Digitale Personalakte Bereich: Personalmanagement - Info für Anwender Nr. 1907 Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 3. Vorgehensweisen 3.1. Stammdaten einrichten 3.2. Dokumente importieren 3.3. Digitale Personalakte über alle Mitarbeiter einsehen 3.4. Dokumente suchen 3.5. Pflichtdokumente auswerten 4. Details 2 2 3 3 5 12 13 14 16
Seite 2 1. Ziel Das Info erklärt, wie Sie in Agenda Personalmanagement die Digitale Personalakte führen. Dabei werden nachfolgende Vorgehensweisen beschrieben, sodass Sie selbstständig folgende Schritte durchführen können: Dokumente importieren Entwürfe anlegen Dokumententypen, Register und Ablageorte hinterlegen Dokumente einzelnen oder mehreren Mitarbeitern zuordnen Fehlende Dokumente identifizieren 2. Voraussetzungen Digitale Personalakte aktivieren Die Digitale Personalakte muss in den Mandanten-Programmdaten aktiviert sein. Vorgehensweise 1.»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Anwendungen«. 2. Kontrollkästchen <Digitale Personalakte> aktivieren. Dokumente digitalisieren Um die Digitale Personalakte zu nutzen, scannen Sie die Papierdokumente und speichern diese in einem gängigen Dateiformat (z. B. *.pdf, *.jpg, *.png). Eine Auflistung der unterstützten Dateiformate finden Sie in den Details.
Seite 3 3. 3.1. 3.1.1. Vorgehensweisen Stammdaten einrichten Register pflegen»stammdaten Personaldokumente Register«Definieren Sie Register, um Personaldokumente korrekt zuzuordnen. Das Register fungiert als übergeordnetes Ordnungskriterium. Ordnen Sie mehrere Dokumententypen einem Register zu. Agenda liefert Ihnen 8 Standardregister aus, denen bereits Dokumententypen zugeordnet sind. Beispiel: Register Dokumententyp Beurteilung Mitarbeiterbeurteilung Mitarbeitergespräch Probezeitbeurteilungsbogen Zwischenzeugnis Benötigen Sie weitere Register zur Verwaltung Ihrer Dokumente, gehen Sie wie folgt vor: Vorgehensweise 1.»Stammdaten Personaldokumente Register«. 2. klicken. 3. Bezeichnung erfassen. 4. <Speichern>.
Seite 4 3.1.2. Dokumententypen pflegen Nach dem Import von Dokumenten in die Digitale Personalakte ordnen Sie diesen sogenannten Dokumententypen zu. Agenda liefert Ihnen über 40 Dokumententypen als Standard aus. Um weitere Dokumententypen hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor: Vorgehensweise 1.»Stammdaten Personaldokumente Dokumententypen«. 2. klicken. 3. Bezeichnung erfassen. 4. Register auswählen. 5. <Speichern>. Hinweis Aktivieren Sie das Kontrollkästchen <Originaldokument vorhanden>. Hinterlegen Sie den Ablageort, wenn das Originaldokument nicht vernichtet wurde.
Seite 5 3.2. 3.2.1. Dokumente importieren Dokumente für den Import vorbereiten Nachdem die eingescannten Personaldokumente in Dateiformat vorliegen, bereiten Sie diese für den Import vor. Empfehlung Verwenden Sie im Windows-Explorer eine Ordnerstruktur für Ihre Dateien. Ein Ordner pro Dokumententyp oder ein Ordner pro Mitarbeiter hilft Ihnen, beim Import den Überblick zu behalten. Beispiel: Folgende Register und Dokumente enthält die in Papierform geführte Personalakte von Marta Schneider (Personalnummer 3): Register Vertragsdaten Dokumente Arbeitsvertrag Zusatz zum Arbeitsvertrag Verschwiegenheitserklärung Dienstwagen Dienstwagenvereinbarung Führerschein VWL und Altersvorsorge VWL-Vertrag Vorgehensweise 1. Legen Sie im Windows-Explorer pro Mitarbeiter einen Ordner an. 2. Legen Sie pro Mitarbeiter diejenigen Ordner an, die die benötigten Register abbilden.
Seite 6 3. Speichern Sie die entsprechenden Dokumente in die Ordner. 3.2.2. Dokumente als Entwurf importieren Der Importvorgang gliedert sich in zwei Teile: 1. Import als Entwurf: Sie können die Dokumente noch ändern bzw. wieder löschen. 2. Entwurf in die Personalakte übertragen: Sobald sich die Dokumente in der Digitalen Personalakte befinden, können Sie diese nicht mehr verändern. Dokumente als Entwurf importieren 1.»Agenda Personalmanagement Personaldaten Mitarbeiter aufrufen«. klicken. 2. Register»Entwürfe«auswählen.
Seite 7 3. Ordner mit der Maus in das Register»Entwürfe«ziehen. Alternativ über den Ordner auswählen: 4. Der Importdialog startet. Überprüfen Sie die zu importierenden Dokumente. <Weiter> klicken.
Seite 8 5. Meldung mit <OK> bestätigen. Hinweis Aktivieren Sie das Kontrollkästchen <Quelldateien nach dem Import löschen>, so löschen Sie nach dem Import die Personaldokumente aus dem entsprechenden Windows-Ordner. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen nur, wenn Sie das ausdrücklich wünschen. Damit haben Sie die ausgewählten Dokumente erfolgreich in die Entwürfe übertragen. Hinterlegen Sie im nächsten Schritt die Eigenschaften (Dokumententyp, Register und ggf. den Ablageort), um die Dokumente im Anschluss in das»register: Personalakte«zu übernehmen.
