IT-Projektmanagement - Methoden und Techniken Seminarunterlage Version: 5.01 Version 5.01 vom 11. Juni 2013
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Inhaltsverzeichnis 1 Grundlagen... 10 1.1 Projekt... 11 1.1.1 Definition Projekt nach DIN 69 901... 11 1.1.2 Eigenschaften eines Projekts... 12 1.1.3 Projektmerkmale und Projekttypen... 13 1.2 Projekterfolg... 14 1.2.1 Definition Projekterfolg... 14 1.2.2 Wie erfolgreich sind Projekte?... 15 1.2.3 Anteil erfolgreicher IT-Projekte... 16 1.2.4 Faktoren für gescheiterte Projekte... 17 1.2.5 Erfolgsfaktoren... 19 1.3 Projektmanagement... 20 1.3.1 Definition Projektmanagement DIN 69 901... 20 1.3.2 Warum Projektmanagement?... 21 1.3.3 Das Magische Projektdreieck... 22 1.3.4 Elemente des Projektmanagements... 23 1.3.5 Aufgaben des Projektmanagements... 24 1.3.6 PM Regelkreis... 27 1.4 Projektphasen... 28 1.4.1 Definitionen für Projektphasen... 28 1.4.2 Das Projekt und seine Phasen... 29 1.5 Vorgehensmodelle... 30 1.5.1 Definition Vorgehensmodelle... 30 1.5.2 Typen von Vorgehensmodellen... 31 1.5.3 Nutzen der Vorgehensmodelle... 32 1.5.4 Übersicht Modelle... 33 1.5.5 Klassische Modelle... 36 1.5.5.1 Wasserfallmodelle... 36 1.5.5.2 Prototyping... 37 1.5.5.3 V-Modell... 38 1.5.6 Objektorientierte Modelle... 39 1.5.6.1 Rational Unified Process (RUP)... 39 1.5.7 Agile Modelle... 40 1.5.7.1 Spiralmodell nach B. Boehm... 40 1.5.7.2 Extreme Programming (XP)... 41 1.5.7.3 Time-Box-Management... 42 1.5.7.4 Scrum... 43 1.5.7.5 Scrum Rollen, Aktivitäten und Artefakte... 44 1.5.7.6 Müngstener Brücke - das Original... 45 1.5.8 Projektmanagementmethoden... 46 1.5.8.1 PMBoK und PMI... 46 1.5.8.2 PMBoK Details... 47 1.5.8.3 PRINCE2... 48 1.5.8.4 PRINCE2 Vorgehensmodell... 49 1.5.8.5 PRINCE2 Grundprinzipien... 50 1.5.8.6 PRINCE2 Themen... 51 1.5.8.7 PRINCE2 Prozesse... 52 1.5.9 ORDIX Vorgehensmodell... 53 1.5.9.1 Von der Idee zum Projekt... 54 1.5.9.2 Projektinitialisierung... 55 1.5.9.3 Strukturierung und Planung... 56 1.5.9.4 Projektdurchführung... 57 1.5.9.5 Test, Abnahme und Abschluss... 58 1.5.9.6 ORDIX Vorgehensmodell... 59 1.6 Projektleiter... 60 1.6.1 Projektleiter Aufgaben & Rechte... 61 1.6.2 Aufgaben des Projektleiters... 63 Version: 5.01 Seite 3
2 Von der Idee zum Projekt... 64 2.1 Von der Idee zum Projekt... 65 2.1.1 Idee oder warum werden Projekt gestartet... 66 2.1.2 Projektumfeldanalyse... 67 2.1.3 Ziele... 68 2.1.4 Ziele Erfolgsfaktoren... 69 2.1.5 1. Antrag... 70 2.2 Projektauswahl... 71 2.2.1 Portfolio versus Programmmanagament... 72 2.2.2 Projektarten... 74 2.3 Studie... 75 2.4 Anforderung... 77 2.4.1 Die Anforderung - die Umsetzung - der Bedarf... 77 2.4.2 Definition Anforderung... 78 2.4.3 Anforderungsanalyse... 79 2.4.4 Definition Anforderungsmanagement... 80 2.4.5 Techniken zur Anforderungserhebung... 