PICTURE: Prozessmodellierung und IKT- Potentialanalyse

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1 PICTURE: Prozessmodellierung und IKT- Potentialanalyse Die Methode. Das Werkzeug. Die Praxisanwendung. Telematiktage in Bern, Agenda 1. Eine Einführung 2. Die Methode 3. Das Werkzeug 4. Die Praxisanwendung 5. Ein Ausblick 1

2 (1) Einführung - Wer wir sind Die Stadt Winterthur Sechst grösste Stadt der Schweiz Einwohnerinnen und Einwohner Verwaltung Mitarbeitende (~ Vollstellen) Informatikdienste (IDW) Bereich im Departement Finanzen (Vorsteherin V.Gick) Zentraler ICT-Dienstleiser der Stadt Winterthur Strategisch, Operativ, Datensicherheit 40 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 5 Lernende / Praktikanten (1) Einführung - Wer wir sind Aufgaben der IDW Strategische Grundlagenarbeit für die Stadtverwaltung: Informatik-Strategie, -Controlling, -Sicherheit und Datenschutz, Gesamtkoordination/Planung, stadtweite Konzepte, Standardisierung, harmonisierter Internet-Auftritt; Infrastruktur- Aufgaben wie stadtweites Kommunikationsnetz, Gebäudeverkabelung usw. Dienstleistungsaufgaben für alle Dienststellen der Stadtverwaltung: Rechenzentrumsbetrieb, Verpackungsstrasse, Internet-Auftritt, Arbeitsplatzinfrastruktur, Helpdesk/Hotline, Evaluation Standard-Software, Projektleitung, Beratung, Informatikkurse, Entwicklung Individual-Software usw. 2

3 (1) Einführung - Wer wir sind Prof. Dr. Robert Winter (Direktor des IWI-HSG) Dr. Peter Rohner (Projektleiter) Tobias Mettler (Mitarbeiter) René Fitterer (Mitarbeiter) Lars Baacke (Mitarbeiter) (1) Einführung - Projektdetails Process Identification and Clustering for Transparency in Reorganizating Public Administrations Projektzeitraum: 3 Jahre (Feb Jan. 2009) 12 Partner aus 6 europäischen Ländern 3

4 (1) Einführung - Die Motivation Verwaltungsprozesse Basis IKT (Querschnittsdienste) Komplexität von IKT-Investitionsentscheidungen Entscheidungsträger Reorganisationspotentiale IKT Einsatzpotentiale Keine/Falsche IKT-Investitionen (1) Einführung - Die Ziele Entwicklung von Methoden zur: Automatisierten Messung und Bewertung von IKT-Nutzen Standardisierten Dokumentation von Verwaltungsprozessen Entwicklung eines webbasierten Werkzeugs zur: Implementierung der Methoden Modellierung Messung Analyse Investition 4

5 Agenda 1. Eine Einführung 2. Die Methode 3. Das Werkzeug 4. Die Praxisanwendung 5. Ein Ausblick (2) Die Methode - Prozessmodellierung Modellierung Messung Analyse Investition Prozessmodellierung auf Basis standardisierter Referenzprozessbausteine (RPB) Empfangen Prüfen Erzeugen Versenden Antrag Bewilligung 5

6 (2) Die Methode - Prozessmodellierung Versenden Was? Stellungnahme Attribut Ausprägung Kanal Post Dauer (Minuten) 2 Transportzeit (Tage) 2 Verantwortlichkeit Beteiligtes FG Unterstützende IKT keine Empfänger intern Attribut Ausprägung Medium Papier Seitenzahl 2 Unterschriftserfordernis nein Unterstützende IKT keine (2) Die Methode - Messung von Prozesseigenschaften Modellierung Messung Analyse Investition Automatisierte Messung von Prozesseigenschaften und Erkennung von Schwachstellen Eigenschaften Prozessschritte 71 Organisatorische Schnittstellen 6 Medienbrüche 10 Werte 6

7 (2) Die Methode - Messung von Prozesseigenschaften Auswertungsziel Summe Anzahl der Vorgänge pro Jahr 180 Anzahl der enthaltenen Referenzprozessbausteine (RPB) 86 Anzahl der enthaltenen Bearbeitungsobjekte (BO) 9 Anzahl der (internen) Schnittstellen 4 Anzahl der erkannten Medienbrüche (MB) 16 Summe der Bearbeitungszeiten (Minuten) 145 Summe der Transportzeiten (Tage) 9 (2) Die Methode - Messung von Prozesseigenschaften Leistungserstellungsprozess Negativzeugnis zum Vorkaufsrecht Anzahl RPB Anzahl MB Verhältnis von RPB und MB Anzahl intra-organisationaler Schnitt stellen Anzahl von Dokumenttransporten Verhältnis von Schnittstellen u. Transp Baubewilligung Wohnsitz Ummeldung

