SEPA-Checkliste für Vereine Block Inhalt A. Begriffserläuterungen B. Allgemeines B1. SEPA-Verantwortlicher B2. SEPA-Umstellungstermin B3. Änderung der Geschäftsbriefe B4. Keine Lastschrift-Belege im SEPA-Verfahren B5. Keine Einreichung von DTA-Disketten im SEPA-Verfahren B6. Bei bestehenden Dauer-Lastschriften C. Voraussetzungen C1. Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen C2. Mandatsreferenz festlegen C3. Neue Lastschrift-Mandate für neue Mitglieder C4. SEPA-Fähigkeit Ihrer Software prüfen C5. Feste Termine für den künftigen Beitragseinzug bestimmen C6. Weitere Einzüge außer Mitgliedsbeitrag C7. Änderung der Satzung C8. Aufbewahrung der Mandate organisieren D. Umstellung D1. Wandlung bestehender Einzugsermächtigung in SEPA-Basis-Lastschrift-Mandate D2. Änderung von Kontonummer/BLZ in IBAN/BIC E. Beitragseinzug E1. Vorabinformation über die Beitragsbelastung (Pre-Notifikation) E2. Einreichung / Vorlauffrist E3. Erstlastschrift E4. Rücklastschrift mangels Deckung / erneute Einreichung F. Weitere Informationen G. Anlagen G1. Musteranschreiben Umdeutung G2. Muster - Erteilung einer Einzugsermächtigung und eines SEPA-Lastschriftmandats (Kombimandat) G3. Muster - SEPA-Lastschriftmandat G4. Muster - Kombimandat G5. Muster - SEPA-Lastschriftmandat Seite 1 12 Stand 04.2013
Aufgaben Information Erledigt Datum A. Begriffserläuterungen BIC BLZ Dauer-Lastschriften DTA-Disketten Gläubiger- Identifikations-nummer Lastschrift-verfahren IBAN Mandatsreferenz- Nummer Pre-Notifikation SEPA Neue internationale Bankleitzahl Bisherig nationale Bankleitzahl Bei der Bank hinterlegte Aufträge zum wiederkehrenden Einzug von Forderungen Bisheriges Medium zur Übertragung von Zahlungsverkehrs-Aufträgen an die Bank. Jeder Lastschrifteinreicher benötigt eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Der Antrag erfolgt online und kostenlos bei der Deutschen Bundesbank über: www.glaeubiger-id.bundesbank.de Bisheriges nationales Verfahren zum Einzug von Forderungen (z.b. Mitgliedsbeitrag). Neue internationale Kontonummer Die Mandatsreferenznummer wird vom Verein individuell für jedes Mitglied vergeben (z.b. die Mitgliedsnummer). Mindestens 14 Tage vor dem Fälligkeitstermin müssen Sie Ihre Mitglieder über die Belastung informieren (Pre-Notifikation). Folgende Punkte muss die Pre-Notifikation enthalten: Betrag, Fälligkeit, Zahlungsturnus, Gläubiger-ID, Mandatsreferenz Single Euro Payments Area Einheitlicher Euro-Zahlungsverkersraum SEPA-Basis-Lastschrift Neues internationales Verfahren zum Einzug von Forderungen (z.b. Mitgliedsbeitrag). SEPA-Basis- Lastschrift-Mandate Die früheren Einzugsermächtigungen heißen nun SEPA- Lastschriftmandate. Durch die Angabe der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenznummer wird jedes Mandat eindeutig bezeichnet. B. Allgemeines B1. SEPA-Verantwortlicher Gibt es eine(n) SEPA-Verantwortliche(n) für Ihren Verein? (Nur mit einem SEPA- Verantwortlichen lässt sich die Umstellung reibungslos bewerkstelligen.) B2. SEPA- Umstellungstermin B3. Änderung der Geschäftsbriefe Haben Sie einen definitiven SEPA- Umstellungstermin festgelegt? (Legen Sie rechtzeitig einen Umstellungstermin fest. Am 01. Februar 2014 werden die bisher verwendeten nationalen Überweisungs- und Lastschriftverfahren eingestellt.) Geben Sie auf Ihren Briefen und Formularen außer Konto-Nr. und BLZ nun auch IBAN und BIC an. Diese finden Sie auf Ihrem Kontoauszug oder der Rückseite der VR-BankCard. B4. Keine Sie haben den Einzug Ihrer Name des verantwortlichen: Ja, am: Vordrucke geändert Seite 2 12 Stand 04.2013
