DATEV pro: Datenübernahme FIBU Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr. 1195 Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Vorgehensweisen 2.1. Sach- und Personenkonten exportieren und importieren 2.2. Buchungen exportieren 2.3. OP-Liste exportieren und importieren 2.4. Export und Import von Kostenstellen 3. Details 3.1. Dateinamen 3.2. Buchungen im Postversandformat 4. Verwandte Themen 2 2 2 4 5 7 9 9 10 12
Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt, wie Buchungen und Stammdaten aus DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro im DATEV-Format ausgelesen und in Agenda FIBU eingelesen werden. Hinweis Die Agenda-Software bietet vielfältige Möglichkeiten der Übernahme von Stamm- und Bewegungsdaten. Unser Consulting steht Ihnen unverbindlich zur Verfügung. Rufen Sie uns einfach an: 08031 2561-433 2. 2.1. Vorgehensweisen Sach- und Personenkonten exportieren und importieren 1. Sach- und Personenkonten exportieren 1. Mandanten in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro in dem Wirtschaftsjahr öffnen, aus dem die Sach- und Personenkonten exportiert werden sollen. 2.»Bestand Exportieren DATEV-Format«. 3. Option und/oder markieren. 4. Zielverzeichnis für die Exportdatei festlegen. 5. Kein Haken bei! Hinweis An dieser Stelle können Sie zusätzlich gleich die Buchungen mit auslesen. Setzen Sie dazu den Haken bei»buchungsstapel«. Weitere Informationen zum Auslesen der Buchungsstapel lesen Sie auf Seite 5. 6..
Seite 3 2. Sach-, Personenkonten und Buchungen importieren 1. Mandanten in dem Wirtschaftsjahr öffnen, in das die Sachkonten eingelesen werden sollen. 2.»Transfer Daten einlesen Import-Assistent (DATEV-Format)«wählen. 3. Verzeichnis wählen, in dem die Daten gespeichert sind und. 4. Die zu importierenden Daten werden angezeigt. Auswahl bei Bedarf ändern (in der Regel nicht notwendig). 5. Abrechnungsnummer über die Spalte»Abr.-Nr. wählen«bei Bedarf ändern (in der Regel nicht notwendig) und. Hinweis In der Regel erfolgt die Zuordnung der Abrechnungsnummer automatisch. Unter bestimmten Umständen kann es jedoch sein, dass die Zuordnung manuell erfolgen muss. Die Zuordnung erfolgt dann mit Klick auf das Symbol in der Spalte»Abr.-Nr. wählen«. 6. Gewünschte Optionen wählen und.
Seite 4 2.2. Buchungen exportieren Buchungen exportieren 1. Mandanten in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro in dem Wirtschaftsjahr öffnen, aus dem die Buchungen exportiert werden sollen. 2.»Bestand Exportieren DATEV-Format«. 3. Register»Bewegungsdaten«wählen.
Seite 5 4. Option markieren. 5. Im Bereich»Buchungsstapel«über»Buchungsstapel hinzufügen«die zu exportierenden Buchungsstapel wählen. 6. Zielverzeichnis für Exportdatei festlegen und Klick auf. 2.3. OP-Liste exportieren und importieren Mithilfe der OP-Liste können Sie die OP-Buchungen aus dem Vorjahr (EB-Werte) übernehmen. Hinweis Wird ein Mandant z. B. für das Jahr 2011 übernommen, muss aus DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro auch die OP-Liste für 2011 exportiert werden. Beispiel Sie übernehmen einen Mandanten für das Jahr 2011. Durch die Übernahme der Buchungen erhalten Sie den laufenden Bestand der offenen Posten. Die OP-Vorträge aus 2010 müssen über die OP-Liste übernommen werden. 1. OP-Liste exportieren 1. Mandanten in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro in dem Wirtschaftsjahr öffnen, aus dem die OP-Liste exportiert werden soll. 2.»Bestand Exportieren ASCII-Daten«.
Seite 6 3. Bereich»FormatauswahlBisherige Rechnungswesen-Formate Geschäftspartner (Offene Posten) Geschäftspartner (Offene Posten)«wählen. Bereich»Exportziel«Unter»Zieldatenpfad«das Verzeichnis hinterlegen, in das die Exportdatei gespeichert werden soll. Bei»Dateiname«den Namen angeben, mit dem die Exportdatei erstellt werden soll. Z. B.»OP-Liste«. Bereich»Geschäftspartnerumfang«Option»Debitoren und Kreditoren«wählen. Bei»Konto von bis«alle Personenkonten wählen. Bereich»Umfang und Varianten«Bei»Postenumfang«den Eintrag»Alle Posten«wählen. Bei»Raffung«den Eintrag»Ungerafft«wählen.
