Die Vorbereitung: Ihr aktueller Zahlungsverkehr Erstellen Sie einen Zeit- und Umsetzungsplan für die SEPA-Umstellung Ihres Vereins und benennen Sie zuständige Beteiligte und Verantwortliche Stellen Sie Ihre Geschäftsbriefe auf die SEPA-Anforderungen um Nehmen Sie Ihre eigene IBAN und BIC mit in Ihren Geschäftsbrief auf. So sind Ihre Mitglieder über diese im SEPA-Zahlungsverkehr zu verwendenden Kontoangaben bestens informiert. Überprüfen Sie den Zahlungsverkehr Ihres Vereins Zahlungen beleghaft Zahlungen ausschließlich online SEPA-Lastschriften können nur online eingereicht werden. Die Einreichung von Belegen oder eines Datenträgers (Diskette/USB-Stick, CD) wird nicht unterstützt. Überprüfen Sie die SEPA-Fähigkeit Ihrer Vereinsverwaltungssoftware Die Hinterlegung der Gläubiger-ID des Vereins ist möglich IBAN und BIC können in den Kundenstammdaten hinterlegt werden Aus Kontonummer und Bankleitzahl kann automatisch IBAN und BIC generiert werden Eine Mandatsverwaltung ist vorhanden Das Programm erstellt die Zahlungsdatei im XML-Format Im Zweifel kontaktieren Sie den Programmhersteller oder fragen Sie Ihre Sparkasse nach der SEPA-fähigen Vereinsverwaltung SPG Verein. Prüfen Sie, ob die bisherigen Einzugsermächtigungen der Vereinsmitglieder mit aktuellen Kontodaten (BLZ, Kontonummer) unterschrieben vorliegen Ja Nein Die heutige Einzugsermächtigung: Durch die Änderung der Lastschriftbedingungen aller Deutschen Kreditinstitute (gültig ab 09.07.2012) wird vereinbart, dass Sie die von ihren Mitgliedern unterschriebenen Einzugsermächtigungen auch als SEPA-Basis-Lastschriftmandat weiter nutzen dürfen. Sie müssen keine neuen SEPA-Lastschriftmandate von Ihren Vereinsmitgliedern einholen wenn eine unterschriebene Einzugsermächtigung mit aktuellen Bankverbindungsdaten vorliegt. Ist das nicht der Fall, holen Sie über das sog. Kombimandat die Einzugsermächtigung und das SEPA-Lastschriftmandat ein. Damit können Sie noch über das bisherige Lastschriftverfahren Einzüge vornehmen und haben bereits heute für den Einzug über die SEPA-Lastschrift das notwendige Mandat vorliegen. (Siehe Anlage) Seite 1 von 9
Die Umstellung: Der neue SEPA- Zahlungsverkehr: Fordern Sie die Gläubiger Identifikationsnummer für Ihren Verein online bei der Deutschen Bundesbank an und hinterlegen Sie diese in Ihrem Zahlungsverkehrsprogramm/ Vereinsprogramm. Die Gläubiger-Identifikationsnummer: Beantragung ausschließlich online bei der Deutsch Bundesbank: http://www.glaeubiger-id.bundesbank.de/ Dauer: ca. 3 Geschäftstage jede rechtlich eigenständige Person benötigt eine eigene Gläubiger-ID (Beispiel: Hauptverein e.v./förderverein e.v.) Die Gläubiger-Identifikationsnummer wird im Vereinsprogramm/ Zahlungsverkehrsprogramm hinterlegt und ab dann jeder SEPA-Lastschrift automatisch zugesteuert. Schließen Sie eine neue "Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis-Lastschriften" (Inkassovereinbarung) mit Ihrem Kundenberater bei der. Halten Sie dazu Ihre Gläubiger-ID bereit. Diese wird in der Vereinbarung angegeben. Rechnen Sie Ihre nationale Bankverbindungen (Kontonummer/Bankleitzahl) in BIC und IBAN um. Falls Ihre Vereinsverwaltung eine automatische Umrechnung Ihrer Bankverbindungen nicht unterstützt, nutzen Sie unsere kostenlose Umstellungshilfe auf www.sparkasse-starkenburg.de/converter Der SEPA-Account-Converter: Ein Programm zur Einzelumrechnung oder Massenumrechnung aller deutschen Bankverbindungen. Bestimmen Sie feste Termine für den künftigen Beitragseinzug. Geben Sie exakte Termine an, zu denen künftig die Beitragseinzüge vorgenommen werden. Beachten Sie die Begrenzung der Verwendungszweckangaben in SEPA-Zahlungen Im bisherigen nationalen Zahlungsverkehr konnten Sie 14 x 27 Stellen im Verwendungszweck angeben. Bei SEPA-Zahlungen sind 4 x 35 Stellen möglich. Seite 2 von 9