81 2.4.6 Klassifizierung von Anforderungen... 82 2.4.7 Anforderungsdokumentation... 83 2.5 Lastenheft vs. Pflichtenheft... 84 2.5.1 Lastenheft - Checkliste... 85 2.5.2 Lastenheft... 86 2.5.3 Pflichtenheft - Checkliste... 93 2.5.4 Pflichtenheft... 94 2.6 Business Case... 96 2.6.1 Nutzwertanalyse... 96 2.6.2 Nutzwertanalyse Vorgehen... 97 2.6.3 Kriterien der Projektrentabilität... 98 2.6.4 Typische weiche Faktoren der Nutzwertanalyse... 99 2.6.5 Nutzwertanalyse (Beispiel Aufbau)... 100 2.6.6 Definition Business Case (BC)... 101 2.6.7 Business Case - Inhalte... 102 2.6.8 Einflussfaktoren Budget und Termin... 103 2.7 Projektantrag... 104 2.7.1 Definition Projektantrag DIN 69905... 104 2.7.2 Projektantrag... 105 2.7.3 Definition Projektbudget DIN 69903... 106 2.7.4 Architekturcheck... 107 2.8 Genehmigung... 108 2.8.1 Projektantrag - Freigabeprozess... 108 2.8.2 Projekttypen... 109 2.8.3 Ziele der Projektpriorisierung... 110 2.8.4 Projektpriorisierung... 111 2.8.5 Projektgenehmigung... 112 2.8.6 Die richtigen Projekte auswählen... 113 2.8.7 Projektgenehmigung... 114 2.9 Make or Buy... 115 2.9.1 Definition Make Or Buy... 115 2.9.2 Schritte zur Make or Buy -Entscheidung... 116 2.9.3 Muster Make or Buy Entscheidungsbaum... 117 2.10 Beschaffungsmanagement... 118 2.10.1 Definition Beschaffungsmanagement... 118 2.10.2 Beschaffungsmanagement... 119 2.10.3 Dienstleistungs- & Werkvertrag... 120 2.10.4 Statement of Work (SOW)... 121 2.10.5 EVB-IT - Verträge... 122 2.10.6 Besondere Vertragsbedingungen BVB... 123 2.11 Verhandlungsstile... 124 2.11.1 Verhandlungsstile - Harward-Konzept... 124 Version: 5.01 Seite 4
2.11.2 Verhandlungsstile - Delphinstrategie... 125 2.11.3 Verhandlungsstile - WinWin-Prinzip... 126 2.12 Projektauftrag... 127 2.12.1 Inhalte des Projektauftrags... 128 3 Projektinitialisierung... 129 3.1.1 Aufgaben der Projektinitialisierung... 130 3.1.2 Projektauftrag... 131 3.2 Leitungs- und Planungsteam... 132 3.3 PMO (Projekt Management Office)... 133 3.3.1 PMO Definitionsvergleich... 134 3.3.2 PMO (Projekt Management Office) Leistungen... 135 3.3.3 Abgrenzung Projektbüro (Project Office)... 136 3.3.4 Einordnung Project Office und PMO... 137 3.3.5 Organisatorische Aspekte... 138 3.4 Projekthandbuch... 139 3.5 Konfigurationsmanagement... 144 3.5.1 Ziel des Konfigurationsmanagement... 145 3.5.2 Konfigurationsmanagement - Tools... 146 3.6 Muster für Projektverzeichnis... 147 3.7 Erste Projektplanungen... 148 3.8 Organigramme und Strukturen... 149 3.8.1 Projektorganisation... 150 3.8.2 4 Prinzipien der Projektorganisation... 151 3.8.3 Merkmale, Vor und Nachteile... 152 3.8.4 Organigramm... 154 3.8.5 Muster-Organigramm... 155 3.8.6 Projektteam... 156 3.8.7 Projektteam... 157 3.8.8 Gremien... 158 3.9 Verfahren und Prozesse... 159 3.9.1 Definition Stakeholder Management... 