Harry Rollny Auditmanagement bei Projekten Das Projektaudit - ein Führungsmittel Verlag Dr. Kovac Hamburg 2013
Inhaltsverzeichnis, * 0 Wesen der Führung 12 1 Projekt-Audit - ein Führungsmittel 13 1.1 Einführung in die Aufgabenstellung 2 Ziele und Aufgaben eines Audit-Systemes 16 2.1 Ziele und Aufgabenstellung 16 2.2 Die Wahl des Auditors 20 2.3 Der Auditierungsauftrag 21 3 Das Auditmanagement bei Projekten 22 3.1 Das Auditmanagement und seine Aufgaben 22 3.2 Die Analyse des Auditauftrages 22 3.3 Das Auditsystem 23 3.4 Das Instrumentarium 24 3.4.1 Der Fragenkatalog 24 3.4.2 Modellbildung und Systembeschreibung 25 3.4.3 Informationsgewinnung 26 3.4.4 Die Bewertung der Informationen 27 3.5 Durchführung und Erprobung der Auditierung 29 4 Die Abbildung eines Projektes 30 4.1 Die Betrachtungseinheit Projekt" 30 Ein-Projekt-Technik und Ein-Projekt-Management, Mehr-Projekt-Technik und Mehr-Projekt-Management 4.2 Ziele und Zielsysteme im Projekt 33 4.3 Prioritäten als Mittel der Projektfuhrung und Projektgestaltung 39 4.4 Schnittstellen in Projekt und Audit 46 4.5 Nahtstellensicherung im Projekt 48 4.6 Strukturen des Projektes 49 4.6.1 Die Abbildung des Projektes als System 49 Das System und seine Bausteine 49 Strukturen und Konfiguration eines Systems 51 4.6.2 Ziele und Zielsysteme des Projektes als Elemente der Systemgestaltung 53 4.6.3 Prioritäten des Projektes als Elemente der Systemgestaltung 53 4.6.4 Grenzziehung und Schnittstellen des Projektes als Elemente der Systemgestaltung 53 4.6.5 Nahtstellensicherung im Projekt als Aufgabe der Systemgestaltung 54
4.6.6 Strukturen als Abbild der Konfiguration des Systems & 55 4.6.7 Hinweise und Konsequenzen für Auditierung und Auditmanagement ^ 59 5 Für die Auditierung wichtige Merkmale des Projektes 60 5.1 Prioritäten und Zielsysteme der Auditierung 60 5.2 Projektgegenstand und Prozesse als Gegenstand des Projektes 61 5.2.1 Klassifizierung des Projektes und der Prozesse des Projektes 61 5.2.2 Vorgaben der Trägerorganisation, Prioritäten und Ziele als Gegenstand desaudit 61 5.2.3 Die Konkurrenz der Projekte bei Mehr-Projekt-Technik 62 5.3 Nahtstellensicherung im Projekt als Gegenstand des Audit 63 5.4 Konfiguration, Untersysteme, Elemente und Strukturen als Gegenstand des Audit 63 5.5 Gestaltung und Darstellung der Prozesse als Gegenstand des Audit 65 5.6 Die Informations- und Kommunikationssysteme 66 5.7 Die Regelwerke der Projektarbeit 67 5.7.1 Das Lastenheft des Projektes, seiner Phasen, Abschnitte und Prozesse 67 5.7.2 Das Projektmanagementhandbuch 67 5.7.3 Das Projekthandbuch als generelle Arbeitsanweisung im Projekt 68 5.7.4 Die Dienstanweisungen und Org.-Vorschriften des Projektcontrolling 68 5.7.5 Normen und normengleiche Vorschriften 69 5.7.6 Die sonstigen Regelwerke 69 6 Das Projekt als Gegenstand der Auditierung 70 6.1 Die Vorstudien und Machbarkeitsprüfungen 70 6.2 Der Projektantrag und die Projektbegründung 70 6.3 Interessenpartner, Betroffene und Mitwirkende 71 6.4 Trägerorganisation und Projektführerschaft 71 6.5 Die Projektgründung und Startfreigabe 73 6.6 Projektleitung und Projektmanagement ' 73 6.7 Die Objekte des Projektes und die Objekte des Audit 74 6.7.1 Objekte des Projektes 74 6.7.2 Objekte der Auditierung 74 6.8 Ziele und Prioritäten bei Projekt und Audit 75 6.8.1 Das Zielsystem bei Projekt und Audit 75 bei Ein-Projekt-Management bei Mehr-Projekt-Management