Nutzen Sie neue SEPA-Lastschriftmandate und integrieren Sie diese gegebenenfalls in Ihre Beitrittserklärung wenn Sie bereits auf die SEPA-Lastschrift umgestellt haben. Bitte beachten Sie: Wenn Sie das SEPA-Basis-Lastschriftmandat auf Ihre Beitrittserklärung mit aufnehmen, benötigen Sie von Ihrem Mitglied zwei Unterschriften (eine für den Beitritt in Ihren Verein und eine eigene für das SEPA-Lastschriftmandat). Mandate, die 36 Monate nicht genutzt wurden, sind nicht mehr gültig und müssen mit dem Zahlungspflichtigen neu vereinbart werden. Vergeben Sie für jedes SEPA-Lastschriftmandat eine eindeutige Mandatsreferenz Die Mandatsreferenz (bis zu 35 alphanumerische Stellen lang) wird von Ihnen selbst vergeben. Erlaubte Zeichen sind: 0 9 A Z a z :?, - ( +. ) / Durch die Gläubiger-ID des Vereins und die Mandatsreferenz des Vereinsmitglieds ist jedes SEPA-Mandat eindeutig. Der Verein benötigt eine Verwaltung seiner SEPA-Lastschriftmandate. Diese sollte zum Beispiel beherrschen: Erkennung eines verfallenen Mandats 36 Monate nach Nicht-Nutzung Steuerung des Vorlagenmerkmals (einmalig, erstmalig, wiederkehrend, letztmalig) Prüfung der Mandatsreferenz auf Doppelvergabe evtl. automatisierte Vergabe einer Mandatsreferenz (z.b. Mitgliedsnummer, fortlaufend) evtl. elektronische Archivierung von Mandaten zur schnellen und einfachen Vorlage bei Lastschriftrückgaben nach Ablauf der 8-Wochen-Frist Informieren Sie Ihre Vereinsmitglieder über die weitere Nutzung der Einzugsermächtigung als SEPA-Basis-Lastschriftmandat Informieren Sie Ihre Mitglieder darüber und teilen Sie diesen Ihre Gläubiger-ID und die entsprechende Mandatsreferenz mit. Das Datum der Mitteilung gilt als Mandatsdatum für das SEPA-Lastschriftmandat. Bitte beachten Sie dabei, dass der nächste Beitragseinzug Ihres Vereins dann bereits über die SEPA-Lastschriften erfolgen muss. Seite 3 von 9
Vorinformation bzw. Pre-Notification über den Beitragseinzug mittels SEPA-Lastschrift Mindestens 14 Tage vor dem Fälligkeitsdatum der Lastschrift, müssen Sie Ihre Mitglieder über die Belastung informieren. Anzugeben ist: der Betrag die Fälligkeit die Gläubiger-ID die Mandatsreferenz IBAN und BIC Eine kürzere Vorlauffrist kann mit Ihren Mitgliedern, beispielsweise in der Satzung, vereinbart werden. Beispiele für eine Vorinformation: in der Satzung z.b. "Wir ziehen den Mitgliedsbeitrag jährlich zum 1. März ein. Fällt dieser nicht auf einen Bankarbeitstag, erfolgt der Einzug am unmittelbar darauf folgenden Bankarbeitstag per Brief/Email/Fax an jedes Mitglied über Ihr Vereinsblatt (wenn dieses an alle Mitglieder ausgehändigt wird) während Ihrer Mitgliederversammlung (wenn das Protokoll, für alle Mitglieder einsehbar, ausgehängt wird Besondere Hinweise zur Information der Mitglieder Beachten Sie bitte, dass es sich bei der Benachrichtigung über die weitere Nutzung der Einzugsermächtigung als SEPA-Basis-Lastschriftmandat (Ankündigung des Verfahrenswechsel) und die Vorabinformation (Pre-Notification, Ankündigung der Kontobelastung) um zwei erforderliche Benachrichtigungen handelt. Bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen bzw. feststehenden Beträgen genügt eine einmalige Unterrichtung des Zahlungspflichtigen. Dazu sind zusätzlich die Fälligkeitstermine anzugeben. Beide Benachrichtigungen können jedoch zusammen in einer Mitteilung an das Mitglied erfolgen. (Nähere Erläuterungen siehe Anlage 3) Seite 4 von 9