159 3.9.2 Typische Stakeholder eines Projektes... 160 3.9.3 Typische Stakeholder eines Unternehmens... 161 3.9.4 Festlegung Schulungskonzepte... 162 3.9.5 Festlegung Einführungskonzepte... 163 3.9.6 Festlegung Providermanagement... 164 3.9.7 Weitere wichtige Prozesse und Verfahren... 165 3.9.8 Festlegung Anforderungsmanagement... 166 3.9.9 Festlegung Risikomanagement... 167 3.9.10 Festlegung Projektcontrolling... 168 3.9.11 Festlegung Change Management... 169 3.9.12 Festlegung Kommunikationsplan... 170 3.9.13 Festlegung Testmanagement... 171 3.9.14 Festlegung Abnahmeverfahren... 172 3.9.15 Festlegung Qualitätsmanagement... 173 4 Risikomanagement... 174 4.1 Definition Risiko... 175 4.2 Definition Risikomanagement... 176 4.3 Ziele und Nutzen des Risikomanagements... 177 4.4 Vorgehen im Projekt... 178 4.4.1 Risikomanagement in den Projektphasen... 178 4.4.2 Prozess Risikoanalyse... 179 4.4.3 Techniken zur Risikoidentifikation... 180 4.4.4 Bewertungsmatrix und Risikoregister... 181 4.4.5 Umgang mit Risiken... 182 4.4.6 Risiko-Controlling... 183 4.5 Klassische Risiken... 184 4.6 Risiken der Zusammenarbeit... 186 Version: 5.01 Seite 5
4.7 Verantwortung des Projektleiters... 187 4.8 Tipps und Tricks... 188 4.9 Tipps und Tricks für den Projektleiter... 189 5 Strukturierung und Planung... 190 5.1 Strukturierung und Planung... 191 5.2 Projektplanung... 192 5.2.1 Rahmenbedingungen... 194 5.2.2 Elemente der Projektplanung - die Top 4... 195 5.2.3 Grundregeln der Planung... 196 5.2.4 Das Magische Projektdreieck... 197 5.2.5 Elemente der Projektplanung erweitert... 198 5.3 Projektstrukturplan... 199 5.3.1 Definitionen Projektstrukturplan... 199 5.3.2 Aufgaben und Nutzen... 200 5.3.3 Aufbau des Projektstrukturplans... 201 5.3.4 Beispiel für einen Projektstrukturplan... 202 5.3.5 Methoden zur Erstellung... 203 5.3.6 Standardvorgehen zur Erstellung... 204 5.3.7 Erfahrungen aus der Praxis... 205 5.4 Arbeitspakete... 206 5.4.1 Definition Arbeitspaket... 206 5.4.2 Aufwandschätzung für Arbeitspakete... 207 5.4.3 Wichtige Schätzverfahren... 208 5.4.4 Einflussfaktoren auf die Schätzung... 209 5.4.5 Empfehlungen für Schätzungen... 210 5.5 Terminplanung... 213 5.5.1 Terminplanung - Generelles Vorgehen... 214 5.5.2 Das Gantt-Diagramm... 215 5.5.3 Optimierung mit Gantt-Diagrammen... 216 5.5.4 Puffermanagement... 217 5.5.5 Meilensteine... 218 5.5.6 Tipps aus der Praxis... 220 5.6 Ressourcenplanung (Einsatzmittelplanung)... 221 5.6.1 Erstellung der Ressourcenplanung... 222 5.6.2 Lastverteilung zwischen IT- und Fachbereich... 223 5.7 Kostenplanung... 224 5.7.1 Erstellung der Kostenplanung... 225 5.8 Einarbeitungsplan... 226 5.9 Beauftragungen... 227 5.9.1 Mitarbeiterauswahl... 228 5.10 Kickoff-Meeting Projektteam... 229 6 Durchführung... 230 6.1 Projektdurchführung... 