6.8.2 Das Prioritätsprofil des Projektes als Grundlage der Auditierung, ^. 75 bei Ein-Projekt-Management bei Mehr-Projekt-Management 6.9 Die Projektorganisation 77 6.9.1 Die projekttypischen Organisationsaufgaben 86 6.9.2 Das Führungssystem (Projektmanagementsystem PMS) 90 6.9.3 Das Ablaufsystem (Projektablaufsystem PAS ) 91 6.9.4 Die unterstützenden Systeme 93 6.9.4.1 Managementunterstützung und Mitwirkung durch das Projektcontrolling PCS 93 Die Dienstleister für das Projektmanagement Die Kommunikations- und Informationssysteme 6.9.4.2 Ablaufunterstützung und Mitwirkung durch den Projektsupport PSS 94 Die Dienstleister im Projektablauf 6.9.5 Die Organisation der Sonderaufgaben 94 6.9.5.1 Die Personalfragen 95 6.9.5.2 Information und Kommunikation 95 6.9.5.3 Nachweise und Dokumentation 96 7 Die Auditierung des Projektmanagementsystem (PMS) 97 7.1 Die wichtigsten Aufgabengebiete des PMS und ihre Merkmale 97 7.2 Die Aufbauorganisation des PMS 98 7.3 Die Ablauforganisation des PMS 100 7.4 Beispiele zur Auditierung des PMS 102 8 Die Auditierung des Projektablaufsystems (PAS) 105 8.1 Die wichtigsten Aufgabengebiete des PAS und ihre Merkmale 105 8.2 Die Aufbauorganisation des PAS 106 8.3 Die Ablauforganisation des PAS 107 8.4 Beispiele zur Auditierung des PAS 108 9 Die Auditierung der Inanspruchnahme unterstützender Eigen-und Fremdleistungen zur Planung, Vorbereitung und Durchführung des Projektes 113 9.1 Die Auditierung des Projektcontrollingsystem (PCS) als Dienstleister für 113 das Projektmanagement
9.1.1 Die wichtigsten Aufgabengebiete des PCS und ihre Merkmale -4J13 das prioritäts- und zielorientierte Controlling das aufgabenbezogene Controlling das maßnahmenbezogene Controlling das betriebswirtschaftliche Controlling das Kosten-, Nutzenorientierte Controlling das finanzwirtschaftliche Controlling das buchhaltungsorientierte Controlling (Ablaufcontrolling) das ablauforientierte Controlling (Ablaufcontrolling) das systemorientierte Controlling dasergebnisorientierte Controlling das terminorientierte (Ablauf-) Controlling das engpaßorientierte Controlling das technischorientierte Controlling das verfahrensorientierte Controlling das verrichtungsorientierte Controlling das einsatzmittelorientierte Controlling 9.1.2 Die Aufbauorganisation des PCS - 118 9.1.3 Die Ablauforganisation des PCS 118 9.1.4 Beispiele zur Auditierung des PCS 119 9.2 Die Auditierung des Projektsupportsystem (PSS) als Dienstleister bei den 122 Aufgaben der Planung und Realisierung des Projektes 9.2.1 Die wichtigsten Aufgabengebiete