Reichen Sie Ihren Beitragseinzug per SEPA-Basis-Lastschrift unter Beachtung folgender Vorlauffristen bei uns ein. Bei Erst- oder Einmallastschriften: Frühestens 14 Kalendertage und spätestens 7 Geschäftstage bis 16:00 Uhr vor Fälligkeit der SEPA-Basis-Lastschrift Bei Folgelastschriften Frühestens 14 Kalendertage und spätestens 4 Geschäftstage bis 16:00 Uhr vor Fälligkeit der SEPA-Basis-Lastschrift. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass SEPA-Lastschriften ausschließlich online eingereicht werden können. Archivieren Sie Ihre SEPA-Lastschriftmandate oder Ihre jetzigen Einzugsermächtigungen nach dem letzten Lastschrifteinzug im Original für mindestens 14 Monate Beachten Sie: Ein Mandat verliert seine Gültigkeit, wenn 36 Monate seit dem Einzug der letzten Lastschrift vergangen sind. Soll danach trotzdem noch ein Lastschrifteinzug erfolgen, benötigen Sie ein neues Mandat von Ihrem Mitglied. Ein neues Mandat ist ebenso erforderlich, wenn eine SEPA-Lastschrift als "letztmalig" gekennzeichnet, und beim Zahlungspflichtigen belastet wurde. Seite 5 von 9
Anlage 1: Muster: Kombimandat Musterverein e.v. Musterweg 2, 00000 IRGENDWO Gläubiger-Identifikationsnummer: (zu beantragen bei der Deutschen Bundesbank) Mandatsreferenz: (Referenz, z.b. Vereinsmitgliedsnummer) Vorname und Name (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort Ort, Datum und Unterschrift Erteilung einer Einzugsermächtigung und eines SEPA-Lastschriftmandats 1. Einzugsermächtigung Ich ermächtige den Musterverein e.v. widerruflich, die von mir zu entrichtenden Zahlungen bei Fälligkeit durch Lastschrift von meinem Konto einzuziehen. 2. SEPA-Lastschriftmandat Ich ermächtige den Musterverein e.v., Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von dem Musterverein e.v. auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. _ Kreditinstitut (Name und BIC) D E IBAN Datum, Ort und Unterschrift Vor dem ersten Einzug einer SEPA-Basis-Lastschrift wird mich der Musterverein e.v. über den Einzug in dieser Verfahrensart unterrichten. Seite 6 von 9
Anlage 2: Muster: SEPA-Basis-Lastschriftmandat Musterverein e.v. Musterweg 2, 00000 IRGENDWO Gläubiger-Identifikationsnummer: (zu beantragen bei der Deutschen Bundesbank) Mandatsreferenz: (Referenz, z.b. Vereinsmitgliedsnummer) SEPA - Lastschriftmandat Ich ermächtige den Musterverein e.v, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von dem Musterverein e.v auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Vorname und Name (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort _ Kreditinstitut (Name und BIC) D E IBAN Ort, Datum und Unterschrift Seite 7 von 9