231 6.2 Projektarbeit... 232 6.2.1 Grundätze... 232 6.2.1.1 Erfolgsfaktoren... 232 6.2.1.2 Die 10 Gebote der Projektarbeit... 233 6.2.1.3 Hilfsmittel für die Projektarbeit... 234 6.2.1.4 Ein gutes Projektteam haben Sie, wenn... 235 6.2.2 Konfliktbewältigung... 236 6.2.2.1 Erkennen von Konfliktpotenzialen... 236 6.2.2.2 Umgang mit Konflikten... 237 6.2.2.3 Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber... 238 6.2.3 Ergebnisdokumentation... 240 6.2.3.1 Freigabe und Abnahme... 241 6.2.3.2 Dokumentation... 242 6.2.3.3 Testkonzept... 243 6.2.3.4 Einführungskonzept... 244 Version: 5.01 Seite 6
6.2.3.5 Migrationskonzept... 245 6.2.3.6 Fallbackkonzept... 246 6.2.3.7 Schulungskonzept... 247 6.3 Definition Change Requests... 248 6.3.1 Behandlung von Change Requests... 250 6.3.2 Verantwortliche für Change Requests... 251 6.3.3 Change Requests - Changeregister... 252 6.3.4 Change Requests - Antragsformular... 253 6.4 Projektcontrolling und Steuerung... 254 6.4.1 Definition Projektcontrollings... 254 6.4.2 Ziele des Projektcontrolling... 255 6.4.3 Ein einfacher Regelkreis des Projektcontrollings... 256 6.4.4 Aufgaben des Projektcontrolling... 257 6.4.5 Überwachung und Steuerung... 258 6.4.6 Terminüberwachung mit Meilensteintrendanalyse... 259 6.4.7 Meilenstein-Trendanalyse... 260 6.4.8 Definition Fertigstellungsgrad... 261 6.4.9 Budgetüberwachung (zeitpunktbezogen)... 262 6.4.10 Fertigstellungsgrade - Interpretationen... 263 6.4.11 Fachlicher Fertigstellungsgrad... 265 6.4.12 Weitere Controlling-Objekte... 266 6.4.13 Kennzahlensysteme... 267 6.4.14 Rahmenbedingungen für die Datenermittlung... 268 6.4.15 Earned Value Analysis (EVA)... 269 6.5 Kommunikationsplan... 270 6.5.1 Kommunikation... 270 6.5.2 Was beantwortet ein Kommunikationsplan... 271 6.5.3 Inhalte eines Kommunikationsplans... 272 6.5.4 Arten von Kommunikationsplänen... 273 6.5.5 Projektkommunikation... 274 6.5.6 Erstellen einer Kommunikationsplanung... 275 6.5.7 Erstellen mit einer Tool-Box... 276 6.5.8 Muster: Kommunikationsplan... 277 6.5.9 Musteraufbau für Meetings / Berichte... 278 6.5.10 Muster: Detailbeschreibungen... 279 6.6 Projektsitzungen... 282 6.6.1 Spielregeln für Besprechungen... 282 6.6.2 Projektsitzungen - Kick-off-Meeting... 283 6.6.3 Projektsitzungen - Jour Fixe... 284 6.6.4 Praxistipps für Jours Fixes... 285 6.6.5 Teammeeting auf Teilprojektebene... 286 6.6.6 Teammeetings auf Gesamtprojektebene... 287 6.6.7 Projektsitzungen Lenkungsausschuss... 288 6.7 Projektmarketing... 289 6.8 Berichtswesen... 290 6.8.1 Berichtswesen Statusbericht... 296 6.8.2 Berichtswesen... 297 6.8.3 Berichtswesen Kostenanalyse... 299 6.8.4 Berichtswesen - Meilenstein-Trendanalyse... 300 6.8.5 Berichtswesen Terminplanung... 301 6.8.6 Berichtswesen Einsatzbericht... 302 6.8.7 Berichtswesen - Soft Facts... 303 6.8.8 Kennzahlen im Berichtswesen... 304 6.9 Eskalation... 305 6.9.1 Ausreden, um nicht eskalieren zu müssen... 305 6.9.2 Erfolgreich eskalieren... 306 6.9.3 Eskalationsgrundsätze... 311 6.9.4 Muster: Eskalationsplan... 312 6.9.5 Muster: Kommunikation und Eskalation... 313 Version: 5.01 Seite 7