Seite 7 2. OP-Liste importieren 1. Mandanten in dem Wirtschaftsjahr öffnen, in das die OP-Liste eingelesen werden soll. 2.»Transfer Daten einlesen Einlesen OP-Liste (DATEV)«. 3. Wählen Sie unter Dateiname die aus DATEV pro ausgelesene Datei. 4. Wählen Sie die Abrechnungsnummer 1 (die Vorträge der OP-Konten müssen zwingen in die Abrechnungsnummer 1 eingelesen werden). 5. 2.4. Export und Import von Kostenstellen 1. Kostenstellen bzw. Kostenträger exportieren 1. Mandanten in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro in dem Wirtschaftsjahr öffnen, aus dem die Kostenstellen bzw. Kostenträger exportiert werden sollen. 2.»Stammdaten Kosten- und Leistungsrechnung Kostenstellen/-träger«. 3. Kontextmenü über die rechte Maustaste öffnen. 4. In Microsoft Excel einfügen.
Seite 8 2. Kostenstellen/Kostenträger importieren 1. Mandanten in dem Wirtschaftsjahr öffnen, in das die Kostenstellen bzw. Kostenträger eingelesen werden sollen. 2.»Transfer Daten einlesen Einlesen Kostenstellen/Kostenträger«.
Seite 9 3. 3.1. Details Dateinamen Format Erläuterung Sachkonten 2 Sachkonten beginnen mit»dtvf_skbeschrift«und enden mit»*.csv«: Personenkonten 2 Personenkonten beginnen mit»dtvf_gp_stamm«und enden mit»*.csv«: Buchungsstapel 4 Buchungsstapel beginnen mit»dtvf_buchungsstapel«und enden mit»*.csv«: Postversandformat 10 In DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro gibt es nach wie vor die Möglichkeit, Buchungen im Postversandformat zu exportieren. Da der Export aber nicht mehr wie bisher in einem komfortablen Arbeitsschritt möglich ist, empfehlen wir den Export im DATEV-Format (CSV-Format). Buchungsstapel im Postversandformat bestehen aus mindestens zwei Dateien. EV01 und ED00001. Je nachdem, wie viele Vorläufe aus DATEV exportiert wurden, können auch mehrere ED-Dateien vorhanden sein. Der Ex- und Import wird auf Seite 10 beschrieben.
Seite 10 3.2. Buchungen im Postversandformat Mit der neuen Softwaregeneration von DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro ist der Export von Buchungen im Postversandformat nicht mehr wie in der Vergangenheit in einem komfortablen Arbeitsschritt möglich. Mit DATEV pro muss jeder Vorlauf einzeln aus der Primanota heraus exportiert werden. Anschließend kann der Import in einem Schritt erfolgen (siehe Seite 11 ). Buchungen im Postversandformat exportieren 1. Mandanten in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro in dem Wirtschaftsjahr öffnen, aus dem die Buchungen exportiert werden sollen. 2.»Auswertungen Finanzbuchführung Primanota«. Sie befinden sich in der Übersicht der erfassten Buchungsstapel. 3. Buchungsstapel markieren, der geöffnet werden soll und. 4. Rechtsklick in der geöffneten Primanota auf eine Buchung. Im Kontextmenü»Primanota für Postversand exportieren«wählen. 5. Abrechnungsnummer erfassen (Beispiel: 1 für Januar, 2 für Februar usw.), unter der die Buchungen in Agenda FIBU eingelesen werden sollen. 6. Zielpfad für die Exportdatei angegeben und. 7. Vorgang für alle Buchungsstapel wiederholen, die exportiert werden sollen.
Seite 11 Buchungen und Stammdaten im Postversandformat importieren 1. Mandanten in dem Wirtschaftsjahr öffnen, in das die Buchungen eingelesen werden sollen. 2.»Transfer Daten einlesen Import-Assistent (DATEV Format)«. 3. Verzeichnis wählen, in dem die Buchungen gespeichert sind und. Achtung Wichtig ist, dass sich in dem gewählten Verzeichnis nur Daten des geöffneten Mandanten befinden. Das Verzeichnis darf keine Daten eines anderen Mandanten enthalten! 4. Die zu importierenden Daten werden angezeigt. 5. Auswahl bei Bedarf ändern (in der Regel nicht notwendig) und. 6. Gewünschte Optionen wählen und.
Seite 12 7.. Die Buchungen werden importiert. Wenn beim Einlesen der Buchungen Fehler auftreten, werden diese in einem Protokoll ausgegeben. Fehlerhafte Buchungen werden eingelesen und sind in der Buchungserfassung nachzubearbeiten. 4. Verwandte Themen Nr. 1605»DATEV Lohn & Gehalt: Datenübernahme LOHN«Nr. 1606»DATEV Lodas: Datenübernahme LOHN«Nr. 2105»DATEV pro: Datenübernahme ANLAG«Nr. 6043»DATEV-Datenübernahme«