Lastschrift-Belege im SEPA-Verfahren B5. Keine Einreichung von DTA-Disketten im SEPA-Verfahren B6. Bei bestehenden Dauer- Lastschriften Mitgliedsbeiträge bisher beleghaft bei Ihrer Bank eingereicht? Das ist im SEPA- Basis-Lastschriftverfahren nicht mehr möglich. SEPA funktioniert ausschließlich online! Bitte setzen Sie sich mit Ihrer Hausbank zwecks Einrichtung eines Online-Zugangs in Verbindung. Investieren Sie gegebenenfalls in eine SEPA-fähige Vereinssoftware. Sie haben den Einzug Ihrer Mitgliedsbeiträge bisher per Diskette bei Ihrer Bank eingereicht? Das ist im SEPA- Basis-Lastschriftverfahren nicht mehr möglich. SEPA funktioniert ausschließlich online! Bitte setzen Sie sich mit Ihrer Hausbank zwecks Einrichtung eines Online-Zugangs in Verbindung. Investieren Sie gegebenenfalls in eine SEPA-fähige Vereinssoftware. Bestehende Dauerlastschriften werden von der Volksbank Weschnitztal eg umgesetzt. Hierfür benötigen wir von Ihnen die Gläubiger-Identifikationsnummer (siehe unten). Als Mandatsreferenznummer wird eine fortlaufende Nummer vergeben. Alternativ können Sie uns für die Individualisierung der Mandatsreferenznummer einen Auftrag erteilen. Online-Zugang beantragt Software beantragt Online-Zugang beantragt Software beantragen Gläubiger-ID weitergeleitet C. Voraussetzungen C1. Gläubiger- Identifikations-nummer beantragen C2. Mandats- Referenz festlegen C3. Neue Lastschrift- Mandate für neue Mitglieder Jeder Lastschrifteinreicher benötigt eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Der Antrag erfolgt online und kostenlos bei der Deutschen Bundesbank über: www.glaeubiger-id.bundesbank.de (Vereinsanschrift und Vereins-Register- Nr. bereithalten!) Die Deutsche Bundesbank übermittelt die Gläubiger-ID anschließend per email. Durch die Angabe der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenznummer wird jedes Mandat eindeutig bezeichnet. Diese Referenznummer wird vom Verein individuell für jedes Mitglied vergeben (z.b. die Mitgliedsnummer). Die früheren Einzugsermächtigungen heißen nun SEPA-Lastschriftmandate. Die Formulare für Beitrittserklärungen bzw. Aufnahmeanträge müssen daher Gläubiger-ID beantragt am: erhalten; sie lautet: Mandatsreferenznummer vergeben Seite 3 12 Stand 04.2013
C4. SEPA-Fähigkeit Ihrer Software prüfen C5. Feste Termine für den künftigen Beitragseinzug bestimmen C6. Weitere Einzüge außer Mitgliedsbeiträge geändert werden: Angabe von Name, Adresse und Gläubiger-ID des Vereins. Mandatsreferenznummer Die Mandatsreferenznummer kann auch später (jedoch vor dem ersten Einzug) bekanntgegeben werden. Angabe, ob es sich um eine wiederkehrende oder einmalige Zahlung handelt. Feld zur Angabe von Name, Adresse, Kontoverbindung (IBAN, BIC und Name der Bank) sowie Unterschrift und Datum der Unterschrift des Mitglieds. Die Software, mit der Sie Ihre Beiträge einziehen, muss zukünftig alle notwendigen SEPA-Daten verarbeiten können, z.b. Gläubiger-ID Mandatsreferenz IBAN und BIC Im Zweifelsfall setzen Sie sich direkt mit dem Anbieter Ihrer Software in Verbindung. Legen Sie exakte Termine fest, zu denen Sie künftig Ihre Beitragseinzüge durchführen werden. Eine etwaige Angabe wie Anfang März ist im SEPA- Verfahren nicht mehr zulässig. Diesen Termin müssen Sie Ihren Mitgliedern vor dem ersten Einzug mitteilen. Führen Sie in ihrem Verein außer den Mitgliedsbeiträgen weitere Einzüge durch (z.b.: Zusatzbeiträge einzelner Abteilungen, Fördervereine von Abteilungen, etc.)