7 Test, Abnahme und Abschluss... 314 7.1 Test, Abnahme und Abschluss... 315 7.2 Warum testen?... 316 7.3 Und Wann?... 318 7.3.1 Zeitliche Phasenbetrachtung... 319 7.4 Entwicklungsphasen und Testen... 320 7.5 Wie testen?... 321 7.6 Testmanagement... 323 7.6.1 Testkonzept... 324 7.6.2 Testplan... 325 7.6.3 Testfälle... 327 7.6.3.1 Erstellung von Testfällen... 328 7.6.3.2 Testfälle? Wieso?... 329 7.6.3.3 Aufbau Testfall... 330 7.6.3.4 Abnahme der Testfälle... 331 7.6.3.5 Vorgehen Testfallerstellung... 332 7.6.4 Testdurchführung... 333 7.6.4.1 Durchführung von Unit-Tests... 334 7.6.4.2 Durchführung Systemtest... 335 7.6.4.3 Durchführung Abnahmetest... 336 7.6.4.4 Vorgehen Testfalldurchführung... 337 7.6.5 Reporting... 338 7.6.5.1 Testendebericht und Freigabe... 340 7.7 Fehlerbehandlung... 341 7.8 Abnahme... 342 7.9 Gewährleistung... 343 7.10 Betriebseinführung... 344 7.10.1 Anwenderschulung... 344 7.10.2 Inbetriebnahme... 345 7.10.3 Arten der Inbetriebnahme... 346 7.10.4 Übergabe an IT-Betrieb... 347 7.10.5 Helpdesk... 348 7.11 Projektabschluss... 349 7.11.1 Planung des Projektschlusses... 349 7.11.2 Klärungsbedarf am Ende des Projekts... 350 7.11.3 Lessons Learned... 351 7.11.4 Projekt bewerten... 353 7.11.5 Projektabschlussbericht... 354 7.11.6 Kundenzufriedenheit... 355 7.11.7 Abschlussveranstaltung Stakeholder... 356 7.11.8 Auflösung Projektteam... 357 7.11.9 Abschlussfeier... 358 8 Qualitätsmanagement... 359 8.1 Definitionen Qualität - nur ein kleine Auswahl... 360 8.2 Kundenanforderungen nach Kano... 361 8.3 Kundenanforderungen sind komplex... 362 8.4 Was ist Qualität?... 363 8.5 Qualitätsmerkmale... 364 8.6 Typische Qualitätsziele in IT-Projekten... 365 8.7 Zusammenhang Qualitätsmerkmal / Qualitätsziel... 366 8.8 Qualitätsmanagament... 367 8.8.1 Wer ist für die Qualität im Projekt verantwortlich?... 367 8.8.2 Definition Qualitätsmanagement... 368 8.8.3 8 Grundsätze des Qualitätsmanagements... 369 8.8.4 Qualitätskreislauf: PDCA-Zyklus... 370 8.8.5 Qualitätsmanager (QM-Verantwortlicher)... 371 8.8.6 Herausforderungen im Qualitätsmanagement... 372 8.9 Qualität in Projekten... 373 Version: 5.01 Seite 8
8.9.1 Das Projekt... 373 8.9.2 Qualitätssicherung zum Projektstart... 374 8.9.3 Qualitätssicherung bei der Projektdurchführung... 375 8.9.4 Qualitätssicherung zum Ende des Projektes... 376 8.10 Qualitätsmaßnamen und Referenzmodelle... 377 8.10.1 Qualität = Prozessqualität... 377 8.10.2 Qualitätsmaßnahmen im IT-Projekt... 378 8.10.3 Qualitätswerkzeug... 383 Version: 5.01 Seite 9