des PSS und ihre Merkmale 122 Technischer Support Projektbezogene Logistik (Projektlogistik) Projektbezogene Qualitätssicherung Einschaltung und Betreuung zusätzlicher Mitarbeiter und Subunternehmen Personalbetreuung 9.2.2 Die Aufbauorganisation des PSS 124 9.2.3 Die Ablauforganisation des PSS 124 9.2.4 Beispiele zur Auditierung des PSS 125 10 Aufgabengebiet Logistik (s.a. Bild 21; Anhang A 8) 126 10.1 Beschaffüngslogistik 126 10.2 Lagerlogistik 126 10.3 Distributionslogistik 126
10.4 Entsorgungslogistik _ "^ 126 10.5 Informationslogistik 127 10.6 Instandhaltungs-/Instandsetzungslogistik 127 10.7 Aufgabengebiet Qualitätssicherung 127 10.8 Aufgabengebiet Einsatz-und Betreuung Mitarbeiter ' 127 11 Personal-und Sozialfragen 128 12 Nutzung von Erfahrungen 130 12.1 Analyse und Auswertung von Informationen, erworbenen Wissen und 130 gewonnenen Erfahrungen 12.2 Weitergabe des im Projekt erworbenen Fachwissens durch Schulung 130 Und Übertragung von Erfahrung 13 Abschluß der Auditierung (Audit-und Abschlußbericht) 131 13.1 Form und Inhalt des Auditberichts, Anlagen zum Bericht, Verabschiedung 131 13.2 Übergabe und Erläuterung des/der Auditbericht(e) 131 13.3 Der Abschlußbericht zur Auditierung 131 14 Zertifizierung von Projektmanagementsystemen und Projektprozessen 134 15 Zusammenfassung 135 16 Anhang(A) 136 16. AI Zusammenstellung der Definitionen benutzter, aber nicht genormter Begriffe 137 16. A2 Zuordnung der Projektelemente nach EDIN 69904 zu den 140 Aufgabenfeldern der Projektarbeit 16. A3 16. A4 16. A5 16. A6 16. A7 16. A8 16. A9 Organigramme als Beispiele der Projektorganisation 143 Fabrikplanung als Beispiel für die Bestimmung des Prioritätsprofil 147 Rangordnung von Zielen und in Abhängigkeiten von Prioritäten 153 von den Führungsebenen des Projektes Das logistische Grundprinzip 154 Prinzip Z" der Logistik (Bild 20) 154 Logistische Aufgaben (Bild 21) 155 Logistik in der Arbeitsmedizin 156 16. A 10 Trägerorganisation / Gestaltung von PM-Systemen 156 16. All 12 Kriterien für die Überprüfung einer Unternehmensorganisation 157 16. A 12 Muster einer Stellenbeschreibung für den Projektleiter 168 16. A 13 Muster über Inhalt einer Richtlinie für die Abnahme von Projekten 172 A17 Vordrucke 173 A 17.1: Leitfaden Projektablaufphasen" (Bild 22) 174 A 17.2: Muster für eine (firmeninterne) Projekt-Organisation für den
10 Groß-Anlagenbau (Bild 23) «175 A 17.3: Gliederung eines Auftrages (Bild 24) 176 A 17.4: Nahtstellen-Erfassungsbogen (Bild 25) 177 A17.5: Muster Projektstrukturtechnik (Bild 26) 178 A 17.6: Auftrag an Fachbereich und / oder Fachprojektleiter (Bild 27) 179 A 17.7: Aufgliederung und Inhalt eines Arbeitspaketes im Projektstrukturplan (Bild 28) 180 A 17.8: Leer-Vordruck für die Erstellung eines künftigen Projektstrukturplans 181 während der Projektbesprechung (Bild 29) A17.9: Projektbericht (Bild 30) 182 A 18 Katalog der im Text erwähnten Kurzbezeichnungen/ Abkürzungen 183 A19 Literaturverzeichnis 184