Anlage 3: Benachrichtigungen an die Mitglieder Die Benachrichtigungen an die Mitglieder hängen von verschiedenen Gegebenheiten ab. Die folgenden Beispiele geben Ihnen einen entsprechenden Überblick. Der Verein besitzt bereits aktuelle Einzugsermächtigungen der Mitglieder und will zukünftig die SEPA-Basis-Lastschrift nutzen Benachrichtigung über den Verfahrenswechsel an die Mitglieder: "Künftige Lastschrifteinzüge nehmen wir per SEPA-Lastschrift vor. Wir werden diese Lastschriften wie folgt für Sie kennzeichnen: Unsere Gläubiger-ID: DE01XXX01234567890 Ihre Mandatsreferenz: 1234567890" Wird dieser Text z.b. in der Mitgliedsrechnung aufgenommen und geht diese vor dem 01.02.2014 dem Mitglied zu, ist die Umstellung von der Einzugsermächtigung auf das SEPA- Basis-Lastschriftmandat rechtzeitig angekündigt worden. Alle danach erfolgenden Einzüge können mit der SEPA-Basis-Lastschrft vorgenommen werden. Neu aufgenommene Mitglieder, die bereits ein SEPA-Basis-Lastschriftmandat unterzeichnet haben. Benachrichtigung über die Ankündigung der Kontobelastung an die Mitglieder: "Der Mitgliedsbeitrag in Höhe von derzeit XX,XX EUR wird jeweils zum 1. Bankgeschäftstag im Februar jeden Jahres unter der Gläubiger-ID DE01XXX01234567890 und der Mandatsreferenz 1234567890 eingezogen, erstmals zum 03.02.2014. Der Beitrag wird Ihrem Konto <IBAN>bei <BIC> belastet." (andere Einzugsintervalle z.b. monatlich analog) Mit dieser Mitteilung (Vorankündigung bzw. Pre-Notification), kann sich das Mitglied auf die Kontobelastung einstellen. Sie beinhaltet das Fälligkeitsdatum, den Betrag, die Gläubiger-ID die Mandatsreferenz, den Einzugsintervall und das zu belastende Konto. Sofern keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde, ist der Einzug 14 Tage vor Fälligkeit der Lastschrift anzukündigen. Bei regelmäßig wiederkehrenden Einzügen über einen festen Betrag ist es ausreichend, einmal alle nachfolgenden Einzüge anzukündigen. (Inkassovereinbarung Ziffer 6, "Ankündigung des Lastschrifteinzugs") Seite 8 von 9
Vorankündigung mit der Umstellung auf die SEPA-Basis-Lastschrift verbinden. Benachrichtigung (Verfahrenswechsel und Kontobelastung) an die Mitglieder: "Künftige Lastschrifteinzüge nehmen wir per SEPA-Lastschrift vor. Wir werden die Lastschriften wie folgt für Sie kennzeichnen: Unsere Gläubiger-ID: DE01XXX01234567890 Ihre Mandatsreferenz: 1234567890. Der Mitgliedsbeitrag in Höhe von derzeit XX,XX EUR wird jeweils zum 1. Bankgeschäftstag im Februar jeden Jahres eingezogen, erstmals zum 03.02.2014. Der Beitrag wird Ihrem Konto <IBAN>bei <BIC> belastet." Mit dieser Mitteilung wird dem Mitglied die weitere Nutzung der Einzugsermächtigung als SEPA-Basis-Lastschriftmandat und die Vorankündigung (Pre-Notification) des SEPA- Lastschrifteinzugs mitgeteilt. Es liegt bereits eine aktuelle Einzugsermächtigung vor, ein SEPA-Lastschriftmandat ist zusätzlich ausgestellt worden. Benachrichtigung Kontobelastung) an die Mitglieder: "Der Mitgliedsbeitrag in Höhe von derzeit XX,XX EUR wird unter der Gläubiger-ID DE01XXX01234567890 und der Mandatsreferenz 1234567890 jährlich per 03.02., erstmals am 03.02.2014 eingezogen. Fällt der Fälligkeitstag nicht auf einen Bankarbeitstag, erfolgt der Einzug am unmittelbar darauf folgenden Bankarbeitstag. Der Beitrag wird Ihrem Konto <IBAN>bei <BIC> belastet." (andere Einzugsintervalle z.b. monatlich analog) Die Umwandlung der bestehenden Einzugsermächtigung in ein SEPA-Basis-Lastschriftmandat muss hier nicht mehr besonders angekündigt werden. Wer Gläubiger-ID und Mandatsreferenz bereits mitgeteilt hat, muss lediglich den konkreten Betrag und das Fälligkeitsdatum unter Angabe der Kontoverbindung mitteilen. Es empfiehlt sich jedoch, in der Vorankündigung die Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz mitzuteilen, falls die Mitglieder das SEPA-Lastschriftmandat nicht aufbewahrt haben. Seite 9 von 9