? Beachten Sie hierbei bitte Folgendes: separate Mandatsreferenz vergeben Mitteilung über die Wandlung Gläubiger-ID und Mandatsreferenz mitteilen Pre-Notifikation C7. Änderung der Satzung Klären Sie, ob eine Änderung Ihrer Vereinssatzung nötig ist. Mögliche Punkte zur Änderung/Aufnahme in der Satzung sind: Änderung des Paragraphen Beitrittserklärung/ Aufnahmeantrag geändert Die Software ist SEPA-fähig Die Software ist nicht SEPA-fähig, Update wurde veranlasst Termin festgelegt: Keine weiteren Einzüge Mandatsreferenz vergeben Mitteilung Pre-Notifikation Es ist keine Änderung/ Aufnahme nötig. Seite 4 12 Stand 04.2013
bezüglich der Vereinbarung zum Einzug der Mitgliedsbeiträge per Einzugsermächtigung Aufnahme der Gläubiger-ID und Regelung der Mandatsreferenz (z.b. Mitgliedsnummer) Aufnahme der Pre-Notifikation (z.b. Wir ziehen den Mitgliedsbeitrag jährlich zum 1. März ein. Fällt dieser nicht auf einen Bankarbeitstag, erfolgt der Einzug am unmittelbar darauf folgenden Bankarbeitstag. Satzungsänderung vorbereitet Satzung geändert C8. Aufbewahrung der Mandate organisiert D. Umstellung D1. Wandlung bestehender Einzugs- Ermächtigungen in SEPA-Basis- Lastschrift-Mandate Bedenken Sie, dass eine Satzungsänderung rechtzeitig vorbereitet wird, so dass die Änderung bei der nächsten Mitgliederversammlung beschlossen werden kann! SEPA-Mandate sowie gewandelte Einzugsermächtigungen müssen mindestens 14 Monate nach dem letztmaligen Einzug aufbewahrt werden. Gültigkeit von SEPA- Lastschriftmandaten: Wenn ein Mandat innerhalb von 36 Monaten nicht in Anspruch genommen wird, verliert es seine Gültigkeit. (Bei Mitgliedschaftsoder Beitragsruhezeiten beachten!) Nach jedem Lastschrifteinzug beginnt diese Frist von vorne. Die 36-Monatsfrist wird durch Mandatsänderungen nicht unterbrochen. Früher erteilte Einzugsermächtigungen können in SEPA-Basis-Lastschrift- Mandate umgewandelt werden. Voraussetzungen: eine unterschriebene Einzugsermächtigung des Mitglieds muss vorliegen Sie müssen Ihre Mitglieder über die Wandlung informieren und die jeweils relevanten Daten (Gläubiger-ID, Mandatsreferenz) angeben Beispiele wie Sie Ihrer Mitteilungspflicht Die Aufbewahrung ist wie folgt geregelt: Einzugsermächtigungen liegen von allen Mitgliedern vor Fehlende Einzugsermächtigungen wurden in Form von SEPA-Basis- Lastschriftmandate angefordert Mitteilung an Mitglieder erfolgt per: Seite 5 12 Stand 04.2013
D2. Änderung Kontonummer/ BLZ in IBAN/BIC nachkommen können: per Brief oder email an jedes Mitglied im Verwendungszweck der letztmaligen Lastschrift im Einzugsermächtigungsverfahren Bisher sind Ihnen ausschließlich Kontonummer und BLZ Ihrer Mitglieder bekannt. Für SEPA sind jedoch IBAN und BIC nötig. Gegebenenfalls unterstützt Ihre Software die Umwandlung von Konto-Nr./BLZ auf IBAN/BIC. Im Zahlungsverkehrsprogramm Profi-Cash ist dies möglich. Andernfalls besteht die Möglichkeit, online mit dem kostenlosen IBAN-Rechner zu arbeiten oder einen IBAN-Konverter zu nutzen. Beides finden Sie auf unserer Homepage: www.volksbank-weschnitztal.de unter SEPA-Neuerungen (Die erforderliche PIN für den für den IBAN-Konverter erhalten Sie bei der Volksbank Weschnitztal eg). Eine weitere Möglichkeit wäre IBAN und BIC von den Vereinsmitgliedern direkt anzufordern. Software unterstützt die Umwandlung Umwandlung online erledigt IBAN/BIC von Mitgliedern angefordert IBAN/BIC aller Mitglieder vorhanden