehreren Abteilungen, Fachbereichen, aber auch organisationsübergreifend) Abstimmungsprozesse und Kontraktmanagement (z.b. Projektauftrag, Autorisierung des Projektleiters) Berichtswesen und Dokumentation (z.b. Projektplanung und -umsetzung, Berichtswesen, auch als Voraussetzung zur Projektsteuerung erforderlich)
Was ist Projektmanagement? Projekt: Weitgehend einmaliger Ablauf Komplexe Struktur Festgelegtes Ziel Vorgegebene zeitliche, personelle und finanzielle Ressourcen projektspezifische Organisation Management: Erkennen, Analysieren und Lösen von Problemen Zielgerichtetes und systematisches Handeln Anwendung von Problemlösungsmethoden Führung durch bestimmte Institutionen und Personen Projektmanagement Organisatorisches und methodisches Konzept für die Lenkung eines komplexen, weitgehend einmaligen Vorhabens
Basisregeln des Projektmanagements Kein Projekt ohne Auftraggeber! Einrichtung einer Projektgruppe Projektmanagement Ernennung eines Projektleiters Projektziel und Rahmenbedingungen abstecken
Rollen in der Projektarbeit Auftraggeber Projektleiter/ Führungskraft Lenkungsausschuss Projektmitarbeiter
Der Nutzen von Projektmanagement
Anforderungen an Projekt- und Prozesskompetenz Führungsebene: Bewusstseinsstärkung und Unterstützung Projektleiter und team durch Ressourcen Politik: Realistische Projektziele und Aufträge vereinbaren Projektmitarbeiter: Personalentwicklung und Transparenz zur Doppelbelastung herstellen, Führungskräfte in die Verantwortung nehmen
Stolpersteine in Projekten Projektauftrag Projektleiter Projektumfeld Projektstart Dokumentation und Berichtswesen Projektsteuerung Projektabschluss
Projekt- und Prozesskompetenz als Einflussfaktoren auf die Tätigkeitsrelevante Faktoren Personalentwicklung Personenbedingte Einflussfaktoren Tätigkeitsinhalt Anforderungen Entlohnung, Rückmeldung Verwaltungskultur Veränderung Weiterentwicklung Fähigkeiten, Fertigkeiten Kompetenzen Bedürfnisse, Erwartungen Werte Potenziale, Lernfähigkeit Flexibilität
Zusammenhänge Prozessorientierung und Leistungsfähigkeit Gesundheitsförderung Leistungsfähigkeit erhalten Notwendige Kompetenzen sicherstellen Kompetenz und Entwicklung Arbeitsorganisation und -gestaltung Leistungsfähigkeit Personalgewinnung und -bindung Arbeitsorganisation und -gestaltung Tätigkeit leistungs- und lernförderlich gestalten Movation und Eigenverantwortung fördern Führung und Unternehmenskultur
KUBUS Kommunalberatung und Service GmbH Referentin: Kerstin Magnussen Hauptsitz Schwerin Bertha-von-Suttner-Straße 5 19061 Schwerin Tel: 0385/30 31-251 Fax: 0385/30 31-255 E-Mail: info@kubus-mv.de Büro München Germaniastraße 42 80805 München Tel: 089/44 23 540 0 Fax: 089/44 23 540-25 E-Mail: info@kubus-mv.de