Seite 9 3.2.3. Dokumente in die Digitale Personalakte übertragen Um die importierten Dokumente in das Register»Personalakte«zu übernehmen, gehen Sie folgendermaßen vor: Vorgehensweise 1. Dokument markieren. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei dem Dokument. Hinweis Übernehmen Sie mehrere bzw. alle Dokumente in einem Schritt:. 2. <Ablage in Personalakte> klicken. Der Dialog»Dokument-Eigenschaften«startet.
Seite 10 3. Dokumenteigenschaften hinterlegen. Jedem Personaldokument muss ein Dokumententyp zugeordnet werden. Die Anzeige im oberen sowie die Vorschau im rechten Fensterbereich dient dabei zur Kontrolle, welches Dokument Sie gerade bearbeiten. Wählen Sie im Auswahlfeld»Dokumententyp«den passenden Eintrag. Danach wird das zugehörige Register automatisch gefüllt. Wie Sie Dokumententypen und Register in den Stammdaten schlüsseln, finden Sie unter Dokumententypen pflegen beschrieben. Bearbeiten Sie das Dokument weiter. Möchten Sie eine Frist daran binden, hinterlegen Sie folgende Daten: Benutzer Termin Erfassen Sie ein Datum, erscheint das Dokument in den Aufgaben und Fristen unter:»personalmanagement Hauptmenü Infobox: Aufgaben und Fristen«. Erfassen Sie im Feld»Notiz«passende Schlagworte zum Dokument. Danach können Sie später suchen (z. B. das Kennzeichen bei einer Dienstwagenvereinbarung oder der Hinweis auf Sonderklauseln im Arbeitsvertrag).
Seite 11 4. <Ablage in Personalakte> klicken. Das Dokument befindet sich nun im Register:»Personalakte«. Öffnen Sie das Dokument jederzeit über Doppelklick oder.
Seite 12 3.3. Digitale Personalakte über alle Mitarbeiter einsehen Rufen Sie neben der mitarbeiterspezifischen Ansicht die Digitale Personalakte über alle Mitarbeiter auf:»bearbeitung Personalakte«Sie erhalten eine Übersicht über alle Dokumente, die sich schon in der Personalakte (»Register: Personalakte«) oder noch in den Entwürfen (Register: Entwürfe«) befinden. Nutzen Sie die Tabellenfunktionen, um nach einer gewünschter Spalte zu sortieren oder filtern.
Seite 13 3.4. Dokumente suchen Suchen und finden Sie Dokumente in der Digitalen Personalakte über folgende Möglichkeiten: Standard-Suchfeld Nutzen Sie das Standard-Suchfeld für die folgenden Suchkriterien: Bezeichnung Notiz Personalnummer Nachname Erweiterte Suche Führen Sie die Erweiterte Suche über durch, um Dokumente noch gezielter zu finden. Erfassen Sie im Suchdialog die gewünschten Kriterien. Klicken Sie <Suchen>.
Seite 14 Beispiel: Sie suchen nach allen Dokumenten mit dem Dokumententyp»Arbeitsvertrag«mit einem Erstellungsdatum zwischen dem 01.01. bis 31.07.2017. 3.5. Pflichtdokumente auswerten Werten Sie in der Digitalen Personalakte aus, ob bestimmte Dokumente bei Mitarbeitern hinterlegt sind bzw. fehlen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: Vorgehensweise 1.»Auswertungen Standardauswertungen Liste 30 (Pflichtdokumente)«. 2. Wählen Sie über den Dokumententyp aus, den Sie überprüfen möchten.
Seite 15 Beispiel: Sie möchten prüfen, bei welchen Mitarbeitern der Dokumententyp»Verschwiegenheitserklärung«fehlt. 3. Wählen Sie optional ein Erstellungsdatum aus (falls z. B. bereits ältere Versionen des Dokumententyps existieren). 4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen <Nur fehlende anzeigen>. 5. Wählen Sie optional über noch weitere Filter, um den Mitarbeiterkreis einzuschränken.
Seite 16 6. <Ergebnisliste> klicken. Die Liste 30»Pflichtdokumente«zeigt Ihnen die Mitarbeiter an, bei denen der Dokumententyp»Verschwiegenheitserklärung«nicht hinterlegt ist. Hinweis Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen <nur fehlende anzeigen>, um eine komplette Aufstellung aller Mitarbeiter zu erhalten. Pro Mitarbeiter erfolgt ein Ausweis, ob das Dokument vorhanden ist oder nicht. 4. Details Die Digitale Personalakte unterstützt folgende Dateiformate: Anwendung/Format Acrobat Reader Microsoft Word Microsoft Excel Microsoft PowerPoint Textformate Bildformate Dateityp *.pdf *.doc, *.docx, *.docm, *.dot, *.dotx, *.dotm, *.rtf *.csv, *.xls, *.xlsx, *.xlsb, *.xlsm, *.xlt, *.xltx, *.xltm *.ppt, *.pptx, *.pptm, *.pot, *.potx, *.potm, *.pps, *.ppsx, *.ppsm *.txt, *.ini, *.cfg, *.xml, *.log *.bmp, *.dcx, *.eps, *.ico, *.jpg, *.jpeg, *.emf, *.wmf, *.pcx, *.pcc, *.png, *.pbm,.pgm, *.ppm, *.tga.,*.vst, *.afi., *.tif, *.tiff