E. Beitragseinzug E1. Vorabinformation über die Beitragsbelastung (Pre-Notifikation) E2. Einreichung / Vorlauffrist Mindestens 14 Tage vor dem ersten Einzug im SEPA-Verfahren müssen Sie Ihre Mitglieder über die Belastung informieren (Pre-Notifikation). Folgende Punkte muss die Pre-Notifikation enthalten: Beitrag Fälligkeit Turnus Gläubiger-ID Mandatsreferenz SEPA-Basis-Lastschriften müssen mit einem festen Fälligkeitsdatum und mit einer bestimmten Vorlauffrist eingereicht werden. Diese beträgt in der Regel: 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin für erstmalige eingereichte SEPA-Basis- Lastschriften 3 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin für Folgelastschriften Eine Einreichung von Lastschriften mit Pre-Notifikation erfolgt am/per: Zeitvorlauf eingeplant; Einrichtung bei der Seite 6 12 Stand 04.2013
unterschiedlichen Fälligkeiten in einer Datei ist nicht möglich! Bedenken Sie dies bei der Einreichung in den Folgejahren. Inzwischen sind möglicherweise neue Mitglieder beigetreten. E3. Erstlastschrift Die erste SEPA-Basis-Lastschrift, die nach dem neuen Verfahren erfolgt, wird als Erstlastschrift gekennzeichnet. Im Datensatz der Lastschrift ist das Datum der Unterschrift des Zahlers bzw. das Datum der Unterrichtung des Zahlers anzugeben. E4. Rücklastschrift mangels Deckung / erneute Einrichung Trotz Vorankündigung könnte es bei einzelnen Mitgliedern zu Rücklastschriften mangels Kontodeckung kommen. Beachten Sie bei der erneuten Einreichung: Es muss wieder eine Pre- Notifikation erfolgen Es gilt wieder die Vorlauffrist zur Einreichung der Lastschrift Bank erfolgt am: Daten erfasst Pre-Notifikation erfolgt am/per: Zeitvorlauf eingeplant F. Weitere Informationen F1. Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne unter der Telefonnummer 06253 9800-0 zur Verfügung. Da Hinweise und Fakten dem Wandel der Rechtssprechung und Gesetzgebung unterliegen, kann für die oben aufgeführten Informationen keine Haftung übernommen werden. Seite 7 12 Stand 04.2013
G. Anlagen Musterschreiben Umdeutung Lastschrifteinzüge: Information über den Wechsel der Lastschrifteinzüge von Einzugsermächtigungsverfahren auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren [zum Datum] Liebes Vereinsmitglied, zum Einzug des Mitgliedsbeitrages nutzen wir das Lastschriftverfahren. Zum [Datum] stellen wir das Lastschriftverfahren auf das europaweit einheitliche SEPA-Basis-Lastschriftverfahren um. Die von Ihnen bereits erteilte Einzugsermächtigung wird dabei als SEPA-Basis-Lastschriftmandat weiter genutzt. Dieses Lastschriftmandat wird durch unsere Gläubiger-Identifikationsnummer [xyz] und Ihre Mandatsreferenz [xyz] gekennzeichnet, die von uns bei allen künftigen Lastschriften angegeben werden. Da diese Umstellung durch uns erfolgt besteht für Sie kein Handlungsbedarf. Ihr Mitgliedsbeitrag in Höhe von [Betrag] Euro werden wir ab dem [Datum] jeweils [xyz] zum [xyz] einziehen. Der Einzug erfolgt von Ihrem Konto: IBAN: DE45... BIC: xyz Ihre BIC und IBAN finden Sie auf Ihrem Kontoauszug oder auf der Rückseite Ihrer VR-BankCard. Sollten diese Angaben nicht mehr aktuell sein, bitten wir Sie um Nachricht. Sofern Sie Fragen zu der Umstellung auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren oder zu diesem Schreiben haben, bitten wir Sie sich mit uns in Verbindung zu setzen. Freundliche Grüße Seite 8 12 Stand 04.2013
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SEPA-Lastschriftmandat Seite 12 12 Stand 04.2013