8 (2) Die Methode - Analyse von IKT-Potentialen und -Nutzen Modellierung Messung Analyse Investition Analyse von IKT Unterstützungspotentialen (Services) und Berechnung der Auswirkungen (Nutzen) bei deren Einführung Search Service Identity Manag. esignatur epayment (2) Die Methode - Analyse von IKT-Potentialen und -Nutzen Schwachstellen als Ausgangsbasis: 8

9 (2) Die Methode - Analyse von IKT-Potentialen und -Nutzen Sachbearbeiter Drucken # Seiten= 10 # Kopien = 2 Bescheid Unterschreiben Muster Senden Adressat= Unternehmen Kanal = Post (2) Die Methode - Analyse von IKT-Potentialen und -Nutzen Muster IKT-Unterstützung Wirkungen/Nutzen Drucken Quantifizierbar Kalkulation monetärer Auswirkungen (Kostenmultiplikator) + Papierverbrauch + Tonerverbrauch + Durchlaufzeit Bescheid Unterschreiben Qualitativer Charakter IKT Elektronische Signatur + Rechtssicherheit + Datensicherheit - Digital devide Senden IKT , Verschlüsselung + Transportzeit + Durchlaufzeit + Datenschutz + Verbesserung - Verschlechterung 9

10 (2) Die Methode - Analyse von IKT-Potentialen und -Nutzen Agenda 1. Eine Einführung 2. Die Methode 3. Das Werkzeug 4. Die Anwendung 5. Ein Ausblick 10

11 (3) Das Werkzeug Modellierung im Tool: (3) Das Werkzeug Verwaltungsweites Tool zur Prozessdokumentation Browserbasierte Nutzung Dezentrale Modellierung durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den Fachabteilungen Vereinheitlichung der Prozessdokumentation (Notifikation) Konsistente Zusammenführung der Teilprozessmodelle (Wiederverwendbarkeit) Unterstützung bei der Erkennung von Schwachstellen und IKT- Potentialen 11

12 Agenda 1. Eine Einführung 2. Die Methode 3. Das Werkzeug 4. Die Anwendung 5. Ein Ausblick (4) Die Anwendung - Erfahrungen in Winterthur Was wurde bis jetzt gemacht: ca. 40 Prozesse in Tool erfasst vorwiegend durch IDW Mitarbeitende Erfahrungen Methode / Tool Prozessdenken lässt sich durch Tool nicht ersetzen Bausteinbasierte Modellierung fördert Prozessdenken Vorgaben (Standardisierung) vs. Flexibilität bei der Modellierung Schulung der PICTURE-Methode notwendig Hohes Detailniveau erfordert detaillierte Erfassung Usability wird derzeit noch verbessert (Prototyp) 12

13 (4) Die Anwendung - Erfahrungen in Winterthur Zukünftige Perspektiven/Vorhaben Teil Messung (Schwachstellen Erkennung) und Analyse (IKT Unterstützungspotential) wird mit Spannung erwartet Verifizierung der Ergebnisse in der Praxis Mitwirkung bei der Verbesserung des Tools (Prozesserfassung) Agenda 1. Eine Einführung 2. Die Methode 3. Das Werkzeug 4. Die Anwendung 5. Ein Ausblick 13

14 Wir laden Sie herzlich ein, Methode und Prototyp in Ihrer Verwaltung auszuprobieren! Stadt Plauen Land Thüringen Stadt Lodz Netzwerk Stadt Winterthur Bundeswehr Stadt Hagen (5) Ein Ausblick PICTURE.. yet another modelling tool? - Nein! Semantik der RPB ermöglicht die Modellierung auf einheitlichen Detail- und Abstraktionsniveaus sowie die automatisierte Umwandlung und Wiederverwendung von Prozessmodellen Dialogorientierte Modellierung erhöht die Modellqualität; Prozesseigner können ihre Prozessteile (verteilt) erfassen; Prozessteile können zusammen geführt werden. Das departementsübergreifendes Messen von IKT Nutzen ermöglicht die Entwicklung integrierter Investitionsstrategien Der Fokus auf IKT FG unterstützt herstellerunabhängige und zielorientierte Anforderungsdefinition, bspw. für Ausschreibungen und die Auswahl geeigneter Informationssysteme 14

15 (5) Ein Ausblick PICTURE Demo und weitere Informationen an Demopoint 10: Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 15