Anleitung für die Umstellung bestehender Lastschriftvorlagen aus Einzugsermächtigungen auf SEPA-Basis-Lastschriften ACHTUNG: Diese Anleitung gilt ausschließlich für Versionen ab 4.41! Aufgrund gesetzlicher Vorgaben der EU wird zum 1. Februar 2014 das nationale Zahlverfahren für Lastschriften eingestellt. Unternehmen, Vereine oder öffentliche Verwaltungen müssen dann auf das neue SEPA-Zahlverfahren umgestellt haben. Die folgende Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch die notwendigen Prüfungen und Eingaben. 1. Überprüfung des Versionsstandes Bevor Sie mit der Umstellung beginnen, prüfen Sie bitte, auf welchem Versionsstand Ihre VR- NetWorld Software ist. Wählen Sie dazu im Menü den Eintrag? Über VR-NetWorld. Es öffnet sich ein Hinweisfenster mit einer Übersicht der Versionsstände der einzelnen Komponenten. Ist der Versionsstand kleiner 4.41, sollten Sie zwingend ein Update durchführen! Menü Extras Programmaktualisierung oder über über unsere Homepage www.rb-arge.de/vr-networld Download Software-Update VR-NetWorld Software - SEPA-Umstellung Seite 1 von 7
2. Gläubiger-ID hinterlegen Nachdem Sie den Versionsstand der VR-NetWorld Software überprüft haben, ist die von der Bundesbank zugeteilte Gläubiger-ID unter Stammdaten SEPA Gläubiger Identifikation zu erfassen VR-NetWorld Software - SEPA-Umstellung Seite 2 von 7
3. Automatische Funktion Vorlagen für Mandatsreferenz festlegen Für die Mandatsreferenz können Sie unter Extras Einstellungen Aufträge weitere Funktionen eine Vorlage erstellen. Sie können sich die Mitglieder automatisch vom Programm durchnummerieren lassen. Die # stellen Platzhalter da. VR-NetWorld Software - SEPA-Umstellung Seite 3 von 7
4. Automatische Erzeugung einer Mandatsreferenz für alle Zahlungspflichtigen Die bestehenden Dauerlastschriften mit Kontonummer und BLZ finden Sie wie gewohnt im Menübaum unter Dauerlastschriften. Markieren Sie hier alle Daueraufträge. Klicken Sie sodann mit der rechten Maustaste auf einen der markierten Aufträge und wählen SEPA Konvertierung SEPA Lastschriftmandat erstellen aus. Es werden nun für alle Zahlungspflichtigen automatisch Mandate angelegt. VR-NetWorld Software - SEPA-Umstellung Seite 4 von 7
5. Mandat aktivieren und evtl. Zahlungspflichtige informieren Die Mandate finden Sie unter Stammdaten SEPA Mandate. Sie haben den Status vorbereitet. Setzen Sie auf der rechten Seite den Haken in der Checkbox Umdeutung Einzugsermächtigung, falls Sie den Zahlungspflichtigen per E-Mail (Button Versenden ) oder Brief (Button Kopie drucken ) informieren möchten. Es ist dazu allerdings erforderlich, die Adresse des Zahlungspflichtigen zu erfassen. Ändern Sie den Status des Mandats auf aktiv. VR-NetWorld Software - SEPA-Umstellung Seite 5 von 7
6. Umwandlung von Dauerlastschriften in SEPA-Aufträge Nun klicken Sie wieder links im Menübaum auf die die Dauerlastschriften. Durch einen Doppelklick auf eine der Dauerlastschriften können Sie diese nun in einen SEPA-Auftrag umwandeln. Klicken Sie dazu in der Maske links oben auf die Schaltfläche Euro. Es erfolgt der Hinweis, dass die Dauerlastschrift in eine einmalige SEPA-Lastschrift umgewandelt wird. Anwendungsverwaltete SEPA-Daueraufträge stehen aus technischen Gründen erst ab der Version 5.x zur Verfügung. Bitte verfahren Sie wie oben beschrieben mit allen Lastschriften. VR-NetWorld Software - SEPA-Umstellung Seite 6 von 7
7. Zuordnung der Mandate zu den Dauerlastschriften Abschließend klicken Sie auf die blauen Schaltfläche (mit den drei Punkten) neben dem Feld Mandatsreferenz. Wählen Sie bei der nachfolgenden Liste, das richtige Mandat zu der entsprechenden Lastschrift. Über den Punkt Übernehmen wird das Mandat der Lastschrift zugeordnet. Zusätzlich überprüfen Sie bitte, ob die SEPA-Dauerlastschrift als Basis-Lastschrift gekennzeichnet und der korrekte Ausführungsrhythmus hinterlegt ist (erstmalige, einmalige, wiederkehrende Lastschrift). Die Umwandlung in SEPA-Basis-Lastschriften ist somit vollzogen. Wir können keine Garantie für eine hundertprozentige Richtigkeit der umgewandelten Kontodaten geben und empfehlen Ihnen deshalb, sich die IBAN und BIC von Ihren Kunden bzw. Mitgliedern liefern zu lassen. VR-NetWorld Software - SEPA-Umstellung Seite 7 von 7